Hệ thống kế toán giúp các công ty theo dõi các hoạt động tài chính của họ và quản lý chúng. Bán hàng, mua lại, tài sản và nợ phải trả được bao gồm. Tuy nhiên, trong bài viết này, bạn sẽ hiểu hệ thống kế toán là gì bao gồm hệ thống máy tính và hệ thống trực tuyến, cuối cùng là các thủ tục kiểm soát nội bộ cần thực hiện để có kết quả hiệu quả.
Hệ thống kế toán
Tuy nhiên, hệ thống kế toán là tập hợp các quy trình kế toán được kết nối với các quy định và kiểm soát. Do đó, mục tiêu của hệ thống kế toán là ghi lại các giao dịch của doanh nghiệp, tổng hợp chúng thành các mẫu tổng hợp và đưa ra các báo cáo để người ra quyết định theo dõi, đánh giá và cải tiến hoạt động.
Mặc dù hệ thống kế toán có thể hoàn toàn dựa trên giấy tờ, nhưng điều này thường chỉ xảy ra ở các doanh nghiệp cực kỳ nhỏ. Các giải pháp kế toán có sẵn thường dựa trên bất kỳ quy trình nào cần thiết cho việc nhập dữ liệu vào phần mềm.
Nội dung của hệ thống kế toán
Một hệ thống tuân thủ thường bao gồm các lĩnh vực chức năng chính của một tổ chức, chẳng hạn như mua hàng hóa và dịch vụ, bán hàng hóa và dịch vụ, trả lương cho nhân viên và các hoạt động tài trợ như thu nợ, bán cổ phần và trả lãi cho người cho vay. Do đó, tất cả các thành phần của hệ thống kế toán bao gồm kế toán, lập hóa đơn và các khoản phải thu, tài sản cố định, hàng tồn kho và bảng lương. Vẫn tùy thuộc vào số lượng giao dịch đã hoàn thành, nhân viên kế toán chuyên trách có thể được phân công cho từng phân hệ trước đó.
Các loại hệ thống kế toán
# 1. Kế toán quản lý
Tuy nhiên, loại kế toán này cung cấp cho các nhà quản lý thông tin họ cần để lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động. Ví dụ về kế toán quản lý là kế toán chi phí và kế toán tinh gọn. Như vậy, kế toán chi phí là thủ tục theo dõi các chi phí phát sinh của một công ty cho các giao dịch và giao dịch khác nhau. Kế toán tinh gọn nghiên cứu các thủ tục để xác định cách giảm chi phí và loại bỏ lãng phí trong khi định giá tăng lên.
# 2. Kế toán hàng tồn kho
Bạn cũng có thể theo dõi và lập kế hoạch mức tồn kho và các hoạt động liên quan khác. Theo dõi mã vạch và RFID cũng là một số công nghệ kế toán hàng tồn kho được sử dụng nhiều nhất.
# 3. Kế toán theo ngành cụ thể
Do đó, từ này dùng để chỉ một hệ thống chuyên biệt trong một lĩnh vực nhất định. Ví dụ: hệ thống dành cho công ty bán hàng rất khác với hệ thống hệ thống kế toán hợp pháp. Tuy nhiên, mỗi ngành đều có những nhu cầu riêng phù hợp với các lĩnh vực khác nhau.
#4. Kế toán phi lợi nhuận
Loại kế toán này có các nhu cầu riêng của nó. Nó chủ yếu liên quan đến việc đảm bảo rằng các khoản tiền được phân phối theo đúng cách thức; và hệ thống cũng có thể tạo ra các báo cáo chi tiêu.
Do đó, hệ thống kế toán là một hệ thống được sử dụng để sắp xếp thông tin tài chính trong một công ty. Nó vẫn có thể là thủ công hoặc máy tính. Lý do chính mà bạn vẫn nên sử dụng hệ thống kế toán là để theo dõi chi phí, thu nhập và các hoạt động khác. Về cơ bản, hãy theo dõi tất cả các sự kiện ảnh hưởng đến tài chính của công ty.
Hệ thống kế toán trên máy tính
Những ngày kế toán viên ghi chép các giao dịch kế toán bằng sổ cái và bút chì đã trôi qua. Tuy nhiên, các công ty gần đây đã công nhận tiện ích lập kế hoạch và dự báo kinh tế của máy tính hiện đại. Các công ty kế toán hiện đang nắm bắt chúng. Do đó, nhiều doanh nghiệp, từ Fortune 100 cho đến các cửa hàng chỉ dành cho một người, giờ đây đã sử dụng kế toán trên máy vi tính.
Tuy nhiên, hệ thống kế toán trên máy vi tính là hệ thống thông tin kế toán xử lý các giao dịch và sự kiện của hệ thống tài chính phù hợp với Các Nguyên tắc Kế toán Thường được Chấp nhận (GAAP) để báo cáo trên cơ sở người dùng.
Các tính năng của hệ thống đếm bằng máy tính
1. Công việc rất tốt và chính xác
2. Cần ít công việc nặng nhọc hơn
3. Hiệu quả về chi phí và thời gian
4. Ít lỗi và khả năng bỏ sót
5. Tạo báo cáo MIS hoàn chỉnh trong thời gian thực
Ưu điểm của Hệ thống Kế toán Máy tính
- Không giống như lao động thủ công, kế toán do máy tính tạo ra thường gọn gàng, chính xác và dễ đọc.
- Do đó, máy tính cải thiện hiệu quả của nhân viên bằng cách tăng tốc độ lưu trữ hồ sơ và báo cáo. Vì vậy, thời gian được tiết kiệm.
- Máy tính kế toán vẫn có thể cung cấp khả năng kiểm soát và thông tin tốt hơn.
- Kế toán trên máy vi tính cũng làm giảm các công việc kế toán lặp đi lặp lại và tốn thời gian
- Phần mềm kế toán cũng giúp việc truy cập dữ liệu kế toán an toàn bên ngoài văn phòng dễ dàng hơn nhiều. Điều này đặc biệt đúng khi sử dụng kế toán trực tuyến.
- Các báo cáo tài chính do máy tính tạo ra cũng có độ chính xác cao.
- Phần mềm kế toán cũng hợp lý hóa quá trình tạo tài khoản.
- Hồ sơ dữ liệu của hệ thống này do đó an toàn.
Nhược điểm của Hệ thống Kế toán Máy tính
- Lỗi hệ thống như các cuộc tấn công phần mềm độc hại và các khó khăn về mạch máy tính.
- Việc đào tạo hệ thống kế toán trên máy tính thường khá tốn kém.
- Tương tự, sự chậm trễ là điều không thể tránh khỏi.
- Hầu hết các hệ thống kế toán cũng thiếu năng lực phát hiện những sai sót đột xuất.
Các loại phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán được sử dụng bởi các chuyên gia trên toàn thế giới. Do đó, chúng được phân thành ba loại:
1. Phần mềm Readymade
Tuy nhiên, phần mềm này được thiết kế cho tất cả người dùng và không có bất kỳ tính năng hoặc thay đổi nào có lợi cho một nhóm nhân khẩu học cụ thể. Các giải pháp phần mềm làm sẵn cũng phù hợp với các công ty có khối lượng kế toán tối thiểu.
Phần mềm chuẩn bị ít tốn kém hơn và tốn ít tài nguyên hệ thống hơn. Các chương trình này cũng có một đường cong học tập năng động và dễ dàng.
2. Phần mềm được cá nhân hóa
Do đó, phần mềm kế toán tùy chỉnh là một phần mềm được tạo sẵn đã được thay đổi để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của khách hàng. Những sáng kiến này phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và lớn. Phần mềm kế toán tùy chỉnh có chi phí cài đặt và bảo trì cao hơn so với các hệ thống kế toán truyền thống. Trong hầu hết các trường hợp, người dùng phải trả phí tùy chỉnh để có được dịch vụ của nhà cung cấp.
Việc sử dụng một công cụ kế toán như vậy sẽ tăng cường bảo mật dữ liệu và giảm bớt việc bảo trì. Trước khi sử dụng chương trình việc làm chuyên nghiệp này, người dùng phải trải qua khóa đào tạo đầy đủ.
3. Phần mềm tùy chỉnh
Phần mềm kế toán tùy chỉnh được tạo ra cho các doanh nghiệp cụ thể. MIS bao gồm các chương trình như vậy. Những ứng dụng này thường chỉ được xây dựng cho các tập đoàn lớn và yêu cầu đào tạo chuyên ngành trước khi người dùng có thể sử dụng chúng thành công.
Hệ thống kế toán trực tuyến
Do đó, kế toán trực tuyến là việc áp dụng công nghệ trực tuyến và Internet vào chức năng kế toán của doanh nghiệp. Nó cũng không có ý nghĩa rõ ràng và chỉ đơn thuần đề cập đến những tiến bộ kế toán có được nhờ công nghệ máy tính và mạng.
# 1. Wave (Phần mềm miễn phí tốt nhất)
Wave là một nền tảng phần mềm kế toán tuyệt vời cho một doanh nghiệp nhỏ dựa trên dịch vụ chỉ cần gửi các hóa đơn cơ bản và không cần lưu trữ hàng tồn kho hoặc tiến hành tính lương. Do đó, các tính năng miễn phí của Wave sẽ đáp ứng tất cả các nhu cầu kế toán của nhiều dịch giả tự do và các doanh nghiệp hoạt động dựa trên dịch vụ, khiến nó trở thành phần mềm miễn phí tốt nhất trong đánh giá của chúng tôi.
lợi thế của làn sóng hệ thống kế toán trực tuyến
- Kế toán, lập hóa đơn và quét biên lai đều có sẵn miễn phí.
- Không có giới hạn về giao dịch hoặc thanh toán.
- Với một tài khoản duy nhất, bạn cũng có thể quản lý nhiều doanh nghiệp.
- Không có giới hạn về số lượng người có thể sử dụng dịch vụ.
- Ứng dụng dành cho điện thoại thông minh và máy tính bảng
# 2. QuickBooks Online (Tốt nhất về tổng thể)
QuickBooks Online là phần mềm kế toán tốt nhất cho các công ty nhỏ. Không chỉ phần lớn các chuyên gia kế toán doanh nghiệp nhỏ sử dụng QuickBooks Online mà còn có vô số tài nguyên và diễn đàn đào tạo trực tuyến để nhận hỗ trợ nếu cần. Tất cả các tính năng kế toán cũng có thể được truy cập thuận tiện trên một bảng điều khiển duy nhất để đảm bảo việc hạch toán trôi chảy và hiệu quả hơn.
Ưu điểm của hệ thống kế toán trực tuyến QuickBooks
- Khả năng mở rộng
- Thường được sử dụng bởi các kế toán chuyên nghiệp
- Tích hợp với các ứng dụng từ bên thứ ba
- Dựa trên đám mây
- ứng dụng di động
# 3. Sách tươi
Đối với hầu hết các doanh nghiệp dựa trên dịch vụ, việc lập hóa đơn là rất quan trọng. Không giống như các phần mềm kế toán khác, FreshBooks cho phép bạn cá nhân hóa hóa đơn nhiều hơn. Nó không chỉ gửi và nhận hóa đơn mà còn có thể xử lý sổ sách kế toán cơ bản cho một công ty. Do đó, phần mềm kế toán này giúp các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ gửi đề xuất, hóa đơn, thu tiền đặt cọc, theo dõi thời gian thực hiện dự án và nhận thanh toán.
Ưu điểm của hệ thống kế toán trực tuyến FreshBooks
- Dựa trên đám mây
- Tích hợp ứng dụng của bên thứ ba
- Giá cả phải chăng
- Giao diện đơn giản để sử dụng
Có các trình kết nối ứng dụng của bên thứ ba cho Shopify, Gusto, Stripe, G Suite và các nền tảng khác. Hóa đơn FreshBooks cũng có thể được tùy chỉnh và thay đổi hoàn toàn để có giao diện chuyên nghiệp. FreshBooks vẫn tuyệt vời để lập ngân sách dự án, gửi ước tính và thu tiền thanh toán.
#số 4. Xero
Có chuyên gia kế toán Xero cho doanh nghiệp để hướng dẫn bạn trong suốt quá trình cũng có thể nâng cao trải nghiệm và hiệu suất kế toán đám mây cho doanh nghiệp của bạn. Xero là giải pháp hàng đầu cho các doanh nghiệp siêu nhỏ đang tìm kiếm phần mềm kế toán tương đối dễ dàng trong phân tích của chúng tôi. Do đó, phần mềm có giao diện người dùng đơn giản và kết nối dễ dàng với dịch vụ tính lương của bên thứ ba. Do đó, với việc tích hợp Stripe và GoCardless của Xero, khách hàng có thể thanh toán trực tuyến cho các doanh nghiệp.
Ưu điểm của hệ thống kế toán trực tuyến Xero
- Dựa trên đám mây
- ứng dụng di động
- Tích hợp bảng lương với Gusto
- Thị trường ứng dụng của bên thứ ba
- Quản lý hàng tồn kho đơn giản
Kiểm soát nội bộ & Hệ thống kế toán
Kiểm soát nội bộ là các chính sách và thủ tục được áp dụng để đảm bảo tính tin cậy liên tục của hệ thống kế toán. Tính chính xác và độ tin cậy là yếu tố quan trọng trong ngành kế toán. Tuy nhiên, nếu không có hồ sơ kế toán chính xác, các nhà quản lý không thể đưa ra các quyết định tài chính đầy đủ thông tin và các báo cáo tài chính có thể có sai sót. Các phương pháp kiểm soát nội bộ trong kế toán được nhóm thành bảy loại, mỗi loại được thiết kế để ngăn ngừa gian lận và xác định các sai sót trước khi chúng trở thành vấn đề.
Dưới đây là các quy trình kiểm soát nội bộ & hệ thống kế toán trong hệ thống kế toán, hãy cùng xem xét chúng.
# 1. Tách biệt các nhiệm vụ
Các vai trò tách biệt bao gồm phân bổ trách nhiệm giải trình đối với sổ sách kế toán, tiền gửi, báo cáo và kiểm toán. Càng nhiều nhiệm vụ được phân chia, càng ít có khả năng một cá nhân thực hiện hành vi gian lận. Chia sẻ trách nhiệm giữa hai hoặc nhiều cá nhân hoặc yêu cầu đồng nghiệp xem xét các hành động quan trọng có thể phục vụ mục đích tương tự ở các doanh nghiệp nhỏ có ít nhân viên kế toán.
# 2. Truy cập kiểm soát nội bộ cho hệ thống kế toán
Mật khẩu, khóa và nhật ký truy cập điện tử có thể giúp ngăn những người dùng trái phép ra khỏi hệ thống kế toán đồng thời cung cấp một phương tiện để kiểm tra hoạt động của hệ thống nhằm xác định nguồn gốc của sai sót hoặc sai lệch. Ngoài ra, theo dõi truy cập mạnh mẽ có thể hỗ trợ trong việc ngăn chặn các nỗ lực truy cập gian lận.
# 3. Kiểm toán tài sản vật chất
Chúng bao gồm đếm bằng tay tiền mặt và các tài sản vật chất khác được duy trì trong hệ thống kế toán, chẳng hạn như hàng tồn kho, vật liệu và công cụ. Việc đếm vật lý, bằng cách tránh hoàn toàn các hồ sơ được vi tính hóa, có thể tiết lộ những chênh lệch chưa được phát hiện trước đây trong số dư tài khoản. Việc đếm tiền tại các cơ sở bán lẻ có thể được thực hiện thường xuyên hoặc có thể nhiều lần mỗi ngày. Các dự án lớn hơn, chẳng hạn như đếm hàng tồn kho theo cách thủ công, nên được hoàn thành ít thường xuyên hơn, có thể mỗi năm một lần hoặc định kỳ.
#4. Chuẩn hóa tài liệu tài chính
Các tài liệu giao dịch tài chính, bao gồm hóa đơn, yêu cầu vật tư nội bộ, biên nhận hàng tồn kho và báo cáo chi phí đi lại, có thể được chuẩn hóa để giúp duy trì tính nhất quán trong việc lưu trữ hồ sơ trong suốt thời gian. Khi xác định nguồn gốc của sự khác biệt trong hệ thống, việc sử dụng các định dạng tài liệu chuẩn có thể giúp xác minh các bản ghi trước đó dễ dàng hơn. Sự thiếu nhất quán trong quá trình xem xét như vậy có thể dẫn đến việc các mục bị bỏ qua hoặc hiểu nhầm.
# 5. Số dư dùng thử hàng ngày hoặc hàng tuần
Bằng cách đảm bảo rằng các sổ sách được cân đối nhất quán, một hệ thống kế toán kép sẽ thúc đẩy tính đáng tin cậy. Thậm chí, các lỗi vẫn có khả năng làm mất ổn định hệ thống nhập kép bất cứ lúc nào. Tính toán số dư thử nghiệm hàng ngày hoặc hàng tuần có thể cung cấp thông tin chi tiết thường xuyên về tình trạng của hệ thống, cho phép phát hiện và kiểm tra nhanh chóng các bất thường.
# 6. Sự liên kết của hệ thống kế toán trên cơ sở thông thường
Việc đối chiếu kế toán được thực hiện trên cơ sở cần biết có thể đảm bảo rằng số dư trong hệ thống kế toán của bạn khớp với số dư trong tài khoản của các đơn vị khác, chẳng hạn như ngân hàng, nhà cung cấp và khách hàng tín dụng. Ví dụ: đối chiếu ngân hàng yêu cầu so sánh số dư tiền mặt của hệ thống kế toán và hồ sơ tiền gửi và biên lai với bảng sao kê ngân hàng của bạn. Sự khác biệt giữa các loại tài khoản bổ sung khác nhau có thể cho thấy các vấn đề hoặc sự khác biệt trong tài khoản của chính bạn hoặc chúng có thể là kết quả của lỗi do các doanh nghiệp khác thực hiện.
Bằng cách yêu cầu các nhà quản lý cụ thể phê duyệt các loại giao dịch cụ thể, hồ sơ kế toán có thể được chịu trách nhiệm bằng cách chứng minh rằng các giao dịch đã được cơ quan có thẩm quyền xem xét, kiểm tra và phê duyệt. Ví dụ, việc yêu cầu phê duyệt các khoản thanh toán và chi phí lớn có thể ngăn cản những nhân viên không có đạo đức tham gia vào các hành động gian lận quy mô lớn bằng cách sử dụng tiền mặt của doanh nghiệp.
4 loại kế toán là gì?
- Kế toán quản lý
- Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán cụ thể theo ngành
- Kế toán phi lợi nhuận
Hệ thống kế toán cơ bản là gì?
Quá trình ghi lại các giao dịch tài chính của một công ty được gọi là kế toán cơ bản. Nó đòi hỏi phải đánh giá, tóm tắt và báo cáo các giao dịch này cho các cơ quan quản lý, tổ chức giám sát và cơ quan thuế. Kế toán là một trong những chức năng quan trọng nhất trong thực tế bất kỳ hình thức kinh doanh nào.
Hệ thống nào được sử dụng cho kế toán?
- Wave (Phần mềm miễn phí tốt nhất)
- Quickbooks trực tuyến (Tổng thể tốt nhất)
- Sách tươi
- Xero
Một ví dụ về một hệ thống kế toán là gì?
Phần mềm kế toán trực tuyến, còn được gọi là phần mềm kế toán “dựa trên đám mây”, là loại hệ thống kế toán tự động phổ biến nhất. Phần mềm kế toán trực tuyến là một hệ thống giúp tự động hóa các phần của chu trình kế toán, như ghi lại các mục nhật ký.
Excel có phải là một hệ thống kế toán không?
QuickBooks và Microsoft Excel là hai trong số các hệ thống kế toán phổ biến nhất, nhưng chúng hoạt động khác nhau, chi phí khác nhau và phù hợp với cơ cấu kinh doanh của bạn khác nhau.
- HỆ THỐNG THANH TOÁN TRỰC TUYẾN: 13 Hệ thống & Phần mềm Thanh toán Trực tuyến hàng đầu ở Vương quốc Anh
- Tất cả những gì bạn cần biết để triển khai một hệ thống quản lý tài trợ thích hợp
- 15 phần mềm kế toán miễn phí tốt nhất cho chủ doanh nghiệp
- GAAP so với IFRS: Ghi nhận doanh thu, Bảng cân đối kế toán và các điểm khác biệt khác
