Mô tả: Bạn có biết rằng thị trường phòng dữ liệu ảo là một trong những lĩnh vực công ty phát triển nhanh nhất trong 2018 năm qua không? Năm 1.3, nhu cầu về phòng dữ liệu điện tử ước tính khoảng 2026 tỷ USD; đến năm 3.63, nó được dự đoán sẽ đạt XNUMX tỷ đô la. Sau đó, làm thế nào mà sự mở rộng đáng kinh ngạc này xảy ra?
Phòng dữ liệu kỹ thuật số có thể trợ giúp như thế nào với 5 trường hợp sử dụng tuyệt vời
Trong những thay đổi đáng kể trong phương thức làm việc và đột phá công nghệ của chúng tôi, cách các doanh nghiệp truyền đạt dữ liệu đã thay đổi theo thời gian. Ngày nay, thông tin bí mật có thể được truyền đi bằng phương tiện điện tử, không giống như trước đây khi một nhân viên có thể đi dọc hành lang đến phòng họp và đưa một tập hồ sơ gồm những tài liệu đó cho người quản lý. Bảo mật dữ liệu là điều cần thiết khi chia sẻ dữ liệu giữa các đồng nghiệp trong công ty hoặc bên ngoài với các đối tác từ các công ty khác.
Tuy nhiên, có một số trường hợp khi dữ liệu được truyền đi cực kỳ nhạy cảm đến mức bất kỳ hành vi vi phạm an ninh nào, dù cố ý hay không, đều có thể gây ra tác động tiêu cực đáng kể đến tiền bạc và danh tiếng. Phòng dữ liệu ảo (VDR) có thể hữu ích trong tình huống này.
Sự phát triển của hoạt động Internet và sự gia tăng của tội phạm mạng là hai yếu tố chính thúc đẩy sự tăng trưởng trong việc sử dụng phòng dữ liệu. Tuy nhiên, quá trình số hóa đã nhường chỗ cho tin tặc và tội phạm mạng khác. Do đó, các công ty bắt đầu tìm kiếm các nền tảng lưu trữ dữ liệu và liên lạc trực tuyến đáng tin cậy và an toàn. Phần mềm phòng dữ liệu trực tuyến là một công cụ thay đổi cuộc chơi trong tình huống này.
Dưới đây là 5 trường hợp sử dụng đáng kinh ngạc hàng đầu cho phòng dữ liệu ảo an toàn, mặc dù thực tế là ngày nay các chuyên gia, tổ chức chính phủ và doanh nghiệp sử dụng phần mềm phòng dữ liệu ảo.
5 trường hợp sử dụng chính của VDR
Phòng dữ liệu ảo được yêu cầu bởi các tổ chức Internet vì nhiều lý do. Doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động an toàn và hiệu quả hơn nhờ VDR. Chúng cũng làm tăng sự tin tưởng mà các đối tác kinh doanh của bạn có trong tổ chức của bạn.
Hãy xem xét các công ty thường làm việc trong ngành tài chính hoặc luật sư xử lý các giao dịch thương mại cực kỳ tế nhị. Nếu các đối tác kinh doanh của họ không coi trọng bảo mật internet của họ, điều đó có thể tạo ra hoặc phá vỡ hợp đồng cho họ. Tệ hơn nữa, một thỏa hiệp bảo mật có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
Hãy xem xét một vài trường hợp sử dụng điển hình cho các nhà cung cấp phòng dữ liệu tốt nhất. Bất kể ngành của bạn là gì, bạn có thể ngạc nhiên về cách các giải pháp lưu trữ trực tuyến này có thể cải thiện mối quan hệ thương mại và giao tiếp với khách hàng của công ty bạn. Tuy nhiên, hãy so sánh các phòng dữ liệu ảo trước khi chọn nhà cung cấp.
- Sáp nhập và mua lại
Nền tảng của mỗi giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp là sự cẩn trọng. Giao dịch chuyển từ trực tiếp sang trực tuyến nhanh hơn do đại dịch. Phòng giao dịch ảo cung cấp một môi trường an toàn nơi các bên có thể kiểm tra danh mục đầu tư tài chính và thương mại của nhau.
Nhiều CEO có thể thấy mình phải tung hứng nhiều vụ mua lại, các tiêu chuẩn tuân thủ chặt chẽ hơn và lịch trình bị nén do hoạt động M&A gia tăng gần đây. Hiện đại thẩm định phòng dữ liệu ảo các nhà cung cấp không chỉ cung cấp cho các nhóm nội bộ và bên ngoài của bạn một vị trí an toàn để thu thập và làm việc cùng nhau trên các tài liệu để được phê duyệt theo quy định, mà họ còn tăng năng suất bằng cách cho phép bạn theo dõi các số liệu và hoạt động quan trọng trong các dự án khác nhau.
- Kiểm toán & Tuân thủ
Cho dù bạn đang thực hiện kiểm toán định kỳ hay trả lời câu hỏi theo quy định, bạn có thể thu thập thông tin tài chính thích hợp và báo cáo của công ty bằng cách sử dụng phòng dữ liệu ảo. Tốt hơn nữa, bạn có thể cấp quyền cho các bên khác nhau, bao gồm cả kiểm toán viên bên ngoài, nếu cần.
Các nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo có thể hỗ trợ giữ các cuộc hội thoại ở một vị trí an toàn khi bạn cố gắng thu thập tất cả tài liệu và báo cáo cần thiết cho quá trình kiểm toán hoặc đánh giá tuân thủ. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi tiến độ đối với các ngày đến hạn cụ thể hoặc các sản phẩm có thể giao được nhờ các phân tích tích hợp.
- Bất động sản
Giao dịch bất động sản thương mại rất phức tạp. Tài chính, bản thiết kế và thông tin chi tiết về tài sản phải được người mua, người cho vay và các tổ chức tài chính tiếp cận nhanh chóng và dễ dàng. Giới hạn kích thước tệp có thể áp dụng cho các phương tiện truyền thống như email hoặc chia sẻ tệp trực tuyến. Tuy nhiên, phòng dữ liệu điện tử cho phép nhiều người dùng xem và làm việc trên các tệp khổng lồ này.
Ngoài ra, như với bất kỳ giao dịch nào, bạn sẽ bắt đầu chia sẻ thông tin với một nhóm người lớn hơn và sau đó tinh chỉnh thông tin khi bạn thực hiện. Khả năng sửa đổi và thu hồi quyền trở nên cần thiết khi dự án phát triển.
- Hợp pháp
Thông tin đặc quyền phải thường xuyên được truyền giữa cố vấn chung, các công ty luật bên ngoài và các bên khác để hoàn thành các giao dịch phức tạp và giành chiến thắng trong các vụ kiện pháp lý. Các trường hợp pháp lý diễn ra nhanh chóng đòi hỏi quyền truy cập liên tục vào các hồ sơ và tài liệu gần đây nhất. Các dịch vụ phòng dữ liệu bảo mật những thông tin đó trong một không gian trực tuyến an toàn với một cánh cửa thép và một lối ra duy nhất.
Hãy xem xét một tranh chấp pháp lý phức tạp, kéo dài như một vụ kiện tập thể. Sử dụng các quyền chi tiết ở cấp thư mục và tệp để đảm bảo mỗi người khiếu nại chỉ có thể đọc tài liệu của họ, VDR sẽ cho phép bạn quản lý toàn bộ dự án tại một địa điểm. Ngoài ra, các cá nhân có thể được thêm ngay vào phòng dữ liệu khi họ được đưa vào vụ kiện tập thể.
- Gây quỹ, Phát hành lần đầu ra công chúng (IPO)
Để gây quỹ, phòng dữ liệu ảo là lựa chọn tốt nhất. Cần có thời gian để gây quỹ và những người gây quỹ phải bảo vệ thông tin độc quyền của công ty. Một công ty phải là một cuốn sách mở cho các nhà đầu tư khi nó tiến hành IPO hoặc ra mắt công chúng.
Trước khi đầu tư, các nhà đầu tư có quyền yêu cầu quyền truy cập hoặc bản sao các mục tiêu chiến lược, mục tiêu của công ty và các thông tin quan trọng khác.
Phần mềm phòng dữ liệu rất hữu ích trong tình huống này. Các doanh nghiệp nên tránh gửi bản sao của tất cả các tài liệu cho các nhà đầu tư tiềm năng. Các nhà tài trợ sử dụng dịch vụ phòng dữ liệu để lưu trữ tất cả thông tin thích hợp và cho phép các nhà đầu tư có thể truy cập. Điều quan trọng cần nhớ là những người gây quỹ luôn duy trì toàn quyền kiểm soát thông tin.
Kết luận
Bất kể lĩnh vực kinh doanh nào, các nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo tốt nhất đều là trạm làm việc an toàn nhất cho các dự án nhạy cảm. Các phòng an toàn kỹ thuật số có thể mở rộng này không chỉ bảo vệ thông tin cá nhân mà còn tạo điều kiện cộng tác với những người dùng bên ngoài mà tường lửa hoặc giới hạn CNTT có thể đã hạn chế trước đây.
VDR đã nhanh chóng trở thành một công cụ thiết yếu cho bất kỳ công ty nào trực tuyến. Chúng an toàn để giao dịch, giao tiếp trực tuyến và lưu trữ dữ liệu của công ty. Họ thường được tuyển dụng trong M&A, gây quỹ, giao dịch bất động sản, thử nghiệm y tế và xử lý các văn bản pháp lý.
Bài viết liên quan
