Khi bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, ưu tiên hàng đầu là được thanh toán đúng hạn. Nếu bạn không thiết lập các điều khoản thanh toán phù hợp với khách hàng của mình, điều này có thể dẫn đến việc thanh toán trễ, dòng tiền kém và căng thẳng không cần thiết trong doanh nghiệp của bạn. May mắn thay, bạn có thể thực hiện các bước đơn giản để cải thiện phương thức thanh toán của mình. Bài viết này sẽ xem xét các điều khoản thanh toán, loại, ví dụ, tầm quan trọng và cách sử dụng chúng trong doanh nghiệp của bạn.
Điều khoản thanh toán là gì?
Khi bạn gửi hóa đơn cho khách hàng, điều khoản thanh toán sẽ cho họ biết bạn mong đợi điều gì từ họ trong tương lai. Chúng cho khách hàng của bạn biết cách bạn muốn được trả tiền và khi nào họ cần trả tiền cho bạn. Các điều khoản thanh toán cũng có thể bao gồm các hậu quả của việc thanh toán trễ hoặc trễ. Để khách hàng của bạn biết những gì mong đợi, điều quan trọng là phải thiết lập các điều khoản thanh toán rõ ràng. Những điều này càng dễ hiểu thì khách hàng càng dễ thanh toán cho bạn đúng hạn.
Tại sao Điều khoản thanh toán lại quan trọng?
Điều khoản thanh toán rất quan trọng để hiểu doanh nghiệp có thể có bao nhiêu tiền cho các dự án trong tương lai như mở rộng, đổi mới, dòng sản phẩm mới hoặc chiến dịch quảng cáo. Các điều khoản này có thể chỉ định các khoản thanh toán trả góp định kỳ, có thể giúp cân bằng số vốn cần thiết cho các chi phí hàng ngày và hàng tháng. Nếu chủ doanh nghiệp hiểu được dòng tiền hàng tháng của họ, họ có thể cảm thấy ít căng thẳng hơn về các khoản thanh toán và thu nhập.
Ai xác định điều khoản thanh toán?
Thông thường, chủ doanh nghiệp hoặc trưởng phòng kế toán đặt ra các điều khoản thanh toán cho khách hàng trước khi thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Điều này được thực hiện để khách hàng có thể hiểu rõ ràng và tuân theo các điều khoản thanh toán. Khi ước tính chi phí xây dựng và tài nguyên, chủ doanh nghiệp cũng có thể quyết định các điều khoản thanh toán trước khi mở cửa.
Ví dụ về điều khoản thanh toán
Thông thường, các điều khoản thanh toán được liệt kê dưới dạng viết tắt trên hóa đơn. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến nhất về điều khoản thanh toán mà bạn nên làm quen.
- 1MD: Điều này thể hiện khoản tín dụng thanh toán cho vật tư trị giá cả tháng.
- PIA: Chữ viết tắt này là viết tắt của “thanh toán trước”, có nghĩa là việc thanh toán phải được thực hiện đầy đủ trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao.
- CIA: Chữ viết tắt này là viết tắt của “tiền mặt trước”, có nghĩa là toàn bộ khoản thanh toán phải được thực hiện bằng tiền mặt trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao.
- Khi nhận: Ngay sau khi khách hàng nhận được hóa đơn, thanh toán dự kiến.
- Thực 7: có nghĩa là thanh toán phải được thực hiện trong vòng bảy ngày.
- Thực 21: Thanh toán phải được thực hiện trong vòng 21 ngày kể từ ngày nhận hàng.
- Thực 30: Thanh toán phải được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày lập hóa đơn. Net 60, Net 90 và các biến thể khác đôi khi cũng được sử dụng.
- Cuối Tháng (EOM): Thanh toán đến hạn vào cuối tháng nhận hóa đơn.
- 15 tổ chức tài chính vi mô: Ngày 15 của tháng sau ngày lập hóa đơn là ngày đến hạn thanh toán.
- 2/10 Ròng 30: Thanh toán trong vòng 30 ngày nhưng khách hàng được chiết khấu 2% nếu thanh toán trong 10 ngày.
- COD: Điều này là viết tắt của "tiền mặt khi giao hàng", có nghĩa là hàng hóa hoặc dịch vụ phải được thanh toán bằng tiền mặt tại thời điểm giao hàng.
Đọc thêm: Phương thức thanh toán trực tuyến tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ năm 2023
- CND: Chữ viết tắt này là viết tắt của “cash next delivery”, có nghĩa là phải thanh toán trước khi giao hàng sau. Đối với việc giao hàng định kỳ, thời hạn thanh toán này thường được bảo lưu.
- CBS: Chữ viết tắt này là viết tắt của “tiền mặt trước khi giao hàng”, có nghĩa là số tiền còn lại phải được thanh toán trước khi sản phẩm được chuyển đến khách hàng.
- CWO: Chữ viết tắt này là viết tắt của “cash with order”, có nghĩa là khách hàng phải thanh toán đầy đủ hóa đơn trước khi hàng hóa được sản xuất và vận chuyển.
- chiết khấu tích lũy: Một giảm giá được cung cấp trên một đơn đặt hàng lớn.
Ví dụ về cách hoạt động của Điều khoản thanh toán
Hãy xem một ví dụ để hiểu tại sao các điều khoản thanh toán lại quan trọng đối với tài chính của công ty bạn:
Giả sử bạn sắp mở một cửa hàng mới. Bạn phải đầu tư $5,000 vào thiết bị. Gần đây, bạn đã nhận được một đơn đặt hàng lớn từ khách hàng và gửi hóa đơn trị giá 7,000 USD. Ngoài ra, bạn dự đoán rằng khách hàng sẽ thanh toán hóa đơn vào cuối tháng.
Tuy nhiên, khách hàng không trả tiền đúng hạn. Do đó, bạn không thể mua các thiết bị mới cần thiết. Bạn hiện đang trả tiền thuê mặt tiền cửa hàng của mình mặc dù bạn không kinh doanh gì ở đó. Do thanh toán trễ, bạn bắt đầu mất tiền.
Ví dụ này cho thấy tầm quan trọng của việc thanh toán hóa đơn kịp thời. Tập hợp một hóa đơn ngắn gọn, dễ hiểu sẽ giúp ích rất nhiều trong việc đảm bảo bạn được thanh toán đúng hạn. Nhờ đó, bạn có đủ khả năng để duy trì hoạt động kinh doanh và đạt được các mục tiêu tăng trưởng của mình.
Các loại điều khoản thanh toán là gì?
Các công ty đôi khi sẽ đồng ý đi chệch khỏi các điều khoản thanh toán tiêu chuẩn của họ và chia nhỏ hoặc kết hợp các khoản thanh toán. Các loại thỏa thuận phổ biến nhất được liệt kê dưới đây.
#1. Thanh toán chia nhỏ
Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên xử lý các dịch vụ đắt tiền, mặt hàng xa xỉ hoặc bán vé số lượng lớn, thì bạn nên cung cấp các tùy chọn thanh toán chia nhỏ trong điều khoản và điều kiện hóa đơn của mình. Dòng tiền của bạn là tài sản quý giá nhất trong công ty của bạn. Yêu cầu thanh toán đầy đủ cho các dịch vụ hoặc mặt hàng đắt tiền có thể khiến khách hàng mất hứng thú.
#2. Tiền mặt trước khi giao hàng (CBS) & Tiền mặt trước khi giao hàng (CBD)
Vận chuyển sản phẩm có thể là một công việc rủi ro, đặc biệt nếu bạn vận chuyển chúng trên một khoảng cách dài. Sản phẩm của bạn có thể bị hư hỏng hoặc bị mất trong quá trình vận chuyển. Nếu bạn không đề phòng và khách hàng không trả tiền, công ty của bạn có thể bị lỗ ròng.
#3. Thư tín dụng (LOC)
Khách hàng đánh giá cao các công ty cung cấp cho họ tín dụng. Điều này đặc biệt phổ biến trong lĩnh vực doanh nghiệp với doanh nghiệp, nơi bạn có thể có các giao dịch mua định kỳ từ cùng một khách hàng cứ sau vài tuần/tháng. Nhưng làm thế nào bạn có thể cung cấp đặc quyền này cho những khách hàng mà bạn chưa từng làm việc trước đây và không có kinh nghiệm chuyên môn?
#4. Tiền gửi cán (RD)
RD là một phương thức thanh toán phổ biến khác trong lĩnh vực B2B. Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về độ tin cậy của khách hàng, bạn có thể theo dõi các khoản thanh toán của họ bằng cách yêu cầu họ cung cấp biên lai tiền gửi, hoạt động như một thẻ an toàn trả trước mà họ có thể sử dụng để mua hàng từ bạn.
#5. Trả trước 50%
Một số khách hàng có thể lo lắng về việc yêu cầu thanh toán trước 50%, nhưng điều này rất dễ dàng đối với các dự án dài hạn. Bạn có thể trang trải các chi phí liên quan mà không phải bỏ tiền túi ra nếu bạn nhận trước một phần của tổng giá.
#6. MẠNG 30 và MẠNG 60
Đối với khách hàng cũng như các doanh nghiệp mới, việc nhìn thấy “Net 30” hoặc “Net 60” trong mẫu hóa đơn có thể khiến bạn bối rối. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là khách hàng của bạn có tối đa 30 hoặc 60 ngày sau khi nhận được hóa đơn để thanh toán. Để tránh nhầm lẫn và khả năng thanh toán trễ, hãy thay thế các điều khoản này bằng “30 ngày” và “60 ngày” trên hóa đơn của bạn. Tuy nhiên, chúng tôi vẫn khuyên bạn nên bao gồm một ngày đáo hạn cụ thể.
# 7. Giảm giá
Nếu bạn muốn khách hàng thanh toán cho bạn nhanh hơn, bạn nên xem xét triển khai hệ thống chiết khấu. Ví dụ: bạn có thể chiết khấu cho khách hàng 1% nếu họ thanh toán đầy đủ trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận hoặc chiết khấu 2% nếu họ thanh toán vào ngày hôm sau. Nó sẽ tiết kiệm cho họ một ít tiền và một ít tóc bạc cho bạn.
Cách sử dụng Điều khoản thanh toán
Bạn có thể kiểm soát cách thức và thời điểm khách hàng thanh toán cho bạn bằng cách sử dụng các điều khoản thanh toán. Các điều khoản này thiết lập kỳ vọng thanh toán ngay từ đầu, tránh nhầm lẫn sau này.
Sau đây là một số gợi ý về cách tận dụng các điều khoản thanh toán:
- Yêu cầu thanh toán trước. Bạn có thể muốn yêu cầu thanh toán trước trong một số trường hợp. Đối với các nhà cung cấp dịch vụ muốn đảm bảo thanh toán trước khi bắt đầu công việc, đây có thể là một lựa chọn tốt.
- Thực hiện một yêu cầu gửi tiền. Cân nhắc yêu cầu đặt cọc nếu việc yêu cầu thanh toán trước là không khả thi. Ví dụ, đối với các dự án lớn hơn, yêu cầu đặt cọc 50% là một lựa chọn tốt.
- Tạo người lưu giữ hàng tháng. Bạn có thể thiết lập một người lưu giữ hàng tháng cho những khách hàng mà bạn làm việc thường xuyên. Bạn đồng ý với một số tiền thanh toán hàng tháng.
- Đặt điều khoản hóa đơn. Bạn sẽ cần phải quyết định các điều khoản của hóa đơn nếu bạn làm việc cho khách hàng và khách hàng. Ví dụ: bạn có thể đặt các điều khoản hóa đơn đến hạn khi nhận hoặc bạn có thể chọn các điều khoản thanh toán Net 90. Tất cả phụ thuộc vào những gì tốt nhất cho bạn và khách hàng của bạn.
Cách thiết lập điều khoản thanh toán hiệu quả
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc thuyết phục khách hàng thanh toán hóa đơn đúng hạn, bạn có thể cần triển khai các điều khoản thanh toán hiệu quả hơn. Dưới đây là bảy gợi ý để cải thiện các điều khoản thanh toán cho khách hàng của bạn.
#1. Biết sử dụng phần mềm kế toán.
Để bắt đầu, sử dụng phần mềm kế toán có thể giúp bạn đơn giản hóa quy trình lập hóa đơn và tài chính của mình. Với phần mềm kế toán phù hợp, bạn có thể gửi hóa đơn nhanh hơn và ít lỗi hơn.
#2. Nêu rõ các điều khoản thanh toán của bạn.
Trước khi bạn bắt đầu làm việc với một khách hàng mới, hãy đảm bảo rằng họ hiểu và đồng ý với các điều khoản thanh toán của bạn. Giải thích bằng lời các điều khoản cho khách hàng của bạn và bao gồm giải thích bằng văn bản trong hợp đồng bạn gửi. Điều này sẽ giúp làm sáng tỏ mọi nhầm lẫn về số tiền khách hàng nợ bạn và thời điểm đến hạn thanh toán.
#số 3. Hãy lịch sự.
Muốn có một thủ thuật đơn giản để khiến khách hàng của bạn trả tiền cho bạn nhanh hơn? Hãy lịch sự khi lập hóa đơn cho khách hàng của bạn và bao gồm các từ “vui lòng” và “cảm ơn” ở đâu đó trên hóa đơn.
#4. Cung cấp nhiều tùy chọn thanh toán.
Bạn đã bao giờ thử mua hàng tại một cửa hàng và phát hiện ra rằng cửa hàng đó chỉ chấp nhận tiền mặt chưa? Hãy xem bạn cảm thấy thế nào khi nhận ra điều này – bạn có khó chịu và thất vọng vì sự bất tiện này không?
#5. Đặt điều khoản thanh toán ngắn hơn.
Rút ngắn ngày đáo hạn là một trong những cách hiệu quả nhất để khiến khách hàng của bạn thanh toán sớm hơn. Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng nếu bạn cho khách hàng của mình một khoảng thời gian dài để thanh toán, họ thường sẽ chấp nhận.
#6. Hãy thích nghi.
Rõ ràng là bạn muốn khách hàng thanh toán đúng hạn, nhưng bạn cũng cần hiểu rằng đôi khi bạn đang làm việc với một công ty khác và công ty đó có thể đang giải quyết các vấn đề về dòng tiền của chính họ. Một số doanh nghiệp đơn giản là không thể đáp ứng các điều khoản thanh toán Net 14 hoặc thậm chí Net 30 và sẽ đánh giá cao các điều kiện linh hoạt hơn.
#7. Cung cấp giảm giá cho thanh toán kịp thời.
Cân nhắc cung cấp chiết khấu thanh toán sớm cho khách hàng của bạn. Ví dụ: điều khoản tiêu chuẩn của bạn có thể là Net 30, nhưng khách hàng được chiết khấu 2% nếu họ thanh toán hóa đơn trong vòng bảy ngày.
Làm thế nào để bạn viết điều khoản và điều kiện thanh toán?
Viết các điều khoản và điều kiện thanh toán như sau:
#1. Viết phần giới thiệu
Làm nổi bật tên dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn ở đầu tài liệu điều khoản và điều kiện của bạn. Điều này có thể so sánh với bước đầu tiên trong việc học cách viết một hợp đồng kinh doanh. Ở đầu các điều khoản và điều kiện của bạn và phía trên các chi tiết hợp đồng, bao gồm tất cả các chi nhánh, tên thương mại, công ty con và công ty mẹ.
#2. Mô tả các điều khoản và điều kiện.
Viết các điều khoản và điều kiện bằng ngôn ngữ đơn giản. Đề xuất của bạn và các điều khoản và điều kiện đơn giản của trang web phải giải quyết tất cả các vấn đề pháp lý, đảm bảo rằng bạn không phải chịu trách nhiệm pháp lý.
#3. Tạo một tuyên bố cảm ơn khách hàng cho doanh nghiệp của họ.
Bao gồm tuyên bố xác nhận dịch vụ khách hàng trong các điều khoản và điều kiện của bạn để đảm bảo tính hợp lệ của chúng. Ví dụ: người ký tên dưới đây đồng ý với các điều khoản và điều kiện được nêu ở đây.
#4. Liệt kê chủ sở hữu hợp pháp
Bao gồm thông tin về các nhiệm vụ và hành động mà bạn không chịu trách nhiệm để hạn chế trách nhiệm pháp lý của mình. Lập danh sách các hành động bị cấm để người dùng cuối biết về chúng.
#5. Thiết lập chính sách riêng tư
Một thành phần khác của các điều khoản và điều kiện rõ ràng của bạn là chính sách bảo mật của bạn. Phần này chỉ định cách bạn dự định xử lý thông tin nhạy cảm của khách hàng. Bao gồm thông tin về cách từ chối bán hoặc chia sẻ thông tin của bạn.
#6. Thêm chữ ký của cả hai bên và dòng thời gian
Một dòng thời gian và khoảng trống cho chữ ký của cả hai bên nên được đưa vào cuối các điều khoản và điều kiện.
Tầm quan trọng của điều khoản thanh toán
Khả năng dự báo dòng tiền, tiếp nhận các dự án mới và đầu tư vào các cơ hội mới sẽ trở nên dễ dàng hơn nhờ các điều khoản thanh toán được xác định rõ ràng.
Theo một nghiên cứu của Ngân hàng Hoa Kỳ, nếu bạn quá lỏng lẻo về các điều khoản thanh toán hoặc không theo dõi những khách hàng có số dư chưa thanh toán, dòng tiền của doanh nghiệp bạn có thể bị ảnh hưởng.
các điều khoản thanh toán tiêu chuẩn là gì?
Net 10, net 15, net 30, net 60 và net 90 là các dạng phổ biến (còn được viết là net 10 ngày, v.v.). Ví dụ: thời hạn thanh toán tiêu chuẩn là 30 ngày có thể được chỉ định là 30 ngày ròng hoặc 30 ngày ròng, cho biết rằng khoản thanh toán đến hạn trên số tiền trên hóa đơn là 30 ngày sau khi giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
Làm thế nào để bạn quyết định điều khoản thanh toán cho khách hàng?
Khi chọn điều khoản thanh toán, hãy ghi nhớ những điều sau:
- Điều tra lịch sử tín dụng của từng khách hàng (lấy báo cáo tín dụng kinh doanh nếu bạn có thể).
- Điều chỉnh điều khoản thanh toán dựa trên số tiền hóa đơn.
- Bao gồm các điều khoản và phí rõ ràng trong tất cả các hợp đồng và hóa đơn để tránh mọi hiểu lầm về thời điểm bạn nên thanh toán.
các điều khoản thanh toán tốt nhất là gì?
Điều khoản thanh toán và lập hóa đơn hàng đầu:
- Thanh toán khi sử dụng dịch vụ.
- Do khi nhận được.
- Tiền đặt cọc yêu cầu.
- Định kỳ.
- Một khoản đặt cọc 50% là bắt buộc.
- Thu tiền khi nhận hàng (COD)
- Bao thanh toán hóa đơn.
Đó là thời hạn thanh toán an toàn nhất?
Thư tín dụng
Nếu cả hai bên đều sẵn sàng, đây có thể là một trong những phương thức thanh toán an toàn nhất cho cả hai bên.
Điều khoản thanh toán hàng tháng là gì?
Điều khoản thanh toán xác định cách thức, thời gian và cách thức khách hàng hoặc khách hàng của bạn thanh toán cho công ty của bạn. Thông thường, thanh toán hóa đơn phải tuân theo các điều khoản thanh toán. Chúng là một thỏa thuận thiết lập các kỳ vọng thanh toán của bạn, bao gồm thời điểm khách hàng phải thanh toán cho bạn và các hình phạt đối với các khoản thanh toán trễ.
Kết luận
Một bước thiết yếu trong kế toán doanh nghiệp là thiết lập quy trình lập hóa đơn với các điều khoản thanh toán cụ thể. Điều khoản thanh toán đặt kỳ vọng cho khách hàng của bạn và ưu tiên các khoản thanh toán của bạn, dẫn đến mối quan hệ khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Bài viết liên quan
- ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN NET 30: Ý nghĩa, ví dụ & lý do tại sao bạn nên sử dụng chúng hay không
- HÓA ĐƠN KẾ TOÁN: Định nghĩa, Cách ghi lại và Phần mềm Miễn phí
- Thanh toán xuống là gì và bạn tính toán nó như thế nào?
- CÁCH TẠO HÓA ĐƠN: Hướng dẫn tốt nhất để tạo hóa đơn chuẩn
- Tài trợ hóa đơn: Định nghĩa, Các loại, Ưu điểm & Nhược điểm
dự án
