Sổ sách kế toán liên quan đến việc ghi lại tất cả các giao dịch tài chính được thực hiện bởi một doanh nghiệp, do đó, tên này. Nó thường bị nhầm lẫn với kế toán, nhưng như chúng ta sẽ thấy trong bài viết này, chúng không giống nhau. Có ba loại dịch vụ kế toán và chúng ta sẽ thảo luận về chúng trong chương này, cùng với cách bạn có thể bắt đầu sự nghiệp kế toán ngay cả khi bạn chưa có kinh nghiệm.
Sổ sách kế toán là gì?
Sổ sách kế toán là quá trình theo dõi mọi giao dịch tài chính được thực hiện bởi một công ty kinh doanh từ khi thành lập cho đến khi đóng cửa. Mỗi giao dịch tài chính được ghi lại dựa trên các tài liệu hỗ trợ, tùy thuộc vào loại hệ thống kế toán mà doanh nghiệp sử dụng. Tài liệu đó có thể là biên lai, hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc một loại hồ sơ tài chính khác chứng minh rằng giao dịch đã xảy ra.
Các giao dịch sổ sách kế toán có thể được ghi lại thủ công trong nhật ký hoặc điện tử bằng cách sử dụng chương trình bảng tính như Microsoft Excel. Hầu hết các doanh nghiệp hiện lưu giữ sổ sách thể hiện các giao dịch tài chính của họ bằng các chương trình máy tính kế toán chuyên dụng. Người giữ sổ sách có thể ghi lại các giao dịch tài chính bằng cách sử dụng sổ sách kế toán một lần hoặc hai lần. Người giữ sổ sách phải hiểu sơ đồ tài khoản của công ty và cách cân bằng sổ sách bằng cách ghi nợ và ghi có.
Ba loại sổ sách kế toán là gì?
Ba loại sổ sách kế toán là hệ thống nhập đơn, hệ thống nhập kép và sổ sách ảo.
#1. Hệ thống nhập cảnh đơn
Như tên của nó, một hệ thống nhập một lần liên quan đến việc chỉ thực hiện một mục nhập vào hồ sơ kế toán cho mỗi giao dịch xảy ra trong một công ty. Nói chung, một hệ thống kế toán duy nhất thích hợp hơn để sử dụng với các tổ chức nhỏ hơn mang lại ít tiền hơn.
Phương pháp ghi sổ kế toán một lần không lưu giữ hồ sơ tài sản hoặc trách nhiệm pháp lý. Điều này là do thực tế là mỗi giao dịch chỉ có một mục nhập. Sẽ có hồ sơ giải ngân tiền mặt và biên lai tiền mặt, đề cập đến tiền mặt đang chảy vào và ra khỏi tổ chức của bạn.
Hệ thống ghi sổ kế toán một lần là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp không xử lý nhiều giao dịch tinh vi hoặc phức tạp. Phương pháp này ghi lại doanh thu bằng tiền mặt cũng như chi phí công ty phải trả vào thời điểm phát sinh.
Các công ty có các khoản phải thu, phải trả hoặc một số lượng lớn các giao dịch vốn không có khả năng sử dụng phương pháp này. Khi sử dụng phương pháp ghi sổ này, các mục nhập không liên kết các giao dịch với các tài khoản thích hợp của chúng, điều này có thể khiến việc theo dõi doanh thu và chi phí trở nên khó khăn hơn.
Nhật ký bán hàng bằng tiền mặt, nhật ký giải ngân tiền mặt và báo cáo ngân hàng tạo thành nền tảng của hệ thống nhập một lần. Khi một khách hàng mua hàng, một ký hiệu được thực hiện trong nhật ký bán hàng và khi một khoản chi phí được thanh toán, một ký hiệu được thực hiện trong nhật ký thanh toán và hoàn trả.
#2. Hệ thống sổ sách kế toán kép
Hệ thống sổ sách ghi sổ kép là phương pháp lưu giữ hồ sơ truyền thống được đại đa số các doanh nghiệp, người ghi sổ và kế toán sử dụng.
Phương pháp ưa thích là một hệ thống nhập kép, phức tạp hơn nhiều và liên quan đến việc bảo trì hơn là một hệ thống nhập đơn. Nó cung cấp khái niệm về ghi nợ và tín dụng, biểu thị rằng đối với mọi giao dịch, một thứ sẽ thu được (ghi nợ) và một thứ sẽ mất đi (tín dụng). Do đó, mỗi giao dịch được ghi ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản.
Một trong nhiều lợi ích của việc sử dụng hệ thống sổ sách kế toán kép là nó có sẵn một quy trình để đảm bảo rằng các giao dịch kinh doanh được ghi lại một cách chính xác và kỹ lưỡng. Đây là nguồn dữ liệu tài chính đáng tin cậy và đánh giá chính xác về tình trạng hoặc hoạt động của công ty.
Các doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các giao dịch phức tạp hơn thường xuyên sử dụng hệ thống sổ sách kế toán với hai mục nhập cho mỗi giao dịch. Chiến lược này hoạt động tốt nhất cho các doanh nghiệp mua hàng hóa và hàng tồn kho bằng tín dụng và tạo doanh thu thông qua các khoản phải thu.
Mỗi giao dịch được ghi lại riêng biệt dưới dạng một mục thu nhập hoặc chi phí trước khi tạo mục nhập thứ hai để liên kết từng giao dịch với tài khoản thích hợp. Ví dụ: nếu bạn nhận được thu nhập từ khách hàng, thì thu nhập đó sẽ được báo cáo là thu nhập và được liên kết với tài khoản của khách hàng.
Trong trường hợp kiểm toán hoặc nếu bạn cần xác định nguồn thanh toán được thực hiện cho chi phí và doanh thu, bạn sẽ có một dấu vết giấy tờ để tham khảo. Ghi nợ và ghi có là các thuật ngữ kế toán đề cập đến các khoản cộng và trừ từ các tài khoản khác nhau do các giao dịch do người dùng thực hiện. Chúng được đưa vào sử dụng theo cách này.
#3. Kế toán ảo
Nếu ý nghĩ giữ sổ sách của bạn bằng cách sử dụng hệ thống nhập một lần hoặc nhập kép khiến bạn lo lắng, thì bạn có thể thấy rằng việc sử dụng các dịch vụ kế toán ảo là một lợi thế. Việc sử dụng một nhân viên kế toán ảo giúp loại bỏ nhu cầu về phí CPA tốn kém hoặc một chuyên gia kế toán nội bộ.
Hầu hết các nhân viên kế toán ảo sẽ chấp nhận các bản sao điện tử của hóa đơn bán hàng, biên lai chi phí và sổ cái bảng lương của bạn. Sau khi đăng các giao dịch của bạn lên các tạp chí và sổ cái thích hợp, nhân viên kế toán của bạn sẽ gửi email cho bạn một bản sao các báo cáo của bạn.
Nhân viên kế toán ảo, thường là kế toán viên công được chứng nhận hoặc kế toán viên có bằng cấp, thường tính phí thấp hơn so với các công ty CPA tư nhân.
Một nhân viên kế toán ảo về cơ bản là một đại lý internet quản lý sách của bạn và cập nhật chúng. Những người tin rằng các phương pháp kế toán một lần hoặc hai lần quá khó để duy trì thường xuyên sử dụng các dịch vụ kế toán ảo có sẵn.
Chi phí của chúng chỉ bằng một phần nhỏ so với chi phí của một nhân viên tại chỗ đối với một doanh nghiệp nhỏ, nhưng chúng cũng hiệu quả không kém. Do các chi phí, một nhân viên kế toán ảo là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho việc thuê một nhân viên kế toán hoặc nhân viên kế toán nội bộ.
Nhân viên kế toán ảo được sử dụng phổ biến nhất cho hóa đơn, sổ cái bảng lương và biên lai chi phí, nhưng họ có thể thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào liên quan đến kế toán mà bạn có thể yêu cầu. Họ sẽ giữ sổ sách cho bạn bằng cách sử dụng kỹ thuật ghi sổ một lần hoặc hai mục.
Kế toán so với Sổ sách kế toán: Chúng có giống nhau không?
Kế toán và sổ sách kế toán đều là những thành phần quan trọng của quản lý tài chính. Thoạt nhìn, cả hai có vẻ rất giống nhau, nhưng có một vài điểm khác biệt chính.
Sổ sách kế toán liên quan đến việc ghi chép và tổ chức dữ liệu tài chính. Kế toán liên quan đến việc giải thích và trình bày dữ liệu cho chủ doanh nghiệp và nhà đầu tư.
Bảng lương, hóa đơn, biên lai và hóa đơn là những thành phần phổ biến của sổ sách kế toán. Mặt khác, báo cáo tài chính và báo cáo là những thành phần phổ biến của kế toán.
Sổ sách liên quan đến việc theo dõi các giao dịch kinh doanh, trong khi kế toán liên quan đến ngân sách, khai thuế và phân tích hiệu quả kinh doanh
Sổ sách kế toán so với Kế toán: Sự khác biệt trong Vai trò Công việc
Nhân viên kế toán và nhân viên kế toán làm công việc tương tự nhưng có bộ kỹ năng khác nhau. Nói chung, vai trò của nhân viên kế toán là ghi lại các giao dịch và giúp bạn tổ chức tài chính, trong khi kế toán cung cấp tư vấn, phân tích và tư vấn về thuế.
Nhân viên kế toán thường không bắt buộc phải có bất kỳ giáo dục chính quy nào. Họ phải tỉ mỉ trong công việc và hiểu biết về các chủ đề tài chính quan trọng để thành công. Thông thường, công việc của nhân viên kế toán được giám sát bởi một kế toán viên hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ có sổ sách mà họ đang làm. Do đó, nhân viên kế toán không thể tự gọi mình là “kế toán viên”.
Bằng cử nhân kế toán thường được yêu cầu để đủ tiêu chuẩn cho chức danh kế toán viên. Bằng tài chính thường được coi là sự thay thế thích hợp cho những người không có bằng kế toán cụ thể.
Kế toán viên, không giống như nhân viên kế toán, có thể đạt được các chứng chỉ chuyên môn bổ sung. Ví dụ, các kế toán viên có đủ kinh nghiệm và trình độ học vấn có thể đạt được chứng chỉ Kế toán viên công chứng (CPA), đây là một trong những loại chứng chỉ kế toán phổ biến nhất. Để trở thành CPA, kế toán viên phải vượt qua kỳ thi Kế toán viên công chứng thống nhất và có kinh nghiệm kế toán chuyên nghiệp. Chi phí của một kế toán được xác định bởi các thông tin cần thiết.
Làm thế nào để bắt đầu sổ sách kế toán mà không cần kinh nghiệm
Nếu bạn muốn bắt đầu sự nghiệp kế toán, nhưng bạn không có kinh nghiệm, đây là một số bước để làm theo để thành công:
#1. Đầu tư vào công cụ làm việc
Khi bạn quyết định học cách trở thành nhân viên kế toán, bạn cũng phải sẵn sàng đầu tư vào con đường sự nghiệp này.
Về cơ bản, bạn đang được đào tạo để trở thành nhân viên kế toán ảo, nghĩa là bạn sẽ làm việc từ xa — rất có thể với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba của doanh nghiệp.
Lý do là khoản đầu tư đầu tiên của bạn phải là một chiếc máy tính tốt và kết nối Internet đáng tin cậy. Vì đây là hai công cụ bạn sẽ sử dụng nhiều nhất nên chúng phải phù hợp với công việc.
Bạn cũng nên đầu tư vào dịch vụ điện thoại di động hoặc điện thoại cố định, vì đây sẽ là phương tiện liên lạc chính của bạn với khách hàng và đồng nghiệp.
Trong khi bạn vẫn đang thiết lập doanh nghiệp của mình, bạn có thể sử dụng điện thoại cá nhân và điện thoại cố định, nhưng cuối cùng bạn sẽ cần phải tách biệt liên lạc giữa doanh nghiệp và cá nhân của mình.
#2. Được đào tạo kế toán cơ bản
Một chương trình đào tạo kế toán tốt sẽ dạy cho bạn những kỹ năng kế toán mà các chủ doanh nghiệp sẵn sàng trả tiền để có được. Do đó, bạn nên đi cho một.
Các kỹ năng kế toán được dạy sẽ dạy bạn cách:
- Theo dõi các giao dịch tài chính
- Duy trì hồ sơ tài chính
- Lập báo cáo tài chính
- Sử dụng phần mềm kế toán phù hợp
- Ghi nhận các khoản phải thu, phải trả
Không thể phủ nhận rằng bạn có thể đạt được nhiều thành tựu với con đường sự nghiệp này và bạn có thể học cách trở thành nhân viên kế toán bằng cách tham gia các khóa đào tạo. Đào tạo kế toán thậm chí không yêu cầu bất kỳ kinh nghiệm làm việc trước đó. Hơn nữa, bạn không cần phải là Kế toán viên công chứng (CPA).
Nếu bạn chưa từng có kinh nghiệm trong ngành kế toán, bạn phải chọn các khóa học kế toán một cách cẩn thận. Chúng sẽ bao gồm mọi thứ bạn cần biết để trở thành một nhân viên kế toán giỏi và có năng lực.
#3. Làm quen với phần mềm kế toán
Bên cạnh việc học các khái niệm cơ bản và cách ghi sổ kế toán, bạn cũng nên làm quen với phần mềm kế toán. Bạn có thể tìm hiểu các nguyên tắc cơ bản bằng cách xem hướng dẫn trực tuyến hoặc được đào tạo thực hành từ nhân viên kế toán chuyên nghiệp.
Kiến thức về phần mềm kế toán có thể giúp bạn trở thành một tài sản quý giá hơn đối với khách hàng của mình. Các công cụ phần mềm giúp hợp lý hóa quy trình kế toán, cho phép bạn thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn.
Phần mềm kế toán, chẳng hạn như QuickBooks, cũng hỗ trợ giảm chi phí khởi động.
Khi chọn một chương trình kế toán trực tuyến, hãy xem xét việc quản lý tài chính cá nhân của cả khách hàng và cá nhân của bạn. Hãy nhớ rằng bạn cũng sẽ sử dụng nó để quản lý tài chính của chính mình.
#4. Ra mắt công ty kế toán của bạn
Đã đến lúc bắt đầu công việc kế toán của bạn sau khi học cách trở thành kế toán viên và trang bị cho mình kiến thức kinh doanh. Bạn cũng có thể làm việc như một nhân viên kế toán tự do. Dưới đây là một số bước cần thực hiện nếu bạn muốn bắt đầu kinh doanh kế toán hoặc làm công việc kế toán tự do:
- Lấy mã số thuế.
- Khi cần thiết, xin giấy phép và giấy phép kinh doanh.
- Chọn một cấu trúc cho công ty của bạn (sole proprietorship, LLC, v.v.)
Bạn phải tiếp thị các dịch vụ của mình ngoài việc chính thức hóa hoạt động kinh doanh sổ sách kế toán của mình. Có một số cách tiếp cận này:
- Tham dự các sự kiện kết nối và các nhóm doanh nghiệp nhỏ để gặp gỡ các đồng nghiệp và khách hàng tiềm năng.
- Truyền miệng — Thông báo cho gia đình và bạn bè về doanh nghiệp của bạn và tận dụng các mối quan hệ hiện có. Yêu cầu mọi người giới thiệu bạn để bạn có thể có được khách hàng và mở rộng mạng lưới của mình.
- Tạo một trang web — Có trang web của riêng bạn giúp tạo dựng uy tín của bạn. Nó cho phép những người khác tìm thấy bạn và tìm hiểu về các dịch vụ bạn cung cấp và cuối cùng bạn có thể đưa lời chứng thực của khách hàng vào trang web của mình.
- Tạo tài khoản trên LinkedIn — Bán hàng qua mạng xã hội là một phương pháp hiệu quả để tiếp thị dịch vụ của bạn và bạn có thể bắt đầu bằng cách kết nối với mọi người trên LinkedIn. Như với trang web của bạn, hãy cập nhật hồ sơ của bạn với nội dung có liên quan và có giá trị.
- Phát danh thiếp — Cung cấp cho mọi người điều gì đó để nhớ đến bạn để khi họ cần một nhân viên kế toán, bạn sẽ là người đầu tiên nghĩ đến.
#5. Đàm phán một mức giá hợp lý
Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, mức lương kế toán trung bình hàng năm là khoảng 40,000 đô la (19 đô la mỗi giờ). Nhân viên kế toán toàn thời gian được trả ở mức này.
Bạn có thể kiếm được nhiều tiền hơn với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ hoặc người làm việc tự do so với người làm kế toán toàn thời gian trung bình. Chìa khóa để đạt được tỷ lệ cao hơn là cung cấp cho khách hàng của bạn giá trị mà họ yêu cầu.
Bookkeeper Launch có thể dạy cho bạn điều này như một phần của các vấn đề trong thế giới thực mà bạn sẽ học cách giải quyết. Khóa học sẽ mang lại cho bạn sự tự tin để đặt mức lương tối thiểu hàng giờ là 60 đô la.
#số 6. Đầu tư vào bản thân
Bước đầu tiên để học cách bắt đầu sự nghiệp kế toán là mua các công cụ làm việc. Bây giờ chúng ta đã đi hết một vòng tròn, bước cuối cùng bạn nên tiếp tục thực hiện là đầu tư vào bản thân.
Điều này đòi hỏi phải tích cực cải thiện kỹ năng của bạn thông qua đào tạo thường xuyên. Bạn cũng phải luôn cập nhật các tiêu chuẩn ngành để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình.
Phát triển sự háo hức học hỏi những điều mới bởi vì luôn có điều gì đó mới mẻ để khám phá và học hỏi. Ngành kế toán luôn thay đổi và nếu bạn muốn tiếp tục kinh doanh, bạn phải thích nghi.
Nếu bạn làm theo sáu bước này về cách trở thành nhân viên kế toán, bạn sẽ bắt đầu sự nghiệp kế toán một cách thuận lợi. Ngay cả khi bạn chưa có kinh nghiệm trước đó, bạn vẫn có thể bắt đầu công việc kế toán nếu có đủ động lực và kỷ luật.
Dịch vụ kế toán
Dịch vụ kế toán trực tuyến có thể tiết kiệm cho doanh nhân cả thời gian và tiền bạc. Ít nhất, dịch vụ sổ sách kế toán của bạn phải cung cấp sổ sách kế toán chính xác và, nếu công ty của bạn yêu cầu, dịch vụ bảng lương và thuế. Nó cũng nên cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc và có danh tiếng về độ tin cậy và đáng tin cậy.
Với hàng trăm tùy chọn kế toán có sẵn, đây là những dịch vụ kế toán tốt nhất dành cho bạn:
- Nhân viên kế toán
- QuickBooks
- kẻ lừa đảo
- Đốt cháy kế toán tại chỗ
- Mặt trời mọc
- Kế toán viên 360
- tài chínhPal
- bookkeeper.com
- KPMG tia lửa
- Phi công
Dịch vụ kế toán hoạt động như thế nào?
Quá trình ghi lại chính xác hoạt động tài chính của công ty bạn được gọi là sổ sách kế toán doanh nghiệp nhỏ. Bạn có thể thuê dịch vụ kế toán trực tuyến thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Đối chiếu sao kê ngân hàng.
- Quản lý các khoản phải thu.
- Lập báo cáo tài chính
- quản lý tiền lương.
- Làm biểu mẫu thuế.
Hầu hết các dịch vụ kế toán ít nhất sẽ nhập các giao dịch, đối chiếu các tài khoản và gửi cho bạn các báo cáo tài chính một cách thường xuyên. Hầu hết các dịch vụ liên lạc hàng tháng, nhưng bạn có thể trả thêm tiền để nhận báo cáo hàng tuần trong một số trường hợp. Bạn có thể nói chuyện với nhân viên kế toán của mình (hoặc nhóm nhân viên kế toán) bao nhiêu lần tùy thích hoặc vài lần mỗi tháng, tùy thuộc vào công ty.
Kỹ năng kế toán cơ bản là gì?
Các kỹ năng kế toán cơ bản bao gồm chú ý đến chi tiết, lập hóa đơn, tư duy phản biện, tổ chức, giao tiếp xuất sắc, quản lý thời gian, v.v.
Kế toán là một công việc khó khăn?
Hầu hết mọi người sẽ nói rằng công việc của một nhân viên kế toán là khó khăn. Ngoài kiến thức kế toán cơ bản, người ta nên làm quen với luật. Công việc trở nên khó khăn hơn bởi những thay đổi luật pháp thường xuyên.
Nguyên tắc vàng của sổ sách kế toán là gì?
Nguyên tắc vàng đầu tiên của kế toán là “ghi có người cho, ghi nợ cho người nhận”.
Một khóa học về sổ sách kế toán kéo dài bao lâu?
Hầu hết các chương trình chứng chỉ kế toán đều yêu cầu 20-30 tín chỉ và có thể hoàn thành trong vòng không quá hai năm. Nhiều chương trình trực tuyến với lịch trình tăng tốc có yêu cầu tín dụng thấp hơn và con đường tốt nghiệp nhanh hơn.
Cuối cùng,
Tất cả các doanh nghiệp dù nhỏ, vừa hay lớn đều cần phải có kế toán. Đó là quá trình theo dõi các giao dịch tài chính của một công ty. Có rất nhiều loại hệ thống sổ sách kế toán và bạn phải làm quen với tất cả chúng để chọn loại tốt nhất cho công ty của mình. Người giữ sổ sách là những cá nhân quản lý tất cả dữ liệu tài chính cho doanh nghiệp. Sổ sách kế toán chính xác cung cấp cho doanh nghiệp thước đo đáng tin cậy về hiệu quả hoạt động của họ.
Bài viết liên quan
- Sổ sách kế toán kép: Đơn giản hóa với các ví dụ và thực tiễn của Vương quốc Anh
- DỊCH VỤ ĐẶT CHỖ CHO DOANH NGHIỆP NHỎ: Top Tốt nhất cho Doanh nghiệp Nhỏ năm 2023
- Top 10 HỆ THỐNG ĐẶT VÉ TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ cho năm 2023
- CPA VS ACCOUNTANT: Sự khác biệt và phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn
- Sổ sách kế toán và Kế toán: Các Thực tiễn & Sự khác biệt Tốt nhất năm 2022
dự án
