Việc ký một tài liệu điện tử sẽ tự động xác thực tài liệu đó. Tại thời điểm đó, có thể nói rằng nội dung của tài liệu không thay đổi sau khi nó đã được ký. Tại đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước về cách ký điện tử vào tài liệu từ bằng trình đọc adobe trên iPhone hoặc máy Mac của bạn.
Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là một ký hiệu hoặc dữ liệu kỹ thuật số khác được đính kèm vào một tài liệu điện tử và được "người ký" hoặc người nhận yêu cầu chữ ký chấp nhận. Chữ ký điện tử thường được hiển thị dưới dạng hình ảnh của chữ ký vật lý. Chữ ký điện tử trực tuyến được tạo và áp dụng cho các tài liệu trực tuyến. Thay vì ký bằng bút, bạn nhận được email yêu cầu chữ ký của mình. Toàn bộ quá trình “ký” diễn ra trực tuyến.
Cách ký điện tử vào tài liệu Word
Các tổ chức có thể giảm rủi ro khi sử dụng các giao dịch điện tử và hợp lý hóa các quy trình giấy tờ cho hợp đồng hoặc các thỏa thuận khác bằng cách đưa các trường chữ ký vào tệp Microsoft Office. Chữ ký điện tử lưu giữ bản ghi về những gì đã được ký và có thể được xác thực trong tương lai.
Các tài liệu đã được ký có nút Chữ ký ở dưới cùng. Hơn nữa, thông tin chữ ký xuất hiện trong phần Thông tin của các tài liệu đã ký, có thể được truy cập bằng cách nhấp vào tab Tệp trong Word.
Để ký một tài liệu từ điện tử, hãy làm như sau:
- Mở tài liệu mà bạn muốn đăng nhập trong Microsoft Word hoặc Excel.
- Đặt con trỏ (con trỏ) của bạn trong tài liệu từ hoặc trang tính nơi bạn muốn dòng chữ ký xuất hiện.
- Chọn chèn
- Trên tab Chèn, trong phần Văn bản, bấm vào Dòng chữ ký > Dòng chữ ký Microsoft Office trong menu thả xuống.
Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, có hai phương pháp thiết lập chữ ký.
#1. Kết hợp một chữ ký số vô hình
Chữ ký điện tử vô hình có thể được thêm vào tài liệu Word, sổ làm việc Excel hoặc bản trình bày PowerPoint. Điều này không hiển thị trong tài liệu, nhưng một biểu tượng chữ ký nhỏ xuất hiện ở cuối cửa sổ để cho biết rằng nó đã được ký. Người nhận có thể xem thông tin về người ký bằng cách nhấn vào biểu tượng.
#2. Bao gồm Chữ ký số có thể nhìn thấy rõ ràng
Chữ ký điện tử hiển thị cũng có thể được thêm vào tài liệu Word hoặc sổ làm việc Excel. Để cho biết rằng tài liệu đã được ký, chữ ký này xuất hiện trong tài liệu, cùng với một biểu tượng chữ ký nhỏ ở cuối cửa sổ. Để tìm hiểu thêm về người ký, người nhận có thể nhấp đúp vào chữ ký hoặc nhấp vào biểu tượng.
Cách sử dụng Chứng chỉ ký tài liệu để thêm chữ ký số trong Microsoft Windows
Làm theo các bước sau để ký điện tử tài liệu trên Microsoft Windows bằng Chứng chỉ ký tài liệu:
- Mở tài liệu yêu cầu chữ ký.
- Cắm mã thông báo thẻ thông minh USB có chứng chỉ vào cổng USB trên máy tính của bạn. Microsoft sẽ tự động sao chép chứng chỉ vào kho lưu trữ chứng chỉ API mật mã (CAPI) trên máy tính của bạn.
- Trên ngăn Công cụ, nhấp vào Công cụ khác. Trang Tạo & Chỉnh sửa sẽ xuất hiện.
- Chọn Chứng chỉ.
- Chọn Ký điện tử từ thanh công cụ Chứng chỉ. Hộp thoại Select Signature Area sẽ xuất hiện.
- Trong hộp thoại Lựa chọn Khu vực Chữ ký, bấm OK.
- Nhấp và kéo chuột để vẽ khu vực mà bạn muốn chữ ký xuất hiện. Hộp thoại Đăng nhập bằng ID kỹ thuật số sẽ xuất hiện.
- Tiếp tục bằng cách nhấp vào nút. Hộp thoại Sign as Your name> sẽ xuất hiện.
- Ký tên của bạn. Hộp thoại Windows Explorer xuất hiện.
- Chọn vị trí cho tài liệu đã ký.
- Nhập tiêu đề của tài liệu.
- Lưu các tập tin. Bạn sẽ được yêu cầu nhập mã PIN của mình.
- Nhập mã PIN của bạn và nhấn nút OK. Chữ ký của bạn sẽ được bao gồm trong tài liệu.
Làm cách nào để chèn chữ ký viết tay trên Word?
- Viết chữ ký của bạn trên một mảnh giấy.
- Quét trang và lưu trên máy tính của bạn ở định dạng tệp phổ biến: .bmp, .gif, .jpg hoặc .png.
- Mở tệp hình ảnh.
- Để cắt hình ảnh, hãy bấm vào nó để mở tab Định dạng Công cụ Ảnh, bấm Cắt rồi sau đó cắt hình ảnh.
- Bấm chuột phải vào hình ảnh, rồi bấm lưu dưới dạng ảnh để lưu ảnh dưới dạng một tệp riêng biệt.
- Để thêm chữ ký vào tài liệu, bấm Chèn > Ảnh.
Cách ký điện tử tài liệu PDF với Adobe Reader
- Để ký tài liệu điện tử bằng Adobe Reader, trước tiên hãy mở tệp PDF trong ứng dụng Adobe Acrobat Reader DC.
- Trong ngăn bên phải, nhấp vào nút “Fill & Sign”.
- Để thêm chữ ký của bạn vào Adobe Acrobat Reader DC, hãy chuyển đến thanh công cụ và nhấp vào nút “Ký”.
Một chữ ký có thể được thực hiện theo một trong ba cách.
Cài đặt mặc định của Adobe Reader là “Loại”, cho phép bạn nhập tên của mình và chuyển tên đó thành chữ ký. Bạn có thể chọn từ bốn phong cách khác nhau.
Một tùy chọn khác là ký bằng cách chọn “Vẽ” và sau đó vẽ chữ ký của bạn bằng chuột hoặc màn hình cảm ứng.
Bạn cũng có thể chọn “Hình ảnh” nếu bạn muốn ký tên trên một tờ giấy, quét nó, sau đó nhập chữ ký bằng văn bản của bạn vào Adobe Reader. (Có, yêu cầu quét, nhưng bạn chỉ cần thực hiện một lần, sau đó bạn có thể sử dụng chữ ký đó trên bất kỳ tài liệu nào trong tương lai mà bạn ký điện tử.) Sau khi tạo xong chữ ký, hãy nhấp vào “Áp dụng” để thêm chữ ký đó vào tài liệu.
Nếu bạn chọn “Lưu chữ ký”, bạn sẽ có thể nhanh chóng thêm chữ ký này vào các tài liệu khác trong tương lai. Với con chuột của bạn, đặt chữ ký của bạn ở nơi bạn muốn, rồi bấm để áp dụng nó. Nếu bạn chọn lưu chữ ký của mình, nó sẽ có trong menu “Ký” trong tương lai.
Để lưu tài liệu PDF đã ký của bạn, hãy đi tới Tệp > Lưu và chọn một vị trí.
Cách ký tài liệu điện tử trên máy Mac
Bước đầu tiên là thêm chữ ký của bạn vào máy Mac, bạn có thể thực hiện việc này trong Bản xem trước. Để bắt đầu:
- Trong Xem trước, hãy mở tài liệu bạn muốn ký.
- Chọn biểu tượng Đánh dấu.
- Sau đó, chọn tùy chọn Chữ ký.
- Chọn Tạo chữ ký.
Apple sẽ đồng bộ hóa chữ ký của bạn với tài khoản iCloud của bạn, làm cho chữ ký có sẵn trong Bản xem trước trên bất kỳ máy Mac nào đã được đăng nhập bằng ID Apple của bạn.
Để tạo phiên bản kỹ thuật số cho chữ ký của bạn, bạn có ba tùy chọn:
Bàn di chuột: Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn sử dụng ngón tay để viết chữ ký của mình trên bàn di chuột của máy Mac.
Ký tên vào một tờ giấy rồi đưa tờ giấy đó về phía máy ảnh trên máy Mac của bạn. Bản xem trước sẽ nhận dạng và số hóa bài viết của bạn.
iPhone/iPad: Chọn tùy chọn này để ký bằng thiết bị được kết nối.
Cách bao gồm chữ ký của bạn trong PDF
Giờ đây, bạn đã hoàn tất thiết lập, chữ ký của bạn đã có trong hệ thống và bạn sẽ nhận thấy mình có thể ký tài liệu nhanh như thế nào trong Bản xem trước.
Với tài liệu của bạn đang mở trong Bản xem trước, hãy lặp lại các bước trước đó, ngoại trừ sau khi nhấp vào nút chữ ký, hãy nhấp vào chữ ký của bạn.
Trong tài liệu, một hộp nhỏ có chữ ký của bạn sẽ xuất hiện, sau đó bạn có thể kéo xung quanh và thay đổi kích thước. Sau khi bạn đã sắp xếp chữ ký của mình, bạn có thể lưu và chia sẻ tài liệu.
Cách ký tài liệu điện tử trên iPhone
Điều quan trọng là phải nhanh chóng ký một tài liệu để hợp lý hóa quy trình làm việc trên bảng hiệu kỹ thuật số của bạn. Bạn có thể được yêu cầu xử lý các biểu mẫu, hợp đồng và thỏa thuận yêu cầu chữ ký trực tuyến của bạn.
Chúng tôi đã vạch ra hai phương pháp để ký điện tử bất kỳ loại tài liệu nào từ iPhone của bạn bên dưới.
Sử dụng Đánh dấu cho Apple
Đánh dấu là một tính năng trên iPhone cho phép bạn chú thích và chỉnh sửa các tài liệu khác nhau như PDF, hình ảnh và ảnh chụp màn hình. Đánh dấu cho phép bạn thêm chữ ký trực tuyến của mình vào tài liệu.
Chức năng Markup rất đơn giản để sử dụng. Chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau:
#1. Khởi chạy ứng dụng Thư.
Bắt đầu bằng cách mở ứng dụng Thư, vì đây là nơi tính năng Đánh dấu sẽ được sử dụng. Nó đồng bộ trực tiếp vào giao diện email, vì vậy quá trình này rất đơn giản.
#2. Chọn trả lời email hay soạn một email mới.
Sau khi mở ứng dụng, hãy quyết định xem bạn đang trả lời email hay gửi một email mới. Cách nào cũng được vì vấn đề đơn giản là đính kèm tài liệu của bạn vào email có liên quan. Bạn có thể sử dụng tính năng Đánh dấu để thêm chữ ký điện tử của mình vào tài liệu.
#3. Ký tên vào tài liệu bằng tên viết tắt của bạn.
Bắt đầu bằng cách nhấn vào phần nội dung email của bạn để thêm chữ ký điện tử vào tài liệu của bạn. Sau đó, chọn “Chèn tệp đính kèm ảnh hoặc video” bằng cách nhấn vào con trỏ. Cuộn qua các tùy chọn cho đến khi bạn tìm thấy nút tài liệu: định vị và ký tên vào tài liệu PDF mà bạn muốn ký tên.
Khi bạn đã tìm thấy tài liệu PDF, hãy nhấn vào tài liệu đó rồi nhấn vào nút mũi tên trái. Sau đó, nhấn biểu tượng dấu cộng để thêm chữ ký điện tử của bạn vào tài liệu sau khi nhấn vào nút “Đánh dấu”.
Bạn có thể chọn đánh máy hoặc vẽ chữ ký của mình. Nếu tài liệu yêu cầu, bạn cũng có thể bao gồm thông tin bổ sung.
Sử dụng phần mềm chữ ký điện tử.
Một phương pháp tuyệt vời khác để ký tài liệu trực tuyến là sử dụng “phần mềm chữ ký điện tử”. Ứng dụng này giúp việc ký các tài liệu kỹ thuật số trở nên đơn giản, hợp lý hóa quy trình làm việc trên biển báo của bạn.
Nếu bạn thường xuyên xử lý số lượng lớn tài liệu, công cụ chữ ký điện tử là một lựa chọn tuyệt vời. Do các tính năng bổ sung, đây có thể là một lựa chọn tốt hơn cho các doanh nghiệp và tổ chức lớn hơn.
Ký tài liệu Word trên iPhone
Việc ký tài liệu Microsoft Word có thể khó khăn vì bạn đang sử dụng iPhone. Bạn không thể sử dụng tính năng Đánh dấu ở đây, vì vậy công cụ chữ ký điện tử là cách tốt nhất dành cho bạn. Đây là cách sử dụng iPhone của bạn để ký tài liệu Word.
#1. Chọn một công cụ chữ ký điện tử
Có rất nhiều công cụ chữ ký điện tử tuyệt vời theo ý của bạn. Những thứ này cho phép bạn ký các tài liệu Microsoft Word từ iPhone của mình.
#2. Bao gồm chữ ký của bạn trong tài liệu Word
Khi bạn đã xác định được giải pháp chữ ký điện tử tốt nhất cho nhu cầu của mình, hãy sử dụng nó để thêm chữ ký số vào tài liệu Word của bạn.
Cách ký tài liệu PDF điện tử trên iPhone
Phần lớn các tài liệu được ký trực tuyến sẽ ở định dạng PDF. Vì điều này, bạn phải có khả năng ký chúng dễ dàng nhất có thể. Bạn thậm chí không cần phải rời khỏi iPhone của mình. Tóm lại, đây là cách ký PDF trên iPhone.
#1. Mở tệp PDF của bạn
Để bắt đầu, hãy định vị và mở tệp PDF của tài liệu bạn muốn đăng nhập trên iPhone của mình. Điều này có thể thực hiện được trong nhiều ứng dụng, bao gồm Tệp, iBooks và Tin nhắn. Bạn có thể sử dụng ứng dụng Thư để gửi tài liệu đã ký dưới dạng email.
#2. Sử dụng tính năng đánh dấu
Sử dụng tính năng Đánh dấu sau khi bạn đã xác định và mở thành công tệp PDF của mình. Thêm chữ ký của bạn bằng cách nhấn vào biểu tượng + ở góc dưới cùng bên phải. Bạn có thể sử dụng chữ ký đã lưu hiện có hoặc tạo chữ ký mới.
Tài liệu PDF trên iPhone của bạn bây giờ sẽ có chữ ký của bạn.
Cách ký vào tài liệu đã quét trên iPhone
Bạn có biết iPhone của bạn có khả năng quét tài liệu? Đây là một chức năng cho phép bạn nhanh chóng tạo một bản sao kỹ thuật số chất lượng cao của một tài liệu giấy. Không chỉ vậy, sau khi quét tài liệu, bạn có thể dễ dàng ký tên. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện, từ quét đến gửi email đến ký.
#1. Quét giấy của bạn
Bước đầu tiên là sử dụng tính năng quét của iPhone, tính năng này nằm trong ứng dụng “Ghi chú”. Bắt đầu bằng cách tạo một ghi chú mới, sau đó nhấn nút camera, tiếp theo là biểu tượng quét tài liệu.
Sau đó, đặt bản sao vật lý của tài liệu vào máy ảnh của iPhone. Nếu bạn đang ở chế độ tự động, nó sẽ quét tài liệu cho bạn. Nếu không, hãy nhấn nút chụp và thử với các đường viền cắt xén. Điều này sẽ dẫn đến việc lưu hình ảnh được quét của tài liệu của bạn.
#2. Ký giấy tờ của bạn
Giờ đây, tài liệu được quét của bạn sẽ xuất hiện trong ứng dụng Ghi chú của bạn dưới dạng ghi chú. Xác định vị trí của nó, sau đó nhấp vào nút chia sẻ và chọn biểu tượng đánh dấu. Sau đó, bạn sẽ cần nhấn vào nút thêm, tiếp theo là nút chữ ký.
Trên iPhone của bạn, bạn sẽ có thể tạo chữ ký mới hoặc thêm chữ ký hiện có. Đặt nó trên tài liệu nếu cần, rồi nhấn xong.
Cuối cùng,
Với các bước được liệt kê ở trên, bạn sẽ có thể ký điện tử tài liệu của mình trên bất kỳ thiết bị nào một cách dễ dàng. Cách thuận tiện nhất để ký tài liệu là trên máy tính của bạn. Tất cả những gì bạn phải làm là tải xuống tài liệu thích hợp, ký tên bằng ngón tay, sau đó gửi email hoặc in tài liệu đó. Nhưng với hướng dẫn của chúng tôi, bạn sẽ có thể ký tài liệu của mình một cách hoàn hảo trên máy Mac hoặc iPhone.
Bài viết liên quan
- Giá cả COST PLUS: Ý nghĩa, Ví dụ, Ưu điểm & Nhược điểm
- Chiến lược định giá cộng với chi phí: Công thức và Ví dụ
- KINH DOANH BLACK FRIDAY TỐT NHẤT TRÊN IPHONES NĂM 2023
- KIỂM TRA LẠI: Cách ký, Viết gì & Giải pháp chứng thực sai
- PHÍ THẺ TÍN DỤNG HÀNG NĂM: Giải thích về Phí hàng năm của Thẻ Tín dụng Du lịch Tốt nhất
dự án
