Việc áp dụng rộng rãi Microsoft Word làm cho nó trở thành lựa chọn rõ ràng cho nhiều tổ chức cần một công cụ linh hoạt để tạo các tài liệu bán hàng như đề xuất, giá thầu, hợp đồng, v.v. Họ không muốn xử lý việc in ấn, ký tay hoặc quét tài liệu khi họ chỉ có thể đăng nhập trực tiếp trong Word. May mắn thay, Microsoft đã cung cấp và việc ký một tài liệu Word giờ đây là một khả năng thực tế. Tin vui là Word có một số tùy chọn giúp đơn giản hóa cuộc sống của bạn, chẳng hạn như tùy chọn tự động thêm thông tin khác đằng sau chữ ký của bạn (chẳng hạn như tên in và địa chỉ của bạn). Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thêm chữ ký trong Word doc, Mac và mobile.
Chữ ký là gì?
Chữ ký là hình thức viết tên của một cá nhân, thường là chữ viết tay của chính họ. Ngày càng có nhiều người sử dụng các công cụ kỹ thuật số như Microsoft Word để ký giấy tờ và hội thoại điện tử chỉ tồn tại ở dạng kỹ thuật số. Biết cách thêm chữ ký trong Word, doc, Mac hoặc điện thoại di động có thể hữu ích nếu bạn cần ký điện tử một tài liệu.
Cách thêm chữ ký trong Word
Thật dễ dàng để thêm chữ ký trong Word. Dưới đây là các bước đơn giản bạn cần thực hiện:
#1. Đánh dấu chữ ký của bạn bằng cách nhấp vào ô thích hợp
Khi bạn muốn tạo chữ ký trong Microsoft Word, điều đầu tiên bạn phải làm là nhấp vào trang ở vị trí mà bạn muốn thêm nó. Sau khi bạn hoàn tất việc tạo chữ ký, chương trình sẽ tìm trong vị trí này để xem nó sẽ nhập chữ ký vào đâu. Có thể thêm chữ ký vào bất kỳ phần nào của tài liệu Word; tuy nhiên, vị trí thông thường nhất cho chữ ký là ở cuối trang hoặc sau bất kỳ nội dung nào khác trong tài liệu.
#2. Tìm Mục menu “Dòng chữ ký” trong Menu phụ “Chèn”.
Khi bạn khởi chạy Word lần đầu tiên, tab “Chèn” thường sẽ hiển thị trong thanh menu ở đầu màn hình của bạn. Khi bạn đã quyết định nơi bạn muốn thêm chữ ký của mình, bạn có thể mở tab này để xem qua một số khả năng có sẵn cho mình. Sau đó, hãy tìm tùy chọn có tên “Dòng chữ ký” và khi bạn nhấp vào tùy chọn đó, một cửa sổ bật lên mới sẽ xuất hiện cùng với một menu khả năng khác.
#3. Điền vào biểu mẫu xuất hiện
Sau khi cửa sổ “Dòng chữ ký” hiển thị, bạn có thể bắt đầu nhập văn bản dùng làm chữ ký của mình. Tên của bạn thường được yêu cầu, nhưng bạn cũng có thể bao gồm thông tin liên hệ như số điện thoại và địa chỉ email. Chữ ký bạn định sử dụng ở cuối thư từ chính thức, chẳng hạn như thư kinh doanh hoặc email trang trọng, là nơi bạn có nhiều khả năng đưa vào bất kỳ thông tin bổ sung nào mà bạn muốn truyền tải.
Một cửa sổ vẽ chữ ký tương tự như cửa sổ này có thể được đưa vào các bản phát hành Word trong tương lai. Điều tương tự cũng có thể nói về cách chữ ký viết tay có thể được sử dụng để nhận dạng một người. Ngoài ra, nếu bạn muốn tài liệu của mình có vẻ nghiêm túc và đáng tin cậy, điều này có thể hữu ích.
#4. Đóng chữ ký của bạn
Sau khi điền thông tin bạn muốn đưa vào các khu vực trong cửa sổ bật lên, bạn có thể ký tên vào tài liệu. Để hoàn tất chữ ký của bạn, vui lòng chọn nút “OK”. Bất cứ nơi nào bạn nhấp vào trang là nơi chữ ký sẽ hiển thị. Chữ ký này có thể được lưu trong một số phiên bản Word để có thể dễ dàng truy xuất và thêm vào các tài liệu khác sau này.
Bạn có thể thêm chữ ký viết tay trong Word không?
Có, bạn có thể thêm chữ ký viết tay trong Word. Sử dụng dịch vụ chữ ký điện tử như Signaturely giúp việc đưa khối chữ ký vào tài liệu Microsoft Word, cũng như các hợp đồng và tài liệu pháp lý khác trở nên đơn giản.
Chữ ký là một giải pháp thay thế cho tính năng “Đăng nhập tại đây” tiêu chuẩn trong Microsoft Office giúp bạn thu thập chữ ký, theo dõi quá trình ký, sắp xếp tài liệu của bạn, v.v.
Nền tảng ký trực tuyến giúp quản lý nhiều tài liệu dễ dàng hơn và xác minh rằng chữ ký có tính ràng buộc về mặt pháp lý trên toàn thế giới. Khi nói đến nó, tất cả là về những người bạn biết và mức độ bạn biết họ. Dưới đây là các bước đơn giản về cách thêm chữ ký viết tay trong Word.
#1. Tạo một chữ ký và chụp nhanh nó
Điều đầu tiên bạn cần làm để thêm chữ ký viết tay trong Word là viết chữ ký của bạn lên một tờ giấy rồi chụp ảnh nó. Sau đó, bạn có thể nhập chữ ký viết tay vào Word. Điều cần thiết là phải đảm bảo rằng chữ ký của bạn rõ ràng, dễ đọc và ảnh của bạn có chất lượng cao để nó xuất hiện phù hợp khi bạn thêm vào tài liệu Word. Bạn có thể đảm bảo rằng chữ ký của mình dễ đọc bằng cách viết chữ ký bằng mực sẫm màu trên một tờ giấy trắng, chụp nhanh chữ ký đó bằng tay chắc chắn và thực hiện trong môi trường đủ ánh sáng.
#2. Tải hình ảnh về máy tính cá nhân của bạn
Bạn sẽ có thể lưu một bản sao chữ ký viết tay của mình trên máy tính sau khi bạn đã chụp ảnh chữ ký đó. Điều này có thể được thực hiện theo một số cách khác nhau, một trong số đó là sử dụng máy quét để tạo một bản sao của mảnh giấy và lưu nó dưới dạng hình ảnh kỹ thuật số trên máy tính của bạn. Nếu bạn chụp ảnh chữ ký của mình bằng điện thoại di động, thì bạn có thể sử dụng các tính năng chia sẻ Bluetooth của điện thoại để tải ảnh lên máy tính của mình qua mạng không dây sau khi bạn đã chụp.
Bạn cũng có thể thực hiện việc này bằng cách gửi ảnh đến địa chỉ email hoặc số điện thoại của chính mình qua tin nhắn văn bản hoặc email, sau đó mở tin nhắn trên máy tính, thao tác này sẽ hiển thị tệp đính kèm để bạn lưu. Đây là một cách khác để hoàn thành nhiệm vụ này. Bạn cũng có tùy chọn chỉnh sửa ảnh để cải thiện chất lượng tổng thể của ảnh nếu bạn cảm thấy cần thiết. Để đảm bảo rằng mọi người có thể dễ dàng nhìn thấy chữ ký của bạn, bạn có thể thay đổi cài đặt cho những thứ như độ tương phản và độ phơi sáng.
#3. Thay đổi kích thước và cắt ảnh
Việc cắt xén ảnh rất hữu ích khi bạn đã lưu ảnh đó dưới dạng tệp trên máy tính của mình. Điều này là do một bức ảnh có thể gây mất tập trung nếu nó bao gồm các yếu tố không liên quan như cái bàn hoặc mép giấy. Bạn có thể cắt ảnh một cách hiệu quả bằng cách định vị các đường viền bên ngoài văn bản của bạn để chỉ chữ ký hiển thị.
#4. Tạo một thư mục mới để lưu trữ hình ảnh
Sau khi cắt ảnh xong, bạn có tùy chọn lưu ảnh dưới dạng tệp mới. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp chuột phải vào hình ảnh, sau đó chọn “Lưu dưới dạng” từ menu xuất hiện. Khi bạn thực hiện việc này, hãy đảm bảo ảnh bạn muốn đưa vào Word bằng cách lưu tệp ở một trong các định dạng sau:
- gif
- jpg
- png
- bmp
#5. Mở Menu “Chèn” trong Microsoft Word
Để thêm chữ ký của bạn vào tài liệu trong Microsoft Word, hãy nhấp vào tab “Chèn” ở đầu cửa sổ chương trình, sau đó nhấp vào vùng của trang mà bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện. Một trình đơn thả xuống xuất hiện khi bạn chọn nút này. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy cơ hội để chèn ảnh vào tài liệu Word của mình bằng cách nhấp vào nút “Ảnh”.
#6. Chọn và đặt ảnh của bạn trên tài liệu
Chọn hình ảnh mà bạn đã chụp chữ ký viết tay của mình và đặt nó vào vị trí trên giấy mà bạn muốn nó xuất hiện là bước cuối cùng trong việc thêm chữ ký viết tay vào tài liệu Word của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chỉ cần nhấp vào ảnh đã được cắt trong cửa sổ “Ảnh”. Sau đó, bạn sẽ có tùy chọn định vị lại hình ảnh ở bất kỳ đâu bạn muốn trên trang web và sửa đổi kích thước của hình ảnh nếu cần.
Cách chèn chữ ký trong Word Mobile
Đối với những người có thiết bị di động, bạn có thể sử dụng nó để thêm dòng chữ ký vào tài liệu của mình trong Word. Thêm một dòng chữ ký vào tài liệu Word dễ dàng như sử dụng phím gạch chân hoặc bảng một ô. Một hình ảnh của chữ ký thực cũng có thể được tải lên và sử dụng. Tuy nhiên, để thêm một dòng chữ ký vào tài liệu Word hoặc Excel trên thiết bị di động, cần có một phần bổ trợ bổ sung. Dưới đây là các bước để chèn chữ ký trong word mobile.
#1. Lấy điện thoại của bạn và chụp ảnh chữ ký
Dưới đây là các thủ tục cần thiết:
- Viết chữ ký của bạn lên một tờ giấy trắng bằng bút đen.
- Chụp chữ ký mong muốn trong điều kiện ánh sáng tốt bằng máy ảnh trên điện thoại thông minh của bạn.
- Khi ghi lại chữ ký, nó sẽ chiếm toàn bộ màn hình trên điện thoại thông minh.
- Gửi email cho chính bạn bằng tệp ảnh có độ phân giải cao mà bạn vừa chụp chữ ký bằng điện thoại thông minh của mình.
#2. Ký và Chèn trong Word
Dưới đây là các thủ tục cần thiết:
- Để chỉnh sửa thông báo sẽ xuất hiện bên dưới lời chào, hãy nhấp vào vùng được đánh dấu màu vàng.
- Trong menu trên cùng, chọn CHÈN.
- Để xem hình ảnh, BẤM VÀO ĐÂY.
- Nhấp vào nút bên cạnh ảnh chữ ký của bạn mà bạn có trên điện thoại di động của mình.
#3. Thay đổi kích thước chữ ký từ của bạn
Dưới đây là các thủ tục cần thiết:
- Chữ ký có thể được đánh dấu bằng cách nhấp vào nó.
- Bạn chỉ nên nhấp vào chữ ký nếu bạn có thể đọc nó theo chiều ngang.
- Tất cả bốn góc của hình ảnh đều có biểu tượng “tay cầm”.
- Để giảm kích thước của hình ảnh, hãy nhấp vào tay cầm dưới cùng bên phải, giữ nút bên trái và kéo lên và sang trái.
Làm cách nào để tạo chữ ký số?
Về mặt pháp lý, bạn có thể ký hợp đồng, đơn đăng ký và các giấy tờ khác bằng điện tử bằng cách sử dụng thứ gọi là “chữ ký điện tử”. Để đẩy nhanh các quy trình chữ ký thủ công dựa trên giấy, chữ ký điện tử có thể được sử dụng thay cho chữ ký viết tay.
Chữ ký số an toàn hơn chữ ký truyền thống vì chúng mã hóa chữ ký và xác thực danh tính của người ký. Ngoài ra, đọc CHỮ KÝ SỐ: Cách tạo chữ ký số.
Một trong những cách phổ biến nhất để ký điện tử và phân phối tài liệu là sử dụng DocuSign. Sử dụng nó để hoàn thành công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. Giải pháp chữ ký điện tử của DocuSign có thể đáp ứng ngay cả những khách hàng khó tính nhất, nhưng nó đủ dễ sử dụng để hầu như bất kỳ ai cũng có thể sử dụng nó một cách nhanh chóng. Tìm hiểu về các tùy chọn khác. Dưới đây là các bước đơn giản để tạo chữ ký điện tử.
- Mở và nhấp: Kiểm tra hộp thư đến của bạn để tìm thư có siêu liên kết “Nhấp vào đây để xem lại và ký”.
- Vui lòng làm theo hướng dẫn trên màn hình: Tìm phần có nội dung “Nhấp vào đây để ký” và nhấp vào đó. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện bất cứ khi nào bạn nhấp vào nó.
- Chọn một lựa chọn từ menu: Chữ ký có thể được tải lên dưới dạng hình ảnh, nhập vào, vẽ bằng chuột hoặc ký bằng ngón tay hoặc bút stylus trên thiết bị di động. Có ý kiến cho rằng hình ảnh chữ ký có chiều cao tối thiểu 60 pixel và chiều rộng 600 pixel. Ngoài ra, khu vực chữ ký sẽ tự động thay đổi kích thước hình ảnh để phù hợp với nó.
- Tạo chữ ký: Để chữ ký của bạn xuất hiện trong dòng chữ ký, hãy nhấp vào nút Áp dụng. Trước khi đưa ra phê duyệt cuối cùng, bạn có thể xem qua tài liệu đã ký.
- Hoàn thành chữ ký điện tử: Chọn “Nhấp để ký” từ menu ở cuối màn hình của bạn. Cả bạn và người gửi sẽ nhận được tài liệu cuối cùng, đã ký.
Cách thêm chữ ký trong Word Mac
Học cách sử dụng phần mềm văn phòng để ký điện tử vào tài liệu đã trở thành một kỹ năng cơ bản tại nơi làm việc.
Các ví dụ điển hình bao gồm các tài liệu Microsoft Word và WPS Office Writer, cả hai đều có thể tạo, chạy và quản lý kỹ thuật số bất kỳ loại quy trình phức tạp nào. Để làm được điều đó, cần có khả năng viết nhiều loại đề xuất, báo giá và hợp đồng khác nhau. Tất nhiên, chúng ta có thể sử dụng tài liệu Mac hoặc Windows trong Writer hoặc Word để kết hợp chữ ký. Do đó, người dùng có thể tránh được nỗ lực in ấn, ký tay và quét bằng cách chỉ cần thêm chữ ký điện tử của họ vào cuối các tài liệu này. Có rất nhiều bổ sung tiết kiệm thời gian khác, chẳng hạn như khả năng in tên và địa chỉ của bạn bên cạnh chữ ký của bạn. Dưới đây là các bước về cách thêm chữ ký trong Word Mac.
Nhằm đơn giản hóa thủ tục để thuận tiện cho bạn. Nó gợi ý rằng các thủ tục sau đây được sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ.
- Giả sử bạn đang đọc phần này, có thể bạn đang sử dụng máy tính Mac và quen thuộc với hệ điều hành này. Để bắt đầu, hãy điều hướng đến “Chèn” > “Ảnh” > “Ảnh từ tệp” trong ứng dụng Word mà bạn đã cài đặt trên máy Mac.
- Xác minh rằng hình ảnh được chọn từ hộp thoại kết quả. Sau khi thả ảnh vào Word, bạn có thể truy cập menu bố cục bằng cách nhấp vào ảnh. Để cắt chữ ký theo kích thước mong muốn, hãy nhấp vào nút cắt.
- Bạn có thể chọn cả hình ảnh và văn bản và nhập trực tiếp bên dưới nó. Để bắt đầu một văn bản tự động mới, hãy chọn nó từ menu Chèn rồi nhấp vào “Văn bản tự động” > “Mới”.
- Trong cửa sổ mới mở ra, hãy nhập tên chữ ký của bạn. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn “OK” từ menu.
Cách thêm dòng chữ ký vào tài liệu Word
Trong trường hợp không có dòng chữ ký, bạn có nguy cơ bị những người ký tên tiềm năng trả lại tài liệu của bạn mà không có chữ ký. Nói một cách đơn giản, chữ ký không phải là chữ ký nếu không có dòng chữ ký.
Đây là cách thêm dòng chữ ký vào một từ:
- Để thêm một dòng chữ ký, chỉ cần nhấp chuột trái vào văn bản mà bạn muốn nó xuất hiện.
- Từ menu Chèn, chọn Dòng Chữ ký. Cần phải có một lời nhắc để làm như vậy.
- Thực hiện các lựa chọn của bạn và nhấn nút “OK”.
Bạn có thể sử dụng các quy trình đã nói ở trên để thêm chữ ký trong Word trên máy Mac hoặc PC. Tùy thuộc vào loại thiết bị bạn đang sử dụng, một số tính năng có thể hoạt động hơi khác một chút.
Kết luận
Có nhiều cách sử dụng chữ ký số, bao gồm cả việc ký các tài liệu mà bạn muốn gửi cho người khác bằng phương thức điện tử. Một trong nhiều lợi ích của việc sử dụng Word là khả năng ký điện tử tài liệu mà không cần in chúng ra trước. Nếu bạn thường xuyên gửi thư hoặc email kinh doanh, bạn có thể muốn thiết lập chữ ký trong Word để sử dụng khi kết thúc thư từ của mình. Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng trả lại tài liệu đã ký qua email bằng cách sử dụng Word cho mục đích này.
Câu Hỏi Thường Gặp
Chữ ký có thể được gõ không?
Chữ ký số và hồ sơ điện tử tuân thủ các nguyên tắc giống nhau trong phần lớn các quy tắc khác và luật liên bang. Điều này chỉ ra rằng, trong những trường hợp thích hợp, chữ ký đánh máy có thể đóng vai trò thay thế hợp lệ cho chữ ký viết tay.
Làm cách nào để thêm chữ ký vào tài liệu Word mà không cần in?
Dưới đây là 2 bước để thêm chữ ký vào tài liệu Word mà không cần in.
- Tạo phiên bản PDF của tệp Word của bạn. Việc ký một tài liệu Word trước tiên yêu cầu chuyển đổi nó sang định dạng PDF.
- Ký PDF của bạn và gửi nó đi. Sau khi chuyển đổi tệp Word sang định dạng PDF, bạn có thể sử dụng tính năng chữ ký điện tử của iLovePDF để ràng buộc tài liệu một cách hợp pháp.
Bài viết tương tự
- 6 cách để tăng cường quảng cáo trực tuyến cho công ty khởi nghiệp của bạn
- LIÊN KẾT LOGO: Ý nghĩa, Lịch sử, Phông chữ và Ảnh hưởng Thiết kế
- NHÀ CUNG CẤP CHỮ KỸ THUẬT SỐ: Đánh giá & Phần mềm ký điện tử hàng đầu năm 2023
- EMAIL CHUYÊN NGHIỆP: Ý nghĩa, Cách viết & Mẹo quan trọng cần biết
- Cách ký tài liệu điện tử: Hướng dẫn từng bước
- MẪU ỦY QUYỀN THẺ TÍN DỤNG: Cách Nhận Một & Mọi Điều Bạn Nên Biết
Tài liệu tham khảo
