Nhân viên trong bất kỳ công ty nào cũng có thể phải chịu chi phí kinh doanh mà họ phải tự trả. Điều này bao gồm mọi thứ, từ phí đi lại và bữa trưa của khách hàng đến đồ dùng văn phòng và thiết bị công nghệ. Nhân viên sẽ nộp báo cáo chi phí để yêu cầu hoàn trả bất kỳ số tiền nào họ đã trả vì những chi phí này phát sinh thay mặt cho công ty. Bài viết này sẽ dạy cho bạn tất cả những gì bạn cần biết về báo cáo tóm tắt chi phí, bao gồm nội dung của chúng, tại sao chúng lại cần thiết và quan trọng nhất là cách điền vào báo cáo này bằng phần mềm và mẫu.
Báo cáo chi phí là một danh sách được phân loại và chia thành từng khoản chi phí phát sinh thay mặt cho tổ chức. Báo cáo này hỗ trợ người sử dụng lao động hoặc nhóm tài chính xác định số tiền đã được chi tiêu, những gì đã được mua và số tiền chi phí được hoàn trả. Tuy nhiên, lợi ích của các báo cáo chi phí không chỉ giới hạn ở các yêu cầu bồi hoàn. Chúng cũng giúp các công ty nộp tờ khai thuế, yêu cầu khấu trừ thuế và hoàn thành kiểm toán đơn giản hơn.
Báo cáo chi phí là gì?
Khi một nhân viên yêu cầu bồi hoàn cho các chi phí của công ty mà họ đã thanh toán bằng tiền của mình, những chi phí này được nêu trên giấy tờ hoặc tài liệu kỹ thuật số được gọi là báo cáo chi phí. Những chi phí này thường được sắp xếp theo danh mục, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, bữa trưa hoặc số dặm. Chúng cũng được chia thành từng mục để một số thực thể và các khoản phí của chúng được liệt kê. Điều này cho phép kiểm tra chi tiết hơn trong quá trình phê duyệt thay vì chỉ nêu tổng số chi phí phát sinh. Biên lai liên quan cho từng giao dịch được chia thành từng khoản thường được bao gồm trong báo cáo chi phí.
Những gì được bao gồm trong một báo cáo tóm tắt chi phí?
Báo cáo chi phí có nhiều định dạng khác nhau. Nhiều loại được tích lũy, hiển thị tổng chi tiêu cho một công ty hoặc bộ phận trong một khoảng thời gian xác định (ví dụ: một tháng, một quý hoặc một năm). Báo cáo chi phí cũng có thể chi tiết hơn, phác thảo chi phí cá nhân cho một nhân viên hoặc dự án cụ thể. Các báo cáo này bao gồm:
- Ngày chi phí đã được thanh toán
- Liệu chi phí có thể được quy cho một khách hàng hoặc dự án nhất định hay không.
Người được trả tiền hoặc nhà cung cấp tiền đã được chuyển đến - Toàn bộ số tiền đã thanh toán, bao gồm thuế, hoa hồng và phí
- Hạng mục hoặc loại chi phí
Các báo cáo có thể bao gồm các ghi chú về tổng số tiền đã thanh toán hoặc các hạng mục cụ thể, chẳng hạn như lý do tại sao phát sinh chi phí hoặc bất kỳ chi phí dự kiến nào sau đó liên quan đến cùng một khách hàng hoặc dự án, ngoài các chi tiết bề ngoài này.
Tại sao báo cáo chi phí là cần thiết
Báo cáo chi phí rất quan trọng vì chúng cho phép người quản lý theo dõi chi tiêu của công ty hoặc một bộ phận cụ thể hoặc của nhóm – đặc biệt là chi phí liên quan đến một khách hàng hoặc dự án cụ thể.
Ngoài việc hỗ trợ quản lý, báo cáo chi phí cho phép nhân viên được bồi thường cho các chi phí kinh doanh tự trả như đi lại hoặc tiếp đãi khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng.
Báo cáo chi phí thường được sử dụng cho các mục đích sau:
- Bộ phận giám sát và chi tiêu kinh doanh cũng như dòng tiền tổng thể
- Trừ chi phí ra khỏi tổng doanh thu để tính lợi nhuận
- Thanh toán cho nhân viên các chi phí kinh doanh hợp pháp
- Theo dõi các chi phí liên quan đến một dòng sản phẩm, một dự án cụ thể hoặc một khách hàng
Báo cáo chi phí được sử dụng cho nhiều mục tiêu của các doanh nghiệp khác nhau. Ví dụ, các chuyên gia tư vấn và luật sư thường sử dụng các báo cáo này để theo dõi chi tiêu gắn liền với một khách hàng nhất định, trong khi các tổ chức sản xuất quản lý chi phí liên quan đến các dòng sản phẩm cụ thể. Chúng được các đại diện bán hàng sử dụng để báo cáo và được hoàn trả chi phí đi lại và giải trí.
Báo cáo chi phí hàng tháng là gì?
Báo cáo chi phí thường được phát hành hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Báo cáo chi phí hàng tháng liệt kê tất cả các giao dịch mua cần thiết được thực hiện bởi một công ty trong tháng.
Để khấu trừ chi phí từ thuế của công ty, báo cáo chi phí hàng năm thường được sử dụng. Do đó, báo cáo chi phí hàng tháng sẽ được sử dụng cho các mục đích bổ sung, chẳng hạn như xác định xem chi tiêu của công ty có nằm trong ngân sách của công ty hay không. Báo cáo chi phí hàng tháng có thể được sử dụng để xác định cách giảm hoặc loại bỏ chi phí để tăng lợi nhuận trong thời kỳ khó khăn về tài chính.
Điều gì được coi là một chi phí?
Bất cứ khi nào một đại diện kinh doanh chi tiền cho một mục tiêu thương mại, nó được coi là một khoản chi phí. Nó có thể là để có được thiết bị, dịch vụ hoặc thứ gì khác. Tuy nhiên, khoản chi phải là khoản chi hợp pháp của công ty, đặc biệt trong trường hợp nhân viên muốn hoàn trả. Một số công ty có luật chặt chẽ về điều này, do đó nhân viên phải biết về các chính sách này trước khi gửi chi tiêu.
Phần mềm báo cáo chi phí
Các công ty có thể quản lý và theo dõi “T&E” hoặc “chi phí đi công tác” dễ dàng hơn với việc sử dụng phần mềm báo cáo chi phí. Phần mềm quản lý chi phí, có thể cải thiện việc tuân thủ các tiêu chuẩn chi tiêu của công ty và hỗ trợ các công ty lập ngân sách và dự báo chi phí trong tương lai bằng cách tăng khả năng hiển thị chi tiêu của nhân viên.
Sau đây là danh sách các phần mềm báo cáo tóm tắt chi phí hàng đầu:
# 1. Sách tươi
FreshBooks là một công cụ kế toán dựa trên web được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, FreshBooks phục vụ nhiều loại hình kinh doanh, bao gồm tiếp thị, tư vấn pháp lý và kinh doanh, thương mại và dịch vụ gia đình cũng như công nghệ thông tin (CNTT).
Lập hóa đơn, theo dõi chi phí, theo dõi thời gian, báo cáo và quản lý thanh toán là một số chức năng quan trọng nhất của FreshBooks. Người dùng có thể cá nhân hóa hóa đơn của mình, thực hiện thanh toán trực tuyến và thiết lập lời nhắc thanh toán tự động. Chi phí có thể được theo dõi bằng cách kết nối biên lai với hóa đơn, đặt chi phí định kỳ và chụp ảnh biên lai.
# 2. SAP Concur
Concur là một ứng dụng phần mềm quản lý chi phí và du lịch dựa trên đám mây giúp các giám đốc điều hành quản lý chi phí đi lại của họ. Giám đốc điều hành tài chính có thể theo dõi chi tiêu và dòng tiền liên quan đến du lịch.
Công cụ đi lại và chi phí của Concur hỗ trợ đặt chỗ, phê duyệt và thanh toán các chuyến đi. Hơn nữa, phần mềm tự động thu thập dữ liệu hình ảnh hóa đơn và tải lên các báo cáo chi phí để phê duyệt.
#số 3. Xero
Xero là một hệ thống kế toán dựa trên đám mây dành cho các doanh nghiệp nhỏ và đang phát triển. Ngoài ra, Xero kết nối các doanh nghiệp nhỏ với các chuyên gia tư vấn đáng tin cậy và cung cấp cho chủ sở hữu quyền truy cập nhanh vào tình trạng tài chính của họ. Có thể truy cập Xero từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet đang hoạt động vì đây là giải pháp dựa trên web.
Các doanh nghiệp nhỏ có thể kiểm tra dòng tiền, giao dịch và chi tiết tài khoản của họ từ bất kỳ đâu nhờ khả năng kế toán tinh vi của Xero. Các giao dịch ngân hàng đều được nhập và mã hóa tự động. Thanh toán hóa đơn trực tuyến hỗ trợ theo dõi các khoản chi tiêu và luôn cập nhật các hóa đơn đến hạn, đồng thời tăng cường kết nối với các nhà cung cấp cung cấp các sản phẩm kinh doanh quan trọng. Với Xero, chi tiêu cá nhân cũng có thể được kiểm soát bằng cách xem và phê duyệt từng biên lai trên thiết bị di động.
# 4. Sách nhanh trực tuyến
Người dùng QuickBooks Online có thể tải xuống và đối chiếu các giao dịch thẻ tín dụng, cho phép doanh nghiệp quản lý bảng chấm công hàng tuần và theo dõi tiền gửi ngân hàng.
Ngoài ra, Quickbooks Online là một phần mềm kế toán dựa trên web quản lý tất cả các khía cạnh tài chính của công ty. Sổ sách kế toán, bảng lương, quản lý hóa đơn, đối chiếu ngân hàng, theo dõi chi phí, báo cáo tài chính, quản lý thuế và các nhiệm vụ khác đều có thể được xử lý với sự trợ giúp của phần mềm.
Cách điền vào báo cáo chi phí
Mục đích cơ bản của việc điền báo cáo chi phí là để xác định (các) khoản chi phí được đưa vào. Điều này có thể dựa trên người được trả tiền, danh mục chi tiêu (loại chi tiêu) hoặc dự án hoặc khách hàng mà chi phí được ràng buộc. Hoặc có thể căn cứ vào người lao động phát sinh chi phí.
Báo cáo chi phí có thể được tạo theo một vài cách khác nhau.
- Xác định các chi phí bạn muốn đưa vào báo cáo của mình.
- Bao gồm thông tin trên trong danh sách chi phí đáp ứng tiêu chí của bạn.
- Thêm tất cả các chi phí của báo cáo của bạn.
- Thêm ghi chú về các chi phí phát sinh hoặc tổng số tiền đã thanh toán.
- Ngày, số và tiêu đề của báo cáo dựa trên nội dung của nó.
Cách tạo báo cáo chi phí
Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ như QuickBooks Online, Xero hoặc FreshBooks, bạn có thể biết rằng bạn không thể tạo hoặc điền báo cáo chi phí trong các hệ thống này và các hệ thống tương tự.
Thay vào đó, phần lớn các gói phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ đã hợp tác với các ứng dụng báo cáo chi phí của bên thứ ba được thiết kế rõ ràng để theo dõi chi tiêu và tạo báo cáo chi phí. Bạn cũng có thể sử dụng mẫu Microsoft Excel hoặc một trong các mẫu miễn phí có sẵn trên internet.
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, phần mềm kế toán bạn sử dụng và mức độ bạn muốn quy trình tự động hóa, có nhiều cách khác nhau để chuẩn bị hoặc điền vào báo cáo chi phí. Bất kể bạn sử dụng công cụ nào, điều quan trọng nhất là bạn tạo ra một công cụ.
#1. Sử dụng một mẫu trực tuyến.
Mẫu báo cáo chi phí tiêu chuẩn, giống như mẫu do Excel cung cấp, được nhiều công ty nhỏ hơn sử dụng. Các mẫu Excel có thể dễ dàng tải xuống và cho phép bạn nhập dữ liệu chi tiết đơn hàng vào các cột thích hợp, tại đó dữ liệu sẽ được tính toán tự động.
Bảng tính Excel này rất hữu ích cho các công ty nhỏ muốn theo dõi chi phí mà không phải chi tiền cho phần mềm bổ sung.
Các danh mục chi phí kinh doanh mặc định trong mẫu rất hữu ích và có thể dễ dàng sửa đổi nếu cần. Nếu bạn có thêm chi phí không phù hợp với các danh mục này, bạn luôn có thể thêm một cột khác.
Tất nhiên, thông tin trên bảng tính phải được nhập vào phần mềm kế toán của bạn để xử lý mọi khoản bồi hoàn cho nhân viên và đảm bảo chi phí kinh doanh của bạn là chính xác và cập nhật.
#2. Biết sử dụng phần mềm kế toán.
Mặc dù phần mềm kế toán rất quan trọng trong quy trình quản lý chi phí, nhưng hầu hết các sản phẩm phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ trên thị trường hiện nay không bao gồm tính năng cho phép người dùng lập báo cáo chi phí. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng một trong số các ứng dụng quản lý chi phí của bên thứ ba được tạo riêng cho mục đích đó.
#3. Sử dụng phần mềm quản lý chi tiêu.
Chứng nhận tích hợp trực tiếp với QuickBooks Online, trong khi Abacus tương tác với QuickBooks Online, Sage và Xero.
ReceiptBank là một chương trình phần mềm quản lý chi phí chi phí thấp khác tự động hóa toàn bộ quy trình tạo báo cáo. Ngay cả Zoho cũng có ứng dụng Quản lý chi phí hoạt động song song với Zoho Books.
Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm bên thứ ba này là khả năng tự động hóa mà họ cung cấp cho quá trình lập báo cáo chi phí.
Các chương trình này nhằm thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Biên lai chụp ảnh
- Đối chiếu chi phí với các tổ chức tài chính
- Tự động tạo báo cáo chi phí
- Chuyển đến (những) cá nhân thích hợp để phê duyệt
Báo cáo chi phí mẫu
Một cách dễ dàng để theo dõi chi tiêu là sử dụng mẫu báo cáo chi phí. Tuy nhiên, khi số lượng chi phí trong tổ chức của bạn tăng lên, bạn sẽ muốn cập nhật lên phần mềm theo dõi chi phí để tiết kiệm thời gian.
- Mẫu báo cáo chi phí Excel miễn phí có sẵn từ Microsoft Office.
- Nhật ký số dặm này dành cho Excel hỗ trợ bạn theo dõi và hoàn trả số dặm của mình.
- Chi phí chuyến đi của bạn được theo dõi và cộng lại bằng cách sử dụng mẫu báo cáo chi phí có thể in đơn giản này.
- Mẫu báo cáo chi phí Word và PDF dễ sử dụng
Làm thế nào để bạn viết một báo cáo chi phí cơ bản?
Làm thế nào để bạn tạo một bảng chi phí?
- Chọn một mẫu hoặc phần mềm theo dõi chi phí.
- Nếu cần, hãy chỉnh sửa các cột và danh mục (chẳng hạn như tiền thuê hoặc số dặm).
- Bao gồm các khoản chi tiêu và chi phí thành từng khoản.
- Tổng hợp tất cả mọi thứ lên.
- Đính kèm hoặc lưu biên nhận có liên quan của bạn.
- Gửi báo cáo qua email hoặc in nó.
Quy trình báo cáo chi phí là gì?
Cách chuẩn bị báo cáo chi phí cho công ty nhỏ của bạn
- Thiết lập một chính sách.
- Xây dựng mẫu theo dõi chi phí.
- Giữ biên lai ở một nơi riêng biệt.
- Xác minh chi tiêu của bạn hai lần.
- Tổng hợp các chi phí và biên lai của bạn.
- Nhanh chóng phê duyệt các báo cáo và xử lý các khoản bồi hoàn.
- 5 phương pháp hay nhất để báo cáo chi phí trong công ty của bạn.
Báo cáo chi phí hàng ngày là gì?
Nhân viên có thể theo dõi chi tiêu của họ vào cuối ngày bằng mẫu báo cáo chi phí hàng ngày. Cho dù bạn quản lý một nhóm nhỏ hay một văn phòng lớn, Mẫu báo cáo chi phí hàng ngày trên trang web của bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Bạn gọi báo cáo chi phí là gì?
Biểu mẫu được gọi là báo cáo chi phí nêu chi tiết các chi phí liên quan đến việc điều hành một công ty. Một doanh nghiệp nhỏ có thể yêu cầu nhân viên của mình báo cáo chi phí để bồi thường cho họ các chi phí liên quan đến kinh doanh như gas hoặc thực phẩm.
Mục đích của báo cáo chi phí là gì?
Báo cáo này hỗ trợ người sử dụng lao động hoặc nhóm tài chính xác định số tiền đã được chi tiêu, những gì đã được mua và số tiền chi phí được hoàn trả.
Tầm quan trọng của một báo cáo chi phí là gì?
Báo cáo chi phí là cần thiết để hiểu tình hình tài chính của công ty bạn. Báo cáo chi phí tiết lộ số tiền được chi tiêu trong toàn bộ công ty, bộ phận hoặc dự án. Nhân viên cũng có thể sử dụng chúng để được hoàn trả các chi phí liên quan đến kinh doanh.
Kết luận
Để hiểu đầy đủ về tình hình tài chính của công ty, trước tiên bạn phải hiểu tiền của mình được chi tiêu như thế nào. Báo cáo chi phí hỗ trợ theo dõi tất cả các khoản tiền đến. Các báo cáo này có thể cung cấp cho bạn cái nhìn chính xác về số tiền đang được chi tiêu trong công ty của bạn. Để đảm bảo rằng hồ sơ của bạn là chính xác, trước tiên bạn phải hiểu báo cáo chi phí là gì, chúng được sử dụng như thế nào, những gì được bao gồm trong đó và tại sao chúng lại quan trọng.
Bài viết liên quan
- CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHI PHÍ: Hướng dẫn từng bước và các công cụ tốt nhất để sử dụng
- XERO VS QUICKBOOKS: Hướng dẫn đánh giá tốt nhất năm 2023 & Tất cả những gì bạn cần (+ mẹo miễn phí)
- DANH MỤC CHI PHÍ KINH DOANH: Các hạng mục chi phí kinh doanh tốt nhất năm 2023 cần xem xét
- TỶ LỆ CHI PHÍ LÀ GÌ VÀ NÓ HOẠT ĐỘNG NHƯ THẾ NÀO?
- TỶ LỆ MỞ RỘNG TRONG NHÀ Ở: Nó là gì và cách tính nó
dự án
