Kiểm soát nội bộ là hệ thống, chính sách và quy trình do một công ty đưa ra để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài chính và kế toán, khuyến khích trách nhiệm giải trình và tránh gian lận. Bài viết này cung cấp cho bạn kiểm soát nội bộ là gì, kế toán, các ví dụ và Khung COSO.
Kiểm soát nội bộ: Tổng quan
Kể từ những vụ bê bối kế toán đầu những năm 2000, kiểm soát nội bộ đã trở thành một chức năng kinh doanh quan trọng đối với mọi công ty ở Hoa Kỳ. Sau khi thực hiện, Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 đã được đưa ra để bảo vệ các nhà đầu tư. Đặc biệt là từ gian lận kế toán và để cải thiện tính chính xác và đáng tin cậy của các thông tin công bố kinh doanh. Do đó, làm cho Ban Giám đốc chịu trách nhiệm về báo cáo tài chính và tạo ra một dấu vết kiểm toán. Điều này đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động quản trị công ty. Hơn nữa, những nhà quản lý được xác định là đã không thiết lập và quản lý kiểm soát nội bộ một cách thích hợp sẽ phải đối mặt với những hậu quả hình sự nghiêm trọng.
Quan điểm của kiểm toán viên đi kèm với báo cáo thu nhập phụ thuộc vào việc kiểm toán các quy trình và hồ sơ được sử dụng để tạo ra chúng. Trong khi đó, kiểm toán viên bên ngoài sẽ kiểm tra hệ thống kế toán của công ty. Và kiểm soát nội bộ như một phần của cuộc kiểm toán và đưa ra quan điểm về hiệu quả của chúng.
Thêm gì nữa?
Kiểm toán nội bộ đánh giá khả năng kiểm soát nội bộ của công ty, bao gồm quản trị công ty và hệ thống kế toán. Ngoài ra, họ đảm bảo rằng các quy tắc và quy định được tuân thủ. Báo cáo tài chính và dữ liệu đó là chính xác và kịp thời. Và hiệu quả hoạt động đó được duy trì bằng cách phát hiện ra các vấn đề và khắc phục các lỗ hổng trước khi chúng được phát hiện trong một cuộc kiểm toán bên ngoài. Kiểm toán nội bộ ngày càng quan trọng trong hoạt động và quản trị doanh nghiệp của một công ty.
Mặc dù không có hai hệ thống kiểm soát nội bộ nào giống nhau, nhưng nhiều ý tưởng chính liên quan đến tính trung thực tài chính và các chuẩn mực kế toán đã thiết lập các phương pháp quản lý chuẩn mực. Mặc dù kiểm soát nội bộ có thể tốn kém, nhưng việc thực hiện hiệu quả kiểm soát nội bộ có thể giúp hợp lý hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả hoạt động và ngăn ngừa gian lận.
Không phụ thuộc vào các chính sách và thủ tục của tổ chức, chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo đáng kể rằng kiểm soát nội bộ đang hoạt động và thông tin tài chính là chính xác. Hơn nữa, sự xét đoán của con người hạn chế hiệu quả của kiểm soát nội bộ. Vì lý do hiệu quả hoạt động, một công ty có thể thường xuyên trao cho người lao động cấp cao quyền vượt qua các kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ có thể bị né tránh thông qua sự thông đồng.
Các loại kiểm soát nội bộ
Dưới đây là các loại Kiểm soát nội bộ và giải thích chúng.
Các biện pháp kiểm soát có thể là Thứ nhất, phòng ngừa, ngăn chặn gian lận và sai sót, hoặc Thứ hai, phát hiện, xác định các vấn đề sau khi chúng xảy ra. Khi làm việc cùng nhau, họ có thể thúc đẩy các hoạt động kinh doanh đang diễn ra bằng cách giải quyết các vấn đề hiện tại và ngăn ngừa các vấn đề trong tương lai.
Kiểm soát nội bộ phòng ngừa
Hoạt động kiểm soát nội bộ phòng ngừa, bao gồm các tiêu chuẩn tài liệu chi tiết và ủy quyền. Để cố gắng ngăn chặn sai sót hoặc gian lận xảy ra ngay từ đầu. Một thành phần cơ bản của quá trình này là sự phân chia các nhiệm vụ. Điều này đảm bảo rằng không có cá nhân nào ở một nơi để ủy quyền hoặc ghi lại. Hoặc kiểm soát một giao dịch tài chính và tài sản liên quan. Kiểm soát nội bộ bao gồm ủy quyền hóa đơn và xác minh chi phí. Hơn nữa, kiểm soát nội bộ phòng ngừa cũng liên quan đến việc hạn chế quyền truy cập vật lý vào thiết bị, hàng tồn kho, tiền tệ và các tài sản khác.
Kiểm soát nội bộ do thám
Kiểm soát thám tử là một quá trình thay thế để bắt các đối tượng. Hoặc các sự kiện mà bạn bỏ lỡ tuyến phòng thủ đầu tiên. Tuy nhiên, hoạt động đáng kể nhất ở đây là hòa giải. Điều này được sử dụng để phân tích các tập dữ liệu và thực hiện hành động thích hợp khi có sự chênh lệch trọng yếu. Cuối cùng, kiểm toán bên ngoài từ các công ty kế toán và kiểm toán nội bộ đối với tài sản như hàng tồn kho là những ví dụ về kiểm soát của thám tử.
Ví dụ về kế toán kiểm soát nội bộ
Sau đây là các ví dụ về kế toán kiểm soát nội bộ.
# 1. Phân tách nhiệm vụ: Ví dụ về kiểm soát nội bộ
Đây là khi có sự phân biệt trách nhiệm công việc giữa các nhân viên khác nhau nhằm hạn chế nguy cơ mắc lỗi hoặc hành vi không phù hợp.
# 2. Hạn chế vật lý: Ví dụ về kiểm soát nội bộ
Khi cơ sở hạ tầng, hàng tồn kho, chứng khoán, tiền mặt, cũng như các vật có giá trị khác được bảo vệ về mặt vật chất. Tuy nhiên, điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng khóa, két sắt hoặc các hạn chế môi trường khác. Hơn nữa, quyền truy cập có giới hạn đối với những người có thẩm quyền cần thiết.
# 3. Sự liên kết
Để đảm bảo rằng thông tin giao dịch là chính xác và tất cả các giao dịch đều được lập thành văn bản. So sánh được thực hiện giữa các hồ sơ tương tự do nhiều nhân viên khác nhau lưu giữ. Hơn nữa, tiến hành đối chiếu từ bảng sao kê ngân hàng để xác minh sổ đăng ký / hồ sơ là một ví dụ. Đăng ký
#4. Chính sách và Quy trình
Các chính sách, quy trình và tài liệu hướng dẫn và giáo dục để đảm bảo thực hiện nhất quán ở mức chất lượng cần thiết được áp dụng. Do đó, những điều này nên được cung cấp ở tất cả các cấp tổ chức. Phòng ban cũng như Đại học / Tổ chức.
# 5. Xem xét các giao dịch và hoạt động
Đánh giá của người quản lý về một giao dịch, hoạt động và báo cáo tóm tắt hỗ trợ trong việc theo dõi tính hiệu quả so với các mục tiêu và mục tiêu. Đồng thời xác định vấn đề, xác định xu hướng, v.v. Các trường hợp cụ thể bao gồm: so sánh báo cáo ngân sách với chi phí thực tế hàng tháng. Kiểm tra dữ liệu hoạt động cuộc gọi điện thoại cho các cuộc điện thoại cá nhân hoặc không liên quan đến công việc. Nhân viên xem lại thẻ chấm công và số giờ làm thêm của họ.
# 6. Kiểm soát xử lý thông tin
Về cơ bản, khi thông tin được xử lý, một số kiểm soát nội bộ được thực hiện để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và đúng thẩm quyền của các giao dịch. Hơn nữa, việc sửa đổi kiểm tra hoặc so sánh với các tệp hoặc tổng kiểm soát đã được phê duyệt được thực hiện trên dữ liệu đã nhập. Ngoài ra, các giao dịch được tính theo số và tổng số tệp được quản lý. Và cũng được đối chiếu với số dư trong quá khứ và tài khoản kiểm soát. Quyền truy cập vào dữ liệu, tệp và chương trình bị hạn chế, cũng như sự phát triển của các hệ thống mới và các thay đổi đối với những hệ thống hiện có.
#7. Mẫu
Việc chính thức hóa các thủ tục giấy tờ tài chính thúc đẩy sự nhất quán, điều này làm cho kiểm toán quá trình dễ dàng hơn. Mặc dù một số báo cáo, chẳng hạn như bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo lãi lỗ, có một phong cách chung. Các giấy tờ khác có thể khác nhau rất nhiều giữa các nhóm kinh doanh. Hơn nữa, việc phát triển và sử dụng các mẫu giống nhau cho ước tính, hóa đơn, đơn đặt hàng, yêu cầu tài trợ, biên lai và báo cáo chi tiêu đảm bảo rằng các mục tương tự có thể được so sánh trong quá trình kiểm toán. Hợp lý hóa các khoản mục này là một kiểm soát kế toán nội bộ quan trọng mà các công ty thường bỏ qua trong quá trình áp dụng các hệ thống kiểm soát dễ thấy hơn.
# 8. Số dư dùng thử
Kế toán sử dụng phương pháp bút toán kép đảm bảo rằng các sổ sách được cân đối liên tục. Tuy nhiên, sai lầm và gian lận vẫn có thể xảy ra trong hệ thống kế toán bút toán kép, do đó, tại sao các số dư thử nghiệm nên được sử dụng với phương pháp này. Số dư thử nghiệm là một loại kiểm soát kế toán nhằm tăng thêm tính ổn định cho hệ thống. Bằng cách duy trì hồ sơ nội bộ về các khoản tín dụng và ghi nợ cho phép các tổ chức phát hiện ra các vấn đề sớm.
# 9. Sao lưu dữ liệu
Hệ thống kiểm soát kế toán nội bộ bị bỏ qua nhiều nhất là sao lưu dữ liệu. Vì dữ liệu tài chính chính xác yêu cầu kết nối công nghệ giữa các nền tảng, tổn thất đầu vào tài chính có thể làm sai lệch các báo cáo và kiểm toán xáo trộn. Hơn nữa, khi công nghệ bị lỗi, các báo cáo trước đó và dữ liệu quan trọng có thể bị mất, gây chậm trễ báo cáo và ảnh hưởng đến các nhiệm vụ kế toán thiết yếu.
Khi máy chủ bị lỗi, việc sao lưu các tệp kỹ thuật số lên đám mây sẽ bảo vệ dữ liệu khỏi bị mất.
Thông tin đáng chú ý
Việc thực hiện các biện pháp kiểm soát kế toán hiệu quả là vô nghĩa trừ khi người lao động được đào tạo để hành động khi họ phát hiện ra vấn đề hoặc hành vi đáng ngờ. Các thủ tục chính thức phải được phát triển để giáo dục nhân viên về cách xử lý các vấn đề khi chúng phát sinh. Hơn nữa, khi có nghi ngờ về sai sót hoặc ý định xấu, tất cả người lao động nên biết họ có thể nói với ai và mong đợi phản hồi như thế nào. Hơn nữa, danh tính của họ phải được bảo mật do điều này.
Ý nghĩa đầy đủ của COSO
Ủy ban các Tổ chức Bảo trợ (COSO) của Ủy ban Treadway đã tạo ra Khung COSO để đánh giá kiểm soát nội bộ vào năm 1992. Do đó, mô hình này đã được mở rộng như một khuôn khổ được thừa nhận rộng rãi cho kiểm soát nội bộ. Và thường được coi là tiêu chuẩn vàng để các công ty đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của họ.
Khung kiểm soát nội bộ COSO
nội kiểm soát định nghĩa mô hình Khung COSO là “một quy trình được thực hiện bởi ban giám đốc, ban quản lý và những người khác của một thực thể nhằm mang lại sự chắc chắn hợp lý về việc đạt được các mục tiêu sau đây. Tính hiệu lực và hiệu quả trong hoạt động, Độ tin cậy của Báo cáo tài chính và Cuối cùng là tuân thủ luật pháp và quy định hiện hành.
Năm thành phần cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả phối hợp với nhau để hỗ trợ sứ mệnh, chiến lược và các mục tiêu kinh doanh liên quan của đơn vị:
# 1. Kiểm soát môi trường
- Duy trì sự chính trực và lý tưởng đạo đức của bạn.
- Đảm bảo thực hiện cam kết làm chủ.
- Tận dụng ban giám đốc và ủy ban kiểm toán.
- Thuận lợi hóa tư tưởng và tác phong làm việc của cán bộ quản lý.
- Thiết lập cơ cấu tổ chức.
- Xác định sự phân quyền và nhiệm vụ.
- Tận dụng các chính sách và thủ tục về nguồn nhân lực.
# 2. Đánh giá rủi ro
- Thứ nhất, Tạo mục tiêu cho toàn công ty.
- Thứ hai, kết hợp các mục tiêu cấp quy trình.
- Thứ ba, Tiến hành xác định và phân tích rủi ro.
- Cuối cùng, Thay đổi phải được quản lý.
# 3. Các hoạt động được kiểm soát
Trước hết, tuân thủ các chính sách và thủ tục, Sau đó, tăng cường bảo mật (ứng dụng và mạng), Quản lý quá trình thay đổi ứng dụng, Chuẩn bị cho hoạt động kinh doanh liên tục / sao lưu, Nên thực hiện thuê ngoài.
#4. Thông tin liên lạc
Đánh giá chất lượng thông tin, Đánh giá hiệu quả của truyền thông.
# 5. Giám sát
Liên tục theo dõi tình hình, Thực hiện các đánh giá riêng biệt và Tuyên bố bất kỳ sai sót nào.
Thông qua sự lãnh đạo trực tiếp, các giá trị chung và một nền văn hóa nhấn mạnh trách nhiệm kiểm soát. Hơn nữa, các thành phần này làm việc cùng nhau để tạo nền tảng cho kiểm soát nội bộ mạnh mẽ trong tổ chức. Hơn nữa, nhiều rủi ro mà công ty gặp phải được xác định và xem xét một cách thường xuyên ở tất cả các cấp và trên tất cả các bộ phận. Hơn nữa, các nỗ lực kiểm soát và các thủ tục khác được lên kế hoạch trước để xử lý và giảm thiểu các mối nguy hiểm lớn. Thông tin là rất quan trọng để nhận ra rủi ro và hoàn thành các mục tiêu kinh doanh được phân phối trên toàn doanh nghiệp thông qua các kênh được thiết lập. Cuối cùng, toàn bộ hệ thống được giám sát thường xuyên và các lỗi được xử lý kịp thời.
Có XNUMX biện pháp kiểm soát nội bộ nào?
Khung kiểm soát nội bộ được tạo thành từ năm yếu tố được kết nối: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hành động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát.
Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ là gì?
Kiểm soát nội bộ nhằm ngăn chặn các lỗi và sự bất thường, phát hiện các vấn đề và đảm bảo rằng các bước phù hợp được thực hiện để khắc phục chúng.
Kiểm soát nội bộ nào là quan trọng nhất?
Phân chia vai trò, cho phép giao dịch và hoạt động phù hợp, lưu trữ tài liệu và hồ sơ đầy đủ, kiểm soát vật lý đối với tài sản và dữ liệu cũng như kiểm tra hiệu suất độc lập là một trong những thủ tục kiểm soát quan trọng nhất.
Lợi ích của kiểm soát nội bộ là gì?
Kiểm soát nội bộ làm giảm nguy cơ phụ thuộc quá nhiều vào một số nhân sự chủ chốt bằng cách làm cho công ty hoạt động theo quy trình hơn là do con người điều khiển. Kiểm soát nội bộ có thể giúp bạn tìm ra sự chồng chéo trong quy trình hoạt động và tuân thủ của mình, mang đến cho bạn cơ hội hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của mình.
Ai chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ?
Kiểm soát nội bộ phải được thiết lập bởi ban quản lý. Ban quản lý phải duy trì đầy đủ các quy tắc và thủ tục để duy trì hoạt động kiểm soát nội bộ hiệu quả. Chia sẻ các chủ trương và chính sách này.
Danh sách kiểm soát nội bộ là gì?
Danh sách kiểm tra kiểm soát nội bộ là một công cụ có thể được sử dụng bởi cộng đồng trường để đánh giá và cải thiện kiểm soát nội bộ, khuyến khích các hoạt động kinh doanh hiệu quả và hiệu quả, đồng thời tăng cường tuân thủ trong một bộ phận hoặc đơn vị chức năng.
Kết luận
Kiểm soát nội bộ là hệ thống, chính sách và quy trình do một công ty đưa ra để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài chính và kế toán, khuyến khích trách nhiệm giải trình và tránh gian lận.
