Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, việc đảm bảo rằng mọi ứng viên đều nhận được thư phản hồi hoặc thư từ chối trong vòng vài ngày sau cuộc phỏng vấn của họ là điều cần thiết. Thư từ chối hoặc email là một phần không thể tránh khỏi của quá trình tuyển dụng. Chúng nên được viết một cách chuyên nghiệp và lịch sự, với một số chi tiết cá nhân và có thể là những lời khuyên trong tương lai. Bài viết này chứa thông tin về những điều bạn cần biết về thư từ chối việc làm sau cuộc phỏng vấn, bao gồm ví dụ về email hoặc thư từ chối ngắn và chi tiết, điều này sẽ biểu thị bản chất của quy trình tuyển dụng.
Khi nhà tuyển dụng thông báo cho ứng viên
Người sử dụng lao động không phải lúc nào cũng cung cấp cho ứng viên lịch sự thông báo cho họ về tình trạng của họ trong quá trình tuyển dụng, tuy nhiên, một số làm:
- Một số nhà tuyển dụng thông báo cho tất cả các ứng viên về tình trạng đơn đăng ký của họ.
- Một số tổ chức thông báo cho ứng viên hoặc gửi thư từ chối cho những người không được chọn phỏng vấn, trong khi những tổ chức khác chỉ cần liên hệ với ứng viên mà họ muốn thảo luận về công việc.
- Một số công ty thậm chí không thông báo cho người được phỏng vấn rằng họ không được chọn cho cuộc phỏng vấn thứ hai hoặc công việc.
- Các công ty khác có thể gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn cho một vị trí sau quá trình phỏng vấn.
Nếu tổ chức thông báo cho người nộp đơn, bạn có thể không nhận được thư ngay sau cuộc phỏng vấn của mình.
Tại sao Email từ chối tốt lại quan trọng
Việc viết một email từ chối sau cuộc phỏng vấn chưa bao giờ là đơn giản. Từ chối một ứng dụng email ẩn danh là một chuyện; từ chối những người thực sự với những phẩm chất và lời hứa nổi bật là một điều hoàn toàn khác. Điều này nhấn mạnh sự cần thiết của việc xử lý từ chối ứng viên một cách chuyên nghiệp.
Có nhiều nguyên nhân khác nhau cho việc này, bao gồm:
- mối quan hệ ứng viên: Ngay cả khi họ không nhận được công việc, bạn vẫn nên giữ liên lạc với các ứng viên của mình. Bạn có thể sẽ làm việc với họ vào một ngày nào đó – sau tất cả, họ đến phỏng vấn là có lý do.
- Cải tiến: Đưa ra phản hồi cho ứng viên sau cuộc phỏng vấn là một phần quan trọng để giữ mối quan hệ bền chặt với họ. Điều này có thể giúp các ứng viên phát triển khả năng của họ và nâng cao cơ hội được tuyển dụng — và họ càng có nhiều kinh nghiệm, thì càng có nhiều khả năng họ sẽ phù hợp với tổ chức của bạn trong tương lai.
- Uy tín: Bạn muốn tổ chức của mình được biết đến là nơi làm việc tốt nhất. Duy trì danh tiếng đó đòi hỏi phải chuyên nghiệp, lịch sự và mang tính xây dựng đối với những người không thành công.
Bây giờ chúng ta đã thiết lập được tầm quan trọng của những email từ chối tốt, hãy xem mẫu thư từ chối của chúng tôi.
Những điều không nên làm khi viết thư từ chối ứng viên sau khi phỏng vấn
Mặc dù có quyền truy cập vào các công cụ tương tự, nhiều nhà tuyển dụng vẫn tiếp tục mắc các lỗi điển hình khi soạn thư từ chối sau các cuộc phỏng vấn.
Chúng tôi đã phát triển một danh sách những điều không nên làm trong thư từ chối của ứng viên để giúp bạn tránh mắc phải những sai lầm tương tự khi gửi thư từ chối việc làm cho một ứng viên sau khi cuộc phỏng vấn đã diễn ra. Bắt đầu nào:
#1. Không sử dụng email nếu ứng viên đã từng tham gia nhiều cuộc phỏng vấn
Thư từ chối nên được sử dụng chủ yếu cho những ứng viên không tiến tới cuộc phỏng vấn thứ hai. Các ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn thứ hai đã nỗ lực rất nhiều trong quá trình tuyển dụng. Nhấc điện thoại thay vì gửi email và nhắc nhở họ rằng bạn đánh giá cao và đánh giá cao thời gian và nỗ lực của họ.
#2. Đừng để ứng viên chờ phản hồi
Ngay cả khi sa thải ứng viên, điều quan trọng là cung cấp trải nghiệm tích cực cho ứng viên. Đừng để ứng viên chờ phản hồi của bạn. Rất có thể họ đang tham gia vào các quy trình tuyển dụng khác cùng lúc với quy trình tuyển dụng của bạn, vì vậy hãy thông báo cho họ qua thư từ chối ngay khi bạn quyết định không tiếp tục với họ sau cuộc phỏng vấn.
#3. Không sử dụng ngôn ngữ thiếu tôn trọng
Có lẽ không cần phải nói, nhưng đừng bất lịch sự. Một phản hồi khó chịu hoặc thiếu tôn trọng không chỉ khiến ứng viên nản lòng mà còn có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng của công ty bạn. Các email từ chối không phù hợp có thói quen lan truyền nhanh chóng, đây là điều mà bạn không muốn bị mang tiếng.
#4. Đừng mơ hồ về lý do từ chối
Mặc dù câu trả lời của bạn phải chuyên nghiệp nhưng cũng phải trung thực và minh bạch. Cung cấp phản hồi cụ thể cho ứng viên một cách lịch sự.
#5. Đừng cho ứng viên hy vọng hão huyền
Đảm bảo rằng ứng viên hiểu lý do tại sao họ bị từ chối và tránh đưa ra những lời hứa mà bạn không thể thực hiện. Tạo cho ứng viên sự lạc quan sai lầm có thể gây hại cho cơ hội đảm bảo việc làm khác của họ, vì họ có thể từ chối các cơ hội khác với hy vọng được làm việc cho bạn.
#6. Đừng đốt bất kỳ cây cầu nào
Một ứng viên không phù hợp hôm nay có thể trở thành người hoàn hảo sau này. Làm cho sự từ chối không quá dứt khoát đến nỗi mọi người không muốn nộp đơn lại.
Lời khuyên về cách viết thư từ chối công việc sau một cuộc phỏng vấn
Thực hiện theo các bước đơn giản sau để viết thư từ chối công việc hoặc gửi email sau cuộc phỏng vấn với ứng viên:
#1. Cá nhân hóa thư từ chối phỏng vấn của bạn
Mặc dù bạn có thể sử dụng cùng một biểu mẫu cho tất cả các thư từ chối, nhưng hãy cố gắng cá nhân hóa nó bằng cách đề cập đến tên, vị trí của ứng viên và điều gì đó bạn nhớ được từ các tương tác của mình. Ví dụ: “Chúng tôi rất ấn tượng với trải nghiệm của bạn khi thành lập doanh nghiệp của riêng mình.” Ngoài ra, “Thật tuyệt khi được gặp một cựu sinh viên đại học cùng bang!”
Điều này có thể đi một chặng đường dài hướng tới việc phát triển một thương hiệu nhân viên mạnh mẽ và làm cho ứng viên có trải nghiệm bổ ích.
#2. Giữ thư từ chối phỏng vấn ngắn gọn
Điều quan trọng là phải ngắn gọn. Đừng bắt ứng viên đọc vài đoạn khen ngợi về tài năng và chuyên môn của họ chỉ để biết rằng họ không được chọn để tiếp tục. Hãy tôn trọng thời gian của họ bằng cách đưa tin sớm trong thư.
#3. Hãy chuyên nghiệp và ân cần trong thư từ chối của bạn sau cuộc phỏng vấn
Mặc dù người nộp đơn có thể không hài lòng bất kể cách bạn trình bày thư từ chối phỏng vấn như thế nào, nhưng việc sử dụng tính chuyên nghiệp và sự chu đáo sẽ giúp giảm thiểu bất kỳ cảm giác tiêu cực nào mà họ có thể có đối với bạn hoặc công ty.
Cân nhắc áp dụng “phương pháp bánh mì kẹp”, bao gồm việc kẹp những tin tức không mong muốn vào giữa hai thông điệp nâng cao tinh thần. Cân nhắc bắt đầu bằng cách nói với người nộp đơn rằng bạn hài lòng về một tài năng hoặc chuyên môn cụ thể. Tiếp theo, thông báo với họ rằng bạn đã quyết định tiếp tục với một ứng viên khác. Cuối cùng, cảm ơn họ đã dành thời gian và chúc họ mọi điều tốt đẹp nhất trong những nỗ lực trong tương lai.
#4. Gửi thư từ chối phỏng vấn càng sớm càng tốt
Theo một cuộc khảo sát của Truth, có một khoảng cách giữa thời gian trung bình mà nhà tuyển dụng cho biết họ cần để phản hồi đơn đăng ký và thời gian mà ứng viên nói rằng họ chờ đợi để nhận được phản hồi.
Một lá thư từ chối thường sẽ cung cấp cho người nộp đơn sự thúc đẩy mà họ cần để theo đuổi những khả năng khác phù hợp hơn.
#5. Cân nhắc đưa ra phản hồi phỏng vấn
Cân nhắc đưa ra phản hồi từ toàn bộ cuộc phỏng vấn trong email hoặc thư từ chối phỏng vấn của bạn để chứng minh cho từng khách hàng tiềm năng rằng bạn coi trọng cuộc phỏng vấn của họ.
Phản hồi tích cực có thể giúp xoa dịu tác động của lá thư từ chối phỏng vấn, trong khi những lời chỉ trích mang tính xây dựng có thể giúp ứng viên tìm hiểu những điều cần tránh hoặc sửa đổi trong các cuộc phỏng vấn sau này.
Ghi chú trong suốt cuộc phỏng vấn, nhấn mạnh phẩm chất của ứng viên và tránh so sánh với những ứng viên khác là một số hướng dẫn để đưa ra phản hồi phỏng vấn thành công.
Phải làm gì nếu bạn không nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng
Bạn nên làm gì nếu không nhận được phản hồi từ người phỏng vấn? Việc theo dõi trạng thái đơn đăng ký của bạn là điều hợp lý, đặc biệt nếu bạn đang cân nhắc nhiều đơn xin việc hoặc lời mời làm việc hoặc cần đưa ra quyết định ngay lập tức về một lời mời làm việc khác.
Theo dõi email cảm ơn ngay sau cuộc phỏng vấn là một chiến lược đặc biệt hiệu quả vì nó cho phép bạn nhắc nhở nhà tuyển dụng về trình độ của mình, trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà bạn cảm thấy chưa được giải quyết đầy đủ trong cuộc phỏng vấn và giúp bạn luôn “tâm trí” khi người sử dụng lao động đưa ra quyết định tuyển dụng của họ.
Bạn cũng có thể liên hệ lại với công ty sau hai hoặc ba tuần nếu bạn không nhận được phản hồi.
Ví dụ về Thư từ chối sau khi phỏng vấn
Nếu một công ty gửi thư từ chối công việc sau cuộc phỏng vấn, đây là ví dụ về những gì bạn có thể nhận được nếu công ty quyết định không theo đuổi ứng cử viên của bạn cho một công việc.
Thư từ chối sau một cuộc phỏng vấn việc làm Ví dụ
Ông Deloatch thân mến,
Xin chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian phỏng vấn với chúng tôi cho vị trí Dịch vụ khách hàng. Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn đối với công ty và công việc.
Tôi viết thư này để thông báo cho bạn biết rằng chúng tôi đã chọn ứng viên mà chúng tôi tin rằng phù hợp nhất với yêu cầu công việc của vị trí.
Chúng tôi đánh giá cao việc bạn dành thời gian để phỏng vấn với chúng tôi và khuyến khích bạn nộp đơn cho các vị trí tuyển dụng khác tại công ty trong tương lai.
Lần nữa, cảm ơn bạn đã giành thời gian.
Trân trọng,
Carolyn Zho
Thư từ chối sau một cuộc phỏng vấn xin việc Ví dụ về email
Chủ đề: Vị trí Cộng tác viên Marketing
Cô Hagardon thân mến,
Tôi đánh giá cao việc bạn dành thời gian gặp tôi để thảo luận về vị trí Trợ lý Tiếp thị tại Công ty ABC. Thời gian và sự quan tâm của bạn đến vị trí này được đánh giá cao.
Tôi muốn thông báo với bạn rằng chúng tôi đã lấp đầy vị trí. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ giữ đơn đăng ký của bạn trong hồ sơ để xem xét nếu có một cơ hội việc làm trong tương lai có thể phù hợp với bạn.
Một lần nữa, cảm ơn bạn đã gặp tôi.
Trân trọng,
Samantha Hancock
Thư từ chối sau một cuộc phỏng vấn xin việc Ví dụ về email
Kính gửi [Tên người nộp đơn],
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vai trò của [Tên vị trí].
Thật không may, ứng dụng của bạn đã không thành công vào lúc này.
Chúng tôi đánh giá cao thời gian và nỗ lực mà bạn đã bỏ ra cho đơn đăng ký của mình và rất vui được gặp bạn.
Trân trọng,
Samantha Hancock
Từ chối nên là một bức thư, email hoặc cuộc gọi điện thoại?
Ngày nay, phần lớn các thư từ chối được nhận qua email. Rốt cuộc, gần 90% đơn xin việc được gửi qua trang web hoặc email!
Tuy nhiên, trong những trường hợp rất trang trọng, một bức thư có thể được gửi qua đường bưu điện đến địa chỉ của người nộp đơn. Điều này có thể xảy ra khi một ứng dụng phải được gửi qua thư ngay từ đầu.
Một cuộc gọi điện thoại là tốt nhất cho một ứng viên đã dành nhiều thời gian và công sức trong quá trình tuyển dụng. Các phương pháp hay nhất tương tự cũng áp dụng cho các cuộc điện thoại từ chối, trong đó điều quan trọng là phải chuẩn bị sẵn ít nhất một lời phê bình mang tính xây dựng và cảm ơn người nộp đơn đã dành thời gian tìm hiểu về công ty của bạn. Đảm bảo rằng bạn kết thúc cuộc gọi với một ghi chú tích cực và trả lời bất kỳ câu hỏi nào của họ về những gì đã xảy ra.
Làm thế nào để bạn từ chối một ứng viên một cách lịch sự sau một cuộc phỏng vấn?
[Tên ứng viên], Cảm ơn bạn đã gặp nhóm của chúng tôi về vị trí [chức danh công việc] tại [tên doanh nghiệp]. Thật thú vị khi nghe thêm về khả năng và thành tích của bạn. Thật không may, bạn đã không được chọn để nhóm của chúng tôi xem xét thêm.Các công ty có thông báo từ chối sau khi phỏng vấn không?
Sự thật phũ phàng là ở hầu hết các công ty, các ứng viên nhanh chóng lọt vào danh sách rút gọn sau các cuộc phỏng vấn và việc tuyển dụng một nhân viên mới không mất nhiều thời gian.
Bạn nói gì sau khi bị từ chối phỏng vấn?
Một lời chào chuyên nghiệp. Một câu cảm ơn họ cho cơ hội phỏng vấn. Một vài câu bày tỏ mong muốn được cân nhắc cho các vị trí trong tương lai. Vài câu bày tỏ sự không vui của mình và mong các bạn góp ý.
Làm thế nào để bạn biết nếu một công việc từ chối bạn?
Dưới đây là danh sách các dấu hiệu có thể cho thấy bạn không nhận được công việc:
- Người phỏng vấn không bày tỏ bất kỳ sự quan tâm nào.
- Cuộc phỏng vấn ngắn.
- Nhà tuyển dụng hủy cuộc phỏng vấn.
- Nhà tuyển dụng đề cập rằng họ vẫn đang chấp nhận đơn đăng ký.
- Bạn không thể đáp ứng các yêu cầu của vị trí.
Làm thế nào để bạn từ chối một ứng viên một cách duyên dáng?
Dưới đây là một số mẹo để duy trì mối quan hệ tích cực với các ứng viên bị từ chối:
- Từ chối ứng viên càng sớm càng tốt.
- Cá nhân hóa giao tiếp của bạn.
- Đưa ra phản hồi trung thực (nhưng hữu ích).
- Mở ra các đường dây liên lạc.
- Yêu cầu phản hồi của ứng viên.
Làm thế nào để bạn viết một lá thư từ chối lịch sự?
Ví dụ về cách viết thư từ chối lịch sự bao gồm:
- Tạo một dòng chủ đề thông tin.
- Cảm ơn các ứng cử viên cho thời gian của họ.
- Nói với họ rằng bạn không còn xem xét họ cho vị trí này nữa.
- Giải thích lý do tại sao bạn không xem xét chúng.
- Cung cấp một số khía cạnh tích cực về trình độ của họ hoặc cuộc phỏng vấn.
Làm thế nào để bạn từ chối một người được phỏng vấn một cách chuyên nghiệp?
Làm thế nào để lịch sự từ chối một cuộc phỏng vấn bao gồm:
- Trả lời nhanh chóng, nhưng không quá nhanh.
- Hãy lịch sự và thể hiện lòng biết ơn
- Giữ cho nó nhẹ trên các chi tiết.
- Đề nghị người khác, nếu bạn có thể.
Kết luận
Một lá thư từ chối sau cuộc phỏng vấn là một phần không thể tránh khỏi của quá trình tuyển dụng. Điều quan trọng là quản lý chúng đúng cách – ngay cả khi bạn đang từ chối một khách hàng tiềm năng, bạn vẫn muốn mang lại trải nghiệm tích cực cho ứng viên. Việc gửi thư từ chối chưa bao giờ thú vị, nhưng chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn đơn giản hơn một chút.
Bài viết liên quan
- Mẹo bán hàng tốt nhất cho người mới bắt đầu và chuyên gia: Chiến lược chi tiết
- CUỘC GỌI LẠNH: Chiến lược Gọi điện Lạnh 2023
- BÍ QUYẾT BÁN HÀNG: Những Bí Mật Bán Hàng Ẩn Chứa Giúp Tăng Lợi nhuận.
- Không đủ tiền: Hướng dẫn cuối cùng cho năm 2022 {đã cập nhật}
- Hướng dẫn cơ bản để đăng bài cho khách
dự án
