Cho dù bạn đang gửi một bài thuyết trình bán hàng hay theo dõi một cuộc phỏng vấn xin việc, thì việc biết định dạng tốt nhất để viết một bức thư kinh doanh là một kỹ năng rất tốt mà một người có thể có. Bài viết này sẽ khám phá mọi thông tin bạn cần biết và cách viết một lá thư kinh doanh hay, một đề xuất kinh doanh và cách viết một lá thư giới thiệu và khiếu nại trong kinh doanh. Hãy chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
Thư đề xuất kinh doanh là gì?
Thư đề xuất kinh doanh là một tài liệu mà các cá nhân sử dụng để đưa ra lời mời cho các công ty giữa các công ty. Ngoài ra, đây là một hình thức thỏa thuận do một cá nhân hoặc một công ty thực hiện với một công ty khác để cung cấp và bán một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể cho họ với một số lợi ích được nêu rõ và đáp ứng.
Một lá thư đề xuất kinh doanh có thể được sử dụng để:
- Cung cấp cho các tổ chức dịch vụ tiếp thị
- Đặt câu hỏi và yêu cầu tài trợ
- Để đề xuất một quan hệ đối tác
- Đề xuất hợp tác nội bộ giữa các công ty.
- Để cung cấp cho các tổ chức các giải pháp dưới dạng hàng hóa và dịch vụ.
Làm thế nào để viết một lá thư kinh doanh
Cách viết một lá thư kinh doanh hay là một kỹ năng tuyệt vời mà hầu hết mọi người không có. Một bức thư kinh doanh hay sẽ trình bày thông điệp của bạn theo phong cách trau chuốt. Hơn nữa, một lá thư kinh doanh được sử dụng cho các yêu cầu chính thức, thư xin việc, v.v. để truyền đạt ý tưởng của mọi người về doanh nghiệp của họ. Mô tả hình thức đính kèm trong một lá thư kinh doanh, nó vẫn có thể được truyền đạt và viết bằng một giọng điệu thân thiện vì chúng bao gồm những lời giới thiệu ngắn trước khi đi đến lý do chính của bức thư. Dưới đây là các bước và cách cấu trúc thư kinh doanh của bạn để nâng cao khả năng đọc cho người nhận của bạn.
Làm thế nào để bạn từng bước viết một lá thư kinh doanh?
- Khai mạc: bao gồm địa chỉ của bạn và ngày. Ngoài ra, đảm bảo thêm địa chỉ tên, công ty và tên của người nhận. Đảm bảo không thêm địa chỉ của bạn nếu bạn sử dụng tiêu đề thư đã có tên của bạn trên đó.
- Lời chào: Nếu bạn không biết giới tính của người nhận là gì, hãy sử dụng tên đầy đủ của họ, chẳng hạn như “Dear Favor agu”. Cuối cùng, thêm dấu hai chấm vào cuối lời chào của bạn.
- Thân bài: Điều đầu tiên bạn phải làm trong đoạn văn của mình là giới thiệu bản thân và nêu rõ ý chính của bức thư.
- Kết thúc: Kết thúc thư của bạn bằng cách sử dụng kết luận chính thức được đề xuất bao gồm “của bạn thực sự” “Trân trọng” hoặc “trân trọng.” chọn một định dạng kết thúc chuyên nghiệp.
- Chữ ký: đảm bảo bạn bỏ qua bốn dòng sau khi bạn có thể đã đóng và nhập tên của mình. Ngoài ra, đảm bảo bỏ qua một dòng khác và sau đó nhập tiêu đề công việc của bạn và tên công ty của bạn.
- Tài liệu đính kèm: Cuối cùng hãy chắc chắn rằng bạn liệt kê và đính kèm mọi tài liệu bạn muốn đính kèm vào thư của mình. Kết thúc bức thư của bạn với một lời kêu gọi hành động rất mạnh mẽ và mạnh mẽ.
3 định dạng của một lá thư kinh doanh là gì?
Nó không chỉ là viết các chữ cái khác nhau mà còn là cách chúng ta truyền đạt cảm xúc và các mối quan hệ trong các bài viết của mình. Cho dù bạn đang viết thư đề xuất kinh doanh, khiếu nại hay giới thiệu, đây là ba định dạng thư kinh doanh bạn phải biết và cách viết chúng tốt. Đó là:
- Toàn khối: Một bức thư kinh doanh kiểu khối đầy đủ có thể được sử dụng trong cả trang trọng và cũng được sử dụng trong các tình huống kinh doanh không chính thức. Ví dụ về các mẫu thư kinh doanh định dạng toàn khối là Tên của bạn, địa chỉ của bạn, điện thoại, ngày hôm nay và tên, công ty và địa chỉ của người nhận.
- Nửa khối: Định dạng này ít trang trọng hơn kiểu toàn khối và tương tự như định dạng khối đã sửa đổi. Về bản chất, nó có thể được sử dụng trong hầu hết các tình huống và là định dạng tốt nhất để sử dụng nếu bạn thấy các định dạng khác khó hiểu hoặc khi bạn không biết nên sử dụng định dạng nào.
- Các khối được sửa đổi: Thư kinh doanh định dạng khối được sửa đổi ít trang trọng hơn thư kinh doanh kiểu khối đầy đủ. Phong cách này là thư kinh doanh tốt nhất để sử dụng cho người mà bạn có mối quan hệ làm việc tốt.
7 phần của một lá thư kinh doanh là gì?
Thư kinh doanh là một lá thư chính thức được viết cho các tổ chức bởi một cá nhân hoặc bởi một tổ chức. Đây là bảy phần có trong một lá thư kinh doanh và có:
- Tiêu đề: Tiêu đề này chứa địa chỉ trả lại với ngày thích hợp được đính kèm trên dòng. Đôi khi, điều rất quan trọng là thêm một dòng trước ngày kèm theo số điện thoại hoặc địa chỉ email.
- Địa chỉ của người nhận: Đảm bảo thêm địa chỉ của người mà bạn gửi thư. Luôn đảm bảo thêm tên tiêu đề của họ nếu bạn biết họ.
Salutation (chào hỏi): Đảm bảo làm cho bức thư của bạn thật trang trọng. Nếu bạn không chắc chắn về tên của chức danh sẽ sử dụng hoặc giới tính của họ, thì hãy tiếp tục và sử dụng tên của họ nhưng theo cách trang trọng.
- Phần thân: Phần thân của bức thư là phần quan trọng nhất của mọi bức thư kinh doanh. Vì vậy, làm cho nó ngắn gọn và rõ ràng.
- Kết thúc miễn phí: Đây là một nhận xét rất ngắn kết thúc bức thư của bạn. Cách kết thúc miễn phí được sử dụng nhiều nhất là “Trân trọng”, “Trân trọng”, v.v.
- Chữ ký
- Enclosures: Điều này cho thấy các tài liệu kèm theo bức thư. Tài liệu có thể là bất kỳ thứ gì như hóa đơn, hối phiếu, séc hoặc biên lai.
Thư kinh doanh đơn giản nhất là gì?
Thư kinh doanh đơn giản nhất là định dạng toàn khối. Trong bức thư kinh doanh toàn khối, mọi thứ bắt đầu từ lề trái. Ngoài ra, định dạng này rất hiệu quả và giống như kinh doanh.
Làm thế nào để bạn định dạng một bức thư kinh doanh ở Canada?
Một lá thư kinh doanh ở Canada được định dạng theo cách mà người đọc có thể chắc chắn rằng lá thư đó sẽ đến đúng người.
- Viết ngày, tháng, năm.
- Thông tin liên lạc của người nhận.
- Thêm tên người nhận, chức danh công việc, công ty và địa chỉ công ty bên dưới các chi tiết
Những điều bạn phải tránh trong thư kinh doanh?
Những sai lầm nhỏ mà mọi người mắc phải khi viết một lá thư trang trọng và những điều này là điều mà mọi cá nhân phải tránh bằng mọi giá. Có:
- Sử dụng tiếng lóng
- Các từ viết tắt
- từ không chuẩn
- Sử dụng sai dấu câu
Làm thế nào để viết một đề xuất thư kinh doanh
Để đảm bảo rằng bạn định dạng thư đề xuất kinh doanh của mình một cách phù hợp, đây là các bước về cách viết nó đúng cách.
#1. Tạo một tiêu đề kinh doanh tốt
Đảm bảo viết một phần thông tin liên hệ thích hợp ở đầu bức thư của bạn, sau đó là ngày tháng. Ngoài ra, đảm bảo thêm thông tin liên hệ của người nhận. Lưu ý, nếu bạn đang gửi đề xuất qua email, hãy sử dụng dòng chủ đề có tên của bạn và mục đích chung thay vì sử dụng tiêu đề doanh nghiệp.
#2. Địa chỉ người nhận của bạn một cách thích hợp
Để viết và làm thư đề xuất kinh doanh tốt nhất, hãy đảm bảo bao gồm lời chào trang trọng bằng cách sử dụng chức danh phù hợp cho người nhận, chẳng hạn như “Tiến sĩ” “Ông” và “Bà”
#3. Bao gồm các chi tiết nền
Đảm bảo bao gồm chủ đề của đề xuất của bạn trong đoạn đầu tiên của bạn và đưa ra lời giải thích tốt về sự kiện hoặc dự án bạn đang thực hiện.
#4. Mục đích của bức thư của bạn nên được nêu rõ.
Mục đích của bức thư của bạn nên được viết cẩn thận và rõ ràng trong đoạn tiếp theo, đưa ra lý do cho đề xuất của bạn và chứng minh yêu cầu của bạn.
#5. Một yêu cầu theo dõi nên được bao gồm
Nêu rõ những lợi ích mà người nhận của bạn có thể đạt được từ các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn với thời gian cụ thể để liên hệ thêm.
#6. Đóng thư của bạn
Đây là phần thứ hai và là phần cuối cùng của bức thư, vì vậy bạn phải cảm ơn người nhận và mời một người liên hệ trả lời các câu hỏi. Ngoài ra, hãy đảm bảo kết thúc theo cách trang trọng nhất bằng cách sử dụng “Trân trọng” hoặc “trân trọng”. Tiếp theo là dấu phẩy, chữ ký và tên của bạn được in bên dưới.
#7. Bao gồm một hỗ trợ
Đảm bảo thêm thông tin bổ sung về doanh nghiệp của bạn (hàng hóa và dịch vụ) và những gì họ có xu hướng đạt được từ doanh nghiệp đó. Đính kèm bất kỳ hồ sơ bán hàng nào.
Làm thế nào để viết một lá thư giới thiệu kinh doanh
Thư giới thiệu doanh nghiệp là cách mà các tổ chức tự giới thiệu mình với những khách hàng, nhà đầu tư tốt nhất hoặc các tổ chức và cá nhân khác để mô tả loại dịch vụ mà họ cung cấp và hàng hóa mà họ cung cấp.
Ngoài ra, một lá thư giới thiệu kinh doanh có thể được mô tả tốt nhất như một nền tảng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, nơi một tổ chức viết thư cho một doanh nghiệp khác và từ doanh nghiệp này đến khách hàng. Có những cách thích hợp để viết một lá thư giới thiệu kinh doanh hay mà bạn phải tuân theo để mang lại điều tốt nhất cho người nhận của bạn. Ngoài ra, nó đảm bảo khả năng đọc. Dưới đây là các mẹo về cách viết thư giới thiệu kinh doanh và Có:
- Xác định mọi thông tin và mục đích của lá thư của bạn.
- Thực hiện một cuộc khảo sát thích hợp về thị trường hoặc công ty trước khi liên lạc hoặc viết thư cho họ.
- Xác định trong các bài viết của bạn nhu cầu của người nhận và lý do tại sao họ cần dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn.
- Cố gắng bắt đầu bức thư của bạn với một tuyên bố mạnh mẽ và mạnh mẽ. Trái tim của một người đàn ông phản ánh trong lời nói của anh ta. Vì vậy, hãy đảm bảo bắt đầu bằng việc bắt từ vì đây là lúc bạn thu hút được sự chú ý của người đọc.
- Thêm chi tiết có liên quan và nhiều thông tin.
- Giữ thư của bạn đơn giản và không có biệt ngữ. Nó phải ngắn gọn và rõ ràng cho người đọc để nâng cao khả năng đọc.
- Trước khi bạn đóng thư, hãy tạo một phương tiện như lời kêu gọi hành động để mọi người có thể liên hệ lại với bạn sau khi đọc thư của bạn.
- Đóng thư của bạn.
- Sau khi bạn phải viết xong và kết thúc bức thư của mình, hãy nhớ đọc lại nó. Kiểm tra lỗi. Ngoài ra, hãy chắc chắn đánh vần tên của người nhận của bạn rất tốt.
- Cuối cùng, gửi thư của bạn cho người nhận.
Ví dụ về cách viết thư kinh doanh
Đây là một ví dụ hoàn hảo về cách viết một bức thư kinh doanh hay và dễ đọc.
- Cho dù đó là ở đầu thư kinh doanh hay trên tiêu đề thư của mẫu, hãy đảm bảo bao gồm tên, chức vụ, tổ chức, địa chỉ, số điện thoại di động và địa chỉ email của bạn.
- Đảm bảo thêm một ngày ở đầu thư của bạn.
- Ngoài ra, hãy thêm thông tin liên hệ của người nhận
- Bắt đầu bức thư của bạn với một lời chào như “Mr/Ms/Dr thân mến”. (họ).
- Sau lời chào của bạn, hãy viết phần nội dung về doanh nghiệp của bạn hoặc bất kỳ bức thư trang trọng nào khác bằng cách sử dụng các dòng có khoảng cách đơn.
- Đảm bảo kết thúc bức thư của bạn với phần kết trang trọng và chữ ký.
Làm thế nào để viết một lá thư khiếu nại kinh doanh?
Thư khiếu nại kinh doanh giải thích thách thức mà một người có thể gặp phải và những cách thích hợp mà bạn muốn tổ chức giải quyết. Trong khi viết khiếu nại của bạn, đảm bảo rõ ràng và chi tiết hơn. Dưới đây là một số lời khuyên về cách viết thư khiếu nại kinh doanh.
- Đưa ra những điều cơ bản của khiếu nại, từ ít nhất cho đến cuối cùng. Ngoài ra, hãy cụ thể.
- Kể câu chuyện của bạn. Ngoài ra, tránh viết một lá thư đe dọa và tức giận.
- Đưa ra tuyên bố thích hợp với tổ chức về cách bạn muốn giải quyết vấn đề của mình.
- Hãy nhạy cảm và rất hợp lý.
- Nộp đơn khiếu nại.
- Đảm bảo viết địa chỉ của bạn trong thư của bạn.
- Thêm thành phố nơi bạn sống và bao gồm cả tiểu bang và địa chỉ email nếu bạn gửi thư qua email.
- Ngoài ra, thêm một ngày.
Tổng kết
Tóm lại, bạn không cần phải vò đầu bứt tai nữa về việc nên viết gì trong một bức thư kinh doanh vì chúng tôi đã giải quyết vấn đề đó trong bài viết này. Để viết một lá thư kinh doanh hoàn hảo, bạn phải ghi nhớ điều này. Biết đúng định dạng để sử dụng, đúng loại giấy để sử dụng, đúng từ ngữ, thông tin, ngày tháng, v.v.
Các bài liên quan
THƯ CỤ THỂ LÀ GÌ: Cách Viết & Hướng dẫn
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHIẾU NẠI: Các tính năng cần chú ý
THƯ CHÀO HÀNG: Ý nghĩa, Công việc & Mẫu
THƯ VIỆC LÀM: Cách viết, mẫu và những điều không nên làm
Tài liệu tham khảo
