Mọi Tổ chức hoặc Doanh nghiệp đều có rủi ro riêng, cho dù nó có thể nhìn thấy được hay không. Do đó, chúng ta sẽ xem xét kế toán kiểm soát, các ví dụ nội bộ, phòng ngừa, và nó là gì.
Kế toán kiểm soát
Về cơ bản, kế toán kiểm soát là cấu hình của các quy trình để quản lý rủi ro trong một doanh nghiệp. Các mục tiêu kiểm soát kế toán kiểm soát như sau:
Để bảo vệ khỏi mất mát tài sản
Đảm bảo rằng tđây là một đại diện chính xác của kết quả tài chính, vị thế và dòng tiền của công ty are trong báo cáo tài chính của nó.
Để đảm bảo rằng các mục tiêu được đáp ứng một cách kịp thời và hiệu quả.
Để đảm bảo rằng các quy tắc và quy định được tuân thủ
Hệ thống kế toán kiểm soát có thể có hàng chục hoặc hàng trăm hoạt động kiểm soát rời rạc được thiết kế để hoạt động trong phạm vi hạn chế của một doanh nghiệp. Do đó, mặc dù cả ba tổ chức có thể hoạt động trong cùng một lĩnh vực. Các kiểm soát kế toán của nhà sản xuất khác với kiểm soát của nhà phân phối hoặc nhà bán lẻ.
Ban Giám đốc có thể giảm nhẹ các kiểm soát kế toán để nâng cao hiệu quả của quy trình. Tuy nhiên, điều này có thể đòi hỏi phải thực hiện các biện pháp kiểm soát mới ở những nơi khác để bù đắp cho những tác động tiêu cực của biện pháp kiểm soát đã bị loại bỏ.
Kiểm soát kế toán nội bộ
Kế toán kiểm soát nội bộ được phân thành ba loại:
# 1. Kiểm soát thám tử nội bộ
Hình thức kiểm soát này nhằm xác định bất kỳ vấn đề nào trong quy trình kế toán của doanh nghiệp. Hơn nữa, Kiểm soát thám tử nội bộ thường được sử dụng để ngăn chặn gian lận, kiểm soát chất lượng và tuân thủ pháp luật. Hơn nữa, kiểm kê hàng tồn kho, kiểm toán nội bộ và kiểm đếm tiền mặt bất ngờ đều là những trường hợp kiểm soát của thám tử. Kế toán kiểm soát nội bộ có bản chất là một thám tử nhằm bảo vệ tài sản của công ty bằng cách phát hiện những sai phạm khi chúng phát sinh để chủ sở hữu công ty có thể hạn chế ảnh hưởng của chúng đến tổ chức.
# 2. Kế toán kiểm soát nội bộ Phòng ngừa
Đây là một kế toán kiểm soát phòng ngừa chủ động nhằm ngăn chặn những sai lầm và bất thường phát sinh. Hơn nữa, kế toán kiểm soát phòng ngừa nội bộ thường được thực hiện một cách thường xuyên. Trong khi đó, kế toán kiểm soát phòng ngừa bao gồm những điều sau đây.
Tách nhiệm vụ
Phân chia các công việc như sổ sách kế toán, tiền gửi, báo cáo và kiểm toán để giảm khả năng gian lận của nhân viên.
Kiểm soát quyền truy cập
Tính năng này ngăn các thành viên trong nhóm truy cập vào các khu vực cụ thể của hệ thống kế toán trừ khi họ có mật khẩu.
Kế toán kép là một hệ thống đảm bảo rằng các sổ sách luôn được cân đối.
Thực hiện kiểm soát nội bộ phòng ngừa để hỗ trợ tính chính xác của văn thư, sao lưu dữ liệu và ngăn ngừa gian lận của nhân viên. Hơn nữa, những kiểm soát nội bộ này hỗ trợ trong việc ngăn ngừa các vấn đề và bất thường, cho phép các quy trình của công ty hoạt động trơn tru.
# 3. Kiểm soát sửa chữa nội bộ
Kiểm soát nội bộ được thiết lập để sửa chữa bất kỳ sai lầm nào do thám tử phát hiện. Hơn nữa, loại kiểm soát nội bộ này thường bắt đầu bằng cách phát hiện ra những hậu quả xấu và duy trì sự chú ý về vấn đề cho đến khi ban giám đốc có thể khắc phục nó. Tuy nhiên, nếu một lỗi xảy ra, điều quan trọng là công nhân phải tuân theo các quy trình đã đưa ra để sửa lỗi. Kiểm tra thực tế (chẳng hạn như đếm tiền bằng tay) và theo dõi tài sản để phát hiện giấu sự mâu thuẫn là ví dụ về kiểm soát kế toán nội bộ có thể sửa chữa. Do đó, đưa vào một nhóm cải tiến chất lượng có thể là một phương pháp tuyệt vời để giải quyết các vấn đề dai dẳng và điều chỉnh các quy trình.
Kế toán kiểm soát nội bộ bằng các hình thức khác
Các loại kiểm soát kế toán nội bộ khác như sau:
Tài liệu nhất quán
Các giấy tờ kế toán như biên lai hàng tồn kho, hóa đơn, yêu cầu nguyên vật liệu nội bộ và báo cáo chi phí đi lại. Tất cả những điều này có thể giúp duy trì tính nhất quán trong hồ sơ của tổ chức khi chúng ở trong tiêu chuẩn. Tuy nhiên, khi phát hiện ra sự khác biệt trong hệ thống, các định dạng tài liệu được chuẩn hóa sẽ giúp việc xem xét các bản ghi trước đó trở nên dễ dàng hơn.
Số dư thử nghiệm
Việc sử dụng hệ thống kế toán kép là bắt buộc đối với kiểm soát nội bộ này. Điều này cải thiện độ tin cậy và giữ cho cuốn sách được cân bằng. Hơn nữa, lỗi vẫn có thể làm mất ổn định hệ thống nhập kép. Công nhân tính toán số dư thử nghiệm hàng ngày hoặc hàng tuần sẽ hỗ trợ duy trì phân tích trạng thái của hệ thống. Từ đó cho phép phát hiện sớm những sai lệch.
Liên kết tại các khoảng thời gian đều đặn
Số dư tài khoản trong hệ thống doanh nghiệp có thể khớp chặt chẽ với số dư trong các tài khoản độc lập. Chẳng hạn như khách hàng tín dụng, nhà cung cấp và ngân hàng thông qua đối chiếu kế toán định kỳ. Bất kỳ sự khác biệt nào giữa các tài khoản này sẽ thu hút sự chú ý đến các vấn đề.
Việc kiểm soát nội bộ này yêu cầu các thành viên trong nhóm quản lý ủy quyền thực hiện một số giao dịch nhất định. Hơn nữa, cơ quan phê duyệt bổ sung một mức độ trách nhiệm giải trình đối với các hoạt động kế toán. Chỉ cần chứng minh rằng bất kỳ giao dịch nào đã được người giám sát thích hợp xem xét và phê duyệt.
Các phương pháp cải thiện kiểm soát kế toán nội bộ
Có những bước bạn có thể làm để cải thiện kiểm soát kế toán nội bộ của mình. Dưới đây là một số ý tưởng:
# 1. Phân công trách nhiệm kế toán riêng biệt
Thay vì dựa vào một nhân viên hoặc kế toán duy nhất để thực hiện tất cả các công việc kế toán, hãy giao nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm của bạn. Hơn nữa, Xử lý biên nhận và thanh toán, chẳng hạn, có thể được tách biệt. Do đó, việc ký séc, phê duyệt hóa đơn và đối chiếu tài khoản là những nhiệm vụ khác có thể được tách biệt. Cho phép một cá nhân quản lý tất cả các nghiệp vụ kế toán này làm tăng khả năng xảy ra sai sót hoặc gian lận.
# 2. Tăng cường tầm nhìn
Ngay cả khi bạn có kiểm soát nội bộ, chúng sẽ không hiệu quả trừ khi chúng được giám sát. Nếu bạn không có thời gian để tự làm việc đó, hãy chỉ định một nhân viên đáng tin cậy của bạn để xem xét các bảng sao kê, đối chiếu tài khoản và sổ đăng ký thanh toán một cách thường xuyên. Quan trọng nhất, Hãy để ý các khoản chi hoặc tăng lương bị cấm, cũng như nhân viên không tồn tại và giờ làm việc không được chấp thuận. Do đó, hãy ưu tiên xem xét dữ liệu tài chính của công ty bạn để bạn có thể cập nhật các xu hướng và thay đổi trong báo cáo tài chính của mình.
# 3. Quyền truy cập của người lao động vào các hệ thống tài chính nên bị hạn chế
Thông thường, phần mềm kế toán cho doanh nghiệp cho phép người dùng sửa đổi các giao dịch trước đó. Người lao động có thể sử dụng sự cho phép không bị giám sát này để che giấu hành vi gian lận hoặc trộm cắp. Vì vậy, bạn nên hạn chế quyền truy cập của nhân viên vào hệ thống tài chính của công ty với tư cách là chủ doanh nghiệp để ngăn chặn khả năng nhân viên sửa đổi và xóa thông tin. Cuối cùng, Bạn cũng có thể xem qua bất kỳ thay đổi giao dịch nào trong hệ thống để xem có bất kỳ hoạt động bất thường nào không.
#4. Cho phép bên thứ ba xem xét báo cáo tài chính.
Bạn có thể cải thiện tính bảo mật cho tài sản của mình bằng cách nhờ bên thứ ba kiểm tra sổ sách của công ty bạn. Các nhân viên liên quan đến kế toán nội bộ biết về đánh giá của bên thứ ba của bạn sẽ không được khuyến khích tham gia vào các hành vi gian lận. Do đó, một người đánh giá độc lập cũng sẽ có thể phát hiện ra những sai sót và mâu thuẫn.
Ví dụ về kế toán kiểm soát nội bộ
Dưới đây là các ví dụ giải thích về các ví dụ kế toán kiểm soát nội bộ
# 1. Chính sách và Quy trình: Ví dụ về kế toán kiểm soát nội bộ
Các chính sách, quy trình và tài liệu hướng dẫn và giáo dục để đảm bảo thực hiện nhất quán ở mức chất lượng cần thiết được áp dụng. Do đó, những điều này nên được cung cấp ở tất cả các cấp tổ chức. Phòng ban cũng như Đại học / Tổ chức.
# 2. Xem xét các giao dịch và hoạt động
Đánh giá của người quản lý về một giao dịch, hoạt động và báo cáo tóm tắt hỗ trợ trong việc theo dõi tính hiệu quả so với các mục tiêu và mục tiêu. Đồng thời xác định vấn đề, xác định xu hướng, v.v. Các trường hợp cụ thể bao gồm: so sánh báo cáo ngân sách với chi phí thực tế hàng tháng. Kiểm tra dữ liệu hoạt động cuộc gọi điện thoại cho các cuộc điện thoại cá nhân hoặc không liên quan đến công việc. Nhân viên xem lại thẻ chấm công và số giờ làm thêm của họ.
# 3. Kiểm soát xử lý thông tin
Khi thông tin được xử lý, một số Kiểm soát nội bộ được thực hiện để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và ủy quyền của các giao dịch. Hơn nữa, việc sửa đổi kiểm tra hoặc so sánh với các tệp hoặc tổng kiểm soát đã được phê duyệt được thực hiện trên dữ liệu đã nhập. Ngoài ra, các giao dịch được tính theo số và tổng số tệp được quản lý. Và cũng được đối chiếu với số dư trong quá khứ và tài khoản kiểm soát. Quyền truy cập vào dữ liệu, tệp và chương trình bị hạn chế, cũng như sự phát triển của các hệ thống mới và các thay đổi đối với những hệ thống hiện có.
#4. Mẫu: Ví dụ về kế toán kiểm soát nội bộ
Việc chính thức hóa các thủ tục giấy tờ tài chính thúc đẩy tính nhất quán, giúp quá trình kiểm toán dễ dàng hơn. Mặc dù một số báo cáo, chẳng hạn như bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo lãi lỗ, có một phong cách chung. Các giấy tờ khác có thể khác nhau rất nhiều giữa các nhóm kinh doanh. Hơn nữa, việc phát triển và sử dụng các mẫu giống nhau cho ước tính, hóa đơn, đơn đặt hàng, yêu cầu tài trợ, biên lai và báo cáo chi tiêu đảm bảo rằng các mục tương tự có thể được so sánh trong quá trình kiểm toán. Hợp lý hóa các khoản mục này là một kiểm soát kế toán nội bộ quan trọng mà các công ty thường bỏ qua trong nỗ lực của họ để áp dụng các hệ thống kiểm soát dễ thấy hơn.
# 5. Số dư dùng thử
Kế toán sử dụng phương pháp bút toán kép đảm bảo rằng các sổ sách được cân đối liên tục. Tuy nhiên, sai lầm và gian lận vẫn có thể xảy ra trong hệ thống kế toán bút toán kép, do đó, tại sao các số dư thử nghiệm nên được sử dụng với phương pháp này. Hơn nữa, số dư thử nghiệm là một loại kiểm soát kế toán để tăng thêm tính ổn định cho hệ thống. Bằng cách duy trì hồ sơ nội bộ về các khoản tín dụng và ghi nợ cho phép các tổ chức phát hiện ra các vấn đề sớm.
# 6. Sao lưu dữ liệu
Hệ thống kiểm soát kế toán nội bộ bị bỏ qua nhiều nhất là sao lưu dữ liệu. Vì dữ liệu tài chính chính xác đòi hỏi kết nối công nghệ giữa các nền tảng, tổn thất đầu vào tài chính có thể
Năm kiểm soát nội bộ kế toán là gì?
Các cách tiếp cận nên được tùy chỉnh theo yêu cầu duy nhất của chương. Khung kiểm soát nội bộ được tạo thành từ năm yếu tố liên kết với nhau: giám sát, thông tin và truyền thông, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát và môi trường kiểm soát.
Có bảy hoạt động kiểm soát quan trọng nào?
Phân chia vai trò, hạn chế truy cập, kiểm tra thực tế, tài liệu được tiêu chuẩn hóa, số dư dùng thử, đối chiếu định kỳ và thẩm quyền phê duyệt là bảy phương pháp kiểm soát nội bộ.
Kiểm toán SOX là gì?
Việc kiểm toán tài khoản tài chính hàng năm là cần thiết đối với các công ty để thực hiện nhằm tuân thủ Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 (SOX). Kiểm toán tuân thủ SOX nhằm mục đích xác nhận báo cáo tài chính của công ty và các thủ tục được sử dụng để tạo ra chúng.
Kiểm soát kiểm toán bao gồm những gì?
Các hoạt động kiểm soát – Các quy tắc và hướng dẫn giúp đảm bảo rằng các hướng dẫn quản lý được tuân theo được gọi là các hoạt động kiểm soát. Chúng bao gồm nhiều nhiệm vụ như ủy quyền, phê duyệt, xác minh, đối chiếu, đánh giá hiệu suất hoạt động, bảo mật tài sản và phân chia chức năng.
Sự khác biệt giữa Sox và Soc là gì?
Một đạo luật do chính phủ ban hành có tên là SOX đặt ra các tiêu chí về tiết lộ thông tin tài chính và lưu giữ hồ sơ. SOC là một cuộc kiểm tra các thủ tục nội bộ để đảm bảo an toàn dữ liệu, ít lãng phí và niềm tin của nhà đầu tư.
Điều khiển trong Sap là gì?
Các loại điều khiển có thể truy cập trong hệ thống SAP bao gồm: Mã hóa cứng vào hệ thống và không bị ảnh hưởng bởi cấu hình được gọi là điều khiển vốn có. Các biện pháp kiểm soát có thể được sửa đổi để hỗ trợ các mục tiêu kiểm soát được gọi là các biện pháp kiểm soát cấu hình (ví dụ: nhóm dung sai và xác thực)
Kết luận
Tóm lại, kế toán kiểm soát là cấu hình của các quy trình để quản lý rủi ro trong một doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về kế toán kiểm soát
Các yếu tố chính của kiểm soát trong kế toán là gì?
Khuôn khổ kiểm soát nội bộ có năm thành phần liên quan đến nhau: Thứ nhất, môi trường kiểm soát, thứ hai, đánh giá rủi ro, thứ ba, hoạt động kiểm soát, thứ tư, thông tin và cuối cùng, truyền thông và giám sát
Các loại điều khiển khác nhau là gì?
thám tử, phòng ngừa và sửa chữa. Các biện pháp kiểm soát thường là các chính sách và thủ tục hoặc các biện pháp bảo vệ kỹ thuật được thực hiện để ngăn ngừa các vấn đề và bảo vệ tài sản của một tổ chức
5 hoạt động kiểm soát là gì?
- Thứ nhất, Tuân thủ các chính sách và thủ tục.
- Thứ hai, Cải thiện bảo mật (ứng dụng và mạng).
- Thứ ba, Tiến hành quản lý thay đổi ứng dụng.
- Thứ tư, Lập kế hoạch kinh doanh liên tục / sao lưu.
- Cuối cùng là Thực hiện gia công phần mềm.
