Hoạt động hiệu quả của một công ty phụ thuộc vào việc tuân thủ các quy tắc kinh doanh. Các tổ chức không có quy tắc và thủ tục rõ ràng thường rơi vào một môi trường làm việc hỗn loạn với kết quả đầu ra không đồng đều, tinh thần nhân viên thấp và khách hàng không hài lòng. Đọc bên dưới để biết thêm về công cụ quy tắc kinh doanh và hệ thống quản lý.
Quy tắc kinh doanh
Các quy tắc kinh doanh là một tập hợp các chỉ thị, tiêu chuẩn và luật xác định cách một tổ chức nên tự thực hiện. Chúng có thể được sử dụng để lựa chọn hành động và ngăn chặn những hành động khác. Các tiêu chuẩn kinh doanh đảm bảo tính thống nhất giữa các phòng ban. Điều này làm cho các hoạt động hiệu quả hơn và đảm bảo rằng mọi nhân viên đều tuân thủ cùng một bộ nguyên tắc. Các quy tắc kinh doanh được lập thành văn bản cung cấp một kỹ thuật để theo dõi dữ liệu của tổ chức bạn và đảm bảo rằng không có cá nhân trái phép nào có quyền truy cập vào dữ liệu đó.
Các loại quy tắc
- Quy tắc ngầm định: Quy tắc ngầm định là những quy tắc không được nêu rõ ràng nhưng tất cả các bên liên quan dù sao cũng hiểu.
- Các quy tắc rõ ràng: Ngược lại, các quy định rõ ràng yêu cầu một tài liệu bằng văn bản, chẳng hạn như một bộ hướng dẫn hoặc hướng dẫn.
- Các quy tắc về thủ tục: Các quy tắc về thủ tục xác định cách thức một việc gì đó nên được thực hiện.
Ví dụ về quy tắc kinh doanh
Các quy tắc kinh doanh có thể bao gồm những thứ như quyền nghỉ phép hàng năm, giới hạn rút tiền mặt hàng ngày, giảm giá khi mua số lượng tối thiểu nhất định, tính toán và chấp nhận khoản vay, phê duyệt ngân sách, vi phạm tốc độ, v.v. Sau đây là ví dụ về 5 quy tắc kinh doanh hàng đầu:
#1. Yêu cầu dời đi
Hạn chế về thời gian nghỉ phép của công ty bạn là một trong những ví dụ phổ biến nhất về quy định của công ty. Chẳng hạn, hệ thống hoặc bộ phận nhân sự sẽ kiểm tra số lượng yêu cầu nghỉ phép còn lại được phép mỗi năm khi bạn yêu cầu nghỉ phép mới. Người giám sát của bạn cũng sẽ đảm bảo rằng không ai có cùng bộ kỹ năng trùng lặp với người khác để tránh khoảng cách.
#số 2. khuyến mãi
Logic và yêu cầu mà các doanh nghiệp sử dụng khi thăng chức cho nhân sự chủ chốt của họ là một ví dụ khác về quy tắc kinh doanh. Để thăng tiến trong một công ty, hồ sơ của nhân viên thường cần phải đáp ứng một số tiêu chí, chẳng hạn như mức độ kinh nghiệm, thâm niên, bộ kỹ năng có được, đạt được mục tiêu bán hàng, v.v.
#3. Xử lý hóa đơn
Một cấu trúc để xử lý hóa đơn phân loại giá trị của các hóa đơn khác nhau để xác định cấp quản lý nào có thể phê duyệt chúng.
#4.Tiền thưởng
Tiền thưởng cho nhân viên thường được quyết định tùy thuộc vào một số yếu tố, bao gồm thành công của năm trước, lợi nhuận ròng của doanh nghiệp, mục tiêu bán hàng, v.v.
#5. Giao dịch khách hàng
Các giao dịch của khách hàng là một minh họa bổ sung về cách chính sách kinh doanh có thể kiểm soát các giao dịch bằng cách xác định những thứ sẽ bán dựa trên hành vi trong quá khứ, tính toán chiết khấu dựa trên quy mô giao dịch hoặc tính hoa hồng.
Tầm quan trọng của các quy tắc kinh doanh
Các quy tắc giúp công ty đạt được mục tiêu của mình bằng cách loại bỏ các rào cản mở rộng thị trường, ngăn ngừa những sai lầm tốn kém, cải thiện giao tiếp, tuân thủ các yêu cầu kinh doanh hợp pháp, duy trì tính nhất quán, hỗ trợ minh bạch, tăng hiệu quả hoạt động và thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng. Dưới đây là một số giá trị chính:
#1. Hỗ trợ tiết kiệm chi phí
Việc thiết lập, thực thi và giám sát các quy tắc có thể tăng tốc quá trình ra quyết định kinh doanh và giảm chi phí hoạt động.
#2. Hiệu quả hoạt động
Để thể hiện ý thức hệ của công ty khi tạo ra các quy định của công ty là một mối quan tâm khác. Vì nhân viên được yêu cầu tuân theo các nguyên tắc hướng dẫn, các doanh nghiệp tránh các vấn đề quan trọng bao gồm thủ tục tuyển dụng, lịch làm việc và tương tác với khách hàng.
#3. Kiểm soát quy trình được cải thiện
Có các điều kiện được xác định rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát nhiều hơn các hoạt động hàng ngày của họ. Hiệu suất của nhân viên sẽ được cải thiện vì họ sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào một yếu tố khác của quy trình và mở rộng kiến thức của mình.
#4. ra quyết định
Các tổ chức có thể đưa ra các quyết định có lợi nhất cho hoạt động kinh doanh của mình với sự trợ giúp của các quy tắc kinh doanh. Các lựa chọn và hoạt động kinh doanh phù hợp hơn trong toàn bộ tổ chức khi các quy tắc được nêu rõ ràng.
Để tránh bị phạt và sẵn sàng cho các cuộc kiểm toán pháp lý, điều cần thiết là phải tuân theo các hướng dẫn về hồ sơ phải được lưu trữ và những hồ sơ phải được xử lý.
# 5. Tự động hóa
Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp các công ty tuân theo các quy tắc và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và chính xác. Nếu công ty của bạn tự động hóa các yêu cầu nghỉ phép, các hạn chế của phương pháp này có thể ngăn nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép qua biểu mẫu kỹ thuật số nếu số dư của họ không đầy.
#6. Quản lý nhân sự
Nhân viên phải tuân thủ các ngày lễ, tiền thưởng, giờ làm việc và các chính sách khác của công ty. Việc thể hiện và công khai những nguyên tắc này của công ty một cách đúng đắn sẽ cải thiện mối quan hệ với nhân viên, nơi làm việc và những quan niệm sai lầm.
Công cụ quy tắc kinh doanh
Vậy chính xác phần mềm dành cho công cụ quy tắc kinh doanh là gì? Một ứng dụng được gọi là công cụ quy tắc kinh doanh (BRE) cho phép bạn tự động hóa các quy trình kinh doanh và ứng dụng logic kinh doanh. Để loại bỏ mục nhập dữ liệu của con người và tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại như báo cáo và các yêu cầu về tính đủ điều kiện, nó được sử dụng để tuân theo một bộ quy tắc. BRE có thể giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định, giảm chi phí, tăng năng suất, giảm sai sót và rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường.
Công dụng của Business Rule Engine
BRE được sử dụng để đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra một cách nhất quán và phù hợp với chính sách của công ty. Bằng cách phát triển các câu trả lời tự động cho các sự kiện phát sinh trong thời gian thực, các công cụ quy tắc kinh doanh có thể hỗ trợ cải thiện quy trình ra quyết định. Sử dụng cho các công cụ quy tắc kinh doanh bao gồm:
- Quá trình phát triển và quản lý các chương trình phần mềm như ứng dụng CRM và ERP
- Đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý, bao gồm các nghĩa vụ liên quan đến SOX, PCI, ISO 27001, v.v.
- Chăm sóc các lỗi và ngoại lệ trong ứng dụng của bạn
- Cung cấp cho khách hàng kết quả nhất quán, ngay cả khi họ cung cấp dữ liệu không chính xác, sẽ cải thiện trải nghiệm tổng thể của họ.
- Kiểm soát quyền của người dùng trên các ứng dụng và trang web và
- Tiến hành kiểm tra tuân thủ đối với dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như chi tiết thẻ tín dụng
- Đảm bảo rằng hệ thống quản lý kho (WMS) của bạn xử lý các đơn đặt hàng một cách thích hợp
Lợi ích của Công cụ quy tắc kinh doanh
Công cụ quy tắc cung cấp nhiều lợi thế. Nó có thể làm cho công ty của bạn hoạt động hiệu quả và chính xác hơn đồng thời hỗ trợ bạn duy trì việc tuân thủ quy định. Sau đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng công cụ quy tắc kinh doanh:
#1. hiệu quả
Khả năng tăng hiệu quả của quy trình là lợi thế chính của việc sử dụng các công cụ quy tắc kinh doanh. Nhân viên không còn phải thực hiện các hoạt động đơn điệu theo cách thủ công nhờ phần mềm, phần mềm tự động hóa các công việc có thể cần sự chú ý của con người. Thay vì dành cả ngày để làm đi làm lại một việc, điều này giải phóng thời gian của họ khỏi việc phải đưa ra nhiều đánh giá thủ công cho những việc khác cần phải hoàn thành.
#2. Tăng độ chính xác
Trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào đối với bất kỳ đầu vào nào, hệ thống phần mềm sẽ xác minh rằng tất cả chúng đều là chính hãng, đảm bảo rằng mọi thứ được thực hiện như dự kiến. Điều này đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót hoặc mất mát trong quá trình, điều này có thể dẫn đến sai sót hoặc sai lầm sau này khi bạn ít lường trước nhất.
#3. Kiểm toán và tuân thủ mở rộng
Công cụ quy tắc kinh doanh hỗ trợ các tổ chức tuân thủ các luật như Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) và Tính di động của Bảo hiểm Y tế và Đạo luật Trách nhiệm Giải trình (HIPAA). Họ cũng hỗ trợ các doanh nghiệp kiểm tra dữ liệu của chính họ để xác định xem họ có tuân thủ các quy định hay không.
#4. Đa năng hơn
Việc có thể sửa đổi chương trình mà không cần phải phát triển mã mới là khá có lợi. Bạn có thể sửa đổi mã hiện có bằng công cụ quy tắc kinh doanh tự động mà không phải lo lắng về việc vi phạm các phần khác của ứng dụng. Ngoài ra, điều này ngụ ý rằng nếu một thành viên khác trong nhóm thực hiện thay đổi, điều đó sẽ không ảnh hưởng đến các thành phần khác trong ứng dụng của bạn mà có thể không bị ảnh hưởng bởi sửa đổi.
# 5. Nâng cao hiệu quả
Công cụ quy tắc kinh doanh giảm nhu cầu làm lại bằng cách ngăn ngừa lỗi trong quá trình dịch các quy tắc ngôn ngữ tự nhiên giống tiếng Anh thành mã thực thi, cho phép các chuyên gia CNTT và nhà phát triển cộng tác hiệu quả hơn. Nhóm CNTT và người dùng cuối yêu cầu quyền truy cập vào các quy tắc này trong khi làm việc trên các dự án khác trong nhóm làm việc tương ứng của họ sẽ làm việc hiệu quả hơn, dẫn đến giảm thời gian ngừng hoạt động, chi phí bảo trì thấp hơn và thời gian ngừng hoạt động thấp hơn cho người dùng cuối.
# 6. Giá rẻ
Có thể giảm chi phí bằng cách tự động hóa các quy tắc kinh doanh vì nó yêu cầu ít lao động thủ công hơn và cho phép xử lý nhanh hơn. Chẳng hạn, nó có thể tăng năng suất trong ngành chăm sóc sức khỏe bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công đòi hỏi nhiều giai đoạn để hoàn thành một nhiệm vụ, chẳng hạn như báo cáo dữ liệu bệnh nhân hoặc viết đơn thuốc.
Hệ thống quản lý quy tắc kinh doanh
Một tổ chức có thể thiết kế, lưu trữ, quản lý, thực thi và tối ưu hóa chính sách kinh doanh của mình bằng cách sử dụng nền tảng tập trung với việc sử dụng hệ thống quản lý quy tắc kinh doanh hoặc BRMS. Phần mềm BRMS có thể tự động thực thi chính sách kinh doanh này dưới dạng logic quyết định, giúp hợp lý hóa việc ra quyết định trong toàn công ty. Nếu bạn muốn hiểu thêm về các quy định kinh doanh, hãy xem trang của chúng tôi về chúng.
Hệ thống quản lý quy tắc kinh doanh hoạt động như thế nào
Mặc dù các chương trình BRMS khác nhau cung cấp các chức năng khác nhau nhưng BRMS chủ yếu bao gồm ba yếu tố:
- Quy tắc công việc có thể được tạo hoặc cập nhật trong một môi trường để phát triển quy tắc công việc mà cả người dùng kỹ thuật và phi kỹ thuật đều có thể truy cập được.
- Kho lưu trữ chính sách kinh doanh chứa chính sách kinh doanh được tạo ra và làm cho chúng có thể truy cập được vào các ứng dụng của công ty.
- Công cụ quy tắc kinh doanh chấp nhận yêu cầu từ các ứng dụng doanh nghiệp có dữ liệu thích hợp để truy cập các quy tắc kinh doanh cần thiết, đưa ra quyết định dựa trên yêu cầu và chính sách kinh doanh thích hợp và thực thi quyết định trong môi trường thời gian chạy.
Ưu điểm của hệ thống quản lý quy tắc kinh doanh
Phần mềm quản lý quy tắc kinh doanh mang lại lợi ích cho các tổ chức bằng cách:
- Thực hiện tự động hóa quyết định bằng cách cho phép người dùng kỹ thuật và phi kỹ thuật tạo quy tắc kinh doanh trong một khuôn khổ chung và sử dụng chúng để tự động hóa các quy trình kinh doanh bao gồm cả việc đưa ra quyết định.
- Vì logic kinh doanh được mô tả trong chính sách kinh doanh được đặt ở trung tâm nên việc ra quyết định trong toàn tổ chức sẽ nhất quán hơn.
- Khả năng của các chuyên gia về chủ đề phi kỹ thuật (SMEs) trong việc phát triển và quản lý các quy tắc kinh doanh trong bối cảnh chức năng kinh doanh của họ mà không liên quan đến CNTT sẽ làm tăng tính linh hoạt của doanh nghiệp.
- Khi logic nghiệp vụ được tách ra khỏi mã của ứng dụng doanh nghiệp, độ phức tạp sẽ giảm đi.
Các trường hợp sử dụng BRMS
Đây là những cách sử dụng hệ thống quản lý quy tắc kinh doanh
#1. Xử lý hồ sơ vay
Thủ tục đăng ký khoản vay có thể được điều chỉnh bởi các quy tắc kinh doanh như tính đủ điều kiện và ngưỡng điểm tín dụng. Cách tiếp cận đơn giản hơn này giúp giảm thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả, giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
#2, Phát hiện gian lận
Các doanh nghiệp có thể tự động đánh giá dữ liệu đến, phát hiện các sự cố gian lận có thể xảy ra và thực hiện hành động thích hợp bằng cách sử dụng BRMS và các thuật toán phát hiện gian lận. Do đó, các doanh nghiệp có thể phát hiện và ngăn chặn gian lận tốt hơn, cũng như giảm bớt tổn thất tài chính mà gian lận gây ra.
#3. Tính đủ điều kiện của khách hàng tiềm năng
Các nhóm bán hàng có thể tích hợp hệ thống quản lý quy tắc kinh doanh vào các công cụ đánh giá khách hàng tiềm năng để tự động chấm điểm từng khách hàng tiềm năng, xác định xem họ có đủ điều kiện hay không và cho biết cách liên hệ với khách hàng tiềm năng đủ điều kiện dựa trên xếp hạng của họ.
#4. tuyển dụng
BRMS có thể giúp nhân viên nhân sự dễ dàng phát triển và duy trì các quy tắc kinh doanh kiểm soát quy trình đánh giá, lựa chọn và tuyển dụng ứng viên. Bằng cách truy cập chính sách kinh doanh chi phối quy trình tuyển dụng từ kho lưu trữ BRMS, hệ thống theo dõi ứng viên có thể tự động xử lý các đơn xin việc.
Điều gì tạo nên một quy tắc kinh doanh tốt?
Quy tắc kinh doanh phải luôn được diễn đạt dưới dạng một tuyên bố cụ thể xác định một từ, một thực tế và một hạn chế. Đây là một trong những đặc điểm của chính sách kinh doanh tốt.
Phân loại các quy tắc kinh doanh là gì?
Các quy tắc của công ty thường được chia thành ba loại chính: quy tắc cấu trúc, quy tắc phái sinh và quy tắc liên quan đến hành động, thể hiện các giới hạn đối với các hành động hoặc quy trình cụ thể của công ty. Các quy tắc cấu trúc đặt ra các hạn chế đối với các thành phần tĩnh của công ty.
Quy tắc 7 trong kinh doanh là gì?
Nguyên lý tiếp thị được gọi là “quy tắc bảy” nói rằng người tiêu dùng phải nhìn thấy thương hiệu của bạn ít nhất bảy lần trước khi đưa ra quyết định mua hàng. Từ những năm 1930, khi các hãng phim phát minh ra nó, ý tưởng này đã xuất hiện.
Quy tắc kinh doanh đầu tiên là gì?
Quy tắc kinh doanh đầu tiên là tôn trọng thời gian của mọi người.
Bài viết liên quan
- QUY TẮC 40: Ý nghĩa, SAAS, Tính toán & Tất cả những gì bạn cần (+ Công cụ tốt nhất
- TÀI CHÍNH CÁ NHÂN: Hướng dẫn Kế hoạch Tài chính Cá nhân
- THUẾ DOANH NGHIỆP NHỎ: CÁCH THỨC HOẠT ĐỘNG
Tài liệu tham khảo
