Thật khó để duy trì bảo mật dữ liệu khi hàng trăm, hàng nghìn tài liệu được chia sẻ, xem xét và đánh dấu thường xuyên. Khi một tài liệu qua tay nhiều người, nguy cơ vi phạm bảo mật dữ liệu sẽ tăng lên, chủ yếu do lỗi của con người và hệ thống an ninh mạng yếu kém. Điều này cuối cùng đặt ra những thách thức cho các bộ phận pháp lý và tuân thủ trong một tổ chức.
Việc sử dụng các phòng dữ liệu ảo là một trong những cách hiệu quả nhất để giải quyết các vấn đề tuân thủ. Điều đó chủ yếu là do các nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo được chứng nhận tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu và an ninh mạng quốc tế và địa phương.
Cuộc thảo luận hôm nay là về cách phần mềm phòng dữ liệu trực tuyến giúp ích trong quá trình tuân thủ của bạn. Đây là phần giới thiệu sơ lược về phần mềm phòng dữ liệu.
Phần mềm Phòng Dữ liệu là gì?
Phần mềm phòng dữ liệu, còn được gọi là phòng dữ liệu điện tử, là một kho dữ liệu trực tuyến được chứng nhận để lưu trữ và quản lý các tài liệu pháp lý, tài chính và doanh nghiệp. Nếu các phòng dữ liệu ảo được định nghĩa theo nghĩa rộng hơn, chúng là sự kết hợp của nhiều công nghệ giải quyết ba lĩnh vực kinh doanh chính.
# 1. Lưu trữ dữ liệu
Tất cả các dịch vụ phòng dữ liệu ảo về cơ bản là kho lưu trữ tài liệu, nơi tất cả các loại chuyên gia và doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu của họ để sử dụng tạm thời hoặc lâu dài. Tuy nhiên, phần mềm phòng dữ liệu không chỉ là lưu trữ dữ liệu — công nghệ này cung cấp giải pháp quản lý dữ liệu hoàn chỉnh. Điều đó nói rằng, bạn có thể chia sẻ tài liệu với những người dùng khác trong phòng dữ liệu, sắp xếp dữ liệu theo nhu cầu của bạn và có toàn quyền kiểm soát luồng dữ liệu trong dữ liệu room.
# 2. Giao dịch trên mạng
Các kho dữ liệu trực tuyến thường không cung cấp các công cụ cộng tác trực tuyến, nhưng một phòng dữ liệu ảo thì có. Phần mềm phòng dữ liệu điện tử cao cấp sở hữu nhiều công cụ cộng tác, bao gồm sứ giả trò chuyện, công cụ hội nghị âm thanh và video, chú thích riêng tư hoặc công khai, trò chuyện nhóm, mô-đun Hỏi và Đáp, tài liệu được chia sẻ và cuộc thăm dò trực tiếp.
# 3. Quản lý dự án và kinh doanh
Phần trăm sử dụng phòng dữ liệu ảo chủ yếu đến từ hoạt động giao dịch. Các tập đoàn, tổ chức và các doanh nghiệp khác thường xuyên sử dụng phần mềm phòng dữ liệu trực tuyến cho các hoạt động như kiện tụng, gây quỹ, giao dịch bất động sản, thẩm định, chào bán lần đầu ra công chúng, quan hệ đối tác chiến lược và mua bán và sáp nhập.
5 Mẹo để Tuân thủ Thành công
# 1. Xác định những gì cần lưu trữ, lưu giữ và trong bao lâu
Biết được những gì cần lưu trữ, trong bao lâu để lưu trữ và làm thế nào để lưu trữ dữ liệu là thách thức lớn đầu tiên đối với các doanh nghiệp. Đó là bởi vì việc lưu trữ dữ liệu một cách không cần thiết có thể tạo thêm gánh nặng và một sai sót nhỏ có thể gây tốn kém.
Cách hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề này là nhờ tư vấn pháp lý đồng thời phát triển chính sách lưu giữ dữ liệu chính thức và có thể bảo vệ được đối với dữ liệu giấy và kỹ thuật số. Đảm bảo chính sách đề cập đến loại dữ liệu nào nên được lưu trữ và trong thời gian bao lâu. Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng nó có thể làm giảm nguy cơ kiểm tra không thành công và vô tình tiết lộ dữ liệu bí mật.
Phòng dữ liệu ảo không chỉ giúp quản lý dữ liệu kỹ thuật số mà còn giảm thiểu nhu cầu về tài liệu giấy.
# 2. Kết hợp các giải pháp kỹ thuật số vào chính sách quản lý dữ liệu của bạn
Nếu bạn vẫn chăm chăm vào tài liệu giấy tờ, thì bạn đã phải đối mặt với rủi ro. Giấy tờ dễ bị đánh cắp, và dễ bị ảnh hưởng bởi thiên tai. Ngoài ra, nếu bạn duy trì một bản sao lưu kỹ thuật số, bạn đang thêm nhiều chi phí hơn vào lợi nhuận của mình.
Trong trường hợp này, việc sử dụng các giải pháp kỹ thuật số như phòng dữ liệu ảo trong hệ thống quản lý dữ liệu của bạn có thể giúp bạn vượt qua hai thách thức lớn:
- Loại bỏ hoặc giảm thiểu nhu cầu về tài liệu giấy.
- Giảm các chi phí phát sinh không cần thiết về sao lưu dữ liệu.
Đó là vì VDR có thể dễ dàng truy cập từ điện thoại di động của bạn hoặc các thiết bị di động khác và các nhà cung cấp phòng dữ liệu giữ bản sao lưu tất cả dữ liệu của bạn miễn phí.
# 3. Phát triển bảo mật dữ liệu từ đầu đến cuối
Bảo mật dữ liệu là một thành phần không thể thiếu và là một yêu cầu quy định, đặc biệt là đối với các tổ chức công và tổ chức tài chính xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm. Hệ thống bảo mật dữ liệu bắt đầu từ đầu đến cuối là cần thiết để tuân thủ. Điều đó nói lên rằng, quá trình bảo vệ dữ liệu nên bắt đầu từ việc ghi dữ liệu và phải trải qua quá trình chia sẻ dữ liệu để xử lý.
Phần mềm phòng dữ liệu giúp bạn duy trì mức độ bảo mật cao nhất từ đầu đến cuối. Ví dụ, bạn có thể ngăn chặn tin tặc truy cập vào phòng dữ liệu thông qua phân quyền đa yếu tố và kiểm soát luồng dữ liệu với sự trợ giúp của kiểm soát truy cập tài liệu. Ngoài ra, các phòng dữ liệu cung cấp nhiều biện pháp bảo mật tài liệu, quyền truy cập và cơ sở hạ tầng. Những thứ quan trọng nhất bao gồm mã hóa end-to-end, xem hàng rào, redaction, quyền chi tiết, hình mờ kỹ thuật số, v.v.
#4. Cập nhật các quy định và chính sách mới
Các hoạt động kinh doanh đang phát triển và các chính sách tuân thủ và quy định cũng vậy. Nếu bạn không theo kịp các động thái thay đổi của việc tuân thủ, bạn có thể phải đối mặt với những hậu quả bất lợi.
Đây là nơi các phòng dữ liệu ảo tốt nhất vì tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn quản lý dữ liệu và an ninh mạng nội bộ và địa phương. Những cái phổ biến nhất bao gồm ISO 27081, ISO 27001, FINRA, GDPR, SOC2, v.v.
# 5. Chuẩn bị danh sách kiểm tra thẩm định bất cứ khi nào cần
Chuẩn bị một danh sách kiểm tra thẩm định là rất quan trọng trong các trường hợp sáp nhập, mua lại, kiểm toán, gây quỹ hoặc chào bán lần đầu ra công chúng. Cho dù đó là kiểm toán (bắt buộc đối với các công ty đại chúng) hay thẩm định pháp lý hoặc tài chính, danh sách kiểm tra thẩm định đảm bảo bạn không bỏ qua bất kỳ điều gì và giúp kiểm toán viên hoặc nhóm pháp lý dễ dàng hơn.
Một số nhà cung cấp phòng dữ liệu tốt nhất để thẩm định cung cấp danh sách kiểm tra thẩm định sẵn sàng. Chúng có thể được điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của bạn hoặc được sử dụng như hiện tại. Các công ty cung cấp danh sách kiểm tra thẩm định sẵn sàng sử dụng bao gồm iDeals, DealRoom, trang Merrill Data và nhiều công ty khác.
Kết Luận
Việc áp dụng các giải pháp quản lý dữ liệu cao cấp, phát triển cơ chế bảo mật dữ liệu từ đầu đến cuối và theo kịp các thay đổi quy định có thể giúp việc tuân thủ quy định dễ dàng hơn. Một phòng dữ liệu ảo có thể giúp bạn thực hiện tất cả các thủ tục nêu trên. Chỉ cần làm theo các mẹo của chúng tôi để triển khai thành công phần mềm phòng dữ liệu ảo và gặt hái những lợi ích của công nghệ này cho quy trình tuân thủ của bạn!
