Bạn là thành viên hội đồng quản trị và đang thắc mắc biên bản họp hội đồng quản trị là gì? Bạn có biết việc tính phút liên quan đến việc gì không? Hoặc có thể bạn là người mới trong thế giới quản trị doanh nghiệp và muốn bắt kịp tốc độ hoạt động của biên bản công ty.
Biên bản là bản ghi chính thức của cuộc họp và chúng là một phần quan trọng của quá trình ra quyết định. Nếu bạn là thành viên hội đồng quản trị muốn biết điều gì sẽ xảy ra tại các cuộc họp của mình nhưng không thể biết tất cả, hoặc nếu bạn cần trợ giúp để chuẩn bị biên bản cuộc họp của riêng mình, thì bài viết này là dành cho bạn!
Biên bản họp hội đồng quản trị là gì?
Biên bản cuộc họp hội đồng quản trị là một bản ghi chi tiết về quá trình tố tụng của hội đồng quản trị của một công ty. Chúng bao gồm tất cả các hành động do hội đồng quản trị thực hiện và được ban quản lý, nhà đầu tư và cơ quan quản lý sử dụng làm công cụ tham khảo.
Biên bản thường được viết trước, trong và sau mỗi cuộc họp và được ký bởi tất cả các thành viên có mặt tại cuộc họp. Biên bản nên phản ánh những gì đã được thảo luận tại cuộc họp và bất kỳ quyết định nào được đưa ra. Biên bản cũng có thể được gọi là “biên bản tố tụng” hoặc đơn giản là "phút."
Biên bản cuộc họp hội đồng quản trị là một phần quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp thành công. Chúng là một bản ghi về những gì diễn ra trong cuộc họp và chúng bao gồm ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp, cũng như danh sách những người tham dự và chức danh của họ.
Trong khi ghi biên bản cuộc họp hội đồng quản trị có vẻ như là một việc vặt không cần thiết, chúng có thể cực kỳ hữu ích theo nhiều cách. Ví dụ:
- Họ cung cấp một bản ghi chép về những gì đã xảy ra tại cuộc họp. Điều này giúp bất kỳ ai không thể tham dự—kể cả các thành viên đang đi nghỉ hoặc có các cam kết khác—có thể xem chính xác điều gì đã xảy ra trong thời gian họ vắng mặt.
- Chúng giúp đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất về các quyết định quan trọng của hội đồng quản trị. Nếu không có hồ sơ này, mọi người có liên quan có thể khó nhớ chính xác một việc đã được quyết định hoặc giải quyết như thế nào.
- Chúng giúp tăng tính minh bạch trong tổ chức của bạn bằng cách ghi lại từng quyết định do hội đồng quản trị đưa ra để tất cả các bên liên quan biết chính xác mọi thứ đang ở đâu tại bất kỳ thời điểm nào.
- Chúng có thể được sử dụng để theo dõi các quyết định do ban giám đốc của tổ chức bạn đưa ra theo thời gian. Chúng cũng có thể được sử dụng làm bằng chứng khi đến lúc trình bày thành tích của tổ chức bạn trong các báo cáo hoặc đơn xin trợ cấp.
Bạn nên bao gồm những gì trong biên bản của bạn?
Ghi biên bản là một trong những công việc quan trọng nhất của bất kỳ thành viên hội đồng quản trị nào. Bạn có trách nhiệm ghi lại mọi quyết định, hành động và thảo luận diễn ra trong cuộc họp hội đồng quản trị. Thông tin bạn thu thập sẽ được sử dụng để thông báo và giáo dục các thành viên khác, cũng như cung cấp hồ sơ chính thức về những gì đã xảy ra tại cuộc họp.
Biên bản thường được ghi lại dựa trên những gì đã được nói hoặc làm trong cuộc họp. Bao gồm tất cả thông tin bạn cần biết về từng quyết định được đưa ra trong cuộc họp, bao gồm cả người đưa ra các quyết định đó và lý do đưa ra các quyết định đó.
Để tạo biên bản cuộc họp tốt nhất có thể, bạn sẽ muốn ghi chú chi tiết trong cuộc họp. Điều này sẽ cho phép bạn nắm bắt những gì đã được nói và thực hiện trong thời gian thực, để ghi chú của bạn sau này có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo khi viết biên bản. Đây là những gì nên được bao gồm trong ghi chú của bạn:
#1. Giới thiệu về cuộc họp
Điều này nên bao gồm lý do cho cuộc họp và các mục tiêu của nó. Bạn cũng nên làm nổi bật bất kỳ trường hợp đặc biệt nào, chẳng hạn như nếu nó được tổ chức vào một thời điểm hoặc địa điểm bất thường. Đưa ra một bản tóm tắt ngắn gọn về những người đã ở đó và những gì họ đã thảo luận.
#2. Danh sách người tham dự và xin lỗi nếu vắng mặt
Bao gồm một danh sách những người tham dự, bao gồm chức danh công việc của họ và các tổ chức mà họ đại diện. Cũng cần lưu ý nếu có ai gửi lời xin lỗi trước vì sự vắng mặt của họ hoặc nếu có bất kỳ người nào khác đã yêu cầu tham dự nhưng không thể tham dự vào dịp này.
#3. Ngày, giờ và địa điểm chính xác của cuộc họp
Kiểm tra đồng hồ của bạn trước khi bắt đầu tính phút để bạn có thể viết ra chính xác thời điểm bắt đầu và kết thúc. Đảm bảo rằng bạn có tất cả các chi tiết chính xác trước khi bắt đầu viết ra những gì đã xảy ra trong cuộc họp. Điều này sẽ giúp tránh nhầm lẫn sau này khi bạn đang cố gắng tìm kiếm điều gì đó từ người khác đã ở đó.
#4. Tiêu đề của các hạng mục trong chương trình nghị sự
Mô tả nội dung của từng mục trong chương trình nghị sự trước khi giải thích bất kỳ cuộc thảo luận nào xung quanh chúng—bạn có thể làm điều này bằng cách đọc qua chương trình nghị sự hoặc ghi chú từ các cuộc họp trước về các chủ đề tương tự. Điều này sẽ giúp người đọc nhanh chóng xác định nội dung của từng mục trong chương trình làm việc của họ bằng cách cung cấp cho họ một mô tả hoặc tiêu đề ngắn gọn trước khi họ đi sâu vào chi tiết hơn.
#5. Danh sách chính xác những người đã phát biểu trong các cuộc họp
Ghi biên bản không chỉ là để theo dõi những gì đã xảy ra trong cuộc họp; nó cũng là về việc ghi lại ai đã nói gì. Nếu bạn đang ghi chép tại một cuộc họp và bạn không biết ai đã phát biểu, thì bạn sẽ không thể ghi lại những đóng góp của họ một cách chính xác. Điều này cũng có thể giúp bạn tìm lại họ dễ dàng hơn nếu sau này bạn cần liên lạc với họ.
#6. Các cuộc thảo luận chính về các mục trong chương trình nghị sự
Nếu bạn muốn đảm bảo rằng biên bản cuộc họp của mình là chính xác và hữu ích thì điều quan trọng là phải ghi lại các cuộc thảo luận chính về từng mục chương trình nghị sự trong biên bản. Bằng cách này, nếu bất kỳ thành viên nào của nhân viên muốn đọc lại biên bản sau đó, họ có thể dễ dàng tìm ra những gì đã được thảo luận và thống nhất về từng mục trong chương trình nghị sự.
#7. Thỏa thuận hành động và thời hạn
Điều quan trọng là phải ghi lại các hành động và thời hạn đã thỏa thuận để mọi người có thể thấy những gì cần phải hoàn thành và khi nào cần hoàn thành. Thông tin này rất quan trọng để quản lý các kỳ vọng xung quanh các nhiệm vụ trong bộ phận hoặc nhóm của bạn, cũng như đảm bảo rằng mọi người đều biết họ chịu trách nhiệm gì về các nhiệm vụ công việc và dự án trong tương lai.
#số 8. Ngày và tiêu đề của cuộc họp tiếp theo
Nó cũng hữu ích cho những người ghi biên bản để ghi lại ngày và tiêu đề của cuộc họp tiếp theo. Điều này sẽ giúp người tham dự dễ dàng tìm hiểu về các cuộc họp trong tương lai, cũng như cung cấp điểm tham chiếu cho các biên bản từ các cuộc họp trước để có thể so sánh và đối chiếu với các cuộc họp mới.
Kết luận
Ghi biên bản là một phần quan trọng của quá trình họp hội đồng quản trị. Trong một cuộc họp, biên bản được thực hiện bởi một hoặc nhiều người ghi chép về những gì đã xảy ra trong cuộc họp. Mục đích của việc ghi biên bản là ghi lại các quyết định, hành động và thảo luận diễn ra trong cuộc họp. Biên bản phải là bản ghi chính xác những gì đã nói.
Nó giúp giữ cho cuộc trò chuyện đi đúng hướng và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về những gì đã được thảo luận. Người lập biên bản phải vô tư, khách quan. Họ không nên cố gắng gây ảnh hưởng đến kết quả của bất kỳ quyết định hoặc cuộc thảo luận nào. Hãy nhớ rằng: một người ghi chép giỏi là người kỹ lưỡng, chính xác và có tổ chức nhưng cũng đủ sáng tạo để ghi chép theo cách mà sau này khi đọc lại biên bản sẽ có ý nghĩa.
