Báo cáo ngân hàng là một trong những phần quan trọng nhất của tài liệu tài chính. Điều cần thiết là phải biết thời gian lưu giữ sao kê ngân hàng cho mục đích kinh doanh và cá nhân, và phải làm gì với chúng khi không còn cần thiết. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá mọi thứ bạn cần biết về việc lưu giữ và lưu trữ bảng sao kê ngân hàng.
Báo cáo ngân hàng là gì?
Báo cáo ngân hàng là một bản ghi thường xuyên của các giao dịch tài chính của bạn. Hàng tháng, ngân hàng của bạn sẽ cung cấp cho bạn một bảng sao kê nêu rõ số dư tài khoản, tiền gửi, tiền rút, séc đã viết và các thông tin tài chính quan trọng khác.
Giữ sao kê ngân hàng của bạn là quan trọng vì một số lý do. Quan trọng nhất, chúng là một bản ghi về hoạt động tài chính của bạn. Thông tin này có thể được sử dụng để kiểm tra lỗi, theo dõi số dư tài khoản của bạn và theo dõi chi tiêu. Ngoài ra, chúng có thể được sử dụng cho mục đích thuế, để chứng minh thu nhập hoặc thanh toán hóa đơn, và đăng ký vay hoặc các sản phẩm tín dụng khác.
Bao lâu để giữ báo cáo ngân hàng cho doanh nghiệp
Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ cần lưu giữ bảng sao kê ngân hàng của mình trong ít nhất ba năm (nhưng có thể lên đến bảy năm) làm tài liệu trong trường hợp kiểm toán. Báo cáo ngân hàng từ năm trước nên được giữ lại cho mục đích thuế, nhưng chúng cũng có thể được yêu cầu nếu bạn xin vay tiền hoặc thuê nhà.
Luật liên bang yêu cầu các ngân hàng lưu giữ hầu hết các hồ sơ trong hồ sơ ít nhất XNUMX năm và nhiều ngân hàng giữ các bản sao kê tài khoản của các thành viên trong tối đa XNUMX năm.
2345 Kiểm tra với ngân hàng của bạn để biết hồ sơ của bạn sẽ được lưu giữ trong bao lâu. Nếu một cuộc kiểm toán hoặc yêu cầu khác đối với bảng sao kê phát sinh trong khoảng thời gian đó, bạn có thể yêu cầu chúng từ ngân hàng của mình thay vì giữ chúng trên tay—mặc dù các bảng sao kê cũ hơn có thể phải chịu một khoản phí khiêm tốn.
Bao lâu để giữ báo cáo ngân hàng sau khi chết
Nếu bạn là người thi hành di sản của người đã qua đời, điều quan trọng là phải biết thời gian giữ sao kê ngân hàng sau khi chết. Nói chung, nên giữ sao kê ngân hàng trong ít nhất bảy năm sau ngày qua đời. Điều này nhằm đảm bảo rằng bất kỳ chủ nợ tiềm năng nào hoặc các bên khác có thể bị người quá cố nợ tiền đều có thể thu lại những gì họ nợ.
Ngoài việc giữ sao kê ngân hàng, điều quan trọng là phải giữ bất kỳ tài liệu tài chính nào khác mà người quá cố có thể có, chẳng hạn như tờ khai thuế, sao kê thẻ tín dụng và tài khoản đầu tư. Những tài liệu này có thể giúp người thi hành xác định giá trị của di sản và để đảm bảo rằng mọi khoản nợ đều được thanh toán đầy đủ.
Phải làm gì với sao kê ngân hàng cũ
Khi bạn đã xác định thời gian lưu giữ bảng sao kê ngân hàng cho mục đích kinh doanh hoặc sử dụng cá nhân, điều quan trọng là phải biết phải làm gì với bảng sao kê ngân hàng cũ. Tốt nhất bạn nên cất giữ sao kê ngân hàng của mình ở một nơi an toàn và chắc chắn, chẳng hạn như két sắt chống cháy hoặc tủ hồ sơ. Ngoài ra, bạn có thể lưu trữ chúng ở dạng kỹ thuật số, trên máy tính của mình hoặc trong hệ thống lưu trữ đám mây.
Điều quan trọng cần lưu ý là tốt nhất bạn nên hủy các báo cáo ngân hàng cũ. Điều này là để ngăn chặn hành vi trộm cắp danh tính hoặc hoạt động gian lận khác. Bạn nên cắt nhỏ hoặc đốt bất kỳ báo cáo ngân hàng cũ nào không còn cần thiết nữa.
Có cần thiết phải giữ sao kê ngân hàng không?
Khi nói đến bảng sao kê ngân hàng, điều quan trọng là phải biết liệu có cần thiết phải giữ chúng hay không. Nói chung, bạn nên giữ bảng sao kê ngân hàng của mình trong ít nhất một năm, nhưng tốt nhất nên tham khảo ý kiến của kế toán viên hoặc chuyên gia tài chính để xác định khoảng thời gian bạn nên giữ bảng sao kê ngân hàng của mình. Ngoài ra, điều quan trọng là phải giữ bất kỳ tài liệu tài chính nào khác, chẳng hạn như tờ khai thuế, sao kê thẻ tín dụng và tài khoản đầu tư trong ít nhất bảy năm.
Cũng cần lưu ý rằng tốt nhất bạn nên hủy các báo cáo ngân hàng cũ để ngăn hành vi trộm cắp danh tính hoặc hoạt động gian lận khác. Ngoài ra, bạn nên lưu trữ bảng sao kê ngân hàng của mình ở một nơi an toàn và bảo mật, chẳng hạn như két sắt chống cháy hoặc tủ hồ sơ.
Tại sao bạn nên giữ sao kê ngân hàng của mình?
Một trong những lý do chính khiến bạn cần sao kê ngân hàng là để cung cấp xác minh cho Sở Thuế vụ về một mục thu nhập, khoản khấu trừ hoặc tín dụng.
Lý do liên quan đến thuế
IRS áp đặt thời hiệu đối với các tờ khai thuế thu nhập, giới hạn thời gian bạn phải sửa đổi tờ khai của mình, yêu cầu hoàn lại tiền hoặc yêu cầu tín dụng. Hơn nữa, thời hiệu hạn chế khả năng của IRS để đánh giá thuế bổ sung.
Thời hiệu của IRS đối với các khoản thuế chưa thanh toán là ba năm kể từ ngày bạn nộp tờ khai ban đầu. Sẽ mất ba năm kể từ ngày bạn nộp tờ khai hoặc hai năm kể từ ngày bạn thanh toán khoản thuế còn nợ, tùy theo ngày nào đến sau, để yêu cầu hoàn lại tiền hoặc tín dụng.
Trong nhiều trường hợp, thời hiệu của tiểu bang của bạn sẽ trùng lặp với thời hạn ba năm của IRS, nhưng có thể có một số trường hợp ngoại lệ tại nơi bạn sinh sống. Kiểm tra luật pháp của tiểu bang của bạn để đảm bảo rằng các báo cáo của bạn có thể truy cập được trong thời gian kiểm toán.
Nếu bạn cần cập nhật tờ khai thuế của mình để yêu cầu tín dụng hoặc tiền hoàn lại nhưng không thể truy cập bảng sao kê ngân hàng của mình, bạn có thể không chứng minh được mình đủ điều kiện. Ngoài ra, nếu IRS đánh giá khoản thuế bổ sung mà bạn biết là mình không nợ, thì có thể phải yêu cầu sao kê ngân hàng của bạn để chứng minh lý do tại sao bạn không nợ.
Các lý do khác để giữ sao kê ngân hàng
Giữ sao kê ngân hàng cho những người cho vay tiềm năng, người thuê nhà và những người khác mà bạn muốn thiết lập mối quan hệ tài chính. Họ có thể yêu cầu xem bảng sao kê ngân hàng của bạn để xác minh thu nhập của bạn trong khi đánh giá xem bạn có đủ khả năng thanh toán khoản vay, nhà cho thuê hoặc bất kỳ thứ gì khác không.
Báo cáo ngân hàng cũng có thể được sử dụng để xác minh các giao dịch mua bằng thẻ ghi nợ, séc hoặc chuyển khoản ngân hàng nếu ai đó cho rằng bạn nợ tiền họ. Bảng sao kê ngân hàng cũng có thể hữu ích nếu bạn cần sử dụng bảo hành sản phẩm hoặc gửi yêu cầu bảo hiểm vì nó xác nhận bạn đã thực hiện các giao dịch mua có liên quan.
Khi nào bạn nên giữ sao kê ngân hàng trong một khoảng thời gian dài hơn?
Do khoảng thời gian, IRS có thể kiểm tra bạn, IRS có thể khuyên bạn nên lưu giữ hồ sơ lâu hơn ba năm trong một số trường hợp.
Nếu bạn nộp thuế việc làm, bạn phải lưu giữ hồ sơ trong bốn năm sau khi đến hạn hoặc nộp thuế, tùy theo điều kiện nào đến trước.
Nếu tiền không được tiết lộ và nó chiếm hơn 25% tổng thu nhập của bạn, IRS có thể kiểm toán bạn bất cứ lúc nào trong sáu năm tới.
Bạn phải lưu giữ hồ sơ trong bảy năm nếu bạn báo cáo lỗ vốn do các khoản nợ khó đòi hoặc chứng khoán vô giá trị.
Nếu thuế của bạn dễ dàng và bạn đã nộp chúng một cách chính xác, có thể bạn sẽ không cần phải lưu giữ các báo cáo ngân hàng trong hơn ba năm. Tuy nhiên, nếu bạn có tài chính phức tạp hơn, chẳng hạn như đầu tư, bạn nên đảm bảo rằng bạn có thể sử dụng chúng trong bảy năm.
Giữ sao kê ngân hàng và các tài liệu khác được tổ chức
Có một phương pháp để lưu trữ và theo dõi các báo cáo của bạn có thể giúp truy xuất thông tin khi bạn cần dễ dàng hơn.
#1. báo cáo giấy
Nếu bạn muốn giữ lại các báo cáo vật lý trong nhiều năm trong hồ sơ, bạn sẽ cần một khoảng trống. Dưới đây là một số nguyên tắc lưu giữ hồ sơ bản cứng:
- Nhận một tủ hồ sơ riêng cho hồ sơ tài chính của bạn.
- Chia tài liệu thành các năm.
- Sắp xếp các giấy tờ thành các loại và loại (báo cáo ngân hàng cá nhân, báo cáo ngân hàng kinh doanh, báo cáo đầu tư, sao kê thẻ tín dụng, v.v.).
- Sắp xếp chúng theo trình tự thời gian để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy thứ mình cần.
- Giữ các tài liệu quan trọng nhất của bạn trong két an toàn chống cháy.
#2. Báo cáo điện tử
Vì báo cáo điện tử ngày càng trở nên phổ biến, bạn có thể muốn giữ lại các bản ghi ảo. Tuy nhiên, nếu bạn đi theo con đường đó và lưu giữ chúng trên một thiết bị duy nhất, bạn có nguy cơ bị mất hồ sơ nếu thiết bị gặp sự cố bị mất hoặc bị đánh cắp. Cân nhắc sao lưu tài liệu của bạn trên thiết bị lưu trữ thứ cấp an toàn hoặc trên đám mây.
Một giải pháp thay thế khác cho sao kê kỹ thuật số là gọi cho ngân hàng của bạn và tìm hiểu xem họ giữ sao kê trong bao lâu để bạn có thể xem chúng khi cần. Ngân hàng trực tuyến thường cho phép bạn truy cập, tải xuống và in các bản sao kê có giá trị trong vài năm. Thông thường, bạn có thể nhận được một bảng sao kê không có sẵn trực tuyến nhưng vẫn còn trong khoảng thời gian mà ngân hàng của bạn lưu giữ hồ sơ. Khung thời gian và giá có thể khác nhau tùy thuộc vào tổ chức và loại tài khoản, vì vậy hãy kiểm tra kỹ trước khi tiếp tục.
Bạn nên giữ sao kê ngân hàng hàng tháng trong bao lâu?
Khi nói đến việc bạn nên giữ sao kê ngân hàng hàng tháng trong bao lâu, tốt nhất nên tham khảo ý kiến của kế toán viên hoặc chuyên gia tài chính. Nói chung, bạn nên giữ bảng sao kê ngân hàng của mình trong ít nhất một năm, nhưng điều này có thể khác nhau tùy thuộc vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp bạn.
Cũng cần lưu ý rằng tốt nhất bạn nên lưu trữ bảng sao kê ngân hàng của mình ở một nơi an toàn và bảo mật. Ngoài ra, bạn nên hủy các báo cáo ngân hàng cũ để ngăn chặn hành vi trộm cắp danh tính hoặc hoạt động gian lận khác.
Tôi Có Cần Giữ Sao Kê Ngân Hàng Trong 7 Năm Không?
Nói chung, không cần thiết phải giữ sao kê ngân hàng trong bảy năm. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải giữ bất kỳ tài liệu tài chính nào khác, chẳng hạn như tờ khai thuế, sao kê thẻ tín dụng và tài khoản đầu tư trong ít nhất bảy năm. Điều này nhằm đảm bảo rằng bất kỳ chủ nợ tiềm năng nào hoặc các bên khác có thể bị người quá cố nợ tiền đều có thể thu hồi những gì họ nợ.
Ngoài ra, điều quan trọng là phải giữ sao kê ngân hàng của bạn trong ít nhất một năm và cất giữ chúng ở một nơi an toàn và bảo mật. Bạn cũng nên hủy các báo cáo ngân hàng cũ để ngăn chặn hành vi trộm cắp danh tính hoặc hoạt động lừa đảo khác.
Bạn nên giữ sao kê ngân hàng giấy cũ trong bao lâu?
Tốt nhất là giữ các báo cáo ngân hàng giấy cũ trong ít nhất một năm. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải tham khảo ý kiến của kế toán viên hoặc chuyên gia tài chính khác để xác định khoảng thời gian bạn nên giữ bảng sao kê ngân hàng của mình. Ngoài ra, điều quan trọng là phải lưu trữ bảng sao kê ngân hàng của bạn ở một vị trí an toàn và bảo mật, chẳng hạn như két an toàn chống cháy hoặc tủ hồ sơ.
Cũng cần lưu ý rằng tốt nhất bạn nên hủy các báo cáo ngân hàng cũ để ngăn hành vi trộm cắp danh tính hoặc hoạt động gian lận khác. Ngoài ra, bạn nên lưu trữ bảng sao kê ngân hàng của mình ở một nơi an toàn và bảo mật, chẳng hạn như két sắt chống cháy hoặc tủ hồ sơ.
Tôi có thể lấy sao kê ngân hàng từ 10 năm trước không?
Nói chung, không thể lấy sao kê ngân hàng từ 10 năm trước. Tuy nhiên, hầu hết các ngân hàng sẽ cung cấp bản sao sao kê ngân hàng trong bảy năm qua. Điều quan trọng cần lưu ý là sự sẵn có của bảng sao kê ngân hàng trong bảy năm qua có thể khác nhau tùy thuộc vào ngân hàng.
Cũng cần lưu ý rằng tốt nhất bạn nên lưu trữ bảng sao kê ngân hàng của mình ở một nơi an toàn và bảo mật. Ngoài ra, bạn nên hủy các báo cáo ngân hàng cũ để ngăn chặn hành vi trộm cắp danh tính hoặc hoạt động gian lận khác.
Báo cáo ngân hàng có thể quay trở lại bao xa?
Khi nói đến việc báo cáo ngân hàng có thể đi bao xa, nó phụ thuộc vào ngân hàng. Nói chung, hầu hết các ngân hàng sẽ cung cấp bản sao sao kê ngân hàng trong bảy năm qua. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là sự sẵn có của bảng sao kê ngân hàng trong bảy năm qua có thể khác nhau tùy thuộc vào ngân hàng.
Ngoài ra, điều quan trọng là phải giữ sao kê ngân hàng của bạn trong ít nhất một năm và cất giữ chúng ở một nơi an toàn và bảo mật. Bạn cũng nên hủy các báo cáo ngân hàng cũ để ngăn chặn hành vi trộm cắp danh tính hoặc hoạt động lừa đảo khác.
Tôi có cần hủy sao kê ngân hàng cũ không?
Có, điều quan trọng là phải tiêu hủy các báo cáo ngân hàng cũ để ngăn hành vi trộm cắp danh tính hoặc hoạt động gian lận khác. Điều quan trọng nữa là bạn phải lưu trữ bảng sao kê ngân hàng của mình ở một nơi an toàn và chắc chắn, chẳng hạn như két sắt chống cháy hoặc tủ hồ sơ.
Cũng cần lưu ý rằng tốt nhất bạn nên giữ sao kê ngân hàng của mình trong ít nhất một năm, nhưng tốt nhất nên tham khảo ý kiến của kế toán viên hoặc chuyên gia tài chính để xác định khoảng thời gian bạn nên giữ sao kê ngân hàng của mình. Ngoài ra, điều quan trọng là phải giữ bất kỳ tài liệu tài chính nào khác, chẳng hạn như tờ khai thuế, sao kê thẻ tín dụng và tài khoản đầu tư trong ít nhất bảy năm.
Kết luận
Tóm lại, báo cáo ngân hàng là một phần quan trọng của tài liệu tài chính. Điều cần thiết là phải biết thời gian lưu giữ sao kê ngân hàng cho mục đích kinh doanh và cá nhân, và phải làm gì với chúng khi không còn cần thiết. Nói chung, bạn nên giữ sao kê ngân hàng trong ít nhất một năm, nhưng tốt nhất nên tham khảo ý kiến của kế toán viên hoặc chuyên gia tài chính để xác định khoảng thời gian bạn nên giữ sao kê ngân hàng. Ngoài ra, điều quan trọng là phải giữ bất kỳ tài liệu tài chính nào khác, chẳng hạn như tờ khai thuế, sao kê thẻ tín dụng và tài khoản đầu tư trong ít nhất bảy năm.
Cũng cần lưu ý rằng tốt nhất bạn nên hủy các báo cáo ngân hàng cũ để ngăn hành vi trộm cắp danh tính hoặc hoạt động gian lận khác. Ngoài ra, bạn nên lưu trữ bảng sao kê ngân hàng của mình ở một nơi an toàn và bảo mật, chẳng hạn như két sắt chống cháy hoặc tủ hồ sơ.
Bằng cách làm theo các mẹo này, bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang giữ sao kê ngân hàng của mình an toàn và bảo mật. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về thời gian lưu giữ các bản sao kê ngân hàng hoặc phải làm gì với các bản sao kê ngân hàng cũ, thì tốt nhất bạn nên tham khảo ý kiến của kế toán viên hoặc chuyên gia tài chính.
Bài viết liên quan
- Bốn lý do tại sao tất cả các doanh nghiệp cần phải chú ý đến an ninh mạng vào năm 2023
- KIỂM SOÁT NỘI BỘ: Ý nghĩa và Ví dụ
- KIỂM TRA GIẤY: Nơi đặt hàng Kiểm tra Giấy
- THUẾ THU NHẬP LÀ GÌ: Định nghĩa, Tỷ lệ và Các loại
- KIỂM TRA NGÂN HÀNG ĐƯỢC CHỨNG NHẬN LÀ GÌ: Cách Nhận Một
dự án
