Hội đồng quản trị công ty đưa ra các quyết định tập thể vì sự phát triển của công ty và để bảo vệ lợi ích của các chủ sở hữu doanh nghiệp. Trong các thiết lập hội đồng quản trị truyền thống, các thành viên hội đồng quản trị đã gặp nhau trong các cuộc họp khẩn cấp của hội đồng quản trị hoặc AGM. Điều đó đã thay đổi đáng kể trong thế giới doanh nghiệp hiện đại và ban quản lý giao tiếp thường xuyên hơn.
Các doanh nghiệp khó có thể sắp xếp thêm các cuộc họp trực tiếp cho giám đốc và các thành viên hội đồng quản trị khác. Đó là lý do tại sao có sự gia tăng lớn về nhu cầu đối với các nền tảng giao tiếp trực tuyến như phòng dữ liệu ảo.
Các bảng sử dụng phần mềm phòng dữ liệu ảo hoặc trực tuyến để liên lạc với bảng như thế nào? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về phần mềm phòng dữ liệu để quản lý truyền thông hội đồng quản trị.
Phần mềm phòng dữ liệu ảo là gì?
Phòng dữ liệu ảo (VDR) hay phòng dữ liệu điện tử là kho lưu trữ tài liệu kỹ thuật số với các công cụ quản lý dự án và giao tiếp trực tuyến tiên tiến. Nói cách khác, phòng dữ liệu ảo là nền tảng quản lý dữ liệu ảo nơi bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và phân phối dữ liệu cũng như giao tiếp theo cách khác.
Không giống như các giải pháp quản lý cuộc họp, phòng dữ liệu là công cụ kinh doanh đa mục đích giúp tự động hóa các cuộc họp và lưu trữ thông tin một cách an toàn có thể chia sẻ hoặc truy cập bất cứ khi nào cần.
Đó là lý do tại sao các phòng dữ liệu ảo được sử dụng trong quản lý đầu tư, sáp nhập, mua lại, thử nghiệm lâm sàng, gây quỹ, bất động sản và quản lý tài liệu hội đồng quản trị.
| Trong số nhiều trường hợp sử dụng khác, giao tiếp bảng là một trong những cách sử dụng phòng dữ liệu phổ biến nhất. Bạn có thể tìm hiểu cách các phòng dữ liệu ảo tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hội đồng quản trị tại đây: https://www.idealsvdr.com/board-communications/. |
Tại sao các phòng dữ liệu ảo lại quan trọng đối với các hội đồng quản trị công ty?
#1. Các cuộc họp hội đồng quản trị tốt hơn và nhanh hơn
Quản lý hiệu quả các cuộc họp hội đồng quản trị vẫn là một thách thức đối với ban quản lý. Họ phải sử dụng nhiều phần mềm cho hội thảo âm thanh và video, lưu trữ dữ liệu, quản lý công việc và chuẩn bị sổ sách.
Các phòng dữ liệu kỹ thuật số mang đến cho ban quản lý sự sang trọng khi quản lý mọi thứ ở một nơi. Đây là cách phần mềm phòng dữ liệu giúp quản lý các cuộc họp hội đồng quản trị:
- VDR có các mẫu có thể tùy chỉnh để chuẩn bị chương trình họp và sau đó gửi chúng cho mọi người tham gia dự kiến.
- Người tham dự cuộc họp có thể truy cập bất kỳ tài liệu ngay lập tức từ kho lưu trữ VDR.
- Người dùng có thể sử dụng chế độ người thuyết trình để cung cấp bài thuyết trình của họ thông qua hỗ trợ trực quan.
- Ban quản lý có thể ghi lại cuộc họp để sử dụng trong tương lai.
- VDR cho phép bạn tự động hóa ghi chép quá trình.
- Người tham gia có thể bỏ phiếu và ký tài liệu điện tử trong VDR
- Công cụ hỏi đáp trong VDR rất hữu ích cho các phiên hỏi đáp theo thời gian thực.
- Quản lý công việc giúp chỉ định, quản lý và theo dõi hiệu suất của người dùng.
- Trình tạo biên bản cuộc họp tự động hóa việc chuẩn bị và phân phối biên bản.
#2. Quản lý dữ liệu tập trung
Vì phần mềm phòng dữ liệu trực tuyến là một công nghệ dựa trên đám mây nên các hội đồng quản trị sử dụng phần mềm này làm kho lưu trữ tài liệu trung tâm. Quản lý dữ liệu tập trung đảm bảo tất cả các tài liệu cần thiết cho quản trị ở một nơi. Sổ hội đồng quản trị, sổ tay chính sách, biên bản cuộc họp và chương trình nghị sự, báo cáo tài chính, đề xuất M&A, v.v., có thể được lưu trữ ở một nơi dành cho các thành viên hội đồng quản trị.
Ngoài ra, ban quản lý có thể phân loại dữ liệu theo bất kỳ cách ưa thích nào và người dùng VDR có thể truy cập nó từ mọi nơi, mọi lúc. Các nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo tốt nhất trên thị trường có ứng dụng di động chuyên dụng để truy cập 24/7. Nhiều nhà cung cấp phòng dữ liệu thậm chí còn cho truy cập ngoại tuyến vào tài liệu VDR.
#3. Kiểm soát tài liệu
Kiểm soát 100% tài liệu là một yếu tố khác giúp phân biệt phòng dữ liệu ảo với các nền tảng quản lý cuộc họp khác. Việc quản lý VDR có thể thiết lập quyền truy cập tệp cho các thành viên hội đồng quản trị, nhà đầu tư hoặc thành viên ủy ban tương ứng.
Ví dụ: tài liệu tối mật hoặc nhạy cảm cao có thể bị ngăn chặn sử dụng trái phép thông qua xem hàng rào tính năng. Nó giới hạn người dùng xem tài liệu; họ không thể quét, chỉnh sửa, kiểm soát, lưu, xóa, in hoặc chụp ảnh tệp đó. Các tính năng bảo vệ tài liệu bao gồm hình mờ kỹ thuật số, chia nhỏ tài liệu, mã hóa dữ liệu và thu hồi quyền truy cập tài liệu.
#4. Truyền thông và chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực
Ngoài các cuộc họp hội đồng quản trị, việc chia sẻ dữ liệu nhanh hơn và an toàn hơn nhiều trong các phòng dữ liệu ảo. Thành viên hội đồng quản trị thậm chí có thể cộng tác với cấp dưới của họ trong phòng dữ liệu. Họ có thể chia sẻ, chỉnh sửa, chú thích và phân phối tệp trong thời gian thực.
VDR cũng cho phép tải lên và chia sẻ tài liệu hàng loạt; người dùng cũng có thể lên lịch chia sẻ tài liệu vào một ngày trong tương lai.
Phòng dữ liệu có tin nhắn trò chuyện mà người dùng có thể sử dụng cho các cuộc trò chuyện trực tiếp và trò chuyện nhóm. Các công cụ truyền thông khác bao gồm các cuộc thăm dò trực tiếp và email chuyên dụng.
#5. Tính minh bạch và bảo mật của nền tảng
Ngoài kiểm soát tài liệu, bảo mật nền tảng phòng dữ liệu ảo đơn giản là không ai sánh kịp. Các tính năng như ủy quyền hai yếu tố loại bỏ cơ hội của những người tham gia trái phép trong VDR. Quản trị phòng dữ liệu có thể ngay lập tức xóa mọi thiết bị khỏi VDR và bất kỳ tệp nào được lưu hoặc tải xuống từ nền tảng.
Các dịch vụ phòng dữ liệu hiện đại giữ mọi thứ minh bạch thông qua nhật ký kiểm toán. Đây là những báo cáo kiểm toán chi tiết cung cấp đầy đủ chi tiết về các hoạt động của phòng dữ liệu.
Kết Luận
Các phòng dữ liệu ảo tạo ra một nền tảng tập trung cho các bảng, nơi họ có thể quản lý các cuộc họp của mình, chia sẻ và lưu trữ tài liệu một cách liền mạch và an toàn, giao tiếp trong thời gian thực và bảo vệ dữ liệu quan trọng của họ khỏi bị rò rỉ hoặc đánh cắp dữ liệu.
