Khi bạn không ở nơi làm việc, các tin nhắn vắng mặt sẽ tự động được gửi đến đồng nghiệp, khách hàng và khách hàng. Họ thông báo cho mọi người về sự vắng mặt của bạn và khi nào họ có thể mong đợi phản hồi cho email của họ. Ở đây, trong blog này, chúng tôi có tất cả thông tin về email hoặc tin nhắn vắng mặt này. Ở cuối blog, bạn sẽ có thể viết email vắng mặt của mình hoặc sử dụng mẫu hoặc ví dụ miễn phí của chúng tôi để tự gửi email vắng mặt trước khi đi nghỉ hoặc thiết lập thư email trả lời tự động . Bạn cũng sẽ biết cách thiết lập email vắng mặt với Outlook hoặc Gmail.
Thông báo Email vắng mặt là gì?
Tin nhắn vắng mặt (hoặc tin nhắn OOO) là phản hồi email tự động thông báo cho nhân viên rằng bạn sẽ vắng mặt trong một thời gian dài. Những thông báo này giúp đảm bảo rằng công ty hoạt động bình thường khi bạn đi vắng.
Khi bạn bật thông báo vắng mặt, bất kỳ ai gửi email cho bạn sẽ ngay lập tức nhận được phản hồi tự động của bạn. Họ sẽ biết bạn sẽ vắng mặt trong bao lâu và họ có thể liên hệ với ai trong thời gian chờ đợi theo cách đó. Nếu bạn làm việc ở một vị trí mà đồng nghiệp của bạn yêu cầu phản hồi nhanh chóng, thì việc gửi tin nhắn vắng mặt bất cứ khi nào bạn rời khỏi bàn làm việc, ngay cả khi chỉ dành cho một cuộc họp hoặc cuộc hẹn ngắn, có thể có lợi.
Nếu công việc của bạn có thời gian quay vòng dài hơn, bạn không cần phải gửi tin nhắn vắng mặt khi có cuộc hẹn gấp, nhưng bạn nên gửi tin nhắn đó bất cứ khi nào bạn đi nghỉ, nghỉ ốm hoặc một dạng vắng mặt kéo dài khác.
Khi Nào Bạn Sử Dụng Tin Nhắn Ngoài Văn Phòng?
Đồng nghiệp, khách hàng và người đăng ký thường dự đoán các phản hồi và giải pháp nhanh chóng cho mối quan tâm của họ, đặc biệt là từ những người trong dịch vụ khách hàng, tiếp thị và truyền thông. Thông tin liên lạc ngoài văn phòng thông báo cho khách hàng về việc bạn không thể trả lời ngay lập tức một cách lịch sự, ngắn gọn và chuyên nghiệp. Nếu bạn sắp đi một ngày, một tuần hoặc vài tháng, bạn có thể để lại tin nhắn OOO. Bạn có thể muốn thiết lập một tin nhắn vắng mặt nếu bạn đang có kế hoạch:
- Đi nghỉ
- Tham dự một hội nghị, hội thảo hoặc cuộc họp mặt chuyên nghiệp
- Nghỉ thai sản, ốm đau hoặc nghỉ phép
- Nghỉ một ngày
- Tham dự một cuộc hẹn của bác sĩ
Những gì cần bao gồm trong một tin nhắn email vắng mặt
- Thông báo vắng mặt có thể chứa thông tin quan trọng như:
- Tại sao bạn đi?
- Bạn đi bao lâu?
- Ngày bạn định trở về
- Gọi cho ai trong trường hợp khẩn cấp hoặc để được hỗ trợ nhanh chóng
Tùy thuộc vào nhiệm vụ công việc của bạn và thông tin mà bạn tin rằng những người liên hệ của bạn sẽ yêu cầu khi bạn vắng mặt, bạn có thể thêm các chi tiết cụ thể bổ sung. Hầu hết các ứng dụng email chuyên nghiệp đều cho phép bạn định cấu hình hai thư OOO cùng lúc, một cho đồng nghiệp nội bộ và một cho các liên hệ kinh doanh bên ngoài.
Những điều cần tránh trong một tin nhắn vắng mặt
Tin nhắn ngoài văn phòng phải chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Bạn nên tránh những điều sau:
- Cung cấp quá nhiều thông tin. Phản hồi tự động nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Xóa mọi thông tin thừa khỏi email.
- Bạn đã tuyên bố rằng bạn sẽ phản ứng ngay khi bạn trở lại. Khi bạn trở lại văn phòng, có thể mất một chút thời gian để đọc email, gọi điện thoại và dự án. Tốt nhất là bạn không nên lường trước việc có thể trả lời một tin nhắn bị nhỡ ngay khi bạn quay lại.
- Sử dụng trái phép sự hỗ trợ của đồng nghiệp. Bạn nên bao gồm thông tin liên hệ của đồng nghiệp trong trường hợp có việc khẩn cấp xảy ra khi bạn đi vắng. Tuy nhiên, trước khi đưa thông tin của đồng nghiệp vào, hãy đảm bảo rằng bạn được họ đồng ý.
Làm thế nào để bạn viết một email vắng mặt tốt?
Một tin nhắn vắng mặt phù hợp nên bao gồm ba mục được liệt kê dưới đây:
#1. Ngày chính xác bạn sẽ trở lại
Thông tin này là cần thiết để đồng nghiệp của bạn biết khi nào cần phản hồi từ bạn.
#2. Lý do chung khiến bạn vắng mặt tại văn phòng
Bạn có thể chỉ định xem bạn sẽ đi nghỉ mát, nghỉ phép hay nghỉ phép cá nhân.
#3. Liên hệ với ai khi bạn vắng mặt
Nếu bạn không thể thực hiện các trách nhiệm liên quan đến công việc khi đi xa, bạn nên chỉ định ai sẽ thay bạn trong trường hợp ai đó cần hỗ trợ nhanh. Bao gồm tên đầy đủ, chức danh công việc và thông tin liên lạc của đồng nghiệp của bạn.
Nếu bạn hoạt động trong một khu vực có thể phát sinh các tình huống quan trọng mà bạn muốn được thông báo, thì bạn có thể cung cấp một phương tiện thay thế để những người khác liên hệ với bạn trong trường hợp khẩn cấp. Ví dụ: nếu bạn định trả lời các cuộc gọi nhưng không trả lời email khi đi vắng, hãy thêm số điện thoại di động của bạn.
Đừng cảm thấy bắt buộc phải tiết lộ thông tin này trừ khi lĩnh vực công việc của bạn cần nó; Rốt cuộc, thời gian nghỉ của bạn là thời gian nghỉ của bạn!
Mẫu & Ví dụ về Email Ngoài Văn phòng Tốt nhất
Chúng tôi đã tạo ra một vài mẫu email rất dễ sử dụng để trả lời tự động mà bạn có thể sử dụng bất kỳ lúc nào dựa trên tình huống cá nhân, vị trí của bạn trong tổ chức và những người thường xuyên gửi email cho bạn. Chọn một cái phù hợp nhất với bạn và cá nhân hóa nó theo ý muốn. Hãy nhớ bao gồm một liên lạc cá nhân trong bất kỳ email ngoài văn phòng nào bạn gửi. Nó sẽ hỗ trợ bạn phát triển các mối quan hệ làm việc tốt hơn và giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh của bạn.
Mẫu 1: Email vắng mặt trong kỳ nghỉ gửi cho đồng nghiệp
Chào bạn,
Tôi sẽ nghỉ phép hàng năm từ [ngày] đến [ngày]. [Tôi sẽ có mặt trong trường hợp khẩn cấp tại [địa chỉ email] hoặc [số điện thoại]/ Tôi sẽ không có mặt trong khoảng thời gian này].
Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với đồng nghiệp của tôi [tên đầy đủ] tại [email]/[số điện thoại].
Cảm ơn vì lá thư của bạn! Tôi sẽ lấy lại cho bạn khi tôi trở lại.
Best wishes,
[Tên của bạn]
Mẫu 2: Email vắng mặt cho những người bên ngoài tổ chức của bạn
Chào bạn,
Cảm ơn vì lá thư của bạn! Tôi sẽ không ở văn phòng từ [ngày] đến [ngày]. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với đồng nghiệp của tôi [tên đầy đủ] tại [email]/[số điện thoại].
Tôi sẽ lấy lại cho bạn khi tôi trở về.
Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]
Mẫu 3: Ví dụ chung về email ngoài văn phòng
Kính gửi người gửi,
Tôi đang ở ngoài văn phòng vào lúc này và tôi không kiểm tra email của mình. Tôi sẽ không trở lại cho đến [ngày]. Nếu đây là vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [tên đầy đủ] tại [email]/[số điện thoại] vì [lý do chính đáng] và [tên đầy đủ] tại [email]/[số điện thoại] vì [lý do chính đáng]. Nếu không, tôi sẽ trả lời email của bạn ngay khi có thể sau khi trở về.
Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]
Mẫu 4: Vắng mặt với email phản hồi chậm
Chào bạn,
Cảm ơn vì lá thư của bạn! Tôi sẽ không ở văn phòng từ [ngày] đến [ngày]. Tôi sẽ kiểm tra email của mình khi có thể và sẽ cố gắng trả lời thư của bạn ngay lập tức.
Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với đồng nghiệp của tôi [tên đầy đủ] tại [email]/[số điện thoại].
Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]Mẫu 5: Email vắng mặt trong ngày lễ
Chào bạn,
Cảm ơn vì lá thư của bạn! Do [ngày lễ / ngày nghỉ lễ/ngày lễ ngân hàng / ngày lễ quốc gia], văn phòng của chúng tôi sẽ đóng cửa từ [ngày] đến [ngày]. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với tôi tại [email]/[số điện thoại].
Tôi sẽ lấy lại cho bạn khi tôi trở về.
Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]Mẫu 6: Thông báo email vắng mặt cho một sự kiện của công ty
Chào bạn,
Cảm ơn vì lá thư của bạn! Tôi sẽ không có mặt ở văn phòng để tham dự [tên sự kiện của công ty] diễn ra tại [thêm địa điểm] từ [ngày] đến [ngày]. Tôi sẽ kiểm tra email định kỳ, nhưng nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với đồng nghiệp của tôi [tên đầy đủ] tại [email]/[số điện thoại].
Nếu bạn cũng ở [địa điểm] những ngày này, tôi rất muốn kết nối! Gọi cho tôi theo [số điện thoại] của tôi và tôi sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết.
Trân trọng,
[Chữ ký của bạn]5 mẹo để viết một tin nhắn email ngoài văn phòng
Vì vậy, làm thế nào bạn có thể tạo một thông điệp email ngoài văn phòng hiệu quả? Dưới đây là năm ý tưởng để làm cho email của bạn vừa hiệu quả vừa tử tế.
#1. Giữ nó ngắn và ngọt ngào
Thông tin liên lạc ngoài văn phòng tốt nhất là ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Đăng xuất sau khi cung cấp thông tin liên quan bằng một vài cụm từ ngắn gọn. Không cần phải làm phiền đồng nghiệp của bạn bằng cách cung cấp quá nhiều chi tiết về sự vắng mặt của bạn.
#2. Chỉnh sửa tin nhắn của bạn
Bạn không bao giờ muốn gửi một email công việc có lỗi ngữ pháp. Tầm cỡ bài viết của bạn có thể ảnh hưởng đến cách đồng nghiệp và khách hàng cảm nhận về bạn.
#3. Đừng hứa bạn không thể giữ
Đưa ra những lời hứa mà bạn sẽ không thể giữ được là một lỗi phổ biến khi gửi email ngoài văn phòng. Ví dụ, đừng hứa sẽ trả lời email vắng mặt ngay khi bạn quay lại. Rất có thể bạn sẽ có rất nhiều việc phải làm khi trở lại, vì vậy bạn không thể hứa hẹn một sự thay đổi nhanh chóng.
#4. Duy trì một giai điệu chuyên nghiệp
Khi bạn chuẩn bị đi nghỉ, bạn thường có xu hướng sử dụng giọng điệu trang trọng hoặc thân thiện. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng thư vắng mặt vẫn là email công việc.
#5. Xem xét tất cả các kênh truyền thông
Tốt nhất bạn nên soạn thảo và kích hoạt một thông báo vắng mặt trên tất cả các nền tảng chính mà qua đó bạn tương tác với các đối tác kinh doanh của mình.
Cách thiết lập Thư trả lời tự động vắng mặt của bạn
Bạn nên chuẩn bị sẵn thư email vắng mặt của mình ngay bây giờ và đây là cách thiết lập thư trả lời tự động khi vắng mặt của bạn trong các nền tảng email khác nhau, bao gồm cả Microsoft Outlook.
#1. Cách đặt trả lời vắng mặt trên Gmail
Hãy làm theo các hướng dẫn sau để định cấu hình tính năng trả lời tự động trong Gmail nếu bạn sử dụng Google Workspace. Nhấp vào tùy chọn > Xem tất cả tùy chọn ở góc trên bên phải của Gmail. Cuộn tất cả xuống phần Trả lời kỳ nghỉ.
- Nên chọn “Trả lời nghỉ phép trên”.
- Điền vào chỗ trống ngày tháng, dòng chủ đề và thông báo vắng mặt cơ bản của bạn.
- Nhấp vào các ô tương ứng để gửi thư trả lời tự động tới các liên hệ và những người trong tổ chức của bạn.
- Nhấp vào nút "Lưu thay đổi".
Trình trả lời tự động vắng mặt của bạn đã được định cấu hình. Khi bật tính năng trả lời tự động, bạn sẽ thấy thanh trên cùng có tùy chọn kết thúc thư tự động như thế này. Để tắt tính năng trả lời kỳ nghỉ, hãy nhấp vào nút “Kết thúc ngay bây giờ”.
#2. Cách đặt trả lời email vắng mặt trên Outlook
Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook cho email của mình, đây là các bước để thiết lập tính năng tự động trả lời email khi vắng mặt.
- Chọn Tệp > Trả lời Tự động
- Chọn “Gửi trả lời tự động”
- Nhấp vào “Chỉ gửi trong khoảng thời gian này” để chỉnh sửa phạm vi ngày và giờ
- Nhập tin nhắn trả lời tự động của bạn và nhấp vào OK. Thao tác này sẽ bật trả lời tự động cho những người gửi email cho bạn từ bên trong tổ chức
- Đối với những người bên ngoài tổ chức, hãy nhấp vào tab "Bên ngoài tổ chức của tôi" và nhập cùng một thư hoặc một thư trả lời tự động khác
- nhấn OK
Bạn đã đặt thời gian nghỉ cho trình trả lời email vắng mặt trên Outlook.
#3. Cách đặt tin nhắn vắng mặt trên Slack
Ngày nay, các nền tảng nhắn tin tức thì như Slack và Teams phổ biến hơn email. Cân nhắc đăng thông báo vắng mặt của bạn trên các nền tảng đó. Để thay đổi trạng thái Slack của bạn thành vắng mặt, hãy làm theo các bước sau:
- Ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ Slack, hãy nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn.
- Nhấp vào nút “Cập nhật trạng thái của bạn”.
- Trong cửa sổ bật lên xuất hiện, hãy nhập trạng thái vắng mặt duy nhất của bạn rồi chỉ định thời gian. Bạn thậm chí có thể bao gồm các biểu tượng cảm xúc trong trạng thái của mình.
Bạn nói gì trong một email vắng mặt?
“Cảm ơn vì email của bạn,” bạn có thể nói. Vì [lý do], tôi hiện đang vắng mặt tại văn phòng cho đến [ngày trở lại]. Khi tôi trở lại, tôi sẽ vui vẻ trả lời tin nhắn của bạn. Trong thời gian chờ đợi, vui lòng liên hệ với [tên đồng nghiệp + chức vụ] tại [email, điện thoại, v.v.] nếu bạn muốn được hỗ trợ.”
Một ví dụ đẹp khi vắng mặt ở văn phòng là gì?
Đây là một ví dụ về một email ngoài văn phòng hay: Tôi sẽ không ở văn phòng từ (ngày/tháng) đến (ngày/tháng), với quyền truy cập email bị hạn chế. Vui lòng liên hệ với [Name] tại [email] hoặc [phone] nếu bạn có bất kỳ câu hỏi khẩn cấp nào. Tôi sẽ trả lời email của bạn càng sớm càng tốt. Nhưng bạn có khả năng nhiều hơn nữa.
Ví dụ về Tin nhắn Ngoài Văn phòng là gì?
Ví dụ về các tin nhắn vắng mặt bao gồm:
- “Tôi đánh giá cao email của bạn. Tôi sẽ không ở văn phòng từ ngày 8 đến ngày 12 tháng XNUMX….
- “Tôi sẽ đi vắng từ ngày 25 tháng 29 đến ngày XNUMX tháng XNUMX.” Bạn có thể liên hệ với đồng nghiệp của tôi, Marilyn Morales, tại [email and phone number] nếu có vấn đề khẩn cấp.”
- “Tôi đánh giá cao email của bạn. Tôi hiện đang ở ngoài văn phòng và không theo dõi email của mình.
Tin nhắn trả lời tự động tốt là gì?
Ví dụ về các loại email tự động trả lời ngoài văn phòng bao gồm: Xin chào, Cảm ơn bạn đã liên hệ với _. Chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ phản hồi trong thời gian sớm nhất. Xin chào, Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn trong việc hợp tác với chúng tôi. Để đặt lịch hẹn, vui lòng truy cập [liên kết đến trang đặt lịch].
Phản hồi email tự động tốt là gì?
Sau đây là một ví dụ về email trả lời tự động:
Xin chào [first_name], Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã liên hệ! Trả lời tự động này chỉ đơn giản là để thông báo cho bạn... Chúng tôi đã nhận được email của bạn và sẽ trả lời (con người) sớm nhất có thể.
Tin nhắn vắng mặt lành mạnh là gì?
Dưới đây là một ví dụ về email ngoài văn phòng:
Tôi tạm thời không có mặt tại văn phòng [đi nghỉ, dự hội nghị hoặc vì lý do khác] và sẽ không thể trả lời cho đến [ngày]. Nếu bạn muốn hỗ trợ khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [tên liên hệ] tại [thông tin liên hệ]. Họ sẽ sẵn lòng hỗ trợ bạn trong khi tôi đi vắng.
Kết luận
Mọi người đều mong muốn được cần đến. Khi bạn biết mình sẽ không thể kiểm tra hộp thư đến của mình, hãy thiết lập một câu trả lời tự động ngoài văn phòng. Hãy sử dụng các ví dụ mà chúng tôi đã cung cấp và làm thật tốt; đây là một cách tiếp cận tuyệt vời để tăng lòng trung thành và doanh số bán hàng thương mại điện tử mà không quá thúc ép. Tạo một thông điệp hài hước hoặc sâu sắc để giúp bạn nổi bật giữa đám đông!
- VÙNG KHÔNG GIỚI HẠN: Định nghĩa, Chính sách và Cách thức hoạt động
- DỊCH VỤ EMAIL TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP (+ Tùy chọn miễn phí)
- HỆ THỐNG EMAIL CHO DOANH NGHIỆP: 17+ Lựa chọn tốt nhất năm 2023 (Đánh giá chi tiết)
- TIN NHẮN NGOÀI VĂN PHÒNG: Ý nghĩa, Ví dụ và Hướng dẫn
- GMAIL BUSINESS: Cách thức hoạt động & cách tạo
- BẰNG CẤP GIẢNG DẠY: 7 Loại Bằng Cấp Giảng Dạy và Cách Nhận Bằng Cấp
- TẬP TIN BIN: Ý nghĩa của nó Cách mở một tệp trên máy tính của bạn
dự án
