Biết cách phân tích chi phí-lợi ích trước khi đầu tư thời gian và nguồn lực của tổ chức vào một dự án hoặc ý tưởng kinh doanh mới có thể tạo nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Phân tích chi phí-lợi ích (CBA) xác định dự án hoặc khoản đầu tư nào khả thi, khả thi và hữu ích nhất cho doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào. Ở đây, chúng ta sẽ thảo luận về phân tích chi phí-lợi ích là gì và tại sao nó lại quan trọng.
Phân tích chi phí-lợi ích là gì?
Phân tích chi phí-lợi ích là một quy trình có phương pháp mà các công ty sử dụng để quyết định nên đưa ra quyết định nào và quyết định nào nên tránh. Nhà phân tích chi phí-lợi ích cộng các phần thưởng tiềm năng từ một kịch bản hoặc hành động và sau đó trừ đi tổng chi phí liên quan đến việc theo đuổi hành động đó. Một số nhà tư vấn hoặc nhà phân tích cũng tạo ra các mô hình để gán giá trị tiền tệ cho các hạng mục vô hình, chẳng hạn như lợi ích và chi phí sinh hoạt ở một khu vực cụ thể.
Phân tích chi phí-lợi ích trong quản lý dự án
Phân tích chi phí-lợi ích trong quản lý dự án là một phương pháp để cân nhắc chi phí và lợi thế của một dự án lớn hoặc đề xuất kinh doanh. Đây là một phương pháp thực tế, dựa trên dữ liệu để hướng dẫn các tổ chức và nhà quản lý đưa ra quyết định đầu tư hợp lý. Nó hỗ trợ trong việc xác định liệu một dự án hoặc khoản đầu tư có khả thi về mặt tài chính và hữu ích cho công ty hay không.
CBA chính thức phân tích và định lượng tất cả chi phí và lợi ích của dự án trước khi tính toán lợi tức đầu tư (ROI), tỷ suất hoàn vốn nội bộ (IRR), giá trị hiện tại ròng (NPV) và thời gian hoàn vốn dự kiến. Sau đó, sự khác biệt giữa chi phí và lợi thế khi tiếp tục thực hiện dự án sẽ được tính toán.
Các chi phí sau đây có thể được bao gồm trong CBA:
- Chi phí trực tiếp: những chi phí liên quan trực tiếp đến dự án hoặc khoản đầu tư theo kế hoạch, chẳng hạn như vật liệu, nhân công và thiết bị.
- Chi phí gián tiếp: Đây là những chi phí cố định liên quan góp phần đưa dự án hoặc khoản đầu tư vào cuộc sống, chẳng hạn như chi phí chung, hành chính hoặc đào tạo.
- Chi phí cơ hội: phần thưởng hoặc cơ hội bị mất khi công ty chọn sáng kiến hoặc cơ hội này thay vì sáng kiến hoặc cơ hội khác. Để đánh giá chi phí cơ hội, bạn phải cân nhắc lợi ích tiềm năng của các lựa chọn sẵn có.
- Chi phí tương lai: Đây là những chi phí có thể phát sinh sau này trong dự án. Những chi phí này phụ thuộc vào các sự kiện nhất định xảy ra, chẳng hạn như chi phí giảm thiểu các mối nguy tiềm ẩn.
Phân tích chi phí-lợi ích cho phép áp dụng phương pháp quản lý chi phí có cấu trúc, hỗ trợ các nhà quản lý dự án và lãnh đạo công ty trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của các dự án và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả để hoàn thành các mục tiêu chính của tổ chức.
Lợi ích có thể bao gồm:
- Lợi ích hữu hình: Đây là những tác động định lượng có thể dễ dàng định lượng bằng tiền tệ, chẳng hạn như doanh thu cao hơn hoặc chi phí thấp hơn.
- Lợi ích vô hình: Những lợi ích này rất khó định lượng bằng tiền. Chúng là những kết quả gián tiếp hoặc định tính, chẳng hạn như mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn hoặc tinh thần nhân viên cao hơn.
Định lượng lợi ích vô hình
Lợi ích vô hình có thể được định giá bằng cách sử dụng các phép đo định tính trong CBA. Ví dụ: một cuộc khảo sát hoặc nhóm tập trung có thể được sử dụng để thu thập thông tin liên quan đến sự hài lòng của khách hàng hoặc tinh thần của nhân viên. Sau đó, những phát hiện này được sử dụng để đưa ra ước tính về giá trị của những lợi thế vô hình này.
Trong một số trường hợp, giá trị của lợi ích vô hình có thể được ước tính dựa trên tác động của nó đối với các lợi ích hữu hình khác, chẳng hạn như năng suất cao hơn hoặc chi phí thấp hơn. Mặc dù những lợi thế vô hình mang tính chủ quan hơn và kém chính xác hơn những lợi ích hữu hình, nhưng việc bỏ qua chúng trong phân tích chi phí-lợi ích của bạn có thể dẫn đến cái nhìn không đầy đủ về tác động tổng thể của dự án được đề xuất.
Tại sao phân tích chi phí-lợi ích lại quan trọng?
Đây là lý do tại sao việc phân tích chi phí-lợi ích lại quan trọng:
#1. Xác định chi phí và lợi ích của dự án
Phân tích chi phí-lợi ích của dự án đảm bảo rằng tất cả chi phí và lợi ích liên quan đến dự án đều được xác định và đo lường. Điều này làm giảm khả năng xảy ra các chi phí tiềm ẩn cũng như những trở ngại hoặc tổn thất trong tương lai, những điều này chỉ có thể trở nên rõ ràng sau khi kiểm tra kỹ lưỡng dự án.
#2. Cung cấp một khuôn khổ để phân tích
CBA cung cấp một khuôn khổ chính thức để kiểm tra chi phí và lợi ích của một dự án tiềm năng. Điều này đảm bảo rằng tất cả các cân nhắc đều được đánh giá và đưa ra quyết định kinh doanh tốt nhất.
#3. Đưa ra quyết định sáng suốt hơn
Phân tích chi phí-lợi ích hỗ trợ người ra quyết định xác định liệu dự án hoặc khoản đầu tư được đề xuất có mang lại lợi ích hay không. Những người ra quyết định đưa ra những quyết định sáng suốt hơn và triển khai các nguồn lực của tổ chức hiệu quả hơn khi họ so sánh chi phí và lợi ích của dự án.
#4. Tăng tính minh bạch
CBA khuyến khích tính minh bạch bằng cách làm cho chi phí và lợi ích của mỗi dự án mới trở nên rõ ràng và định lượng. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng việc ra quyết định là khách quan và tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ về những tác động tiềm tàng của dự án.
#5. Tạo điều kiện giao tiếp
Phân tích chi phí-lợi ích trong quản lý dự án sẽ thúc đẩy sự tự tin và đặt nền tảng cho giao tiếp giữa nhiều bên liên quan bằng cách đưa ra một ngôn ngữ và cấu trúc chung để kiểm tra một dự án khả thi. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có cùng quan điểm và các quyết định được đưa ra chung và phù hợp với các mục tiêu và mục đích kinh doanh.
Cách tiến hành phân tích chi phí-lợi ích cho một dự án
Phân tích chi phí-lợi ích của dự án là một kỹ thuật đơn giản. Để bắt đầu, hãy làm theo bốn bước phân tích chi phí-lợi ích được chỉ ra dưới đây.
#1. Thiết lập mục tiêu và mục đích của dự án
Giai đoạn đầu tiên trong việc phân tích chi phí-lợi ích là thiết lập phạm vi và mục tiêu của dự án. Điều này bao gồm việc xác định những điều sau đây:
- Vấn đề mà sáng kiến muốn giải quyết
- Mục tiêu của dự án
- Kết quả dự kiến
Việc xác định mục đích và mục tiêu của dự án cung cấp nền tảng vững chắc để CBA chính xác nhất có thể. Các mục tiêu thiết lập một cấu trúc và các tham số mà dự án phải tuân theo để thành công.
Khi bạn đã xác định được, hãy viết ra các mục tiêu dự án của bạn trong đề án kinh doanh hoặc đề xuất dự án. Điều này sẽ hữu ích trong việc lựa chọn các biện pháp bạn sẽ sử dụng để phân tích và so sánh chi phí và lợi ích cũng như diễn giải kết quả CBA.
#2. Xác định chi phí và lợi ích.
Giai đoạn tiếp theo là xác định và liệt kê tất cả các chi phí và lợi ích mong đợi liên quan đến dự án đề xuất.
Lập hai danh sách: một danh sách cho tất cả các khoản chi tiêu dự kiến và một danh sách khác cho các lợi ích dự kiến. Bao gồm chi phí trực tiếp, gián tiếp, cơ hội và tương lai. Sau khi xác định chi phí riêng lẻ, hãy đánh giá những lợi thế có thể có của dự án. Bao gồm tất cả các lợi ích cụ thể và vô hình, ngay cả những lợi ích khó xác định nhất.
#3. Tổng hợp tất cả các chi phí và lợi thế tiềm năng.
Khi bạn đã biên soạn danh sách chi phí và lợi ích của mình, hãy cộng các số liệu tiền tệ hiện tại, thực tế vào mỗi bên và tổng cộng cả hai bên. Sử dụng các nguồn dữ liệu đáng tin cậy. Ví dụ: bạn có thể thu thập thông tin từ báo cáo tài chính, nghiên cứu thị trường và nhận xét của chuyên gia.
Ngoài ra, hãy tiến hành phân tích chi phí dự án và ước tính thời gian chi phí và lợi ích. Một số có thể phát sinh nhanh chóng, trong khi một số khác có thể xuất hiện muộn hơn. Bằng cách dự đoán chính xác thời điểm chi phí và lợi ích của dự án, bạn có thể xác định giá trị hiện tại của chúng và đánh giá tính khả thi về mặt tài chính của dự án.
#4. Đánh giá kết quả dự kiến
Sau khi tổng hợp cả hai mặt nghiên cứu của mình, bạn có thể tính toán toàn bộ chi phí và lợi ích của dự án đề xuất. Nếu lợi ích lớn hơn chi phí bỏ ra thì dự án có thể đáng theo đuổi. Nếu chi phí lớn hơn lợi ích, tốt nhất bạn nên xem xét lại việc đầu tư vào nó.
Tuy nhiên, so sánh hai tổng số không phải là kết thúc. Ở cấp độ này, việc đánh giá các mục tiêu và mục tiêu của dự án được nêu trong bước đầu tiên của CBA sẽ có ích để xác định xem liệu phân tích có chỉ ra rằng bạn có thể đạt được các mục tiêu đã nêu hay không. Đặt những câu hỏi như,
- “Tổ chức của bạn có thể tập hợp số tiền cần thiết để trang trải mọi chi phí không?”
- Liệu các lợi ích có đến kịp thời để giúp hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ không?
Sau đó, để xác minh tính chắc chắn của kết quả CBA, hãy thực hiện phân tích độ nhạy. Điều này có thể cần phải sửa đổi các giả định về chi phí, lợi ích và tỷ lệ chiết khấu để đánh giá mức độ phản ứng của các kết luận phân tích đối với những thay đổi.
Cuối cùng, đánh giá kết quả CBA và truyền đạt chúng cho các bên liên quan để họ có thể đưa ra quyết định sáng suốt về dự án. Khi đánh giá phân tích chi phí-lợi ích của dự án, hãy nhớ rằng chi phí phải nhỏ hơn 50% lợi ích và thời gian hoàn vốn không quá một năm.
Mẫu phân tích chi phí-lợi ích
Dưới đây là ví dụ về phân tích chi phí-lợi ích được thực hiện bởi một công ty phần mềm muốn nâng cấp hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hiện tại của mình. Hai lựa chọn thay thế đang được khám phá là:
Tùy chọn A: Nâng cấp lên hệ thống CRM mạnh mẽ hơn với các tính năng và khả năng mở rộng cũng như quá trình học tập suôn sẻ.
Tùy chọn B: Duy trì hệ thống CRM hiện tại và đầu tư vào đào tạo thêm nhân viên để tối đa hóa việc sử dụng hệ thống.
Dưới đây là phân tích chi phí-lợi ích được đơn giản hóa cho từng tùy chọn:
Tùy chọn A: Nâng cấp lên hệ thống CRM phức tạp hơn.
Lợi ích:
- Cải thiện khả năng quản lý mối quan hệ và dịch vụ khách hàng: 150,000 USD mỗi năm
- Tăng hiệu quả và năng suất: 100,000 USD mỗi năm
- Khả năng phân tích dữ liệu khách hàng và tạo ra thông tin chi tiết: 75,000 USD mỗi năm
- Tổng lợi ích ước tính hàng năm: $325,000
Chi phí:
- Một hệ thống mới có giá ban đầu là 150,000 USD.
- 50,000 USD cho việc thực hiện và đào tạo
- Chi phí bảo trì và hỗ trợ hàng năm là 75,000 USD
- Tổng chi phí hàng năm: 275,000 USD
- 50,000 USD lợi ích ròng hàng năm
Lựa chọn B: Đầu tư thêm vào việc đào tạo hệ thống CRM.
Lợi ích:
- Tăng năng lực và năng suất của nhân viên: 50,000 USD mỗi năm
- Cải thiện khả năng quản lý mối quan hệ và dịch vụ khách hàng: 75,000 USD mỗi năm
- Tổng lợi ích hàng năm dự kiến là 125,000 USD.
Chi phí:
- 25,000 USD để đào tạo thêm nhân viên
- Thời gian và nguồn lực đào tạo: 10,000 USD
- Khả năng mất năng suất trong suốt thời gian đào tạo: 15,000 USD
- Tổng chi phí hàng năm: 50,000 USD
- Lợi ích hàng năm: 75,000 USD
Dựa trên phân tích chi phí-lợi ích này, có vẻ như Lựa chọn B thích hợp hơn trong ngắn hạn vì nó mang lại lợi ích ròng hàng năm cao hơn là 75,000 USD so với Lựa chọn A, chỉ mang lại lợi ích ròng hàng năm là 50,000 USD. Nó cũng chi phí ít hơn.
Tuy nhiên, từ góc độ dài hạn, Phương án A được ưa chuộng hơn, mặc dù có lợi nhuận ròng hàng năm ban đầu thấp hơn và chi phí cao hơn. Lợi ích lâu dài, gộp của Lựa chọn A lớn hơn đáng kể so với Lựa chọn B và sẽ dẫn đến ROI tăng theo thời gian.
Ưu và nhược điểm của phân tích chi phí-lợi ích
Có rất nhiều lợi ích khi sử dụng phân tích chi phí-lợi ích như một phần trong quá trình ra quyết định của công ty hoặc tổ chức. Trước khi chỉ dựa vào phân tích chi phí-lợi ích, cần xem xét các hạn chế và giới hạn tiềm ẩn khác nhau.
Ưu điểm
#1. Phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu
Phân tích chi phí-lợi ích cho phép một cá nhân hoặc tổ chức kiểm tra một lựa chọn hoặc dự án đề xuất mà không thiên vị. Do đó, nó cung cấp đánh giá khách quan và dựa trên bằng chứng về các lựa chọn của bạn, điều này có thể hỗ trợ công ty của bạn trở nên hợp lý và dựa trên dữ liệu hơn.
#2. Đưa ra quyết định dễ dàng hơn
Các lựa chọn kinh doanh thường có bản chất phức tạp. Phân tích chi phí-lợi ích giúp đơn giản hóa tình thế khó khăn này bằng cách giảm bớt quyết định giữa chi phí và lợi ích.
Phân tích chi phí-lợi ích yêu cầu bạn giải thích mọi chi phí và lợi ích có thể hình dung được liên quan đến dự án, điều này có thể tiết lộ những khía cạnh ít rõ ràng hơn như chi phí gián tiếp hoặc vô hình.
Nhược điểm
#1. Rất khó để dự đoán tất cả các biến.
Mặc dù phân tích chi phí-lợi ích có thể giúp bạn mô tả chi phí và lợi thế dự đoán của một lựa chọn kinh doanh nhưng rất khó để dự báo tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến kết quả. Những thay đổi về nhu cầu thị trường, chi phí nguyên vật liệu và môi trường kinh doanh toàn cầu đều không thể đoán trước được, đặc biệt là về lâu dài.
#2. Dữ liệu không chính xác có thể làm sai lệch kết quả.
Nếu bạn dựa vào dữ liệu không đầy đủ hoặc sai sót để hoàn thành phân tích chi phí-lợi ích của mình, kết quả sẽ phản ánh điều đó.
#3. Phù hợp hơn cho các dự án ngắn và trung bình
Đối với các dự án hoặc lựa chọn thương mại có thời gian dài hơn, phân tích chi phí-lợi ích có nguy cơ sai sót cao hơn vì nhiều lý do. Có một điều, việc đưa ra những dự đoán chính xác ngày càng trở nên khó khăn hơn khi con người tiến xa hơn đến tương lai. Các dự báo dài hạn cũng có thể không tính đến các yếu tố như lạm phát, làm giảm độ chính xác tổng thể của nghiên cứu.
#4. Loại bỏ yếu tố con người
Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp đều được thúc đẩy bởi mong muốn kiếm lợi nhuận, nhưng có những lý do phi tiền tệ khác mà một tổ chức có thể quyết định theo đuổi một dự án hoặc đưa ra quyết định. Trong những tình huống này, việc dung hòa những cân nhắc về đạo đức hoặc “con người” với lập luận kinh doanh có thể khó khăn.
5 bước phân tích chi phí-lợi ích là gì?
Phương pháp cơ bản để phân tích chi phí-lợi ích là thiết lập kế hoạch phân tích, xác định chi phí, xác định lợi ích của bạn, phân tích cả chi phí và lợi ích và đưa ra kết luận cuối cùng. Các bước này có thể khác nhau tùy theo từng phương pháp.
Hai loại phân tích chi phí-lợi ích là gì?
Hai phương pháp thường gặp nhất để thực hiện phân tích chi phí-lợi ích là giá trị hiện tại ròng và tỷ lệ lợi ích-chi phí. Mô hình NPV chọn dự án có NPV cao nhất. Mô hình tỷ lệ lợi ích-chi phí chọn dự án có tỷ lệ lợi ích-chi phí cao nhất.
Hai loại chi phí chính là gì?
Có hai loại chi phí: cố định và biến đổi. Chi phí cố định và chi phí biến đổi có tác động khác nhau đến công ty, nhưng cả hai đều cần thiết cho khả năng sinh lời.
Một ví dụ về lợi ích chi phí là gì?
Một phân tích chi phí-lợi ích đơn giản sẽ yêu cầu nhà đầu tư quyết định nên mua bất động sản hay cổ phiếu. Mỗi loại đều có điểm mạnh và nhược điểm riêng và họ sẽ cần phân tích môi trường riêng của mình để xác định xem môi trường nào có lợi ích chi phí tốt nhất (tức là lợi ích trên mỗi đô la).
Cuối cùng,
Một số tình huống khó khăn đòi hỏi phải nghiên cứu sâu hơn và một công ty có thể sử dụng phân tích chi phí-lợi ích khi không rõ có nên theo đuổi dự án hay không. Phân tích chi phí-lợi ích có thể giúp công ty đơn giản hóa quá trình ra quyết định bằng cách đánh giá chi phí và xác định những gì sẽ có lợi.
- Hiểu được tầm quan trọng của tài sản vô hình trong định giá doanh nghiệp
- Kế hoạch tài chính: Các bước dễ dàng để lập một kế hoạch tài chính vững chắc
- NFL Pension: Hướng dẫn cuối cùng năm 2023 (Cập nhật)
- PHÂN BIỆT LUẬT SƯ NƠI LÀM VIỆC: Cách Luật sư đánh giá các trường hợp phân biệt đối xử và họ có thể làm gì cho bạn
dự án
