Bạn cần gợi ý tổ chức sự kiện? Bạn đã đến đúng địa điểm. Trong những năm qua, chúng tôi đã tham dự nhiều sự kiện do các nhóm khác nhau tổ chức. Chúng tôi cũng có rất nhiều phương pháp hay nhất để bạn sử dụng, ngay cả khi chúng tôi không thể liệt kê tất cả các chi tiết cụ thể mà bạn cần xem xét (điều này thường phụ thuộc vào loại sự kiện!). Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước liên quan đến lập kế hoạch sự kiện trong bài đăng trên blog này.
Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Một kế hoạch sự kiện phục vụ như một lộ trình cho tất cả các yếu tố của sự kiện của bạn.
Các thành phần này được phối hợp tuân theo các mục tiêu và mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn) và một khung thời gian. Chúng tôi khuyên bạn nên làm việc lùi lại so với ngày diễn ra sự kiện để xác định mốc thời gian của bạn (lịch trình làm việc trở lại!).
Khi bạn đã sẵn sàng cho ngày trọng đại, người lập kế hoạch sự kiện của bạn có thể đóng vai trò là người hướng dẫn giúp bạn đi đúng hướng. Bất kể sự kiện của bạn lớn hay nhỏ, một kế hoạch thành công bao gồm các yếu tố quan trọng giống nhau, mà chúng ta sẽ xem xét trong phần tiếp theo.
Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Quản lý sự kiện là đòi hỏi khắt khe. Việc theo dõi tất cả các chi tiết nhỏ có thể khó khăn khi có quá nhiều bộ phận chuyển động. Có rất nhiều điều cần xem xét, từ việc chọn địa điểm và diễn giả đến việc đảm bảo rằng bạn đã gửi lời cảm ơn và dẫn dắt một cuộc phỏng vấn sau sự kiện.
Dưới đây là một số bước thiết lập trong việc sắp xếp một sự kiện.
#1. Phát triển mục tiêu và mục tiêu sự kiện
Thiết lập một mục đích và mục tiêu rõ ràng là giai đoạn đầu tiên. Những mục tiêu nào bạn có trong tâm trí để sắp xếp sự kiện này?
#2. thành lập một đội
Để quản lý tất cả các sắp xếp cho bất kỳ sự kiện nào, cần có nỗ lực phối hợp của nhóm. Chọn một thành viên ủy ban chủ chốt để lãnh đạo sự kiện và chỉ định các chủ tịch tiểu ban cụ thể. Địa điểm, diễn giả, giải trí, công khai, nhà tài trợ, phương tiện đi lại, quản lý tình nguyện viên và các lĩnh vực khác đều có thể do các tiểu ban phụ trách.
# 3. Đặt ngày
Trước khi chốt ngày diễn ra sự kiện, hãy đảm bảo tính đến những điều sau.
Hãy cho mình nhiều thời gian để tổ chức; lý tưởng nhất là khoảng thời gian này từ bốn đến sáu tháng, tùy thuộc vào các chi tiết cụ thể của sự kiện của bạn.
- Hãy chú ý đến các ngày lễ
- Tránh các sự kiện lớn hoặc ngày nghỉ học
- Xác minh ngày với những người tham dự quan trọng (diễn giả/diễn giả chính, khách VIP, các bên liên quan).
#4. Thương hiệu sự kiện của bạn
Bạn phải chọn một chủ đề vừa thời sự vừa khác biệt nếu bạn muốn sự kiện của mình nổi bật. Nghĩ về một chủ đề rộng lớn, hấp dẫn cho sự kiện của bạn và suy nghĩ nghiêm túc về cái tên đó. Đặc biệt trong phương tiện truyền thông internet, nó có thể là một điểm thu hút sự chú ý lớn. Xem xét các mục tiêu của bạn cho sự kiện khi bạn đưa ra các đề xuất tên. Tạo một dòng giới thiệu—một cụm từ xây dựng thương hiệu ngắn gọn, hấp dẫn tóm tắt sự kiện. Tạo một logo để đại diện cho sự kiện của bạn. Áo phông, chai nước, túi xách và các mặt hàng khác đều có thể được gắn thương hiệu với sự trợ giúp của logo. Bạn có thể dễ dàng tạo logo bằng công cụ thiết kế đồ họa trực tuyến miễn phí Canva.com.
#5. Lập kế hoạch tổng thể
Tất cả các yếu tố của sự kiện, bao gồm:
- Lựa chọn địa điểm, lập kế hoạch và cung cấp thực phẩm (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, lựa chọn bữa ăn, người cung cấp thực phẩm, v.v.)
- Diễn giả/người trình bày (xác định, xác minh, hậu cần và quản lý) (xác định, xác nhận, hậu cần và quản lý)
- Hoạt động/giải trí
- Cả quảng cáo và quảng cáo ngoại tuyến và internet (trang web, quảng cáo trực tuyến, lịch sự kiện, chương trình in, quan hệ truyền thông, biển báo, phương tiện truyền thông xã hội, v.v.)
- Quản lý nhà tài trợ và đối tác
- Quản lý tình nguyện viên
- Hãy nhớ rằng mọi người tình nguyện vì nhiều lý do (nút nóng), chẳng hạn như mong muốn tạo ra sự khác biệt, cơ hội gặp gỡ những người mới trong xã hội hoặc mong muốn học hỏi hoặc trải nghiệm điều gì đó mới lạ. Kinh nghiệm tình nguyện tốt có thể dẫn đến tình nguyện hơn nữa. Họ sẽ không tình nguyện trở lại và sẽ nói với người khác nếu họ có trải nghiệm tồi tệ. Đảm bảo rằng các tình nguyện viên của bạn có cảm giác ấm áp và tham gia. Họ phải tin rằng những nỗ lực của họ là đáng giá và chúng hữu ích.
#6. Xác định quy trình hành chính
Bạn sẽ theo dõi diễn giả, khách mời, ngân sách và danh sách đăng ký của mình như thế nào?
#7. Xác định và tạo quan hệ đối tác và tài trợ
Có doanh nghiệp nào mà bạn có thể hợp tác hoặc tiếp cận để xin tài trợ nhằm hỗ trợ chi phí và tăng cường sự tham gia không? Khi bạn bao gồm các cá nhân hoặc tổ chức khác trong sự kiện của mình, họ có quyền lợi nhất định trong việc hỗ trợ công khai và đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Bạn có thể muốn nghĩ về:
tìm kiếm các nhà tài trợ kinh doanh để giúp thanh toán một số chi phí của sự kiện. Điều này có thể bao gồm mọi thứ từ các doanh nghiệp địa phương có thể quyên góp hàng hóa hoặc dịch vụ, chẳng hạn như hoa để bàn, các mặt hàng túi quà, v.v., cho các tổ chức toàn cầu muốn tài trợ một bữa ăn, cung cấp giải thưởng vào cửa hoặc cung cấp mặt hàng đấu giá im lặng quan trọng.
Tham gia lực lượng với các nhóm khu phố có thể cung cấp địa điểm hoặc giúp lập kế hoạch hoặc bố trí nhân sự cho sự kiện.
#số 8. Tạo một kế hoạch công khai
Ngay cả với dàn diễn giả hoặc đội hình giải trí đáng kinh ngạc nhất, bạn vẫn cần PR để thu hút người tham dự. Bước đầu tiên trong quảng cáo sự kiện là một thông báo hoặc trang trên trang web của bạn, tiếp theo là lời nhắc trong bản tin hoặc email của bạn để lưu ngày, tiếp theo là công khai ngoại tuyến và trực tuyến, quan hệ truyền thông và liên lạc liên tục để thúc đẩy đăng ký. Nếu không có lời cảm ơn sau sự kiện, lời cảm ơn của nhà tài trợ và những câu chuyện nêu bật thông điệp quan trọng của sự kiện hoặc thành công gây quỹ, thì không có chiến lược nào là hoàn chỉnh.
# 9. Lập ngân sách
Ước tính cho tất cả các thành phần quan trọng có trong kế hoạch tổng thể sự kiện của bạn nên được đưa vào ngân sách của bạn. Đừng quên tính đến chi phí đi lại của bất kỳ diễn giả hoặc người thuyết trình nào.
#10. Đánh giá sự kiện
Làm thế nào bạn sẽ biết liệu sự kiện của bạn có thành công hay không? Bạn có sử dụng số tham dự để đánh giá thành công? Bạn đã tăng bao nhiêu? Thông điệp? Bạn đã thu hút khán giả hoặc các thành viên như thế nào? Khi bạn lần đầu tiên xác định mục tiêu và mục tiêu của mình, bạn nên nghĩ về cách bạn sẽ đánh giá sự kiện để đánh giá thành công của mình.
Bảy giai đoạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Cùng nhau tổ chức một lễ kỷ niệm tại nơi làm việc, cho dù đó là tiệc ngày lễ hay tiệc trưa của khách hàng hàng năm, đều cần rất nhiều sự chuẩn bị và một chút may mắn. Bảy gợi ý này có thể giúp bạn giảm căng thẳng và đảm bảo rằng sự kiện đặc biệt của bạn thực sự đặc biệt.
#1. Bắt đầu sớm hơn bạn nghĩ là cần thiết.
Ngay cả khi ngày diễn ra sự kiện của bạn có vẻ còn xa, bạn sẽ cần thực hiện nhiều biện pháp nhỏ trên đường để đi đúng hướng. Nếu tổ chức của bạn tổ chức các cuộc họp thường niên, bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch cho những điều cần thiết, chẳng hạn như địa điểm và chương trình nghị sự, ngay sau khi cuộc họp trước đó kết thúc, trong khi các bài học rút ra từ những điều hiệu quả và không hiệu quả vẫn còn mới mẻ. Nếu bạn đang tổ chức một bữa tiệc trong ngày lễ, việc xác minh tình trạng sẵn có của địa điểm trong mùa hè có thể giúp bạn chọn được lựa chọn hàng đầu và thậm chí có thể đủ điều kiện để bạn được giảm giá khi đặt chỗ sớm. Bắt đầu sớm giúp giảm khả năng bỏ lỡ các chi tiết quan trọng và cho bạn thời gian để thực hiện các thay đổi.
#2. Thiết lập một lịch tổng thể.
Lập danh sách các bước cần thực hiện sau khi nhận được phản hồi ban đầu từ chủ lao động của bạn và các bên liên quan khác. Trên quy mô rộng, điều này có thể đòi hỏi phải xem xét các địa điểm tiềm năng, chuẩn bị thức ăn, gửi biểu mẫu đăng ký và thiết lập phương tiện vận chuyển. Cung cấp hướng dẫn chi tiết hơn và thời hạn sau mỗi trong số này. Ví dụ: bạn phải xem xét các khả năng của mình, truy cập vào các lựa chọn hàng đầu của mình và tìm hiểu những gì sẽ và sẽ không được cung cấp trước khi đặt trước địa điểm (ví dụ: thiết bị AV). Khi bạn hoàn thành mỗi nhiệm vụ, hãy gạch bỏ nó khỏi danh sách và thêm những nhiệm vụ mới nếu cần.
# 3. Tập hợp một đội.
Tránh cố gắng tự mình quản lý tất cả các kế hoạch. Thay vào đó, hãy giao những nhiệm vụ chuyên biệt dựa trên điểm mạnh của mỗi người. Có ai trong nhóm của bạn làm việc trong ngành dịch vụ ăn uống không? Yêu cầu anh ta xem xét các lựa chọn ăn uống. Một đồng nghiệp ở dưới hành lang chơi trong một ban nhạc cover ở bên cạnh. Yêu cầu cô phụ trách tổ chức giải trí. Có những kỳ vọng và ngày đến hạn rõ ràng, đồng thời lên lịch các cuộc họp thường xuyên để theo dõi tiến độ.
#4. Mặc cả với nhà cung cấp về giá cả.
Bước này có thể đơn giản nếu bạn sử dụng cùng một nhà cung cấp một cách nhất quán vì bạn có thể đủ điều kiện để được giảm giá. Sắp xếp chức năng của bạn vào ngày hoặc giờ thấp điểm cũng có thể tiết kiệm chi phí. Xem loại giảm giá nào bạn có thể nhận được nếu bạn yêu cầu nhiều hơn một phòng khách sạn cho khách ở ngoài thành phố; thông thường, các khách sạn sẽ tính phòng nếu bạn đã thực hiện một số lượng đặt phòng cụ thể. Nhận báo giá từ một số nhà cung cấp cho các dịch vụ mà bạn sẽ yêu cầu, vì điều này có thể giúp bạn mặc cả: Ví dụ: nếu nhà cung cấp thực phẩm có thực đơn tốt nhất biết bạn có giá thầu rẻ hơn, họ có thể sẵn sàng giảm giá.
#5. Hãy xem xét "điều gì xảy ra nếu".
Chuẩn bị trước cho những trở ngại tiềm năng. Sẽ thật tuyệt nếu nhà hàng mới thời thượng trong thị trấn có thể tổ chức buổi họp mặt trong kỳ nghỉ của bạn. Hỏi một cách lịch sự về số lượng các sự kiện khác được lên lịch cho cùng một đêm là điều quan trọng vì nó có thể ảnh hưởng đến mức độ chăm sóc mà nhóm của bạn nhận được. Hoặc có lẽ bạn đang tổ chức một chuyến đi chơi cùng gia đình đến một công viên giải trí gần đó. Xác minh rằng sẽ có các hoạt động cho tất cả trẻ em; bạn không muốn các bạn nhỏ buồn vì không được chơi trò chơi.
#6. Nhận nó bằng văn bản.
Để tránh bất kỳ sự bất ngờ nào vào ngày diễn ra sự kiện, hãy đọc kỹ hợp đồng của nhà cung cấp. Không đưa ra giả định nào; bất cứ điều gì bạn mong đợi nhận được phải được nêu rõ ràng. Đảm bảo rằng hợp đồng của bạn nêu rõ rằng người bán sẽ dựng và tháo rời lều và ghế mà bạn đang thuê chẳng hạn. Hợp đồng của bạn cũng nên bao gồm các trường hợp dự phòng, chẳng hạn như ai sẽ tham gia nếu DJ mà bạn thuê bị ốm.
#7. Chúc vui vẻ!
Đã đến lúc lùi lại một bước và chứng kiến sự chăm chỉ của bạn được đền đáp khi ngày trọng đại đến và mọi thứ được thiết lập và hoạt động trơn tru. Đánh giá cao thời điểm này, nhưng cũng nhận thức được những thay đổi tiềm ẩn mà bạn có thể thực hiện cho tương lai. Và hãy luôn nhớ bày tỏ lòng biết ơn đến tất cả những người đã góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện.
6 giai đoạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Lập kế hoạch là chìa khóa cho một sự kiện thành công. Thật đơn giản để cảm thấy choáng ngợp vì có quá nhiều yếu tố cần tính đến. Để đảm bảo rằng sự kiện của bạn diễn ra thành công và nằm trong ngân sách của bạn, hãy làm theo sáu bước của chúng tôi.
#1. Xác định mục tiêu và mục tiêu của bạn.
Điều quan trọng là ngồi xuống và xem xét các mục tiêu của bạn cho sự kiện trước khi xem xét các địa điểm tiềm năng. Bạn đang cố gắng thu hút quyên góp? hoặc quảng cáo sự ra mắt của một sản phẩm cụ thể? Bạn muốn 40 hay 400 khách?
Đặc biệt về khán giả của bạn cũng rất quan trọng. Việc lập kế hoạch và lập ngân sách sẽ dễ dàng hơn cho bạn nếu bạn nhận thức được các mục tiêu chính của mình và có các tiêu chí cụ thể để đo lường tiến độ.
#2. Thiết lập ngân sách
Chi tiêu nhiều hơn một chút ở đây và ở đó thật đơn giản khi bạn muốn mọi thứ trở nên hoàn hảo. Nhưng trước khi bạn nhận ra, điều này có thể chồng chất lên tới hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn đô la so với ngân sách. Bạn có thể kiểm soát chi tiêu của mình tốt hơn bằng cách lập ngân sách vừa thực tế vừa linh hoạt.
Những thành phần thiết yếu này nên được bao gồm trong ngân sách của bạn:
- Thuê địa điểm Bao gồm bất kỳ chi phí nào khác như bảo hiểm.
- Dịch vụ ăn uống: Bữa ăn nhẹ và bữa ăn chính trong giờ giải lao.
- Chi phí nhân sự: Chúng bao gồm thiết lập, điều phối và dọn dẹp.
- Cho dù đó là một DJ hay mời những vị khách đặc biệt phát biểu.
- Cho thuê A/V: Tùy thuộc vào địa điểm, bạn có thể cần thuê thêm thiết bị. một máy chiếu chẳng hạn.
- Trang trí: Nếu sự kiện có chủ đề, bạn có thể cần mua hoặc thuê thêm đồ trang trí.
- Tiếp thị: Nếu bạn có tiền, bạn nên tạo ngân sách cho tiếp thị vì việc quảng bá sự kiện của bạn là điều cần thiết để nó thành công.
- Dự phòng: Dù bạn có chuẩn bị kỹ lưỡng cho sự kiện của mình đến đâu thì chắc chắn sẽ phát sinh những chi phí ngoài dự kiến. Để cung cấp một mạng lưới an toàn, bao gồm 10% dự phòng.
#3. Thời gian biểu cho sự kiện và lập kế hoạch
Cho mình đủ thời gian là phần quan trọng nhất của sự chuẩn bị. Khi bạn bị ép thời gian, thời gian dường như trôi qua rất nhanh. Tốt nhất, bạn nên dành cho mình 4-6 tháng để chuẩn bị và thực hiện các sự kiện lớn hơn.
Kiểm tra mọi xung đột tiềm ẩn nếu ngày có thể thay đổi. Bạn không muốn đặt trước một địa điểm chỉ để biết rằng sự kiện của bạn xung đột với một ngày lễ tôn giáo quan trọng hoặc một diễn giả khách mời quan trọng sẽ không có mặt vào ngày đó.
Chúng tôi khuyên bạn nên lập một kế hoạch tổng thể và dòng thời gian bao gồm tất cả các ngày đến hạn quan trọng trước sự kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Điều này cũng sẽ giúp bạn phân công nhiệm vụ cho nhóm của mình dễ dàng hơn. Việc gửi giấy phép, chính sách bảo hiểm, xác nhận của bất kỳ diễn giả khách mời nào, ngày quan trọng để tiếp thị và quảng cáo, gửi lời mời, thời hạn trả lời và lịch chi tiết cho ngày thực tế đều có thể được đưa vào dòng thời gian của bạn.
# 4. Quan hệ đối tác
Bạn có thể cân nhắc cộng tác với các nhóm khác để nhận tài trợ tùy thuộc vào tính chất và quy mô sự kiện của bạn. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền đồng thời hỗ trợ các nỗ lực tiếp thị và quảng cáo của bạn.
Đảm bảo nhấn mạnh giá trị rõ ràng đối với các công ty mà bạn đang yêu cầu tài trợ cho sự kiện của mình. Cơ hội thành công của bạn sẽ tăng lên nếu bạn có thể tạo ra một trường hợp mạnh mẽ để tài trợ.
#5. Khuyến mãi
Đã đến lúc quảng bá về sự kiện của bạn khi công tác chuẩn bị đang được tiến hành. Ngay cả khi bạn đã lên lịch cho những diễn giả tuyệt vời nhất, sẽ không có ai xuất hiện nếu họ không biết về sự kiện này.
Bao gồm các ngày quan trọng trong dòng thời gian sự kiện của bạn và tạo một kế hoạch PR và tiếp thị. Chiến lược tiếp thị của bạn nên bao gồm:
- Một thông báo trang web về sự kiện này.
- bản tin và vụ nổ email.
- Các bài đăng trên phương tiện truyền thông xã hội đã được lên lịch.
- Báo chí và phương tiện truyền thông, bao gồm cả thông cáo báo chí của bạn.
#6. Chụp ảnh và quay phim để ghi lại sự kiện này.
Điều quan trọng là ghi lại sự kiện của bạn và sự thành công của nó sau tất cả sự chuẩn bị và làm việc chăm chỉ của bạn. Để đảm bảo rằng ảnh của bạn có chất lượng và độ phân giải cao nhất, hãy thuê một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp.
Những bức ảnh này có thể được đưa vào phần theo dõi sau sự kiện của bạn, cũng có thể bao gồm một thông cáo báo chí về sự kiện và lời cảm ơn tới bất kỳ nhà tài trợ và người tham gia nào. Ngoài ra, những hình ảnh này có thể hỗ trợ công khai các sự kiện sắp tới. Có thể dễ dàng lưu và chia sẻ hình ảnh và video với bộ Vista.
Bạn có thể thêm thành viên nhóm hoặc người tham dự sau khi tạo khu vực cho sự kiện của mình. Tất cả ảnh của bạn đều được lưu ở một vị trí, nơi tất cả chúng đều có thể truy cập và sắp xếp thuận tiện.
3 thành phần thiết yếu của kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Lên kế hoạch cho một sự kiện rất khác với việc tổ chức một bữa tiệc thông thường. Cho dù sự kiện này là sự kiện nổi tiếng hay riêng tư, thì sự chuẩn bị, phát triển và tổ chức sẽ được thực hiện nhiều hơn. Vào cuối đêm, mọi người quản lý sự kiện đều hy vọng một sự kiện thành công, nhưng đạt được mục tiêu đó không phải lúc nào cũng đơn giản. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện tốt cần XNUMX yếu tố sau:
#1. Thiết lập một mục tiêu với các mục tiêu và ngân sách.
Đặt mục tiêu, mục tiêu và quan trọng nhất là ngân sách bao gồm tất cả các khía cạnh của sự kiện trước khi bạn bắt đầu mơ mộng về một chủ đề. Mục tiêu của bạn cho dịp này là gì? Bạn đang cố gắng huy động tiền? Có sản phẩm nào đáng được quan tâm đặc biệt không? Khách hàng sẽ coi sự thành công của sự kiện là gì? Có mục tiêu trong đầu sẽ giúp việc tổ chức phần còn lại của sự kiện dễ dàng hơn nhiều.
Tại sao nó quan trọng để tạo ra một ngân sách? Đối với người mới bắt đầu, bạn cần biết nơi đặt giới hạn chi tiêu. Ngay cả khi bạn vẫn có thể đạt được nhiều thành tựu với ngân sách hạn chế, bạn cũng không nên tổ chức một sự kiện không đáp ứng mong muốn và khả năng tài chính của khách hàng. Lập ngân sách chi tiết đơn hàng sao cho từng bước được ghi lại và chi tiêu của bạn nằm trong giới hạn chấp nhận được.
#2. Chọn địa điểm và ký hợp đồng với nhà cung cấp
Mọi người đều biết rằng bạn không thể tổ chức một bữa tiệc mà không có địa điểm để chứa tất cả khách mời của mình. Điều tương tự cũng xảy ra đối với cả các sự kiện kinh doanh/công ty lớn và nhỏ. Tùy thuộc vào khái niệm tổng thể, ngân sách và sự rung cảm mà bạn muốn sự kiện có, việc tìm kiếm địa điểm lý tưởng có thể khó khăn. Mặc dù việc ra mắt sản phẩm nên có nhiều người tham gia và hấp dẫn hơn một chút, nhưng việc chọn một cơ sở lâu đời với các phòng khiêu vũ lớn sẽ nói lên chủ đề phong phú để có bầu không khí cao cấp hơn. Việc lập kế hoạch thiết kế có thể bắt đầu một cách nghiêm túc sau khi bạn có địa điểm.
Sử dụng hợp đồng nhà cung cấp là một thành phần quan trọng của việc chuẩn bị sự kiện. Khi đã có địa điểm, bạn phải bắt đầu lên kế hoạch cho thực đơn và diện mạo chung của khu vực sự kiện. Để tạo ra một sự kiện lý tưởng, bạn phải sử dụng các mối liên hệ của mình về đồ ăn, ánh sáng, âm nhạc/DJ, khăn trải giường, hoa và thậm chí cả thiết kế bánh. Mặc dù nhiều địa điểm tổ chức sẽ cung cấp một số dịch vụ này, nhưng tùy thuộc vào sản phẩm cuối cùng mà khách hàng cần, bạn vẫn có thể cần sử dụng các mối quan hệ của mình. Cung cấp cho khách hàng của bạn các tùy chọn để lựa chọn đôi khi có thể tạo ra kết quả tốt nhất vì họ đã tham gia vào toàn bộ chiến lược.
# 3. Xây dựng thương hiệu
Các sự kiện tiếp thị rất cần thiết đối với khách hàng của bạn vì những người tham dự cần biết các chi tiết cụ thể về thời gian và địa điểm để tham gia. Xây dựng thương hiệu rất quan trọng vì bạn muốn sự kiện của mình được chú ý và nổi bật giữa đám đông. Hãy nghĩ về các tên sự kiện, chủ đề và thậm chí cả thiết kế logo khác nhau để mang đến cho người tham dự một hương vị và trải nghiệm đặc biệt. Tạo một khẩu hiệu cho sự kiện kết hợp các mục tiêu của khách hàng và gợi ý về những gì sẽ xảy ra ở đó để tiến xa hơn.
Gửi một ngày lưu lại nếu bạn đang sắp xếp một sự kiện trước (sáu đến mười hai tháng) để khách có thời gian đánh dấu lịch của họ. Sau đó, một lời mời chính thức có thể được gửi dưới dạng tiếp theo khi sự kiện đang đến gần. Nếu sự kiện là để ra mắt sản phẩm, đừng quên làm nổi bật nó trong thư mời. Một lời mời cũng là một cơ hội tuyệt vời để quảng bá chủ đề chung của sự kiện.
Thuê một người quản lý sự kiện có thể xử lý tất cả các khía cạnh của việc lập kế hoạch từ khi hình thành ý tưởng đến khi kết thúc đôi khi là cách tiếp cận tốt nhất để đảm bảo một sự kiện thành công. Lập danh sách mọi thứ bạn cần làm và gạch bỏ các mục khi bạn thực hiện nếu bạn định tự mình lên kế hoạch cho sự kiện.
Năm chữ C của quản lý sự kiện là gì?
Dưới đây là năm chữ C của quản lý sự kiện: Khái niệm, Điều phối, Kiểm soát, Đỉnh cao và Kết thúc. Nhưng họ muốn nói gì?
# 1. Ý tưởng
Khái niệm này đến trước. Khái niệm hóa sự kiện của bạn thiết lập nền tảng mà nó sẽ được xây dựng. Khi làm như vậy, bạn nên tính đến:
Ai sẽ tham dự, khi nào, ở đâu và điều gì sẽ xảy ra tại sự kiện của bạn đều là những câu hỏi quan trọng?
Đừng trao đổi các chi tiết cụ thể ở đây. Đi sâu vào từng chủ đề đã nói ở trên và dành thời gian để hiểu mọi khía cạnh của sự kiện của bạn. Mục tiêu chính của sự kiện của bạn là gì, để bắt đầu? Kết quả là gì? Khán giả của bạn cần phải hiểu và liên quan đến mục đích này. Sau khi bạn có điều này, bạn có thể bắt đầu xem xét đối tượng của mình, cách liên hệ với họ và cách thu hút họ.
Biết được 'Tại sao' và 'Ai' cũng cho phép bạn thâm nhập vào 'Khi nào' và 'Ở đâu'. Địa điểm tổ chức sự kiện của bạn có thể không có trí tuệ nếu đối tượng mục tiêu của bạn tập trung ở khu vực đó, theo nơi cư trú hoặc việc làm. Hoặc, nếu họ đại diện cho một bộ phận dân cư hoặc một doanh nghiệp, thì có thể có một năm phù hợp hơn hoặc ít bận rộn hơn để giúp tăng số người tham dự.
# 2. Sự phối hợp
Lập kế hoạch có thể bắt đầu sau khi bạn có khái niệm của mình. Vì có thể sẽ có rất nhiều hạng mục bạn cần trang trải, nên đây có thể sẽ là một trong những bước dài nhất trong quy trình.
Bạn sẽ kiểm tra những điều sau đây trong giai đoạn Phối hợp:
- Chọn một chủ đề
- Thiết lập một ngân sách đáng tin cậy
- Lập lịch trình
- Tìm kiếm một địa điểm
- Tổ chức cung cấp thực phẩm và trang trí
- Sắp xếp giải trí, giảng viên hoặc các sự kiện khác
- Mua thiết bị
- Sắp xếp phương tiện đi lại và chỗ ở
- Đánh giá rủi ro và bảo mật
- Kế hoạch dự phòng
Danh sách được cung cấp ở trên không có nghĩa là đầy đủ. Tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện của bạn, nó có thể ngắn hơn hoặc dài hơn. Nhưng điều quan trọng là bạn phải đảm bảo rằng tất cả các cơ sở của bạn được đề cập trong suốt giai đoạn điều phối của quy trình.
# 3. Điều khiển
Kiểm soát sự kiện đòi hỏi chính xác điều đó. duy trì kiểm soát. Giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát và theo sát chiến lược của bạn nhất có thể. Bạn có thể lãng phí thời gian, tiền bạc hoặc cả hai vào các tài nguyên không hỗ trợ “Tại sao” mà bạn đã tạo ở giai đoạn ý tưởng nếu bạn bắt đầu đi chệch hướng và đi chệch hướng.
Khi bạn bắt đầu lập kế hoạch, sẽ rất hữu ích nếu bạn tạo một mốc thời gian và xác định các mục tiêu cụ thể cho những gì cần phải hoàn thành, khi nào và bởi ai. Hãy để mắt đến giải thưởng và đảm bảo rằng bạn có một bức tranh rõ ràng về sự kiện của mình sẽ như thế nào trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác bởi vì, với quản lý sự kiện, bạn không bao giờ có thể kiểm soát quá mức.
#4. cực điểm
Chúng tôi kết thúc sự kiện. ngày trọng đại thực sự. Bây giờ là lúc để bắt đầu chương trình rằng sự kiện của bạn đã thành công. Nhưng công việc của bạn với tư cách là người quản lý sự kiện không kết thúc khi sự kiện bắt đầu. Trên thực tế, nó chỉ mới bắt đầu.
Giao tiếp với các nhà cung cấp, đại lý và nhân viên, chú ý cẩn thận đến khung thời gian, kiểm tra an ninh và thiết lập kịp thời đều là một phần của giai đoạn cao trào. Giai đoạn đỉnh điểm, giống như giai đoạn điều khiển, là hướng dẫn con tàu đi đúng hướng và áp dụng các biện pháp dự phòng trong trường hợp con tàu đi chệch hướng.
#5. khóa sổ
Sau khi sự kiện kết thúc, giai đoạn kết thúc bắt đầu. Đảm bảo địa điểm sạch sẽ và ngăn nắp, giao tiếp với nhân viên và thu xếp mọi thứ với bất kỳ nhà cung cấp thực phẩm, giải trí nào, v.v.
Kết thúc cũng mở rộng để quản lý sau sự kiện, chẳng hạn như thu thập phản hồi từ khách hàng, đánh giá hiệu suất của bạn, cảm ơn sự tham dự và nhân viên, kiểm tra ngân sách, v.v. Ngay cả khi bạn có thể chỉ muốn chợp mắt một lúc sau sự kiện của mình, quản lý sau sự kiện sẽ cho phép bạn đánh giá xem bạn có đạt được các mục tiêu của mình hay không và bằng cách nào, cũng như cách bạn có thể duy trì động lực từ mục tiêu đó về phía trước.
Tổng kết
Quản lý sự kiện và lập kế hoạch thành công cần một vài tài năng. Ở các giai đoạn khác nhau của quy trình, các kỹ năng như chú ý cẩn thận đến từng chi tiết, sự khéo léo, sức chịu đựng và tư duy chiến lược đều phát huy tác dụng. Do đó, điều quan trọng là phải tiếp cận quản lý sự kiện bằng một chiến lược hợp lý cho phép bạn đi trên con đường (đôi khi) gập ghềnh và bước sang phía bên kia tương đối bình yên, tận hưởng niềm vinh quang của một sự kiện thành công.
Bài viết liên quan
- TIẾP THỊ SỰ KIỆN: Hướng dẫn Cơ bản về Tiếp thị Sự kiện
- Lập kế hoạch sự kiện: Nguyên tắc cơ bản về lập kế hoạch sự kiện & Dịch vụ
- KẾ HOẠCH SỰ KIỆN DOANH NGHIỆP: Nó là gì, Công việc, Mức lương & Ý tưởng
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ SỰ KIỆN: Ý nghĩa, Loại và Cách sử dụng
- 21+ Ý TƯỞNG KINH DOANH NHỎ THÀNH CÔNG NHẤT 2023 (Hướng dẫn chi tiết)
dự án
