Ứng dụng máy quét biên lai dành cho doanh nghiệp nhỏ là một phương pháp thiết thực để theo dõi chi tiêu của bạn và lưu trữ kỹ thuật số các tài liệu quan trọng. Sử dụng điện thoại thông minh và các ứng dụng này, bạn có thể nhanh chóng quét và lưu biên lai, hóa đơn và các tài liệu quan trọng khác. Chúng không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và không gian mà còn giúp việc sắp xếp và truy cập tài liệu của bạn trở nên đơn giản. Ứng dụng quét biên lai có thể là một công cụ hữu ích cho các chủ doanh nghiệp nhỏ, người làm việc tự do và những người chỉ muốn theo dõi chi phí của họ. Hãy khám phá ứng dụng quét biên lai miễn phí tốt nhất dành cho cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ bằng cách đọc tiếp.
Ứng dụng Máy quét Biên lai là gì?
Ứng dụng máy quét biên lai là một ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép người dùng quét và số hóa biên lai giấy bằng máy ảnh trên điện thoại của họ. Các ứng dụng thường sử dụng công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR) để biến văn bản được quét thành thông tin kỹ thuật số mà bạn có thể lưu trữ và sắp xếp trong ứng dụng hoặc xuất sang các nền tảng khác. Ứng dụng quét biên lai dành cho cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ thường được sử dụng để theo dõi chi phí, lập ngân sách và lưu giữ hồ sơ tài chính, đồng thời cũng có thể cung cấp các tính năng như phân loại biên lai, tích hợp dữ liệu với phần mềm kế toán và lưu trữ biên lai.
Lợi ích của Ứng dụng Máy quét Biên lai dành cho Cá nhân hoặc Doanh nghiệp Nhỏ
Sử dụng ứng dụng quét biên lai cho cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ có một số lợi thế, chẳng hạn như:
- Tiện lợi: Các ứng dụng máy quét biên lai cho phép người dùng nhanh chóng số hóa và sắp xếp các biên lai giấy bằng cách sử dụng máy ảnh trên điện thoại của họ, vì vậy họ không phải mang theo các bản sao giấy hoặc nhập thông tin theo cách thủ công.
- Độ chính xác: Ứng dụng máy quét biên lai sử dụng công nghệ OCR để trích xuất thông tin chính xác từ biên lai được quét, giảm khả năng mắc lỗi hoặc thiếu sót.
- Tiết kiệm thời gian: Bằng cách giảm đáng kể thời gian và công sức cần thiết để duy trì và xử lý biên lai giấy, ứng dụng máy quét biên lai giải phóng thời gian của người dùng để làm việc cho các dự án quan trọng hơn.
- Bảo mật: Để ngăn truy cập không mong muốn vào dữ liệu tài chính quan trọng, một số ứng dụng quét biên lai cung cấp các tùy chọn lưu trữ và mã hóa an toàn.
- Tích hợp: Để đơn giản hóa việc ghi chép và báo cáo chi tiêu, các ứng dụng quét biên lai có thể liên kết với các giải pháp quản lý tài chính khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán.
Ứng dụng máy quét hóa đơn dành cho doanh nghiệp
Ứng dụng quét biên lai di động miễn phí giúp việc giám sát chi tiêu trở nên đơn giản bằng cách cho phép bạn quét hình ảnh biên lai doanh nghiệp nhỏ của mình khi đang di chuyển bằng điện thoại thông minh. Quên việc giữ và nộp biên lai giấy. Máy quét biên lai tốt nhất cũng sẽ tự động tải thông tin lên chương trình kế toán của bạn, vì vậy bạn không cần phải nhập thủ công hoặc xử lý biên lai giấy trong phong bì lớn.
Các ứng dụng máy quét biên lai không chỉ giúp việc theo dõi biên lai chi tiêu của bạn trở nên đơn giản hơn mà còn có khả năng tăng doanh thu có thể được khấu trừ từ thuế.
Ứng dụng quét biên lai miễn phí tốt nhất cho mục đích sử dụng cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ được liệt kê tại đây. Nó rất dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian và làm cho mùa khai thuế trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Các ứng dụng này giúp việc duy trì hồ sơ giao dịch trở nên dễ dàng nhờ các mẹo hữu ích và các tùy chọn phần mềm đơn giản hóa.
Ứng dụng quét biên lai tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho công việc kế toán doanh nghiệp của mình bằng khả năng quét biên lai và ngay lập tức biến chúng thành tệp kỹ thuật số. Bạn có thể tìm thấy ứng dụng quét hóa đơn tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ tại đây.
#1. Zoho Expense: Tốt nhất về tổng thể
Việc người dùng có thể nhanh chóng theo dõi và kiểm soát chi tiêu của mình là một trong những lợi thế chính của việc sử dụng Zoho Expense làm ứng dụng quét biên lai cho các doanh nghiệp nhỏ. Chương trình có thể tự động trích xuất dữ liệu từ các biên lai được quét và phân loại chúng dựa trên các quy tắc do người dùng xác định. Điều này làm cho việc chuẩn bị các báo cáo cho mục đích thuế hoặc yêu cầu bồi hoàn và biết tiền của bạn sẽ đi đâu trở nên đơn giản.
Người dùng Zoho Expense cũng có thể tạo báo cáo chi phí và gửi chúng để phê duyệt bên cạnh chức năng quét và sắp xếp biên lai. Chủ doanh nghiệp và nhà thầu độc lập, những người cần theo dõi chi phí của họ cho mục đích thuế hoặc hoàn thuế có thể thấy điều này cực kỳ có lợi. Ngoài ra, ứng dụng kết nối với các ứng dụng kinh doanh khác của Zoho như Zoho Books và Zoho Invoice, khiến nó trở thành một lựa chọn thiết thực cho các tổ chức hiện đang sử dụng các ứng dụng này.
#2. Veryfi: Tuân thủ Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế (HIPAA) tốt nhất
Một ứng dụng có tên Veryfi quét biên lai và hóa đơn sử dụng trí tuệ nhân tạo để trích xuất thông tin từ các giấy tờ được quét và phân loại chúng để quản lý chi tiêu và tổ chức đơn giản. Đây là một lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp vì nó cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ quản lý hồ sơ tài chính và chi phí, bao gồm khả năng đồng bộ hóa với phần mềm kế toán, kho lưu trữ an toàn để lưu trữ tài liệu của công ty và khả năng kết nối với các dịch vụ trực tuyến khác nhau như bảng lương và ngân hàng.
Ngoài ra, Veryfi được công nhận về các biện pháp bảo mật như SOC 2 Loại 2 và mã hóa, đồng thời tuân thủ một số luật về quyền riêng tư, bao gồm HIPAA, CCPA và GDPR.
#3. Expensify: Tốt nhất cho kế toán trước
Expensify là ứng dụng theo dõi chi phí tốt nhất hiện có, giúp việc quản lý chi phí kinh doanh và theo dõi chi tiêu trở nên đơn giản và nhanh chóng. Phần mềm bao gồm một số tính năng hỗ trợ tự động hóa quy trình tính toán trước và cho phép người dùng dễ dàng quét biên lai và theo dõi số dặm.
Nhập thẻ tín dụng, nhiều người phê duyệt, đối chiếu thẻ công ty và kết nối với các dịch vụ kế toán, nhân sự và du lịch là một số tính năng này. Ngoài ra, phần mềm này còn cung cấp các công cụ giám sát, mã hóa, kiểm toán và tuân thủ thuế tinh vi. Ngoài ra, Expensify còn cung cấp khả năng bảo mật tuân thủ PCI và quyền truy cập được ủy quyền để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
#4. Wave: Ứng dụng miễn phí tốt nhất
Với việc sử dụng ứng dụng Wave, các doanh nghiệp có thể tuân thủ các tiêu chuẩn lưu giữ hồ sơ theo luật định và đưa ra bằng chứng về hành động của họ trong trường hợp bị kiểm toán. Khả năng lưu giữ bằng chứng về chi phí được khấu trừ thuế của ứng dụng bằng cách gắn hình ảnh biên nhận vào thông tin giao dịch có liên quan là một trong những tính năng chính của ứng dụng. Điều này giúp các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và truy xuất ngay tất cả các biên lai của họ tại một địa điểm.
Ngoài ra, Wave đảm bảo với người dùng rằng dữ liệu tài chính của họ được bảo mật và có thể truy cập nhanh chóng bằng cách cung cấp bản sao lưu an toàn cho tất cả các biên lai. Phần tốt nhất là Wave cũng cung cấp rất nhiều tài nguyên miễn phí bổ sung cho các doanh nghiệp.
#5. QuickBooks Online: Tốt nhất cho người dùng QuickBooks
Người dùng có thể dễ dàng theo dõi và ghi lại biên lai từ nhà cung cấp bằng công cụ quét biên lai của QuickBooks Online. Những biên lai này có thể được thêm vào ứng dụng từ một số thiết bị, chẳng hạn như máy tính, điện thoại thông minh hoặc tài khoản email. Khi biên nhận được tải lên, QuickBooks sử dụng AI để trích xuất dữ liệu cần thiết và tạo giao dịch để phê duyệt.
Sau đó, người dùng có thể sửa đổi biên lai nếu cần, liên kết nó với một tài khoản hoặc so sánh nó với một giao dịch trước đó trong ứng dụng. Nhờ đó, việc tổ chức và quản lý chứng từ tài chính được tinh gọn, tiết kiệm thời gian và công sức cho người tiêu dùng.
#6. Hộp đựng giày: Tốt nhất cho biên nhận qua email
Phần mềm quét biên nhận như Shoeboxed cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn tải lên và tổ chức. Người dùng có tùy chọn sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động để gửi ảnh biên nhận từ điện thoại một cách nhanh chóng và thuận tiện hoặc gửi biên lai giấy thực tế qua đường bưu điện đến trung tâm xử lý của Shoeboxed trong một phong bì trả trước.
Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) là một yếu tố khác của ứng dụng biến văn bản in thành thông tin có thể tìm kiếm được. Người dùng cũng có thể sử dụng plugin Gmail để tự động tích hợp biên lai kỹ thuật số vào ứng dụng hoặc họ có thể gửi email biên lai tới một địa chỉ Shoeboxed cụ thể. Các doanh nghiệp có thể theo dõi và sắp xếp biên lai của họ ở một nơi với sự trợ giúp của Shoeboxed.
#7. Chi phí ABUKAI: Báo cáo chi phí tốt nhất
Một công cụ quản lý tài chính có tên ABUKAI Expenses cho phép người dùng tạo và theo dõi các báo cáo chi phí. Chương trình cung cấp cho các tài khoản đăng ký các tùy chọn báo cáo vô hạn ngoài tài khoản miễn phí có khả năng chạy tối đa 12 báo cáo chi phí hàng năm. Người dùng có thể truy cập ứng dụng thông qua nhiều loại thiết bị, bao gồm iPhone, Android và Blackberry, đồng thời họ có thể tải lên nhiều loại tệp khác nhau, bao gồm Excel, PDF, CSV, v.v.
Ngoài ra, người tiêu dùng có tùy chọn đăng biên lai trực tiếp lên trang web hoặc gửi biên nhận qua email tới ứng dụng. ABUKAI Expenses là một giải pháp thiết thực và có thể thích ứng toàn diện để tổ chức và kiểm soát chi phí kinh doanh.
#số 8. Evernote Scannable: Dễ sử dụng nhất
Người dùng có thể quét và lưu tài liệu, biên lai, danh thiếp và các đối tượng giấy khác một cách nhanh chóng và thuận tiện bằng Evernote Scannable, một chương trình quét biên lai miễn phí dành cho cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ. Ứng dụng bao gồm các lựa chọn để chia sẻ hoặc lưu các bản quét qua email, văn bản hoặc xuất sang các ứng dụng khác. Nó cũng xử lý quét tự động để xem rõ ràng và đơn giản. Dữ liệu danh thiếp có thể được Evernote Scannable trích xuất và thêm vào danh sách liên hệ của người dùng.
ScanSnap Phiên bản Evernote Scanner có thể được sử dụng với ứng dụng để quét các tài liệu nhiều trang và một số người dùng có thể vận hành máy quét từ thiết bị của riêng họ. Tất cả những điều được xem xét, Evernote Scannable là một công cụ hữu ích để quản lý và số hóa tài liệu giấy.
#9. Chuẩn bị Dext: Tốt nhất cho Kế toán
Người dùng có thể nhanh chóng thu thập và sắp xếp dữ liệu từ các giấy tờ về chi phí và doanh thu của khách hàng bằng cách sử dụng Dext Chuẩn bị. Công cụ này có thể được tích hợp với các phần mềm kế toán khác nhau và có thể truy cập qua email, tìm nạp hóa đơn tự động và ứng dụng dành cho thiết bị di động. Dext Chuẩn bị cung cấp các khả năng cho phần mềm kế toán cụ thể, chẳng hạn như khớp mục hàng và đơn đặt hàng, báo cáo chi phí, xử lý báo cáo ngân hàng và quy tắc nhà cung cấp.
Người dùng có thể xuất dữ liệu dưới dạng tệp PDF hoặc CSV và sử dụng chương trình để tìm tài liệu bị thiếu hoặc giao dịch không khớp. Dext Chuẩn bị cho phép bạn kết nối với nguồn cấp dữ liệu ngân hàng trực tiếp, tự động tạo báo cáo chi phí và ưu tiên các công việc quan trọng bằng tính năng Tăng cường của nó.
#10. Gọn gàng: Tốt nhất cho cộng tác
Neat trích xuất thông tin từ các tài liệu giấy bằng phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR) và chuyển đổi nó thành dữ liệu hữu ích, có thể tìm kiếm từ khóa. Ứng dụng có giao diện với QuickBooks, TurboTax, H&R Block và các chương trình khác, đồng thời cho phép người dùng phân loại tệp theo loại chi phí, loại thuế, v.v. Có thể quét tài liệu bằng máy quét tương thích với TWAIN, chụp nhanh bằng ứng dụng di động Neat, gửi qua email hoặc đưa vào ứng dụng.
Ngoài ra, người dùng có thể phân loại, chia nhỏ, thêm hoặc cập nhật các mục hàng cho các biên lai phù hợp, chia nhỏ biên nhận theo từng dòng và lưu trữ dữ liệu một cách tự tin bằng công nghệ nhận dạng dữ liệu và mã hóa bằng Neat.
#11. FreshBooks: Máy quét hóa đơn tốt nhất cho các doanh nghiệp dựa trên dịch vụ
FreshBooks là lựa chọn hàng đầu của chúng tôi dành cho những người làm nghề tự do không có kinh nghiệm kế toán, những người có thể chỉ cần học cách sử dụng nền tảng này nhờ giao diện thân thiện với người dùng. Cùng với giao diện thân thiện với người dùng, nó có máy quét biên lai có thể truy cập thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động. Những người làm nghề tự do thường xuyên làm việc ngoài trời hoặc trong không gian làm việc chung có thể nhanh chóng và dễ dàng chụp ảnh biên lai hàng ngày của họ bằng điện thoại thông minh và tải chúng lên FreshBooks.
Cách chọn ứng dụng máy quét biên lai tốt nhất
Để đánh giá mức độ phù hợp của máy quét biên lai đối với doanh nghiệp của bạn, chúng tôi đã xem xét các khía cạnh thiết yếu của nó. Chúng như sau:
- Nhiều tùy chọn để thu thập dữ liệu: Ứng dụng cần cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn để thu thập dữ liệu từ biên lai. nó có thể kết nối với máy quét hoặc sử dụng máy ảnh trên điện thoại thông minh của bạn để quét hình ảnh.
- Trích xuất chi tiết đơn hàng với khả năng sẵn sàng OCR: Thu thập dữ liệu biên nhận là một quy trình thủ công tốn nhiều công sức. Do đó, khả năng OCR được yêu cầu đối với máy quét biên lai để trích xuất thông tin từ biên lai. Ngoài ra, nó cần các đặc điểm thông minh để kết hợp chính xác dữ liệu được trích xuất trong các trường hoặc danh mục.
- Dễ dàng xem xét và sửa đổi: Phần mềm phải có bảng điều khiển, công cụ phân tích và khả năng tìm kiếm bên cạnh chức năng quét để người dùng có thể nhanh chóng kiểm tra, theo dõi và sửa đổi các mục. Để tăng cường lọc dữ liệu, phân loại và thẻ cũng phải được cung cấp.
- Giá: Một số phần mềm kế toán và quản lý chi tiêu bao gồm máy quét biên lai. Tuy nhiên, nếu máy quét của bên thứ ba mang lại lợi thế lớn hơn với một khoản phí, thì bạn có thể tự do lựa chọn.
- Hệ thống quản lý tài liệu: Để sắp xếp các biên lai đã quét vào các thư mục và danh mục để dễ dàng truy cập, chúng tôi đã xem xét hệ thống quản lý tài liệu của phần mềm quét biên lai độc lập.
- Tích hợp phần mềm kế toán: Để quy trình làm việc hiệu quả hơn, ứng dụng máy quét biên lai cần được tích hợp với phần mềm kế toán của bạn để chuyển các báo cáo và tài liệu cho kế toán. (Lưu ý: Vì QuickBooks Online và Wave là hệ thống phần mềm kế toán nên chúng tôi không áp dụng tiêu chí này khi đánh giá chúng.)
Ứng dụng máy quét biên lai có giá bao nhiêu?
Giá của các ứng dụng máy quét biên lai có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào các tính năng và chức năng của ứng dụng, cũng như cấu trúc giá và các tùy chọn đăng ký. Các ứng dụng khác yêu cầu đăng ký để truy cập tất cả các chức năng, trong khi một số ứng dụng máy quét biên lai được sử dụng miễn phí với các bản nâng cấp trả phí tùy chọn hoặc các tính năng cao cấp. Tùy thuộc vào ứng dụng và gói đăng ký đã chọn, chi phí của các ứng dụng quét biên lai trả phí có thể dao động từ vài đô la mỗi tháng đến vài trăm đô la mỗi năm.
Ứng dụng nào trả tiền cho bạn để quét biên lai?
Tiếp tục đọc để khám phá cách ứng dụng biên nhận hoạt động và cách tăng doanh thu của bạn.
- Rakuten (Ebates)
- TopCashBack
- Ibotta
- Coupons.com
- Tìm nạp phần thưởng
- TruNow
- Thanh toán 51
Tôi có thể kiếm tiền khi quét biên lai không?
Đúng. Không còn nghi ngờ gì nữa, một trong những phương pháp kiếm tiền phổ biến nhất từ biên lai của bạn là quét biên lai.
Làm thế nào để bạn quét biên lai một cách dễ dàng?
Đặt biên nhận của bạn trên một bề mặt bằng phẳng, có màu đồng nhất. Bắt đầu chương trình quét. Định vị máy ảnh của bạn để chụp toàn bộ tài liệu và đảm bảo máy ảnh được lấy nét rõ nét trên giấy để dễ đọc. Chụp ảnh, sau đó đặt tên và lưu bản quét của bạn bằng hướng dẫn trong ứng dụng.
Làm thế nào để bạn quét biên lai bằng điện thoại của mình?
- Sử dụng máy ảnh trên thiết bị di động của bạn để chụp ảnh biên lai.
- Sử dụng trình chỉnh sửa ảnh tích hợp trên điện thoại của bạn.
- Gửi và lưu ba.
- Trích xuất dữ liệu biên nhận từ hình ảnh.
- Lưu các mục hàng nhận trong phần mềm kế toán của bạn.
Làm cách nào để số hóa biên lai của tôi?
Các kỹ thuật tốt nhất để tổ chức hóa đơn điện tử:
- Lưu Biên lai vào Google Drive.
- Sử dụng Evernote.
- Sử dụng WellyBox.
- Quét hoặc tải xuống máy tính của bạn.
- Tạo một tài liệu bằng cách kết hợp biên lai của bạn.
- Sử dụng ứng dụng quét biên lai.
Kết luận
Việc kiểm tra kỹ lưỡng quy trình và yêu cầu kinh doanh của bạn là cần thiết để chọn phần mềm phù hợp để quét biên lai. Mỗi ứng dụng trong hướng dẫn của chúng tôi đều có những khả năng hấp dẫn. Khi chọn phần mềm, đừng quên tính đến các biến số thích hợp, bao gồm cả việc nó có đáp ứng các nhu cầu quan trọng nhất của bạn hay không, ngân sách của bạn và tổng lợi thế mà nó có thể mang lại cho công ty của bạn. Sau đó, quay lại danh sách này và chọn chương trình đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn.
Bài viết liên quan
- BIÊN SOẠN GIẢ: Định nghĩa, Cách nhận biết và tạo ra nó
- PRODUCT SCANNER: Ứng dụng & Công cụ quét sản phẩm tốt nhất năm 2023
- Biên lai CHI PHÍ: Nó là gì, Làm thế nào để tạo ra nó và các ứng dụng tốt nhất
- ĐỌC TIẾP NHẬN: Ý nghĩa, Hướng dẫn Tắt Gmail, Whatsapp & iPhone
- MÁY QUÉT THẺ: Máy quét thẻ tín dụng, doanh nghiệp & thẻ quà tặng hàng đầu năm 2023
dự án
