“Đoàn kết thì đứng vững, chia rẽ thì gục ngã,” như câu ngạn ngữ nói, không chỉ liên quan đến phim chiến tranh và phim truyền hình siêu anh hùng. Đây cũng là một minh họa tuyệt vời về lý do tại sao tích hợp ERP lại quan trọng để điều hành một doanh nghiệp thành công. Công ty của bạn có thể hợp lý hóa các quy trình và tạo thu nhập bằng cách kết hợp nhiều phần mềm “tốt nhất của giống” để xây dựng hoặc củng cố một giải pháp ERP gần như tùy chỉnh. Vì vậy, phần mềm ERP chính xác là gì và tích hợp trong bối cảnh này có nghĩa là gì? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu những định nghĩa cơ bản này cùng với chiến lược hệ thống ERP và sự tích hợp giữa hệ thống phần mềm CRM và ERP.
ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là gì?
Hệ thống ERP là một loại phần mềm cho phép doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Các hoạt động này có thể được phân loại như sau:
- Quản lý chuỗi cung ứng: Quản lý chuỗi cung ứng đòi hỏi phải theo dõi tình trạng hàng hóa và dịch vụ trong toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn và làm việc trực tiếp với người bán và nhà cung cấp.
- Quản lý đơn hàng: Quản lý đơn đặt hàng đòi hỏi phải chuyển đổi báo giá thành đơn đặt hàng và sau đó gửi hóa đơn do hệ thống tạo cho khách hàng mới càng nhanh càng tốt.
- Mua sắm: Tạo RFP nhanh chóng, chuyển chúng đến các nhà cung cấp đã được phê duyệt, thu thập câu trả lời và gửi đơn đặt hàng sau khi nhà cung cấp được chọn.
- phân tích: Xem nhiều dạng dữ liệu thông qua một trang tổng quan duy nhất để cải thiện việc ra quyết định trong các lĩnh vực như định giá, quản lý hàng tồn kho, hỗ trợ khách hàng, v.v.
Có vô số cách khác để sử dụng hệ thống ERP, nhưng những ví dụ này cho thấy phần mềm này linh hoạt và mạnh mẽ như thế nào. Hơn nữa, khả năng thích ứng này giải thích lý do tại sao nền tảng được sử dụng cho nhiều hoạt động của công ty.
Cuối cùng, các hệ thống ERP có thể truy cập được trên đám mây, tại chỗ hoặc là một phần của triển khai kết hợp. Tuy nhiên, với nhu cầu ngày càng tăng đối với phần mềm dựa trên đám mây, các nhà cung cấp ERP đang nhanh chóng chuyển sang đám mây—nếu họ chưa chuyển đổi.
Tích hợp ERP là gì?
Bây giờ bạn đã hiểu ERP là gì và cách chọn phần mềm ERP tốt nhất, bạn nên tìm hiểu về Tích hợp ERP.
Tích hợp ERP đơn giản là quá trình kết nối và đồng bộ hóa phần mềm ERP của bạn với các ứng dụng kinh doanh khác như Thương mại điện tử (giao diện người dùng), CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), EDI (Trao đổi dữ liệu điện tử), các công cụ tiếp thị như phân tích và các cơ sở dữ liệu khác. điểm dữ liệu mà công ty của bạn hoạt động.
Tóm lại, kết nối tất cả các điểm mà một doanh nghiệp sử dụng để nhập, quản lý, theo dõi và tạo dữ liệu quan trọng và có ý nghĩa. Ví dụ: mặt tiền cửa hàng Thương mại điện tử là nơi khách truy cập gửi khách hàng tiềm năng, yêu cầu bản demo và/hoặc mua sản phẩm.
Nói chung, các giải pháp hoặc phần mềm tích hợp ERP tốt nhất của bạn phải giao tiếp với tất cả các nền tảng khác và đồng bộ hóa dữ liệu từ các kênh Omni. Đó là những gì Tích hợp ERP mang lại.
Ví dụ về tích hợp ERP
Sau đây là năm quy trình kinh doanh điển hình có thể hưởng lợi từ việc tích hợp ERP.
#1. Đồng bộ hóa đơn đặt hàng giữa ERP và CRM của bạn
Khi một đơn hàng được thêm vào nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM), đơn hàng đó phải được thêm vào giải pháp tích hợp ERP của bạn ngay khi khả thi. Nếu không, bạn có nguy cơ trì hoãn phần còn lại của các giai đoạn ban đầu trong quá trình tương tác với khách hàng, chẳng hạn như gửi hóa đơn, giới thiệu khách hàng, v.v.
Có thể kết hợp phần mềm ERP với CRM để tránh chậm trễ. Từ đó, bạn có thể thiết lập quy trình công việc tạo đơn hàng trùng lặp trong hệ thống tích hợp ERP bất cứ khi nào có đơn hàng mới của khách hàng được đặt trong CRM.
#2. Thông báo cho quản lý khi họ cần phê duyệt đơn đặt hàng
Cần có phê duyệt nội bộ đối với các đơn đặt hàng để nhóm của bạn nhanh chóng truy cập các tài nguyên mà họ yêu cầu. Để giải quyết quy trình kinh doanh này, hãy kết nối ERP với nền tảng giao tiếp kinh doanh của bạn, sau đó tạo quy trình công việc hoạt động như sau: bất cứ khi nào PO được gửi để xem xét, những người phê duyệt thích hợp sẽ được thông báo qua một kênh trong nền tảng giao tiếp kinh doanh và được yêu cầu xem xét tài liệu.
#3. Tạo hóa đơn trong ERP của bạn sau khi hóa đơn đến hệ thống quản lý chi tiêu của bạn
Để đẩy nhanh quá trình xử lý hóa đơn và đảm bảo rằng không có khoản thanh toán nào bị trễ—hoặc tệ hơn là không bao giờ được thực hiện—bạn có thể tích hợp giải pháp ERP của mình với một công cụ quản lý chi tiêu và thiết lập quy trình làm việc trong đó hóa đơn trùng lặp được phát hành trong ERP bất cứ khi nào hóa đơn đến trong hệ thống. công cụ quản lý chi tiêu.
#4. Quản lý các tài liệu quan trọng trong ERP của bạn mà không cần rời khỏi ứng dụng lưu trữ tệp của bạn
Có thể khó theo dõi tất cả các tài liệu trong ERP của bạn và thực hiện các thay đổi đối với bất kỳ tài liệu nào theo thời gian. Bạn có thể tìm thấy mọi thứ nhanh hơn bằng cách tích hợp nền tảng với ứng dụng lưu trữ mà bạn quen thuộc. Sau khi được tích hợp, bạn có thể nhanh chóng chia sẻ tài liệu từ ERP với ứng dụng lưu trữ, cũng như chuyển các thay đổi được thực hiện trong một nền tảng sang nền tảng khác một cách liền mạch.
#5. Hợp lý hóa các khoản tiền hoàn lại sau khi có yêu cầu trong công cụ ITSM của bạn
Cung cấp trải nghiệm khách hàng đẳng cấp thế giới đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Hoàn tiền cũng không ngoại lệ. Để đẩy nhanh quá trình này, hãy kết nối ERP của bạn với ITSM và yêu cầu hệ thống trước bắt đầu quy trình ngay lập tức khi nhân viên trực tiếp với khách hàng tạo yêu cầu trong hệ thống sau.
Lợi ích của việc tích hợp ERP là gì?
Sau đây là một số ưu điểm của việc tích hợp ERP:
#1. Nó cho phép bạn thoát khỏi các silo dữ liệu.
Ngăn chứa dữ liệu, xảy ra khi thông tin chỉ có sẵn trong các ứng dụng cụ thể, có thể gây ra nhiều hậu quả tiêu cực cho bạn và đồng nghiệp của bạn.
- Nhân viên có thể không biết rằng dữ liệu cụ thể tồn tại, ngăn cản họ sử dụng dữ liệu đó.
- Nhân viên có thể gặp phải sự chậm trễ trong việc nhận dữ liệu họ yêu cầu, dẫn đến hậu quả ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng (ví dụ: thời gian phản hồi khách hàng tiềm năng chậm).
- Cuối cùng, nhân viên có thể từ bỏ việc tìm kiếm quyền truy cập dữ liệu nếu họ gặp phải sự chậm trễ về thời gian và tắc nghẽn xảy ra với bất kỳ yêu cầu nào.
Một hệ thống tích hợp ERP được tích hợp tốt có thể ngăn chặn và giải thể các silo dữ liệu một cách hiệu quả. Tại sao? Vì sau khi ứng dụng được liên kết với những ứng dụng khác, nhân viên có thể lấy dữ liệu họ yêu cầu từ ứng dụng đó trong các ứng dụng họ đã sử dụng. Điều này áp dụng cho nhiều nhóm khác nhau, bao gồm tiếp thị, tài chính, chuỗi cung ứng, nhân sự và bán hàng.
#2. Nó cho phép bạn giữ một hệ thống ERP kế thừa.
Trong nhiều trường hợp, hệ thống kế thừa của bạn vẫn quan trọng; nó chỉ có một giao diện người dùng lỗi thời. Bằng cách tích hợp nó với một giao diện người dùng hiện đại, chẳng hạn như giao diện người dùng được thiết kế trong một nền tảng như OutSystems, bạn có thể giữ lại những lợi ích mà nó mang lại trong khi tránh giao diện người dùng khó sử dụng và chi phí lớn liên quan đến việc thay thế nó.
#3. Nó hỗ trợ nhóm của bạn tránh được những sai sót tốn kém của con người.
Nhóm của bạn sẽ buộc phải thực hiện nhảy ứng dụng và nhập dữ liệu đáng kể nếu bạn không tích hợp phần mềm ERP của mình với phần còn lại của ứng dụng và cho phép dữ liệu luân chuyển dễ dàng giữa chúng. Các quy trình thủ công này khiến nhóm của bạn mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn tốn kém, chẳng hạn như điền sai PO, hoàn tiền cho sai khách hàng, v.v.
#4. Nó nâng cao sự hài lòng của nhân viên
Sự gắn kết của nhân viên có thể được tăng lên bằng cách cho phép nhân viên ít tập trung hơn vào các nhiệm vụ thủ công, đơn điệu và tập trung nhiều hơn vào các dự án thông minh, quan trọng đối với doanh nghiệp.
Ngược lại, sự gắn kết của nhân viên cao hơn có khả năng mang lại nhiều lợi ích cho công ty của bạn, chẳng hạn như tăng năng suất của nhân viên hoặc tỷ lệ tiêu hao thấp hơn.
# 5 Nó cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Nhóm của bạn có nhiều khả năng cung cấp trải nghiệm khách hàng hạng nhất nếu các nút thắt nội bộ trong các hoạt động liên quan đến khách hàng được loại bỏ.
Ngoài ra, bằng cách giữ cho tất cả dữ liệu khách hàng nhất quán và cập nhật theo thời gian thực trong các ứng dụng của bạn, các nhóm của bạn có thể cộng tác hiệu quả hơn trong việc trợ giúp khách hàng và khắc phục mọi sự cố phát sinh. Ví dụ: đại diện thành công của khách hàng có thể gặp khó khăn trong việc thu tiền thanh toán hóa đơn ban đầu từ khách hàng. Họ có thể thông báo cho đồng nghiệp tài chính, người có thể nhanh chóng xác nhận điều này và sau đó gia hạn ngày thanh toán của khách hàng trong hệ thống tích hợp ERP.
Các loại tích hợp ERP khác nhau
Mặc dù nhiều loại phần mềm kinh doanh có thể được kết hợp với ERP, nhưng việc đảm bảo kết nối Hệ thống ERP với các ứng dụng quan trọng sau đây là rất quan trọng. Tích hợp ERP được phân loại dựa trên mục tiêu kinh doanh mà chúng phục vụ, điểm yếu mà chúng giải quyết và nền tảng mà chúng giao tiếp.
#1. Tích hợp ERP thương mại điện tử
Về mặt tổ chức, việc thu thập dữ liệu phải luôn được liên kết với việc thực hiện. Cửa hàng thương mại điện tử – điểm mà doanh nghiệp của bạn giao tiếp với các khách hàng dự định của mình – là nơi phần lớn dữ liệu khách hàng hoặc những dữ liệu bên ngoài tổ chức bắt nguồn. Tại Thương mại điện tử, dữ liệu như khách hàng tiềm năng, khách hàng, đơn đặt hàng, giao dịch và thống kê vận chuyển được tạo.
#2. Tích hợp CRM ERP
Phần mềm CRM được sử dụng để thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng tiềm năng và khách hàng như thông tin liên hệ, chi tiết tài khoản và khả năng bán hàng. Tích hợp dữ liệu giữa các hệ thống phần mềm CRM và ERP cung cấp cho người dùng ERP khả năng hiển thị tốt hơn về khách hàng tiềm năng trong kênh bán hàng, hồ sơ và tài khoản thông tin và dữ liệu khách hàng, đồng thời theo dõi và tính toán các cấp độ bán hàng theo chuyển đổi sau bán hàng của khách hàng. Điều này là do sự cố trong giao tiếp giữa chương trình ERP của bạn và ứng dụng CRM. Đó là lý do tại sao tích hợp ERP và CRM là rất quan trọng, chủ yếu để tạo ra sức mạnh tổng hợp giữa Nhu cầu (CRM) và Cung ứng (ERP).
Lợi ích chung của tích hợp CRM ERP:
- Các nhóm có thể làm việc cùng nhau để đạt được yêu cầu của khách hàng.
- Chuyển đổi kênh bán hàng và hiệu suất đã được cải thiện.
- Niềm vui của khách hàng là kết quả của dịch vụ khách hàng nhanh chóng và hiệu quả.
- Do các hệ thống ERP CRM được liên kết, thông tin của khách hàng nhất quán giữa các hệ thống và phòng ban.
#3. Tích hợp quản lý dự án với ERP
Quản lý dự án là một nhiệm vụ thiết yếu khác đối với bất kỳ công ty nào, đặc biệt là những công ty lớn. Nó chứa tất cả thông tin về dự án hiện tại, bao gồm ai làm việc với nhiệm vụ gì, thời hạn và các thông tin liên quan đến hoạt động khác.
#4. Tích hợp kinh doanh thông minh với ERP
Phần mềm kinh doanh thông minh có thể hỗ trợ công ty của bạn đạt đến tầm cao mới. Nó giúp ích bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về nhiều mặt giúp các bên liên quan đưa ra quyết định về việc giới thiệu tính năng mới, đa dạng hóa hoạt động kinh doanh, ra mắt sản phẩm mới, thâm nhập thị trường ở các khu vực mới, dự đoán và mục tiêu cho năm tài chính trong tương lai, v.v.
#5. Tích hợp EDI ERP
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là một khuôn khổ cho phép trao đổi dữ liệu điện tử ở định dạng được xác định trước giữa các công ty như đối tác thương mại, nhà cung cấp, nhà phân phối và những người khác.
Làm thế nào để bạn phát triển một chiến lược tích hợp ERP?
Làm việc thông qua các câu hỏi sau theo thứ tự tuần tự (và theo chu kỳ định kỳ, chẳng hạn như 6 tháng một lần) sẽ giúp bạn thiết lập một cách tiếp cận hiệu quả theo thời gian:
#1. Mục tiêu kinh doanh của việc tích hợp ERP là gì?
Nếu mục tiêu là cải thiện hiệu quả của các quy trình hiện có, thì bạn có thể dựa vào nhóm tích hợp nội bộ của mình để tạo và quản lý giải pháp. Mặt khác, nếu bạn muốn đổi mới quy trình liên quan đến tài chính hoặc bán hàng, có lẽ bạn nên nhờ đến nhóm kinh doanh (vì họ có nhiều khả năng nắm bắt quy trình và các ứng dụng đi kèm).
#2. Các trường hợp sử dụng tích hợp ERP của bạn là gì?
Trả lời câu hỏi này có thể giúp bạn xác định các ứng dụng bạn cần liên kết với hệ thống ERP của mình và nhóm nào bạn cần đưa vào.
#3. Các yêu cầu phi chức năng cho tích hợp ERP của bạn là gì?
Nói cách khác, bạn phải chỉ định cách bạn mong đợi các trình kết nối ERP của mình hoạt động như thế nào về tính khả dụng, bảo mật và khả năng mở rộng, trong số các số liệu khác.
#4. Bạn nên áp dụng loại nền tảng nào?
Dựa trên các mục tiêu kinh doanh và các yêu cầu phi chức năng, bạn sẽ có thể xác định các giải pháp tích hợp đáp ứng tốt nhất nhu cầu của mình.
Thách thức trong tích hợp ERP
Sau đây là một số thách thức tích hợp ERP quan trọng nhất:
- Lựa chọn chiến lược tích hợp ERP tốt nhất
- Giữ tích hợp ERP của bạn
- Chuyên môn tích hợp hệ thống ERP
- Bao gồm cá nhân hóa
- Chuẩn hóa dữ liệu trên các ứng dụng
Ba cách tiếp cận để tích hợp ERP là gì?
Có rất nhiều phương pháp triển khai ERP, nhưng ba phương pháp phổ biến nhất là tích hợp điểm-điểm (P2P), bus dịch vụ doanh nghiệp (ESB) và nền tảng tích hợp dưới dạng dịch vụ (iPaaS).
ERP so với CRM là gì?
ERP hỗ trợ doanh nghiệp vận hành các hoạt động thành công bằng cách tích hợp hệ thống tài chính và vận hành của họ vào cơ sở dữ liệu tập trung, trong khi CRM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý cách khách hàng tương tác với tổ chức của họ. Cả hai đều đóng vai trò là cơ sở lưu trữ dữ liệu quan trọng.
ERP tích hợp với một tổ chức như thế nào?
Tích hợp ERP là quá trình liên kết hệ thống ERP của bạn với một phần mềm khác trong công ty của bạn. Việc tích hợp cho phép các hệ thống của bạn truyền đạt dữ liệu và thông tin quan trọng cho nhiều hoạt động kinh doanh. Đó là một phương pháp tự động hóa các quy trình thông thường và nâng cao năng suất tổng thể của công ty.
4 giai đoạn chính của việc triển khai ERP là gì?
Bốn chiến lược triển khai ERP như sau:
- Vụ nổ lớn
- Triển khai theo giai đoạn
- Áp dụng song song
- Hỗn hợp
4 loại kiến trúc ERP là gì?
Bốn loại kiến trúc ERP như sau:
- Kiến trúc nguyên khối của ERP
- Kiến trúc hậu hiện đại của hệ thống ERP
- Phần mềm ERP dựa trên đám mây
- ERP tại chỗ
SAP là CRM hay ERP?
Salesforce và SAP đều là những CRM đã được thiết lập cung cấp chức năng CRM tiêu chuẩn như tự động hóa lực lượng bán hàng, quản lý đường ống và truy cập SaaS hoặc đám mây. Họ hỗ trợ các đại diện bán hàng và người quản lý hợp lý hóa quy trình làm việc và theo dõi khách hàng tiềm năng để tối ưu hóa hoạt động bán hàng.
SAP có phải là một hệ thống ERP không?
SAP được coi là công ty dẫn đầu thị trường về ERP hoạt động dựa trên đám mây. Khám phá những lợi ích của ERP trên nền tảng đám mây đối với hoạt động kinh doanh của bạn và lý do tại sao SAP được vinh danh là Đơn vị dẫn đầu về phần mềm ERP trên nền tảng đám mây.
Salesforce là CRM hay ERP?
Mặc dù Salesforce là nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hàng đầu thế giới, nhưng nó không phải là giải pháp Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).
Kết luận
Tích hợp hệ thống ERP phải thay đổi và phát triển như công nghệ. Điều này bao gồm các công cụ có sẵn để tích hợp ERP cũng như các phương pháp triển khai thực tế. Do chiến lược ERP hậu hiện đại, việc tích hợp ERP hiện đang gia tăng. Nếu bạn đã đồng hành cùng chúng tôi cho đến nay, bạn sẽ học được mọi điều cần biết về Tích hợp ERP.
- 5 lý do tại sao phần mềm ERP lại quan trọng cho sự phát triển
- TÍCH HỢP DỮ LIỆU: Định nghĩa, Ứng dụng và Công cụ
- 2023 15+ HỆ THỐNG ERP CHO DOANH NGHIỆP NHỎ tốt nhất (Cập nhật)
- HỆ THỐNG ERP: Các lựa chọn tốt nhất hàng đầu năm 2023 (Đã cập nhật !!)
- GIẢI PHÁP PHẦN MỀM KINH DOANH: Đã giải thích!![+ Mẹo miễn phí]
- CHI PHÍ MUA KHÁCH HÀNG: Định nghĩa, Công thức, Cách tính & Sự khác biệt
dự án
