Dự trữ an toàn là một biện pháp phòng ngừa trước những tình huống không lường trước được. Về cơ bản, việc tính toán tồn kho an toàn chính xác là rất quan trọng để tránh tổn thất doanh thu do hết hàng hoặc gián đoạn trong chuỗi cung ứng. Nhưng không có công thức chung nào cho tất cả các tổ chức, vì vậy bạn cần chọn phương pháp tốt nhất cho tổ chức của mình. Do đó, trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin cơ bản nhưng quan trọng mà bạn nên biết về kho dự trữ an toàn.
Cổ phiếu an toàn là gì?
Kho an toàn là lượng hàng hóa bổ sung mà bạn có sẵn trong trường hợp khẩn cấp hoặc có sự cố trong chuỗi cung ứng dẫn đến lượng hàng tồn kho thấp hơn bình thường. Các doanh nghiệp thường cố gắng dự báo doanh số bán hàng trong tương lai và sau đó quản lý hàng tồn kho và chi tiêu theo dự báo đó.
Đây sẽ là một quá trình khá đơn giản nếu doanh số bán hàng ổn định và thời gian giao hàng cho các đơn đặt hàng không bao giờ là vấn đề. Tuy nhiên, không phải mọi thứ trong kinh doanh đều có thể dự đoán được và chuỗi cung ứng bán lẻ có thể gặp phải sự chậm trễ.
Nếu dự đoán hàng tồn kho của bạn không hoàn hảo, bạn có thể duy trì lượng hàng tồn kho an toàn để đảm bảo không hết hàng. Bạn có thể tính toán lượng hàng dự trữ an toàn mà bạn cần bằng một phương pháp đơn giản.
Tầm quan trọng của cổ phiếu an toàn
Việc hết hàng sẽ dễ dàng hơn nhờ có hàng tồn kho an toàn. Nếu bạn có đủ hàng tồn kho an toàn, bạn sẽ không cần phải dựa vào việc giao hàng nhanh chóng của nhà cung cấp hoặc từ chối khách hàng vì lượng hàng tồn kho thấp. Bạn được bảo đảm bằng hàng tồn kho an toàn cho đến khi lô hàng đặt hàng tiếp theo của bạn đến. Hãy xem xét giá trị của hàng tồn kho an toàn đối với công ty của bạn:
#1. Các biện pháp bảo vệ chống lại nhu cầu đạt đỉnh điểm
Kho dự trữ an toàn bảo vệ bạn khỏi nhu cầu tăng đột ngột và những dự đoán thị trường không chính xác có thể xảy ra trong mùa bận rộn hoặc lễ hội. Nó hoạt động như một bộ đệm khi các mặt hàng đã đặt hàng đến kho của bạn muộn hơn dự kiến. Nó đảm bảo doanh nghiệp của bạn không hết sản phẩm theo yêu cầu và cho phép bạn thực hiện các yêu cầu liên tục.
#2. Dự trữ để chuẩn bị cho thời gian giao hàng dài hơn
Ngay cả khi nhà cung cấp của bạn liên tục giao hàng đúng hạn và bạn chưa bao giờ gặp phải tình trạng trễ cung, điều này có thể không phải lúc nào cũng đúng. Sản phẩm của bạn có thể đến tay bạn muộn hơn dự kiến do sự chậm trễ trong sản xuất hoặc giao hàng ngoài dự kiến, chẳng hạn như nút thắt cổ chai ở phía nhà cung cấp hoặc sự chậm trễ giao hàng do thời tiết xấu gây ra. Trong những trường hợp này, lượng hàng tồn kho an toàn đóng vai trò là bộ đệm giúp bạn chống lại tình huống hết hàng tiềm ẩn và hỗ trợ việc thực hiện đơn hàng trong khi bạn chờ đợi lượng hàng bạn yêu cầu đến.
#3. Giảm thiểu biến động giá
Giá hàng hóa của bạn có thể tăng đột ngột do thay đổi của thị trường. Điều này có thể xảy ra do sự thiếu hụt nguồn tài nguyên thô đột ngột, giá nguyên liệu thô tăng, nhu cầu thị trường tăng đột biến ngoài dự kiến, đối thủ mới hoặc các quy định mới của chính phủ. Nó có thể giúp bạn tránh phải chi phí mua hàng ở mức giá cao hơn mà không làm giảm doanh số bán hàng nếu bạn có đủ hàng dự phòng trong những sự kiện không lường trước được này.
Tại sao hàng tồn kho an toàn lại quan trọng trong doanh nghiệp?
Có quá ít hàng tồn kho là một vấn đề tốn kém cho các công ty trên toàn thế giới. Theo nghiên cứu của IHL Group, tình trạng tồn kho khiến doanh thu bị mất 984 tỷ USD trên toàn cầu, riêng các doanh nghiệp Bắc Mỹ chịu khoản lỗ 144.9 tỷ USD. Các doanh nghiệp nên dự trữ sẵn hàng dự trữ an toàn vì nhiều lý do và nó có thể nhanh chóng thể hiện giá trị của mình khi có điều bất ngờ xảy ra. Những lý do chính cho việc có thêm hàng tồn kho này được liệt kê dưới đây.
Mười lý do để giữ hàng tồn kho an toàn
#1. Hạn chế vận chuyển vội vàng
Mặc dù tình trạng thiếu hàng tồn kho có thể dẫn đến doanh số bán hàng bị bỏ lỡ nhưng đó không phải là chi phí duy nhất mà các công ty phải đối mặt. Chi phí tiền lương bổ sung cho việc quản lý và kho bãi cũng có thể xảy ra, cũng như khả năng các nhà cung cấp sẽ tính phí nhiều hơn cho việc giao hàng nhanh. Nếu tình trạng hết hàng là do nhu cầu cao hơn được dự đoán sẽ tiếp tục tồn tại thì những chi phí này có thể không phải là vấn đề đáng kể. Tuy nhiên, chi phí có thể không được phục hồi, hoặc thậm chí không thể thu hồi được đối với tình trạng hết hàng do gián đoạn hoặc các vấn đề khác.
#2. Mối quan hệ tốt hơn với các nhà bán lẻ và nhà cung cấp
Việc đặt hàng lại nhanh chóng thường là cần thiết khi hết hàng, nhưng hầu hết các nhà cung cấp không thích bị ép buộc vì điều đó có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh và khách hàng của họ. Kho an toàn giúp loại bỏ nhu cầu đặt hàng vào phút cuối và đảm bảo nhà cung cấp có khối lượng công việc ổn định. Tương tự, doanh nghiệp có thể duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà bán lẻ bằng cách giữ sản phẩm của họ trong kho.
#3. Đảm bảo khách hàng hài lòng
Một trong những phương pháp tốt nhất để duy trì sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng là thông qua kho hàng an toàn. Những khách hàng biết rằng doanh nghiệp sẽ luôn có sẵn những thứ họ cần trong kho sẽ có nhiều khả năng quay lại và truyền miệng những điều tích cực về doanh nghiệp. Về lâu dài, điều đó mang lại lợi ích rất lớn và hỗ trợ việc mở rộng công ty của bạn.
#4. Nhu cầu bù đắp sự không chắc chắn
Biến động về nhu cầu là một trong những lý do cơ bản để duy trì nguồn cung an toàn. Hiệu ứng theo mùa, những thay đổi đột ngột trong sở thích của người tiêu dùng, mua sắm hoảng loạn hoặc sự rút lui của đối thủ cạnh tranh chỉ là một vài trong số rất nhiều biến số có thể ảnh hưởng đến nhu cầu tăng đột biến. Các công ty có đủ không gian thở với lượng hàng dự trữ an toàn để bổ sung đồng thời đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng.
Mất khách hàng, thị phần và không thể đáp ứng nhu cầu thường xuyên liên quan đến nhau. Việc duy trì sự hài lòng của khách hàng và giảm nguy cơ thua cuộc trước đối thủ phụ thuộc rất nhiều vào việc giảm thiểu nguy cơ hết hàng.
#6. Cắt giảm nhân viên và giờ hành chính
Kho an toàn giúp giảm thời gian cần thiết cho các công việc liên lạc, giấy tờ và lưu kho, đồng thời đảm bảo hoạt động liền mạch ở mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng. Với một bộ đệm thích hợp, các nhà quản lý chuỗi cung ứng thường không cần phải cố gắng khám phá và sắp xếp lại hàng tồn kho bổ sung, tránh tất cả các cuộc gọi, email, yêu cầu gấp và xử lý hóa đơn đi kèm với nó. Ngoài ra, nhân viên kho hàng không đột ngột dọn sạch xe tải và bổ sung giá đỡ, điều này có thể ảnh hưởng đến các công việc kho hàng thông thường khác.
#7. Ngăn chặn tình trạng hết hàng
Kho an toàn có thể hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu khả năng hết một sản phẩm cụ thể và tránh việc ngừng hoạt động trong khi công ty tìm, mua và phân phối lượng hàng tồn kho này. Hàng tồn kho an toàn là cầu nối quan trọng giúp công ty hoạt động trong khi giải quyết tình trạng hết hàng vì thủ tục đó có thể mất vài ngày hoặc vài tuần.
#số 8. Giảm tác động của việc gián đoạn nguồn cung
Sự gián đoạn không mong muốn từ phía nhà cung cấp như thiếu nguyên liệu thô, vấn đề sản xuất, hành động chính trị hoặc lập pháp hoặc đóng cửa kinh doanh có thể ảnh hưởng đáng kể đến mức tồn kho của bạn. Những sự chậm trễ này ảnh hưởng đáng kể đến phần còn lại của chuỗi cung ứng, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng cho khách hàng, sự gián đoạn của cửa hàng và việc hoàn thành các thành phần sản phẩm khác. Cho đến khi sự gián đoạn qua đi hoặc công ty đã tìm được nhà cung cấp mới, tồn kho an toàn giúp giảm bớt tác động của sự gián đoạn của nhà cung cấp và sự không chắc chắn về thời gian sản xuất, đồng thời giữ cho chuỗi cung ứng tiếp tục hoạt động.
#9. Bù đắp cho những dự báo không chính xác
Tính nhất quán được đảm bảo và những người ra quyết định có thể tạo ra các ước tính chính xác hơn bằng cách duy trì lượng hàng tồn kho an toàn đầy đủ. Ước tính nhu cầu thường chính xác nhưng những thay đổi không mong muốn có thể khiến chúng sai. Sự gián đoạn hàng tồn kho có tác động phức tạp đến các ước tính khác, chẳng hạn như nhân sự trong chuỗi cung ứng. Những vấn đề này đặc biệt đáng lo ngại khi tình trạng gián đoạn hàng tồn kho dẫn đến mất thu nhập hoặc mất khách hàng do doanh số bán hàng và các dự báo tài chính khác trở nên vô dụng.
#10. Tăng cường hiệu suất
Hoạt động có thể hiệu quả hơn ngay cả khi vấn đề về nguồn cung phát sinh do tồn kho an toàn. Việc giao hàng được thực hiện đúng thời gian, nhân viên kho không làm việc quá sức, nhà cung cấp không vội vã và có số lượng hàng tồn kho nhất quán, đáng tin cậy để báo cáo và dự báo nhu cầu.
Rủi ro của chiến lược tồn kho kém an toàn
Khi quản lý hàng tồn kho, mỗi nhà bán lẻ hoạt động theo một bộ quy tắc. Do đó, mỗi cửa hàng thực hiện một cách tiếp cận khác nhau để phát triển công thức tính mức tồn kho lý tưởng.
Dưới đây là bốn rủi ro điển hình cần đề phòng khi đưa ra đánh giá về hàng tồn kho an toàn:
#1. Giảm tồn kho an toàn xuống 0
Việc đặt mức tồn kho an toàn về XNUMX cho thấy người bán sẽ chỉ mang hàng hóa cần thiết để lấp đầy kệ tại cửa hàng. Quyết định này thường được thực hiện để giảm các chi phí trả trước như mua hàng, vận chuyển và lưu kho. Họ cũng có thể cố gắng ngăn chặn tình trạng tồn kho quá mức, dẫn đến việc giảm giá mạnh làm giảm doanh thu nghiêm trọng.
#2. Sử dụng Công thức Dự trữ An toàn trong Sách giáo khoa
Nhu cầu, khoảng thời gian bổ sung, quy mô đặt hàng, thời gian giao hàng của nhà cung cấp và một số biến số khác là duy nhất đối với mỗi ngành dọc và nhà bán lẻ và tác động đến chuỗi cung ứng của họ.
Một nơi tốt để bắt đầu là với các công thức dự trữ an toàn thông thường. Họ cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về vị trí của công ty bạn.
Tuy nhiên, người bán sử dụng các giải pháp phức tạp hơn như phần mềm phân tích để tính đến các khía cạnh cụ thể trong hoạt động kinh doanh của họ.
#3. Bỏ qua chức năng của thời gian thực hiện
Bởi vì các khái niệm về thời gian thực hiện bị hiểu sai nên các chuyên gia chuỗi cung ứng thường xuyên mắc phải lỗi này. Dự trữ an toàn được thiết lập để tránh tình trạng hết hàng khi cung và cầu rất khác nhau.
Những thay đổi về thời gian giao hàng của nhà sản xuất sẽ ảnh hưởng đến lượng hàng tồn trong chu kỳ của bạn cũng như lượng hàng tồn kho mà bạn mua và phân bổ để đáp ứng nhu cầu dự đoán (hàng tồn kho tại cửa hàng). Nó có thể có hoặc không ảnh hưởng ngay lập tức đến lượng hàng tồn kho an toàn.
#4. Thất bại trong việc quản lý kỳ vọng
Có một quan niệm sai lầm phổ biến là có đủ lượng hàng dự trữ an toàn có thể bảo vệ bạn khỏi mọi tình trạng thiếu nguồn cung. Trên thực tế, lượng hàng dự trữ đệm chỉ có thể ngăn chặn phần lớn tình trạng hết hàng. Có một số lý do cho điều này, nhưng điều quan trọng nhất là mối liên hệ giữa lượng hàng tồn kho an toàn và mức độ dịch vụ. Điều này là do số lượng tồn kho an toàn sẽ tăng theo cấp số nhân khi giá trị mức độ dịch vụ tăng trên 95% để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Cách tính tồn kho an toàn và công thức của nó
Đừng lo lắng nếu tính toán không phải là thế mạnh của bạn. Cho dù bạn sử dụng phần mềm hay mẫu bảng kiểm kê, kỹ thuật xác định số lượng hàng tồn kho an toàn mà bạn yêu cầu đều khá đơn giản.
Đối với cửa hàng trực tuyến của mình, bạn có thể xác định lượng hàng tồn kho an toàn bằng công thức bên dưới:
#1. Đối với mỗi SKU, hãy tìm thông tin sau:
- Thời gian thực hiện tối đa, Mức sử dụng trung bình hàng ngày và Mức sử dụng tối đa hàng ngày
- Thời gian dẫn tiêu chuẩn
- Hãy nhớ rằng bạn có thể sử dụng mức sử dụng tối đa và trung bình hàng tuần làm hướng dẫn cho mình
Khi tính toán tồn kho an toàn nếu bạn chỉ đặt hàng sản phẩm mới mỗi tuần một lần thay vì mỗi ngày (hoặc bất kể lịch đặt hàng của bạn là bao nhiêu).
Thời gian thực hiện trung bình và mức sử dụng trung bình hàng ngày chỉ đơn giản là: trung bình. Hãy xem thời gian giao hàng và doanh số bán hàng của bạn trong những quý gần đây nhất và sử dụng con số trung bình để đưa ra dự đoán có căn cứ.
Ví dụ: 100 và 5 là mức trung bình hoặc giá trị phù hợp mà bạn cần đưa vào công thức nếu bạn bán trung bình 100 đơn vị mỗi ngày (dựa trên doanh số lịch sử) và bạn phải mất 5 ngày để thay thế hàng tồn kho đó từ nhà cung cấp của mình.
Doanh số bán hàng lớn nhất mà hồ sơ lịch sử của bạn chỉ ra và thời gian giao hàng dài nhất mà bạn có thể dự đoán hoặc đã phản ánh mức sử dụng tối đa hàng ngày và thời gian giao hàng tối đa. Nếu nhà cung cấp của bạn ở Châu Á, hãy lên kế hoạch cho sự chậm trễ liên quan đến các ngày lễ như Tết Nguyên Đán.
#2. Xác định mức tối đa của bạn (thời gian thực hiện tối đa x mức sử dụng tối đa hàng ngày)
Đây là tình huống xấu nhất của bạn một lần nữa. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn bán được cùng số lượng đơn vị đạt mức tối đa trong lịch sử và nhà cung cấp của bạn có thời gian chờ đợi lâu nhất? Bạn có thể xây dựng một lượng hàng dự trữ đủ lớn với sự hỗ trợ của con số này.
#3. Tìm ra mức trung bình của bạn. (thời gian thực hiện trung bình x mức sử dụng trung bình hàng ngày)
Bây giờ hãy nhân đôi thời gian sử dụng thông thường bằng mức tiêu thụ thông thường hàng ngày. Vì đó là thứ bạn cần để bổ sung hàng tồn kho theo nhu cầu thường xuyên của khách hàng, nên đây là số lượng bạn có thể yêu cầu trong một đơn đặt hàng tiêu chuẩn.
#4. Đưa hai người ra ngoài
Để tính toán tồn kho an toàn kỹ lưỡng, hãy trừ số trung bình cho số tối đa. Mức sử dụng trung bình hàng ngày chia cho thời gian thực hiện trung bình bằng mức sử dụng tối đa hàng ngày trừ đi thời gian thực hiện tối đa.
Ngoài ra, kệ trống làm giảm lòng trung thành của khách hàng. Khách hàng thường xuyên bị buộc phải chuyển sang đối thủ đáng tin cậy hơn, dẫn đến mất thị phần chung, nhưng vấn đề không dừng lại ở đó. Những thay đổi về nhu cầu có thể khiến các nhà bán lẻ mất cảnh giác và buộc họ phải gấp rút bổ sung hàng tồn kho vào phút cuối, điều này có thể gây ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ với nhà cung cấp.
Lợi ích của kho an toàn
Dưới đây là ba lợi ích của việc duy trì đủ lượng hàng tồn kho an toàn:
#1. Giải quyết nhu cầu tăng đột ngột của khách hàng
Sự gia tăng nhu cầu bất ngờ có thể xảy ra. Ví dụ: một người có ảnh hưởng có thể bắt đầu một xu hướng thời trang mới làm tăng nhu cầu đối với các mặt hàng may mặc cụ thể.
Việc có hàng “dự phòng” cho phép bạn nắm bắt cơ hội bán hàng được cải thiện và giúp bạn không quay lưng với người tiêu dùng do thiếu nguồn cung. Giúp bạn có thời gian để đặt một đơn đặt hàng chứng khoán khác.
#2. Duy trì hàng tồn kho để chuẩn bị cho thời gian giao hàng dài hơn
Thời gian là chìa khóa trong ngành bán lẻ. Bạn không muốn đánh mất cơ hội bán hàng vì việc thực hiện đơn đặt hàng sản phẩm của nhà cung cấp mất quá nhiều thời gian. Bạn có thể cân nhắc thời gian giao hàng của nhà cung cấp với lượng hàng dự trữ đệm. Bạn có thể đặt đơn hàng bổ sung khi hàng tồn kho trong cửa hàng bắt đầu cạn và lý tưởng nhất là bạn có đủ hàng dự trữ để tồn tại cho đến khi đơn hàng đó được lấp đầy mà không gặp phải bất kỳ tình trạng hết hàng nào.
#3. Cung cấp khả năng phòng vệ trước những biến động không lường trước được của thị trường
Chi phí cao hơn bình thường có thể là kết quả của những thay đổi không lường trước được trong động lực thị trường do thiếu nguyên liệu thô cụ thể, giá dầu tăng và sửa đổi luật pháp của chính phủ. Do đó, các nhà bán lẻ có thể phải chi nhiều hơn khi đặt hàng sản phẩm mới từ nhà sản xuất hoặc thêm phí vận chuyển từ nhà cung cấp. Tệ hơn nữa, một số thứ có thể hết hàng.
Hàng tồn kho an toàn sẽ bảo vệ bạn khỏi việc mua hàng như vậy bằng cách ngăn bạn phải trả mức giá tăng cao và bất lợi cho hàng tồn kho.
Tỷ lệ tồn kho an toàn tốt là gì?
Tỷ lệ hàng tồn kho cần được giữ làm hàng tồn kho an toàn sẽ khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp. Lượng hàng tồn kho an toàn đủ là khoảng 50% lượng hàng tồn kho thông thường mà bạn tiêu thụ trong thời gian đặt hàng lại đối với hầu hết các doanh nghiệp.
Bạn nên tính toán tồn kho an toàn bao lâu một lần?
Nếu các mặt hàng theo mùa nhất của bạn chỉ nhận được nhu cầu tăng 10% trong mùa cao điểm thì việc cập nhật hàng quý về lượng hàng tồn kho an toàn có thể là đủ. Tuy nhiên, nếu mùa cao điểm của bạn cao gấp đôi so với mùa thấp điểm thì bạn phải ghé thăm mỗi tháng một lần. Nếu đỉnh cao hơn nữa, hãy cân nhắc việc tính toán lại hàng tuần.
Tồn kho an toàn tối thiểu là gì?
Giá trị tồn kho an toàn tối thiểu chỉ định số lượng tồn kho an toàn nhỏ nhất mà bạn muốn giữ sẵn cho vật liệu vào bất kỳ lúc nào. Đó là số lượng hàng hóa nhỏ nhất mà bạn phải luôn có sẵn trong kho của mình để đề phòng mọi tình huống không lường trước được.
Sự khác biệt giữa hàng tồn kho an toàn và hàng tồn kho là gì?
Trong khi hàng tồn kho theo chu kỳ được giữ lại để đáp ứng phần lớn doanh số bán hàng dự đoán, thì hàng tồn kho an toàn được giữ lại để giải quyết những biến động về nhu cầu và liên quan đến nhiều biến số khác nhau, chẳng hạn như những thay đổi bất ngờ về nguồn cung hoặc thời gian giao hàng.
Sự khác biệt giữa tồn kho an toàn và tồn kho tối thiểu là gì?
Tồn kho tối thiểu: số lượng mỗi sản phẩm mà kho phải có để đáp ứng nhu cầu. Mọi cơ sở nên dự trữ hàng dự trữ an toàn (còn được gọi là hàng dự trữ đệm) để ngăn chặn tình trạng hết hàng trong trường hợp nhu cầu tăng đột ngột.
Tại sao tồn kho an toàn lại âm?
Tồn kho an toàn âm cho biết rằng bạn có đơn hàng tồn đọng hoặc đơn hàng chưa được thực hiện. Các đơn đặt hàng đang chờ hoàn tất, có thể có séc sẵn sàng để gửi vào ngân hàng, giống như trường hợp của Boeing.
Kết luận
Kho an toàn có thể được xem như một hình thức bảo hiểm cho cửa hàng. Nó đảm bảo bạn luôn có hàng hóa bạn cần để bán. Việc hết hàng có thể khiến doanh nghiệp và khách hàng của bạn thất vọng, vì vậy, việc dự trữ thêm hàng tồn kho sẽ tốt hơn. Tình trạng hết hàng ảnh hưởng đến các nhà bán lẻ vì họ không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng vì hết hàng. Cuối cùng, tình trạng hết hàng dẫn đến cơ hội bị bỏ lỡ do công ty mất đi doanh thu mà lẽ ra có thể đạt được nếu có nhiều hàng tồn kho hơn.
- Cách tải xuống hình ảnh từ Google 2023: Nên và không nên
- CÁCH KIỂM TRA DỮ LIỆU SỬ DỤNG TRÊN IPHONE: Hướng dẫn dứt khoát
- Mô tô nhanh nhất thế giới: Top 11 năm 2023
- CÁC GÓI ĐIỆN THOẠI DÀNH CHO GIA ĐÌNH TỐT NHẤT NĂM 2023
- AN TOÀN DI ĐỘNG RAVE: Tổng quan, Tính năng, Lựa chọn thay thế, v.v.
dự án
