Hầu như mọi hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp đều phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống quản lý thông tin. Các hệ thống này xử lý nhiều nguồn dữ liệu mà doanh nghiệp sử dụng để hỗ trợ việc ra quyết định, điều này có thể mang lại sự ổn định lâu dài cho doanh nghiệp. Kết quả là, các công ty sẽ dành nguồn lực đáng kể cho hệ thống quản lý thông tin. Sự hiểu biết về các hệ thống này có thể giúp bạn hiểu được cách chúng có thể được sử dụng để cải thiện các hoạt động khác nhau tại nơi làm việc. Chúng tôi định nghĩa hệ thống quản lý thông tin và hệ thống thông tin quản lý trong bài viết này, cũng như phác thảo các đặc điểm và loại của chúng cũng như nêu bật những lợi ích của chúng.
Hệ thống quản lý thông tin (IMS) là gì?
Hệ thống quản lý thông tin (IMS) là bất kỳ kiến trúc phần mềm nào cho phép thu thập, lưu trữ, tổ chức và phân phối thông tin. Quản lý thông tin đề cập đến một tập hợp các nhiệm vụ của tổ chức liên quan đến việc thu thập, lưu trữ và phổ biến thông tin cho các bên liên quan. Trong bối cảnh này, thông tin đề cập đến bất kỳ chi tiết nào cho phép một công ty đưa ra quyết định. Ví dụ: số lượng doanh số bán hàng của một công ty trong một tuần nhất định. Dữ liệu được đề cập có thể ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm hình ảnh, âm thanh và video. Một hệ thống quản lý xuất sắc cho phép thông tin được truy cập một cách nhanh chóng và chính xác. Do đó, cho phép các bên liên quan quan trọng đưa ra quyết định kinh doanh có hiểu biết.
Đặc điểm của hệ thống quản lý thông tin
Nói chung, IMS có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. Các tính năng chính của các hệ thống này như sau:
#1. Bộ sưu tập thông tin
Thành phần thiết yếu này là thu thập và phân tích dữ liệu về hoạt động kinh doanh. Các doanh nghiệp thường thu thập dữ liệu theo bốn loại, đó là:
- Thông tin cá nhân: Dữ liệu cá nhân là bất kỳ thông tin nào cho phép công ty nhận dạng người tiêu dùng. Tên, địa chỉ và trong một số trường hợp, Số Bảo hiểm Xã hội (SIN) là ví dụ về loại dữ liệu này.
- Dữ liệu về sự tham gia: Dữ liệu tương tác mô tả sự tương tác giữa khách hàng và công ty tại nhiều điểm tiếp xúc. Ví dụ: lượng khách truy cập vào trang web của công ty, số lần mở email và đăng ký sự kiện.
- Dữ liệu hành vi: Nói chung, dữ liệu hành vi là bất kỳ chi tiết nào có chứa giao dịch giữa khách hàng và công ty. Lịch sử mua hàng và dữ liệu sử dụng sản phẩm là hai ví dụ.
- Dữ liệu về thái độ: Các số liệu như mức độ mong muốn của sản phẩm, mức độ phù hợp của sản phẩm và mức độ hài lòng của khách hàng là những ví dụ về dữ liệu về thái độ.
Một hệ thống quản lý thông tin tiêu chuẩn có thể chỉ cần thu thập, đo lường và truyền đạt loại dữ liệu này tới các bên liên quan.
#2. lưu trữ dữ liệu
Lưu trữ dữ liệu là một tính năng cho phép IMS lưu trữ dữ liệu và cung cấp cho người dùng. Hệ thống lưu trữ dữ liệu này trong một thiết bị lưu trữ, có thể là đĩa cứng hoặc máy chủ có cơ sở dữ liệu. Hệ thống cũng có thể lưu trữ dữ liệu trên đám mây và có thể truy cập được qua Internet. Việc chọn lưu giữ thông tin trên đám mây thay vì các phương pháp lưu trữ truyền thống hơn, chẳng hạn như giấy hoặc đĩa compact, cho phép bạn bảo mật thông tin tốt hơn, khôi phục thông tin nhanh chóng nếu cần và làm cho thông tin có thể truy cập được trên phạm vi quốc tế.
#3. Xử lý thông tin
Xử lý thông tin đề cập đến bất kỳ chuỗi thủ tục nào tạo ra kết quả. Thông thường, điều này đòi hỏi phải sửa đổi dữ liệu để cung cấp thông tin có giá trị. Thông tin phải được chuyển đổi từ định dạng hoặc phương tiện này sang định dạng hoặc phương tiện khác. Ví dụ: nếu một công ty ghi lại tổng số giao dịch trong hai ngày, công ty có thể so sánh các giao dịch của ngày đầu tiên với ngày thứ hai để xem liệu doanh thu thuần có tăng hay không. Thay vì tính toán và diễn giải dữ liệu này theo cách thủ công, IMS sẽ tự động hóa quy trình và chỉ hiển thị kết quả. Việc thu thập, tổ chức, hiển thị và phổ biến thông tin đều là những ví dụ về xử lý thông tin.
#4. Phân phối thông tin
Phân phối thông tin đề cập đến tất cả các quy trình mà một tổ chức sử dụng để phân phối thông tin cho các bên liên quan. Các bên liên quan khác nhau tương tác với thông tin này theo nhiều cách khác nhau. Một số đảm bảo chất lượng, khả năng tiếp cận và tiện ích của nó, nhưng những người khác, chẳng hạn như giám đốc điều hành, sử dụng nó để đưa ra quyết định.
Khả năng tiếp cận thông tin được định nghĩa là khả năng của IMS trong việc hiển thị dữ liệu theo cách cho phép các bên liên quan truy cập nội dung. Trong một công ty, nội dung thường được cung cấp trên cơ sở bình đẳng, mặc dù điều này có thể được thay đổi dựa trên các loại bên liên quan khác nhau. Ví dụ: quyền truy cập thông tin của giám đốc điều hành cấp cao có thể khác với quyền truy cập của nhà tiếp thị, tuy nhiên tất cả các nhà tiếp thị trong một bộ phận đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin.
Ưu điểm của hệ thống quản lý thông tin
Một số ưu điểm của hệ thống quản lý thông tin hiệu quả như sau:
- Giúp đưa ra quyết định: IMS cung cấp cho nhiều bên liên quan thông tin kinh doanh chi tiết mà họ có thể sử dụng để đưa ra các lựa chọn của bộ phận.
- Cải thiện việc cung cấp dịch vụ và hiệu quả: Sẽ dễ dàng hơn để tìm ra các lĩnh vực cần cải tiến trong quy trình kinh doanh khi các phán đoán được đưa ra đầy đủ thông tin. Sau đó, các nhóm khác nhau có thể tập trung nỗ lực vào những lĩnh vực này để cải thiện, có thể tăng năng suất và cải thiện dịch vụ mà họ cung cấp cho khách hàng.
- Giúp đạt được mục tiêu kinh doanh: Việc xử lý thông tin phù hợp có thể hỗ trợ các bên liên quan hiểu rõ hơn về mục tiêu kinh doanh và xác định các lĩnh vực hoặc khả năng cải tiến.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS)
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một lĩnh vực dựa trên dữ liệu, tập trung vào việc tổ chức, phân tích và áp dụng dữ liệu của công ty để tác động đến các quyết định. MIS tạo các báo cáo thường xuyên cho mọi cấp quản lý trong một tổ chức, do đó độ phức tạp của chúng thay đổi tùy thuộc vào quy mô của công ty. Hệ thống này có thể điều phối, kiểm soát, phân tích và trực quan hóa dữ liệu nhằm tăng hiệu quả tạo báo cáo và lưu trữ dữ liệu ở một vị trí thuận tiện. Trong môi trường tổ chức, nghiên cứu MIS thường bao gồm con người, quy trình và công nghệ.
Sự phát triển của MIS
Hệ thống quản lý thông tin đã tiến triển qua nhiều giai đoạn, bao gồm:
- Máy tính lớn: Đây là những máy tính khổng lồ cho phép các tổ chức thực hiện các hoạt động đòi hỏi lượng xử lý dữ liệu lớn. Họ chiếm toàn bộ phòng, sử dụng thẻ đục lỗ và có người vận hành gửi báo cáo dữ liệu đã xử lý theo cách thủ công cho những người yêu cầu.
- Máy tính mini: nhờ sự phát triển của máy tính mini, thao tác thẻ đục lỗ đã được thay thế bằng việc nhập dữ liệu qua giao diện máy tính. Điều này cũng cho phép các công ty lớn hơn vận hành các trung tâm điện toán tại chỗ.
- Máy tính cá nhân: Với sự tiến bộ của máy tính cá nhân, các tổ chức đã có thể thuê các chuyên gia MIS. Mặc dù đây là một phương pháp hiệu quả và chi phí thấp nhưng nó yêu cầu thông tin cần thiết để báo cáo phải có trên mỗi máy tính riêng lẻ vì chúng không thể giao tiếp với nhau.
- Mạng lưới khách hàng và máy chủ: Nhân viên muốn truyền đạt kiến thức một cách nhanh chóng và hiệu quả khi độ phức tạp về công nghệ ngày càng tăng. Mạng máy khách/máy chủ đã giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép nhiều máy tính kết nối với mạng dùng chung dưới dạng máy chủ và chia sẻ dữ liệu.
- Điện toán doanh nghiệp: Mạng tốc độ cao và sự hội tụ thông tin từ nhiều bộ phận vào nền tảng phần mềm là những yếu tố then chốt của thời kỳ này. Những nền tảng phần mềm này, thường được gọi là phần mềm doanh nghiệp, giúp máy tính có thể truy cập vào tất cả các máy chủ của công ty một cách đơn giản, cải thiện quá trình tạo thông tin hơn nữa.
- Điện toán đám mây đề cập đến sự sẵn có của nhiều dịch vụ thông qua internet. Nó cho phép người dùng không có mặt tại cơ sở của một tổ chức hoặc được liên kết trực tiếp với mạng riêng của tổ chức đó để truy cập vào máy chủ của tổ chức đó.
Các loại hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý được phân thành nhiều loại, trong đó phổ biến nhất là:
#1. Hệ thống hỗ trợ quyết định
Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) chủ yếu hỗ trợ quá trình ra quyết định của tổ chức bằng cách phân tích khối lượng dữ liệu khổng lồ. Số liệu bán hàng, thu nhập dự đoán và các thông tin liên quan đến hoạt động khác như số liệu thống kê lao động là ví dụ về các danh mục dữ liệu. Mọi người có thể vận hành DSS theo cách thủ công hoặc để nó hoàn toàn tự động. Các giám đốc điều hành cấp cao và quản lý cấp cao hơn thường là người sử dụng DSS của công ty vì việc ra quyết định là trách nhiệm của họ.
#số 2. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu tài chính và kế toán cho những người ra quyết định. AIS sử dụng các lý thuyết và thực tiễn từ khoa học máy tính, kiểm toán, kế toán và tiếp thị. Nó giúp đảm bảo tính chính xác của các giao dịch tài chính đồng thời thông báo cho các bên liên quan quan tâm. Quy trình AIS thường bao gồm ba bước:
- AIS thu thập và lưu thông tin về hoạt động tài chính của một tổ chức.
- Thông tin này được cung cấp cho những người ra quyết định và các báo cáo tài chính và báo cáo quản lý được chuẩn bị.
- Nó bảo vệ dữ liệu và làm cho việc xử lý và ghi lại trở nên đơn giản.
#3. Hệ thống thông tin tiếp thị
Hệ thống thông tin tiếp thị thu thập, xử lý và phổ biến thông tin liên quan đến nỗ lực tiếp thị của công ty. Thông tin này có thể đến từ bên trong tổ chức hoặc từ các đối thủ cạnh tranh bên ngoài và nó được sử dụng để thông báo các quyết định tiếp thị của các bên liên quan. Hệ thống thông tin tiếp thị cũng có thể theo dõi thành công của hoạt động tiếp thị, hỗ trợ các giám đốc tiếp thị và lãnh đạo công ty xác định lợi nhuận của hoạt động tiếp thị. Hệ thống này cũng có thể được sử dụng kết hợp với các hệ thống thông tin quản lý khác để hỗ trợ các công ty hiểu rõ hơn về hoàn cảnh và môi trường hoạt động của mình.
#4. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực
Quản lý nguồn nhân lực đề cập đến chiến lược của một tổ chức để quản lý con người một cách hiệu quả. HRMS là bộ phần mềm theo dõi việc quản lý nguồn nhân lực và các quy trình liên quan trong suốt vòng đời của nhân viên. Lãnh đạo nhân sự và nhân sự là những người sử dụng chính của các hệ thống này, thường được sử dụng để tuân thủ các quy định về lao động và thuế. Thông qua các báo cáo hiệu suất thường xuyên, HRMS cho phép công ty hiểu đầy đủ về quy trình nhân sự và lực lượng lao động của mình.
Hệ thống thông tin khách hàng (CIS) là gì?
Hệ thống thông tin khách hàng lưu trữ và cung cấp tất cả dữ liệu liên quan đến khách hàng. Nó thường kết nối tài liệu và tài liệu với hệ thống cơ sở dữ liệu có cấu trúc chỉ định từng khách hàng, chẳng hạn như CRM. Các tổ chức có thể giúp đội ngũ bán hàng bán hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn bằng cách làm cho thông tin khách hàng thiết yếu có thể truy cập dễ dàng thông qua hệ thống trực quan.
Để truy cập nhanh vào thông tin khách hàng cần thiết, nền tảng quản lý nội dung hiệu quả liên kết với các công cụ mà nhân viên bán hàng sử dụng hàng ngày. Hình thức liên kết này cho phép khách hàng thực hiện quy trình từ khách hàng đến đơn hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn, ít rắc rối hơn.
Hệ thống thông tin hỗ trợ việc quản lý quan hệ khách hàng như thế nào?
Việc quản lý quan hệ khách hàng phải được hệ thống thông tin hỗ trợ bằng cách cung cấp hồ sơ khách hàng 360 độ không chỉ chứa dữ liệu thời gian thực từ CRM mà còn chứa nội dung liên quan từ các hệ thống thông tin khác như kho lưu trữ quản lý nội dung hoặc kho lưu trữ tệp.
Việc sử dụng nền tảng quản lý nội dung hoặc thông tin khách hàng tổng hợp tất cả thông tin này có thể giúp nhóm bán hàng tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm thông tin họ cần để hỗ trợ tương tác với khách hàng. Cái nhìn thống nhất và toàn diện về khách hàng trong toàn công ty sẽ cải thiện quy trình bán hàng và thúc đẩy những hiểu biết sâu sắc hơn giúp khám phá nhiều khả năng hơn, tăng lòng trung thành của khách hàng và thúc đẩy các mối quan hệ bền chặt hơn.
Làm thế nào để bạn cải thiện việc theo dõi người tiêu dùng?
Để cho phép theo dõi và hiển thị khách hàng một cách hoàn chỉnh, các tổ chức nên đánh giá tất cả các thông tin liên lạc của khách hàng trong và ngoài nước cũng như triển khai các hệ thống để đảm bảo các bên liên quan chính có thể dễ dàng truy cập vào nội dung này.
Nền tảng thông tin người tiêu dùng cung cấp cho đội ngũ bán hàng cái nhìn đầy đủ, đáng tin cậy về người tiêu dùng, bao gồm các cuộc trò chuyện trước đó, lịch sử mua hàng và thậm chí cả các khiếu nại trước đó, giúp hoạt động vận hành trơn tru và thường xuyên góp phần mang lại trải nghiệm dễ chịu hơn cho khách hàng.
Các tổ chức cũng có thể sử dụng các giải pháp thu thập thông minh được tăng cường AI để tự động hóa các tin nhắn đến nhằm cung cấp khả năng theo dõi khách hàng hiệu quả và đảm bảo các yêu cầu của người tiêu dùng được thực hiện nhanh chóng và nhất quán.
Hoạt động bán hàng cải thiện việc quản lý nội dung như thế nào?
Hoạt động bán hàng rất quan trọng trong việc cung cấp cho người dùng các giải pháp liên kết và hiệu quả. Nội dung của khách hàng thường xuyên nằm rải rác giữa các hệ thống và tổ chức. Hoạt động bán hàng nên chủ động tích hợp dữ liệu này vào hồ sơ khách hàng trong CRM.
Các tổ chức nên cung cấp cơ sở hạ tầng tích hợp để cải thiện năng suất thông qua con người, nội dung và hệ thống được kết nối tốt hơn, đồng thời cung cấp cho đội ngũ bán hàng cái nhìn toàn diện về khách hàng. Nhóm bán hàng có thể tăng thêm giá trị đáng kể cho hệ thống CRM của họ thông qua quản lý nội dung nâng cao để thúc đẩy quy trình tốt hơn và cải thiện tương tác với khách hàng bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại đồng thời tăng cường quản trị thông tin để tránh rủi ro.
Ưu điểm của việc tích hợp quản lý thông tin khách hàng là gì?
Nhân viên bán hàng sử dụng hệ thống CRM để nắm bắt, quản lý và đo lường tương tác của khách hàng, nhưng các nội dung khác, như hợp đồng, thư chào hàng, báo giá và hóa đơn, lại cung cấp bối cảnh quan trọng cho sự tương tác của khách hàng. Nhóm bán hàng có thể bỏ lỡ thông tin chi tiết về tài khoản mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn và có triển vọng doanh thu mới do kho dữ liệu và hệ thống bị ngắt kết nối.
Với nền tảng quản lý nội dung tương tác với hệ thống CRM và tổng hợp thông tin chính của khách hàng ở đâu và khi nào nhân viên bán hàng cần, các tổ chức có thể:
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách hỗ trợ đội ngũ bán hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh nhất có thể.
- Với quyền truy cập theo thời gian thực vào nội dung liên quan đến tài khoản trên tất cả các điểm tiếp xúc trực tiếp từ ứng dụng CRM, bạn có thể rút ngắn chu kỳ bán hàng và chốt giao dịch nhanh hơn.
- Cho phép nhóm bán hàng dành nhiều thời gian hơn cho việc tìm kiếm và tốn ít thời gian hơn cho hệ thống tìm kiếm thông tin liên quan đến tài khoản.
- Khám phá các cơ hội bán hàng mới bằng cách tăng khả năng hiển thị và hiểu biết sâu sắc về các cơ hội bán kèm và bán thêm.
- Hệ thống thông tin tiếp thị: Các phương pháp hay nhất & tất cả những gì bạn cần
- DOANH NHÂN: Ý nghĩa của việc trở thành một người & Làm thế nào để bắt đầu
- HỆ THỐNG THÔNG TIN: Định nghĩa, Sự kiện, Sử dụng & Ví dụ
- HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (MIS): Định nghĩa và tất cả những gì bạn cần biết(Mở trong tab trình duyệt mới)
dự án
