Các công ty có thể theo dõi tiền lương của nhân viên bằng cách sử dụng một mục nhật ký tiền lương. Bạn có thể đảm bảo rằng bảng lương của mình chính xác nhất có thể nếu bạn biết cách tạo một mục nhật ký tiền lương một cách chính xác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ không chỉ nói về mục nhập nhật ký tiền lương trong Quickbooks, nó là gì và các ví dụ của chúng mà còn là tất cả về mục nhập nhật ký bảng lương tích lũy.
Mục nhập nhật ký tiền lương
Tiền lương hoặc các khoản thù lao khác mà người sử dụng lao động trả cho nhân viên của họ được ghi vào sổ nhật ký trả lương. Sổ nhật ký tiền lương được kế toán sử dụng để ghi chép các giao dịch này vào sổ cái của công ty và để theo dõi chi phí trả lương. Doanh nghiệp có thể thực hiện hành động này để đảm bảo rằng báo cáo tài chính của mình không có sai sót. Các khoản nợ và tín dụng được bao gồm trong mỗi mục nhập nhật ký và chúng phải cân đối với nhau.
Cách chuẩn bị một mục nhập nhật ký trả lương
Năm bước để chuẩn bị các bút toán tiền lương như sau:
# 1. Thiết lập tài khoản lương
Tạo tài khoản lương của bạn trước. Chúng có thể được đưa vào biểu đồ tài khoản của bạn, một danh sách tất cả các tài khoản tài chính của bạn được sắp xếp. Tài khoản bảng lương của bạn chứa danh sách các khoản nợ và chi phí để theo dõi và quản lý các khoản thanh toán và chuyển khoản của bạn.
Có một tài khoản riêng cho bảng lương là một lợi thế. Tùy thuộc vào người sử dụng lao động của bạn, bạn có thể có nhiều tài khoản trả lương hơn. Các tài khoản trả lương điển hình mà bạn có thể có bao gồm:
- Lương phải trả
- Chi phí cho kỳ nghỉ
- Thuế thu nhập liên bang phải trả
- Thuế thu nhập nhà nước phải nộp
- Tổng chi phí lao động
# 2. Xác định số tiền thuế và khoản khấu trừ
Bây giờ bạn có thể tính toán các khoản thuế và các khoản khấu trừ để xác định số tiền phải được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên. Tất cả nhân viên phải hoàn thành các giấy tờ thuế như W-4 và I-9 để hoàn thành việc này. Các tài liệu này nêu chi tiết số tiền phải khấu trừ trong mỗi kỳ trả lương.
# 3. Hiển thị chi phí trả lương của bạn
Bước tiếp theo là tập hợp và nhập bất kỳ khoản chi phí trả lương nào mà doanh nghiệp của bạn có trong hồ sơ kế toán. Chi phí trả lương có thể bao gồm bất kỳ khoản thanh toán nào do doanh nghiệp của bạn thực hiện trong kỳ kế toán, chẳng hạn như tiền lương, tiền công hoặc lợi ích. Bạn phải tăng tài khoản chi tiêu của mình vì chi phí trả lương đã được thanh toán. Các khoản ghi nợ của bạn phải tăng song song với chi phí của bạn. điều này cho thấy rằng bạn cũng có thể ghi nợ các hóa đơn trả lương của mình.
#4. Đăng nghĩa vụ của bạn
Bạn có thể công bố các khoản phải trả của mình sau khi bạn đã ghi lại chi phí trả lương của mình. Nợ phải trả là thứ bạn nợ nhưng chưa trả, chẳng hạn như các khoản nợ. Tín dụng của bạn sẽ tăng tương ứng với các khoản nợ tăng lên của bạn.
# 5. Xem lại và cập nhật hồ sơ của bạn
Khi bạn đã nhập tất cả các chi phí và khoản phải trả của mình, hãy kiểm tra lại hồ sơ của bạn để đảm bảo rằng không có gì bị thiếu và mọi thứ đều chính xác. Bằng cách so sánh các mục nhập của bạn với số tiền trên báo cáo bảng lương, bạn có thể xác định bất kỳ sai sót nào và sửa chữa chúng. Xác minh rằng các khoản ghi nợ và tín dụng của bạn là tương đương nhau trong suốt giai đoạn này. Xem qua hồ sơ kế toán của bạn để tìm và sửa bất kỳ sai sót nào nếu chúng bị mất cân đối.
Các loại mục nhập nhật ký trả lương
Ba loại mục chính của các mục như sau:
- Bản ghi đầu tiên - Các bút toán chủ yếu trong kế toán tiền lương là ghi chép ban đầu. Chúng là các mục đầu tiên trong sổ cái cho thấy một giao dịch và bao gồm tổng tiền lương của nhân viên cũng như bất kỳ khoản khấu trừ nào được thực hiện từ các khoản lương đó.
- Tiền lương tích lũy - mà người sử dụng lao động chưa trả cho người lao động. Khi công ty thanh toán tiền lương, kế toán ghi lại những khoản này vào cuối kỳ kế toán và cập nhật các bút toán trên sổ cái để phản ánh khoản thanh toán.
- Thanh toán thủ công - các khoản thanh toán do chủ lao động thực hiện thủ công, chẳng hạn như séc hoặc tiền mặt. Điều này thường xảy ra khi một công ty cần thay đổi mức lương của công nhân hoặc khi một công nhân bị cho thôi việc.
Mẹo cho việc nhập nhật ký trả lương
Dưới đây là một số mẹo để nhập các bút toán tiền lương:
- Phần mềm kế toán áp dụng: Mặc dù bạn có thể xuất bản các bút toán tính lương theo cách thủ công, phần mềm kế toán có thể có lợi khi mua. Do tính chất kỹ thuật số của kế toán tiền lương, phần mềm kế toán có thể hỗ trợ việc làm đơn giản hơn bằng cách lưu trữ, sắp xếp và theo dõi dữ liệu của bạn cũng như thực hiện các phép tính cho bạn.
- Tạo bảng tính: Ngay cả khi bạn quản lý các mục nhật ký tiền lương bằng phần mềm máy tính, hãy nghĩ đến việc giữ một bảng tính riêng cho chúng. Bạn có thể sử dụng điều này để giữ tất cả các mục nhập của mình ở một nơi và để xem liệu bạn có phát hiện ra lỗi trong sổ cái chung của mình hay không.
- Xuất bản các biểu mẫu thuế của bạn: Đối với các biểu mẫu thuế của nhân viên, bạn có thể muốn xem xét một phương pháp tổ chức. Vì các biểu mẫu thuế của chúng là cần thiết để tạo các mục nhật ký tiền lương, nên việc sắp xếp chúng sẽ rất thuận lợi để bạn có thể nhanh chóng xác định được một biểu mẫu thuế cụ thể khi bạn cần xác định các khoản khấu trừ tiền lương của nhân viên.
Ví dụ về mục nhập nhật ký trả lương
Trong phần này của hướng dẫn bảng lương kế toán doanh nghiệp nhỏ, chúng tôi sẽ sử dụng một công ty giả định để minh họa các ví dụ về mục nhập nhật ký bảng lương để ghi lại tiền lương gộp, khấu trừ tiền lương và chi phí trả lương liên quan.
Các giao dịch tính lương có thể được sử dụng trong cả hệ thống kế toán thủ công và phần mềm kế toán như QuickBooks vì chúng được đưa lên sổ cái. (Để gửi một mục trả lương trong QuickBooks, chỉ cần nhấp vào “Công ty” và sau đó chọn “Tạo các Sổ Nhật ký Chung”).
# 1 - Mục nhập Nhật ký tiền lương, bảng lương và bảo hiểm
Ngày
Tên tài khoản
Ghi nợ
thẻ tín dụng
3/1
Chi phí tiền lương
720.00
Thuế FICA phải trả (7.65% x 720)
55.08
Thuế thu nhập liên bang phải trả
58.00
Thuế thu nhập nhà nước phải nộp
21.00
Bảo hiểm y tế phải trả
50.00
Tiền lương phải trả
535.92
Mục nhập sau đây sẽ được thực hiện sau khi Công ty ABC phát hành séc bảng lương của Mary cho kỳ kế toán gần đây nhất để giảm (ghi nợ) số dư của tài khoản Lương phải trả và tài khoản thuế phải trả lương và giảm (ghi có) tiền mặt. (Trong các chương trình kế toán như QuickBooks, bạn sẽ ghi có vào tài khoản ngân hàng đóng vai trò là nguồn thanh toán cho nhân viên của bạn.)
# 2. Tiền lương phải trả cho mục nhập nhật ký trả lương
3/1
Mức lương phải trả
535.92
tiền mặt
535.92
Các chi phí về trách nhiệm trả lương mà Công ty ABC phát sinh phải được báo cáo cùng với khoản thanh toán gộp và khấu trừ trong các bút toán nhật ký trả lương trước đó.
Tổng các chi phí này bao gồm phần của Công ty ABC trong FICA của Mary, cũng như chi phí dự kiến về bảo hiểm bồi thường cho người lao động, thuế thất nghiệp và phần chia sẻ bảo hiểm y tế của Công ty ABC.
# 3. Nhật ký trả lương Nhập báo cáo tiền thuế
3/1
ABC CO FICA Chi phí
55.08
Chi phí thuế thất nghiệp
3.00
Chi phí bảo hiểm cho người lao động
20.00
Chi phí Bảo hiểm Y tế
50.00
ABC Co FICA Phải trả
55.08
Thuế thất nghiệp phải nộp
3.00
Bảo hiểm người lao động phải trả
20.00
Bảo hiểm y tế phải trả
50.00
Bạn chỉ cần ghi nợ các tài khoản phải trả mà bạn đang thanh toán và ghi có tiền mặt khi đến hạn thanh toán bảng lương, chẳng hạn như FICA và Thuế thu nhập liên bang phải trả.
Tôi hy vọng các Ví dụ về Mục nhập Nhật ký Bảng lương trước đây đã rõ ràng.
Mục nhập nhật ký tiền lương đã tích lũy
Tất cả các hình thức bồi thường lũy kế do người lao động chưa được trả cho họ đều được ghi vào sổ nhật ký bảng lương dồn tích. Cơ sở kế toán dồn tích sử dụng ý tưởng về bảng lương, là trách nhiệm của người sử dụng lao động vì nó chứa các cam kết tài chính mà một tổ chức phải có đối với nhân viên của mình, chẳng hạn như:
- Lương
- Tiền lương
- Hoa hồng
- Tiền thưởng
- Thuế đối với tiền lương
- Thời gian nghỉ không lương
- Đóng góp
- Khấu trừ
Bất kể doanh nghiệp có thực hiện bất kỳ khoản thanh toán nào bằng tiền mặt cho bất kỳ khoản tiền lương và tiền công nợ nào hay không, bút toán ghi sổ bảng lương dự thu được ghi nhận vào chi phí hoạt động trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ phát sinh.
Mục nhập nhật ký tính lương trong Quickbooks
Một ví dụ về cách ghi lại chính xác tiền lương, chi phí thuế của người sử dụng lao động, kiểm tra ròng và các giao dịch khác được kết nối với bảng lương được tạo bên ngoài chương trình tính lương QuickBooks bằng cách tải lên mục nhập nhật ký bảng lương của bạn trong QuickBooks
- Một mục nhật ký chung là kỹ thuật phổ biến nhất để quan sát các mục nhật ký tiền lương trong QuickBooks. Để làm cho quy trình này hiệu quả hơn, trước tiên hãy tạo một “Giao dịch được ghi nhớ” trong QuickBooks. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình thực hiện một giao dịch ghi lương đơn giản.
Sau đó, sử dụng giao dịch ghi nhớ bạn vừa thực hiện bằng cách làm theo hướng dẫn từng bước này để nhập bảng lương.
- Tài liệu nhập khẩu tùy chỉnh
Nhận Báo cáo GL được cá nhân hóa là một tùy chọn có sẵn cho tất cả các khách hàng trả lương.
Tệp IIF được sao chép trực tiếp hoặc khớp với biểu đồ tài khoản của chúng. Có thể nhập trực tiếp tệp duy nhất này vào QuickBooks. Vui lòng gửi cho người quản lý tài khoản của bạn một mục nhật ký mẫu và / hoặc một bản sao của sơ đồ tài khoản của bạn để mọi việc diễn ra.
Loại tạp chí nào là nhật ký trả lương?
Nhật ký chung là một loại nhật ký bao gồm nhật ký tiền lương, được phân loại theo tài khoản tiền lương.
Làm cách nào để ghi lại các khoản khấu trừ trong lương của nhân viên?
Mọi khoản trích theo lương của nhân viên sẽ được ghi vào sổ nhật ký:
- Nợ "Chi phí Tiền lương." Đối với toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho kỳ trả lương.
- Ghi có "Bảng lương phải trả ròng" cũng như bất kỳ khoản khấu trừ cần thiết nào. Toàn bộ số tín dụng được thêm vào sau khi danh sách ghi nợ hoàn chỉnh được thêm vào.
Đọc thêm: Nhà tuyển dụng có thành tích: Ý nghĩa, Dịch vụ, Lợi ích & Sự khác biệt
Những gì được bao gồm trong Nhật ký trả lương?
Những điều có trong nhật ký trả lương:
- Bồi thường nhân viên.
- Quyền lợi của người sử dụng lao động.
- Thuế sử dụng lao động.
- Thuế tiền lương.
- Các khoản khấu trừ của nhân viên.
- Bất kỳ khoản khấu trừ nào khác.
Bảng lương là loại chi phí nào?
Chi phí trả lương là chi phí trả tiền lương và tiền công của nhân viên để đổi lại các dịch vụ mà họ cung cấp cho công ty,
Kết luận
Mặc dù học cách viết nhật ký trả lương chắc chắn là rất đáng giá, nhưng nếu bạn có nhiều hơn năm nhân viên, phân tích chi phí - lợi ích bắt đầu thay đổi. Phần mềm tính lương tốt sẽ cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ khác trong khi xử lý công việc khó khăn là viết một mục nhập nhật ký trả lương.
Một khía cạnh quan trọng của kế toán kinh doanh là phần ghi sổ nhật ký tiền lương. Việc sử dụng phần mềm tính lương hàng đầu sẽ dễ dàng hơn rất nhiều về thủ tục. Hệ thống sẽ tự động tính toán tổng tiền lương và nghĩa vụ thuế của bạn. Thay mặt bạn, nó sẽ tạo một mục nhật ký tiền lương mà bạn có thể nộp vào thời điểm tính thuế.
Để hiểu thêm cách thức hoạt động của mục nhập nhật ký tiền lương, bạn có thể xem lại các ví dụ.
Câu hỏi thường gặp về mục nhập nhật ký trả lương
Nhật ký tiền lương là gì?
Nhật ký tiền lương là một loại nhật ký kế toán cụ thể bao gồm dữ liệu liên quan đến bộ phận nhân sự của công ty.
Bảng lương là Ghi nợ hay Tín dụng?
Bài viết liên quan
- 17 HỆ THỐNG THANH TOÁN DOANH NGHIỆP NHỎ NHẤT NĂM 2022, Cập nhật !!!
- CHU KỲ KẾ TOÁN: Các bước, Ví dụ và Tầm quan trọng.
- Bảng lương doanh nghiệp nhỏ: Dịch vụ phần mềm tính lương tốt nhất Vương quốc Anh
- Báo cáo Bảng lương: Hướng dẫn Chi tiết về Báo cáo Bảng lương
- QUY TRÌNH KẾ TOÁN: Hiểu 8 bước trong chu trình kế toán
