Phòng dữ liệu ảo đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Họ cung cấp một cách an toàn và hiệu quả để xử lý, chia sẻ và lưu trữ dữ liệu nhạy cảm với các bên liên quan khác, bao gồm cả các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, nhiệm vụ lựa chọn nhà cung cấp VDR tốt nhất có thể là một công việc khó khăn khi xét đến vô số lựa chọn thay thế có sẵn trên thị trường. Chúng ta sẽ xem xét các yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn dịch vụ VDR trong bài viết này.
VDR so với nền tảng chia sẻ tệp
Nhiều điểm không nhất quán tồn tại trong quá trình phổ biến tập tin cá nhân và doanh nghiệp và máy chủ đám mây nghị quyết. Các tài liệu của công ty cần có mức độ bảo mật cao hơn những gì tính năng chia sẻ tệp riêng biệt hoặc độ phân giải máy chủ đám mây có thể cung cấp. Ngay cả các giải pháp phổ biến của Microsoft cũng thiếu các tính năng cơ bản như cấu hình chính sách bảo mật và tạo vai trò. Điều này là do các giải pháp này đã được thiết kế dành cho người dùng cá nhân. Danh sách dưới đây cung cấp một tài khoản chi tiết hơn về sự khác biệt. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về công nghệ, data-room.org cung cấp cho hàng nghìn người dùng những thông tin tổng quan hàng đầu về những dịch vụ phổ biến nhất.
- Các nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo có lợi thế vượt trội so với các giải pháp doanh nghiệp ở khả năng hoạt động ngoài internet chính. Ngược lại với các giải pháp doanh nghiệp, các nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo có thể dễ dàng truy cập.
- Phần mềm phòng dữ liệu trực tuyến cung cấp khả năng bảo mật cao hơn nhiều so với các dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí do Microsoft hoặc Google cung cấp. Các dịch vụ miễn phí này thiếu quy định chính sách bảo mật cơ bản, đây là tiền lệ nguy hiểm có thể gây rò rỉ dữ liệu. Việc tiết lộ thông tin nhạy cảm như vậy sẽ không chỉ gây tổn hại về tiền bạc và danh tiếng mà còn có khả năng xúi giục các thủ tục kiện tụng từ khách hàng và nhân viên có dữ liệu bị lộ.
- Khi nói đến các công cụ, các nhà cung cấp phòng dữ liệu tốt nhất có ưu đãi mạnh mẽ hơn nhiều so với các giải pháp phổ biến dành cho người dùng cá nhân. Cái sau thiếu đầy đủ các công cụ cần thiết cho các giải pháp doanh nghiệp, chẳng hạn như khả năng tách biệt các tệp và tài liệu của công ty với nhau. Đây là một tính năng mà VDR cung cấp do nhu cầu đa dạng của các bộ phận khác nhau trong công ty.
- Phòng dữ liệu điện tử cung cấp khả năng mã hóa mạnh mẽ để đảm bảo tính bảo mật cao nhất và loại bỏ khả năng bị chặn dữ liệu bởi các thực thể bên ngoài. Đây là thuộc tính quan trọng đối với bất kỳ cá nhân nào đang tìm cách bảo vệ dữ liệu của họ.
Khi nói đến các giải pháp của Google và Microsoft, chúng có một số điểm khác biệt. Thật không may, không có sự chênh lệch nào trong số này mang lại lợi ích cho họ. Ngược lại, VDR tỏ ra vượt trội về nhiều mặt, khiến nó trở thành một lựa chọn mong muốn hơn.
“Phòng dữ liệu ảo là thứ bắt buộc phải có đối với bất kỳ doanh nghiệp nào xử lý dữ liệu bí mật.” Sarah Lee, Giám đốc tài chính.
Bảo mật
Khía cạnh quan trọng nhất cần xem xét khi chọn dịch vụ VDR là bảo mật. VDR phải có cơ chế bảo mật mạnh mẽ. Hãy xem xét các thuộc tính bảo mật sau khi mua sắm:
- Thông qua việc yêu cầu người dùng cung cấp hai hình thức nhận dạng riêng biệt, đó là mật khẩu và mã được truyền đến thiết bị di động của họ, xác thực hai yếu tố sẽ cải thiện tính bảo mật bằng cách bổ sung thêm một tầng bảo vệ.
- Phần mềm phòng dữ liệu nên sử dụng các kỹ thuật mã hóa tiên tiến để bảo vệ dữ liệu trong khi truyền và ở trạng thái nghỉ.
- Bạn sẽ có thể quản lý những người có thể truy cập, đọc, sửa đổi hoặc xuất các tài liệu cụ thể bằng cách sử dụng cài đặt quyền chi tiết của nhà cung cấp.
- VDR phải có chức năng theo dõi kiểm tra để lưu giữ tất cả các hành động của người dùng, chẳng hạn như mật khẩu, khả năng truy cập nội dung và hoạt động chỉnh sửa.
Người dùng thân thiện
VDR phải dễ sử dụng và điều hướng, ngay cả đối với người dùng không rành về kỹ thuật. Giao diện phức tạp có thể dẫn đến sự thất vọng và sai sót, có thể ảnh hưởng đến tính bảo mật dữ liệu của bạn. Hãy tìm các tính năng thân thiện với người dùng sau:
- Giao diện trực quan: Giao diện của VDR phải đơn giản và thân thiện với người dùng, dễ điều hướng và dễ hiểu.
- Kéo và thả: Quá trình truyền tài liệu sẽ dễ dàng như thực hiện thao tác kéo và thả các tệp điện tử từ máy tính cá nhân của bạn vào phòng dữ liệu ảo.
- Chức năng tìm kiếm: Cần có tính năng tìm kiếm trong VDR cho phép bạn định vị tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng.
- Truy cập di động: VDR phải có thể truy cập được từ thiết bị di động, cho phép bạn truy cập tài liệu khi đang di chuyển.
Hỗ trợ khách hàng
Hỗ trợ khách hàng tốt là điều cần thiết khi lựa chọn nhà cung cấp VDR. Bạn cần một nhà cung cấp có thể hỗ trợ kịp thời và hữu ích trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào. Dưới đây là một số tính năng hỗ trợ khách hàng cần tìm:
- Hỗ trợ 24/7: Nhà cung cấp nên cung cấp hỗ trợ 24/7 để đảm bảo rằng bạn có thể nhận được trợ giúp bất cứ khi nào bạn cần.
- Nhóm hỗ trợ tận tâm: Nhà cung cấp phải có một nhóm hỗ trợ tận tâm có hiểu biết về phòng dữ liệu ảo và có thể giúp bạn giải quyết mọi vấn đề.
- Tài nguyên đào tạo: Nhà cung cấp nên cung cấp tài nguyên đào tạo, chẳng hạn như hướng dẫn bằng video và hướng dẫn sử dụng, để giúp bạn bắt đầu với VDR.
GIÁ CẢ
Khi lựa chọn nhà cung cấp VDR, chi phí cần được xem xét. Làm việc với một dịch vụ đưa ra mức giá đơn giản và không mất thêm chi phí là điều bạn mong muốn. Hãy chú ý đến các tính năng giá này:
- Phí cố định: Các nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo tốt nhất nên đưa ra mức phí cố định bao gồm tất cả các tính năng và dịch vụ.
- Không có phí ẩn: Nhà cung cấp không được tính bất kỳ khoản phí ẩn nào, chẳng hạn như phí thiết lập hoặc phí lưu trữ tài liệu.
- Khả năng mở rộng: Các nhà cung cấp phòng dữ liệu nên đưa ra mức giá có thể mở rộng để cho phép bạn chỉ trả tiền cho các tính năng và dịch vụ bạn cần.
Uy tín
Cuối cùng, hãy xem xét danh tiếng của nhà cung cấp VDR trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Tìm kiếm các đánh giá và xếp hạng từ các doanh nghiệp khác đã sử dụng VDR. Một nhà cung cấp dịch vụ phòng dữ liệu uy tín sẽ có những đánh giá tích cực và thành tích tốt trong việc phục vụ các doanh nghiệp như của bạn.
