Quản lý tiền lương là một chức năng thiết yếu đối với bất kỳ công ty nào, bất kể lớn hay nhỏ. Bồi thường cho nhân viên chính xác và kịp thời là rất quan trọng để duy trì nơi làm việc hiệu quả và hệ thống trả lương được quản lý tốt có thể hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ đáp ứng nghĩa vụ này và tránh các khoản tiền phạt nghiêm trọng có thể xảy ra từ Sở Thuế vụ và các tiểu bang riêng lẻ. Sự phức tạp và tầm quan trọng của việc xử lý bảng lương khiến nhiều doanh nghiệp phải thuê sự trợ giúp từ bên ngoài. Tuy nhiên, để thiết lập một hệ thống đáng tin cậy, trước tiên bạn phải chọn khía cạnh nào của quy trình tính lương mà bạn sẽ xử lý nội bộ và khía cạnh nào bạn sẽ thuê ngoài. Sau đó, bạn có thể duy trì quyền kiểm soát bảng lương bằng cách cập nhật hồ sơ và theo dõi giờ làm việc của nhân viên để việc xử lý bảng lương trở nên đơn giản, chính xác. Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích cách quản lý bảng lương cho các doanh nghiệp nhỏ đồng thời làm nổi bật cách nó hoạt động với Intuit và Quickbooks.
Quản lý bảng lương nghĩa là gì?
Thuật ngữ "quản lý bảng lương" đề cập đến quy trình hành chính theo dõi và báo cáo dữ liệu tài chính liên quan đến nhân viên của tổ chức, bao gồm giờ làm việc, tiền lương của họ và bất kỳ khoản thuế khấu trừ hiện hành nào.
Tuy nhiên, quản lý tiền lương có thể khó khăn và rủi ro do tính chất nhạy cảm của dữ liệu nhân viên, tính phức tạp của tính toán thuế và khả năng gửi tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên. Do đó, việc tuân thủ pháp luật đòi hỏi bạn phải biết cách quản lý bảng lương hợp lý.
Quy trình tính lương trong nhân sự là gì?
Nếu bạn phụ trách nhân sự hoặc bảng lương, bạn sẽ biết tầm quan trọng của việc đảm bảo nhân viên được trả lương đúng hạn và chính xác. Chỉ một sơ suất thôi cũng đủ làm tổn hại đến uy tín của tổ chức và đánh mất niềm tin của nhân viên. Do đó, xử lý bảng lương một cách chính xác là một trách nhiệm quan trọng.
Thuật ngữ "xử lý bảng lương" đề cập đến quá trình giải ngân tiền cho người lao động, có tính đến phân loại, tiền lương và bất kỳ khoản khấu trừ hiện hành nào. Ngoài ra, nó liên quan đến việc thanh toán và báo cáo thuế việc làm cho HMRC.
Tuy nhiên, sự tham gia của nhân sự trong quá trình xử lý bảng lương thay đổi theo hệ thống và tổ chức cụ thể. Nếu một tổ chức sử dụng dịch vụ tính lương, HR có thể không phải lo lắng nhiều, trong khi nếu họ sử dụng phần mềm tính lương, HR có thể chịu trách nhiệm về tiền lương của mọi người.
Bất kể, điều này phải được thực hiện một cách kịp thời tuân thủ các yêu cầu hiện hành và lịch trả lương của tổ chức.
Do có nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm thang lương, phân loại nhân viên, thăng chức và chấm dứt hợp đồng, việc xử lý bảng lương có thể khó xử lý.
Do đó, để ngăn ngừa lỗi hiệu quả nhất, điều quan trọng là phải có các điểm kiểm tra tại các giai đoạn quan trọng của quá trình xử lý bảng lương.
Khái niệm cơ bản về bảng lương là gì?
Bảng lương là khoản bồi thường mà một công ty nợ người lao động trong một khoảng thời gian cụ thể và vào một ngày cụ thể. Thủ tục trả lương cơ bản có thể bao gồm;
- Theo dõi số giờ làm việc của nhân viên
- Xác định tiền lương và tiền công, và
- Giải ngân tiền thông qua séc hoặc tiền gửi trực tiếp.
Các loại bảng lương là gì?
Về cơ bản có bốn loại bảng lương với mỗi loại có ưu điểm và nhược điểm riêng, giúp xác định chiến lược nào phù hợp nhất cho một công ty cụ thể.
Họ là;
- Hàng tuần
- Hai tuần một lần
- Nửa tháng
- Hàng tháng
Quản lý bảng lương cho doanh nghiệp nhỏ
Xử lý bảng lương nói chung là một trong những nhiệm vụ kinh doanh khó khăn, mệt mỏi và tốn thời gian nhất đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ. Mặt khác, nó cũng là một trong những điều quan trọng nhất. Các vấn đề về tiền lương có thể làm suy giảm tinh thần của nhân viên, lãng phí các nguồn lực quan trọng của công ty và khiến ngay cả những công ty thịnh vượng nhất cũng phải quỳ gối.
Do đó, điều cần thiết đối với các doanh nghiệp nhỏ là quản lý hiệu quả bảng lương của họ một cách kịp thời. Và một trong số đó tuân thủ các yêu cầu hiện hành và lịch trả lương của tổ chức.
Có nhiều cách mà các doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý Bảng lương. Bất kể điều gì, toàn bộ quy trình bao gồm thu thập thông tin nhân sự và nhập chính xác thông tin đó vào một tệp hoặc tài liệu. Mỗi phiếu lương sẽ cần phải được chuẩn bị cho mỗi kỳ lương, với việc tính toán thuế chính xác là điều bắt buộc. Đảm bảo nhân viên của bạn và các cơ quan chính phủ có liên quan được trả lương đúng hạn và chính xác là bước cuối của quy trình. Dưới đây là ba cách để xử lý hoặc quản lý bảng lương.
#1. Xử lý thủ công
Tại đây, để in séc hoặc gửi tiền trực tiếp, bạn sẽ cần phải tự mình hoàn thành tất cả các phép tính bảng lương và xử lý. Ngoài ra, bạn sẽ phải tìm ra một chiến lược để tự mình theo dõi hồ sơ lương và các khoản thanh toán.
#2. Phần mềm tính lương
Với sự trợ giúp của một trong nhiều phần mềm tính lương có sẵn, bạn có thể đơn giản hóa quá trình tính lương. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền, giảm khối lượng công việc hành chính và trả lương cho nhân viên và cơ quan thuế đúng hạn.
#3. Dịch vụ tính lương thuê ngoài
Cuối cùng, bạn có thể nhờ dịch vụ tính lương lo mọi việc thay cho bạn. Nhà cung cấp sẽ lo mọi thứ liên quan đến việc quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên trong phần mềm của bạn và xử lý bảng lương đúng tiến độ. Giá bắt đầu từ $40/tháng và tăng lên từ đó, với chi phí bổ sung cho mỗi công nhân. Do tính chất cá nhân của nhu cầu của bạn, nhiều doanh nghiệp nhấn mạnh rằng bạn phải liên hệ với họ trước khi họ có thể cung cấp ước tính cho các dịch vụ của họ.
Thông báo cho dịch vụ bảng lương của bạn về nhân viên mới và đảm bảo số tiền cần thiết có sẵn trong tài khoản ngân hàng của bạn là tất cả những gì cần thiết để xử lý bảng lương của bạn theo cách này. Đó là phương pháp ít tốn công sức nhất, giúp bạn rảnh tay để tập trung vào các khía cạnh khác của việc điều hành hoặc mở rộng công ty của mình.
Cách quản lý bảng lương cho doanh nghiệp nhỏ
Nếu bạn đang tìm cách quản lý quy trình trả lương của mình, đây là những gợi ý về cách các doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý bảng lương của họ!
#1. Đăng ký số nhận dạng nhà tuyển dụng
Cần phải có EIN trước khi bạn có thể bắt đầu trả lương cho nhân viên (EIN). EIN của bạn đóng vai trò là số nhận dạng duy nhất cho công ty của bạn giống như cách mà SSN của bạn làm cho bạn với tư cách cá nhân.
Nhiều cơ quan có thẩm quyền yêu cầu EIN trước khi chủ doanh nghiệp có thể làm những việc như xin giấy phép, nộp thuế biên chế hoặc thậm chí mở tài khoản ngân hàng. Vị trí trụ sở chính của công ty bạn sẽ xác định xem bạn có yêu cầu số nhận dạng nhà tuyển dụng của tiểu bang (EIN) ngoài EIN liên bang của bạn hay không.
#2. Đặt Trạng thái Lương và Tần suất Trả lương
Là chủ doanh nghiệp, bạn có một số lựa chọn quan trọng, bao gồm tần suất bạn trả lương cho nhân viên cũng như loại tiền lương mà họ nhận được. Hãy đi sâu hơn một chút vào điều này;
Tần suất thanh toán, đôi khi được gọi là lịch thanh toán, đề cập đến thời gian và tính đều đặn của các khoản thanh toán cho nhân viên. Hãy chắc chắn rằng bạn không thiếu mức lương tối thiểu ở địa điểm của mình bằng cách kiểm tra cả luật liên bang và tiểu bang. Hàng tuần, hai tuần một lần và hàng tháng nói chung là những ví dụ khác nhau về thời hạn trả lương. Tuy nhiên, dù bạn quyết định như thế nào, điều quan trọng nhất là thanh toán nhất quán và kịp thời.
Mặt khác, tình trạng tiền lương liên quan đến việc xác định số tiền lương của nhân viên. Cả mức lương theo giờ (đối với người lao động không được miễn thuế) và sắp xếp tiền lương đều là những lựa chọn khả thi (đối với nhân viên được miễn thuế). Tình trạng bồi thường phù hợp bị ảnh hưởng nặng nề bởi công việc của nhân viên và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp nhỏ của bạn.
#3. Tìm hiểu và thực hiện theo Luật Tiền lương
Trong mọi trường hợp, bạn phải đảm bảo rằng tổ chức của bạn tuân thủ tất cả các quy định hiện hành của địa phương và quốc gia. Điều này đòi hỏi bạn (hoặc ai đó trong công ty của bạn) phải làm quen với các trách nhiệm pháp lý và tiền tệ của mình với tư cách là người sử dụng lao động.
Ngoài ra, hãy trả số tiền thuế liên bang, tiểu bang và địa phương phù hợp, cũng như thuế thu nhập cho mỗi công nhân. Điều này bao gồm FICA (An sinh xã hội và Medicare) và các loại thuế liên quan đến việc làm khác. Bạn nên xác minh hệ thống trả lương của mình để đảm bảo thanh toán đúng hạn và hợp lệ cho tất cả nhân viên. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng các khoản tiền gửi thuế biên chế của bạn được thực hiện trên cơ sở nhất quán và phù hợp với nghĩa vụ thuế của bạn.
#4. Thiết lập quy trình trả lương
Một hệ thống trả lương thường bao gồm bất kỳ chương trình nào hỗ trợ quá trình tính toán và quản lý tiền lương của nhân viên. Thường có ba khả năng:
- Hướng dẫn sử dụng
- Gia công phần mềm
- Phần mềm
Bất kể quyết định của bạn là gì, điều quan trọng là phải suy nghĩ cẩn thận về một số vấn đề trước khi giải quyết hệ thống trả lương cho công ty của bạn. Do đó, hãy ghi nhớ những điều sau đây mọi lúc:
- Ngân sách
- Số lượng nhân viên
- Sự tự tin. Bạn có chắc chắn rằng mình có thể quản lý bảng lương một cách chính xác không?
#5. Mô tả và thiết lập các thủ tục và chính sách trả lương của bạn
Chuẩn hóa các thủ tục trả lương của bạn là điều cần thiết trước khi xử lý bảng lương đầu tiên của bạn. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đến quy trình trả lương, từ quản lý cấp cao đến bộ phận nhân sự cho đến nhân viên, đều thống nhất về thời hạn trả lương, số tiền lương dự kiến, thời gian nghỉ có trả lương và các lợi ích khác.
#6. Theo dõi thời gian với chương trình phần mềm chuyên dụng
Nếu bạn trả lương cho nhân viên của mình theo giờ, thì một hệ thống chấm công là điều cần thiết để theo dõi hiệu quả của họ và xác định mức lương của họ. Điều quan trọng là phải thiết kế một hệ thống giám sát thời gian thân thiện với người dùng và cũng khó chơi. Có một số tùy chọn để xử lý bảng chấm công, bao gồm các nền tảng tích hợp có thể đồng bộ hóa với phần mềm tính lương của bạn để có dữ liệu chính xác nhất có thể.
#7. Theo dõi dòng tiền của bạn
Hết tiền trước khi có thể trả lương cho nhân sự là cơn ác mộng tồi tệ nhất của mọi chủ doanh nghiệp. Xem lại dòng tiền của bạn sẽ giúp bạn tìm ra lý do tại sao bạn dường như luôn bị thiếu lương.
Không có đủ tiền để trả lương cho nhân viên của bạn nói chung là cơn ác mộng tồi tệ nhất của mọi chủ doanh nghiệp. Nếu bạn thấy rằng bạn thường xuyên thiếu thời gian trả lương, việc phân tích dòng tiền của bạn có thể tiết lộ nguyên nhân cơ bản. Các vấn đề về tiền lương, chẳng hạn như thừa nhân viên hoặc trả lương quá cao, có thể được phát hiện bằng cách theo dõi cẩn thận dòng tiền. Hơn nữa, trước khi dùng đến các biện pháp quyết liệt như giữ lại tiền lương hoặc thu hẹp quy mô, tốt nhất bạn nên cố gắng trì hoãn khoản thanh toán cho nhà cung cấp hoặc thu các khoản thanh toán chưa thanh toán của khách hàng trong thời gian khó khăn về tài chính.
#số 8. Thuê một điều phối viên hoặc quản lý tiền lương
Không có gì ngạc nhiên khi nhiều doanh nghiệp chọn tùy chọn dễ dàng nhất nhưng đáng tin cậy nhất. Sử dụng một người quản lý bảng lương chuyên nghiệp, do sự phức tạp của bảng lương, đặc biệt là đối với các công ty vừa và lớn.
Tại sao không thuê một người hiệu quả hơn và có kỹ năng xử lý bảng lương để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc phát triển doanh nghiệp của mình? Nếu bạn cần trợ giúp về bảng lương nhưng không có tiền cho một nhân viên trên sổ sách toàn thời gian, hãy tìm kiếm những nhân viên hợp đồng hoặc giao việc cho một nhân viên hiện tại, người đã chứng tỏ mình là người đáng tin cậy và có năng lực.
#9. Giữ bảng lương an toàn và hồ sơ nhân viên
Có các quy định được áp dụng ở cấp liên bang và tiểu bang quy định thời gian lưu giữ dữ liệu bảng lương và nơi lưu giữ chúng trong trường hợp chính quyền yêu cầu quyền truy cập vào chúng. Chẳng hạn, người ta phải giữ thẻ chấm công trong tối thiểu hai năm. Trong khi hồ sơ bảng lương liên quan đến tiền trả cho nhân viên phải được lưu giữ tối thiểu ba năm. Ngoài ra còn có các quy định liên quan đến việc xử lý cuối cùng các tài liệu bảng lương.
4 Phần của Bảng lương là gì?
Tiền lương, tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền nghỉ phép, ngày nghỉ có lương, tiền boa, tiền thưởng, hoàn trả học phí và hoa hồng đều là một phần của bảng lương. Trong khi xử lý bảng lương, doanh nghiệp phải xác định và báo cáo cả thu nhập gộp và thu nhập ròng của từng nhân viên (sau khi khấu trừ các khoản khấu trừ thuế và đóng góp phúc lợi)
5 Bước tính lương là gì?
Các bước xử lý bảng lương bao gồm;
- Quyết định về số nhận dạng người sử dụng lao động.
- Thu thập dữ liệu thuế nhân viên thích hợp
- Lựa chọn lịch trả lương
- Ước tính tổng lương
- Xác định các khoản giảm trừ cho từng nhân viên
- Xác định mức lương ròng của bạn, sau đó trả lương cho nhân viên của bạn.
Người quản lý tiền lương nên làm gì?
Người quản lý tiền lương chịu trách nhiệm giám sát tất cả các khía cạnh của hệ thống trả lương của công ty để đảm bảo rằng tất cả nhân viên được trả lương đúng hạn, chính xác và phù hợp với tất cả các luật và quy định hiện hành.
Nhân sự có quản lý bảng lương không?
Biên chế có thể thuộc phạm vi quản lý của bộ phận nhân sự (HR) và tài chính (Finance) hoặc có thể là đơn vị độc lập của riêng mình báo cáo trực tiếp với giám đốc điều hành (CEO).
Quản lý sổ sách tính lương
Nếu bạn hiện là người dùng QuickBooks Online và đang tìm kiếm phần mềm để quản lý bảng lương của mình, QuickBooks Payroll là một lựa chọn tuyệt vời. Nó dành cho các công ty có tối đa 50 công nhân hoặc nhà thầu, nhưng nó thực sự có thể chứa tới 150. Chương trình có thể xử lý bảng lương ngay lập tức và cung cấp tiền gửi trực tiếp vào chính xác ngày đó hoặc vào ngày làm việc tiếp theo. Nó cũng tương tác liền mạch với QuickBooks Online. Ba gói có sẵn cho phép các tổ chức dễ dàng chuyển đổi giữa các cấp khi nhu cầu của họ thay đổi và mở rộng. Ngoài ra, nó cung cấp tùy chọn để thêm tiết kiệm hưu trí và bảo hiểm y tế vào đăng ký của bạn.
Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng một chương trình kế toán khác với QuickBooks Online hoặc nếu lực lượng lao động của bạn trải rộng ở nhiều tiểu bang, bạn có thể muốn điều tra các tùy chọn thay thế. Ngoài ra, hãy biết rằng phần mềm kế toán duy nhất hoạt động với QuickBooks Payroll là QuickBooks Online. Ngoài ra, nếu bạn đang quản lý nhân viên ở nhiều tiểu bang, bạn có thể phải trả thêm phí khai thuế hàng tháng.
Bạn quản lý bảng lương bằng QuickBooks như thế nào?
QuickBooks Payroll là một giải pháp trả lương dựa trên đám mây cho phép các doanh nghiệp (nhỏ hoặc lớn) trả lương cho nhân viên, quản lý phúc lợi của nhân viên và cũng có thể nộp thuế biên chế tại một địa điểm. Bằng cách tự động tính toán, nộp và nộp thuế biên chế liên bang và tiểu bang, phần mềm tiết kiệm thời gian.
Bạn có thể tự động hóa quá trình xử lý bảng lương cho công nhân sau khi bạn đã thiết lập xong mọi thứ. Với Quickbooks trực tuyến, bạn có thể quản lý bảng lương tự động. Tuy nhiên, nếu muốn, bạn có thể xử lý thủ công, trên máy tính hoặc bằng ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Kết luận
Để đảm bảo rằng nhân viên của họ được trả lương chính xác và đúng hạn và công ty của họ tuân thủ tất cả các yêu cầu về thuế và việc làm, người sử dụng lao động phải quản lý bảng lương.
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần xử lý và quản lý bảng lương. Khi bạn quản lý hệ thống trả lương một cách hiệu quả, chẳng hạn như nó có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ duy trì một nơi làm việc hiệu quả và tránh bị IRS và các khoản tiền phạt của tiểu bang. Nhiều tổ chức thuê ngoài xử lý bảng lương do tính phức tạp của nó. Để tạo một hệ thống đáng tin cậy, trước tiên bạn phải quyết định thuê ngoài nhiệm vụ xử lý bảng lương nào và quản lý nội bộ.
Bài viết liên quan
- HỆ THỐNG TIỀN LƯƠNG: Định nghĩa, Phần mềm & Hướng dẫn
- Bảng lương doanh nghiệp nhỏ: Dịch vụ phần mềm tính lương tốt nhất Vương quốc Anh
- DỊCH VỤ NHÂN SỰ CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ: Chức năng & Ví dụ về Dịch vụ Nhân sự
- 17 HỆ THỐNG TRẢ LƯƠNG CHO DOANH NGHIỆP NHỎ TỐT NHẤT NĂM 2023, Đã cập nhật!!!
- CHI PHÍ DỊCH VỤ TIỀN LƯƠNG VÀ THUẾ
- Biên lai CHI PHÍ: Nó là gì, Làm thế nào để tạo ra nó và các ứng dụng tốt nhất
Tài liệu tham khảo
