Bạn có phải là một doanh nhân bận rộn, thích dành nhiều thời gian hơn để phát triển doanh nghiệp của mình và dành ít thời gian hơn cho các hoạt động trần tục như kế toán không? Nếu vậy, hướng dẫn này là dành cho bạn! Sổ sách kế toán không cần phải quá sức hoặc chiếm quá nhiều thời gian quý báu của bạn.
Tại đây, chúng ta sẽ thảo luận về việc tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn đồng thời đảm bảo độ chính xác của các con số, một hành động cân bằng mà tất cả các doanh nhân bận rộn nên hiểu và cố gắng hướng tới.
Hướng dẫn này được viết đặc biệt dành cho các doanh nhân không phải là kế toán viên nhưng lại cực kỳ bận rộn. Nó cung cấp các hướng dẫn đơn giản, dễ thực hiện về cách quản lý sổ sách của bạn, từ việc thiết lập một hệ thống lưu trữ hồ sơ hiệu quả đến việc hoàn thành các báo cáo tài chính chính xác.
Vì vậy, nếu bạn muốn các quy trình kế toán đơn giản và hiểu biết sâu sắc về cách cải thiện chúng, hãy đọc tiếp!
Quyết định phương pháp kế toán nào bạn sẽ sử dụng
Khi nói đến việc theo dõi tài chính của bạn, có hai phương pháp riêng biệt mà bạn có thể chọn: nhập một lần và nhập hai lần.
Nhập một lần liên quan đến việc ghi lại các giao dịch khi chúng xảy ra trong một sổ cái duy nhất, trong khi mục nhập kép yêu cầu ghi lại các khoản ghi nợ và tín dụng trên ít nhất hai sổ cái.
Khi quyết định giữa hai kỹ thuật lưu giữ hồ sơ, hãy xem xét mức độ phức tạp cần có cái nhìn sâu sắc về các giao dịch tài chính của bạn.
Mục nhập kép ghi lại nhiều thông tin hơn về hoạt động kinh tế của bạn, khiến nó trở nên lý tưởng cho các doanh nghiệp có hoạt động tài chính quan trọng. Trong khi đó, nhập một lần là một phương pháp lưu trữ hồ sơ đơn giản hơn, thường là tốt nhất cho các cá nhân theo dõi tài chính của họ.
Bất kể bạn làm như thế nào, việc chọn một phương pháp nhất quán để ghi lại dữ liệu tài chính là điều cần thiết để hiểu và báo cáo hiệu suất kinh tế của bạn theo thời gian.
Luôn cập nhật về thuế bằng cách tạo tài khoản doanh nghiệp riêng biệt
Giữ các tài khoản riêng biệt là một thói quen tốt và làm cho việc nộp thuế trở nên đơn giản hơn nhiều. Ngoài ra, bằng cách có sẵn tài liệu có tổ chức về tất cả thông tin tài chính, các cơ quan thuế như Sở Thuế vụ (IRS) có thể nhanh chóng xem xét hồ sơ nếu cần.
Điều này làm giảm đáng kể thời gian giữa việc thu thập thông tin và đảm bảo mọi thứ trên biểu mẫu thuế của bạn là chính xác.
Tài khoản kinh doanh phổ biến nhất bao gồm tài khoản séc cho các giao dịch ngân hàng hàng ngày, tài khoản tiết kiệm để lưu trữ tiền theo cách ít rủi ro và tích lũy lãi suất theo thời gian và tài khoản người bán để chấp nhận thanh toán của khách hàng.
Mỗi loại tài khoản có một bộ yêu cầu riêng và cũng cung cấp các mức bảo mật khác nhau để bảo vệ tài chính của tổ chức bạn.
Ngoài ra, các tài khoản riêng biệt giúp bạn yên tâm khi biết rằng bạn sẽ không phải tranh giành các tài liệu vào phút cuối khi đến lúc nộp tờ khai.
Bên cạnh các tài khoản riêng biệt, điều quan trọng là phải làm quen với bất kỳ quy định bổ sung nào của địa phương liên quan đến các vấn đề tài chính, tùy thuộc vào nơi bạn hoạt động, chẳng hạn như yêu cầu về vốn, v.v. -sự tuân thủ.
Giữ an toàn cho các báo cáo tài chính của bạn
Giữ hồ sơ an toàn và được bảo vệ cũng là điều cần thiết để duy trì tính chính xác trong sổ sách kế toán. Cân nhắc thực hiện các bước cần thiết để sắp xếp dữ liệu vào các hệ thống dễ truy cập để nhân viên kế toán có thể truy cập tài liệu nhanh chóng và hiệu quả.
Với sự gia tăng của các giải pháp dựa trên đám mây, việc tự động hóa các quy trình này có thể được thực hiện nhanh hơn và dễ dàng hơn bao giờ hết.
Phần mềm kế toán dựa trên đám mây là một công cụ mạnh mẽ cho phép người dùng lưu trữ an toàn thông tin tài chính của họ trên đám mây và truy cập thông tin đó mọi lúc, mọi nơi. Vì vậy, bất kể vị trí của bạn, bạn sẽ luôn có quyền truy cập vào thông tin cập nhật cần thiết để ghi sổ kế toán chính xác.
Hơn nữa, do tất cả dữ liệu được lưu trên môi trường đám mây nên người dùng không cần lo lắng về việc sao lưu hoặc mất thông tin.
Cuối cùng, phần mềm kế toán dựa trên đám mây là vô giá đối với những người muốn tiết kiệm thời gian và tiền bạc khi tạo và cập nhật ngân sách của họ.
Tạo ngân sách
Tạo ngân sách là bước đầu tiên để duy trì tài chính của bạn. Ngân sách cho phép bạn theo dõi thu nhập và chi phí của mình để biết chính xác tiền của bạn đi đâu mỗi tháng.
Nó cũng giúp bạn tạo ra các mục tiêu giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn vẫn có lãi.
Khi tạo ngân sách, hãy đảm bảo bao gồm những điều sau:
- Tất cả các chi phí cố định hàng tháng của bạn (tiền thuê nhà/thanh toán thế chấp, tiện ích)
- Chi phí biến đổi (chi phí đi lại)
- Bất kỳ chi phí linh tinh nào khác (đồ dùng văn phòng)
Nhiều dịch vụ sổ sách kế toán cung cấp kế hoạch ngân sách như một phần trong danh mục dịch vụ của họ dành cho những người muốn có được tầm nhìn về tương lai tài chính của họ. Điều này có thể bao gồm việc tạo ngân sách hàng năm hoặc hàng quý và báo cáo theo dõi hàng tháng, giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nơi có thể cắt giảm chi phí và cách phân bổ vốn cho các khoản đầu tư trong tương lai.
Ngoài ra, lập kế hoạch ngân sách thường củng cố các quyết định kinh doanh chiến lược bằng cách cho phép các doanh nghiệp dự đoán chính xác lợi nhuận và chi phí.
Cuối cùng, việc thực hiện một ngân sách đáng tin cậy có thể giúp các hoạt động hàng ngày của công ty diễn ra suôn sẻ hơn, loại bỏ sự phỏng đoán ra khỏi kế hoạch tài chính.
Thiết lập phần mềm kế toán
Một trong những cách tốt nhất để các doanh nhân bận rộn hợp lý hóa các quy trình kế toán của họ là tự động hóa chúng. Bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức về lâu dài bằng cách tự động hóa các tác vụ cụ thể, chẳng hạn như lập hóa đơn, các khoản phải thu và phải trả, thanh toán thuế và bảng lương.
Có rất nhiều công cụ có sẵn cho phép bạn tự động hóa các quy trình này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Một cách tuyệt vời để các doanh nhân bận rộn luôn kiểm soát được tình hình tài chính của họ là thiết lập phần mềm kế toán như QuickBooks hoặc Xero.
Các chương trình này giúp các doanh nhân dễ dàng theo dõi thu nhập và chi phí của họ, tạo hóa đơn cho khách hàng hoặc khách hàng, quản lý thuế biên chế, v.v.! Chúng cũng cung cấp các báo cáo dễ hiểu để bạn có thể nhanh chóng biết tình hình tài chính của doanh nghiệp mình tại bất kỳ thời điểm nào.
Thuê ngoài nhu cầu kế toán của bạn
Gia công phần mềm sổ sách kế toán có thể là một lợi ích to lớn cho các doanh nhân bận rộn.
Với quyền dịch vụ kế toán, bạn có quyền truy cập vào lời khuyên tài chính, đề xuất sổ sách kế toán và hỗ trợ phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. Bạn cũng có thể đảm bảo rằng các báo cáo nhạy cảm với thời gian như thuế là chính xác và cập nhật.
Quan trọng nhất, các doanh nghiệp hiểu biết sẽ cảm thấy an tâm khi biết rằng nhân viên kế toán của họ hiểu rõ tình hình tài chính hiện tại của họ và hiểu rõ hơn về các quyết định kinh doanh trong tương lai.
Nghiên cứu gần đây về dịch vụ sổ sách kế toán cho thấy 67% chủ sở hữu SMB hài lòng với dịch vụ mà họ nhận được. Vì vậy, lựa chọn thuê ngoài là một quyết định sáng suốt!
Nhiều công ty kế toán chuyên nghiệp trong việc giúp đỡ các doanh nghiệp nhỏ đáp ứng nhu cầu kế toán của họ. Thuê một kế toán viên có kinh nghiệm có thể giúp đảm bảo rằng sổ sách của bạn luôn được cập nhật và chính xác, giúp bạn có thêm thời gian quý báu cho các nhiệm vụ thiết yếu khác.
Kết luận
Quản lý tài chính của công ty bạn không phải là điều khó khăn. Với một số công cụ lập kế hoạch và sử dụng như đã đề cập ở trên, nó có thể đơn giản một cách đáng ngạc nhiên!
Ngoài việc đảm bảo độ chính xác trong việc lưu giữ hồ sơ có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị về những nơi chi phí có thể tăng đột ngột hoặc những nơi có thể có cơ hội tiết kiệm tiềm năng.
Giữ sổ sách kế toán của bạn ngăn nắp ngay từ đầu sẽ giúp bạn đỡ phải đau đầu hơn rất nhiều. Bạn có thể làm điều này bằng các mẹo đơn giản hoặc sử dụng chúng để kiểm tra chuyên gia kế toán tương lai của mình. Bất kể lộ trình của bạn là gì, đừng trì hoãn việc ghi sổ kế toán của bạn.
Nó sẽ chỉ làm cho mọi thứ khó khăn hơn trong thời gian dài!
