Khi các doanh nghiệp phát triển và đổi mới xuất hiện, các nhà lãnh đạo và người ra quyết định hàng ngày bị tấn công bởi thông tin. Điều này gây khó khăn cho việc sàng lọc các báo cáo hoặc bài thuyết trình dài dòng để nắm bắt được những điểm chính. Trong những lúc như thế này, một bản tóm tắt điều hành thường có tác dụng giải cứu. Một bản tóm tắt điều hành ngắn gọn, thu hút sự chú ý là một phần thiết yếu trong kế hoạch kinh doanh của bạn; và nếu được thực hiện đúng cách, nó sẽ đảm bảo công ty của bạn trở thành hoặc vẫn là công ty đóng vai trò quan trọng trong ngành của bạn. Đây chỉ là ý kiến của tôi, nhưng khi đọc sâu hơn, bạn sẽ hiểu tại sao bản tóm tắt lại quan trọng và cách bạn có thể viết bản tóm tắt hiệu quả để mang lại kết quả.
Chìa khóa chính
Bản tóm tắt điều hành cung cấp cái nhìn tổng quan ngắn gọn về một tài liệu dài, chẳng hạn như kế hoạch kinh doanh, đề xuất hoặc báo cáo. Đây là phần thu hút sự chú ý của người đọc và tóm tắt thông tin cần thiết từ tài liệu, chẳng hạn như vấn đề hoặc cơ hội đang được xem xét, mục tiêu, phát hiện chính, mục tiêu và đề xuất.
Viết một bản tóm tắt điều hành hiệu quả bao gồm:
- Hiểu và điều chỉnh nội dung của bạn cho phù hợp với khán giả của bạn
- Nêu những điểm chính
- Giữ cho nó đơn giản
- Nhấn mạnh các điểm dữ liệu và
- Triển khai CTA
Tại sao tóm tắt điều hành lại quan trọng?
Một nghiên cứu được thực hiện bởi Harvard Business Review tiết lộ rằng các giám đốc điều hành thường dành 23 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp, phân bổ 15% thời gian đó để đọc và chuẩn bị tài liệu. Mỗi phút đều rất quan trọng để thu hút sự chú ý của họ và truyền tải thông điệp của bạn một cách hiệu quả.
Nghiên cứu của McKinsey & Company tiết lộ rằng các giám đốc điều hành có xu hướng đưa ra quyết định nhanh chóng khi họ nhận được thông tin liên lạc ngắn gọn và có cấu trúc tốt. Theo một cuộc khảo sát, 86% giám đốc điều hành cho biết họ thích nhận các bản tóm tắt hoặc báo cáo tóm tắt của cấp điều hành hơn là các báo cáo đầy đủ.
Tuy nhiên, tiết kiệm thời gian không phải là điều duy nhất cần cân nhắc. Một bản tóm tắt điều hành được soạn thảo chính xác có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả của các quyết định quan trọng. Các nhà điều hành trong một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Truyền thông Kinh doanh có nhiều khả năng ủng hộ các sáng kiến được đề xuất hơn khi được trình bày với những bản tóm tắt ngắn gọn về thông tin phức tạp so với những người nhận được báo cáo chi tiết mà không có bản tóm tắt.
Bây giờ bạn đã thấy các bản tóm tắt quan trọng như thế nào, bạn sẽ đồng ý với tôi rằng bạn cần học cách viết một bản tóm tắt để đạt được kết quả mong muốn. Bắt đầu nào.
Các chiến lược chính để viết một bản tóm tắt điều hành hiệu quả
#1. Hiểu khán giả của bạn
Trước khi bắt đầu viết, hãy đảm bảo bạn hiểu nhu cầu, sở thích và ưu tiên của khán giả. Tùy chỉnh bản tóm tắt điều hành của bạn để phù hợp với sở thích và mối quan tâm của họ.
#2. Bắt đầu với những điểm chính
Bắt đầu phần tóm tắt bằng cách nêu rõ những hiểu biết hoặc khuyến nghị chính một cách rõ ràng và chính xác. Đặt giọng điệu cho phần còn lại của bản tóm tắt và thu hút sự chú ý của người đọc ngay từ đầu.
#3. Giữ nó đơn giản
Hãy nhớ giữ cho phần tóm tắt đơn giản bằng cách chia nhỏ thông tin phức tạp thành các điểm chính. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản và tránh các thuật ngữ hoặc chi tiết kỹ thuật không cần thiết.
#4. Nhấn mạnh các điểm dữ liệu quan trọng
Hỗ trợ các điểm chính của bạn và củng cố độ tin cậy của các đề xuất của bạn bằng cách sử dụng dữ liệu và số liệu thống kê. Sử dụng biểu đồ hoặc đồ thị có thể minh họa hiệu quả các xu hướng hoặc phát hiện quan trọng.
#5. Sử dụng CTA
Kết thúc bản tóm tắt điều hành của bạn bằng lời kêu gọi hành động dứt khoát nêu rõ các bước hoặc quyết định cần thiết tiếp theo, hướng dẫn người đọc đến kết quả mong muốn.
Đọc thêm: CTA LÀ GÌ: Ý nghĩa, Kinh doanh, Trang web & Thử nghiệm
Những cân nhắc đặc biệt
Dưới đây là một số điểm bạn nên cân nhắc để có kết quả tốt nhất
#1. Nghiên cứu tóm tắt điều hành hiệu quả
Hãy xem, bạn không bao giờ có thể sai lầm khi nghiên cứu. Hãy cân nhắc việc xem lại các bản tóm tắt do người khác viết trước khi viết bản tóm tắt của riêng bạn. Bạn sẽ thấy điều này đặc biệt phù hợp nếu đây là lần đầu tiên bạn viết bản tóm tắt. Khám phá các yếu tố của bản tóm tắt điều hành và xác định chính xác các thành phần mà bạn thấy hấp dẫn hoặc có lợi. Bao gồm các thành phần đó theo cách tương tự khi viết bản tóm tắt của bạn.
#2. Đọc lại tài liệu của bạn
Một bản tóm tắt điều hành yêu cầu một tài liệu hoặc đề xuất hoàn chỉnh trước khi nó có thể được viết ra. Kiểm tra toàn bộ tài liệu để xác định các điểm chính, vấn đề và đề xuất. Việc xác định những gì cần đưa vào bản tóm tắt điều hành của bạn có thể giúp người đọc không phải tìm kiếm thông tin trong tài liệu.
#3. Tối ưu hóa đoạn đầu tiên
Bắt đầu đoạn đầu tiên của bạn bằng cách nêu rõ những gì bạn đang trình bày và giải thích ý nghĩa của nó đối với người đọc. Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích:
- Khi tóm tắt kế hoạch kinh doanh, hãy phác thảo hoạt động kinh doanh và mục đích của nó để đảm bảo người đọc nắm bắt được mục đích của tài liệu.
- Xác định mọi thách thức và giải thích cách kế hoạch của bạn có thể giải quyết chúng.
- Khám phá các phương pháp kết hợp bài viết mang tính thông tin với các chi tiết hấp dẫn để thu hút khán giả của bạn.
#4. Phác thảo phần còn lại của bản tóm tắt
Việc tạo một dàn ý rõ ràng có thể giúp bạn tạo ra một bản tóm tắt ngắn gọn mà người đọc có thể nhanh chóng lấy được thông tin. Bạn có thể muốn cân nhắc sử dụng các danh mục sau cho dàn ý của mình:
- Mô tả hoặc tóm tắt về công ty
- Thách thức mà tài liệu đề cập
- Giải pháp cho vấn đề
- Phần khẩn cấp, giải thích tại sao việc người đọc phải hành động nhanh chóng lại quan trọng
Sắp xếp dàn ý của bạn để phản ánh thứ tự của các điểm chính trong tài liệu. Tiêu đề mỗi phần mới. Thêm dấu đầu dòng bên dưới mỗi tiêu đề để cho phép người đọc nhanh chóng lướt qua thông tin.
#5. Đưa ra một kết luận mạnh mẽ
Cách kết thúc bản tóm tắt điều hành của bạn có thể tác động đáng kể đến nhận thức chung của người đọc về tài liệu. Nó thêm giá trị cho bản tóm tắt. Kết thúc bằng cách xem lại các chi tiết quan trọng lần cuối. Ngoài ra, hãy bao gồm lời kêu gọi hành động phác thảo các bước tiếp theo cụ thể để người đọc thực hiện.
Các thành phần chính cho bản tóm tắt điều hành của bạn
Đảm bảo rằng bạn kế hoạch kinh doanh truyền đạt sứ mệnh, sản phẩm, chiến lược của công ty bạn để tạo sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, dự đoán tài chính, mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, tính cách người mua và sự phù hợp với thị trường.
Bản tóm tắt điều hành sẽ cung cấp cho các nhà đầu tư hoặc CEO một cái nhìn thoáng qua về những gì có thể mong đợi từ phần còn lại của báo cáo của bạn. Bao gồm những điều sau đây trong bản tóm tắt điều hành của bạn:
- Tên, địa điểm và sứ mệnh của công ty bạn
- Mô tả về công ty của bạn, bao gồm quản lý, cố vấn và lịch sử tóm tắt
- Sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, nơi sản phẩm của bạn phù hợp trên thị trường và sản phẩm của bạn khác biệt như thế nào so với các đối thủ trong ngành
- Những cân nhắc về tài chính, yêu cầu về nguồn vốn khởi nghiệp hoặc mục đích đằng sau kế hoạch kinh doanh của bạn - đề cập đến những gì bạn hy vọng người đọc sẽ giúp công ty của bạn đạt được
Đọc thêm: KẾ HOẠCH KINH DOANH NGOÀI TRỜI: Xây dựng Đề cương Kế hoạch Kinh doanh Trong 6 Bước Dễ dàng [Tải xuống miễn phí]
Bản tóm tắt điều hành của bạn nên dài bao lâu?
Tôi đã gặp câu hỏi này nhiều lần khi nói về việc viết một bản tóm tắt. Hiện nay, không có yêu cầu nghiêm ngặt nào về độ dài của bản tóm tắt; tất cả phụ thuộc vào độ dài của nội dung đi kèm. Mặc dù bản tóm tắt có thể dài từ 1-3 trang nhưng điều quan trọng là phải giữ mọi thứ đơn giản và đi thẳng vào vấn đề, nắm bắt được các yếu tố thiết yếu của tác phẩm.
Mẫu tóm tắt điều hành
Sử dụng mẫu này làm hướng dẫn viết bản tóm tắt điều hành:
Giới thiệu
[Sứ mệnh]
[Tầm nhìn]
[Hồ sơ công ty (có lịch sử liên quan)]
[Thông tin liên hệ của công ty]
Sản phẩm và dịch vụ
[Mô tả sản phẩm và/hoặc dịch vụ]
[Đề xuất độc đáo]
[Lợi thế cạnh tranh]
[Sở hữu trí tuệ]
[Tình trạng phát triển]
Phân tích thị trường
[Cơ hội thị trường]
[Thị trường mục tiêu]
[Đối thủ cạnh tranh]
Phân tích tài chính
[Ngân sách]
[Nhu cầu tài trợ]
[Giá tiềm năng của hàng hóa]
[Tỷ suất lợi nhuận dự kiến cho năm thứ nhất và thứ hai]
Kết luận
[Tóm tắt những điểm chính]
Những điều cần tránh khi viết một bản tóm tắt điều hành
Biết cách viết một bản tóm tắt hiệu quả là chưa đủ mà điều quan trọng không kém là phải biết những điều cần tránh; nếu không, nỗ lực của bạn sẽ vô ích. Chúng ta hãy xem xét một số điều bạn nên tránh trong bài viết của mình:
#1. Sử dụng quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật
Một trong những điều tồi tệ nhất bạn có thể làm khi viết bản tóm tắt là sử dụng quá nhiều ngôn ngữ kỹ thuật. Bạn có thể rất giỏi sử dụng ngôn ngữ dành riêng cho ngành, nhưng các nhà lãnh đạo từ các nền tảng khác nhau có thể khó hiểu các từ viết tắt và ngôn ngữ chuyên ngành khác. Một nghiên cứu của Nielsen Norman Group cho thấy việc sử dụng quá nhiều biệt ngữ có thể khiến mọi người khó hiểu hơn tới 50%, điều này có thể khiến họ mất hứng thú và bối rối. Bạn sẽ không muốn điều đó phải không?
Đọc thêm: Từ thông dụng: Ý nghĩa, Ứng dụng & Ví dụ
#2. Bỏ qua sự rõ ràng và ngắn gọn
Thời gian rất có giá trị trong thế giới công việc có nhịp độ nhanh. Các nhà điều hành không có thời gian để đọc qua từng trang viết hoa mỹ để tìm ra những thông tin quan trọng. Nhưng có quá nhiều bản tóm tắt quá dài dòng, làm mất đi sự rõ ràng vì quá dài dòng. McKinsey & Company đã thực hiện nghiên cứu cho thấy các nhà lãnh đạo đọc bản tóm tắt điều hành trung bình chỉ trong 6 phút. Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải trình bày quan điểm của mình một cách nhanh chóng và rõ ràng để thu hút sự chú ý của họ.
#3. Không có một câu chuyện thú vị
Về cốt lõi, bản tóm tắt là một câu chuyện—một cốt truyện được xây dựng để thể hiện nội dung thực sự của một ý tưởng hoặc kế hoạch. Tuy nhiên, rất nhiều bản tóm tắt không thu hút được người đọc vì chúng không giỏi kể chuyện. Một cuộc thăm dò của Harvard Business Review nhận thấy rằng 72% giám đốc điều hành thích những bản phác thảo điều hành kể một câu chuyện thú vị và khiến họ cảm nhận được điều gì đó. Nếu không tận dụng sức mạnh của câu chuyện, bạn có thể đánh mất sự chú ý của khán giả và khiến thông điệp của bạn trở nên kém hiệu quả hơn.
#4. Bỏ đi các điểm dữ liệu quan trọng
Một số bản tóm tắt quá ngắn và bỏ sót những điểm dữ liệu quan trọng cũng như bằng chứng hỗ trợ để tiết kiệm chỗ. Tuy nhiên, nghiên cứu của Deloitte cho thấy các giám đốc điều hành đánh giá cao những hiểu biết sâu sắc dựa trên dữ liệu. Trên thực tế, 87% giám đốc điều hành cho biết họ thích các bản tóm tắt điều hành bao gồm dữ liệu chắc chắn để hỗ trợ các đề xuất. Nếu bạn bỏ qua những thông tin quan trọng, bản tóm tắt của bạn có thể mất đi độ tin cậy, khiến các nhà điều hành muốn biết thêm thông tin.
Ví dụ về Tóm tắt điều hành
# 1. Nhóm cửa hàng công ty
Khi bạn truy cập trang Giới thiệu về chúng tôi của Company Shop Group, điều đầu tiên khiến bạn chú ý là tiêu đề phụ: “Company Shop Group là nhà phân phối lại thực phẩm dư thừa và các sản phẩm gia dụng hàng đầu của Vương quốc Anh”. Company Shop Group nêu rõ mục đích của nó ở đầu trang, cho người đọc lựa chọn tiếp tục đọc hoặc rời đi với sự hiểu biết về trọng tâm của công ty. Tổ chức này kết hợp đa phương tiện để thu hút du khách và giải thích mô hình kinh doanh của mình theo một định dạng dễ hiểu hơn.
# 2. Đầu tiên
Nếu bạn có thương hiệu mang tính công ty và trang trọng hơn, bản tóm tắt điều hành của FirstEnergy có thể là nguồn cảm hứng tuyệt vời. Bản tóm tắt điều hành của công ty bao gồm sứ mệnh, các công ty con, hoạt động, sản phẩm và dịch vụ, giá trị trách nhiệm của công ty và mục tiêu kế hoạch chiến lược. Các nhà đầu tư tiềm năng sẽ thấy thông tin này có giá trị vì công ty được giao dịch công khai.
Bản tóm tắt đầy đủ nhưng ngắn gọn, sử dụng các dấu đầu dòng và hình ảnh để nâng cao khả năng đọc và cung cấp cho người đọc tùy chọn tìm hiểu sâu hơn thông qua menu thanh bên.
# 3. Kết nối
Dòng tiêu đề trong bản tóm tắt điều hành của Connected ngay lập tức thu hút sự chú ý bằng cách cung cấp mô tả ngắn gọn và rõ ràng về các hoạt động của công ty. Chỉ cần đọc tiêu đề, bạn sẽ nắm được bản chất của công việc Connected thực hiện, ngay cả khi không xem hết phần tóm tắt còn lại. Về lâu dài, công ty sẽ đi sâu vào lịch sử, sứ mệnh và giá trị của mình.
Sự khác biệt giữa phần giới thiệu và phần tóm tắt điều hành là gì?
Phần giới thiệu cung cấp bối cảnh và tạo tiền đề cho nội dung chính, trong khi phần tóm tắt tóm tắt nêu rõ các điểm chính và kết luận của một tài liệu hoặc báo cáo.
Tóm tắt điều hành có cần tài liệu tham khảo không?
Không, bản tóm tắt thường không yêu cầu tài liệu tham khảo vì nó nhằm mục đích cung cấp cái nhìn tổng quan ngắn gọn về các điểm chính mà không đi sâu vào các trích dẫn hoặc nguồn chi tiết.
Bản tóm tắt điều hành có cần trang tiêu đề không?
Không, bản tóm tắt thường không có trang tiêu đề. Đây là một tài liệu độc lập đặt trước một báo cáo hoặc đề xuất dài hơn, cung cấp cái nhìn tổng quan ngắn gọn về nội dung của nó.
Tại sao nó được gọi là Tóm tắt điều hành?
Nó được gọi là “tóm tắt điều hành” vì nó trình bày ngắn gọn những điểm chính từ một tài liệu dài hơn, được thiết kế riêng cho những nhà điều hành bận rộn để nắm bắt thông tin cần thiết một cách nhanh chóng.
Cái nào có trước, Tóm tắt hay Tóm tắt điều hành?
Bản tóm tắt thường xuất hiện trước phần tóm tắt điều hành. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về toàn bộ tài liệu, trong khi phần tóm tắt điều hành cung cấp một phiên bản cô đọng các điểm chính và khuyến nghị.
Một bản tóm tắt điều hành còn được gọi là gì?
Bản tóm tắt điều hành còn được gọi là bản tóm tắt quản lý, bản tóm tắt hoặc bản tóm tắt.
Kết luận
Giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng trong môi trường kinh doanh phát triển nhanh chóng ngày nay. Các nhà lãnh đạo có thể đạt được thành công trong nỗ lực của mình bằng cách sử dụng các bản tóm tắt điều hành được soạn thảo kỹ lưỡng, được hỗ trợ bởi dữ liệu và thông tin chi tiết để thúc đẩy việc ra quyết định sáng suốt và giảm bớt sự ồn ào. Lần tới khi bạn đối mặt với nhiệm vụ viết một bản tóm tắt điều hành, hãy ghi nhớ những chiến lược quan trọng này và chứng kiến tầm ảnh hưởng cũng như tác động của bạn tăng cao.
Một bản tóm tắt điều hành ngắn gọn và súc tích sẽ truyền tải được bản chất của công ty bạn. Đảm bảo chia sẻ câu chuyện của bạn, cùng với thông tin cơ bản và chi tiết tài chính. Một bản tóm tắt điều hành có tác động mạnh mẽ sẽ thu hút nhiều nhà đầu tư hơn để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn và tạo dựng niềm tin vào thương hiệu của bạn trong lòng khách hàng.
- NGƯỜI ĐIỀU HÀNH TÀI KHOẢN LÀ GÌ? Nhiệm vụ, tiền lương và hơn thế nữa
- SALES EXECUTIVE: Ý nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Kỹ năng & Trình độ chuyên môn
- ĐIỀU HÀNH KINH DOANH: Nó là gì, Huấn luyện viên, Phát triển, Lương & Hiệp hội
dự án
