Xử lý bảng lương là một trong những công việc quan trọng nhất đối với chủ doanh nghiệp, nhưng nó không phải là công việc căng thẳng nhất. Với hệ thống quản lý tiền lương phù hợp, các công ty có thể yên tâm và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc xây dựng doanh nghiệp của mình.
Quản lý tiền lương là gì?
Tổng số tiền lương hoặc tiền công mà một công ty trả cho nhân viên của mình được theo dõi thông qua quản lý tiền lương. Tầm quan trọng của quản lý tiền lương đã được các doanh nghiệp và cá nhân công nhận. Một loạt các tính năng tự động giúp tiết kiệm thời gian. Phần còn lại hỗ trợ người dùng duy trì phiếu lương và nộp thuế. Khi bạn quản lý các vấn đề về tiền lương theo cách thủ công, rất dễ mắc lỗi, nhưng với giải pháp quản lý tiền lương phù hợp, những sai lầm đó sẽ được ngăn chặn.
Hệ thống quản lý tiền lương là gì?
Nói một cách đơn giản, hệ thống quản lý tiền lương là phương pháp mà người sử dụng lao động trả lương cho nhân viên của họ. Đó cũng là cách các doanh nghiệp thể hiện sự tận tụy với nhân viên, thực hiện các cam kết với các tổ chức chính phủ và duy trì hồ sơ tài chính của họ theo thứ tự.
Tại sao quản lý tiền lương lại quan trọng?
Hệ thống quản lý tiền lương là một thành phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào vì nó tăng cường sự tham gia của nhân viên và tuân thủ quy định. Người sử dụng lao động có thể phải đối mặt với các yêu cầu về tiền lương và các hình phạt tốn kém nếu họ thiếu phương pháp trả lương cho nhân viên, ký gửi và báo cáo thuế cũng như lưu giữ hồ sơ một cách hiệu quả và chính xác.
Một số kỹ thuật quản lý tiền lương là gì?
Người sử dụng lao động có nhiều lựa chọn để quản lý tiền lương tùy thuộc vào ngân sách của họ và mức độ tham gia mong muốn, bao gồm:
#1. Bảng tính để quản lý bảng lương thủ công.
Các doanh nghiệp có ít nhân viên có thể chọn quản lý bảng lương theo cách thủ công bằng bảng tính. Tuy nhiên, việc giảm chi phí tiềm năng thường được bù đắp bằng những hạn chế. Các quy trình DIY thủ công làm tăng khả năng xảy ra các lỗi tốn kém và chuyển hướng thời gian khỏi các nhiệm vụ thúc đẩy thành công của công ty.
#2. Phần mềm quản lý tính lương
Bằng cách tự động hóa các thủ tục sử dụng nhiều lao động, phần mềm tính lương chất lượng cao giúp giảm chi phí hành chính và tiết kiệm thời gian. Các doanh nghiệp có thể dựa vào đó để tính toán tổng lương, các khoản khấu trừ và bồi thường ròng một cách đáng tin cậy trong khi vẫn duy trì một số quyền kiểm soát đối với quy trình.
# 3. Gia công phần mềm
Các doanh nghiệp muốn giảm tải hoàn toàn bảng lương thường thuê một nhà cung cấp dịch vụ quản lý bảng lương hoặc ký kết thỏa thuận hợp tác với một tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp (PEO). Trong các thỏa thuận như vậy, nhà cung cấp hoặc PEO có thể xử lý tất cả các khía cạnh của quản lý tiền lương, bao gồm tiền gửi thuế, báo cáo và tuân thủ.
Những bước tạo nên quy trình quản lý tiền lương?
Bất kể doanh nghiệp chọn quản lý bảng lương như thế nào, quy trình thường bao gồm ba giai đoạn:
#1. trả lương trước
Người sử dụng lao động thu thập dữ liệu liên quan cho kỳ lương dựa trên các chính sách và quy định của công ty đã xác định, chẳng hạn như số giờ làm việc không được miễn trừ của nhân viên, thời gian ngoại lệ (nghỉ phép, ốm đau, nghĩa vụ bồi thẩm đoàn, v.v.) và các điều chỉnh của nhân viên, chẳng hạn như tuyển dụng mới, nghỉ việc , tăng lương, hoặc thay đổi các khoản khấu trừ phúc lợi và khấu trừ thuế. Dữ liệu này sau đó được kiểm tra và sử dụng để xử lý bảng lương.
# 2. Tính toán
Người sử dụng lao động xác định tiền lương ròng bằng cách lấy tổng số tiền lương mà mỗi nhân viên kiếm được trong thời gian trả lương và khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ. Họ cũng phải chịu gánh nặng thuế của chính mình trong cùng khoảng thời gian.
#3. sau biên chế
Người sử dụng lao động cân đối bảng lương của họ, nộp thuế trước ngày đáo hạn và xử lý mọi khoản thanh toán liên quan, chẳng hạn như lệnh giữ lại tiền lương. Ngoài ra, họ trả lương cho nhân viên của mình và cung cấp cho họ cuống phiếu lương hoặc bảng sao kê lương, điều này được yêu cầu ở hầu hết các khu vực pháp lý.
Các chức năng của hệ thống quản lý tiền lương là gì?
Các chức năng sau, được thực hiện với sự chú ý đến từng chi tiết và thường xuyên theo dõi luật mới, thường được yêu cầu để di chuyển thành công qua từng giai đoạn quản lý tiền lương:
#1. Tính lương nhân viên.
Người sử dụng lao động phải theo dõi chính xác số giờ làm việc của nhân viên không được miễn thuế mỗi tuần làm việc bằng cách sử dụng bảng chấm công hoặc phần mềm chấm công để tính lương. Theo dõi thời gian ít quan trọng hơn đối với người làm công ăn lương vì tổng lương của họ là kết quả của tiền lương hàng năm của họ chia cho số kỳ lương trong năm dương lịch. Tuy nhiên, một số nhân viên không được miễn thuế có thể được trả lương, trong trường hợp đó, số giờ của họ phải được ghi lại để đảm bảo rằng mọi công việc làm thêm giờ đều được trả lương theo yêu cầu của pháp luật.
Người sử dụng lao động phải xử lý một số khoản khấu trừ tiền lương, bao gồm:
- Thuế: Người sử dụng lao động khấu trừ thuế dựa trên giấy chứng nhận khấu trừ thuế của nhân viên và tổng số tiền lương chịu thuế.
- Việc sử dụng các khoản khấu trừ tự nguyện: Trước khi người sử dụng lao động có thể khấu trừ các khoản đóng góp cho chương trình hưu trí, phí bảo hiểm y tế hoặc bảo hiểm nhân thọ hoặc phí công đoàn, họ phải nhận được sự đồng ý bằng văn bản từ nhân viên.
- Các khoản khấu trừ bắt buộc: Thông thường, người sử dụng lao động sẽ nhận được lệnh chính thức từ cơ quan chính phủ hoặc tòa án tuyên bố rằng họ phải khấu trừ thuế IRS hoặc thuế tiểu bang, hỗ trợ nuôi con hoặc các khoản lương khác.
Khi tất cả các khoản khấu trừ được loại bỏ khỏi tổng lương, lương ròng hoặc lương thực của nhân viên được xác định.
#2. Xử lý thuế bảng lương.
Các doanh nghiệp được yêu cầu tính toán và khấu trừ thuế liên bang, tiểu bang và địa phương từ thu nhập của nhân viên. Số tiền được tính bằng cách sử dụng thuế suất hiện hành, Mẫu W-4 của mỗi nhân viên, Giấy chứng nhận khấu trừ thuế của nhân viên và bất kỳ chứng nhận khấu trừ thuế nào của tiểu bang hoặc thành phố hiện hành.
Các doanh nghiệp cũng có nghĩa vụ phải đối chiếu các khoản đóng góp của nhân viên với An sinh xã hội và Medicare, thường được gọi là thuế theo Đạo luật Đóng góp Bảo hiểm Liên bang (FICA), và có thể chịu trách nhiệm hoàn toàn về thuế thất nghiệp của liên bang và tiểu bang. Tuy nhiên, một số tiểu bang yêu cầu nhân viên đóng góp vào các chương trình thất nghiệp, khuyết tật và nghỉ phép gia đình có lương của tiểu bang thông qua các khoản khấu trừ vào lương. Tất cả các khoản thanh toán phải được thực hiện cho các cơ quan chính phủ trước thời hạn được đề cập.
#3. Tuân thủ các tiêu chuẩn lưu trữ hồ sơ lương.
Người sử dụng lao động được yêu cầu bởi các cơ quan chính phủ để duy trì hồ sơ biên chế cho mỗi nhân viên. Thông tin này thường bao gồm:
- Tên, nghề nghiệp và địa chỉ
- Số an sinh xã hội
- Ngày và giờ khi tuần làm việc của nhân viên bắt đầu
- Số giờ làm việc mỗi ngày và mỗi tuần
- Nền tảng mà tiền lương của nhân viên được trả
- Lương theo giờ
- Tổng thu nhập theo thời gian liên tục hàng ngày hoặc hàng tuần
- Đối với mỗi tuần làm việc, tiền làm thêm giờ
- Tổng thu nhập
- các khoản khấu trừ lương
- phụ cấp yêu cầu
- Thanh toán ròng
- Ngày của mỗi khoản thanh toán và thời hạn thanh toán mà nó bao gồm
- Thuế khấu trừ
- Giấy chứng nhận khấu trừ của tiểu bang và Mẫu W-4
Các tài liệu cần thiết cho mục đích thuế liên bang phải được lưu giữ trong hồ sơ ít nhất bốn năm; tất cả các hồ sơ khác phải được lưu giữ theo nhiều quy tắc áp dụng cho công ty. Nếu nó phải tuân theo cả quy định của liên bang và tiểu bang, thì nó phải tuân theo quy định có khoảng thời gian dài hơn. Khi có nghi ngờ, người sử dụng lao động nên tham khảo ý kiến của các cơ quan có thẩm quyền thích hợp để đảm bảo rằng họ đang bảo quản các giấy tờ phù hợp trong khoảng thời gian thích hợp.
#4. Cung cấp cho nhân viên bảng sao kê tiền lương của họ.
Hầu hết các tiểu bang yêu cầu các công ty phát hành báo cáo thanh toán cho nhân viên của họ tại thời điểm họ nhận lương để thúc đẩy tính minh bạch. Các mức lương, số giờ làm việc, tổng lương, lương ròng và các khoản khấu trừ phải được hiển thị cho mỗi kỳ lương. Có những hạn chế khác chi phối việc gửi bảng sao kê lương điện tử và cách nhân viên truy cập chúng. Để tránh vi phạm, các công ty nên tham khảo ý kiến của sở lao động tiểu bang để biết các quy định chính xác.
Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm quản lý tiền lương là gì?
Cố gắng trở thành một chuyên gia về bảng lương là một thủ tục tốn thời gian và không có nhiều cơ hội cho các chủ doanh nghiệp phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Đó là lý do tại sao nhiều người dựa vào phần mềm quản lý tiền lương, phần mềm này giúp họ tiết kiệm thời gian và mang lại cho họ những lợi ích quan trọng khác, chẳng hạn như:
#1. tính toán chính xác
Tự động hóa hỗ trợ đảm bảo tính toán tiền lương, khấu trừ lương và nộp thuế chính xác.
#2. hỗ trợ tuân thủ
Một số nhà cung cấp phần mềm tính lương thông báo cho người sử dụng lao động về những thay đổi trong việc làm hoặc luật thuế có thể ảnh hưởng đến công ty của họ.
#3. Biểu mẫu thuế có thể truy cập được
Người sử dụng lao động có thể có quyền truy cập đơn giản vào các tài liệu thuế quan trọng như Biểu mẫu W-4, Biểu mẫu W-2, Biểu mẫu 1099, Biểu mẫu I-9 và các tài liệu khác thông qua phần mềm bảng lương của họ.
#4. Tùy chọn thanh toán linh hoạt
Ngoài các khoản tiền lương thông thường, phần mềm tính lương có thể thường xuyên xử lý tiền gửi trực tiếp và các phương thức thanh toán thay thế, chẳng hạn như thẻ thanh toán.
#5. Lưu trữ hồ sơ toàn diện
Một số hệ thống bảng lương kỹ thuật số tạo hồ sơ nhân viên với nhiều bản ghi bảng lương khác nhau có thể được tổng hợp và tải xuống để đáp ứng các yêu cầu quy định.
#6. Nhân viên tự phục vụ
Thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc máy tính, nhân viên có thể sửa đổi thông tin cá nhân của họ, thay đổi các khoản khấu trừ, gửi thông tin khấu trừ thuế, xem bảng sao kê lương, v.v.
#7. Lỗi biên chế đã giảm
Phần mềm tính lương tích hợp với các chương trình theo dõi nhân sự và thời gian giúp giảm việc nhập dữ liệu lặp đi lặp lại, ngăn ngừa lỗi.
#số 8. cảnh báo tự động
Thông báo quy trình làm việc có sẵn trong nhiều hệ thống bảng lương. Nếu phần mềm phát hiện ra vấn đề về nhập dữ liệu, nó có thể thông báo cho người dùng để họ khắc phục trước khi hoàn thành bảng lương.
Cách chọn hệ thống quản lý tiền lương tốt nhất
Hệ thống quản lý bảng lương lý tưởng phải có khả năng cung cấp các dịch vụ xử lý bảng lương và khai thuế chính xác và kịp thời, được hỗ trợ bởi kiến thức chuyên môn và công nghệ tích hợp. Để xác định một giải pháp như vậy, chủ doanh nghiệp nên hỏi những câu hỏi sau:
#1. Giá có phù hợp với ngân sách hoặc mức tăng trưởng theo kế hoạch không?
Các doanh nghiệp nhỏ với nguồn tài chính hạn chế có thể chọn các hoạt động trả lương cơ bản, trong khi các tổ chức dự đoán sự phát triển có thể sẵn sàng đầu tư nhiều hơn cho các khả năng mạnh mẽ.
#2. Nhà cung cấp nổi tiếng và có kinh nghiệm như thế nào?
Các nhà cung cấp bảng lương đáng tin cậy thường có nhóm khách hàng lâu dài sẵn sàng nói về chất lượng dịch vụ mà họ nhận được. Và nhà cung cấp đã làm việc trong một doanh nghiệp nhất định càng lâu thì họ càng có nhiều khả năng hiểu các quy định liên quan và những khó khăn trong việc tuân thủ.
#3. Dịch vụ an toàn như thế nào?
Quá trình mã hóa, tường lửa, xác thực đa yếu tố và sao lưu là rất quan trọng để bảo vệ tính bảo mật và tính toàn vẹn. Các nhà cung cấp dịch vụ trả lương coi trọng vấn đề bảo mật thường có thể chứng minh những điều này và bất kỳ phương pháp bảo vệ dữ liệu bổ sung nào mà họ sử dụng.
#4. Phần mềm có tương thích với các chương trình khác không?
Các doanh nghiệp nên đảm bảo rằng nhà cung cấp bảng lương của họ tích hợp liền mạch với theo dõi thời gian, nhân sự và bất kỳ công cụ hiện có nào khác.
#5. Có những tùy chọn báo cáo nào?
Một số nhà cung cấp bảng lương nhất định có thể hỗ trợ đảm bảo rằng các báo cáo tuyển dụng mới, báo cáo hàng năm và các thủ tục giấy tờ khác được nộp cho các cơ quan chính phủ phù hợp theo đúng lịch trình và bao gồm tất cả các thông tin cần thiết.
Mẹo quản lý tiền lương
Cho dù bạn xử lý bảng lương theo cách thủ công hay bằng phần mềm, có những điều bạn có thể làm để tối ưu hóa quy trình quản lý bảng lương tổng thể của mình.
#1. Cung cấp đào tạo tiền lương
Điều quan trọng là tất cả mọi người tham gia vào quá trình trả lương đều được đào tạo đầy đủ. Điều quan trọng là phải có quy trình đào tạo, cho dù bạn tiến hành đào tạo thông qua bộ phận nhân sự hay nhờ bên thứ ba đào tạo lực lượng lao động của bạn. Để làm cho bảng lương hiệu quả nhất có thể, mọi người nên tuân thủ các quy trình và thông lệ giống nhau.
Bạn cũng nên giải quyết vấn đề bảng lương như một phần của quá trình giới thiệu nhân viên mới để họ biết những gì sẽ xảy ra và liên hệ với ai nếu họ gặp vấn đề.
# 2. Ghi lại mọi thứ
Điều quan trọng là phải có tài liệu cho mọi thứ, từ quy trình chung của bạn đến từng kỳ thanh toán riêng lẻ. Nếu bạn bỏ sót hồ sơ thuế biên chế hoặc bị kiểm toán, việc không có tài liệu chính xác có thể gây thiệt hại cho công ty của bạn. Bạn sẽ không phải lo lắng về việc theo dõi mọi thứ theo cách thủ công vì phần mềm tính lương sẽ xử lý phần lớn các tài liệu cần thiết.
#3. Đảm bảo tính bảo mật của tất cả dữ liệu.
Bạn cũng nên đảm bảo rằng tất cả thông tin của nhân viên đều an toàn để nhân viên hoặc những người khác không thể truy cập được. Điều cuối cùng bạn muốn là cung cấp thông tin nhân viên được bảo vệ, chẳng hạn như số tiền lương, cho những nhân viên không hài lòng với những gì họ nhìn thấy. Bạn phải đảm bảo rằng số An sinh xã hội, tài khoản ngân hàng và các thông tin nhạy cảm khác không thể bị truy cập, đánh cắp hoặc khai thác.
#4. Sử dụng theo dõi thời gian của nhân viên
Nếu bạn trả lương cho nhân viên của mình theo giờ, có lẽ bạn nên sử dụng hệ thống theo dõi thời gian tự động. Điền thẻ chấm công theo cách thủ công là không đáng tin cậy và có thể khiến bạn mất tiền do ăn cắp thời gian. Sử dụng đúng công nghệ để theo dõi thời gian của nhân viên có thể nâng cao hiệu quả và đẩy nhanh quá trình tính lương.
#5. Thực hiện kiểm toán tiền lương
Bất kể ai xử lý bảng lương của bạn, thì đó là một cách thực hành tốt để tiến hành kiểm toán một cách thường xuyên. Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng thủ tục được tuân thủ một cách thích hợp và tất cả các tệp thuế của bạn được xử lý và hoàn thành một cách chính xác. Kiểm tra quy trình có thể giúp bạn khám phá những hiệu quả mới hoặc hướng dẫn nhóm tính lương của bạn cách quản lý các công việc thường ngày hoặc các mối lo ngại leo thang tốt hơn.
The Bottom Line
Sự thành công của công ty bạn phụ thuộc vào việc quản lý tiền lương hiệu quả. Mặc dù bạn có thể tự mình tính lương, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên chọn một phần mềm hoặc dịch vụ tính lương hợp lý để tiết kiệm thời gian và tránh phiền phức.
Bài viết liên quan
- HỆ THỐNG TIỀN LƯƠNG: Định nghĩa, Phần mềm & Hướng dẫn
- Bảng lương doanh nghiệp nhỏ: Dịch vụ phần mềm tính lương tốt nhất Vương quốc Anh
- QUẢN LÝ BẢNG LƯƠNG: Nó là gì, Cách quản lý & Hướng dẫn
- DỊCH VỤ NHÂN SỰ CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ: Chức năng & Ví dụ về Dịch vụ Nhân sự
- 17 HỆ THỐNG TRẢ LƯƠNG CHO DOANH NGHIỆP NHỎ TỐT NHẤT NĂM 2023, Đã cập nhật!!!
dự án
