Mặc dù chúng tôi sử dụng các tiện ích để quản lý lịch, tài khoản ngân hàng và kết nối xã hội hàng ngày, nhưng một công ty không thể xử lý dữ liệu của mình qua điện thoại. Hệ thống thông tin kinh doanh là những cấu trúc lớn và phức tạp được tạo thành từ cả phần cứng và phần mềm được sử dụng để quản lý tổ chức, tài chính, con người và các loại dữ liệu khác. Trong blog này, chúng ta hãy xem hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là gì, vai trò, loại, ví dụ và hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp như thế nào.
Hệ thống thông tin trong kinh doanh là gì?
Nhiều người lần đầu tiên nghe thấy từ hệ thống thông tin sẽ liên tưởng nó với phần mềm lưu trữ thông tin hoặc thứ gì đó tương tự. Cái tên nghe có vẻ như vậy. Mặt khác, một hệ thống thông tin lớn hơn thế nhiều. Chính xác thì hệ thống thông tin là gì?
Hệ thống thông tin là tập hợp phần mềm, phần cứng và mạng viễn thông được sử dụng để thu thập dữ liệu liên quan, điển hình là trong một doanh nghiệp. Nhiều tổ chức dựa vào công nghệ thông tin để thực hiện và quản lý các nhiệm vụ, tương tác với khách hàng và luôn đi đầu trong cuộc cạnh tranh. Một số công ty như eBay, Amazon, Alibaba và Google hoàn toàn dựa trên công nghệ thông tin.
Các loại hệ thống thông tin trong kinh doanh
Có rất nhiều loại hệ thống thông tin và loại hệ thống thông tin được sử dụng bởi một công ty được xác định bởi mục đích và mục tiêu của nó. Sau đây là các loại hệ thống thông tin kinh doanh phổ biến nhất:
#1. Hệ thống xử lý giao dịch
Một hệ thống xử lý giao dịch, hay TPS, được một công ty nhỏ sử dụng để xử lý các giao dịch phát sinh từ các hoạt động kinh doanh hàng ngày, chẳng hạn như tạo séc lương và đơn đặt hàng. Không giống như hệ thống hàng loạt, TPS yêu cầu người dùng tương tác với hệ thống trong thời gian thực để hướng dẫn hệ thống thu thập, lưu, truy xuất và sửa đổi dữ liệu. Khi người dùng nhập dữ liệu giao dịch vào một thiết bị đầu cuối, hệ thống sẽ ngay lập tức lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu và tạo bất kỳ đầu ra cần thiết nào.
#2. Hệ thống thông tin quản lý
Để có được dữ liệu hiệu suất hoạt động hiện tại và lịch sử, chẳng hạn như dữ liệu bán hàng và hàng tồn kho, người quản lý và chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ dựa vào hệ thống thông tin quản lý dành riêng cho ngành hoặc MIS. MIS có thể tạo các báo cáo theo lịch trình một cách thường xuyên, mà ban quản lý doanh nghiệp có thể sử dụng trong các hoạt động và lập kế hoạch chiến lược, chiến thuật và hoạt động. Ví dụ: báo cáo MIS có thể là biểu đồ hình tròn thể hiện doanh số bán sản phẩm theo lãnh thổ hoặc biểu đồ thể hiện phần trăm tăng hoặc giảm doanh số của sản phẩm theo thời gian.
#3. Hệ thống hỗ trợ quyết định
Hệ thống hỗ trợ quyết định, hoặc DSS, cho phép các chủ sở hữu và người quản lý doanh nghiệp nhỏ sử dụng các báo cáo được xác định trước hoặc báo cáo đặc biệt để hỗ trợ lập kế hoạch hoạt động và đưa ra các quyết định giải quyết vấn đề. Người dùng sử dụng DSS để có câu trả lời cho các câu hỏi cụ thể nhằm đánh giá tác động tiềm tàng của một lựa chọn trước khi nó được thực hiện. Báo cáo tóm tắt dữ liệu, chẳng hạn như báo cáo doanh thu sản phẩm theo quý, có thể được sử dụng để trả lời các câu hỏi.
#4. Hệ thống hỗ trợ điều hành
Hệ thống hỗ trợ điều hành, hay ESS, là một tập hợp các báo cáo được định cấu hình sẵn nhằm hỗ trợ các chủ doanh nghiệp nhỏ và người quản lý xác định các mẫu dài hạn để hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược và ra quyết định không thường xuyên. Người dùng hệ thống có thể kiểm tra các báo cáo và biểu đồ được cấu hình sẵn riêng lẻ dựa trên dữ liệu của bộ phận chức năng và toàn công ty, chẳng hạn như bán hàng, lập kế hoạch và kế toán chi phí, bằng cách nhấp vào bất kỳ biểu tượng nào được hiển thị trên màn hình ESS và nhập tiêu chí báo cáo.
Ví dụ về hệ thống thông tin trong kinh doanh
Hệ thống thông tin trong kinh doanh có thể cải thiện thực tế bất kỳ chức năng nào của công ty, nhưng đây là một vài ví dụ hữu ích để giúp bạn bắt đầu:
#1. Hệ thống hỗ trợ điều hành
Quản lý cấp trên có thể sử dụng Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS) để xác định chiến lược và dự báo kết quả rất quan trọng đối với việc ra quyết định. Đây là một trong những ví dụ tốt nhất về Hệ thống thông tin trong kinh doanh.
#2. Hệ thống thông tin quản lý
Một tổ chức có thể sử dụng Hệ thống thông tin quản lý (MIS) để tổ chức và phân tích báo cáo tài chính, báo cáo hàng tồn kho và dữ liệu hiệu suất.
#3. Hệ thống hỗ trợ quyết định
Người quản lý và nhân viên cần dữ liệu để đưa ra quyết định và Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) có thể sàng lọc tất cả dữ liệu, loại bỏ dữ liệu không cần thiết và đưa ra các sự kiện quan trọng sẽ giải thích các lựa chọn của họ.
#4. Hệ thống quản lý tri thức
Hệ thống quản lý tri thức (KMS) là một công cụ hữu ích để truy cập nhanh dữ liệu của công ty và thường được sử dụng để trao đổi thông tin giữa các nhân viên.
#5. Hệ thống xử lý giao dịch
Đây cũng là một trong những ví dụ tốt nhất về Hệ thống thông tin trong kinh doanh. Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) chính xác là hệ thống cho phép một công ty theo dõi các giao dịch trên tất cả các bộ phận, bao gồm thanh toán và bảng lương. Các hệ thống này cũng được sử dụng để thu thập thông tin khách hàng.
#6. Hệ thống tự động hóa văn phòng
Tự động hóa giúp tiết kiệm nhiều giờ mà lẽ ra phải dùng để hoàn thành các hoạt động đơn giản bằng cách tự động hóa chúng. Để thực hiện các thủ tục hiệu quả hơn, các hệ thống tự động hóa văn phòng kết hợp máy tính và công nghệ truyền thông với nguồn nhân lực. Đây là một trong những ví dụ tốt nhất về Hệ thống thông tin trong kinh doanh. Ví dụ: COO có thể lập kế hoạch cập nhật email hàng tháng cho toàn công ty có chứa báo cáo tiến độ do AI tạo.
Năng lực hệ thống thông tin quản lý
Người quản lý các bộ phận kinh doanh sử dụng hệ thống thông tin phải quen thuộc với các khả năng cơ bản của công nghệ thông tin, phân tích dữ liệu và nền tảng kinh doanh thông minh. Tất cả các kỹ năng này được sử dụng bởi các hệ thống thông tin quản lý theo cách được tùy chỉnh để ra quyết định quản lý và điều hành.
- Truy cập thông tin: Người quản lý phải có quyền truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào thông tin như hồ sơ khách hàng, thống kê bán hàng, nghiên cứu thị trường, hồ sơ tài chính, dữ liệu sản xuất và hàng tồn kho cũng như hồ sơ nguồn nhân lực để đưa ra quyết định sáng suốt.
- Thu thập dữ liệu: Hệ thống thông tin quản lý thu thập và sắp xếp dữ liệu từ cả bên trong và bên ngoài công ty. Dữ liệu này được tổng hợp và lưu trữ trong kho dữ liệu, sau đó được kết nối mạng với nhau để phân tích.
- SỰ HỢP TÁC: Một trong những tính năng quan trọng nhất của hệ thống thông tin là sự dễ dàng mà nhiều bộ phận và nhóm phân tán có thể cộng tác trong các lựa chọn trong khi xem xét khối lượng dữ liệu lớn từ nhiều nguồn, bộ phận hoặc thậm chí các lĩnh vực khác nhau.
- Sự giải thích: Một khi quyết định đã được đưa ra, hệ thống thông tin có thể hỗ trợ các nhà quản lý hiểu được những hậu quả tiềm ẩn của quyết định đó bằng cách liên tục cập nhật dữ liệu thô và dự báo những thuận lợi hoặc khó khăn tiềm ẩn trong tương lai.
- Trình bày: Hầu hết các hệ thống thông tin, đặc biệt là những hệ thống hướng đến người quản lý, đều chứa các phương tiện để tạo các báo cáo đơn giản mà các nhà quản lý cấp cao hơn hoặc giám đốc điều hành C-suite có thể xem xét.
Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng các hệ thống thông tin được tạo rõ ràng cho các nhiệm vụ kinh doanh có ảnh hưởng đến bộ phận hoặc vai trò của họ. Hệ thống thông tin tiếp thị, hệ thống con sản phẩm, dự báo bán hàng và hệ thống thiết kế sản phẩm đều là những ví dụ về thông tin chung mà các nhà quản lý có thể dựa vào.
Vai trò của hệ thống thông tin trong kinh doanh
Nói chung, vai trò của hệ thống thông tin máy tính trong doanh nghiệp hỗ trợ quản lý hoạt động và tương tác với người tiêu dùng và nhà cung cấp để cạnh tranh với các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh khác. Điều này khuyến khích nhiều doanh nghiệp tìm hiểu về hệ thống thông tin (IS) và sử dụng chúng để đạt được lợi thế cạnh tranh. Một số vai trò chính mà hệ thống thông tin trong kinh doanh có thể trợ giúp và cung cấp như sau:
#1. Lưu trữ và phân tích thông tin
Hầu hết các hệ thống thông tin đóng vai trò là phương tiện cho dữ liệu chứa trong cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu giúp doanh nghiệp vận hành và quản lý. Dữ liệu thu được được lưu trữ và sắp xếp bằng cơ sở dữ liệu. Hồ sơ nhân viên và danh mục sản phẩm là hai ví dụ về cơ sở dữ liệu. Khi cần kiểm tra các tập hợp dữ liệu được lưu trữ, kho dữ liệu được tạo bởi hệ thống thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Những dữ liệu lịch sử này được khai thác để lấy thông tin quan trọng nhằm tạo và tiếp thị hàng hóa mới, tiếp cận khách hàng tiềm năng và cung cấp dịch vụ chính xác và hiệu quả cho khách hàng hiện tại.
#2. Tăng hiệu quả
Các tổ chức ngày nay sử dụng các giải pháp phần mềm có thể hoàn thành công việc trong vài phần triệu giây mà con người sẽ mất vài phút hoặc vài giờ để hoàn thành. Hệ thống thông tin kinh doanh trợ giúp trong nhiều lĩnh vực, bao gồm lập kế hoạch dự án, lập ngân sách, v.v. và loại bỏ sự lặp lại trong khi tăng hiệu quả và hợp lý hóa các hoạt động tẻ nhạt. Những người tạo và thực thi các hệ thống này hiểu rõ hơn về cách tổ chức của họ hoạt động và những người khác thường hỏi họ những câu hỏi mà chỉ họ mới có thể trả lời, khiến họ trở thành một thành phần thiết yếu của doanh nghiệp.
#3. Ra quyết định tốt hơn
Quá trình ra quyết định của một doanh nghiệp được hỗ trợ bởi một hệ thống thông tin. Việc đưa ra các quyết định thông minh hơn sẽ dễ dàng hơn với một hệ thống thông tin cung cấp tất cả các sự kiện cần thiết. Hơn nữa, một hệ thống thông tin cho phép nhân viên tương tác thành công. Vì các tài liệu được sắp xếp thành các thư mục nên nhân viên dễ dàng chia sẻ và truy cập.
Bởi vì bạn đã đọc về hệ thống thông tin, bạn có thể quan tâm đến công việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT). Chúng tôi đã thu thập một số tài liệu để cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về ngành CNTT.
#4. Cần thiết để doanh nghiệp phát triển
Mọi tổ chức đều có các hoạt động liên quan đến máy tính rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. Trong một doanh nghiệp, có thể có yêu cầu về phần mềm máy tính, triển khai kiến trúc mạng để hoàn thành các mục tiêu của công ty hoặc xây dựng ứng dụng, trang web hoặc trò chơi. Kết quả là, bất kỳ công ty nào muốn bảo vệ tương lai của mình đều phải kết hợp một hệ thống thông tin được thiết kế tốt.
#5. Truy cập vào Kiểm soát dữ liệu đầy đủ
Các công ty có thể dễ dàng truy cập và kiểm soát một nhóm dữ liệu được thu thập cho mục đích kinh doanh. Do các hệ thống thông tin lưu trữ một lượng lớn dữ liệu riêng tư và cho phép hàng nghìn giao dịch thương mại trên dữ liệu này mỗi ngày nên một công ty phải có sẵn một hệ thống bảo mật mạnh để bảo vệ các hệ thống này khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài. Các bên thứ ba trái phép sẽ lạm dụng dữ liệu của công ty và khách hàng nếu không thận trọng khi sử dụng.
Các thành phần điển hình của hệ thống thông tin trong kinh doanh
Giờ hãy xem xét các thành phần của một hệ thống thông tin để bạn biết nó là gì. Nó bao gồm bốn phần: phần cứng, phần mềm, dữ liệu và viễn thông.
# 1. Phần cứng
Đây là thành phần vật lý của công nghệ. Nó bao gồm PC, ổ cứng, bàn phím, iPad và các thiết bị điện tử khác. Chi phí phần cứng đã giảm đáng kể, nhưng tốc độ và dung lượng lưu trữ của nó đã được cải thiện rất nhiều. Tuy nhiên, tác động môi trường của việc tiêu thụ phần cứng là một mối lo ngại lớn hiện nay. Các dịch vụ lưu trữ hiện được cung cấp bởi đám mây, có thể được truy cập qua mạng viễn thông.
# 2. Phần mềm
Không có các chương trình chạy ngầm thông báo cho phần cứng phải làm gì, máy tính chỉ là những tấm gương đen lấp lánh. Phần mềm được chia thành hai loại:
- Phần mềm hệ thống, cho phép bạn kiểm soát dữ liệu và giao diện tổng thể của máy tính (như Windows 10).
- Phần mềm ứng dụng đề cập đến các chương trình thực hiện một số hoạt động nhất định (ví dụ: Google Trang tính và Microsoft Outlook). Phần mềm hệ thống đóng vai trò là nền tảng để xây dựng phần mềm ứng dụng.
Phần mềm có thể là mã nguồn mở hoặc độc quyền. Người dùng có thể sửa đổi mã của phần mềm nguồn mở để thay đổi cách thức hoạt động của phần mềm đó, điều này khuyến khích sự hợp tác. Phần mềm nguồn đóng là độc quyền, có nghĩa là khả năng sửa đổi của người dùng bị hạn chế.
# 3. Dữ liệu
Dữ liệu là một tập hợp thông tin, khi được thu thập và cấu trúc chung, có thể cực kỳ hiệu quả cho các hoạt động thương mại. Các doanh nghiệp thu thập tất cả dữ liệu và sử dụng nó để đưa ra các quyết định có thể được kiểm tra về hiệu quả hoạt động của công ty.
# 4. Viễn thông
Viễn thông là quá trình giao tiếp với hệ thống máy tính hoặc các thiết bị khác để truyền thông tin. Mạng có thể được thiết lập ở chế độ có dây hoặc không dây. Sợi quang và cáp đồng trục là ví dụ về công nghệ có dây, trong khi sóng vô tuyến và vi sóng là ví dụ về công nghệ không dây.
4 loại hệ thống thông tin kinh doanh là gì?
Hệ thống thông tin quản lý, hệ thống hỗ trợ quyết định, hệ thống thông tin điều hành và hệ thống chuyên gia là bốn loại hệ thống thông tin quản lý trong kinh doanh có thể trợ giúp cho việc ra quyết định.
Ví dụ về một doanh nghiệp hệ thống thông tin là gì?
Ví dụ: hệ thống đặt vé máy bay trực tuyến lấy dữ liệu từ người dùng và tạo vé máy bay và hóa đơn. Bán hàng, kế toán, tài chính, sản xuất, kỹ thuật, nguồn nhân lực và tiếp thị là những bộ phận tổ chức điển hình sử dụng hệ thống xử lý giao dịch.
Tại sao hệ thống thông tin lại quan trọng trong kinh doanh?
Quá trình ra quyết định của một doanh nghiệp được hỗ trợ bởi một hệ thống thông tin. Việc đưa ra các quyết định thông minh hơn sẽ dễ dàng hơn với một hệ thống thông tin cung cấp tất cả các sự kiện cần thiết. Hơn nữa, một hệ thống thông tin cho phép nhân viên tương tác thành công.
5 Vai trò của Hệ thống Thông tin trong Kinh doanh là gì?
Các hệ thống thông tin trong kinh doanh có thể được chỉ định một trong năm vai trò công việc trong một tổ chức: quan chức, người thao túng, quản trị viên, nhà tư vấn hoặc bị sa thải.
5 loại hệ thống thông tin là gì?
- Hệ thống làm việc tri thức.
- Hệ thống thông tin quản lý.
- Hệ thống Hỗ trợ Quyết định.
- Hệ thống tự động hóa văn phòng.
- Hệ thống xử lý giao dịch.
Ba 3 Hạng mục Chính của Hệ thống Thông tin là gì?
Hệ thống thông tin được phân thành ba loại phục vụ các cấp tổ chức khác nhau: hệ thống cấp tác nghiệp, hệ thống cấp quản lý và hệ thống cấp chiến lược.
3 Công ty sử dụng Hệ thống thông tin là gì?
Amazon, Walmart và Netflix là một số công ty nổi tiếng nhất. Các doanh nghiệp này dựa vào hệ thống thông tin trong hoạt động hàng ngày của họ.
Hệ thống thông tin trong kinh doanh ngày nay là gì?
Trong thế giới kinh doanh, hệ thống thông tin là các mạng bổ sung và các thành phần có liên quan với nhau để thu thập, phổ biến và làm cho dữ liệu có giá trị đối với quá trình ra quyết định của ban quản lý.
Một ví dụ tốt về hệ thống thông tin là gì?
Hệ thống thông tin bao gồm các công cụ như máy tính, cơ sở dữ liệu, mạng và điện thoại di động.
3 Lợi ích của Hệ thống Thông tin trong Quy trình Kinh doanh của họ là gì?
Chúng bao gồm cung cấp thông tin cho những người ra quyết định, cải thiện dịch vụ khách hàng, duy trì tính khả dụng của hệ thống và mở rộng khả năng và phương pháp truyền thông.
Hệ thống thông tin ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào?
Hệ thống thông tin rất quan trọng vì chúng cho phép các công ty quản lý hiệu quả các hoạt động của họ. Hơn nữa, bằng cách cung cấp thông tin chính xác và cập nhật, hệ thống thông tin có thể hỗ trợ các tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn.
3 lợi ích từ việc sử dụng hệ thống thông tin là gì?
Chúng bao gồm việc cung cấp thông tin cho những người ra quyết định, cải thiện dịch vụ khách hàng và đảm bảo tính khả dụng liên tục của hệ thống.
Kết luận
Trong kinh doanh, hệ thống thông tin là nền tảng của việc ra quyết định dựa trên dữ liệu. Nó cho phép các tổ chức hiểu được lượng dữ liệu khổng lồ và sử dụng kiến thức đó để khám phá và sửa các lỗi quy trình. Không có nó, tổ chức của bạn sẽ bị mắc kẹt trong chính sự thiếu hiệu quả đang kìm hãm nó. Hướng dẫn này sẽ dạy cho bạn mọi thứ bạn cần biết về cụm từ. Khám phá!
- SALES EXECUTIVE: Ý nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Kỹ năng & Trình độ chuyên môn
- ĐIỀU HÀNH KINH DOANH: Nó là gì, Huấn luyện viên, Phát triển, Lương & Hiệp hội
- ĐIỀU HÀNH KINH DOANH: Định nghĩa, Huấn luyện viên, Phát triển, Hiệp hội và Lương
- Hệ thống quản lý tình huống: Định nghĩa, các loại và các giải pháp phần mềm hàng đầu
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỊCH VỤ: Định nghĩa, Thành phần và Tầm quan trọng
- HỆ THỐNG THÔNG TIN: Ý nghĩa, Ví dụ, Loại & Khóa học
dự án
