Kho tài liệu là một hệ thống lưu trữ tệp nơi người dùng có thể lưu trữ và truy xuất tài liệu. Nó cho phép mọi nhân viên dễ dàng truy cập thông tin doanh nghiệp, bất kể vị trí hay phòng ban. Kho tài liệu cho phép các tổ chức nắm bắt, quản lý và chia sẻ bất kỳ loại dữ liệu nào một cách dễ dàng truy cập. Bây giờ, chúng ta hãy xem phần mềm kho tài liệu sinh viên và tài liệu nhà.
Kho lưu trữ tài liệu là gì?
Kho tài liệu là một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu. Đó là nơi tài liệu được lưu trữ, quản lý và truy cập bởi người dùng được ủy quyền.
Ví dụ điển hình về kho lưu trữ tài liệu sẽ là bất kỳ hệ thống nào lưu trữ tệp ở một hoặc nhiều vị trí, chẳng hạn như ổ đĩa cục bộ của bạn hoặc dịch vụ lưu trữ lớn như Dropbox. Loại ứng dụng này có thể được sử dụng bởi các tổ chức lớn vì nó cho phép họ quản lý quy trình làm việc của mình dễ dàng hơn so với việc họ phải chỉ dựa vào việc gửi email các tệp riêng lẻ từ người này sang người khác
Có hai loại kho lưu trữ tài liệu chính: tập trung (một vị trí) và phân tán (nhiều vị trí). Các hệ thống tập trung có xu hướng dễ dàng hơn đối với các công ty lớn hơn; tuy nhiên, các hệ thống phân tán cho phép thời gian truy cập nhanh hơn do có nhiều vị trí đồng thời — và điều này đi kèm với cái giá là sự phức tạp tăng lên khi thiết lập các phòng ban mới trong một tổ chức vì mỗi phòng ban sẽ yêu cầu giao diện bảng điều khiển tùy chỉnh (UI).
SharePoint là một kho lưu trữ tài liệu, có nghĩa là nó được sử dụng để lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu. SharePoint ban đầu được xây dựng như một DMS (hệ thống quản lý tài liệu). Tuy nhiên, nó đã phát triển thành nhiều thứ hơn thế.
Đây là một trong những cách chính mà bạn có thể sử dụng SharePoint:
- Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) đề cập đến tất cả các công cụ và ứng dụng khác nhau được một tổ chức sử dụng để lưu trữ, quản lý và chia sẻ dữ liệu của mình trên nhiều nền tảng, chẳng hạn như Microsoft Office 365 hoặc Google Drive. Điều này bao gồm những thứ như hệ thống email như Gmail hoặc Outlook; các giải pháp lưu trữ tập tin như Box; các ứng dụng giao tiếp như Slack; các công cụ hội nghị truyền hình như Skype for Business; các nền tảng truyền thông xã hội như Facebook Messenger, v.v.
Phần mềm Kho tài liệu
Đối với mục đích của các doanh nghiệp và các tổ chức khác, “phần mềm lưu trữ tài liệu” đề cập đến một bộ công cụ để quản lý và chia sẻ tài liệu.
Các công ty sử dụng kho tài liệu để lưu trữ tài liệu ở một vị trí trung tâm để nhiều người có thể truy cập chúng cùng một lúc. Ưu điểm của việc sử dụng kho lưu trữ tài liệu là bạn không phải lo lắng về việc theo dõi xem ai có mảnh giấy hoặc tệp nào trên bàn làm việc của bạn — hệ thống sẽ làm điều đó cho bạn!
Kho lưu trữ tài liệu sinh viên
Kho lưu trữ tài liệu sinh viên là phần mềm được sử dụng để lưu trữ và quản lý các tài liệu của sinh viên. Bạn có thể sử dụng điều này để quản lý tài liệu của sinh viên, chẳng hạn như bài tập, dự án và bài kiểm tra của họ. Kho lưu trữ Tài liệu Sinh viên cũng có một tùy chọn cho phép bạn đưa các ghi chú của mình vào đó để bạn có thể tham khảo lại bất cứ khi nào cần.
Bạn nên dùng thử chương trình này trên máy tính của mình trước khi mua vì có thể có một số trục trặc trong quá trình cài đặt nếu không được thực hiện đúng cách.
Tại sao chúng ta cần một kho lưu trữ tài liệu?
Kho tài liệu là một hệ thống cho phép bạn lưu trữ, sắp xếp và quản lý tài liệu. Bạn có thể sử dụng nó cho các mục đích khác nhau, chẳng hạn như lưu trữ và quản lý quy trình công việc của mình hoặc thậm chí tạo danh mục đầu tư trực tuyến. Có rất nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm kho tài liệu như:
- Dễ sử dụng
- Tùy chọn linh hoạt
- Khả năng mở rộng
Kho lưu trữ tài liệu tập trung là gì?
Kho tài liệu tập trung là cơ sở dữ liệu lưu trữ tài liệu. Nó tương đương với một tủ tài liệu trung tâm, nơi bạn có thể lưu giữ tất cả các tập tin quan trọng của mình.
Ý tưởng đằng sau loại hệ thống này là bạn có thể truy cập tài liệu của mình từ mọi nơi trên mọi thiết bị — và không quan trọng nếu chúng được lưu trữ cục bộ trên máy tính của bạn hoặc trong một số hệ thống lưu trữ dựa trên đám mây như Dropbox hoặc Google Drive (mà thuộc sở hữu của Alphabet).
Kho lưu trữ tài liệu nội bộ
Kho lưu trữ tài liệu nội bộ (HDR) là một nền tảng trực tuyến cho phép người dùng lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ tài liệu của họ. Bất cứ ai cần ghi chép lại công việc của mình đều có thể sử dụng phần mềm.
Phần tốt nhất về Kho lưu trữ Tài liệu Nội bộ là nó có công cụ tìm kiếm riêng, vì vậy bạn không cần phải xem qua tất cả các tệp của mình theo cách thủ công trước khi tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Chỉ cần nhập từ hoặc cụm từ và sau đó nhấn enter — hệ thống sẽ tìm tất cả các bản sao của từ hoặc cụm từ đó trong bất kỳ tài liệu nào trên máy tính của bạn!
Thư viện tài liệu là gì?
Thư viện tài liệu là một tập hợp các tài liệu được lưu trữ ở một vị trí trung tâm. Để lưu trữ bất kỳ loại tệp nào, bao gồm tài liệu Word, PDF hoặc hình ảnh, bạn có thể sử dụng thư viện tài liệu.
Thư viện tài liệu tương tự như một tủ tài liệu trực tuyến, nơi bạn lưu trữ các tệp của mình để chúng có thể truy cập được từ nhiều thiết bị và vị trí.
Dms trên máy tính là gì?
Nếu bạn chưa quen với thế giới quản lý tài liệu, thì điều quan trọng là phải hiểu DMS là gì. Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu (DMS) lưu trữ, truy xuất và phân phối tài liệu một cách hiệu quả.
Nó có thể được sử dụng bởi bất kỳ loại hình kinh doanh nào để lưu trữ các tài liệu như chương trình làm việc, biên bản cuộc họp, v.v.
7 công cụ lưu trữ tài liệu tốt nhất
Chúng ta đang ở giữa quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Và khi các doanh nghiệp tìm kiếm những cách mới để quản lý và bảo mật dữ liệu của mình, họ ngày càng chuyển sang sử dụng nhiều công cụ giúp họ hiểu cách thông tin của họ đang được lưu trữ và chia sẻ. Một lựa chọn phổ biến là phần mềm kho lưu trữ tài liệu (DR). Dưới đây là những điều bạn cần biết về 7 công cụ DR tốt nhất trên thị trường hiện nay:
# 1. Alfresco
Alfresco là một nền tảng quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) mã nguồn mở cung cấp một nền tảng thống nhất, duy nhất cho tất cả thông tin và tài liệu của tổ chức bạn.
Với Alfresco, bạn có thể lưu trữ và quản lý một lượng lớn dữ liệu một cách an toàn và dễ dàng. Nó cũng giúp bạn dễ dàng chia sẻ nội dung giữa các nhóm trong cùng một công ty hoặc các tổ chức trong các ngành khác nhau.
SharePoint là một hệ thống quản lý tài liệu, nền tảng cộng tác, hệ thống quản lý nội dung và công cụ tìm kiếm doanh nghiệp có thể được sử dụng để lưu trữ tài liệu. Đó là một công cụ hiệu quả để lưu trữ dữ liệu của công ty bạn ở một nơi.
Điều tốt nhất về SharePoint là bạn không cần phải lo lắng về việc duy trì nhiều hệ thống vì nó tạo ra một kho lưu trữ duy nhất cho tất cả các tệp quan trọng của bạn. Điều tốt thứ hai về nó là khả năng chia sẻ thông tin với những người dùng hoặc đồng nghiệp khác thông qua các dịch vụ như extranet hoặc cổng mạng nội bộ, giúp việc chia sẻ dễ dàng hơn bao giờ hết!
# 3. Nuxeo
Nuxeo là một phần mềm quản lý tài liệu cho phép bạn xây dựng các giải pháp tùy chỉnh. Bất kỳ ai khác muốn sử dụng nó đều có thể vì nó là một giải pháp mã nguồn mở.
Nuxeo là một ứng dụng dựa trên web và do đó không cần cài đặt trên máy tính hoặc máy chủ của bạn. Bạn chỉ cần truy cập internet để nền tảng hoạt động bình thường.
#4. WebXtender
WebXtender là phần mềm quản lý tài liệu dựa trên đám mây cho phép bạn tạo, quản lý và lưu trữ tài liệu trong kho lưu trữ trung tâm. Bạn có thể sử dụng nó để lưu trữ tất cả các loại tệp — từ tài liệu đến hình ảnh và video — sau đó truy cập chúng từ bất kỳ thiết bị hoặc vị trí nào bằng ứng dụng di động WebXtender. Điều này làm cho nó lý tưởng cho các tổ chức có nhân viên ở xa thường xuyên đi du lịch hoặc muốn giữ dữ liệu của họ mọi lúc mà không phải lo lắng về chi phí lưu trữ sao lưu.
Ứng dụng cung cấp các tính năng nâng cao để quản lý và cộng tác tài liệu — bao gồm lập phiên bản (tính năng cho phép người dùng xem các thay đổi do người khác thực hiện), siêu dữ liệu (dữ liệu về các phần nội dung riêng lẻ), bảo mật (để người dùng chỉ có thể xuất bản các mục riêng tư) cũng như quy trình làm việc tự động hóa để các nhiệm vụ được hoàn thành tự động khi đáp ứng các tiêu chí nhất định (chẳng hạn như tạo quy trình phê duyệt).
# 5. OCR
OCR (Nhận dạng ký tự quang học) là công nghệ chuyển đổi hình ảnh của văn bản thành văn bản có thể chỉnh sửa. Với OCR, hình ảnh của tài liệu, ảnh và những thứ khác có thể được chuyển thành văn bản có thể được sử dụng.
Phần mềm OCR rất hữu ích cho việc lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu. Nó sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để biến các từ trong hình ảnh hoặc tài liệu thành văn bản có thể chỉnh sửa.
# 6. CustomShow - Phần mềm thuyết trình kinh doanh
CustomShow là một công cụ thuyết trình dành cho doanh nghiệp cho phép bạn tạo và chỉnh sửa bản trình bày, trình chiếu và các nội dung khác.
Nó có sẵn trong cả phiên bản miễn phí và trả phí Phiên bản miễn phí đi kèm với các tính năng hạn chế nhưng cung cấp đủ để bắt đầu với chương trình. đã được nhiều khách hàng xem là lựa chọn tốt nhất cho người mới bắt đầu tạo bản trình bày của họ trên internet hoặc cục bộ trên máy tính / máy tính xách tay / máy tính bảng của họ, v.v. . Đối với Fo.those, những người muốn có nhiều chức năng hơn những gì có sẵn trong phiên bản miễn phí thì bạn có thể mua một số gói khác nhau với các mức giá khác nhau tùy thuộc vào khoảng thời gian (tối đa 2 năm) bạn muốn gói đăng ký của mình kéo dài trước khi có quyền truy cập vào tất cả các tính năng của nó một lần nữa khi nó hết hạn (mặc dù vậy bạn vẫn có quyền truy cập cho đến lúc đó).
# 7. Clearslide (Trước đây là SlideRocket)
công cụ trình bày để tạo và chia sẻ bản trình bày trực tuyến. Nó đã được mua lại bởi Clearslide vào năm 2018, cung cấp giải pháp phần mềm trình chiếu có tên ClearSlide.
Clearslide là một giải pháp phần mềm trình bày dựa trên đám mây cho phép người dùng tạo khảo sát, câu đố, thăm dò ý kiến, biểu mẫu và trang tổng quan ngay trong cửa sổ trình duyệt của họ. Điều này giúp các doanh nghiệp dễ dàng thu hút nhiều khách truy cập hơn bằng cách tạo nội dung hấp dẫn trên các trang web hoặc trang đích mà không cần phải cài đặt thêm bất kỳ plugin hoặc tiện ích bổ sung nào trên máy chủ lưu trữ của trang web của họ.
Tổng kết
Phần mềm kho nội dung tài liệu dành cho gia đình và sinh viên tốt nhất sẽ giúp bạn tổ chức các quy trình của mình và giúp nhóm của bạn cộng tác dễ dàng hơn. Nó cũng cung cấp cho bạn khả năng tạo tài liệu mới từ bên trong ứng dụng, điều này có thể rất hữu ích khi tạo thứ gì đó mới cần cập nhật liên tục. Ngoài ra, có nhiều tính năng khác nhau khả dụng với mỗi phần mềm mà chúng tôi đã xem xét hôm nay, chẳng hạn như khả năng cộng tác hoặc hệ thống lập phiên bản để mọi người trong nhóm của bạn luôn biết chính xác điều gì đang xảy ra!
Câu hỏi thường gặp về phần mềm kho lưu trữ tài liệu tốt nhất
Tại sao chúng ta cần một kho tài liệu?
Sử dụng kho lưu trữ tài liệu giúp bảo vệ thông tin và tệp của bạn bằng cách mã hóa dữ liệu của bạn.
ERM quản lý hồ sơ điện tử là gì?
Là sử dụng các kỹ thuật tự động để quản lý hồ sơ bất kể định dạng.
DMS nào là tốt nhất?
Dưới đây là 5 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất:
- M-Tệp
- tạm thời
- eFileCabinet
- ký ngay bây giờ.
- Hightail
dự án
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG: 2022 Phần mềm Tốt nhất Hàng đầu
- 20 phần mềm tốt nhất để quản lý thay đổi vào năm 2022: Đánh giá chi tiết
- Quản lý cấu hình phần mềm: Hướng dẫn chi tiết về SCM
- Phần mềm quản lý quy trình làm việc: Các tùy chọn hàng đầu trong năm 2022
- Phần mềm quản lý dữ liệu tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn vào năm 2022
