Quản lý luồng công việc không phải là một lĩnh vực dễ dàng tham gia đối với những người mới bắt đầu. Bạn đang ngập trong hàng trăm thuật ngữ của công ty trước khi bạn biết những điều cơ bản: lập sơ đồ quy trình, tự động hóa quy trình làm việc, biểu đồ luồng công việc, trình quản lý luồng công việc, bạn có thể đặt tên cho nó! Vì vậy, cuối cùng bạn sẽ tự hỏi – quản lý luồng công việc là cái quái gì, phần mềm luồng công việc là gì và tôi có thể sử dụng nó như thế nào để làm cho doanh nghiệp của mình hiệu quả hơn? Vâng, chúng tôi sẽ giải thích điều đó!
Dòng công việc là gì?
Luồng công việc là một hệ thống để tổ chức các hoạt động và nhiệm vụ định kỳ diễn ra theo một thứ tự cụ thể. Chúng là phương tiện để mọi người và doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ của mình, cho dù họ đang sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ, xử lý thông tin hay tham gia vào bất kỳ hoạt động tạo giá trị nào khác.
Dòng công việc là một tập hợp đơn giản các hoạt động riêng biệt trong quản lý quy trình công việc, trong khi quy trình công việc phức tạp hơn, bao gồm nhiều quy trình công việc, hệ thống thông tin, dữ liệu, con người và các mẫu hoạt động. Luồng công việc được xác định bởi tính đơn giản và khả năng lặp lại của nó, và nó thường được biểu thị bằng sơ đồ hoặc biểu đồ.
Phần mềm quản lý luồng công việc hỗ trợ đơn giản hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của công ty. Nó chủ yếu thực hiện điều này bằng cách tổ chức các tương tác giữa các bên khác nhau hoặc giữa các cá nhân và hệ thống thông tin. Các hệ thống quản lý luồng công việc giao nhiệm vụ cho đúng cá nhân vào đúng thời điểm, cung cấp thông tin liên quan và thúc đẩy để tăng tốc công việc trong suốt quá trình. Nó cũng hỗ trợ các tác vụ thủ công và tự động cho các hoạt động như báo cáo chi phí thông qua quản lý tài liệu.
Tại sao Work Flows lại quan trọng?
Quy trình làm việc trong các công ty có thể trở nên khá phức tạp. Xem xét quy trình giới thiệu nhân viên của bạn. Để hoàn thành thủ tục một cách chính xác, một số bộ phận phải làm việc cùng nhau. Ngoài việc mất đi những nhân viên mới của bạn, việc giới thiệu kém có thể dẫn đến những khó khăn lớn trong việc tuân thủ.
Chúng phải được theo dõi, duy trì và tối ưu hóa một cách thích hợp ở cấp độ này để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả nhất có thể.
Các loại quy trình công việc
Ba loại quy trình công việc được liệt kê dưới đây có thể được sử dụng trong doanh nghiệp của bạn:
- quy trình công việc
- Quy trình công việc trường hợp
- Quy trình làm việc của dự án
Quy trình công việc xảy ra xung quanh không gian làm việc. Một số có cấu trúc cao, trong khi một số khác thì không, nhưng các quy trình tồn tại bất cứ khi nào dữ liệu chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng quy trình công việc.
#1. quy trình công việc
Khi một tập hợp các công việc có thể dự đoán và lặp lại, quy trình công việc sẽ xảy ra. Điều này có nghĩa là bạn biết chính xác một mục nên đi theo đường dẫn nào trước khi đi vào quy trình bán hàng.
Dòng công việc của quy trình công việc được thiết kế để quản lý vô số đối tượng. Quy trình phê duyệt yêu cầu mua hàng là một ví dụ. Quy trình công việc được thiết lập với một số thay đổi ngay khi nó bắt đầu và bạn có thể xử lý bất kỳ số lượng đối tượng nào trong một quy trình công việc.
#2. Quy trình công việc trường hợp
Bạn không biết đường dẫn cần thiết để hoàn thành mục trong quy trình xử lý trường hợp khi bắt đầu. Khi có thêm thông tin, con đường trở nên rõ ràng hơn. Các trường hợp điển hình bao gồm vé hỗ trợ và yêu cầu bảo hiểm. Không rõ những đối tượng này sẽ được xử lý ngay lập tức như thế nào; con đường sẽ trở nên rõ ràng sau một số cuộc điều tra.
Dòng công việc theo trường hợp, giống như dòng công việc theo quy trình, có thể xử lý bất kỳ số lượng nào, nhưng chúng dựa vào con người hoặc bot thông minh để chọn đường đi tốt nhất.
#3. Quy trình công việc dự án
Các dự án, giống như các quy trình, đi theo một lộ trình định trước, mặc dù có thể linh hoạt hơn trên đường đi. Xem xét tung ra một phiên bản mới của trang web của bạn. Bạn có thể dự báo chính xác trình tự các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án.
Tuy nhiên, quy trình làm việc của dự án chỉ áp dụng cho một mục. Việc phát hành một trang web khác có thể mất nhiều thời gian và rất có thể sẽ không đi theo cùng một con đường.
Hầu hết các tài nguyên trực tuyến chỉ đề cập đến quy trình công việc theo nghĩa quy trình công việc, nhưng hai nguồn còn lại cũng quan trọng không kém cần xem xét vì phần lớn công việc trong văn phòng thuộc hai loại đó.
Luồng công việc và quy trình có giống nhau không?
Không. Dòng công việc chỉ xác định thứ tự của các nhiệm vụ. Quy trình là một cụm từ lớn hơn bao gồm dữ liệu, biểu mẫu, báo cáo và thông báo cần thiết để hoàn thành một mục trong cài đặt có cấu trúc.
Ví dụ: đối với các đơn đặt hàng, quy trình công việc có thể là Người khởi xướng => Người quản lý phê duyệt => Xử lý mua hàng. Tuy nhiên, quy trình này cũng bao gồm một bộ dữ liệu về các nhà cung cấp được phê duyệt để chọn từ đó, số thứ tự cụ thể được phân bổ cho đơn đặt hàng, cách thức mua sắm được cảnh báo, ngân sách khả dụng và nhiều yếu tố khác.
Lợi ích của Quy trình công việc
Quy trình làm việc giúp giảm lãng phí. Thời gian, công sức và nguồn lực đều bị lãng phí.
Bạn sẽ có thể phát hiện ra các nút thắt cổ chai và các công việc không cần thiết khi vạch ra các hoạt động của mình. Bạn có thể loại bỏ chúng khi bạn biết chúng ở đâu. Sau đó, bạn và nhóm của bạn có thể tập trung vào công việc hiện tại.
Quy trình làm việc cũng rất tuyệt vời để giao tiếp, quy trách nhiệm cho mọi người và minh bạch. Một quy trình công việc nên chỉ định ai chịu trách nhiệm về những gì và khi nào sản phẩm đến hạn. Bạn không bắt buộc phải quản lý vi mô nhóm của mình. Nhóm của bạn không yêu cầu quản lý vi mô. Mọi người đều bằng lòng.
Bởi vì quy trình công việc ghi lại mọi giai đoạn của một quy trình, mọi người trong nhóm đều có thông tin họ cần khi họ cần. Giảm hiểu lầm giúp tăng năng suất đồng thời khiến nhân viên của bạn bớt thất vọng với công việc của họ và với nhau.
Phần mềm quản lý quy trình công việc hàng đầu
Phần mềm luồng công việc là một giải pháp hiện đại hơn để quản lý luồng công việc của bạn. Thay vì ghi lại các thủ tục của bạn trên giấy, hãy sử dụng chương trình để số hóa chúng hoàn toàn.
Vì vậy, điều đó thực sự có nghĩa là gì?
Bạn có thể sử dụng chương trình để tạo tài liệu quy trình công việc (giống như bạn làm với sơ đồ hoặc biểu đồ), nhưng nó cũng có thể hỗ trợ thực hiện. Thay vì chỉ cấp quyền truy cập vào tài liệu, bạn đăng ký nhân viên của mình trên nền tảng và chỉ định họ vào một quy trình công việc nhất định. Khi ai đó bắt đầu quy trình làm việc, hệ thống sẽ thông báo cho nhân viên phù hợp và họ sẽ tự động được giao nhiệm vụ, thời hạn, v.v.
Trong số các tùy chọn phần mềm quản lý luồng công việc tốt nhất là:
# 1. Scoro
Scoro là phần mềm quản lý quy trình công việc từ đầu đến cuối đã giành giải thưởng cho phép bạn quản lý toàn bộ quy trình làm việc của mình từ một địa điểm duy nhất. Scoro này cung cấp tất cả các công cụ bạn cần để quản lý đầy đủ doanh nghiệp của mình, bao gồm lập lịch và theo dõi tác vụ, lập kế hoạch tài nguyên, cộng tác, cơ sở dữ liệu liên hệ & CRM, báo giá và thanh toán, báo cáo toàn diện, bảng điều khiển thời gian thực, v.v. Đăng ký dùng thử miễn phí 14 ngày để tìm hiểu!
#2. Nền tảng Formstack
Chỉ cần một công cụ để tự động hóa các ngày trong tuần của bạn với Nền tảng Formstack. Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể sử dụng trình tạo quy trình làm việc trực quan, không dùng mã của chúng tôi để tự động hóa quy trình làm việc của họ bằng cách kết hợp các khả năng thu thập dữ liệu, tạo tài liệu và Chữ ký điện tử. Điều đó có nghĩa là giờ đây bạn có thể sử dụng Biểu mẫu, Tài liệu và Đăng nhập cùng với sức mạnh của trình tạo quy trình làm việc kéo và thả tự động của chúng tôi để hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của bạn.
# 3. Asana
Asana là một phần mềm quản lý quy trình công việc hỗ trợ các nhóm tổ chức công việc của họ, từ các công việc hàng ngày đến các mục tiêu lớn. Với Asana, bạn có thể tập trung tất cả công việc của mình và tập hợp các nhóm lại với nhau từ mọi nơi. Công việc có thể được tổ chức theo nhiều cách khác nhau, bao gồm danh sách, bảng, lịch và biểu đồ Gantt. Tham gia cùng hơn 135,000 công ty trả phí và hàng triệu đội ở 190 quốc gia dựa vào Asana để hoàn thành nhiều việc hơn. Bắt đầu thử Asana trong vài phút.
# 4. Miro
Miro là nền tảng bảng trắng cộng tác phổ biến nhất thế giới dành cho các nhóm thuộc mọi quy mô, với hơn 45 triệu người dùng trên toàn thế giới. Tạo một phương pháp đơn giản để quản lý quy trình và lặp lại nhanh hơn mà không có bất kỳ giới hạn nào. Cộng tác và giữ mọi người trong nhóm của bạn trên cùng một trang bằng cách tổ chức quy trình làm việc của bạn trực tuyến, theo dõi tiến độ và giữ mọi người trên cùng một trang. Khám phá hơn 300 mẫu và khung tương tác để giúp nhóm của bạn bắt đầu nhanh chóng.
#5. Mặt trận làm việc của Adobe
Adobe Workfront là một giải pháp quản lý công việc hợp tác nhằm giải quyết các vấn đề về các nhóm rời rạc, các công cụ bị phân mảnh và tốc độ làm việc không bao giờ kết thúc của doanh nghiệp. Workfront kết nối doanh nghiệp bằng cách tự động hóa việc tích hợp con người, dữ liệu và quy trình. Workfront cung cấp các giải pháp mà các doanh nghiệp cần để nâng cao năng suất và rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường, cho dù thông qua các mẫu dự án, quy trình xem xét và phê duyệt nhanh hơn, kết nối không mã hóa hay tự động hóa quy trình.
Lưu đồ công việc
Sơ đồ quy trình làm việc, thường được gọi là biểu đồ quy trình làm việc, là biểu diễn đồ họa của một quy trình hoặc hệ thống kinh doanh. Sau khi bạn đã hoàn thành các giai đoạn lập kế hoạch dự án và nghiên cứu ban đầu, thông thường bạn sẽ sử dụng các sơ đồ này để mô tả các nhiệm vụ phức tạp. Bạn sẽ có được góc nhìn chi tiết về các nhiệm vụ cấp cao và các thành phần phụ thuộc dựa trên thời gian biểu và mục tiêu tổng thể của dự án sau khi bạn đã xây dựng sơ đồ quy trình.
Các loại biểu đồ dòng công việc
Có một vài định dạng biểu đồ luồng công việc khác nhau để lựa chọn khi trực quan hóa các quy trình. Mỗi người có các tính năng riêng biệt có thể hỗ trợ bạn lập kế hoạch cho các bước tiếp theo của mình. Loại sơ đồ bạn sử dụng sẽ được xác định bởi quy trình bạn đang thực hiện và các yêu cầu của bạn đối với quy trình đó.
#1. Sơ đồ quy trình
Quy trình làm việc thường được thiết kế bằng công cụ sơ đồ quy trình. Tất cả các thành phần được vẽ theo trình tự thời gian trong sơ đồ này, làm cho nó trở thành một mô tả trực quan cơ bản của một quy trình. Sơ đồ này cung cấp một cái nhìn tổng quan cấp cao về các nhiệm vụ và mục tiêu khác nhau mà không đi quá cụ thể.
Tốt nhất cho: Các nhóm muốn có bản trình bày trực quan cấp cao về một quy trình mới mà bất kỳ bên liên quan hoặc bộ phận nào cũng có thể hiểu ngay lập tức.
#2. Sơ đồ đường bơi
Sơ đồ đường bơi là một cấu trúc quy trình công việc điển hình khác, tuy nhiên, chúng khác rất nhiều so với sơ đồ quy trình. Biểu đồ hoặc sơ đồ đường bơi chia luồng công việc của bạn thành các phần hoặc luồng nhỏ hơn. Các luồng này được liên kết nhưng vẫn tách biệt để hiển thị các tương tác và sự kém hiệu quả tiềm ẩn. Điều này làm tăng khả năng hiển thị và cung cấp cái nhìn sâu hơn về hoạt động của quy trình tổng thể.
Tốt nhất cho: Các nhóm làm việc trên các quy trình phức tạp với nhiều cấp độ độc lập nhưng được kết nối với nhau.
#3. Sơ đồ ký hiệu mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN)
BPMN sử dụng các ký hiệu thống nhất dễ hiểu đối với cả các bên liên quan về kinh doanh và kỹ thuật. Nó là một dạng ngôn ngữ mô hình thống nhất giao tiếp các quá trình riêng biệt bằng cách sử dụng các ký hiệu được xác định.
Sơ đồ BPMN liên quan đến thông tin được nhận bên trong và cách thông tin đó được giải thích. Do đó, nó thường được sử dụng cho các điều chỉnh quy trình nội bộ không ảnh hưởng đến các khách hàng bên ngoài.
Tốt nhất cho: Các nhóm tập trung vào cải tiến quy trình giữa các bộ phận.
#4. Sơ đồ nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra, khách hàng (SIPOC)
SIPOC là một dạng sơ đồ đường bơi phân tích nhiều khía cạnh của quy trình làm việc.
Sơ đồ SIPOC nhấn mạnh người tạo và nhận dữ liệu quy trình, trái ngược với sơ đồ tiêu chuẩn, sơ đồ tổ chức dữ liệu theo thứ tự tuần tự. SIPOC tập trung vào cách dữ liệu được nhận cả bên trong và bên ngoài, đó là lý do tại sao nó được sử dụng trong các hoạt động liên quan đến trải nghiệm của khách hàng.
Tốt nhất cho: Các nhóm muốn tập trung vào cách nhận dữ liệu cả bên trong và bên ngoài.
Quy trình công việc và ví dụ là gì?
Quy trình làm việc là chuỗi các thao tác cần thiết để thực hiện một tác vụ. Ngoại trừ bước đầu tiên và bước cuối cùng, mỗi bước trong một quy trình đều có một bước cụ thể trước nó và một bước cụ thể sau nó. Trong quy trình công việc tuyến tính, bước ban đầu thường được bắt đầu bởi một sự kiện bên ngoài.
Quy trình làm việc tốt là gì?
Một quy trình làm việc vững chắc cung cấp thông tin chuyên sâu chi tiết về các quy trình của công ty. Một quy trình làm việc được lên kế hoạch và tổ chức tốt giúp giảm bớt sự dư thừa và trùng lặp trong các thủ tục của công ty. Các lợi ích khác của quy trình công việc bao gồm tăng khả năng hiển thị, cộng tác và kiểm soát quy trình kinh doanh.
Luồng công việc trong một tổ chức là gì?
Quy trình làm việc của một tổ chức được tạo thành từ các thủ tục phải được hoàn thành, con người hoặc các nguồn lực khác sẵn có để thực hiện các nhiệm vụ đó và sự tương tác giữa chúng.
Workflow của một dự án là gì?
Luồng công việc quản lý dự án là một chuỗi các hành động và hoạt động được lên kế hoạch kỹ càng để hoàn thành một dự án nhất định. Thứ tự xác định của các nhiệm vụ trong quy trình công việc quản lý dự án giúp hoàn thành các dự án một cách hiệu quả và hiệu quả hơn. Họ tiết kiệm thời gian, cải thiện kết quả và thúc đẩy sự hợp tác.
Dòng công việc được gọi là gì?
Quy trình công việc được mô tả là một chuỗi các tác vụ xử lý một tập hợp dữ liệu dọc theo một đường dẫn được xác định trước từ đầu đến cuối. Quy trình công việc là các đường dẫn mô tả cách một thứ đi từ chưa hoàn thành đến hoàn thành hoặc từ thô sang xử lý.
Một từ khác cho quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là một thuật ngữ khác cho quy trình kinh doanh.
Bốn loại quy trình công việc là gì?
Bốn loại quy trình làm việc như sau:
- Quy trình công việc tuần tự
- Luồng công việc song song
- Quy trình làm việc của máy trạng thái
- Quy trình làm việc dựa trên quy tắc
3 Thành phần Cơ bản của Quy trình Công việc là gì?
Các tham số đầu vào, chuyển đổi và đầu ra có thể được sử dụng để mô tả từng thành phần hoặc giai đoạn quy trình làm việc.
Làm cách nào để tạo một quy trình công việc?
Để tạo quy trình công việc, bạn cần làm theo các bước sau:
- Xác định các tài nguyên và quy trình hiện tại.
- Phác thảo các bước quy trình làm việc của bạn.
- Chọn một Công cụ quy trình công việc trực tuyến dễ sử dụng.
- Thiết kế quy trình làm việc từng bước bằng công cụ.
- Kiểm tra quy trình làm việc kinh doanh mới.
- Đào tạo mọi người sử dụng quy trình làm việc mới.
Kết luận
Hãy nhớ rằng một quá trình là một công cụ. Đó là một công cụ đa dạng và có giá trị, nhưng nó không thể hoàn thành mọi thứ. Khi tạo quy trình công việc của mình, bạn phải nắm vững quy trình hiện tại cũng như kết thúc mong muốn. Xác định công việc nào có thể được tự động hóa và công việc nào cần sự tham gia thực hành nhiều hơn. Trên hết, hãy tiếp tục làm việc với nó.
- Phần mềm quản lý quy trình làm việc: Các tùy chọn hàng đầu trong năm 2023
- QUY TRÌNH CÔNG VIỆC: Định nghĩa, Công cụ và Lợi ích
- CRM MARKETING: Nó là gì, ví dụ & chiến lược
- TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH CÔNG VIỆC: Định nghĩa, Bước, Phần mềm, Lợi ích & Tiếp thị
- 10 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TỐT NHẤT: 2023 Đánh giá
- NƠI MUA NỘI THẤT TỐT NHẤT
dự án
