Khả năng nhìn thấy bức tranh toàn cảnh là hữu ích trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống nhưng khi nói đến công việc kinh doanh của bạn, bạn bắt buộc phải có một cái nhìn tổng thể về mọi thứ. Ngày nay, thật dễ dàng để cập nhật tình hình tài chính kinh doanh của bạn và theo dõi tất cả các giao dịch của bạn với sự trợ giúp của sổ cái tổng hợp.
Sổ cái là gì?
Sổ cái là bản ghi tất cả các giao dịch trong quá khứ của một công ty, được sắp xếp theo các tài khoản. Các tài khoản sổ cái chứa tất cả các giao dịch ghi nợ và ghi có có ảnh hưởng đến chúng. Chúng cũng chứa thông tin chi tiết về mỗi giao dịch, chẳng hạn như Ngày, Mô tả, Số tiền và cũng có thể chứa thông tin mô tả về giao dịch.
Sổ cái chung hoạt động như thế nào?
Sổ cái là nền tảng của một hệ thống mà kế toán sử dụng để lưu trữ và tổ chức các dữ liệu tài chính được sử dụng để chuẩn bị các giao dịch. Các giao dịch được đăng lên các tài khoản sổ cái phụ riêng lẻ như được định nghĩa trong sơ đồ tài khoản của công ty.
Các giao dịch sau đó được kết thúc hoặc tổng hợp trong sổ cái và kế toán tạo ra một số dư thử nghiệm dùng làm báo cáo về số dư của từng tài khoản sổ cái. Số dư dùng thử được kiểm tra lỗi và điều chỉnh bằng cách đăng các mục nhập bắt buộc bổ sung. Số dư mẫu đã điều chỉnh sau đó được sử dụng để lập báo cáo tài chính hàng năm.
Cách thức hoạt động của sổ cái chung với kế toán bút toán kép
Tài khoản sổ cái là phần chính của sổ cái. Một tài khoản sổ cái tổng hợp ghi lại tất cả các giao dịch cho tài khoản đó. Các giao dịch liên quan đến các yếu tố khác nhau của kế toán, bao gồm tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, thu nhập, chi phí, lãi và lỗ.
Các công ty sử dụng phương pháp kế toán kép sử dụng sổ cái. Điều này có nghĩa là mỗi giao dịch tài chính ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản sổ cái chung và mỗi bài đăng chứa ít nhất một giao dịch ghi nợ trực tiếp và một giao dịch tín dụng. Các giao dịch trùng lặp, được gọi là các bút toán, được ghi thành hai cột với bút toán ghi nợ ở bên trái và bút toán ghi có ở bên phải. Phải có số dư cho tổng tất cả các bài đăng ghi nợ và ghi có.
Phương trình kế toán dựa trên phương pháp kế toán kép như sau:
Vốn chủ sở hữu của người sở hữu cổ phiếu = Tài sản-Nợ phải trả
Số dư tuân theo định dạng này và hiển thị thông tin chi tiết ở cấp tài khoản. Ví dụ: trên bảng cân đối kế toán, nhiều tài khoản tài sản, bao gồm tiền mặt và các khoản phải thu, được liệt kê trong phần "Tài sản lưu động".
Phương pháp nhập kép dựa trên yêu cầu của phương trình kế toán là các giao dịch được đăng lên các tài khoản ở bên trái dấu bằng trong công thức phải bằng tổng số giao dịch được đăng lên tài khoản (hoặc các tài khoản) ở bên phải. Ngay cả khi phương trình xuất hiện khác (ví dụ: tài sản = nợ phải trả + vốn chủ sở hữu), quy tắc bảng cân đối kế toán luôn được áp dụng.
Có khác Quản lý tài chính chiến lược mà bạn có thể cần biết.
Ví dụ về sổ cái chung
Một số hoạt động tài chính phổ biến nhất được ghi trên sổ cái là:
- Gửi tiền vào tài khoản ngân hàng của bạn
- Các tài khoản trách nhiệm bao gồm các khoản phải trả người bán, phải trả người bán, các khoản dự phòng và tiền gửi của khách hàng
- Kiểm tra chi phí hoạt động cho nhiều nhà cung cấp
- Trả lương cho nhân viên của bạn
- Các tài khoản vốn chủ sở hữu của cổ đông như cổ phiếu phổ thông, lợi nhuận để lại, cổ phiếu quỹ và tổng thu nhập tích lũy khác
- Thuế thu nhập trả cho các cơ quan tiểu bang và liên bang
- Hoạt động bán hàng và hoạt động con nợ liên quan
- Hồ sơ thanh toán nhận được từ khách hàng và khách hàng
- Điều chỉnh khoảng không quảng cáo như nhận sản phẩm hoặc điều chỉnh mức tồn kho
- Hóa đơn đã nhận và được đăng
- Mọi đóng góp của chủ sở hữu cho hoạt động kinh doanh hoặc rút tiền từ chủ sở hữu
- Bất kỳ mục nhật ký nào được sử dụng để ghi lại các giao dịch như lãi suất và phí ngân hàng.
Tại sao tôi cần sổ cái chung?
Trên thực tế, luôn tùy thuộc vào bạn và cố vấn tài chính của bạn để quyết định điều gì phù hợp với doanh nghiệp nhỏ của bạn. Trong trường hợp bạn đang băn khoăn, có bảy lý do thuyết phục bạn có thể muốn sử dụng sổ cái cho doanh nghiệp nhỏ của mình:
- Cung cấp hồ sơ chính xác về tất cả các giao dịch tài chính.
- Giúp bạn tạo số dư bài kiểm tra và do đó cân bằng sách của bạn
- Khai thuế dễ dàng vì bạn có chi phí và thu nhập của mình ở một nơi
- Báo cáo thu nhập và chi phí thực tế để bạn có thể theo dõi chi phí
- Giúp bạn phát hiện các giao dịch bất thường ngay lập tức
- Giúp bạn xác định (và ngăn chặn) gian lận
- Nó giúp tạo ra các báo cáo tài chính quan trọng, rất quan trọng để đánh giá khả năng sinh lời, tính thanh khoản và sức khỏe tài chính tổng thể của bạn. Điều này bao gồm báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán.
Phần mềm kế toán tốt nhất để xem sổ cái của tôi là gì
Bất kỳ ứng dụng phần mềm kế toán nào hỗ trợ kế toán kép cũng có thể tạo báo cáo sổ cái tổng hợp. Dưới đây chỉ là một số ứng dụng phần mềm có khả năng báo cáo sổ cái chung tuyệt vời.
GnuCash
GnuCash là duy nhất theo nhiều cách. Đây là phần mềm mã nguồn mở, miễn phí mà bạn có thể tải xuống và cài đặt trên máy tính để bàn, máy trạm hoặc máy tính xách tay. GnuCash là một hệ thống người dùng duy nhất và do đó rất phù hợp cho các doanh nghiệp hoặc công ty nhỏ hơn chỉ cần một người dùng.
GnuCash cung cấp các tùy chọn báo cáo tuyệt vời với các báo cáo chủ động và thụ động chi tiết cũng như báo cáo sổ cái tổng hợp toàn diện. Các báo cáo cung cấp ít tùy chỉnh, nhưng có rất nhiều báo cáo có sẵn rằng tùy chỉnh không có khả năng là một vấn đề.
Là một ứng dụng mã nguồn mở, GnuCash hoàn toàn miễn phí. Chỉ cần truy cập trang web GnuCash để tải ứng dụng xuống máy tính để bàn, máy trạm hoặc máy tính xách tay của bạn.
Sách tươi
FreshBooks là một cách tuyệt vời để các doanh nghiệp nhỏ quản lý sổ cái chung của họ. Nó hiện cung cấp bốn lựa chọn kế hoạch sẽ giúp dễ dàng chuyển đổi sang một kế hoạch mạnh mẽ hơn. FreshBooks được thiết kế để dễ điều hướng, giúp người dùng mới dễ dàng điều hướng.
Máy tính để bàn QuickBooks
QuickBooks Desktop cung cấp các tùy chọn báo cáo sổ cái chung tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ và đang phát triển. Nó được thiết kế cho văn phòng một người dùng cũng như các doanh nghiệp nhiều người dùng đang phát triển và cung cấp ba gói để lựa chọn.
QuickBooks cũng cung cấp các tùy chọn báo cáo tuyệt vời khác với hơn 100 báo cáo tiêu chuẩn trong QuickBooks Pro, trong khi gói Premier và Enterprise đi kèm với hơn 150 báo cáo. Bạn có thể truy cập Mẫu báo cáo trong ứng dụng QuickBooks trên máy tính để bàn và bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh báo cáo sổ cái chung để chỉ bao gồm các tài khoản mà bạn muốn xem.
Bạn cũng có thể học Cách nhập Quickbooks Kiểm tra Bị trả lại
Mẫu sổ cái chung miễn phí
Mục đích chính của các mẫu này là để ghi lại tất cả các chi phí phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định. Với phong cách độc đáo và nền sáng tạo, những mẫu này rất hữu ích và do đó rất phù hợp với người dùng.
Làm cách nào để tạo Mẫu sổ cái chung?
Việc tạo một mẫu sổ cái chung đơn giản cần rất nhiều nghiên cứu thực địa chuyên sâu trước khi có thể đưa ra kết luận mong muốn. Dưới đây là một số mẹo:
- Thiết kế một phác thảo mẫu phù hợp
- Gửi bất kỳ thông tin bắt buộc nào hoạt động tốt vì lợi ích của khách hàng
- Lập dàn ý phù hợp để hiển thị thông tin cho khán giả
- Các mẫu được thiết kế phải dễ sử dụng và rất hiệu quả trong cách tiếp cận của họ.
- Vẽ một biểu đồ phù hợp để tính toán chi phí bao gồm thuế và các khoản phí khác.
- Nó cũng bao gồm dữ liệu về lãi suất đã được áp dụng cho số lượng cổ phiếu nợ.
Dưới đây là các Mẫu Giấy Ledger Mẫu miễn phí. Những mẫu được thiết kế chuyên nghiệp này là một trong những mẫu được đánh giá cao nhất trên thị trường. Với thiết kế tương lai và kết cấu bắt mắt, những mẫu này rất hiệu quả và do đó mang lại lợi ích cho khách hàng. Ngoài ra, mỗi mẫu này có tất cả thông tin mà chúng có thể cải thiện cho doanh nghiệp. Bấm vào nút bên dưới để tải xuống.
Mẫu giấy sổ cái chung
Mẫu sổ cái chung có thể in
Mẫu giấy sổ cái
Kết luận
Sổ cái là tài liệu chính của bạn cho tất cả các giao dịch tài chính cho công ty của bạn. Việc hiểu cách thức hoạt động của nó có thể khiến bạn choáng ngợp lúc đầu, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Tất cả những gì bạn cần làm là hiểu các nguyên tắc cơ bản của kế toán bút toán kép, phương trình kế toán cơ bản và cách chuyển các bút toán vào sổ cái.
Một khi bạn hiểu và sử dụng sổ cái, bạn sẽ thấy nó có sức mạnh như thế nào. Nó cung cấp một số lợi ích hấp dẫn cho doanh nghiệp của bạn. Có lẽ quan trọng nhất, nó là nền tảng để lập báo cáo tài chính, điều quan trọng để đánh giá các vấn đề tài chính của bạn.
ĐIỀU LIÊN QUAN
- ĐẠO ĐỨC CỦA KHOẢN CHO THUÊ TÀI CHÍNH là gì: Tổng quan, Hình thức, Tầm quan trọng
- Quản lý tài chính chiến lược là gì? - Chức năng và Tầm quan trọng
- NHỮNG NGÀY BÁN HÀNG NỔI BẬT- Mọi điều bạn cần biết
- Chi phí điều chỉnh tổn thất (LAE): Ý nghĩa, Cách thức hoạt động của LAE
- Tỷ lệ sách trên thị trường: Định nghĩa, Công thức và Tính toán
