Hóa đơn là một trong những giấy tờ tài chính quan trọng nhất trong kinh doanh, nếu không muốn nói là quan trọng nhất. Chúng đóng vai trò như một xác nhận mua hàng cũng như yêu cầu thanh toán ràng buộc đối với khách hàng của bạn; do đó, họ chịu trách nhiệm trực tiếp về doanh thu của công ty bạn. Tuy nhiên, chúng tôi đã đề cập đến tất cả các chi tiết cần thiết về “Cách gửi hóa đơn” trong bài viết này. Ở đây, tôi sẽ xem xét những gì xảy ra khi bạn soạn thảo tài liệu của mình và những cách tốt nhất để gửi nó cho khách hàng của bạn.
Cách gửi hóa đơn
Khi bạn đã hoàn thành một đơn đặt hàng sản phẩm hoặc dịch vụ, đã đến lúc lập hóa đơn và gửi đi càng sớm càng tốt. Tất nhiên, có một vài giai đoạn ở giữa, từ việc quyết định có nên sử dụng phần mềm lập hóa đơn hay không và cách gửi hóa đơn của bạn đến việc gửi lời nhắc thanh toán hoặc thiết lập các khoản thanh toán theo lịch.
Dưới đây là tóm tắt về cách lập và gửi hóa đơn:
1. Ghi rõ đó là hóa đơn ở trên cùng.
2. Bao gồm số hóa đơn.
3. Bao gồm ngày bạn định gửi hóa đơn.
4. Cung cấp tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của bạn.
5. Bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của khách hàng.
6. Bao gồm bản tóm tắt các dịch vụ được cung cấp.
7. Chỉ định ngày dịch vụ.
8. Tổng tất cả các chi phí (bao gồm mọi khoản phí hoặc thuế)
9. Bao gồm các điều khoản và điều kiện thanh toán.
10. Chọn tùy chọn gửi (ví dụ: email) và gửi hóa đơn cho khách hàng của bạn.
11. Theo dõi hóa đơn của bạn, thiết lập lời nhắc thanh toán (nếu cần) và thu tiền thanh toán.
Chú thích: Ngoài các mục được liệt kê ở trên, công ty của bạn có thể có các yêu cầu khác; do đó, điều quan trọng là phải điều chỉnh hóa đơn cho phù hợp với nhu cầu của bạn và của khách hàng.
Cách gửi hóa đơn trên Paypal
Việc chấp nhận thanh toán qua Internet phải luôn là một quy trình an toàn. Nếu khách hàng của bạn không tin tưởng vào tính bảo mật của trang web của bạn, họ chắc chắn sẽ hợp tác kinh doanh với một công ty khác.
Việc thiết lập các tiêu chuẩn bảo mật phù hợp trên máy chủ Thương mại điện tử có thể khó khăn nhưng bất kỳ ai có tài khoản PayPal miễn phí đều có thể gửi hóa đơn từ khách hàng hoặc yêu cầu tiền từ bạn bè thông qua trang web và ứng dụng di động của PayPal.
Trong phần này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng PayPal.com để gửi hóa đơn.
Để gửi một Hóa đơn PayPal, tất cả những gì bạn cần là tài khoản PayPal và địa chỉ email của khách hàng (nơi họ sẽ nhận hóa đơn). Cho dù bạn có tài khoản PayPal cá nhân hay thương mại thì các bước đều giống nhau.
1. Đăng nhập vào PayPal.
2. Điều hướng đến menu trên cùng và chọn Gửi và yêu cầu.
3. Xác định vị trí Thêm từ menu phụ trên trang sau.
4. Chọn Tạo hóa đơn từ các tùy chọn có sẵn trên trang tiếp theo.
5. Chọn nút Tạo hóa đơn ở góc trên bên phải của trang Lập hóa đơn.
6. Có rất nhiều mục để tùy chỉnh trên màn hình tạo hóa đơn. Điền vào hóa đơn những thông tin cần thiết và mọi chi tiết liên quan.
7. Nếu bạn muốn sử dụng bất kỳ tính năng nào sau đây, hãy nhấp vào ba dấu chấm cạnh nút Gửi trước khi nhấn nút Gửi: Chia sẻ liên kết hóa đơn, Lưu dưới dạng Bản nháp hoặc dưới dạng Mẫu
8. Để gửi hóa đơn cho (các) khách hàng của bạn, hãy nhấp vào Gửi.
Rõ ràng, điều cuối cùng cần làm là chờ thanh toán của bạn. Khi bạn phát hành hóa đơn, khách hàng của bạn sẽ nhận được thông báo qua email.
Cách gửi hóa đơn trên eBay
Khách hàng có thể thanh toán trên eBay dễ dàng nhất từ trang thanh toán. Trong khi một số người muốn thanh toán ngay lập tức thì những người khác thắng cuộc đấu giá có thể mất vài ngày để chuyển tiền cho nhà cung cấp. Vậy người bán nên cảnh báo khách hàng về những đơn hàng chưa thanh toán như thế nào? Gửi cho họ lời nhắc về hóa đơn!
Bạn có thể gửi hóa đơn cho người mua bất kể họ đã thanh toán đơn hàng hay chưa.
#1. Đi tới Tài khoản eBay của bạn và Đăng nhập
Để đăng nhập vào tài khoản của bạn, hãy mở eBay trên điện thoại thông minh của bạn và nhập thông tin đăng nhập của bạn.
#2. Mở eBay của tôi.
Điều hướng đến menu trên cùng trên trang chủ và chọn eBay của tôi.
#3. Chọn Bán.
Chọn Bán từ menu bên trái màn hình của bạn.
#4. Chọn Đã bán
Chọn Đã bán từ các lựa chọn được liệt kê bên dưới Đang bán.
#5. Chọn (các) mục.
Xác định vị trí đơn đặt hàng của khách hàng mà bạn muốn gửi hóa đơn. Khi bạn tìm thấy nó, hãy chọn hộp bên cạnh để chọn nó. Bạn cũng có thể kết hợp vận chuyển cho nhiều loại hàng hóa.
#7. Gửi hóa đơn.
Tiếp theo, đi tới thanh Hành động và chọn Gửi hóa đơn. Bạn có thể thêm tin nhắn hoặc ghi chú cho khách hàng trên màn hình sau, cũng như điều chỉnh phương thức thanh toán hoặc tỷ lệ giao hàng.
Sau đó, xem trước hóa đơn một lần nữa trước khi chọn Gửi hóa đơn để hoàn tất quá trình.
Đó là cách bạn có thể gửi hóa đơn cho bất kỳ khách hàng nào trên eBay!
Cách gửi hóa đơn Shopify
Shopify là một nền tảng trực tuyến cho phép các doanh nghiệp Thương mại điện tử tạo và bán cửa hàng của họ. Nó phục vụ hàng triệu doanh nghiệp tại hơn 170 quốc gia và chiếm 10% tổng thương mại điện tử của Hoa Kỳ.
Khi khách hàng bán lẻ hoặc người bán buôn đặt hàng, bạn phải gửi hóa đơn cho họ. Mặc dù thanh toán bằng Shopify không khó nhưng có một số điểm khác biệt và tùy chọn cần lưu ý.
Vậy, hóa đơn Shopify hoạt động như thế nào?
Cho dù bạn là đối tác của Shopify hay công ty thương mại điện tử tiêu chuẩn thì quy trình xuất hóa đơn đều khác nhau.
Là đối tác của Shopify, hãy làm như sau để tạo và gửi hóa đơn:
1. Chọn “Dịch vụ” rồi chọn “Việc làm” từ Bảng điều khiển dành cho đối tác của bạn. Chọn “Tất cả” để hiển thị việc làm hiện tại của bạn.
2. Chọn “Tạo hóa đơn” cho công việc mà bạn muốn tạo hóa đơn.
3. Bạn phải nhập mã số doanh nghiệp và số thuế cũng như số hóa đơn vào vùng “Tạo hóa đơn”. Phần còn lại của thông tin công ty của bạn sẽ được điền tự động.
4. Chọn ngày đến hạn thanh toán dựa trên những gì bạn đã thương lượng với nhà cung cấp.
5. Nhập hàng hóa cho từng dịch vụ bạn cung cấp. Nhập tất cả thông tin liên quan, bao gồm tỷ giá và tổng số tiền còn nợ.
6. Chọn “Thuế” ở cuối hóa đơn sau khi bạn nhập các dịch vụ bạn đã cung cấp. Bạn có thể nhập số tiền thuế ở đây.
7. Nếu bạn có thêm ghi chú hoặc giải thích nào, hãy ghi chúng vào hộp “Ghi chú bổ sung”. Ví dụ: bạn có thể cung cấp chính sách hoàn tiền của công ty bạn hoặc bất kỳ điều khoản và điều kiện cụ thể nào cho người bán này.
8. Nếu bạn định gửi hóa đơn sau hoặc quay lại để cập nhật hóa đơn sau, hãy nhấp vào “Lưu”.
9. Chọn “Gửi” để gửi hóa đơn của bạn. Bạn có thể thêm lời chào cá nhân và chủ đề cho người bán trong phần “Gửi hóa đơn” và sửa đổi địa chỉ email của họ nếu cần
Cách gửi hóa đơn qua email
Công ty khởi nghiệp mới của bạn đã hoạt động. Bạn đã thiết lập một tài khoản ngân hàng, ra mắt trang web của mình và tạo ra một số doanh thu ban đầu. Bạn đã đạt được một kỳ tích tuyệt vời! Thật là một thành tích đáng kinh ngạc!
Đã đến lúc bạn bắt đầu nhận được các khoản thanh toán khi bạn đang hoạt động. Việc nhận và theo dõi các khoản thanh toán là vấn đề đau đầu đối với nhiều công ty nhỏ và nhà thầu độc lập.
Phần tiếp theo là phần văn bản sẽ đóng vai trò là hướng dẫn gửi hóa đơn qua email cũng như mẫu để bạn làm theo.
Bạn đã quyết định gửi hóa đơn qua email chưa? Rất tốt. Tôi có thể hỗ trợ bạn điều đó bằng cách nào? Hãy để tôi chỉ cho bạn.
#1. Việc đầu tiên cần làm: Lập hóa đơn
Triển khai phần mềm hóa đơn. Hãy suy nghĩ về việc mua một số phần mềm lập hóa đơn nếu bạn muốn gửi hóa đơn qua đường bưu điện dễ dàng hơn. Tạo hóa đơn có thương hiệu một cách nhanh chóng và dễ dàng bằng các công cụ như FreshBooks và Zoho Invoice.
Một lợi ích bổ sung là bạn có thể theo dõi tất cả biên lai và hóa đơn của mình ở một nơi. Thay vì tạo các thư mục trên máy tính, đây có thể là cách tiếp cận hiệu quả hơn để theo dõi hóa đơn của bạn.
#2. Chuẩn bị sẵn hóa đơn của bạn để đính kèm
Còn một số việc cần làm trước khi bạn có thể gửi hóa đơn sau khi đã soạn thảo. Bạn phải luôn lưu hóa đơn của mình dưới dạng PDF, bất kể bạn đã tạo hóa đơn ngay từ đầu hay sử dụng mẫu. Để đảm bảo rằng không ai khác có thể thực hiện thay đổi đối với hóa đơn của bạn, hãy lưu hóa đơn dưới dạng PDF.
#3. Đính kèm hóa đơn vào email của bạn
Bây giờ bạn đã tạo hóa đơn và chuyển đổi nó sang định dạng PDF, đã đến lúc viết email của bạn.
#4. Kiểm tra và gửi hóa đơn của bạn
Hãy dành chút thời gian sau khi hoàn thành email của bạn để xem lại mọi thứ.
#5. Gửi email nhắc nhở thanh toán
Việc theo dõi hóa đơn có thể khó khăn nhưng đó là một hoạt động kinh doanh quan trọng. Suy cho cùng, công ty của bạn phụ thuộc vào số tiền bạn mang vào. Mặc dù hóa đơn của bạn phải bao gồm các điều kiện thanh toán rõ ràng đã được cả bạn và khách hàng đồng ý, nhưng điều này không phải lúc nào cũng có nghĩa là bạn sẽ được thanh toán đúng hạn.
Cách gửi hóa đơn trong QuickBooks
Cho dù bạn đang bắt đầu với bảng trống hay ước tính hiện tại, hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách tạo hóa đơn trong QuickBooks Online. Ngoài ra, chúng tôi sẽ trình diễn quy trình gửi và in hóa đơn cho khách hàng.
#1. Đầu tiên, hãy vào phần “Hóa đơn”.
Trong QuickBooks Online, tìm phần “Khách hàng” ở phía bên trái của bảng điều khiển, nhấp vào nút “+ Mới”, sau đó chọn “Hóa đơn” từ menu thả xuống.
#2. Tiếp theo, nhập chi tiết hóa đơn đã cập nhật.
Để hoàn tất hóa đơn của bạn, hãy điền vào các trường bắt buộc từ màn hình hóa đơn.
#3. Cuối cùng, gửi hóa đơn của bạn
Sau khi bạn hoàn tất hóa đơn và muốn gửi hóa đơn sau, hãy nhấp vào nút Lưu ở góc dưới bên phải của trang. Nếu bạn muốn xem trước hoặc in hóa đơn trước khi lưu hoặc gửi, hãy đi tới thanh menu dưới cùng của màn hình hóa đơn và chọn menu thả xuống In hoặc Xem trước, như hiển thị bên dưới.
Làm cách nào để gửi hóa đơn cho khách hàng của tôi?
Bắt đầu bằng cách soạn thảo hóa đơn bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết, chẳng hạn như tên của bạn, tên và thông tin liên hệ của khách hàng, ngày cung cấp dịch vụ, tổng số tiền, dịch vụ được cung cấp, số hóa đơn cũng như các điều khoản và điều kiện thanh toán. Hãy gửi nó đi khi bạn thấy phù hợp qua email, thư thông thường hoặc phần mềm lập hoá đơn, sau đó thu tiền thanh toán.
Bạn sử dụng gì để gửi hóa đơn?
Ba phương pháp lập hoá đơn điển hình nhất như sau:
- Thư. In hóa đơn của bạn và gửi cho khách hàng nếu họ không sử dụng email hoặc hóa đơn trực tuyến.
- Thư điện tử. Phương pháp gửi hóa đơn nhanh nhất và phổ biến nhất là phương pháp này. Để tăng cường bảo vệ, hãy lưu hóa đơn dưới dạng PDF sau khi tạo hóa đơn trong trình xử lý văn bản hoặc chương trình thiết kế. Đặt “hóa đơn” vào dòng chủ đề và bao gồm một tuyên bố ngắn gọn trong nội dung email.
- Phần mềm hóa đơn.
Bạn có thể gửi hóa đơn điện tử không?
Hóa đơn điện tử, thường được gọi là hóa đơn điện tử, là hành động gửi hóa đơn hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng qua email hoặc trang web của bạn. Trong hầu hết các trường hợp, hóa đơn điện tử mang lại cơ hội cho người tiêu dùng thanh toán hóa đơn điện tử.
Tôi có thể chỉ cần viết hóa đơn không?
Để tạo hóa đơn cơ bản, hãy chuẩn bị tài liệu chứa các yếu tố sau: chi tiết liên hệ của bạn và người mua, số và ngày hóa đơn, thời hạn thanh toán, mô tả từng khoản về hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp với số lượng và chi phí tương ứng, tổng phí, thuế liên quan , phí, chiết khấu và tổng số cuối cùng.
Có hệ thống lập hóa đơn miễn phí không?
Hóa đơn Zoho là một phần mềm hóa đơn trực tuyến được phát triển đặc biệt để hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ quản lý quy trình lập hóa đơn và thu thanh toán của họ. Dịch vụ này đơn giản, an toàn và hoàn toàn miễn phí.
Nhà cung cấp gửi hóa đơn như thế nào?
Hóa đơn thường được phát hành từ nhà cung cấp đến đầu mối liên hệ trực tiếp của họ trong công ty (thường là người đang sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ), sau đó đến nhóm tài khoản phải trả, sau đó họ sẽ chuyển chúng đến người quản lý ngân sách hoặc tài chính để xác nhận, v.v. TRÊN.
Kết luận
Zoho Invoices, Square Invoices và PayPal Invoicing là những công cụ lập hóa đơn miễn phí tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ. Cả ba đều có những khả năng thiết yếu mà doanh nghiệp yêu cầu để dễ dàng soạn thảo, gửi và nhận hóa đơn cũng như ước tính.
- Cách xây dựng và thành công trong kinh doanh với các mẫu PDF hóa đơn trống (Mở trong tab trình duyệt mới)
- HÓA ĐƠN KẾ TOÁN: Định nghĩa, Cách ghi và Phần mềm miễn phí
- Kế toán sóng: Đánh giá & Tất cả những gì bạn cần biết
dự án
