Nhiều tác giả tin rằng viết thư truy vấn là một khía cạnh quan trọng trong quá trình tìm kiếm việc làm của họ. Một bức thư chất vấn được viết tốt có thể thu hút sự quan tâm của một đại lý văn học hoặc nhà xuất bản, làm tăng khả năng họ sẽ liên hệ với bạn để tìm hiểu thêm về bạn và ý tưởng của bạn. Hiểu được những gì cần đưa vào thư chất vấn chính thức có thể giúp bạn tạo ra một tài liệu hấp dẫn thể hiện công việc của bạn một cách thích hợp. Sau đây, chúng ta sẽ học cách viết một bức thư truy vấn, không chỉ dành cho các đại lý văn học, mà còn cho các hành vi sai trái của nhân viên tại nơi làm việc, chẳng hạn như vắng mặt trong công việc.
Thư truy vấn là gì?
Thư thắc mắc là một đề xuất dài một trang để viết mà bạn gửi cho một đại lý, biên tập viên hoặc nhà xuất bản. Một bức thư truy vấn được các nhà văn sử dụng để giới thiệu tác phẩm hoặc ý tưởng của họ cho các cơ quan hoặc biên tập viên. Nó có thể là một cuốn tiểu thuyết, một mẩu tạp chí hoặc một cuốn sách phi hư cấu.
Nếu một đại lý hoặc biên tập viên tin rằng tác phẩm của bạn có cơ hội được xuất bản, họ có thể yêu cầu bản thảo hoặc một vài chương để xem liệu họ có nên tiếp tục hay không. Bức thư này đóng vai trò là bước đầu tiên quan trọng trong quá trình xuất bản một tác phẩm viết.
Cách Viết Thư Hỏi Đáp
Để viết một bức thư truy vấn hiệu quả, hãy làm theo các nguyên tắc sau:
#1. Sử dụng một định dạng chính thức.
Đầu tư vào giấy trắng chất lượng cao nếu bạn định gửi thư thay vì gửi email. Thư truy vấn của bạn phải có lề một inch và cách nhau một lần. Chọn một kiểu chữ dễ đọc, chẳng hạn như Arial hoặc Times New Roman ở cỡ 12.
Tránh phông chữ Serif. Các mẫu thư kinh doanh trang trọng thường có sẵn trong các hệ thống xử lý văn bản. Các yêu cầu định dạng cơ bản này sẽ dễ thực hiện nếu bạn sử dụng một trong các mẫu này.
#2. Bao gồm một tiêu đề
Như với bất kỳ bức thư kinh doanh thông thường nào, hãy bao gồm thông tin liên hệ của bạn, ngày và thông tin của người nhận trong tiêu đề. Luôn xưng hô với đại lý hoặc biên tập viên theo tên. Sử dụng ngôn ngữ chung chung như “Kính gửi Đại lý” hoặc “Kính gửi Biên tập viên” càng ít càng tốt. Việc sử dụng tên của người nhận chứng tỏ rằng bạn đã hoàn thành bài tập về nhà của mình và sẵn sàng cộng tác với họ.
#3. Làm một cái móc chắc chắn
Đoạn đầu tiên của thư hỏi cung là phần mở đầu, và phần móc câu nên được đặt trong câu đầu tiên của đoạn đầu tiên. Mục tiêu của hook là lôi kéo người nhận tiếp tục đọc thư của bạn.
Bạn sẽ cần một cái móc chắc chắn để thu hút sự chú ý vào lối vào. Điều này sẽ khơi gợi sự quan tâm của người đọc và khuyến khích họ tiếp tục đọc. Để làm cho phần mở đầu của bạn hấp dẫn hơn, hãy đưa vào một sự thật thú vị về câu chuyện của bạn—hoặc một phần câu chuyện của bạn.
#4. Tạo một bản tóm tắt ngắn gọn
Một bản tóm tắt nên được bao gồm trong phần thân của thư truy vấn của bạn. Tóm tắt là một bản tóm tắt ngắn gọn cung cấp cho người đọc cái nhìn tổng quan về tác phẩm của bạn. Nó là một bản tóm tắt các điểm chính và các yếu tố chính của một câu chuyện.
Bối cảnh, nhân vật, thể loại và phong cách là những ví dụ về các điểm và yếu tố quan trọng. Bản tóm tắt thư truy vấn của bạn phải là đoạn thứ hai. Bạn muốn bán đề xuất của mình, vì vậy hãy viết một bản tóm tắt khơi gợi sự quan tâm của người nhận và cộng hưởng với họ.
#5. Bao gồm thông tin ủy nhiệm
Sau khi bạn đã hoàn thành tổng quan của mình, hãy bao gồm thông tin về bất kỳ thông tin đăng nhập có liên quan nào bạn có. Thông báo cho cơ quan hoặc biên tập viên nếu bài viết của bạn đã được xuất bản trên các ấn phẩm hoặc trang web có uy tín. Bất kỳ thành tựu học thuật nào liên quan đến viết lách hoặc chủ đề của bản thảo cũng nên được nêu bật trong phần này của thư chất vấn của bạn.
Ví dụ: nếu bạn đã viết một cuốn tiểu thuyết trong đó nhân vật chính là một phi công và bạn cũng là một phi công, hãy sử dụng chứng chỉ này để thể hiện điểm mạnh của bạn. Nó cũng sẽ chứng minh cho người đọc thấy rằng bạn rất nhiệt tình trong việc học và viết.
#6. Kết thúc thư bằng lời cảm ơn.
Bắt đầu phần kết thư của bạn bằng một lời bày tỏ lòng biết ơn, chẳng hạn như “Cảm ơn bạn đã dành thời gian.” Tôi hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi từ bạn.” Sau đó, kết thúc bằng một cụm từ như “Trân trọng” hoặc “Trân trọng.” Nếu bạn đang gửi một lá thư cứng, hãy chừa một khoảng trống bên dưới phần đóng để ký tên. In tên của bạn, sau đó bao gồm thông tin liên hệ của bạn để đại lý hoặc biên tập viên có thể dễ dàng liên hệ với bạn.
#7. Kiểm tra công việc của bạn để tìm lỗi.
Kiểm tra thư của bạn trước khi gửi để đảm bảo rằng tất cả thông tin đều chính xác. Đảm bảo rằng bức thư được gửi đến đúng người. Nếu cần, hãy liên hệ với cơ quan văn học, ấn phẩm hoặc nhà xuất bản để đảm bảo rằng thông tin liên lạc của bạn được gửi đến người có liên quan.
Sau đó, hiệu đính công việc của bạn. Để đảm bảo rằng chính tả, dấu câu và cú pháp của bạn đúng, hãy sử dụng một công cụ phần mềm. Đọc to để đảm bảo rằng các câu trôi chảy và nhờ một người bạn đáng tin cậy hoặc thành viên gia đình đọc nó để đưa ra nhận xét.
Ví dụ về một thư truy vấn
Đây là một ví dụ về thư truy vấn để làm mẫu:
Bà Beatrice,
GOLDEN BOY là một tác phẩm hư cấu của tôi viết về một vận động viên quần vợt nổi tiếng người Mỹ, Justin Gold, người sống sót sau một thảm họa máy bay và bị liệt phần dưới thắt lưng. Công việc 103,000 từ này đang tìm kiếm đại diện.
Cuốn tiểu thuyết bắt đầu trong một bệnh viện. Justin Gold hồi phục sau cơn hôn mê nhân tạo và bắt đầu nhớ lại những chi tiết mơ hồ về thảm họa máy bay đã giết chết anh ta. Anh ấy nhận thấy anh ấy không thể di chuyển chân của mình. Barry Stanton, người bạn thân nhất và cũng là huấn luyện viên của anh ấy, bước vào phòng và bắt đầu khóc. Stanton chính là người đã giúp “cậu bé vàng” của quần vợt vượt qua nỗi buồn và đón nhận cuộc sống mới rời xa những chuyến du đấu thượng lưu. Khi Justin hồi phục, thông tin bổ sung về thảm kịch máy bay xuất hiện, buộc Justin và Barry phải truy tìm thủ phạm.
Tôi đã là một huấn luyện viên quần vợt được mười năm và đã thi đấu ở giải quần vợt thiếu niên cách đây 12 năm. Tôi cũng có bằng vận động học từ NYU Steinhardt. Sự hiểu biết sâu rộng của tôi về môn thể thao này đã cho phép tôi đưa các yếu tố chính xác vào tài khoản của mình. Đây là cuốn tiểu thuyết đầu tiên của tôi, mặc dù tôi đã rèn luyện tài năng viết lách của mình thông qua việc tạo ra các mục blog nổi tiếng. Bạn có thể tìm thấy những mẩu blog này trên trang web của tôi cũng như các trang web khác phục vụ cho sở thích của người hâm mộ quần vợt.
Tôi đã đính kèm ba chương từ công việc của tôi. Tôi hy vọng bạn thích bài viết và mong muốn được nghe từ bạn.
Best wishes,
Ông Bob Dean
Cách Viết Thư Hỏi Đáp: Các Lời Khuyên Hữu Ích
Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn viết một bức thư hỏi đáp hiệu quả:
- Giữ cho nó ngắn gọn và hấp dẫn: Các thư truy vấn ngắn hơn (dưới 400 từ) có xu hướng mang lại kết quả tốt hơn, vì vậy hãy giữ cho thư của bạn ngắn gọn. Đại lý và biên tập viên thích các thư truy vấn ngắn gọn và truyền tải thông tin quan trọng ở định dạng dễ quét và dễ hiểu.
- Tiếp thị câu chuyện của bạn một cách chắc chắn: Để tiếp thị đúng tác phẩm của mình, bạn phải tỏ ra tự tin trong bài viết của mình. Viết một lá thư hỏi chuyên nghiệp và lịch sự với một bản tóm tắt tuyệt vời là một chiến lược tiếp thị thông minh. Kể một câu chuyện tuyệt vời là cách tiếp cận tốt nhất để khơi gợi trí tò mò của mọi người.
- Thực hiện một số thư yêu cầu để thử nghiệm các phương pháp thay thế: Sau khi gửi thư yêu cầu, bạn có thể nhận được sự từ chối từ ngành xuất bản. Thử nghiệm với các góc độ, cao độ và tóm tắt có thể cho phép bạn thử nghiệm các phương pháp thay thế.
- Đặt câu hỏi với nhiều người và doanh nghiệp khác nhau: Nếu bạn đã thử gửi thông điệp của mình đến một chuyên ngành hoặc phương tiện cụ thể, hãy mở rộng tìm kiếm của bạn. Nếu bạn vừa gửi thư cho các ấn phẩm hoặc nhà xuất bản, hãy xem xét các định dạng trên internet. Để tăng cơ hội thành công, hãy gửi thư của bạn đến nhiều tổ chức và đại lý.
Cách viết thư truy vấn nhân viên về hành vi sai trái
Bạn đã quan sát các chỉ số độc hại tại công ty của mình với tư cách là một chuyên gia nhân sự trong một vài tuần. Bạn đã thực hiện phần việc của mình bằng cách xác định một (hoặc nhiều nhân viên) là nguồn gốc của chất độc. Bạn phải thách thức hành vi sai trái của họ bằng thư chất vấn hoặc cảnh cáo. Nhưng làm thế nào để bạn viết bức thư này? Đây là cách bạn có thể viết thư truy vấn nhân viên về hành vi sai trái.
Thư truy vấn về hành vi sai trái là gì?
Một thư chất vấn được gửi đến một nhóm hoặc nhân viên không hoạt động tốt như họ nên làm. Nó được viết để xác định lý do cho hiệu suất thấp.
Trước khi ra văn bản truy vấn thì khiển trách bằng lời nói hoặc bằng văn bản đối với hành vi sai phạm. Sau một mô hình hoạt động không phù hợp, một thư truy vấn được viết để xác định nguyên nhân và nêu chi tiết hậu quả. Trong trường hợp hoạt động này được lặp lại, một lá thư xử lý kỷ luật sẽ được gửi đi để đình chỉ hoặc chấm dứt.
Tôi nên bao gồm những gì trong thư truy vấn của mình?
Có thể khó sắp xếp suy nghĩ của bạn và sử dụng ngôn ngữ phù hợp trong một bức thư như vậy, do đó, bạn nên sử dụng các giai đoạn sau đây làm hướng dẫn:
#1. Địa chỉ nhân viên:
Địa chỉ của người nhận, giống như bất kỳ bức thư nào khác, phải được cung cấp. Tại đây, thêm tên đầy đủ của nhân viên, bộ phận và chức danh công việc.
#2. Nhà tuyển dụng/nhân sự Địa chỉ và ngày
Địa chỉ của bạn phải được đề cập trong thư để nhân viên hiểu được ý nghĩa của nó. Nó cũng phục vụ như một lời mở đầu cho bức thư. Trong khi viết địa chỉ của bạn, bạn phải bao gồm tên, chức danh công việc và bộ phận của bạn.
Ngày nên được viết hai dòng sau địa chỉ và được đặt khi thư hỏi được gửi đi.
#3. Tiêu đề thư
Sẽ tốt hơn nếu bức thư có tiêu đề ngắn gọn, đơn giản. Đây là lý do tại sao bức thư được viết. Hành vi sai trái cụ thể có thể được giải quyết nếu muốn.
#4. Nội dung bức thư
Phần thân của bức thư dài không quá 3-5 đoạn văn. Trong đoạn đầu tiên, giải thích lý do tại sao bạn đang viết.
Trong đoạn thứ hai, bao gồm thông tin liên quan đến tội phạm, chẳng hạn như khi nó xảy ra, điều gì đã xảy ra và bất kỳ cảnh báo nào trước đó về sự cố đó. Đoạn cuối cùng nên giải thích cách hoạt động vi phạm chính sách của công ty và ảnh hưởng đến năng suất chung của nơi làm việc. Đoạn thứ tư sẽ cung cấp thông tin về hậu quả của hành vi dai dẳng, các biện pháp phòng ngừa và lịch trình cải thiện. Trong đoạn này, nhân viên nên được tạo cơ hội để trình bày lý do vi phạm và nếu có bất đồng thì nên tổ chức một cuộc họp để giải quyết. Hãy nhớ giữ cho giọng điệu của bạn chuyên nghiệp.
Cuối cùng, ở cuối bức thư của bạn, hãy cung cấp một lời chào bổ sung, tốt đẹp. 'Trân trọng', ví dụ. Cách tốt nhất là ký tên đầy đủ của bạn. Bạn có thể bao gồm một khoảng trống tùy chọn cho chữ ký của nhân viên để xác nhận đã nhận được thư.
Xem lại thư của bạn để tìm lỗi ngữ pháp, vì những lỗi này sẽ phản ánh kém về tính chuyên nghiệp của bạn.
Mẫu thư xin nghỉ việc
[Đây là phần mô tả nhanh về Thư cảnh cáo mẫu gửi cho nhân viên vì vắng mặt không phép. Thư này được sử dụng để thông báo cho nhân viên rằng nếu họ không đưa ra lý do chính đáng cho việc vắng mặt và quay trở lại làm việc ngay lập tức, thì nhân viên đó sẽ bị sa thải khỏi dịch vụ có hiệu lực. Bạn có thể sửa đổi ứng dụng bên dưới cho phù hợp với nhu cầu của mình.]Định dạng ngày: DD/MM/YY
Tên nhân viên/người nhận…
Vị trí công việc…
Tên khoa…
Chủ đề: Thư cảnh cáo vắng mặt trái phép
(Tên của bạn),
Tôi viết bức thư này như là phương tiện chính thức cuối cùng để liên lạc với bạn và thông báo cho bạn rằng việc bạn vắng mặt mà không có sự cho phép kể từ (ngày) đã được ban quản lý xem xét rất nghiêm túc. (Giải thích bằng lời của bạn).
Nỗ lực liên lạc với bạn qua điện thoại và email đã không được trả lời. Nếu bạn không đi làm ngay lập tức, điều đó sẽ được hiểu là bạn từ chối tiếp tục công việc và bạn sẽ bị chấm dứt hợp đồng. (Giải thích vấn đề thực tế và kịch bản).
Nếu bạn không trực tiếp trả lời hoặc không cung cấp lý do vắng mặt, chúng tôi sẽ phải nộp đơn khiếu nại chính thức lên cảnh sát và đưa bạn vào danh sách đen. (Giải thích kịch bản và các quy tắc chính thức).
Theo chính sách kinh doanh, tổ chức này sẽ đợi một hoặc hai tháng kể từ hôm nay trước khi đóng băng tiền lương và tài khoản Quỹ tiết kiệm của bạn. (Hiển thị thận trọng của bạn về chính sách của viện).
Hãy coi đây là một trường hợp khẩn cấp.
Tên của bạn…
Vị trí công việc…
Tên công ty/viện…
[Định dạng Email] là một tùy chọn khác.Đến: Địa chỉ người nhận thư…
Địa chỉ email người gửi…
Sub: Thư cảnh cáo vắng mặt trái phép
(Tên của bạn),
Chúng tôi nhận thấy rằng bạn đã không tham dự văn phòng kể từ (ngày). Chúng tôi đã cố gắng liên lạc với bạn nhiều lần và thậm chí để lại một ghi chú, nhưng bạn không bao giờ trả lời hoặc đến văn phòng. (Giải thích bằng lời của bạn). Đây là lần thứ hai điều này xảy ra trong năm nay; Ngoài ra, bạn đã không đến văn phòng trong một tuần và sau đó được thông báo rằng có một cái chết trong gia đình. Sau đó, chúng tôi phát hiện ra rằng đó là sự giả dối và bạn đã nhận được một lá thư cảnh báo. (Giải thích vấn đề thực tế và kịch bản).
Do đó, bạn được hướng dẫn báo cáo với văn phòng vào (ngày) và giải thích lý do tại sao không nên thực hiện hành động hiện hành đối với bạn vì hành vi sai trái của bạn, nếu không, người ta sẽ cho rằng bạn không có lời giải thích nào và không muốn quay lại. (Giải thích kịch bản và các quy tắc chính thức).
Nếu không có thông tin liên lạc quá ngày quy định, bạn sẽ bị chấm dứt hợp đồng. (Hiển thị thận trọng của bạn về chính sách của viện).
Hãy coi đây là một trường hợp khẩn cấp.
Ví dụ: Tên công ty…
Tên của bạn…
Chỉ định…
Một bức thư truy vấn dài bao lâu?
Thư truy vấn là một bức thư dài một trang, 300-500 từ, dài ba đến năm đoạn, trong đó bạn giải thích tiền đề của cuốn tiểu thuyết của mình, bao gồm các chủ đề chính, các điểm quan trọng của câu chuyện và các nhân vật.
Làm thế nào để bạn đưa ra một truy vấn cho nhân viên?
Khi soạn thảo một lá thư yêu cầu cho một nhân viên, luôn bao gồm tên của nhân viên cũng như tên của bộ phận. Đề cập chi tiết loại hành vi sai trái của nhân viên. Giải thích cách hành vi không phù hợp ảnh hưởng/có thể ảnh hưởng đến hoạt động hoặc môi trường của tổ chức.
Thư truy vấn có thể ở ngôi thứ nhất không?
Thư truy vấn của bạn phải luôn được viết ở ngôi thứ nhất.
Kết thúc thư truy vấn là gì?
Kết thúc là thành phần cuối cùng của một thư truy vấn. Đây là cơ hội để cảm ơn một cách lịch sự người đại diện hoặc biên tập viên đã dành thời gian cho bạn và thông báo với họ rằng bạn sẵn sàng cung cấp các tài liệu bổ sung cần thiết theo yêu cầu của họ. Sau đó, ở cuối bức thư, hãy ký vào câu hỏi của bạn và thêm thông tin liên hệ của bạn.
Cuối cùng,
Một thư truy vấn thích hợp sẽ chứa thông tin tổng quan về tác phẩm của bạn và một số thông tin về tác giả, đồng thời lý tưởng nhất là khơi dậy sự tò mò của các đại lý hoặc nhà xuất bản đủ để họ muốn đọc thêm. Điều chính cần nhớ khi viết một bức thư chất vấn là tuân theo định dạng cơ bản và cung cấp tất cả thông tin thích hợp một cách ngắn gọn và hấp dẫn.
Bài viết liên quan
- THƯ KINH DOANH: ĐỊNH DẠNG VÀ VÍ DỤ
- SƠ LƯỢC NÊN CÓ GÌ: Hướng dẫn đầy đủ[15+ Mẹo miễn phí] & Các bước đã được chứng minh vào năm 2023
- KẾ HOẠCH THỰC HIỆN: Định nghĩa, Các loại & Chìa khóa để Thực hiện Thành công
- CHẤM DỨT NGUYÊN NHÂN: Những lý do có thể dẫn đến điều đó
dự án
