Nếu bạn có một chồng hóa đơn và bảng sao kê chất đống ở nhà, bạn có thể không biết nên giữ cái gì và cái nào có thể hủy. Bạn thường cần có quyền truy cập vào bảng sao kê ngân hàng trong tối thiểu ba năm. Trong một số trường hợp nhất định, bạn có thể cần chúng trong tối đa bảy năm. Đọc qua bài viết này để hiểu rõ hơn về thời gian bạn nên giữ sao kê ngân hàng và séc đã hủy, sau khi chết và vì mục đích thuế.
Bạn nên giữ sao kê ngân hàng trong bao lâu
Giữ sao kê ngân hàng hàng tháng của bạn trong ít nhất một năm nếu bạn không chọn ngừng nhận chúng qua đường bưu điện. Nếu bạn chỉ có quyền truy cập vào tài khoản của mình trực tuyến, hãy kiểm tra các khoản tiền gửi và rút tiền hàng tháng để đảm bảo chúng chính xác. Bạn cũng có thể nhập thu nhập và chi phí của mình vào bảng tính hoặc công cụ sổ sách nếu bạn giỏi nhập dữ liệu.
Tất cả mọi thứ chứng minh khấu trừ thuế phải được giữ lại ít nhất ba năm sau năm đầu tiên, sau đó có thể cắt nhỏ và vứt bỏ giấy một cách an toàn. Mặc dù nó vẫn có khả năng làm như vậy, nhưng IRS tuyên bố rằng nó hiếm khi đi ngược lại quá mức đó trong các cuộc kiểm toán.
Nếu bạn có tài khoản trực tuyến, bạn có thể lưu trữ các tài liệu ở đó hoặc nhận một bản sao của chúng trực tiếp từ ngân hàng hoặc tổ chức tài chính.
Khi nào bạn nên giữ sao kê ngân hàng lâu hơn?
Do lượng thời gian mà cơ quan phải kiểm tra bạn, IRS có thể khuyên bạn nên lưu giữ hồ sơ lâu hơn ba năm trong những trường hợp cụ thể.
- Nếu bạn nộp thuế việc làm, bạn phải lưu giữ hồ sơ trong bốn năm kể từ ngày đến hạn nộp thuế hoặc khi bạn nộp thuế, tùy theo điều kiện nào đến trước.
- IRS có thể kiểm tra bạn bất cứ lúc nào trong thời hạn sáu năm nếu thu nhập không được tiết lộ và nó bao gồm hơn 25% tổng thu nhập của bạn hoặc nếu IRS có lý do để nghi ngờ rằng đây là trường hợp.
- Bạn phải bảo quản hồ sơ của mình trong bảy năm nếu bạn tuyên bố mất vốn do nợ khó đòi hoặc chứng khoán vô giá trị.
Bạn có thể không cần phải lo lắng về việc lưu giữ các bản sao kê ngân hàng lâu hơn ba năm nếu các khoản thuế của bạn rõ ràng và bạn đã nộp chúng một cách chính xác. Tuy nhiên, bạn nên đảm bảo rằng mình có thể truy cập vào tài khoản của mình trong bảy ngày nếu bạn có tài chính phức tạp hơn, bao gồm cả các khoản đầu tư.
Bao lâu để giữ báo cáo ngân hàng sau khi chết
Điều rất quan trọng là phải biết giữ được bao lâu báo cáo của Ngân hàng sau khi chết. Có rất nhiều việc phải làm sau khi một người thân yêu qua đời. Làm thế nào để bạn theo dõi mọi thứ, từ việc lên kế hoạch cho một đám tang cho đến nỗi đau mất mát? có thể có các chuyên gia có thể tư vấn và hỗ trợ bạn trong khi bạn lập kế hoạch nếu bạn chọn một dịch vụ ảo.
Cách xử lý các thủ tục giấy tờ tài chính là một hoạt động mà mọi người thường quên. Bạn phải hiểu cách xử lý các tài liệu này một cách bảo mật và an toàn trong kỷ nguyên đánh cắp danh tính hiện đại. Bạn không cần phải giữ sao kê tài khoản tiết kiệm và séc của mình lâu như bạn có thể tưởng tượng. Trên thực tế, việc lưu giữ thông tin này lâu hơn mức cần thiết có thể khiến bạn trở thành mục tiêu của hành vi trộm cắp danh tính.
Dịch vụ doanh thu nội bộ (IRS) tuyên bố rằng một cuộc kiểm toán có thời hiệu ba năm. Do đó, bạn nên duy trì bảng sao kê ngân hàng của người thân đã khuất của mình trong tối thiểu ba năm.
Tiêu chuẩn chung là giữ chúng không quá bảy năm. Ngoài hồ sơ thuế, bạn không nên giữ lại nhiều thứ khác trong một thời gian. Đã đến lúc hủy bỏ những hồ sơ này nếu bạn giải quyết các khoản nợ và đóng tài khoản.
Bạn nên lưu giữ tất cả các hồ sơ khác trong ít nhất ba năm sau khi một người qua đời hoặc ba năm sau khi nộp bất kỳ tờ khai thuế bất động sản nào, tùy theo thời điểm nào đến sau, ngoại trừ các giấy chứng nhận sinh, tử, kết hôn và ly hôn mà bạn nên lưu giữ vĩnh viễn. .
Bạn nên giữ sao kê ngân hàng trong bao lâu cho mục đích thuế
Điều quan trọng là phải hiểu bạn nên giữ babáo cáo nk cho các mục đích thuế. Nếu bạn nộp đơn yêu cầu tín dụng hoặc hoàn lại tiền sau khi nộp tờ khai, hãy lưu giữ hồ sơ trong 3 năm kể từ ngày nộp tờ khai ban đầu hoặc 2 năm kể từ ngày bạn nộp thuế, tùy theo điều kiện nào đến trước.
Bạn nên giữ sao kê ngân hàng và séc đã hủy trong bao lâu
Điều quan trọng là phải hiểu bạn nên giữ bảng sao kê ngân hàng và séc đã hủy trong bao lâu. Trong hầu hết các trường hợp, ngân hàng phải giữ séc bị hủy hoặc bản sao hoặc bản sao của chúng trong 100 năm nếu ngân hàng không trả lại chúng cho khách hàng của mình. Có một vài loại trừ, chẳng hạn như đối với các loại séc cụ thể trị giá từ XNUMX đô la trở xuống.
Bất kỳ séc bị hủy nào sẽ được ngân hàng gửi cho bạn trong một khoảng thời gian hợp lý sau khi bạn yêu cầu. Đối với dịch vụ này, ngân hàng có thể tính phí.
Tại sao bạn nên giữ sao kê ngân hàng?
Dịch vụ doanh thu nội bộ có thể yêu cầu tài liệu về một mục thu nhập, khấu trừ hoặc tín dụng, đây là một trong những lý do chính tại sao bạn cần báo cáo ngân hàng.
Trong tờ khai thuế thu nhập, IRS có thời hiệu thiết lập thời hạn nộp đơn sửa đổi, yêu cầu hoàn lại tiền hoặc yêu cầu tín dụng. Ngoài ra, thời gian IRS phải tính thêm thuế bị giới hạn bởi thời hiệu.
Thời hạn ba năm của IRS sẽ thường trùng lặp với thời hiệu của tiểu bang của bạn, mặc dù có thể có những ngoại lệ tại địa phương. Để xác minh rằng báo cáo của bạn có sẵn trong thời gian kiểm toán, hãy kiểm tra luật của tiểu bang của bạn.
Bạn có thể không chứng minh được rằng bạn có quyền được khấu trừ hoặc hoàn lại tiền nếu bạn cần sửa đổi tờ khai thuế để đưa ra yêu cầu đó nhưng bạn không thể truy cập bảng sao kê ngân hàng của mình. Ngoài ra, nếu IRS áp đặt một khoản thuế bổ sung mà bạn biết là mình không nợ, thì bạn có thể cần cung cấp bảng sao kê ngân hàng của mình làm bằng chứng.
Các lý do khác để giữ sao kê ngân hàng
Giữ sao kê ngân hàng cho những người cho vay tiềm năng, chủ nhà và những người khác mà bạn muốn hợp tác kinh doanh trong tương lai. Họ có thể yêu cầu xem bảng sao kê ngân hàng của bạn để xác nhận thu nhập của bạn trong khi quyết định xem bạn có đủ khả năng trả nợ cho khoản vay, tài sản cho thuê hay bất kỳ thứ gì khác không.
Trong trường hợp ai đó cho rằng bạn nợ tiền họ, bạn có thể sử dụng bảng sao kê ngân hàng để chứng minh các giao dịch bằng cách sử dụng thẻ ghi nợ, séc hoặc chuyển khoản ngân hàng. Ngoài ra, nếu bạn cần sử dụng bảo hành sản phẩm hoặc yêu cầu bảo hiểm, bạn có thể sử dụng bảng sao kê ngân hàng để chứng minh rằng bạn đã mua những thứ được đề cập.
Tại sao nó có thể là một ý tưởng tốt để giữ báo cáo ngân hàng?
Khi bạn đang nộp thuế, ngân hàng, thẻ tín dụng và sao kê tài khoản đầu tư là một mỏ vàng thông tin. Sử dụng các xác nhận của bạn để thực hiện những điều sau:
- Theo dõi các khoản tiền gửi trả lương để bạn có thể so sánh chúng với thu nhập được hiển thị trên W-2 của bạn
- Nếu bạn thỉnh thoảng làm việc với tư cách là một nhà thầu độc lập hoặc sở hữu doanh nghiệp của riêng mình, bạn nên xác nhận thu nhập 1099 của mình.
- Theo dõi các khoản thanh toán thế chấp, học phí và nợ vay sinh viên cũng như các khoản đóng góp từ thiện của bạn.
- Bao gồm thông tin về lãi và lỗ đầu tư cũng như đóng góp và rút tiền từ tài khoản hưu trí.
- Theo dõi bất kỳ khoản chi tiêu nào của công ty.
- Bạn nên phân tích báo cáo của mình một cách thường xuyên trong suốt cả năm ngoài mỗi năm một lần vào thời điểm khai thuế.
- Bảng sao kê hàng tháng của bạn cung cấp bản kế toán đầy đủ các hoạt động của bạn và có thể tiết lộ các giao dịch mà bạn đã bỏ lỡ trước đó, ngay cả khi bạn có thể thường xuyên kiểm tra các giao dịch của mình trực tuyến hoặc qua ứng dụng dành cho thiết bị di động.
- Kiểm tra lỗi: Kiểm tra để chắc chắn rằng tất cả các khoản tiền gửi dự kiến của bạn đã được ghi có và không có giao dịch lạ hoặc không chính xác nào có thể dẫn đến gian lận.
Hãy liên hệ với ngân hàng hoặc nhà cung cấp thẻ tín dụng của bạn ngay lập tức và gửi báo cáo nếu bạn phát hiện ra bất kỳ sự khác biệt nào hoặc bằng chứng về khả năng gian lận. Giữ bất kỳ nhận xét thích hợp nào cho đến khi chúng giải quyết được vấn đề.
Cắt tài liệu
Nếu bạn không dành thời gian để sắp xếp hồ sơ của mình, thì việc giữ chúng mãi mãi có vẻ dễ dàng hơn. Nhưng đó không phải là một ý tưởng hay, chủ yếu là vì chúng có thể rơi vào tay những kẻ trộm danh tính.
Bạn cần hủy các tài liệu sau:
- Sao kê từ thẻ tín dụng nên được lưu giữ trong 60 ngày trừ khi chúng cho thấy các chi phí liên quan đến thuế. Giữ chúng tối thiểu ba năm trong một số trường hợp nhất định.
- Cuống phiếu lương: Mỗi năm một lần, so sánh chúng với W-2 của bạn và sau đó tiêu hủy chúng.
- Hóa đơn tiện ích: Lưu chúng không quá một năm.
- Tờ khai thuế và biên lai thuế phải được lưu giữ trong hồ sơ ít nhất ba năm, giống như hóa đơn thẻ tín dụng liên quan đến thuế.
- Khi bạn mua hợp đồng bảo hiểm nhà và ô tô mới, hãy cắt bỏ hợp đồng bảo hiểm cũ.
- Khi bạn bán nhà, hãy hủy mọi bản sao kê thế chấp và tài liệu sửa chữa nhà.
Làm thế nào để hủy tài liệu của bạn
Hãy cẩn thận để thực sự cắt nhỏ các báo cáo ngân hàng của bạn khi đến lúc phải loại bỏ chúng. Chỉ cần cắt đôi chúng sẽ không ngăn cản được những kẻ trộm danh tính sắp xếp thông tin cá nhân của bạn lại với nhau. Máy hủy tài liệu hiện đại nhỏ gọn, di động và giá cả phải chăng.
Bạn có thể sử dụng dịch vụ hủy tài liệu nếu khối lượng giấy của bạn khá lớn. Theo yêu cầu, một số ngân hàng cung cấp dịch vụ băm sao kê miễn phí.
Sắp xếp sao kê ngân hàng và các tài liệu khác
Có thể đơn giản để lấy thông tin nếu và khi bạn cần nếu bạn có sẵn một hệ thống để lưu trữ và theo dõi các báo cáo của mình.
báo cáo giấy
Bạn sẽ cần một khoảng trống nếu bạn muốn duy trì các báo cáo thực tế có giá trị trong nhiều năm trong hồ sơ. Đối với hồ sơ bản cứng, hãy xem xét lời khuyên lưu trữ hồ sơ sau:
- Nhận một tủ hồ sơ đặc biệt cho hồ sơ tài chính của bạn.
- Sắp xếp tài liệu theo năm.
- Sắp xếp các tài liệu thành các loại khác nhau (bản sao kê ngân hàng cá nhân, bảng sao kê ngân hàng doanh nghiệp, bảng sao kê đầu tư, bảng sao kê thẻ tín dụng, v.v.).
- Sắp xếp chúng theo trình tự thời gian để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy thứ mình cần.
- Giữ hầu hết các tài liệu quan trọng trong két an toàn chống cháy.
Báo cáo điện tử
Bạn có thể quyết định lưu giữ các bản ghi ảo vì báo cáo điện tử đang trở nên phổ biến hơn. Nhưng nếu bạn chọn làm điều đó và lưu chúng trên một thiết bị duy nhất, bạn sẽ phải đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu trong trường hợp thiết bị gặp trục trặc, bị thất lạc hoặc bị lấy mất. Hãy nghĩ đến việc sao lưu dữ liệu của bạn trên thiết bị lưu trữ thứ cấp an toàn hoặc trong cài đặt đám mây an toàn.
Để biết ngân hàng của bạn giữ sao kê trong bao lâu, bạn cũng có thể sử dụng sao kê kỹ thuật số. Bằng cách này, bạn có thể nhận được báo cáo bất cứ khi nào bạn cần. Khả năng đọc, tải xuống và in các bản sao kê có giá trị trong vài năm thường được các ngân hàng cung cấp thông qua ngân hàng trực tuyến. Thông thường, bạn có thể nhận được bản sao kê nếu bạn cần một bản sao kê không trực tuyến nhưng vẫn còn trong khung thời gian mà ngân hàng của bạn lưu giữ hồ sơ. Trước khi đi theo con đường này, hãy nhớ kiểm tra các khung thời gian và chi phí vì chúng có thể khác nhau tùy theo tổ chức và loại tài khoản.
Bạn nên giữ sao kê thẻ tín dụng trong bao lâu?
Nếu bạn sử dụng thẻ tín dụng cho mục đích kinh doanh, hãy đảm bảo rằng bạn có thể truy cập hồ sơ trong ít nhất ba năm để bạn có thể sử dụng chúng làm tài liệu khai thuế nếu cần.
Để xác nhận các khoản phí được tính cho bạn, các dịch vụ bạn đã thanh toán, chi phí công ty, đóng góp từ thiện hoặc nếu bạn tranh chấp về khoản thanh toán khoản vay đúng hạn, bạn nên duy trì bảng sao kê thẻ tín dụng cá nhân trong cả năm.
Có đáng để giữ sao kê ngân hàng cũ không?
Nếu bạn đã từng bị IRS kiểm toán và cần xem lại dữ liệu từ tờ khai thuế trước đó, bạn nên lưu các báo cáo ngân hàng cũ. Đối với các tờ khai đã nộp trong ba đến sáu năm trước, IRS có thể hỏi.
Tôi Có Thể Nhận Sao Kê Ngân Hàng Từ 10 Năm Trước Không?
Bạn có thể lấy bản sao các tuyên bố của mình ngoài những gì trực tuyến và cách đây bảy năm. Bạn sẽ nhận được một bản sao trực tuyến miễn phí của tuyên bố của bạn. Nếu bạn đã có Ngân hàng Trực tuyến, bạn có thể đăng nhập và chọn Sao kê & Chứng từ từ tab Tài khoản.
Tại sao họ cần 3 tháng sao kê ngân hàng?
Họ có thể yêu cầu bạn sao kê ngân hàng trong ba tháng liên tiếp để họ có thể chắc chắn rằng bạn có đủ khả năng trả bất kỳ khoản vay nào trong tương lai trong khi bạn mở rộng công ty của mình. Những báo cáo này phải mới nhất—trong vòng ba tháng qua—và phải chứa thông tin về các giao dịch từ năm trước.
Bạn nên giữ sao kê thị thực trong bao lâu?
IRS tuyên bố rằng họ thường kiểm tra các tờ khai đã được nộp trong vòng ba năm qua. Tuy nhiên, nó thường chỉ bao gồm sáu năm qua. Trong cả hai trường hợp, có thể là một ý tưởng tốt để tiết kiệm bất kỳ bảng sao kê thẻ tín dụng nào bao gồm tài liệu khấu trừ trong sáu năm sau khi nộp tờ khai thuế của bạn.
Có cần thiết phải giữ báo cáo tài chính của bạn không?
Ngay cả khi bạn không giữ bản sao các lời khai của chính mình, bạn vẫn có thể lấy các bản sao của các lời khai mà bạn đã đưa ra trong quá khứ. Tổ chức tài chính của bạn có thể cung cấp cho bạn các bản sao của các báo cáo trước đó theo yêu cầu vì họ lưu giữ thông tin trong hệ thống của họ trong vài năm. Bằng cách liên hệ với ngân hàng hoặc công ty phát hành thẻ tín dụng, bạn cũng có thể yêu cầu các phiên bản cũ hơn của bản sao kê mà bạn thường nhận được qua đường bưu điện, đôi khi phải trả phí.
Bạn nên tiến hành một số nghiên cứu về các chính sách của ngân hàng vì khoảng thời gian mà tổ chức tài chính của bạn sẽ lưu giữ những hồ sơ này—và cung cấp chúng cho bạn—có thể thay đổi. Chẳng hạn, một số nhà cung cấp thẻ tín dụng chỉ cung cấp bảng sao kê trực tuyến cho 12 tháng trước đó; để có được các bản ghi cũ hơn thế, bạn có thể cần phải nỗ lực nhiều hơn, trả tiền cho bất kỳ bản ghi nào bị thiếu hoặc đợi vài ngày hoặc vài tuần.
Một số tổ chức tài chính lưu các báo cáo tài khoản để kiểm tra, gửi tiền, thế chấp và ủy thác, và các tài khoản đầu tư được quản lý trong tối đa bảy năm. Năm năm là thời hạn điển hình cho các tổ chức tài chính khác.
Bạn có thể muốn giữ bản sao báo cáo tài chính bằng giấy hoặc kỹ thuật số của riêng mình thay vì phụ thuộc vào ngân hàng để làm như vậy nếu bạn đã sử dụng chúng để hỗ trợ thông tin trên tờ khai thuế của mình. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng bạn sẽ có sẵn những hồ sơ này trong suốt bảy năm. Bạn sẽ luôn có quyền truy cập vào kiến thức này và có thể tham khảo nó mà không cần phải tra cứu trực tuyến.
Khi bạn hoàn thành chúng, hãy đảm bảo hủy các bản sao giấy và xóa hoàn toàn các phiên bản điện tử (bao gồm mọi bản sao lưu). Phần mềm Mac và Windows miễn phí có thể hỗ trợ đảm bảo rằng không ai có thể khôi phục các tệp này.
Những tài liệu nào cần được lưu giữ trong bảy năm?
Nếu bạn gửi yêu cầu khấu trừ các khoản nợ xấu hoặc thua lỗ từ chứng khoán vô giá trị, hãy lưu giữ hồ sơ trong bảy năm. Khi bạn không nộp thu nhập mà lẽ ra bạn phải báo cáo và nó chiếm hơn 25% tổng thu nhập được liệt kê trên tờ khai của bạn, hãy lưu giữ hồ sơ trong sáu năm. Nếu bạn không gửi tờ khai, hãy lưu giữ hồ sơ trong thời gian cần thiết.
Những tài liệu nào tôi nên lưu và những tài liệu nào tôi nên loại bỏ?
Tờ khai thuế và các thủ tục giấy tờ liên quan (lưu giữ ít nhất ba năm, nhưng lý tưởng nhất là lên đến bảy năm) Cuống lương (lưu giữ ít nhất sáu tháng, nhưng lý tưởng nhất là lên đến một năm) Hồ sơ An sinh xã hội (giữ các bản sao hiện hành) Báo cáo cuối năm cho quỹ hưu trí (giữ bản sao hiện tại)
Kết luận:
Bạn có thể tìm thấy thông tin ngắn gọn và chi tiết về những gì đang xảy ra với tài khoản của mình trong bảng sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng mà bạn nhận được. Điều quan trọng nữa là phải có giấy tờ hỗ trợ để sao lưu các yêu cầu của bạn nếu họ đặt câu hỏi về tình hình tài chính của bạn. Bạn có thể xác định hành vi gian lận và các bất thường khác, chẳng hạn như hóa đơn cao bất ngờ, bằng cách xem xét các báo cáo. Giữ chúng trong thời gian cần thiết để hỗ trợ chuẩn bị thuế hoặc giải quyết gian lận hoặc tranh chấp. Nếu bạn đã sử dụng các tuyên bố của mình để chứng minh sự thật trong tờ khai thuế của mình, hãy giữ an toàn cho các tệp của bạn trong ít nhất bảy năm.
Bài viết liên quan
- VIẾT KIỂM TRA: Hướng dẫn từng bước để viết séc
- BÁO CÁO TÀI CHÍNH: Tất cả những gì bạn cần biết với các ví dụ (+ Công cụ dễ dàng nhanh chóng)
- Thời gian có hiệu lực: Hướng dẫn hoàn chỉnh cho người mới bắt đầu và người chuyên nghiệp (+ mẹo đầu tư)
- BÁO CÁO TÀI CHÍNH CÁ NHÂN: Ý nghĩa, Tầm quan trọng & Ví dụ
dự án
