Đôi khi, việc nghỉ làm để giải quyết các vấn đề cá nhân hoặc nghỉ ngơi là rất quan trọng. Tuy nhiên, người sử dụng lao động và người quản lý thường yêu cầu nhân viên tìm kiếm nó trước. Hiểu cách đưa ra yêu cầu nghỉ phép có thể giúp bạn nhận được sự chấp thuận cần thiết đồng thời trở nên chuyên nghiệp trong mắt người quản lý hoặc người giám sát của bạn. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét một yêu cầu về thời gian nghỉ, cách yêu cầu chúng, cách thể hiện sự chuyên nghiệp khi làm như vậy, đồng thời cung cấp mẫu email và chủ đề, cũng như xem xét biểu mẫu của nó và cách tìm kiếm thời gian nghỉ của ADP.
Yêu cầu Thời gian Nghỉ là gì?
Yêu cầu thời gian nghỉ là một yêu cầu chính thức gửi tới người giám sát của bạn để xin phép nghỉ làm một ngày hoặc vài ngày. Có một số lý do tại sao bạn có thể chính thức yêu cầu một ngày nghỉ. Đó có thể là để nghỉ chữa bệnh, tang chế, nghỉ chăm con hoặc nghỉ sinh, hoặc đơn giản là để tận hưởng thời gian cá nhân và một kỳ nghỉ.
Yêu cầu thời gian nghỉ cũng có thể là thời gian nghỉ có lương (PTO) hoặc thời gian nghỉ không lương. Khi bạn nghỉ có lương, bạn sẽ nhận được tiền lương hoặc tiền lương khi không làm việc, nhưng thời gian nghỉ không lương là khoảng thời gian bạn không làm việc mà không nhận được thu nhập hoặc tiền lương. Hơn nữa, các quy tắc lao động của tỉnh có thể chi phối điều kiện của nhân viên để được nghỉ trong một khoảng thời gian nhất định.
Làm thế nào để thực hiện một yêu cầu thời gian nghỉ
Có nhiều thủ tục khác nhau mà bạn có thể làm theo khi xin nghỉ phép để duy trì tính chuyên nghiệp và danh tiếng tốt với người quản lý của mình:
#1. Hãy suy nghĩ về chính sách PTO của tổ chức.
Kiểm tra chính sách thời gian nghỉ có lương của công ty bạn trước khi yêu cầu thời gian nghỉ. Điều này là để xác nhận rằng yêu cầu của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn hiện hành của công ty. Ví dụ, một số công ty có chính sách riêng về ngày nghỉ. Tuy nhiên, nếu yêu cầu của bạn phù hợp với các tiêu chuẩn đó, sếp của bạn có nhiều khả năng sẽ chấp nhận yêu cầu nghỉ phép của bạn.
#2. Hãy suy nghĩ về lịch công ty.
Xem lại lịch của công ty trước khi nói chuyện với người quản lý của bạn về những ngày nghỉ để đảm bảo rằng ngày hoặc khoảng thời gian bạn dự định nghỉ làm không ảnh hưởng đến bất kỳ hoạt động chính nào của công ty. Ví dụ: nếu có một cuộc họp chung thường niên mà tại đó bạn sẽ đệ trình một báo cáo quan trọng, thì tốt hơn là đợi cho đến sau cuộc họp và phần trình bày. Nếu không chắc chắn, bạn cũng có thể tham khảo ý kiến của người quản lý nhân sự để xác định thời gian tối ưu để có thời gian nghỉ ngơi cá nhân.
#3. Thông báo cho người quản lý của bạn về yêu cầu của bạn.
Thảo luận về yêu cầu nghỉ phép của bạn với sếp khi bạn đã chọn được thời gian phù hợp với lịch trình của công ty. Khi thông báo cho người quản lý của bạn, hãy nhấn mạnh khoảng thời gian đang được xem xét và xin ý kiến của người quản lý để ấn định thời gian thuận tiện cho bộ phận. Điều này thường có thể tăng cơ hội nhận được yêu cầu của bạn được chấp thuận. Yêu cầu thời gian nghỉ sau khi hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng hoặc cần thiết cho bộ phận cũng có thể tăng cơ hội của bạn vì bạn đã chứng minh được sự cống hiến và làm việc chăm chỉ của mình.
#4. Gửi một yêu cầu chính thức cho thời gian nghỉ.
Một cuộc trò chuyện với sếp của bạn không cấu thành một yêu cầu chính thức cho thời gian nghỉ. Bạn có thể gửi yêu cầu chính thức sau khi thảo luận xong với người quản lý của mình và đạt được thỏa thuận. Điều gì cấu thành một yêu cầu chính thức thay đổi từ tổ chức này sang tổ chức tiếp theo. Ví dụ: ở một số công ty, chỉ cần gửi email hoặc điền vào biểu mẫu là đủ, trong khi những công ty khác yêu cầu bạn yêu cầu trực tiếp hoặc gửi yêu cầu của bạn đến phần mềm chấm công trực tuyến của họ. Khi đưa ra yêu cầu, hãy đảm bảo bạn tuân theo tất cả các tiêu chuẩn hiện hành của công ty.
#5. Công nhận câu trả lời
Sau khi bạn gửi yêu cầu chính thức, công ty sẽ xác định và thông báo cho bạn biết liệu bạn có thể nghỉ phép hay không. Điều quan trọng là phải thừa nhận một kết quả tích cực. Bạn có thể trả lời bằng cách gửi email cảm ơn người quản lý của bạn đã chấp nhận yêu cầu của bạn. Bạn cũng có thể yêu cầu làm rõ và hướng dẫn về cách làm cho quy trình diễn ra suôn sẻ hơn cho tổ chức.
Mẹo để yêu cầu thời gian nghỉ
Dưới đây là một số gợi ý khác để xem xét trước khi yêu cầu thời gian nghỉ:
#1. Hỏi thay vì nói
Người quản lý của bạn thường chịu trách nhiệm xác định xem bạn có được nghỉ phép hay không. Đổi lại, hãy thể hiện sự tôn trọng và tính chuyên nghiệp bằng cách xin phép nói chuyện với họ. Thay vì nói với họ hoặc trình bày cuộc trò chuyện để thông báo cho họ về mục tiêu của bạn, hãy tiếp cận cuộc họp và xin ý kiến và sự đồng ý của họ.
#2. Hỏi sớm còn hơn muộn
Hầu hết các công ty có một khoảng thời gian thông báo không thể thương lượng để nghỉ việc. Ngay cả khi tổ chức của bạn không có sẵn thứ gì đó, thì tốt hơn là bạn nên hỏi sớm hơn là để muộn. Yêu cầu sớm đảm bảo rằng tổ chức của bạn có đủ thời gian để thực hiện các thay đổi cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu của bạn. Ví dụ: yêu cầu sớm cho phép người quản lý của bạn sửa đổi kế hoạch làm việc của bộ phận để phù hợp với ít người hơn.
#3. cung cấp sự đảm bảo
Đảm bảo với ban quản lý thường là một ý tưởng thông minh khi yêu cầu thời gian nghỉ. Điều này đòi hỏi phải thông báo cho người quản lý của bạn rằng bạn đã xem xét tất cả các yếu tố cần thiết để đảm bảo công ty có thể xử lý sự vắng mặt của bạn. Ví dụ: bạn có thể chỉ ra rằng thời gian nghỉ của bạn trùng với thời gian ít bận rộn hơn trong năm hoặc bạn sẵn sàng giải thích rõ ràng trong thời gian bạn vắng mặt (hoặc, như đã đề cập trước đó, hỗ trợ người kế nhiệm của bạn).
#4. Thông báo cho đồng nghiệp của bạn
Sau khi nhận được sự cho phép từ người quản lý của bạn, hãy thông báo cho đồng nghiệp và đồng nghiệp của bạn rằng bạn dự định nghỉ một thời gian và xác định thời lượng. Điều này đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ cộng tác đều được hoàn thành trước khi bạn rời đi. Nó cũng đảm bảo rằng họ nhận thức được những trách nhiệm bổ sung sẽ được giao cho họ trong thời gian bạn vắng mặt.
#5. Cung cấp các lựa chọn thay thế
Bạn cũng có thể yêu cầu đồng nghiệp đề nghị hỗ trợ bạn khi bạn vắng nhà. Nếu bạn chưa có, hãy thông báo cho người quản lý của bạn về một người thay thế tạm thời tiềm năng cho bạn. Điều này đơn giản hóa công việc của người quản lý của bạn và miêu tả bạn là người chu đáo và chu đáo.
#6. Hãy thích nghi.
Khi xin nghỉ làm, hãy luôn thể hiện sự linh hoạt. Ví dụ, thể hiện khả năng thỏa hiệp của bạn để giữ cho công ty hoạt động hiệu quả. Ví dụ: bạn có thể đề nghị làm thêm giờ trong những tuần trước khi nghỉ phép để đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ của bạn đều được hoàn thành. Nếu có thể, bạn cũng có thể thay đổi kế hoạch của mình trong một ngày hoặc vài giờ để phù hợp với hoàn cảnh công việc.
Thời gian nghỉ Email yêu cầu
Để tạo email yêu cầu một ngày nghỉ, hãy bắt đầu với dòng chủ đề ngắn gọn và trực tiếp, đồng thời nêu rõ mục tiêu email của bạn trong cụm từ đầu tiên. Bao gồm ngày hoặc các ngày mà bạn muốn nghỉ. Bạn có thể giải thích lý do tại sao bạn xin nghỉ, nhưng điều này thường không bắt buộc. Thông báo cho người quản lý của bạn rằng bạn đã sẵn sàng hoàn thành nhiệm vụ của mình vào thời điểm đó và họ có thể liên hệ với bạn nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào.
Làm thế nào để viết một email để yêu cầu thời gian nghỉ
Viết một email yêu cầu nghỉ phép chuyên nghiệp không khó khăn hay khó khăn như một số người tưởng tượng. Mỗi email như vậy phải ngắn gọn nhưng đầy đủ, thông báo cho người đọc mọi thứ họ cần biết.
Dưới đây là các bước để giúp bạn bắt đầu:
- Tạo một dòng chủ đề ngắn gọn, trực tiếp.
- Giải thích lý do tại sao bạn đang viết.
- Bao gồm những ngày bạn yêu cầu.
- Nêu lý do xin nghỉ phép (không bắt buộc).
- Nói về cách bạn chuẩn bị.
- Sẵn sàng trả lời các câu hỏi.
Ví dụ về Email yêu cầu thời gian nghỉ
Dưới đây là một vài mẫu và ví dụ để giúp bạn viết email yêu cầu thời gian nghỉ cho sếp của mình:
Ví dụ 1:
Xin chào, [Tên người giám sát],
Tôi muốn yêu cầu thời gian nghỉ [ngày] do [lý do].
Nhóm của tôi không có thời hạn hoặc nhiệm vụ cấp bách nào trong [ngày bạn đã yêu cầu nghỉ]. Có ổn không nếu tôi tận dụng thời gian nghỉ phép của mình sau đó? Nếu bạn muốn, tôi rất vui lòng cùng bạn xem xét chi tiết. Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào.
Cảm ơn bạn đã xem xét của bạn.
[Tên của bạn ở đây]
Ví dụ 2:
Kính gửi [Tên],
Tôi viết thư này để yêu cầu chính thức cho [ngày] nghỉ. Tôi đã không có bất kỳ ngày nghỉ nào kể từ đầu năm và tôi sẽ đánh giá cao nếu chúng ta có thể giải quyết được vấn đề gì đó.
Tôi đã hỏi Sam liệu họ có thể thay ca cho tôi không, và họ nói có thể. Sam được đào tạo bài bản và đủ tiêu chuẩn cho bất kỳ nhiệm vụ nào tôi giao cho anh ấy. Tôi có niềm tin vào khả năng của Sam để xử lý tình huống này.
Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào về yêu cầu của tôi. Tôi rất vui được đến văn phòng của bạn để thảo luận về chúng.
Cảm ơn bạn, và chúng ta sẽ nói chuyện sớm.
[Tên của bạn ở đây]
Mẫu yêu cầu thời gian nghỉ
Đơn yêu cầu nghỉ làm là một tài liệu mà nhân viên sử dụng để yêu cầu nghỉ làm. Nó thường được trình bày để phê duyệt bởi người giám sát hoặc quản lý. Mẫu yêu cầu nghỉ phép có thể bao gồm các yếu tố sau:
- Thông tin nhân viên: Bao gồm tên nhân viên, chức danh công việc và bộ phận trong phần này.
- Ngày nghỉ yêu cầu: Nhân viên nên xác định ngày họ muốn nghỉ, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Lý do xin nghỉ: Nhân viên nên bao gồm một lời giải thích ngắn gọn về lý do tại sao họ xin nghỉ, chẳng hạn như đi nghỉ, lý do cá nhân hoặc bệnh tật.
- thủ tục phê duyệt: Biểu mẫu phải xác định quy trình phê duyệt, bao gồm cả việc gửi yêu cầu cho ai và mất bao lâu để nhận được phản hồi.
- Thông tin liên lạc: Nhân viên nên bao gồm thông tin liên hệ, chẳng hạn như số điện thoại và địa chỉ email của họ để họ có thể được thông báo về trạng thái yêu cầu của họ.
- Chữ ký và ngày tháng: Nhân viên phải ký tên và ghi ngày vào biểu mẫu để cho biết rằng họ đã đọc yêu cầu và đồng ý với các yêu cầu.
Khi hoàn thành biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép, điều quan trọng là phải tuân thủ các chính sách và thủ tục của công ty, bao gồm mọi thời hạn hoặc yêu cầu thông báo. Nhân viên có thể giúp đảm bảo rằng yêu cầu của họ được chấp nhận kịp thời và thời gian nghỉ của họ được sắp xếp mà không có xung đột bằng cách trình bày yêu cầu rõ ràng và ngắn gọn.
Yêu cầu thời gian nghỉ ADP
ADP là nhà cung cấp giải pháp nhân sự và tiền lương. Nếu tổ chức của bạn sử dụng ADP để quản lý thời gian nghỉ, quy trình gửi yêu cầu thời gian nghỉ có thể khác một chút. Sau đây là một số bước điển hình để gửi yêu cầu tạm nghỉ thông qua ADP:
- Đăng nhập vào ADP: Nhập thông tin đăng nhập nhân viên của bạn vào ADP.
- Truy cập tính năng yêu cầu thời gian nghỉ: Tùy thuộc vào thiết lập của công ty bạn, bạn có thể cần truy cập tùy chọn yêu cầu thời gian nghỉ bên trong ADP. Điều này thường được tìm thấy trong phần “Thời gian & Điểm danh” hoặc “Thẻ chấm công của tôi”.
- Chọn loại thời gian nghỉ bạn muốn: Chọn xem bạn muốn có thời gian nghỉ phép, cá nhân hay ốm đau.
- Nhập ngày nghỉ yêu cầu: Nhập ngày bạn muốn nghỉ, bao gồm cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Giải thích lý do tại sao bạn cần thời gian nghỉ: Đưa ra một lời giải thích ngắn gọn về lý do tại sao bạn cần thời gian nghỉ.
- Gửi lời đề nghị: Sau khi nhập đầy đủ các thông tin yêu cầu, hãy gửi yêu cầu nghỉ việc để phê duyệt.
- Kiểm tra trạng thái yêu cầu của bạn: Bạn có thể kiểm tra trạng thái yêu cầu thời gian nghỉ của mình bên trong ADP. Tùy thuộc vào thủ tục của công ty bạn, bạn có thể được thông báo liệu yêu cầu của bạn được cho phép hay bị từ chối.
Khi gửi yêu cầu nghỉ phép thông qua ADP, điều quan trọng là phải tuân thủ các tiêu chuẩn và thủ tục của công ty bạn. Nhân viên có thể giúp đảm bảo rằng thời gian nghỉ phép của họ được sắp xếp mà không có xung đột bằng cách gửi yêu cầu một cách kịp thời và chính xác.
Yêu cầu ngày nghỉ Chủ đề email
Khi gửi email để yêu cầu một ngày nghỉ, dòng chủ đề phải chính xác và đơn giản, nêu rõ mục đích của email. Dưới đây là một số dòng chủ đề mẫu cho email yêu cầu một ngày nghỉ:
- Yêu cầu ngày nghỉ
- Yêu cầu nghỉ
- Yêu cầu ngày cá nhân
- Yêu cầu ngày nghỉ ốm
- Yêu cầu thời gian tắt
- Yêu cầu [ngày] nghỉ
- Yêu cầu nghỉ một ngày
Điều quan trọng là phải rõ ràng trong dòng tiêu đề, lưu ý loại ngày nghỉ và (các) ngày được yêu cầu. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng yêu cầu của bạn được tiếp nhận và xử lý ngay khi có thể.
Thông tin gì cần được đưa vào yêu cầu nghỉ phép?
biểu mẫu của bạn ít nhất phải bao gồm:
- Tên nhân viên.
- Ngày yêu cầu được thực hiện.
- Đã yêu cầu thời gian nghỉ (phạm vi ngày hoặc phạm vi giờ)
- Lý do cho thời gian nghỉ.
- Chữ ký của nhân viên.
- Chữ ký của người quản lý.
- Xác nhận phê duyệt/từ chối.
- Ngày yêu cầu được phê duyệt hoặc từ chối.
Làm thế nào tôi nên yêu cầu thời gian nghỉ vì lý do cá nhân?
Dưới đây là một số gợi ý về cách yêu cầu thời gian nghỉ vì lý do cá nhân:
- Chuẩn bị trước
- Hãy ngắn gọn và rõ ràng.
- Nên có ý thức.
- đề nghị hỗ trợ
- Tuân theo chính sách của công ty.
Làm thế nào trước bao xa để yêu cầu thời gian nghỉ?
Một số công ty chỉ muốn thông báo trước một hoặc hai tuần, trong khi những công ty khác yêu cầu ít nhất một tháng.
Tôi có thể yêu cầu một ngày nghỉ trong thông báo ngắn không?
Đúng. Điều này có thể yêu cầu nghỉ ít nhất một hoặc hai ngày trong thời gian ngắn. Trường hợp khẩn cấp về y tế là một lý do chính đáng để yêu cầu một ngày nghỉ.
Kết luận
Yêu cầu thời gian nghỉ là một thủ tục quan trọng đòi hỏi phải có sự chuẩn bị và giao tiếp rõ ràng. Cho dù bạn đang tìm kiếm thời gian nghỉ vì lý do cá nhân, kỳ nghỉ hoặc y tế, điều quan trọng là phải tuân theo các quy định và thủ tục của công ty, quan tâm đến nhu cầu của chủ lao động và trình bày yêu cầu của bạn một cách rõ ràng và chính xác.
Lên kế hoạch trước và thông báo cho chủ lao động của bạn càng nhiều càng tốt khi xin nghỉ phép, đồng thời nêu rõ ngày và lý do cho yêu cầu của bạn. Tôn trọng nhu cầu của chủ nhân và đề nghị hỗ trợ tìm giải pháp ít ảnh hưởng nhất đến nhóm. Ngoài ra, nếu cần, hãy liên hệ với chủ lao động của bạn để đảm bảo rằng yêu cầu của bạn được xử lý kịp thời.
Nhân viên có thể giúp đảm bảo rằng yêu cầu nghỉ phép của họ được chấp nhận và thời gian nghỉ làm của họ được quản lý thành công bằng cách làm theo các hướng dẫn và mẹo này.
- CÁCH NHẬN GIỚI HẠN TÍN DỤNG CAO HƠN TRÊN THẺ TÍN DỤNG
- TĂNG DÒNG TÍN DỤNG: Cách Yêu cầu Tăng Hạn mức Tín dụng
- LÀM THẾ NÀO ĐỂ HỎI CHUYÊN ĐỀ: Cho dù đó là công việc đầu tiên của bạn sau khi tốt nghiệp
- MẪU THÔNG TIN NHÂN VIÊN: Mọi thứ bạn cần biết
- BẢNG LƯƠNG LÀ GÌ: Nó là gì, Thuế, Khấu trừ, Adp & Tuân thủ
- https://businessyield.com/bs-business/how-to-become-your-own-boss/
dự án
