Làm thế nào công ty của bạn sẽ xử lý một lực lượng lao động của hàng ngàn người? Số tiện ích mở rộng điện thoại ở đây để giúp bạn hợp lý hóa các tương tác kinh doanh của mình, tiết kiệm tiền và quan trọng nhất là cung cấp trải nghiệm khách hàng tuyệt vời. Nhưng làm thế nào điều này có thể được thực hiện? Thông qua bài viết này, chúng ta sẽ khám phá và hiểu chi tiết từng phút về tiện ích mở rộng số điện thoại và quan trọng hơn là tìm hiểu cách thêm tiện ích mở rộng vào số điện thoại. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách thêm tiện ích mở rộng vào danh bạ số điện thoại của mình bằng iPhone hoặc Android hoặc khi gọi cho bất kỳ ai.
Tiện ích mở rộng số điện thoại là gì?
Tiện ích mở rộng số điện thoại là sự kết hợp của ba đến năm chữ số mà bạn có thể phân bổ theo cách thủ công cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm, nhóm, bộ phận hoặc toàn bộ bộ phận của bạn. Dòng chính được chia thành các phần mở rộng.
Bối rối? Đừng lo lắng; chúng ta sẽ xem xét vấn đề này với các ví dụ sau.
Ví dụ: tổ chức của bạn có số điện thoại 987 654321. Bây giờ, bạn chọn phân bổ số máy nhánh 200 cho bộ phận bán hàng và 300 cho bộ phận hỗ trợ khách hàng.
Với điều này, hai kịch bản xuất hiện: người gọi nội bộ và người gọi bên ngoài, tương ứng. Người gọi nội bộ (các phòng ban hoặc nhân sự trong tổ chức) có thể chỉ cần quay số 200 để tiếp cận doanh số và 300 để tiếp cận tiếp thị.
Người gọi bên ngoài (khách hàng và các bên bên ngoài tổ chức) nên quay số 987654321,200 để liên hệ trực tiếp với bộ phận bán hàng và 987654321,300 để nhận hỗ trợ khách hàng.
Định dạng máy lẻ số điện thoại: số máy thật, máy lẻ chuyên dùng
Tiện ích mở rộng số điện thoại ví dụ: +1 1424622, 231
Ở đây, +1 1424622 là số điện thoại thực tế của công ty, dấu phẩy cho biết phần đầu của số máy nhánh và 231 là số máy nhánh chuyên dụng.
Tiện ích mở rộng số điện thoại cho phép người gọi liên hệ với những người hoặc bộ phận mong muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không cần phải xử lý các tiếp viên tự động. Nhân viên và các nhóm trong công ty có thể liên lạc với nhau bằng cách quay số máy lẻ. Đó là lý do tại sao nó còn được gọi là quay số mở rộng.
Các cuộc gọi được định tuyến đến một số máy lẻ như thế nào?
Định tuyến cuộc gọi đến một máy lẻ được xác định bởi và khác nhau tùy theo nhà cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, tất cả chúng đều có chung một thiết kế định tuyến cuộc gọi cốt lõi, có thể được tóm tắt trong ba điểm. Ba điểm này sẽ được thảo luận trong phần này để giúp bạn hiểu cách các cuộc gọi được định tuyến đến một tiện ích mở rộng.
Bước #1: Người gọi quay số
Khi người gọi quay số điện thoại có số máy nhánh được lưu trên điện thoại di động của họ, máy nhánh sẽ được gọi ngay lập tức. Có thể cuộc gọi sẽ phá vỡ IVR hoặc hệ thống trả lời tự động.
Tuy nhiên, nếu người gọi quay số điện thoại mà không có số máy lẻ được ghi trong ứng dụng danh bạ của họ, thì cuộc gọi đó không thể bị bỏ qua.
Trong cả hai trường hợp, người gọi chỉ đến được đường dây chính, đó là nơi các cơ chế định tuyến (một bộ mã hóa hoặc phần cứng cụ thể) khởi động.
Bước # 2: Gọi bộ định tuyến đang hoạt động
Hệ thống tự động (phần mềm) gửi các cuộc gọi đến đích được chỉ định dựa trên số máy lẻ được người gọi chọn hoặc quay số. Nếu có nhiều người gọi trên đường dây, nó sẽ xếp hàng đợi họ và thông báo cho họ về vị trí của họ trên đường dây.
Bộ định tuyến là nơi các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau. Tuy nhiên, cách tiếp cận cốt lõi vẫn như cũ: xác định các tiện ích mở rộng và định tuyến cuộc gọi đến các tiện ích mở rộng cụ thể.
Đường dây hoặc cuộc gọi được kết nối với đường dây đích hoặc phần mở rộng sau khi hàng đợi được xóa.
Bước # 3: Người gọi được kết nối với tiện ích mở rộng mục tiêu
Giai đoạn cuối cùng là để người gọi đến đích dự định của mình, đó có thể là nhân viên, bộ phận dịch vụ khách hàng, bộ phận bán hàng hoặc thứ gì đó khác.
Việc định tuyến các cuộc gọi máy nhánh dựa trên một bộ mã và một phần cứng nhỏ nhận dạng và thiết lập kết nối dựa trên các máy nhánh quay số.
Lợi ích của việc sử dụng tiện ích mở rộng số điện thoại
Tiện ích mở rộng số điện thoại mang lại vô số lợi ích, đặc biệt khi được sử dụng cùng với các dịch vụ VoIP. Từ việc tối ưu hóa thông tin liên lạc trong kinh doanh đến việc tiết kiệm tiền cho bạn về thông tin liên lạc trong thời gian dài.
Sau đây là một số ưu điểm đáng chú ý của việc sử dụng tiện ích mở rộng số điện thoại:
- Tiết kiệm tiền: Bởi vì một đường dây chính duy nhất có thể hỗ trợ một số máy nhánh, bạn tiết kiệm tiền bằng cách không trả tiền cho từng số riêng lẻ.
- Hợp lý hóa cuộc gọi: Cho phép nhân viên tương tác với nhau bằng cách quay số máy nhánh cụ thể thay vì ghi nhớ toàn bộ số điện thoại.
- Kích hoạt tính di động của nhân viên: Tiện ích mở rộng, chẳng hạn như dịch vụ VoIP, cho phép nhân viên của bạn làm việc hiệu quả khi đang di chuyển.
- trải nghiệm đầu tiên của khách hàng: Thông báo cho khách hàng của bạn về các tiện ích mở rộng cho tất cả các bộ phận trong công ty của bạn để họ có thể tránh hệ thống trả lời tự động, mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
- Tập trung vào văn hóa làm việc lai: Tiện ích mở rộng cho phép tổ chức của bạn tuyển dụng nhân sự ở cả trạm tại chỗ và trạm từ xa, với thông tin liên lạc được đồng bộ hóa ở cả hai đầu để giữ mọi người trên cùng một trang.
- Tập trung vào năng suất và hiệu quả: Bằng cách giao các hoạt động khó khăn và nhàm chán cho IVR, nhân viên của bạn có thể tập trung vào các khía cạnh quan trọng hơn trong công việc của họ.
- Số tự động dễ nhớ: Khi sử dụng các số ảo, bạn có thể thử nghiệm tạo các số phù phiếm bắt mắt và chèn các phần mở rộng có thể so sánh được ở cuối để đảm bảo rằng khán giả của bạn nhớ chúng mãi mãi. Một chiến lược tiếp thị có một không hai.
- Giao tiếp khách hàng đặc biệt: Tiện ích mở rộng cho phép khách hàng của bạn tiếp cận điểm đến mong muốn của họ một cách nhanh chóng và thuận tiện thông qua tiện ích mở rộng hoặc IVR hoặc hệ thống trả lời tự động.
- Một bức tranh rõ ràng về hiệu suất của mỗi cá nhân: Thông qua các tiện ích mở rộng cụ thể của chúng, bạn có thể dễ dàng theo dõi, lập tài liệu và phân tích sự phát triển cũng như hiệu quả của nhân viên.
Làm cách nào để thêm tiện ích mở rộng vào số điện thoại?
Tùy thuộc vào người gọi hoặc khách hàng và công ty, việc thêm phần mở rộng vào đường dây điện thoại có thể chỉ ra hai điều khác biệt.
Theo tập đoàn, việc thêm phần mở rộng cho một số điện thoại về cơ bản đòi hỏi phải gán các số có 3 đến 5 chữ số phía sau số ban đầu để phân đoạn dòng chính.
Điều này có thể được thực hiện thông qua bảng quản trị. Một điều cần lưu ý là các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau có các cài đặt và bảng điều khiển quản trị khác nhau, vì vậy ban đầu bạn có thể cần hỗ trợ từ bộ phận chăm sóc khách hàng.
Tuy nhiên, trong phần này, chúng ta sẽ xem xét cách thêm tiện ích mở rộng cho số điện thoại từ quan điểm của khách hàng. Để thêm tiện ích mở rộng cho số điện thoại trên Android, iPhone hoặc iOS, hãy làm theo quy trình tương tự, nhưng không giống hệt nhau.
Vì vậy, chúng ta hãy xem xét chúng một cách độc lập trong các phần tiếp theo:
Làm cách nào để thêm tiện ích mở rộng cho số điện thoại trên danh bạ iPhone?
Bạn có thể thêm tiện ích mở rộng cho một số điện thoại trên danh bạ iPhone trong khi tạo một số liên lạc mới hoặc chỉnh sửa số liên lạc hiện có. Nó cho phép bạn quay số máy nhánh tự động vào lần tiếp theo bạn gọi số đó.
Để thêm tiện ích mở rộng cho số điện thoại trong danh bạ iPhone của bạn, hãy làm theo các hướng dẫn sau.
(Khi tạo hoặc sửa đổi số liên lạc trên iPhone, điều quan trọng nhất cần nhớ là số điện thoại.)
Để thêm tiện ích mở rộng cho số điện thoại trong danh bạ iPhone của bạn, hãy làm theo các bước sau:
- Mở ứng dụng danh bạ trên iPhone của bạn và chọn số liên lạc bạn muốn thêm tiện ích mở rộng vào,
- Nhấn vào Chỉnh sửa và nhấn vào phần số điện thoại của liên hệ,
- Đặt con trỏ ở cuối số điện thoại
- Nhấn vào nút “+*#” trên bàn phím quay số để truy cập các tùy chọn khác
- Nhấn vào nút “chờ” và nhập tiện ích mở rộng
- Nhấn vào “xong” ở góc trên cùng bên phải.
Bạn có thể chỉ cần thay thế dấu phẩy (,) cho dấu chấm phẩy (;). Dấu phẩy ngụ ý tạm dừng hơn là chờ đợi. Sau khi hoàn tất các bước trên, số điện thoại trong danh bạ iPhone của bạn sẽ là +1 1424622;123. (Số điện thoại liên lạc của bạn là +1 1424622.)
Làm cách nào để thêm tiện ích mở rộng cho số điện thoại trên Android?
Việc thêm tiện ích mở rộng vào số điện thoại trên thiết bị Android có thể so sánh với việc thêm tiện ích mở rộng vào số điện thoại trên iPhone. Hãy xem cách thêm tiện ích mở rộng cho số điện thoại hiện có trong danh bạ Android.
Trên Android, hãy làm theo các bước sau để thêm tiện ích mở rộng cho số điện thoại:
- Mở ứng dụng danh bạ hoặc vào ứng dụng điện thoại và nhấn vào danh bạ,
- Chọn mở số liên lạc bạn muốn chỉnh sửa,
- Nhấn vào biểu tượng bút chì hoặc nút chỉnh sửa,
- Chạm vào phần số điện thoại của số liên lạc và đặt con trỏ của bạn ở cuối số,
- Nhập một dấu phẩy (,) để tạm dừng 2 giây hoặc dấu chấm phẩy (;) để chờ,
- Nhập tiện ích mở rộng và nhấn vào lưu.
Điều quan trọng cần lưu ý: Nếu bạn có thể nhập số máy lẻ ngay sau khi điện thoại được trả lời, hãy nhấn tạm dừng hoặc dấu phẩy (,). Nếu bạn cần đợi lâu hơn một chút để tin nhắn tự động kết thúc, hãy sử dụng phương thức chờ, theo sau là dấu chấm phẩy (;).
Để liên hệ với nhân viên hoặc bộ phận tiếp theo, chỉ cần quay số máy nhánh. Ví dụ: nếu Ken có số máy nhánh 123 và bạn muốn liên hệ với anh ấy từ trong văn phòng, hãy quay số 123, nhấn nút điện thoại màu xanh lá cây và điện thoại di động của anh ấy sẽ đổ chuông.
Bạn có thể quay số tiện ích mở rộng trực tiếp không?
Nếu có điện thoại Android, bạn có thể tự hỏi liệu mình có thể gọi trực tiếp cho một số máy nhánh từ số điện thoại của mình hay không. Nó có thể tưởng tượng được! Cài đặt ứng dụng Android Dial Phone cho phép bạn quay số nhanh một máy lẻ bằng cách nhấn một nút. Bạn chỉ cần bỏ qua bước này nếu đã quen với quay số máy lẻ. Nó tiết kiệm thời gian và năng lượng, cũng như tiền bạc cho các cuộc gọi đường dài.
Để quay số máy nhánh trực tiếp từ số điện thoại Android, hãy thêm dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy sau số điện thoại chính. Nhập số máy nhánh sau dấu phẩy. Bạn cũng có thể thêm số máy nhánh vào sổ địa chỉ của mình. Sau khi bạn đã lưu số máy nhánh trên điện thoại của mình, bạn có thể sử dụng các cách tạm dừng hoặc chờ để truy cập số đó. Bạn thậm chí có thể thêm một số dấu phẩy vào số để hoãn lại nhiều hơn.
Kinh doanh Vs. Gia hạn số điện thoại gia đình
Hầu hết các cá nhân đều hiểu mơ hồ về các số mở rộng và có xu hướng chỉ áp dụng chúng cho các số điện thoại kinh doanh và dân cư. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý rằng hai điều này là khác biệt về bản chất.
Hãy để chúng tôi điều tra chúng trong các phần tiếp theo để xem chúng khác nhau như thế nào. Phần mở rộng số điện thoại dân cư có thể có hoặc không chứa phần phụ của đường dây chính. Vì đường dây chính được liên kết với nhiều hệ thống điện thoại (chỉ ra các máy trả lời tự động), nên khi có cuộc gọi đến, tất cả các điện thoại được kết nối sẽ đổ chuông cùng một lúc. Bạn có thể trả lời cuộc gọi từ bất kỳ điểm cuối nào trong số đó.
Làm cách nào để tự động thêm tiện ích mở rộng vào số điện thoại của tôi?
Phương pháp chờ đợi có thể được sử dụng:
- Mở ứng dụng Danh bạ trên điện thoại Android của bạn và nhấn vào liên hệ có tiện ích mở rộng mà bạn muốn thêm.
- Nhấn vào biểu tượng Bút chì.
- Chọn trường số điện thoại, sau đó đặt con trỏ vào cuối số điện thoại.
- Sử dụng bàn phím Android để chèn một dấu chấm phẩy vào bên phải số điện thoại.
Bạn có thể thêm tiện ích mở rộng cho số điện thoại trong iPhone không?
Trong iPhone, bạn có thể thêm phần mở rộng cho một số điện thoại. Nhấn vào Chỉnh sửa và sau đó nhấn vào phần số điện thoại của liên hệ. Đặt con trỏ của bạn ở cuối số điện thoại. Để truy cập các lựa chọn khác, nhấn nút “+*#” trên bàn phím quay số. Nhập tiện ích mở rộng bằng cách nhấn vào nút “chờ”.
Tôi có thể nhắn tin cho một số có phần mở rộng không?
Với phần mềm nhắn tin văn bản của công ty, bạn có thể gửi SMS cho số máy lẻ. Nhắn tin văn bản dành cho doanh nghiệp cho phép bạn kích hoạt một dòng doanh nghiệp bằng văn bản trong khi vẫn giữ nguyên số điện thoại và phần mở rộng số điện thoại hiện tại của mình.
Làm cách nào để thay đổi tiện ích mở rộng trên iPhone của tôi?
Chuyển đến Safari > Cài đặt > Tiện ích mở rộng. Nhấn vào Thêm tiện ích mở rộng để duyệt qua App Store để tìm tiện ích mở rộng.
Cài đặt tiện ích mở rộng ở đâu?
Để quản lý cài đặt Tiện ích mở rộng của Chrome, hãy làm theo các bước sau: Mở Google Chrome. Mở Tùy chỉnh và Kiểm soát (biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải). Chọn “Tiện ích mở rộng” từ menu “Công cụ khác”.
Làm cách nào để thay đổi loại tiện ích mở rộng?
Bạn có thể thay đổi loại tiện ích mở rộng bằng cách:
- Mở Windows File Explorer và chọn một tệp để thay đổi
- Thay thế phần mở rộng tệp cũ bằng phần mở rộng mới để thay đổi tệp của bạn
- Nhấn nút “Enter” trên bàn phím để lưu các thay đổi của bạn.
Làm cách nào để tôi có được tiện ích mở rộng trên Apple?
Chọn Safari > Tiện ích mở rộng Safari trong ứng dụng Safari trên máy Mac của bạn, sau đó duyệt qua các tiện ích mở rộng khả dụng. Khi bạn khám phá ra tiện ích mình thích, hãy nhấp vào nút Nhận hoặc Giá, sau đó nhấp lại vào nút đó để cài đặt hoặc mua tiện ích mở rộng.
Kết luận
Tiện ích mở rộng là việc tách số điện thoại chính thành nhiều phần phụ hoặc số để cho phép các điểm cuối khác nhau tương tác với nhau. Chia sẻ số điện thoại với một số thành viên trong nhóm hoặc phòng ban là một khái niệm cơ bản.
- GIA HẠN TIỀN THUẾ: Nó là gì, thời hạn và cách nộp
- TÊN MIỀN DOANH NGHIỆP: Lựa chọn Tốt nhất để Truyền cảm hứng cho Bạn vào năm 2023 (Hướng dẫn Cách thực hiện).
- 15+ SỐ ĐIỆN THOẠI TỐT NHẤT cho Doanh nghiệp vào năm 2023
- Số điện thoại VoIP: Ý nghĩa và cách thức hoạt động
- SỐ VoIP: Ý nghĩa, Ứng dụng, Cách tìm và gọi nó
- Hơn 15 ý tưởng khai trương và mở cửa trở lại cho bất kỳ doanh nghiệp nào
- Chìa khóa thành công: 10 điều bạn có thể bắt đầu làm ngay bây giờ để thành công trong cuộc sống
- 11+ Phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh hiệu quả nhất nên sử dụng trong năm 2023
dự án
