Mọi doanh nghiệp ở Oregon, ngay cả những doanh nghiệp chỉ có một người, đều phải tuân theo luật nghỉ ốm của tiểu bang, luật này yêu cầu mỗi nhân viên phải nghỉ ốm tới 40 giờ mỗi năm dương lịch. Nghỉ ốm có thể không được trả lương tùy thuộc vào quy mô và địa điểm của công ty bạn, trong khi một số chủ lao động có nghĩa vụ cung cấp cho bạn nghỉ ốm có lương. Mặc dù luật nghỉ ốm của Oregon không phức tạp như luật ở các tiểu bang khác, chẳng hạn như California, bạn vẫn phải đảm bảo rằng công ty của bạn tuân thủ. Sau đây là tất cả những gì bạn cần biết về luật PTO và nghỉ ốm của Oregon.
Luật Nghỉ ốm của Oregon hoạt động như thế nào
Nghỉ ốm ở Oregon được tính là một giờ nghỉ ốm kiếm được cho mỗi 30 giờ làm việc, tối đa là 40 giờ. Bạn có thể cho phép thêm thời gian nghỉ ốm theo quyết định của mình, nhưng hãy đảm bảo rằng điều đó áp dụng cho tất cả nhân viên. Để tuân thủ các quy định về nghỉ ốm của Oregon, bạn phải biết các vấn đề như nghỉ có lương và không được trả lương, quyền của nhân viên, cách sử dụng thời gian nghỉ ốm được phép và kết hợp nghỉ ốm với thời gian nghỉ có lương (PTO).
Nghỉ ốm có lương và không lương
Người sử dụng lao động ở Oregon có ít nhất mười nhân viên phải trả lương cho thời gian nghỉ ốm. Nếu bạn có ít nhất sáu nhân viên và doanh nghiệp của bạn hoặc bất kỳ nhân viên nào ở Portland, bạn phải trả lương cho thời gian nghỉ ốm. Nếu bạn có ít nhân viên hơn, bạn có thể quyết định không trả lương cho thời gian nghỉ ốm; tuy nhiên, việc trả lương cho thời gian nghỉ ốm có thể là một lợi thế hấp dẫn đối với một doanh nghiệp nhỏ.
Mức nhân sự của một số công ty có thể thay đổi, đặc biệt là các doanh nghiệp thời vụ không sử dụng nhân viên toàn thời gian cả năm. Nếu điều này áp dụng cho tổ chức của bạn, bạn phải tính mức trung bình hàng ngày của mình cho bất kỳ khoảng thời gian 20 tuần nào trong năm trước. Thời gian nghỉ ốm của bạn phải được thanh toán nếu công ty của bạn có trung bình hàng ngày từ 10 nhân viên trở lên (sáu nhân viên trở lên ở Portland).
Tư cách và Quyền lợi của Nhân viên
Nhân viên thuộc mọi loại—toàn thời gian, bán thời gian và thời vụ—được hưởng tối đa 40 giờ nghỉ ốm mỗi năm từ công ty của họ. (Quy định này yêu cầu nhân viên toàn thời gian phải làm việc tối thiểu 40 giờ mỗi năm; nhân viên bán thời gian và thời vụ có thể kiếm được ít hơn.) Tuy nhiên, giống như hầu hết các vấn đề pháp lý, vẫn có những ngoại lệ. Khi bạn không bắt buộc phải cho nhân viên nghỉ ốm, hãy xem xét các tình huống sau:
- Khi một nhân viên nghỉ ốm theo Đạo luật Nghỉ phép vì lý do Gia đình và Y tế (FMLA),
- Khi nhân viên là cha mẹ, vợ/chồng hoặc con của chủ doanh nghiệp nhỏ
- Khi một công nhân được ghi danh vào một chương trình đào tạo việc làm của liên bang hoặc tiểu bang
- Khi một nhân viên được ghi danh vào một chương trình vừa học vừa làm
- Khi nhân viên là một nhà thầu độc lập
Theo luật Oregon, bạn không bắt buộc phải cho nghỉ ốm ngay sau khi thuê một nhân viên mới. Bạn có thể yêu cầu nhân viên của mình làm việc cho bạn ít nhất 90 ngày trước khi họ đủ điều kiện nghỉ ốm, như bạn có thể làm với nhiều phúc lợi khác.
Khi một nhân viên rời công ty của bạn, bạn không bắt buộc phải thanh toán bất kỳ khoản thời gian ốm đau tích lũy và chưa sử dụng nào, trừ khi tổ chức của bạn có chính sách yêu cầu bạn phải làm như vậy. Bất kể chính sách công ty của bạn là gì, bạn phải luôn tuân thủ nó.
Sử dụng thời gian ốm được phép
Nhân viên của bạn có thể sử dụng thời gian nghỉ ốm vì nhiều lý do đã được phê duyệt trước, bao gồm cả việc chăm sóc bản thân và các trường hợp đặc biệt mà họ đang chăm sóc cho người khác.
Nhân viên của bạn có thể nghỉ ốm vì các mục đích sau:
- Cuộc hẹn với bác sĩ
- Chữa lành vết thương
- Bệnh tật hay ốm đau
- Tâm bệnh
- Sự chết
- Bạo lực gia đình, quấy rối, tấn công tình dục và các sự cố liên quan khác
Nhân viên cũng có thể nghỉ ốm khi họ không bị ốm hoặc bị thương để:
- Chăm sóc cho một thành viên gia đình bị bệnh hoặc bị thương
- Đưa một thành viên trong gia đình đi khám bác sĩ hoặc kiểm tra sức khỏe tâm thần.
- Chăm sóc một đứa trẻ bị bệnh hoặc bị thương.
- Chăm sóc một đứa trẻ có trường học hoặc nhà trẻ bị đóng cửa do tình trạng khẩn cấp về sức khỏe cộng đồng.
Nghỉ ốm so với Luật PTO ở Oregon
Một số doanh nghiệp mong muốn mọi việc trở nên dễ dàng hơn bằng cách kết hợp các chính sách PTO và nghỉ ốm thành một chính sách duy nhất. Bạn có thể làm như vậy miễn là chính sách PTO của bạn đáp ứng các yêu cầu nghỉ ốm tối thiểu của Oregon. Điều này không làm giảm nghĩa vụ cho bạn nghỉ thêm theo yêu cầu của luật Oregon hoặc liên bang.
Mặc dù việc kết hợp các chính sách nghỉ phép thành một chính sách rộng duy nhất có thể hữu ích ở các tiểu bang không có quy định tương tự như của Oregon, nhưng chúng tôi không đề xuất điều đó ở Oregon. Lý tưởng nhất là thiết lập một chính sách PTO riêng để bạn có thể điều chỉnh ngay chính sách nghỉ ốm của mình nếu luật của Oregon thay đổi. Ở Oregon, có thể cho phép kết hợp các quy tắc này với điều kiện là bạn cung cấp cho nhân viên của mình PTO không giới hạn.
Điều kiện tiên quyết của nhà tuyển dụng
Ngoài việc dành thời gian nghỉ ốm cho nhân viên của mình, bạn phải lưu giữ hồ sơ chính xác về thời gian tích lũy và sử dụng thời gian nghỉ ốm của họ, cung cấp cho họ thông tin về các quyền của họ và cung cấp cho họ thông tin cập nhật thường xuyên về số dư thời gian nghỉ ốm của họ.
Thông báo và Công bố
Đặt áp phích tuân thủ ở những vị trí nổi bật xung quanh văn phòng của bạn là một cách để đảm bảo tuân thủ luật lao động và nhân sự. Quy chế về thời gian nghỉ ốm của Oregon bao gồm các yêu cầu tương tự, chẳng hạn như dán bảng thông báo về thời gian nghỉ ốm ở nơi nhân viên có thể dễ dàng nhìn thấy. Áp phích phải có thông tin cơ bản về quyền nghỉ ốm của họ.
Tuy nhiên, nếu tổ chức của bạn ở xa, bạn có thể đặt thông báo trên mạng nội bộ hoặc bảng thông báo điện tử hoặc thậm chí gửi thông báo qua email cho toàn công ty. Nếu bạn phát hành bản tin nội bộ định kỳ, hãy cung cấp liên kết đến áp phích của công ty bạn, cũng như bất kỳ nhu cầu tuân thủ nào khác, trong mỗi thông báo.
Báo cáo Số dư Thời gian Ốm
Luật pháp quy định người sử dụng lao động ở Oregon phải cung cấp cho nhân viên báo cáo hàng quý nêu chi tiết số ngày nghỉ ốm mà họ đã tích lũy và chi tiêu. Bạn có thể cung cấp thông tin này ở mọi nơi và nếu bạn sử dụng phần mềm tính lương, bạn có thể đưa thông tin này vào mọi cuống lương, đáp ứng các yêu cầu của luật pháp.
Yêu cầu tài liệu
Hãy thận trọng khi yêu cầu tài liệu chứng minh rằng một nhân viên vắng mặt vì bệnh tật hoặc chăm sóc một thành viên gia đình bị bệnh. Mặc dù yêu cầu giấy tờ khi nhân viên nghỉ ốm có vẻ thông minh, nhưng bạn chỉ có thể làm như vậy trong các trường hợp sau:
- Nếu một nhân viên vắng mặt hơn ba ngày liên tiếp,
- Nếu thời gian nghỉ ốm của nhân viên dự kiến kéo dài hơn ba ngày làm việc liên tục (phẫu thuật, điều trị y tế),
- Nếu một nhân viên không đưa ra thông báo thích hợp hoặc hợp lý về việc nghỉ ốm của họ (10 ngày nếu có thể thấy trước, hợp lý vì bệnh tật hoặc thương tích), người sử dụng lao động có thể chấm dứt việc làm của nhân viên.
- Nếu bạn có cơ sở hợp lệ để nghi ngờ việc nhân viên sử dụng thời gian nghỉ ốm (vắng mặt nhiều, lạm dụng PTO),
Nhận và tính lương nghỉ ốm
Khi xây dựng chính sách nghỉ ốm của Oregon, bạn phải đảm bảo tuân thủ luật pháp bằng cách yêu cầu nhân viên tích lũy thời gian và thanh toán chính xác. Bạn có thể tích lũy thời gian của nhân viên theo hai cách: tích lũy hoặc gộp một lần.
Xin Nghỉ Ốm
Như đã nêu trước đây, thời gian nghỉ ốm tích lũy cần tính toán ít nhất một giờ nghỉ ốm cho mỗi 30 giờ làm việc. Bạn có thể ngừng tích lũy thời gian nghỉ ốm sau khi nhân viên có 40 giờ trong quỹ thời gian nghỉ ốm của họ. Bạn có thể tiếp tục tích lũy số giờ cho nhân viên của mình nếu chính sách nghỉ ốm của công ty bạn tự do hơn các tiêu chuẩn của tiểu bang.
Ngay cả khi bạn yêu cầu nhân viên phải làm việc trong 90 ngày trước khi họ có thể sử dụng thời gian nghỉ ốm, thì khoản tích lũy của họ sẽ bắt đầu vào ngày họ bắt đầu làm việc. Họ đủ điều kiện sử dụng thời gian ốm sau khi họ đã hoàn thành tối thiểu 90 ngày.
Mặc dù hệ thống này cho phép nhân viên được nghỉ ốm dựa trên số giờ làm việc của họ, nhưng nó đòi hỏi nỗ lực hành chính bổ sung. Điều này cũng làm tăng khả năng xảy ra lỗi quản trị hoặc tính toán sai.
Nghỉ Ốm Trả Một Lần
Tùy chọn trả gộp bao gồm việc chỉ cho nhân viên nghỉ ốm hoàn toàn vào ngày 1 tháng XNUMX hàng năm. Phương pháp này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong bộ phận hành chính.
Bất lợi của việc trả gộp là khi nhân viên bắt đầu làm việc trước ngày 1 tháng 40. Bạn sẽ cần chia tỷ lệ thời gian nghỉ ốm của họ tùy thuộc vào ngày bắt đầu làm việc của họ trong trường hợp này. Vì vậy, nếu bạn cung cấp 1 giờ nghỉ ốm mỗi năm và một nhân viên mới bắt đầu được tuyển dụng vào ngày 20 tháng XNUMX (thời điểm giữa năm), bạn phải chia thời gian nghỉ ốm của họ theo tỷ lệ một nửa hoặc XNUMX giờ. Ngay cả với bước bổ sung này, chúng tôi tin rằng tính gộp là phương pháp tốt hơn, ít tốn kém hơn về mặt hành chính để tính thời gian nghỉ ốm.
Tính lương
Nếu tổ chức của bạn được yêu cầu trả lương cho nhân viên nghỉ ốm, bạn phải trả cho họ mức lương thông thường của họ. Nếu nhân viên làm việc theo giờ chỉ nhận được một mức lương, bạn phải cung cấp cho họ mức lương theo giờ thông thường cho mỗi giờ họ vắng mặt vì bệnh tật. Sử dụng mức trung bình có trọng số của mức lương của nhân viên theo giờ nếu họ có nhiều hơn một mức lương.
Nhân viên được trả lương phải được trả toàn bộ số tiền kiếm được trong thời gian nghỉ ốm. Ví dụ: nếu một nhân viên kiếm được mức lương hàng tuần là 2,500 đô la và nghỉ ốm một ngày, bạn phải trả cho họ 2,000 đô la tiền lương thông thường cộng với 500 đô la cho một ngày nghỉ ốm.
Nếu bạn thuê những nhân viên không hưởng lương cơ bản, bạn phải trả cho họ ít nhất mức lương tối thiểu cho mỗi giờ họ nghỉ ốm. Nếu bạn trả lương cơ bản cho nhân viên được ủy quyền, bạn phải trả cho họ mức lương bằng với mức lương theo giờ của họ hoặc mức lương tối thiểu, tùy theo mức nào cao hơn.
Mặc dù tiền làm thêm giờ, tiền thưởng, tiền boa và các khoản thanh toán khác so với mức cơ bản của nhân viên không được tính vào tiền lương nghỉ ốm, nhưng tiền lương chênh lệch theo ca lại có, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đang tính toán phù hợp nếu bạn có nhân viên thuộc nhóm đó.
Giữ chân nhân viên
Tiểu bang Oregon cho phép nhân viên nghỉ ốm tới 40 giờ mỗi năm. Người sử dụng lao động cũng có thể giới hạn thời gian nghỉ ốm cộng dồn là 40 giờ mỗi năm và giới hạn tổng số giờ nghỉ ốm cho mỗi nhân viên là 80 giờ. Bạn có tùy chọn để tăng các hạn chế này theo quyết định của mình.
Vì vậy, nếu một nhân viên không nghỉ ốm trong năm trước, họ có thể làm thêm tất cả 40 giờ. Bạn có thể tạm dừng tích lũy của họ sau khi họ hoàn thành 40 giờ trong năm. Nếu họ sử dụng thời gian nghỉ ốm và số dư của họ giảm xuống dưới 80 giờ, bạn phải khởi động lại việc tích lũy của họ. Ngay cả khi họ có hơn 40 giờ nghỉ ốm vào cuối năm, bạn có thể giới hạn thời gian chuyển đổi của họ xuống còn 40 giờ.
Cân nhắc pháp lý
Quy định về thời gian nghỉ ốm của Oregon khá đơn giản, nhưng nó vẫn đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết để tránh không tuân thủ. Nếu bạn tính lương sai hoặc vi phạm các quyền hợp pháp của nhân viên, bạn có thể phải đối mặt với các khoản tiền phạt và hình phạt của tiểu bang, cũng như các vụ kiện của nhân viên.
Hình phạt và tiền phạt
Tiền lương phạt là hợp pháp ở Oregon. Việc không trả đúng thời gian nghỉ ốm của nhân viên có thể dẫn đến mức lương phạt lên đến tám lần mức lương thông thường của nhân viên. Ngay cả những lỗi biên chế nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả nặng nề này.
Oregon cũng cho phép phạt $1,000 mỗi lần vi phạm. Vì vậy, nếu bạn có ba nhân viên nghỉ ốm nhưng nhóm tính lương của bạn không tính đúng tiền lương nghỉ ốm của họ, công ty của bạn sẽ không chỉ nợ những nhân viên đó gấp tám lần mức lương thông thường của họ cho mỗi giờ nghỉ ốm, mà bạn còn nợ tiểu bang $3,000 tiền phạt.
Khiếu nại của nhân viên
Người sử dụng lao động vi phạm các quy tắc nghỉ ốm, dù cố ý hay vô tình, đều phải đối mặt với các hình phạt nặng nề ở Oregon. Các vụ kiện của nhân viên có thể cực kỳ tốn kém cho các doanh nghiệp, cả về tài chính và danh tiếng.
Khi nhân viên xin nghỉ ốm, đừng trả đũa, quấy rối, kỷ luật hoặc sa thải họ. Thực hiện bất kỳ hoạt động nào trong số này có thể dẫn đến một trường hợp quấy rối hoặc chấm dứt hợp pháp từ một nhân viên.
Bạn có thể có cơ sở hợp lý để đặt câu hỏi về việc sử dụng thời gian nghỉ ốm của nhân viên nếu họ đã nghỉ quá nhiều hoặc lạm dụng các chính sách khác. Tuy nhiên, hãy cẩn thận ghi lại những lo lắng này để có bằng chứng về một vấn đề thực sự.
Duy trì tính nhất quán và lưu giữ hồ sơ
Giữ hồ sơ tỉ mỉ trong tất cả các vấn đề liên quan đến nhân sự. Duy trì sự tuân thủ pháp luật bằng cách lưu giữ hồ sơ về thời gian nghỉ ốm tích lũy và nghỉ ốm của mỗi nhân viên ít nhất mỗi quý một lần. Giữ bất kỳ hồ sơ nào liên quan đến thời gian nghỉ ốm của nhân viên. Bởi vì chúng là hồ sơ y tế, bạn phải giữ chúng tách biệt với hồ sơ nhân sự thông thường của nhân viên và đặt chúng trong một hồ sơ bí mật với quyền truy cập hạn chế.
Hãy công bằng và nhất quán với chính sách nghỉ ốm của bạn, cả về lượng thời gian bạn cho phép và cách bạn phản ứng với những nhân viên vắng mặt. Hãy nhớ rằng, những gì bạn làm cho một nhân viên phải được thực hiện cho tất cả.
Oregon Có Luật Nghỉ Ốm Được Hưởng Lương Không?
Tất cả nhân viên ở Oregon đều được nghỉ ốm theo luật tiểu bang. Nếu chủ lao động của bạn có từ 10 nhân viên trở lên (6 nhân viên trở lên nếu họ có cơ sở ở Portland), bạn có quyền được hưởng thời gian ốm đau. Nếu không, thời gian ốm đau được bảo vệ nhưng không được bồi thường.
Luật Nghỉ ốm Mới của Oregon là gì?
Các công ty tư nhân có một hoặc nhiều nhân viên ở bang Oregon sẽ phải cung cấp tối đa 12 tuần nghỉ phép có lương trong khoảng thời gian 12 tháng kể từ ngày 1 tháng 2023 năm XNUMX.
Những ngày nghỉ ốm có kéo dài ở Oregon không?
Có, luật pháp yêu cầu các doanh nghiệp cho phép nhân viên chuyển sang năm tiếp theo tối đa 40 giờ nghỉ ốm chưa sử dụng.
Nhà tuyển dụng của bạn có thể hỏi tại sao bạn gọi điện báo ốm không?
Khi người lao động xin nghỉ ốm, người sử dụng lao động được phép hỏi về lý do vắng mặt của họ.
Họ có thể từ chối nếu bạn gọi điện báo ốm không?
Dù muốn hay không, sếp cũng không nên từ chối yêu cầu nghỉ ốm của bạn.
Cuối cùng,
Hầu hết các doanh nghiệp có thể tránh vi phạm quy chế nghỉ ốm của Oregon. Để đảm bảo rằng bạn là một phần của nhóm đó, hãy biết và hiểu những gì bạn phải cung cấp cho từng nhân viên và cách tránh mọi vấn đề.
Bài viết liên quan
- CÁCH GỌI NGOÀI CÔNG VIỆC: Yêu cầu Nghỉ việc
- LỚP KINH DOANH NHỎ OREGON: Danh sách hàng đầu năm 2023 (Hướng dẫn đăng ký)
- THUẾ THU NHẬP OREGON: Tất cả những gì bạn nên biết
- Hợp đồng nhân viên: Ví dụ, Hướng dẫn & Mẫu
dự án
