Bạn có thể giao tiếp với các đối tác kinh doanh và khách hàng tiềm năng hàng ngày với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn có ý định giao dịch chặt chẽ với họ, bạn gần như chắc chắn sẽ được yêu cầu cung cấp giấy chứng nhận COI bảo hiểm vào một thời điểm nào đó.
Dưới đây là ý nghĩa của yêu cầu đó và cách đáp ứng yêu cầu đó.
Ý nghĩa của Giấy chứng nhận bảo hiểm (COI) là gì?
Một công ty bảo hiểm hoặc nhà môi giới cấp giấy chứng nhận bảo hiểm (COI). COI xác nhận sự tồn tại của một chính sách bảo hiểm và giải thích các tính năng và điều khoản chính của nó. Ví dụ, một COI thông thường bao gồm tên của chủ hợp đồng bảo hiểm, ngày có hiệu lực của hợp đồng, loại bảo hiểm, giới hạn hợp đồng và các điều kiện chính sách liên quan khác.
Vì vậy, nếu không có COI, một công ty hoặc nhà thầu sẽ gặp khó khăn trong việc đảm bảo an toàn cho khách hàng; hầu hết những người thuê sẽ không muốn chịu rủi ro về bất kỳ chi phí nào mà nhà thầu hoặc nhà cung cấp có thể phải chịu.
Khi một công ty thuê một nhà thầu hoặc một tổ chức khác cho các dịch vụ, thì công ty đó phải có được một bản sao COI của mình và đảm bảo rằng nó là hiện hành.
Các loại giấy chứng nhận bảo hiểm (COI)
Giấy chứng nhận bảo hiểm được phân thành các loại sau:
# 1. Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm
Điều này cần được xem xét không chỉ để bảo vệ chủ dự án mà còn để cung cấp cho người quản lý dự án và có thể là người cho vay tình trạng được bảo hiểm bổ sung. Kiểm tra giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm là một phần quan trọng trong việc chuyển giao rủi ro từ chủ dự án sang nhà cung cấp bên thứ ba. Tìm kiếm một số chỉ số sau trên COI để đảm bảo rằng bảo hiểm bên thứ ba của bạn là đủ:
- Trạng thái bảo hiểm bổ sung được mở rộng cho các đối tượng thích hợp.
- Mô tả các hoạt động mà nhà cung cấp / nhà thầu phụ đang làm việc.
- Sự từ bỏ thế quyền
- Phạm vi "chính và không thuộc quyền" được cung cấp.
Bạn nên thu thập và xem xét xác nhận bảo hiểm để kiểm tra chính xác hơn thông tin bảo hiểm này.
# 2. Giấy chứng nhận bảo hiểm bồi thường cho người lao động
Điều này phải được yêu cầu và lập thành văn bản theo quy chế và luật hiện hành của tiểu bang.
# 3. Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm ô tô
Tất cả xe ô tô thuộc sở hữu của nhà cung cấp, cho thuê, không sở hữu và thuê phải được giám sát.
Giải thích về Người được bảo hiểm bổ sung
Biểu mẫu ACORD 25, là một tài liệu mẫu được tiêu chuẩn hóa thường được sử dụng để đại diện cho bất kỳ loại hợp đồng bảo hiểm nào trong số năm loại hợp đồng bảo hiểm cơ bản. Đây là một trong những giấy tờ COI mà BCS xử lý thường xuyên nhất. Nó sẽ bao gồm người được bảo hiểm được nêu tên — người hoặc tổ chức chịu trách nhiệm cao nhất và người trả phí bảo hiểm — cũng như bất kỳ người được bảo hiểm bổ sung nào được liệt kê trong hợp đồng bảo hiểm.
Người được bảo hiểm bổ sung được phép bảo hiểm theo hợp đồng của chủ hợp đồng, nhưng họ không chịu trách nhiệm thanh toán phí bảo hiểm và không có quyền thay đổi các điều khoản của hợp đồng.
Quay trở lại ví dụ về việc xây dựng khách sạn của chúng tôi, các xác nhận được bảo hiểm khác có thể phân tầng như sau:
- Một tổng thầu và một chủ khách sạn ký hợp đồng xây dựng. Một điều khoản trong hợp đồng yêu cầu chủ thầu mang theo bảo hiểm trách nhiệm chung thương mại trong suốt thời gian của dự án. Chuỗi khách sạn sẽ được tổng thầu đưa vào bảo hiểm bổ sung vì, ngay cả khi chuỗi khách sạn không tiến hành công việc, họ có thể bị kiện trong trường hợp có thiệt hại vật chất do sơ suất của bên thứ ba.
- Sau đó, tổng thầu sẽ có được sự xác nhận bảo hiểm bổ sung từ mỗi nhà thầu phụ bên thứ ba đang thực hiện công việc cho chính họ và mạng lưới khách sạn. Nếu được thực hiện đúng, điều này sẽ chuyển trách nhiệm sang bảo hiểm của các nhà thầu phụ một cách hiệu quả.
Sự khác biệt giữa COI và Bảo hiểm là gì?
Một bên phải chứng thực bằng chứng rằng bảo hiểm của bên khác được áp dụng để chi trả cho bất kỳ tổn thất nào về tài sản hoặc tổn hại về thân thể. Nó có thể yêu cầu một bản sao bảo hiểm của họ.
Một trường hợp khác là khi một bên (ví dụ: “Real Estate Corp.”) thuê bên kia (ví dụ: “Paul the Plumber LLC”) cho một dự án và yêu cầu bên thứ ba đó cấp COI. Như đã trình bày trước đây, COI là một tài liệu ngắn gọn chứa tất cả các dữ kiện liên quan của một hợp đồng bảo hiểm ở dạng chuẩn hóa, dễ tiêu thụ.
Khi Real Estate Corp. yêu cầu Paul the Plumber đưa ra COI, thì chính sách đó sẽ yêu cầu được “xác nhận” (hay còn gọi là “sửa đổi”) để chính sách có thể cung cấp thêm tình trạng bảo hiểm cho Real Estate Corp. COI kết quả thường sẽ bao gồm ngôn ngữ có hiệu lực của “Công ty bất động sản được gọi là người được bảo hiểm bổ sung”. Do đó, nếu Real Estate Corp. được phát hành do một sự cố liên quan đến hoạt động kinh doanh của Paul, họ cũng phải được bảo vệ bởi bảo hiểm của anh ấy.
Giấy chứng nhận bảo hiểm không được phép:
- Thay đổi phạm vi bảo hiểm.
- Thay đổi các điều khoản của hợp đồng bảo hiểm
Kiểm tra Tuân thủ COI
Khi nói đến tuân thủ bảo hiểm, có nhiều biến số khác nhau cần xem xét.
Điều quan trọng là bất kỳ ai kiểm tra giấy chứng nhận bảo hiểm của bạn để tuân thủ phải có kỷ luật, kinh nghiệm, đủ điều kiện và có kiến thức làm việc về:
- Điều kiện hợp đồng
- Biểu mẫu và tiêu chuẩn cho ACORD
- Chính sách bảo hiểm
- Các cụm từ chứng thực
- Các quy định liên quan đến việc bồi thường cho người lao động
Việc không có khả năng khiếu nại “đấu thầu” (hay còn gọi là “đẩy”) do không tuân thủ COI có thể là một thảm họa, vì các phán quyết và dàn xếp thường vượt quá bảy con số.
Phần lớn sự thẩm định của bạn có thể bị giảm xuống mức phỏng đoán nếu bạn không sử dụng toàn diện hệ thống theo dõi tài liệu.
Ai Đủ Điều Kiện Nhận Giấy Chứng Nhận Bảo Hiểm?
Một công ty bảo hiểm thay mặt bên được bảo hiểm cấp giấy chứng nhận bảo hiểm (thường là nhà cung cấp hoặc nhà thầu). Vì vậy, thông thường, một công ty bảo hiểm sẽ cung cấp bản sao COI — bằng chứng rằng bảo hiểm tồn tại — cho bên được bảo hiểm tại thời điểm mua hợp đồng hoặc theo yêu cầu.
Ngược lại, khi một tổ chức ký hợp đồng yêu cầu bằng chứng về bảo hiểm, nhà cung cấp hoặc nhà thầu tiềm năng sẽ trực tiếp gửi COI cho khách hàng.
Trước khi ủy quyền cho một nhà cung cấp hoặc nhà thầu bắt đầu công việc, khách hàng nên tìm kiếm một COI mới để xác minh rằng các thay đổi đã được thực hiện và đang thực hiện.
Làm thế nào để bạn có được chứng chỉ bảo hiểm COI?
Nếu bạn cần yêu cầu giấy chứng nhận bảo hiểm từ công ty bảo hiểm của bạn, thủ tục tiêu chuẩn như sau:
Trước tiên, hãy hỏi khách hàng của bạn, người đang yêu cầu COI về mức tối thiểu và giới hạn của phạm vi bảo hiểm. Nếu bạn cần tăng phí bảo hiểm của mình, hãy lấy tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng của bạn.
Gọi cho nhà môi giới của bạn và giải thích rằng bạn cần có giấy chứng nhận bảo hiểm và số tiền bảo hiểm tối thiểu. Nếu chính sách của bạn đã đáp ứng các tiêu chí, nhà môi giới sẽ gọi cho nhà cung cấp dịch vụ của bạn để lấy COI. Nếu bạn cần mua người lái để tăng mức độ bao phủ cho dự án, người môi giới của bạn sẽ cung cấp cho bạn thông tin và tài liệu cần thiết.
Khi bạn đã sẵn sàng, nhà môi giới của bạn sẽ chuẩn bị COI và cung cấp cho bạn giấy chứng nhận bảo hiểm đã in, sau đó bạn phải giao cho khách hàng của mình để hoàn tất giao dịch và ký hợp đồng để bắt đầu quan hệ đối tác của bạn.
Mặc dù quá trình này khá đơn giản, nhưng cần lưu ý rằng việc nhận COI từ nhà môi giới của bạn có thể mất vài ngày hoặc thậm chí vài tuần, tùy thuộc vào mức độ dễ dàng liên hệ với nhà môi giới của bạn và mức độ nhanh chóng mà người đó có thể hoàn thành tất cả các tài liệu cần thiết và cung cấp cho bạn COI của bạn.
Bạn có thể cần COI khi nào và ở đâu?
Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm có thể được yêu cầu để:
- Ký thỏa thuận khách hàng.
- Làm việc như một người làm việc tự do
- Thực hiện một hợp đồng cho thuê thương mại.
- Thu hút khách hàng mới
# 1. Ký thỏa thuận khách hàng.
Trong các điều khoản của hợp đồng, khách hàng có thể yêu cầu một giấy chứng nhận bảo hiểm. Trong một số tình huống, bảo hiểm trách nhiệm của bạn có thể bảo vệ khách hàng của bạn khỏi những tổn thất và thiệt hại có thể xảy ra do công ty của bạn gây ra.
Ví dụ, một cửa hàng sửa chữa máy tính có hợp đồng dài hạn với một công ty địa phương. Nếu kỹ thuật viên vô tình làm rơi máy tính xách tay của khách hàng trong quá trình sửa chữa, trách nhiệm chung của công ty sửa chữa máy tính sẽ bao gồm chi phí thay thế máy tính xách tay bị hỏng.
# 2. Thực hiện một hợp đồng cho thuê thương mại.
Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm có thể được yêu cầu để ký hợp đồng thuê văn phòng mới, mặt tiền cửa hàng hoặc cơ sở kinh doanh khác.
Ví dụ: công ty kế toán của bạn gần đây đã mua bảo hiểm trách nhiệm chung để đáp ứng các điều khoản của hợp đồng thuê thương mại mới. Một khách hàng trượt và ngã trên cầu thang phía trước của văn phòng mới của bạn và khởi kiện. Của bạn bảo hiểm trách nhiệm chung sẽ đài thọ các chi phí của vụ kiện cho bạn và chủ nhà của bạn.
# 3. Làm việc như một người làm việc tự do
Các doanh nghiệp có sự tham gia của nhà thầu thường muốn biết rằng họ sẽ không phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu nhà thầu mắc sai lầm. Những tổn thất hoặc thiệt hại về tài chính phát sinh do công việc của nhà thầu thường được bồi thường nếu nhà thầu có bảo hiểm trách nhiệm - mà không liên quan đến doanh nghiệp đã thuê nhà thầu.
Ví dụ, một công ty xây dựng thuê một nhà thầu độc lập để lắp đặt các cửa sổ trong văn phòng. Các cửa sổ hoàn thiện không đáp ứng các tiêu chuẩn của hợp đồng, do đó nó dẫn đến trung bình hàng nghìn đô la. Chi phí thay thế các cửa sổ sẽ được thanh toán nếu doanh nghiệp xây dựng buộc nhà thầu phải mua bảo hiểm trách nhiệm.
#4. Thu hút khách hàng mới
Xây dựng danh tiếng kinh doanh vững chắc là rất khó, đặc biệt là khi bạn mới bắt đầu. Bảo hiểm trách nhiệm chứng minh cho khách hàng tiềm năng thấy rằng công ty của bạn có thể chịu đựng những tai nạn và kiện tụng thông thường, làm tăng mức độ đáng tin cậy của bạn.
Chi phí của Giấy chứng nhận bảo hiểm là gì?
Giấy chứng nhận bảo hiểm thực sự là miễn phí vì nó là một dịch vụ miễn phí được cung cấp bởi công ty đã cung cấp cho bạn bảo hiểm kinh doanh của bạn. Nếu nhà môi giới của bạn tính phí cho bạn khi cung cấp COI, thì đã đến lúc chuyển đổi.
Tuy nhiên, nếu công việc đang gặp vấn đề cần có bảo hiểm bổ sung mà chính sách của bạn không cung cấp, thì bạn có thể phải trả thêm phí bảo hiểm để trang trải các chi phí đó. Bên cạnh đó, nhà môi giới của bạn sẽ không bao giờ tính phí cấp giấy chứng nhận bảo hiểm cho bạn, bất kể bạn yêu cầu bao nhiêu.
Tôi nên duy trì COI trong bao lâu?
Ngay cả sau khi nhà thầu đã cung cấp COI, sẽ có rất ít động lực để khách hàng từ chối hoặc loại bỏ nó.
Hãy nhớ rằng mục đích của COI là cung cấp xác minh rằng một nhà thầu nắm giữ một số tiền bảo hiểm cụ thể trong một khoảng thời gian xác định. Mặc dù thời hạn bảo hiểm có thể kết thúc vào một ngày cụ thể, trách nhiệm bồi thường thiệt hại hoặc thiệt hại xảy ra trong khoảng thời gian đó có thể tiếp tục ngay cả khi dự án đã hoàn thành.
Ví dụ, các triệu chứng của chấn thương nghề nghiệp do sử dụng các sản phẩm nguy hiểm tại nơi làm việc có thể không rõ ràng trong nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm. Nếu họ làm như vậy, việc duy trì hồ sơ của các nhà thầu trong dự án cũng như giấy chứng nhận bảo hiểm của họ sẽ giúp bảo vệ công ty của bạn đồng thời đảm bảo rằng các nạn nhân nhận được bồi thường thỏa đáng.
Trong trường hợp có tranh chấp lao động, COI có thể hỗ trợ tổ chức khách hàng chứng minh rằng nhà thầu không được thuê làm nhân viên chính thức. Điều này có thể có ý nghĩa trong bối cảnh tranh chấp lao động liên quan đến chính sách bảo hiểm y tế, thời gian nghỉ việc được trả lương và các mối quan tâm khác.
Để bảo vệ công ty của bạn về lâu dài, một chiến lược theo dõi COI mạnh mẽ bao gồm giám sát mức độ phù hợp về hoạt động hiện tại và lưu trữ bằng chứng trước đó về mức độ phù hợp.
Mặc dù thời hạn bảo hiểm có thể kết thúc vào một ngày cụ thể, nhưng trách nhiệm bồi thường thiệt hại hoặc thương tật trong thời gian đó có thể tiếp tục ngay cả khi dự án đã hoàn thành.
Chứng chỉ Giám sát và Quản lý Bảo hiểm COI
Nhiều công ty dựa vào các phương pháp thu thập tài liệu không hiệu quả hoặc không tồn tại. Khi chúng tôi xem xét rằng từ 36% đến 53% doanh nghiệp nhỏ dính líu đến ít nhất một vụ kiện mỗi năm và khoảng 90% tập đoàn dính líu đến vụ kiện tụng tại bất kỳ thời điểm nào, thật khó để không thốt lên, “TẠI SAO?!?”
Hợp đồng phải được thực hiện với mọi nhân viên và nhà cung cấp bên thứ ba tham gia vào nỗ lực của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp. Bởi vì công ty của bạn là duy nhất, bạn nên tùy chỉnh các hợp đồng của mình cho phù hợp với nó hơn là sao chép chúng từ internet. Bạn cũng sẽ cần một luật sư để giúp bạn cấu trúc các hợp đồng này.
Để đo lường và theo dõi sự tuân thủ của nhà cung cấp, bạn nên có sẵn giấy chứng nhận về cơ chế theo dõi bảo hiểm. Vài trăm giấy chứng nhận bảo hiểm và thông tin đăng nhập của nhà cung cấp khác có thể được yêu cầu đối với một số dự án cực kỳ lớn, chẳng hạn như tòa nhà khách sạn đã đề cập trước đây. Người quản lý dự án thiếu thời gian và nguồn lực để quản lý tất cả các tài liệu này, duy trì các tiêu chuẩn tuân thủ, theo dõi ngày hết hạn COI và thực hiện dự án đúng tiến độ.
Tiền Coi hoạt động như thế nào?
Tổng số tiền mà nhà cung cấp bảo hiểm chi phí để duy trì tình trạng hợp đồng bảo hiểm nhân thọ của bạn được gọi là khoản thanh toán Chi phí Bảo hiểm (COI). Tuổi và sức khỏe của bạn vào thời điểm bạn đăng ký bảo hiểm sẽ quyết định số tiền bạn phải trả.
Mục đích của Coi là gì?
Công ty bảo hiểm hoặc nhà môi giới sẽ cung cấp giấy chứng nhận bảo hiểm (COI) để xác nhận sự hiện diện của hợp đồng bảo hiểm. Một COI cung cấp sự bảo vệ chống lại trách nhiệm pháp lý đối với các tai nạn hoặc thương tích tại nơi làm việc thường được yêu cầu đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ và nhà thầu để tiến hành kinh doanh.
Tại sao doanh nghiệp cần Coi?
COI về cơ bản đóng vai trò là bằng chứng bảo hiểm để các công ty khác mà bạn hợp tác biết rằng bạn có các biện pháp bảo vệ cần thiết để giảm thiểu rủi ro. Trước khi thực hiện một thỏa thuận thương mại, nó mang lại sự an tâm.
Thủ tục Coi là gì?
Khi một lợi ích hoặc mối quan hệ bên ngoài có mối liên hệ với một dự án nghiên cứu cụ thể và có khả năng ảnh hưởng nghiêm trọng và bất lợi đến nghiên cứu hoặc làm sai lệch nghiên cứu đó, COI của dự án được xác định (hoặc trình bày nhận thức về nó). XĐLI cần được quản lý, giảm thiểu hoặc loại bỏ.
Coi nghĩa là gì khi nói đến hợp đồng?
Giấy chứng nhận bảo hiểm chứng minh cho các khách hàng và đối tác tiềm năng rằng công ty của bạn được bảo hiểm đầy đủ và việc kinh doanh với bạn là an toàn.
Câu hỏi thường gặp về Bảo hiểm COI
Tại sao các công ty yêu cầu giấy chứng nhận bảo hiểm?
Nó chứng tỏ cho khách hàng tiềm năng thấy rằng bạn có đủ giới hạn trách nhiệm pháp lý để bảo vệ công việc của mình. Biết cách lấy COI là rất quan trọng để vận hành doanh nghiệp của bạn.
Sự khác biệt giữa hợp đồng bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm là gì?
Các cụm từ hợp đồng bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm không thể thay thế cho nhau. Kế hoạch bảo hiểm của công ty bảo hiểm được gọi là hợp đồng bảo hiểm. Giấy chứng nhận bảo hiểm là một tài liệu cho biết phương tiện của bạn đã được bảo hiểm.
Ai là người được cấp chứng chỉ về COI?
Người được cấp chứng chỉ là người nhận COI từ người được bảo hiểm. Người được bảo hiểm xuất trình COI cho người được cấp chứng chỉ để chứng minh rằng họ có đủ bảo hiểm.
