Trong môi trường doanh nghiệp ngày nay, việc thêm thư xin việc dưới dạng tệp đính kèm như một phần của đơn xin việc trực tuyến hoặc trong email như thường lệ. Thư xin việc qua Email giới thiệu thành tích của bạn và khuyến khích người quản lý tuyển dụng xem qua sơ yếu lý lịch của bạn và sắp xếp một cuộc phỏng vấn. Trong bài viết này, chúng tôi đưa ra lời khuyên về những cách tốt nhất để chuẩn bị thư xin việc qua email, các bước quan trọng bạn nên thực hiện trước khi gửi và một số ví dụ về sơ yếu lý lịch hoặc thư xin việc qua email có thể định hướng cho con đường của bạn.
Thư xin việc qua email là gì?
Thư xin việc qua email tương tự như thư xin việc truyền thống. Sự khác biệt duy nhất là nó là:
- Sao chép và dán vào nội dung email của bạn
- Được đính kèm với email bạn gửi cho nhà tuyển dụng tiềm năng (cùng với CV PDF của bạn)
Mục tiêu của thư xin việc là giới thiệu bản thân bạn với người quản lý tuyển dụng, giải thích cách bạn tìm được công việc, lý do bạn ứng tuyển và tóm tắt kinh nghiệm và trình độ của bạn.
Cách định dạng thư xin việc qua email
Bạn có biết cách định dạng thư xin việc qua email không? Bạn không ở một mình. Sau khi bạn đã viết thư xin việc tuyệt vời trình bày chi tiết các kỹ năng của mình và cách nó liên quan đến vị trí bạn đang đảm nhận, điều quan trọng là bạn phải định dạng nó một cách chính xác trước khi gửi cho bất kỳ nhà tuyển dụng nào. Nếu nó không được chuẩn bị đúng cách, bạn có thể mất cơ hội việc làm.
Dù bạn sử dụng mẫu thư xin việc nào, hãy đảm bảo bao gồm các thành phần quan trọng sau khi định dạng thư xin việc email của bạn:
- Tạo một dòng chủ đề bao gồm vị trí mà bạn đang ứng tuyển.
- Trong lời chào, bao gồm tên của liên lạc công ty.
- Trong một vài cụm từ mở đầu, hãy xác định rõ ràng những gì bạn hy vọng đạt được.
- Kết nối tài năng, kỹ năng và kinh nghiệm của bạn với cơ hội việc làm để tóm tắt chúng.
- Sử dụng một phông chữ dễ đọc.
- Đọc lại tin nhắn của bạn để tránh lỗi chính tả.
- Bao gồm các chi tiết liên hệ của bạn trong chữ ký của bạn.
- Luôn gửi tệp .pdf thay vì tài liệu Word hoặc các định dạng khác.
Định dạng Email Cover Letter & Mẹo Viết
Bây giờ bạn đã xem một số ví dụ về thư xin việc qua email, đây là năm đề xuất để định dạng và viết một thư xin việc qua email hiệu quả:
#1. Làm cho nó đơn giản để đọc.
Một nhà tuyển dụng điển hình dành rất ít thời gian để đọc email. Định dạng thư xin việc qua email của bạn phải đơn giản và dễ đọc, ngay cả trên điện thoại thông minh, nếu bạn muốn đơn xin việc của mình có cơ hội.
Mỗi đoạn chỉ nên chứa một đến ba câu. Bạn cũng nên đảm bảo rằng bạn có phần mở đầu, nội dung chính và kết luận rõ ràng để người quản lý tuyển dụng có thể duyệt qua và tìm thấy thông tin họ cần.
#2. Hãy ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
Thách thức để tạo ra một lá thư xin việc qua email là giữ cho nó ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin. Giới thiệu bản thân, kinh nghiệm, trình độ và kỹ năng của bạn một cách ngắn gọn để thuyết phục người quản lý tuyển dụng xem xét đơn đăng ký của bạn.
Bạn có thể bị cám dỗ để tiếp tục kể về những thành tích của mình hoặc lý do tại sao bạn quan tâm đến vị trí này. Tuy nhiên, bạn nên giới hạn thư xin việc qua email của mình chỉ với những chi tiết quan trọng và có liên quan nhất. Ví dụ: thư xin việc qua email của bạn không được chứa nhiều hơn một vài cụm từ về nền tảng hoặc sở thích cá nhân của bạn.
#3. Bao gồm một dòng chủ đề thông tin
Một dòng tiêu đề email hấp dẫn là điều cần thiết cho một đơn xin việc thành công. Ngay cả khi bạn có một sơ yếu lý lịch và thư xin việc ấn tượng, các nhà tuyển dụng sẽ không kiểm tra email của bạn nếu dòng tiêu đề không rõ ràng.
Điều đầu tiên mà các nhà tuyển dụng tiềm năng nhìn thấy là dòng chủ đề của bạn. Để đảm bảo bạn nhận được sự chú ý của người quản lý tuyển dụng, hãy bao gồm những điều sau đây trong dòng tiêu đề của bạn:
- Tên của bạn là
- Bài đăng mà bạn đang ứng tuyển
Cuối cùng, dòng tiêu đề email của bạn phải chuyên nghiệp, ngắn gọn và phù hợp. Ngoại lệ duy nhất đối với hướng dẫn này là nếu công việc bạn đang ứng tuyển có một định dạng nhất định cho dòng chủ đề của bạn. Kiểm tra danh sách một lần nữa để xác định xem đây là trường hợp.
#4. Địa chỉ email của bạn cho người đọc cá nhân.
Mọi người (đặc biệt là người quản lý tuyển dụng) chú ý nhiều hơn khi họ nghe hoặc đọc tên của họ, vì vậy hãy đảm bảo thư xin việc qua email của bạn đề cập trực tiếp đến người quản lý tuyển dụng.
Nếu bạn không biết tên của người quản lý tuyển dụng, hãy tra cứu bằng cách làm như sau:
- tìm kiếm LinkedIn
- nhìn vào trang web của công ty
- yêu cầu tên của người quản lý văn phòng hoặc nhân viên tiếp tân
Bạn cũng nên xem xét các lựa chọn thay thế cho việc viết “Dear Sir to Madam.” Nếu mọi cách khác đều thất bại, không có gì sai khi bắt đầu email của bạn bằng “Kính gửi người quản lý tuyển dụng”. Nhưng, nếu có thể, hãy tránh nó.
#5. Kết thúc bằng một đoạn kết thuyết phục
Bằng cách yêu cầu người quản lý tuyển dụng liên hệ với bạn, thư xin việc qua email của bạn sẽ khởi động giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng.
Nhắc lại sự quan tâm của bạn đối với vai trò và cho biết bạn sẵn sàng cho một cuộc phỏng vấn. Kết luận của email của bạn nên tự tin nhưng không tự đề cao hoặc bất cần. Hãy thể hiện rõ ràng rằng bạn có thể tiếp cận và quan tâm, nhưng đừng đặt người quản lý tuyển dụng dưới bất kỳ áp lực nào để phản hồi.
Cuối cùng, hãy sử dụng cách đăng xuất chuyên nghiệp và lịch sự được bộ phận nhân sự chấp thuận như “Trân trọng”, “Trân trọng” hoặc “Trân trọng”.
Như một phần thưởng: Đính kèm Sơ yếu lý lịch của bạn (Trừ khi được thông báo khác)
Đính kèm sơ yếu lý lịch của bạn theo định dạng do nhà tuyển dụng đề xuất vào email thư xin việc của bạn. Gửi dưới dạng tài liệu PDF hoặc Word nếu không yêu cầu định dạng cụ thể. Tất nhiên, đừng làm điều này nếu công ty hướng dẫn cụ thể bạn gửi sơ yếu lý lịch của mình theo cách khác (ví dụ: qua trang web hoặc qua thư).
Cách gửi thư xin việc qua email
Khi bạn đã hoàn thành phần chính của thư xin việc qua email, bạn đã sẵn sàng gửi nó cho người quản lý tuyển dụng (cùng với bất kỳ tài liệu ứng dụng bổ sung nào).
Tuy nhiên, có ba nguyên tắc đơn giản mà bạn nên tuân theo trước khi gửi sơ yếu lý lịch và thư xin việc qua email:
- Thực hiện theo các hướng dẫn trên quảng cáo việc làm – một số công ty có hướng dẫn cụ thể về cách họ muốn đính kèm tài liệu đăng ký của bạn. Kiểm tra lại danh sách để đảm bảo bạn đang tuân thủ các quy tắc của họ.
- Gửi cho bạn các tệp ở định dạng PDF hoặc.docx – PDF và.docx là định dạng tệp được sử dụng rộng rãi nhất và được coi là tiêu chuẩn cho phần lớn các bài tập. Nếu nhà tuyển dụng không chỉ định, hãy chọn PDF vì nó dễ mở hơn trên mọi nền tảng.
- Sử dụng tên tệp chuyên nghiệp – tên tệp của bạn phải được định dạng giống như “First-Name-Last Name-Cover-Letter.”
Ngoài ra, hãy chú ý đến phần in nhỏ trong bản mô tả công việc. Ví dụ: nếu nhà tuyển dụng đánh vần sơ yếu lý lịch có dấu (résumé), hãy sử dụng dấu trong tên tệp sơ yếu lý lịch của bạn. Công việc làm thêm của bạn và sự chú ý đến từng chi tiết sẽ được người quản lý tuyển dụng đánh giá cao.
Ví dụ về thư xin việc qua email cho các chuyên gia pháp lý
Dưới đây là một số ví dụ về thư xin việc qua email mà bạn có thể lập mô hình để tạo bản sao của riêng mình:
Ví dụ #1: Nếu bạn muốn giữ nó ngắn gọn.
Dòng tiêu đề: Quan tâm đến Vị trí Cộng tác viên Tranh tụng
Mà nó có thể quan tâm:
Tôi quan tâm đến vị trí Cộng tác viên tranh tụng được quảng cáo trên LinkedIn. Tôi đã đính kèm sơ yếu lý lịch và thư xin việc để bạn xem xét.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian. Tôi mong muốn được nghe từ bạn.
Trân trọng,
Tên Họ
Điện thoại
Ví dụ #2: Nếu bạn đang chuyển đến thành phố nơi có cơ hội việc làm.
Dòng tiêu đề: Bày tỏ sự quan tâm và chuyển vị trí thư ký tố tụng gần
Kính gửi người quản lý tuyển dụng,
Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm của mình đối với vị trí Thư ký Tố tụng được liệt kê trên Monster.com. Sơ yếu lý lịch của tôi được đính kèm để bạn xem xét và cân nhắc.
Tôi là một người học nhanh, rất đáng tin cậy, có tổ chức và hiểu biết về máy tính. Tôi có nhiều kinh nghiệm hỗ trợ luật sư của công ty và nhiều trợ lý luật sư, cũng như giám sát và quản lý văn phòng. Trong khi tôi hiện đang sống ở Los Angeles, tôi sẽ chuyển đến San Francisco vào cuối tháng.
Tôi mong có cơ hội được gặp bạn để tìm hiểu thêm về công ty của bạn, các kế hoạch và mục tiêu của công ty cũng như cách tôi có thể đóng góp cho sự thành công liên tục của công ty. Tôi có thể là ứng cử viên lý tưởng của bạn nếu có cơ hội này. Cảm ơn.
Trân trọng,
Tên Họ
Điện thoại
Ví dụ #3: Nếu một đồng nghiệp giới thiệu bạn.
Dòng tiêu đề: John đã đề cập đến công ty của bạn đang tìm kiếm một thư ký tố tụng
Thưa ông / bà:
Tôi được một người quen chung, John Smith, giới thiệu với bạn, người này nói rằng bạn có cơ hội tuyển dụng thư ký tranh tụng.
Tôi có nhiều năm kinh nghiệm làm thư ký tranh tụng, hầu hết trong số họ làm việc với các đối tác quản lý. Tôi là một chuyên gia đang tìm kiếm một sự nghiệp, không chỉ là một công việc. Tôi là người có tổ chức, đáng tin cậy và năng động. Tôi thích là một phần của nhóm, nhưng cũng có thể làm việc độc lập.
Đi kèm với e-mail này là một bản sao sơ yếu lý lịch của tôi để bạn xem xét và cân nhắc. Khi bạn đã có cơ hội xem xét sơ yếu lý lịch của tôi, vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc để sắp xếp một cuộc phỏng vấn. Tôi mong được nói chuyện với bạn trong tương lai gần.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian của bạn,
Tên Họ
Điện thoại
Nghi thức xã giao cho bất kỳ thư xin việc qua email nào
Làm:
- Trong dòng chủ đề và nội dung email của bạn, hãy bao gồm tiêu đề của vị trí bạn đang ứng tuyển.
- Mô tả cách bạn phát hiện ra tin tuyển dụng hoặc cách bạn tìm hiểu về vai trò.
- Kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động cao siêu, chẳng hạn như “Tôi mong nhận được phản hồi từ bạn.”
- Bao gồm tên đầy đủ và thông tin liên hệ của bạn trong khối chữ ký email của bạn (thay vì chỉ trong tệp đính kèm sơ yếu lý lịch của bạn).
- Nếu có thể, hãy nhanh chóng trả lời bất kỳ câu hỏi nào trong sơ yếu lý lịch của bạn. Ví dụ: nếu bạn ở ngoài thành phố nhưng dự định chuyển đến gần nơi làm việc hoặc nếu bạn chỉ mới làm công việc hiện tại trong một thời gian ngắn.
Đừng:
- Bạn không nên bắt đầu thư xin việc bằng tên của mình. Thay vào đó, hãy bắt đầu bức thư bằng cách giới thiệu bản thân và kết nối nó với vai trò.
- Giữ thư xin việc của bạn ngắn và ngọt ngào. Giữ giấy của bạn trên một trang, giống như sơ yếu lý lịch của bạn, để thu hút các nhà tuyển dụng hơn là áp đảo họ.
- Tránh lỗi chính tả và ngữ pháp trong văn bản của bạn. Lỗi nhỏ nhất có thể gây nguy hiểm cho cơ hội nhận được công việc của bạn.
- Không giải quyết tên công ty không chính xác hoặc tên liên hệ công ty không chính xác. Điều này có thể được hiểu là nghi thức thư xin việc kém và thiếu chú ý đến chi tiết.
- Trừ khi có lời khuyên khác từ nhà tuyển dụng tiềm năng, không bao giờ bao gồm các yêu cầu trả lương của bạn.
Bạn viết gì trong email khi gửi thư xin việc?
Sau đây là các ví dụ về cách định dạng thư xin việc qua email:
- Tạo một dòng chủ đề bao gồm vị trí mà bạn đang ứng tuyển.
- Trong lời chào, hãy sử dụng tên của liên hệ công ty.
- Trong một vài cụm từ mở đầu, hãy xác định rõ ràng những gì bạn hy vọng đạt được.
- Kết nối tài năng, kỹ năng và kinh nghiệm của bạn với cơ hội việc làm để tóm tắt chúng.
Tôi nên viết gì trong email khi gửi hồ sơ xin việc?
Bạn có thể sử dụng định dạng sau: “Chúc một ngày tốt lành, (Tên người nhận), Tên tôi là (tên) và tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí (chức danh công việc). Sơ yếu lý lịch của tôi được đính kèm với email này. “Tôi đã xem lại bản mô tả công việc và tin rằng mình có tất cả các kỹ năng cần thiết, bao gồm tất cả các bằng cấp chuyên môn.”
Làm cách nào để gửi sơ yếu lý lịch và thư xin việc qua email?
Bạn có thể gửi sơ yếu lý lịch và thư xin việc của mình qua email bằng cách thực hiện theo các bước được nêu dưới đây:
- Thực hiện theo các hướng dẫn được cung cấp bởi các công ty.
- Sử dụng một địa chỉ email chính thức.
- Bao gồm một dòng chủ đề mô tả.
- Đính kèm thư xin việc của bạn vào một email.
- Lưu tập tin của bạn đúng cách.
- Bao gồm thư xin việc của bạn trong email.
- Bao gồm một thông điệp email ngắn gọn.
- Gửi thư xin việc của bạn dưới dạng tệp đính kèm email.
Có thích hợp để gửi một sơ yếu lý lịch qua email?
Một email được viết tốt có đính kèm sơ yếu lý lịch của bạn có thể là một kỹ thuật rất hiệu quả. Nó có thể hỗ trợ bạn điều hướng các thuật toán ATS để lọc ra các hồ sơ không phù hợp trước khi chúng đến tay nhân viên nhân sự để xem xét.
Bạn có gửi thư xin việc kèm theo sơ yếu lý lịch qua email không?
Gửi thư xin việc và sơ yếu lý lịch của bạn dưới dạng tệp đính kèm email riêng biệt trừ khi nhà tuyển dụng yêu cầu cụ thể bạn đưa chúng vào nội dung email của bạn. Luôn viết một lá thư xin việc phù hợp và đính kèm nó vào email của bạn.
Ngày tốt nhất để gửi hồ sơ xin việc là gì?
Theo nghiên cứu, thứ Hai là ngày lý tưởng để gửi CV của bạn. Theo một nghiên cứu, những ứng viên nộp đơn vào thứ Hai có khả năng được phỏng vấn cao hơn 30%. Đó là nhiều hơn bất kỳ ngày nào khác trong tuần!
Bây giờ, hãy bắt đầu viết thư xin việc qua email của bạn!
Họ nói rằng ấn tượng đầu tiên là ấn tượng lâu dài nhất, vì vậy hãy đảm bảo rằng phần giới thiệu kỹ thuật số của bạn mô tả chính xác về bạn. Sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn khi áp dụng cho từng vị trí; đối với các vị trí cấp đầu vào, hãy giữ cho thư xin việc của bạn ngắn gọn, trong khi đối với các vị trí cấp cao hơn, hãy đi vào chi tiết hơn và cung cấp thêm thông tin.
Đây chỉ là những điểm khởi đầu; thêm tiếng nói, phong cách và kinh nghiệm của riêng bạn để tạo thư xin việc email đáng chú ý (hoặc ít nhất là vững chắc) của riêng bạn, các ví dụ trên cũng sẽ hướng dẫn các bước của bạn.
Bắt đầu tạo thư xin việc có thể giúp bạn nổi bật và nhận được công việc!
- THƯ CỤ THỂ LÀ GÌ: Cách Viết & Hướng dẫn
- Luật sư chấn thương cá nhân: Tại sao bạn cần luật sư PI
- THƯ CHÀO HÀNG: Ý nghĩa, Công việc & Mẫu
- LUẬT SƯ THUẾ: Khi nào bạn cần một luật sư thuế (+ Cơ cấu tiền lương)
- THƯ VIỆC LÀM: Cách viết, mẫu và những điều không nên làm
- VÍ KỸ THUẬT SỐ LÀ GÌ: Các loại, Ứng dụng, Cách tạo & Thẻ tín dụng
dự án
