Ngay cả khi bạn đang sử dụng nhiều kênh khác nhau để quảng bá doanh nghiệp của mình—từ email và phương tiện truyền thông xã hội đến quảng cáo trả tiền và sự kiện trực tiếp—ngay cả một đề cập duy nhất trên phương tiện truyền thông cũng có thể thu hút vô số người tiêu dùng mới và giúp bạn mở rộng quy mô của mình hoạt động lên cấp độ tiếp theo. Khả năng viết thông cáo báo chí cho một cuốn sách, sản phẩm, tổ chức phi lợi nhuận hoặc sự kiện là một tài năng quý giá cho bất kỳ nhà tiếp thị nào. Ngày nay, hơn bao giờ hết, việc phát hành một thông cáo báo chí là rất quan trọng. Đại đa số người Mỹ (82%) cho biết họ thường xuyên hoặc thỉnh thoảng sử dụng điện thoại thông minh để truy cập tin tức. Sử dụng thông cáo báo chí để thiết lập uy tín trong mắt giới truyền thông có thể mở đường cho các khách hàng mới.
Mục đích của một thông cáo báo chí cần phải được hiểu trước khi chúng ta có thể đi sâu vào cách viết một thông cáo báo chí.
Thông cáo báo chí là gì?
Thông cáo báo chí là một tuyên bố chính thức được gửi bởi một công ty tới báo chí và các bên quan tâm khác. Cái được gọi là “thông cáo báo chí”, “tuyên bố báo chí”, “thông cáo báo chí” và “thông cáo báo chí” về cơ bản là giống nhau.
Dòng tiêu đề nên bao gồm một động từ trong đó và đoạn đầu tiên nên giải thích “ai”, “cái gì”, “tại sao” và “ở đâu”. Thông cáo báo chí cũng phải sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và bao gồm một trích dẫn.
Ngoài ra, độ dài trung bình của một thông cáo báo chí là một đến hai trang. Cuối cùng, các doanh nghiệp muốn cung cấp cho giới truyền thông đầy đủ tài liệu cho các bài báo của riêng họ về bất cứ điều gì họ đang công bố trong bản phát hành.
Hãy nhớ rằng thông cáo báo chí của bạn sẽ có sẵn cho công chúng và do đó các bên liên quan và khách hàng của bạn. Vì vậy, thay vì xem thông cáo báo chí như một phương tiện để thu hút sự chú ý của công chúng dưới hình thức đưa tin, hãy xem nó như nội dung quảng cáo có giá trị thực.
Các loại thông cáo báo chí
Việc đưa ra một thông cáo báo chí thường không được coi là một trò đóng thế công khai. Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số loại thông cáo báo chí, mỗi loại có các tiêu chuẩn và quy ước riêng.
#1. Tin nóng hổi
Đây là loại thông báo tin tức điển hình nhất. Mọi tổ chức tin tức đều quan tâm đến việc tiết lộ một câu chuyện càng sớm càng tốt. Các cửa hàng tin tức sẽ đề cập đến nhiều chủ đề khác nhau, từ các bản cập nhật COVID đến Bitcoin, nhưng chính điểm nhấn trong câu chuyện của bạn sẽ khiến thông cáo báo chí của bạn được đọc. Những thông báo tin tức này thường dài một hoặc hai trang và được phân phát cho công chúng.
#2. Ra mắt sản phẩm
Thông cáo báo chí dưới hình thức ra mắt sản phẩm là một cách hiệu quả để truyền bá tin tức về các sản phẩm hoặc dịch vụ sáng tạo mà công ty bạn hiện đang cung cấp cho khách hàng của mình.
Ngoài ra, Thông số kỹ thuật, chi phí và tính khả dụng là tất cả các khía cạnh quan trọng cần được nêu bật.
# 3. Sáp nhập và mua lại
Thông cáo báo chí nên được gửi bất cứ khi nào có sự thay đổi quan trọng về tổ chức, vì đây là một cách hiệu quả để giữ cho các bên liên quan hiện tại và tiềm năng theo kịp sự phát triển và quá trình kinh doanh.
Bao gồm thông tin cơ bản về từng công ty, chi tiết cụ thể về việc mua lại hoặc sáp nhập và tuyên bố của các giám đốc điều hành hàng đầu khi đưa ra thông báo về bản chất này.
#4. quan hệ đối tác mới
Thông cáo báo chí công bố một liên minh mới là một chiến lược tiếp thị đôi bên cùng có lợi, không khác gì một vụ sáp nhập hoặc mua lại.
Tuy nhiên, một thông báo được thực hiện tốt thuộc loại này sẽ bao gồm bản tóm tắt về các công ty có liên quan, giải thích về cơ sở hợp tác của quan hệ đối tác và những người hưởng lợi dự kiến cũng như bất kỳ thông tin thích hợp nào khác cho công chúng nói chung.
# 5. Đổi thương hiệu
Các công ty thuộc mọi quy mô đều gặp khó khăn khi cố gắng đổi thương hiệu. Nếu một công ty đột nhiên thay đổi tên hoặc logo của mình, điều đó có thể gây ra một số nhầm lẫn cho khách hàng của họ. Đưa ra thông cáo báo chí để cả thế giới biết về việc đổi thương hiệu của công ty bạn có thể giúp quá trình chuyển đổi sang nhận diện mới suôn sẻ hơn.
Đảm bảo thông cáo báo chí của bạn về việc đổi thương hiệu bao gồm những điều sau đây.
- những thay đổi là gì
- Động lực đằng sau những thay đổi
- Hậu quả đối với khách hàng mà bạn phục vụ
- Khi các điều chỉnh được thực hiện
- Báo giá lãnh đạo
# 6. Sự kiện
Thông cáo báo chí về một sự kiện có thể cung cấp cho các nhà báo thông tin kịp thời và phù hợp để viết về. Chúng là một công cụ tuyệt vời để truyền bá thông tin về chức năng của bạn và thu hút thêm người. Đảm bảo cung cấp thông tin cụ thể khi bạn muốn viết thông cáo báo chí cho một sự kiện. Sử dụng các gạch đầu dòng hoặc một danh sách để làm cho bài viết của bạn dễ hiểu về ai, cái gì, khi nào và ở đâu.
Năm quy tắc khi viết thông cáo báo chí là gì?
Trách nhiệm chính của một nhà điều hành quan hệ công chúng lành nghề là cộng tác với khách hàng trong việc xác định và phát triển các ý tưởng câu chuyện có khả năng thu hút sự quan tâm của các biên tập viên, nhà báo và cuối cùng là công chúng. Vậy làm cách nào để thông cáo báo chí của bạn được nhìn thấy trong hộp thư đến tràn ngập của nhà báo?
Mặc dù các bản tin có xu hướng tuân theo một định dạng công thức, nhưng thông tin chứa trong chúng có thể khác nhau rất nhiều. Viết một thông cáo báo chí hiệu quả đòi hỏi kiến thức, quan điểm và tài năng. Thông minh, thú vị và được viết một cách nghệ thuật là những đặc điểm nổi bật của một công việc được hoàn thành tốt. Dưới đây là 5 nguyên tắc vàng cần có khi viết thông cáo báo chí.
- Tạo một câu chuyện hấp dẫn.
- Sử dụng đoạn mở đầu của bạn một cách khôn ngoan.
- Tạo tiêu đề hấp dẫn và dòng tiêu đề email
- Bao gồm các con số và số liệu thống kê để sao lưu yêu cầu của bạn.
- Trích dẫn nên mạnh mẽ và khó quên.
Tại sao viết một thông cáo báo chí?
Có nhiều định dạng thay thế cho các bài báo và phong cách thông cáo báo chí có những lợi ích riêng cho các công ty. Một số lý do quan trọng nhất tại sao bạn nên viết một thông cáo báo chí được liệt kê dưới đây.
- Thu hút sự chú ý của công chúng. Một thông cáo báo chí có thể được các phương tiện truyền thông chọn nếu nó chứa thông tin thú vị. Công ty của bạn có thể tiếp xúc và tiếp cận với khách hàng mới nếu thông cáo báo chí của bạn được các nhóm khác chọn hoặc xuất bản trên phương tiện truyền thông.
- Tiếp xúc với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Có rất nhiều nỗ lực phải được thực hiện khi nói đến việc nâng cao hồ sơ của một công ty. Một thông cáo báo chí ngắn gọn có thể tăng mức độ hiển thị cho doanh nghiệp của bạn và có thể thu hút sự quan tâm đến sản phẩm của bạn.
- Tăng cường SEO của bạn. SEO, hay tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, là điều mà nhiều công ty và nhóm quan tâm vì nó cải thiện khả năng hiển thị của trang web của công ty trong SERPs. Nếu thông cáo báo chí ngắn gọn và bao gồm các từ khóa có liên quan hoặc được chia sẻ bởi các trang web khác, nó có thể thúc đẩy tối ưu hóa công cụ tìm kiếm.
- Ảnh hưởng đến cách khách hàng nhìn thấy công ty của bạn. Truyền bá thông tin là rất quan trọng, nhưng việc để lại ấn tượng tích cực với những người bạn gặp trên đường cũng quan trọng không kém. Để tác động đến nhận thức của công chúng về doanh nghiệp của bạn, thông cáo báo chí là nền tảng tuyệt vời để thể hiện tiếng nói và tính cách thương hiệu của bạn. Khi được kết hợp với các chiến thuật khác, chẳng hạn như tiếp thị qua email, việc kiểm soát cách nhìn nhận thương hiệu của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Hơn nữa, bạn cũng có thể phân phối thông cáo báo chí của mình thông qua phần tin tức hoặc báo chí trên trang web của bạn. Điều này có thể giúp mọi người công nhận bạn là người có thẩm quyền trong chủ đề của bạn. Nếu một nhà báo truy cập trang web của bạn và xem thông cáo báo chí, bạn sẽ thấy chuyên nghiệp hơn và tiết kiệm thời gian cho nhà báo bằng cách có tất cả tài liệu họ cần ở một nơi.
Định dạng cho một thông cáo báo chí là gì?
Dưới đây là một số định dạng cho một thông cáo báo chí.
- Ở trên cùng, bạn sẽ thấy chi tiết liên hệ và cụm từ “Phát hành ngay”.
- Tóm tắt tin tức bằng tiêu đề hấp dẫn và tiêu đề phụ được in nghiêng.
- Đặt móc cho tin tức trong câu đầu tiên.
- Cần có hai hoặc ba đoạn văn để cung cấp thông tin cơ bản và thông tin bổ sung.
- Danh sách thông tin và/hoặc dữ liệu.
- Dưới đây là tổng quan ngắn gọn về công ty.
- Quá trình phát hành hoàn tất khi bạn nhìn thấy dấu ba pound (###) ở cuối.
Viết thông cáo báo chí của bạn như thể nó là một bài viết cho một trang web tin tức để các nhà báo quan tâm đến việc viết về nó có thể làm điều đó một cách dễ dàng.
Dưới đây là những thông tin cơ bản nên có trong mọi thông cáo báo chí:
- Góc trên bên trái có thông tin liên lạc của bạn.
- Cụm từ “để phát hành ngay lập tức” xuất hiện ở góc trên cùng bên phải.
- Một tiêu đề hấp dẫn tóm tắt tin tức trong một vài từ
- Bắt đầu thông cáo báo chí với một tham chiếu đến vị trí của công ty bạn.
- Bao gồm một tiểu sử công ty ngắn gọn ở phần cuối của bản phát hành.
Nếu bạn muốn cho giới truyền thông biết rằng đợt phát hành đã kết thúc, bạn có thể sử dụng “###” hoặc một số biểu tượng khác. Khi không có thông tin mới, điều này khiến các phóng viên bận rộn không phải chờ đợi hoặc lật trang. Nhưng phong tục này vẫn được thực hành rộng rãi và đánh giá cao.
Điểm chính của thông cáo báo chí của bạn bây giờ nên đọc:
- Trong đoạn đầu tiên, bạn nên giải thích bản chất của thông báo và cung cấp thông tin cơ bản về công ty của bạn.
- Người phát ngôn hoặc quan chức của công ty nên được trích dẫn trong hai hoặc ba dòng tiếp theo để giải thích “tại sao” đằng sau thông báo.
- Đoạn cuối cùng sẽ đóng vai trò là phần “Giới thiệu về chúng tôi”, trong đó bạn mô tả doanh nghiệp của mình và các dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Khi Nào Bạn Nên Viết Thông Cáo Báo Chí?
Khi thông báo về một vụ sáp nhập, một dòng sản phẩm mới hoặc tuyển dụng nhân sự chủ chốt (chẳng hạn như giám đốc điều hành hoặc nhà phát triển), thông cáo báo chí là cách hiệu quả nhất để thông báo. Bạn cũng có thể sử dụng nó để tự hào về sự công nhận mà doanh nghiệp của bạn hoặc nhân viên của họ đã đạt được bằng cách hiển thị bất kỳ giải thưởng có liên quan nào.
Cách viết thông cáo báo chí
Biết những gì cần đưa vào thông cáo báo chí của bạn sẽ làm tăng hiệu quả của nó. Nếu tuân theo phác thảo này, bạn sẽ có thể tạo ra một bản phát hành truyền tải câu chuyện của bạn một cách hiệu quả và thu hút sự chú ý của giới truyền thông.
#1. Tạo một tiêu đề hấp dẫn
Bạn đã nghĩ về thông báo của mình và sẵn sàng chia sẻ nó với mạng lưới của bạn và những người trong lĩnh vực của bạn.
Sự thành công của thông cáo báo chí của bạn phụ thuộc vào tiêu đề của nó, giống như sự thành công của bài đăng trên blog của bạn phụ thuộc vào tiêu đề của nó. Chỉ có một dòng để làm việc có thể đáng sợ, nhưng với một số lựa chọn từ cẩn thận, bạn có thể tạo một tiêu đề thu hút sự chú ý.
Nếu bạn muốn tiêu đề của mình thu hút sự chú ý, hãy xem xét những điều sau:
- Sử dụng các động từ ngụ ý chuyển động.
- Cung cấp chi tiết.
- Đừng tiếp tục và tiếp tục.
Hãy nhớ rằng các phóng viên nhận được hàng chục, nếu không muốn nói là hàng trăm bản tin mỗi ngày, vì vậy hãy dành thời gian để phát triển một tiêu đề nổi bật.
Mặt khác, nguồn cấp dữ liệu của người tiêu dùng tràn ngập những câu chuyện về các sự kiện mới nhất. Đó là lý do tại sao bạn cần một tiêu đề hấp dẫn để thu hút sự chú ý của họ.
#2. Thông báo cho báo chí tại sao điều này đáng chú ý
Cung cấp cho người đọc thông cáo báo chí của bạn một lý do để quan tâm đến vấn đề này.
Sử dụng công thức kim tự tháp ngược khi tạo thông cáo báo chí của bạn để đạt hiệu quả tối đa. Các chi tiết quan trọng nhất được trình bày đầu tiên, tiếp theo là những chi tiết ít quan trọng hơn.
Đoạn đầu tiên của bản phát hành của bạn nên đề cập đến ai, cái gì và ở đâu, trong khi đoạn thứ hai nên đi vào lý do tại sao. Các phóng viên không có thời gian để lướt qua những chi tiết không liên quan và những giai thoại cá nhân; họ cần tài liệu cứng sẽ giúp họ bán bài báo của bạn cho một biên tập viên hoặc cấp cao hơn.
Ngoài ra, người đọc không nên được cung cấp bất kỳ thông tin mới, quan trọng nào sau những phần này.
#3. Đưa ra một trích dẫn hấp dẫn
Bước tiếp theo là tô điểm cho thông báo của bạn bằng cách đưa vào một trích dẫn mà các phóng viên có thể sử dụng để giúp tạo tiền đề và vẽ nên bức tranh về cách tin tức của bạn sẽ ảnh hưởng đến ngành, cơ sở khách hàng và môi trường mà bạn đã mô tả.
Bạn nên cố gắng lấy lời trích dẫn từ những người có quyền lợi nhất định đối với kết quả thông báo của bạn, chẳng hạn như giám đốc điều hành công ty, quản lý dự án hoặc những người sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp.
Bằng cách tham khảo các chuyên gia có liên quan và các nhà lãnh đạo tư tưởng, bạn làm nổi bật tầm quan trọng của sự tiến bộ của mình. Câu chuyện của bạn và nội dung thông báo của bạn nên được định hình bởi câu trích dẫn bạn chọn.
Đừng cảm thấy rằng bạn phải lấy ý kiến từ tất cả 25 người đã tham gia vào việc mua lại bằng cách bỏ phiếu cho văn phòng của bạn. Chọn một hoặc hai người phát ngôn quan trọng và tập trung nhận xét về ý kiến của họ.
#4. Cung cấp cho người đọc một số ngữ cảnh cho chủ đề hiện tại
Trong đoạn cuối cùng này, bạn nên nhắc lại thông tin mà người đọc đã biết.
Trong phần này, bạn có thể bao gồm thông tin hỗ trợ, chẳng hạn như cách tiếp cận độc đáo mà tổ chức của bạn đã thực hiện để phát triển dự án hoặc thông báo sắp tới. Hoặc, nếu có liên quan, hãy thảo luận về tác động lâu dài của tuyên bố của bạn.
Newsjacking là một chiến lược hiệu quả khác để tăng tác động của thông cáo báo chí của bạn. Một kỹ thuật làm cho thông cáo báo chí của bạn phù hợp hơn với nhu cầu của các nhà báo và độc giả của họ.
#5. Cô đọng “Ai” và “Cái gì” thành một bản tóm tắt một hoặc hai câu
Các phóng viên thường xuyên phàn nàn trên Twitter về các thông cáo báo chí được viết kém và các bài quảng cáo chiêu hàng không truyền đạt được bản chất công việc của công ty hoặc tầm quan trọng của thông báo.
Bao gồm một liên kết đến trang web của công ty bạn trước và giải thích các dịch vụ của bạn bằng các thuật ngữ đơn giản.
Nếu bạn đang trích dẫn dữ liệu, hãy cung cấp liên kết tới nguồn và xác minh rằng mỗi người được đề cập trong thông cáo đều có chức danh và tổ chức phù hợp.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính trực của bạn trong vấn đề này, hãy nhờ đồng nghiệp đọc bản phát hành ngoài ngữ cảnh và báo cáo lại cho bạn về nội dung của nó. Nếu họ không thể trả lời “ai”, “cái gì” hoặc “tại sao”, thì họ cần quay lại bảng vẽ.
#6. Cụm từ kết thúc tiêu chuẩn
Tập hợp một bản soạn sẵn hấp dẫn nhưng ngắn gọn để hoàn thiện bản phát hành của bạn. Mô tả sứ mệnh của công ty bạn và cách các bên liên quan phân biệt nó với tư cách là người dẫn đầu trong lĩnh vực của mình. Bao gồm một cách để liên lạc với bạn. Nếu một phóng viên không thể liên lạc với bên liên quan hoặc đại diện của bên liên quan, việc phát hành sẽ không tiến xa lắm.
Đưa ra một lịch sử ngắn gọn về công ty và một phác thảo về những gì nó làm. Đặt chi tiết liên lạc của bạn trong đó. (Ba ký hiệu ### hoặc “–30–” thường được sử dụng ở cuối thông cáo báo chí để biểu thị sự kết thúc.)
Đảm bảo thông cáo báo chí của bạn không có lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp bằng cách đọc lại lần thứ hai. Trước khi gửi đi bài viết của bạn, hãy thử một trình kiểm tra ngữ pháp trực tuyến miễn phí để đảm bảo rằng nó đọc trôi chảy và hiệu quả.
Cách viết thông cáo báo chí cho một cuốn sách
Quan hệ công chúng (PR) có thể là một công cụ hữu ích để nâng cao hồ sơ của tác giả, nhưng có một cách tiếp cận phù hợp và không phù hợp để có được nó.
Sau khi hoàn thành một cuốn sách, nhiều tác giả gửi thông cáo báo chí với hy vọng thu hút sự chú ý của giới truyền thông và quan hệ công chúng tích cực. Điều này chỉ đơn giản là không phải như vậy. Ý tưởng rằng các cơ quan báo chí phải phát hành thông cáo báo chí là di tích của một thời đã qua.
Phần này sẽ cho bạn thấy các phương pháp hay nhất cập nhật nhất để viết thông cáo báo chí về sách, nhưng bạn vẫn có thể sử dụng công cụ quảng cáo sách của chúng tôi để giúp bạn có được PR.
Thông cáo báo chí có thể mang lại lợi ích gì cho các tác giả sách?
Gửi thông cáo báo chí tới các phương tiện truyền thông khác nhau và các diễn đàn thảo luận trực tuyến là một cách tuyệt vời để quảng cáo về cuốn sách mới của bạn và khiến mọi người bàn tán về nó. Một thông cáo báo chí thành công có thể dẫn đến yêu cầu phỏng vấn, đánh giá sách, tham gia phát biểu hoặc truy cập trang web; nó cũng có thể tạo ra những đề cập ngắn gọn trên báo và tạp chí. Đây cũng là một công cụ quảng cáo miễn phí, vì vậy bất kỳ nhà xuất bản tự do hoặc tác giả độc lập nào cũng có thể sử dụng nó để giới thiệu tác phẩm của họ.
Mặc dù thông cáo báo chí chỉ là một thành phần của chiến lược tiếp thị toàn diện bao gồm trang web của tác giả, danh sách gửi thư và mạng truyền thông xã hội, nhưng nó được viết để thu hút sự chú ý của các nhà báo, biên tập viên, người viết blog, nhà xuất bản, nhà phê bình sách và những người có ảnh hưởng khác. những người có thể chưa có trong danh sách liên lạc của bạn. Nếu bạn quản lý để thu hút sự chú ý của họ, họ thậm chí có thể giúp bạn truyền bá thông tin đến nhiều người hơn. Ngoài ra, đọc QUẢN LÝ PHÁT HÀNH: Định nghĩa, Mô tả công việc, Mức lương & Cách trở thành một.
Viết thông cáo báo chí cho cuốn sách của bạn là một cách tuyệt vời để cho mọi người biết những tin tức thú vị, ngay cả khi bạn đang đối thoại với độc giả và cộng đồng sáng tạo trên mạng xã hội.
Khi Nào Bạn Đề Nghị Phát Hành Thông Cáo Báo Chí Sách?
Thông thường, ngày một cuốn sách được bán lần đầu tiên cũng là ngày một thông cáo báo chí được phát hành để thông báo về việc phát hành cuốn sách. Nếu bạn muốn thông cáo báo chí của mình xuất hiện trên các phương tiện truyền thông hoặc các ấn phẩm khác, bạn nên gửi cho họ trước ít nhất ba đến năm ngày. Nếu phương tiện truyền thông lớn, bạn nên kỳ vọng thời gian quay vòng xuất bản lâu hơn để đáp ứng khối lượng yêu cầu ngày càng tăng mà họ có khả năng xử lý.
Ngay cả khi đã vài tuần hoặc vài tháng sau ngày xuất bản đầu tiên của cuốn sách, bạn vẫn có thể muốn sắp xếp thời gian thông cáo báo chí của mình trùng với một số báo, sự kiện ra mắt hoặc lễ trao giải đáng chú ý mà cuốn sách của bạn có liên quan.
Dưới đây là các bước về cách viết thông cáo báo chí về sách.
#1. Tìm nghiêng về Newsworthy
Các tổ chức truyền thông không quan tâm đến việc mua sách của bạn; họ quan tâm đến việc tiếp cận độc giả của họ. Thông cáo báo chí cho cuốn sách của bạn không đóng vai trò là một bản phác thảo hoặc bản tóm tắt toàn diện về tác phẩm của bạn. Thay vào đó, nó nhấn mạnh đối tượng độc giả cụ thể sẽ thích cuốn sách của bạn.
Mục tiêu là cung cấp cho các cửa hàng tin tức một “móc nối” ngắn gọn hoặc tiêu đề thu hút sự chú ý. Ngoài ra, việc khám phá đó là gì là tùy thuộc vào bạn.
#2. Dự thảo sách Thông báo Thông cáo báo chí
Định dạng là rất quan trọng nếu bạn muốn các phương tiện truyền thông phản hồi thông cáo báo chí của mình. Họ không sẵn sàng nỗ lực đáng kể để điều chỉnh nó để phân phối rộng rãi hơn.
Sau đây là các thành phần của một thông cáo báo chí tốt:
- Người thứ ba viết. Giọng điệu trong thông cáo báo chí của bạn phải là giọng điệu của một bản tin khách quan, không phải của một bản thông tin thương mại. Thông cáo báo chí là điểm khởi đầu cho bài viết của nhà báo. Họ sẽ không lãng phí thời gian để viết lại tác phẩm được viết theo quan điểm của “tôi”.
- Tiêu đề cho một thông cáo báo chí. Mồi ở ngay đây. Thu hút sự quan tâm của người đọc bằng cách tìm một điểm nhấn độc đáo trên tin tức. Duy trì sự ngắn gọn và hóm hỉnh. Cố gắng giữ nó dưới 20 từ. Ngoài ra, hãy xem xét những loại tiêu đề nào có xu hướng khơi gợi sự quan tâm của bạn nếu bạn thấy mình bị mắc kẹt. Ghi nhớ nguồn cảm hứng đằng sau tiêu đề cuốn sách của bạn cũng có thể hữu ích. Theo nhiều cách, nó giống như trước đây.
- Tiêu đề phụ. Chỉ một tuyên bố này mở rộng đáng kể kiến thức của tôi về công việc của bạn. Vấn đề ở đây là để xây dựng trên nghiêng tin tức của bạn. Tiêu đề phụ là đoạn giới thiệu nếu tiêu đề là đoạn giới thiệu. Ngoài ra, tiêu đề thu hút sự chú ý của người đọc, trong khi tiêu đề phụ cung cấp lý do thuyết phục hơn để tiếp tục đọc.
- Hàng ghi ngày. Bao gồm ngày phát hành, thành phố, tiểu bang và quốc gia của bạn. Ngoài ra, hãy chèn vào giữa các dấu ngoặc trước đoạn mở đầu.
- Quay trở lại. Trong thông cáo báo chí của bạn, đây là một phần quan trọng. Thực hiện một tuyên bố táo bạo ngay lập tức. Vì vậy, chúng ta hãy cắt theo đuổi. Hàng ngày, các biên tập viên tràn ngập hàng chục thông cáo báo chí. Của bạn sẽ nổi bật giữa đám đông nếu bạn cung cấp cho người đọc động lực ngay lập tức để tiếp tục đọc.
#3. Xuất bản Thông báo
Về mặt lý thuyết, bạn có thể phân phối một thông cáo báo chí cho mọi tổ chức tin tức.
Đó là một ý tưởng tồi. Khi thời gian là điều cốt yếu, hầu hết mọi người chuyển sang dịch vụ cung cấp dịch vụ. Khi bạn trả tiền cho một dịch vụ cung cấp thông tin, họ sẽ gửi thông cáo báo chí của bạn đến danh sách liên hệ phong phú của họ trên các phương tiện truyền thông.
Đối tượng của một dịch vụ tổng hợp là rất lớn. Nhiều danh sách trong số này bao gồm hàng trăm, nếu không muốn nói là hàng nghìn ấn phẩm.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng quan điểm khác với đọc. Không có gì chắc chắn rằng một biên tập viên hoặc nhà báo sẽ đọc một thông cáo báo chí chỉ vì nó đã được gửi đến một ấn phẩm.
Đây là lý do tại sao bạn cần thông cáo báo chí của mình là duy nhất nếu bạn muốn thu hút sự quan tâm thực sự.
Gửi thông cáo báo chí thẳng tới nguồn truyền thông mà bạn tin rằng cuốn sách của mình sẽ được quan tâm nhất là một lựa chọn. Ví dụ, đây có thể là một ấn phẩm thương mại. Bạn có thể sửa đổi nó để nhấn mạnh những điểm sẽ thu hút ấn phẩm mục tiêu.
Cách viết thông cáo báo chí cho một tổ chức phi lợi nhuận
Việc sử dụng thông cáo báo chí là rất quan trọng đối với cả các tập đoàn lớn và hoạt động của một người trong lĩnh vực phi lợi nhuận. Viết và phân phối thông cáo báo chí là một cách hiệu quả để các tổ chức phi lợi nhuận kết nối với báo chí địa phương và truyền bá tin tức về công việc của họ.
Thông cáo báo chí của tổ chức phi lợi nhuận là một bài viết ngắn được xuất bản theo phong cách tin bài truyền thống.
Thông tin kịp thời về tổ chức từ thiện của bạn có thể được phổ biến thông qua thông cáo báo chí với hy vọng rằng các phương tiện truyền thông quan tâm sẽ liên hệ với bạn để phỏng vấn hoặc đưa tin chuyên sâu khác. Thông cáo báo chí dài một trang là cách nhanh chóng, đáng tin cậy và miễn phí để đưa tin tức của tổ chức bạn ra công chúng.
Tuy nhiên, việc bổ nhiệm một giám đốc điều hành mới hoặc khởi động một chương trình mới đều là những ví dụ về tin tức quan trọng của công ty phù hợp để đưa tin trong một thông cáo báo chí. Bạn nên viết thông cáo báo chí nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn đang tổ chức một sự kiện quan trọng hoặc đã giành được số tiền tài trợ đáng kể.
Những người nhận thông cáo báo chí của bạn sẽ bao gồm các nhà báo trên báo, mạng phát sóng, ấn phẩm trực tuyến và những người có ảnh hưởng trên mạng xã hội. Thông cáo báo chí cũng có thể được phân phối cho các thành viên cộng đồng có liên quan, các nhà tài trợ lớn, các thành viên của chính quyền địa phương và công chúng nói chung.
Tại sao thông cáo báo chí phi lợi nhuận lại quan trọng?
Khi nói đến việc truyền bá thông tin về những gì họ làm, các tổ chức không thể đánh bại giá trị vô giá của thông cáo báo chí như một chiến lược tiếp thị miễn phí. Bạn có thể định vị mình là người có thẩm quyền địa phương về chủ đề của mình và tăng cường liên hệ với các phương tiện truyền thông bằng cách phát hành thông cáo báo chí.
Đối với các cập nhật quan trọng của cộng đồng, cư dân nên truy cập các trang web truyền thông có uy tín. Bằng cách phát hành một thông cáo báo chí, công ty của bạn sẽ được liên kết với nguồn tin tức có uy tín này.
Đôi khi các phần tin tức địa phương của các tờ báo có thể chạy các thông cáo báo chí và các DJ của đài phát thanh sẽ đọc chúng trên sóng dưới dạng một mục tin tức. Trong một tờ báo nhỏ hoặc thiếu nhân viên, thông cáo báo chí của bạn có thể nhanh chóng được phê duyệt để xuất bản mà không cần sửa đổi nhiều nếu nó được viết một cách hiệu quả.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải biết cách viết thông cáo báo chí hoàn hảo cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Một thông cáo báo chí được định dạng tốt cho một tổ chức từ thiện giúp cơ quan truyền thông dễ dàng đưa tin về câu chuyện như dự định.
Sau đây là một số lợi ích tiềm năng của việc nhờ các nhà báo in thông cáo báo chí của bạn:
- Một nhà báo đã đọc thông cáo báo chí của bạn muốn biết thêm thông tin và liên hệ với công ty của bạn.
- Một nhà báo lần đầu tiên tìm hiểu về tổ chức của bạn và các mục tiêu của nó, bắt đầu hợp tác với bạn và tổ chức phi lợi nhuận của bạn.
- Với chi phí miễn phí và đến từ một thành viên có uy tín trong cộng đồng, một phóng viên sẽ phân phát bản tin của bạn tới độc giả của họ.
Các hướng dẫn sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách viết một thông cáo báo chí hiệu quả cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Có một chút đường cong học tập ngay từ đầu, nhưng một khi những điều cơ bản đã được nắm vững, bạn sẽ vững bước trên con đường thành công.
#1. Soạn một câu mở đầu hấp dẫn
Các tổ chức phi lợi nhuận có thể sử dụng kiến thức cơ bản về viết tin tức để tạo ra các thông cáo báo chí hiệu quả. Đầu tiên, phần mở đầu, thường được gọi là phần mở đầu, của một thông cáo báo chí cần phải hấp dẫn. Một lời dẫn tốt nên gây tò mò và thu hút sự chú ý của người đọc. Thông thường, lời dẫn là một câu duy nhất, nhưng cũng có thể là hai câu.
Một khách hàng tiềm năng tốt nên kết hợp càng nhiều yếu tố câu chuyện “năm chữ W và một chữ H” càng tốt. Nếu bạn gặp khó khăn khi viết phần mở đầu, hãy thử nghĩ về ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào của câu chuyện. Nếu có thể, vui lòng viết câu trả lời của bạn cho những câu hỏi đó trong thông cáo báo chí của tổ chức phi lợi nhuận bằng một cụm từ duy nhất. Điều này sẽ truyền đạt các chi tiết quan trọng nhất một cách nhanh chóng.
#2. Nghĩ như độc giả của bạn
Cách hiệu quả nhất để viết thông cáo báo chí cho một tổ chức phi lợi nhuận là nhắm mục tiêu đến những người sẽ quan tâm đến thông điệp của họ. Bạn muốn tiếp cận càng nhiều người càng tốt, nhưng làm như vậy có thể sẽ dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực.
- Xem xét ảnh hưởng của bạn. Tác động tiềm ẩn của từng tổ chức từ thiện nhất định cần được đánh giá cẩn thận. Nhiều tổ chức phi chính phủ lớn của quốc gia, chẳng hạn như Hiệp hội Ung thư Hoa Kỳ, phân phối một cách mù quáng các thông cáo báo chí cho bất kỳ và tất cả các nguồn truyền thông. Điều này có thể điển hình hơn nếu bạn làm việc cho một tổ chức từ thiện lớn. Tuy nhiên, nhiều tổ chức từ thiện nhỏ hơn sẽ cần kết nối với các nhà báo và nguồn truyền thông trong khu vực.
- Chọn tùy chọn của bạn. Điều quan trọng là gửi thông cáo báo chí đến đúng người sau khi bạn đã điều chỉnh thông điệp của mình cho họ. Mặc dù hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận đều giữ một danh sách tổng thể các địa chỉ liên hệ trên phương tiện truyền thông, nhưng mỗi thông cáo báo chí riêng lẻ chỉ nên được gửi cho những người thích hợp. Thật hấp dẫn để làm nổ tung mọi người trong danh sách của bạn với mỗi thông cáo báo chí. Tuy nhiên, bạn sẽ có lợi về lâu dài nếu nhắm đúng đối tượng. Nếu bạn tấn công mọi người bằng mọi thông cáo báo chí, họ có thể nghĩ rằng họ đang bị gửi thư rác và hủy đăng ký nhận email của bạn.
# 3. Bám sát kiến thức cơ bản
Khi viết một thông cáo báo chí, bạn có thể muốn đi sâu vào chi tiết.
Xét cho cùng, thật khó để giữ im lặng về một thành tựu mà bạn cảm thấy có công. Duy trì sự ngắn gọn và rõ ràng khi bạn viết thông cáo báo chí của mình và đảm bảo rằng nó hỗ trợ các điểm chính của bạn trong đoạn đầu tiên.
Bạn có thể cải thiện cơ hội để người đọc hiểu và ghi nhớ thông điệp dự định của bạn cũng như đi đúng chủ đề bằng cách giữ cho thông cáo báo chí phi lợi nhuận của bạn ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
Các đoạn nên có độ dài trung bình từ 30 đến 35 từ. Toàn bộ thông cáo báo chí không được vượt quá một trang.
Ngoài ra, hãy ghi nhớ độc giả của bạn khi bạn viết. Nếu khán giả mục tiêu không phải là chuyên gia, bạn có thể cần giải thích các từ kỹ thuật và biệt ngữ khác. Giọng điệu và từ vựng phải chuyên nghiệp và tương tự như giọng điệu của các nhà báo mà bạn đang tiếp cận.
#4. Làm cho nó dễ dàng để xem qua
Việc sắp xếp thông cáo báo chí của bạn phải sao cho một nhà báo bận rộn có thể lướt qua nó một cách nhanh chóng. Điều này cho phép một chuyên gia truyền thông dày dạn kinh nghiệm nắm bắt nhanh chóng những điểm quan trọng nhất trong thông cáo báo chí của bạn.
Thông cáo báo chí của bạn có thể thân thiện với người dùng hơn với việc bổ sung một số công cụ cơ bản. Bạn có thể sử dụng danh sách gạch đầu dòng để nhấn mạnh các điểm chính không? Một tùy chọn khác là nhấn mạnh tên của chương trình mới hoặc toàn bộ số tiền trợ cấp mà bạn đã được trao bằng cách sử dụng chữ in đậm. Thông tin quan trọng nhất có thể được làm nổi bật bằng cách làm theo các quy trình định dạng dễ dàng này.
Sử dụng các chiến thuật đọc lướt này một cách thận trọng, giống như bất kỳ phương pháp nào khác. Việc lạm dụng các phương pháp này có thể gây tác dụng ngược. Thông cáo báo chí của một tổ chức phi lợi nhuận có thể khó hiểu nếu nó có quá nhiều từ in đậm và gạch đầu dòng.
#5. Bổ sung tài khoản của bạn
Có một số cách để viết thông cáo báo chí phi lợi nhuận của bạn rằng “thêm một cái gì đó”.
Sự thành công của thông cáo báo chí của một tổ chức phi lợi nhuận phụ thuộc vào việc đưa vào các trích dẫn có ý nghĩa. Hãy để giám đốc điều hành, nhân viên, tình nguyện viên hoặc người nhận của bạn trở thành tâm điểm của bản tin. Thông cáo báo chí có thể được hưởng lợi từ việc bổ sung sự tiếp xúc của con người thông qua các trích dẫn, điều này cũng có thể đóng vai trò là “tóm tắt” hoặc nguồn thông tin chính của thông cáo báo chí.
Sử dụng tiêu đề hoặc vị trí thích hợp khi trích dẫn ai đó trong thông cáo báo chí của tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Những trích dẫn hay nhất có những câu ngắn gọn, trực tiếp.
Sử dụng các nghiên cứu điển hình và lời chứng thực để củng cố câu chuyện của bạn. Bao gồm rất nhiều con số trong thông cáo báo chí của bạn để sao lưu yêu cầu của bạn. Một tuyên bố về một xu hướng đòi hỏi phải có bằng chứng. Thêm số vào lập luận của bạn sẽ làm cho nó thuyết phục hơn.
Ngoài ra, hình ảnh và phim là một điều trị bổ sung tốt đẹp.
#6. Giữ cho mình có thể tiếp cận
Gửi một thông cáo báo chí làm tăng khả năng một thành viên của phương tiện truyền thông sẽ theo dõi bạn. Nhà báo không thể liên lạc với bạn trừ khi họ có thể dễ dàng tìm thấy và sử dụng thông tin liên lạc của bạn.
Đảm bảo số điện thoại, địa chỉ và URL trên tiêu đề thư của bạn là chính xác.
#7. Luôn cập nhật danh sách liên hệ của bạn
Kiểm tra danh sách gửi thư của bạn sau khi bạn đã tạo một thông cáo báo chí sẽ thu hút các nhà báo và độc giả của họ. Cả phóng viên và đại diện thường xuyên đến và khởi hành. Luôn giữ liên lạc với các cơ quan truyền thông của bạn để đảm bảo bạn có sẵn các chi tiết liên lạc cập nhật nhất.
Các dịch vụ giám sát email được cung cấp bởi một hệ thống được các tổ chức phi lợi nhuận sử dụng để liên lạc với các nhà tài trợ và thành phần của họ là một nguồn tài nguyên quý giá. Bạn nên điều tra lý do tại sao email thông cáo báo chí bị trả lại nếu nó được gửi đến nhầm người. Để kiểm tra kỹ xem bạn đã nhập đúng địa chỉ chưa, bạn cũng có thể tra cứu địa chỉ đó trong cơ sở dữ liệu email của mình.
Cách viết thông cáo báo chí cho một sự kiện
Thông cáo báo chí là một loại thông tin liên lạc bằng văn bản được các chuyên gia sử dụng để phổ biến thông tin đáng tin cậy cho công chúng và giới truyền thông. Thông cáo báo chí là công cụ hữu ích cho các chuyên gia quan hệ công chúng vì chúng cho phép họ công bố một sự kiện, thông báo cho giới truyền thông về sự kiện đó và thu hút đưa tin. Nếu bạn muốn làm việc trong lĩnh vực quan hệ công chúng hoặc lĩnh vực liên quan, biết cách viết thông cáo báo chí cho một sự kiện là một kỹ năng cần thiết.
Dưới đây là các bước đơn giản để viết thông cáo báo chí cho một sự kiện.
#1. Tạo danh sách phát hoặc thư viện video
Bước đầu tiên trong việc viết một thông cáo báo chí là lựa chọn các phương tiện truyền thông và phóng viên mà bạn muốn đưa tin về câu chuyện của mình. Các phóng viên thể thao, nhưng không phải phóng viên chính trị hoặc tòa thị chính, có thể có tên trong danh sách truyền thông cho một câu chuyện về thông báo chương trình liên quan đến thể thao.
#2. Chuẩn bị một định dạng thông cáo báo chí
Dàn ý là một nơi tuyệt vời để bắt đầu khi viết một thông cáo báo chí vì nó giúp bạn ghi nhớ bao gồm tiêu đề, dòng thời gian, đoạn giới thiệu, nội dung và bất kỳ trích dẫn thích hợp nào. Báo chí Hoa Kỳ có các tiêu chí cụ thể liên quan đến việc viết tắt các địa điểm và viết hoa các tiêu đề phải được đồng ý.
#3. Soạn thảo Tuyên bố cho Truyền thông
Nhấn mạnh thông tin cơ bản quan trọng nhất trong đoạn đầu tiên, bao gồm các nhân vật chính, bối cảnh, khoảng thời gian và động lực đằng sau hành động. Bạn có thể thu hút khán giả của mình viết về thông cáo báo chí bằng cách cung cấp dữ liệu và số liệu thống kê có liên quan về sự kiện.
#4. Hãy suy nghĩ về việc thêm một số hình ảnh
Một số tổ chức tin tức có thể yêu cầu sử dụng hình ảnh do nhiếp ảnh gia sự kiện chụp ngay cả khi những tổ chức khác muốn chụp hình của họ. Nhiều người chuyên nghiệp khi đưa ảnh cho phóng viên sử dụng đã thêm danh tính của người chụp ảnh, tên và chức danh của những người trong ảnh và chú thích khi cần thiết.
#5. Embrace Cliches và một địa chỉ liên lạc
Bản soạn sẵn là thông tin điển hình của công ty có trong tất cả các tài liệu truyền thông đã phát hành, chẳng hạn như ngày thành lập, lịch sử hoặc tuyên bố sứ mệnh của công ty. Tuy nhiên, tuyên bố từ chối trách nhiệm này có thể được đặt sau tất cả các nội dung khác nhưng trước bất kỳ liên hệ truyền thông nào.
Cách viết thông cáo báo chí cho sản phẩm
Viết một thông cáo báo chí cho một sản phẩm có thể rất căng thẳng. Chúng dường như là tài liệu đồ sộ, chính thức, có cấu trúc này phải tuân thủ nghiêm ngặt khuôn khổ thông thường nếu không sẽ có nguy cơ bị giới truyền thông bác bỏ là không chuyên nghiệp.
Cảm ơn trời, đó không còn là trường hợp nữa. Giờ đây, hơn bao giờ hết, các chuyên gia PR có cơ hội (và nghĩa vụ) làm cho công việc của họ tỏa sáng và đưa công ty của họ trở thành tiêu điểm theo những cách sáng tạo, nhờ vào sự phổ biến của các kênh thông qua đó các nhà truyền thông có thể tiếp cận đối tượng mục tiêu của họ.
Thông cáo báo chí công bố một sản phẩm hoàn toàn mới là một trong những trường hợp như vậy. Để quảng bá rộng rãi và thu hút sự chú ý của công chúng về một dòng sản phẩm mới, trò chơi điện tử, ô tô hoặc gần như bất kỳ thứ gì khác, một công ty hoặc doanh nghiệp sẽ muốn thực hiện một chiến dịch quan hệ công chúng chuyên nghiệp.
Dưới đây là các bước đơn giản để viết thông cáo báo chí cho một sản phẩm.
- tiêu đề hấp dẫn
- Thông số kỹ thuật rất chi tiết
- hình ảnh tuyệt vời
- Thuật ngữ công ty nội bộ
- Thông tin liên lạc
Kết luận
Tóm lại, thông cáo báo chí là một công cụ tiếp thị hữu ích cho các doanh nghiệp, nhưng nó sẽ không giúp bạn quảng cáo miễn phí. Phương tiện truyền thông, người có ảnh hưởng và người viết blog sẽ trở nên quen thuộc hơn với doanh nghiệp của bạn nếu bạn gửi các bản phát hành theo một lịch trình nhất quán.
Luôn luôn là một ý tưởng hay để giữ tên và công ty của bạn trong tâm trí của các phương tiện truyền thông trong trường hợp họ đang tìm kiếm một nguồn trong lĩnh vực của bạn và tình cờ nhớ lại bạn. Bạn có thể khẳng định mình là người có thẩm quyền trong lĩnh vực của mình bằng cách báo cáo về những phát triển quan trọng.
Ngoài ra, việc duy trì một hồ sơ công khai cần có thời gian và năng lượng. Chia sẻ thông tin báo chí trên phương tiện truyền thông xã hội có thể giúp duy trì sự quan tâm đến dự án của bạn. Bao gồm một tham chiếu đến sự chú ý của phương tiện truyền thông gần đây bằng ngôn ngữ chung của bản phát hành.
Làm thế nào để viết một câu hỏi thường gặp về thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí tốt là gì?
Một thông cáo báo chí tốt, chẳng hạn như một thông cáo báo chí được viết theo phong cách AP, sẽ có tiêu đề, dòng thời gian, nội dung thông cáo báo chí và bản tóm tắt. Nó cần đi thẳng vào vấn đề, thu hút đúng người và kết thúc bằng lời kêu gọi hành động (CTA) và các liên hệ truyền thông.
Những gì không nên viết trong một thông cáo báo chí?
Cường điệu, tuyên bố thổi phồng và ngôn ngữ giống như quảng cáo không có chỗ trong thông cáo báo chí. Những sai lầm cần tránh bao gồm không trở nên đáng chú ý, có tiêu đề không hấp dẫn hoặc nhàm chán và viết ở định dạng hoặc phong cách không phù hợp.
Bài viết tương tự
- PR TRONG DOANH NGHIỆP: CÁC LOẠI, CHỨC NĂNG VÀ LỢI ÍCH
- Chuyên gia quan hệ công chúng: Họ làm gì, mức lương và trở thành một
- Chuyển đổi người dùng: Chiến lược và cách thức hoạt động (Hướng dẫn chi tiết)
- QUẢN LÝ PHÁT HÀNH: Ý nghĩa, Quy trình, Nhiệm vụ, Lương, & Phần mềm
- CÁCH VIẾT MỘT BẢN TUYÊN NGÔN: Hướng dẫn cơ bản
Tài liệu tham khảo
