Cách tốt nhất để xác định quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là một hoạt động kinh doanh được đặc trưng bởi các kỹ thuật và phương pháp luận rõ ràng. Phần mềm BPM giúp dễ dàng xác định và thay đổi các quy trình kinh doanh hiện tại để đạt được trạng thái mong muốn và có lẽ là tốt hơn trong tương lai. Ngoài ra, đó là tất cả về việc phát triển và đưa vào thực hành các hoạt động hiệu quả hơn của công ty. Đọc thêm để có cái nhìn tổng quan hơn.
Phần mềm BPM
Các doanh nghiệp có thể quản lý các hoạt động và thủ tục hàng ngày của họ hiệu quả hơn với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPMS). Nó cung cấp các tài nguyên để tạo, mô phỏng, thực hiện, tự động hóa và nâng cao các thủ tục kinh doanh. Mục tiêu của BPMS là tăng năng suất và sự hài lòng của khách hàng đồng thời hợp lý hóa các hoạt động và giảm sự thiếu hiệu quả.
Nó theo dõi các luồng hoạt động hiện tại, hỗ trợ đơn giản hóa chúng bằng cách tự động hóa các hoạt động tẻ nhạt và đồng bộ hóa chúng với các mục tiêu của công ty bạn. Các hoạt động hàng ngày của bạn có thể được vạch ra bằng cách sử dụng BPMS, cho phép bạn xác định các nút thắt cổ chai trong hoạt động và loại bỏ chúng để làm cho các quy trình của bạn được tích hợp và hiệu quả hơn.
Có thể khó chọn phần mềm quản lý quy trình kinh doanh tốt nhất trong một thị trường đông đúc. Đó không phải là một lựa chọn dễ dàng vì nhận được sự hỗ trợ của tổ chức đòi hỏi rất nhiều sự thuyết phục. Đưa ra quyết định sai lầm có thể dẫn đến mất thời gian và công sức ngoài việc đầu tư phần mềm lãng phí. Bạn đã đến đúng nơi nếu bạn bị lạc và không biết bắt đầu từ đâu. Bạn có thể tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về việc chọn phần mềm quản lý quy trình kinh doanh tốt nhất trong bài viết này.
Phần mềm BPM tốt nhất
Một số tài nguyên BPM tốt nhất cho năm 2023 được mô tả bằng các thuật ngữ cơ bản bên dưới.
# 1. Kissflow
Công cụ BPM không mã Kissflow thực sự tạo ra một nơi làm việc kỹ thuật số. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự động hóa và hợp lý hóa nhiều quy trình làm việc, trường hợp, dự án và cộng tác.
Bảng điều khiển thân thiện với người dùng, các mẫu báo cáo có thể điều chỉnh và trình thiết kế biểu mẫu tinh vi là một số tính năng tốt nhất của nó. Đối với các doanh nghiệp khác nhau, nó cung cấp các gói giá có thể điều chỉnh bắt đầu từ $199/tháng bao gồm nhiều tính năng và cơ sở người dùng.
#2. người chế biến
Bạn có thể tạo, tự động hóa và triển khai các quy trình kinh doanh bằng BPM mã thấp và hệ thống quy trình công việc được gọi là processmaker. Ngoài ra, nó hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn có phần mềm BPM quy mô doanh nghiệp, sẵn sàng sản xuất. Nó nổi bật so với các đối thủ nhờ có nhiều tùy chọn lưu trữ mà nó cung cấp, bao gồm các tùy chọn tại chỗ, đám mây và nguồn mở. Ba mức giá, bắt đầu từ $1,500 mỗi tháng, có sẵn.
# 3. Zoho Creator
Công cụ tạo ứng dụng mã thấp có tên là Zoho Creator cho phép người dùng thiết kế quy trình công việc, tạo trang thông tin và tạo biểu mẫu tùy chỉnh. Nó hoạt động tốt cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm các bản sửa lỗi tự làm. Giá cho mỗi người dùng mỗi tháng có thể dao động từ $10 đến $15.
# 4. Nintex
Đối với các tổ chức và doanh nghiệp vừa và nhỏ, Nintex biến chuyển đổi kỹ thuật số thành hiện thực. Cùng với dịch vụ lưu trữ tại chỗ thông thường, nó hiện cung cấp tùy chọn đám mây. Hơn nữa, nó được tạo ra để hoạt động với các công cụ như Project Server, Sharepoint và Office 365. Quy trình làm việc nâng cao, biểu mẫu hiện đại, lập bản đồ và quản lý quy trình, ứng dụng dành cho thiết bị di động và RPA đều là các khả năng của Nền tảng Nintex. Giá cho các mặt hàng khác nhau trong bộ Nintex bắt đầu từ $850 mỗi tháng.
#5. Bizagi
Bizagi cung cấp ba sản phẩm—bizagi modeler, bizagi studio và bizagi automation—là giải pháp tự động hóa cho các doanh nghiệp. Vì người lập mô hình sử dụng cách triển khai BPMN cụ thể của bizagi nên cần có các kỹ năng và đào tạo cần thiết. Cả hai tùy chọn lưu trữ tại chỗ và đám mây đều có sẵn từ bizagi. Bizagi không niêm yết giá trên trang web của họ; bạn phải liên lạc với họ để yêu cầu báo giá.
#6. bpm'online
Phần mềm BPM mã thấp dành cho doanh nghiệp được gọi là Bpm'online. Ba thành phần—tiếp thị, bán hàng và dịch vụ bpm'online—có thể được mua riêng hoặc mua trọn gói với bpm'online studio. Cả dịch vụ lưu trữ tại chỗ và trên nền tảng đám mây đều khả dụng.
Có một phiên bản miễn phí và một phiên bản dành cho doanh nghiệp của Bpm'online studio có giá 25 đô la một người mỗi tháng.
Các tính năng bạn cần trong phần mềm BPM
Bạn nên biết chương trình BPM nên có những đặc điểm gì trước khi quyết định đâu sẽ là lựa chọn lý tưởng cho bạn.
#1. Một công cụ để vẽ sơ đồ quy trình
Các công cụ BPM tốt nhất nên có một công cụ lập sơ đồ quy trình trực quan cho phép những người không phải là lập trình viên dễ dàng tạo quy trình công việc. Điều này giải phóng nhóm CNTT khỏi trách nhiệm và trao quyền cho người dùng.
#2. Nhà thiết kế biểu mẫu kéo và thả
Bạn có thể lựa chọn giữa các trình tạo đơn giản và nâng cao khi sử dụng công cụ thiết kế biểu mẫu. Hãy suy nghĩ về hai điều khi bạn đưa ra quyết định của mình. Người dùng cuối sẽ cảm thấy thoải mái trước tiên là gì? Thứ hai, bạn có nghĩ rằng bạn vẫn sẽ được hưởng lợi từ nó nếu các quy trình trở nên phức tạp hơn không?
#3. Sự chuyển động
Bạn đang tự đặt mình vào tình thế thất bại nếu giải pháp BPM của bạn không hỗ trợ thiết bị di động. Khi phê duyệt khi đang di chuyển không được hỗ trợ, các quy trình có nguy cơ bị trì hoãn.
#4. Phân tích và Báo cáo
Khả năng phân tích và báo cáo mạnh mẽ khiến việc triển khai BPM được ưu tiên hơn đáng kể so với quá trình số hóa đơn giản. Chúng rất cần thiết để nhận thông tin về cách các thủ tục đang hoạt động và những thay đổi nào là bắt buộc.
#5. Chèn đơn giản
Phần mềm BPM hiệu quả nhất phải có khả năng tích hợp với các chương trình khác. Ngoài ra, nếu phần mềm BPM không tích hợp được, việc gửi dữ liệu qua lại giữa các ứng dụng sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức.
#6. Quản lý trường hợp thích ứng
Không phải tất cả các công việc đã hoàn thành trong các tổ chức đều được xác định và cấu trúc chính thức theo các thủ tục đã được thiết lập. Có một số điều không chắc chắn ở đó mà các kỹ thuật BPM truyền thống không thể xử lý được. Một câu trả lời đầy đủ hơn được cung cấp bởi các tính năng quản lý trường hợp thích ứng trong phần mềm BPM.
#7. Quản lý dữ liệu và tài liệu
Các doanh nghiệp ngày nay chạy với tốc độ chóng mặt. Điều hợp lý là có một lượng đáng kể dữ liệu và tài liệu được tạo ra. Một hệ thống BPM tốt có thể xử lý thành công dữ liệu và tài liệu, xây dựng và duy trì cơ sở tri thức rất có giá trị.
#số 8. Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò
Các tổ chức trên toàn thế giới rất quan tâm đến bảo mật dữ liệu. Chọn phần mềm BPM cho phép kiểm soát truy cập chi tiết đối với dữ liệu. Một chiến lược tốt để duy trì bảo mật là hạn chế quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm tùy thuộc vào vai trò.
#9. Làm việc cùng nhau
Giao tiếp hiệu quả giữa những người tham gia nhiệm vụ luôn cần thiết, bất kể loại công việc nào. Thật tuyệt nếu tất cả các cuộc thảo luận liên quan đến công việc diễn ra trên một nền tảng trung tâm để đạt năng suất tối đa. Phải mất nhiều thời gian và hỗn loạn để chuyển đổi giữa các ứng dụng liên lạc.
Phần mềm BPM miễn phí
Ứng dụng kinh doanh cung cấp các giải pháp và khả năng tự động để có được hoạt động thông minh và kiểm soát hoàn toàn các quy trình được gọi là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh miễn phí. Quà tặng của thời đại chuyển đổi số là phần mềm BPM. Nó cập nhật các quy trình để phục vụ khách hàng, đối tác và nhân viên tốt hơn. Sau đây là danh sách phần mềm BPM miễn phí:
#1. JBPM
Phần mềm nguồn mở được gọi là jBPM tự động hóa các quyết định và quy trình kinh doanh. Đã có giấy phép phần mềm Apache. Người dùng có thể lập mô hình các mục tiêu kinh doanh của mình bằng cách sử dụng các công cụ quy trình kinh doanh của jBPM. Nó hỗ trợ người dùng bằng cách phác thảo các hành động cần thiết để hoàn thành một mục tiêu kinh doanh cụ thể. Nó làm cho logic kinh doanh rõ ràng hơn bằng cách sử dụng sơ đồ. Công cụ quy trình công việc của jBPM nhỏ gọn và linh hoạt. Đây là một ứng dụng dựa trên Java cho phép người dùng thực hiện các quy trình kinh doanh theo tiêu chuẩn BPMN 2.0. Giữa các lập trình viên, nhà phân tích kinh doanh và người dùng cuối, jBPM đóng vai trò là cầu nối.
# 2. Bitrix24
Khi nói đến phần mềm Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) miễn phí, Bitrix24 hiện là lựa chọn hàng đầu. Nó cung cấp một tập hợp các thủ tục kinh doanh theo tiêu chuẩn ngành mà không cần phải triển khai. Các thủ tục có thể được thay đổi tùy thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp của bạn. Người dùng có thể phát triển bất kỳ quy trình kinh doanh độc đáo nào bằng cách sử dụng trình thiết kế quy trình kinh doanh. Một bộ giải pháp BPM để tự động hóa bán hàng và quản lý bán hàng cũng được bao gồm trong Bitrix24. Nó có thể được sử dụng với các ứng dụng iOS và Android, hệ thống dựa trên đám mây và tại chỗ, mã nguồn mở và API.
#3. Runa WFE
Có thể sử dụng miễn phí một công cụ quản lý quy trình kinh doanh có tên là RunaWFE Free. Nó là một ứng dụng BPM mã nguồn mở và được phân phối theo giấy phép LGPL. RunaWFE Free sử dụng cả sản phẩm của chính mình và một vài tính năng của dự án JBoss jBPM. Một số tính năng bổ sung được bao gồm trong RunWFE Free để giúp người dùng dễ dàng hơn.
#4. người mẫu
Một nền tảng lập mô hình hàng đầu giúp các doanh nghiệp tạo mô hình của họ được gọi là modelio. Một loạt các mô hình và sơ đồ được hỗ trợ. Nó tích hợp hỗ trợ BPMN với UML. Modelio là một chương trình mã nguồn mở với giấy phép GPL phiên bản 3. Để hỗ trợ mô hình hóa quy trình kinh doanh, nó kết hợp hỗ trợ BPMN và UML với các sơ đồ cụ thể. Nó chủ yếu phục vụ các yêu cầu của các nhà phân tích, kiến trúc sư kinh doanh, kiến trúc sư phần mềm, kiến trúc sư hệ thống và nhà phát triển mã. Modelio chủ yếu được phát triển bằng Java, với một lượng nhỏ mã C++.
#5. Bonisoft
Khi kết hợp với bonisoft, mô hình hóa quy trình kinh doanh và Notation Standard (BPMN 2.0) biến quy trình nghiệp vụ thành một ứng dụng dựa trên quy trình. Các công việc có thể được tự động hóa và các công việc của con người đều có thể được kéo và loại bỏ. Với sự trợ giúp của bonisoft, các chuyên gia CNTT có thể giao tiếp với nhau bằng cách sử dụng một khuôn khổ tiêu chuẩn. Nó làm cho các mô hình quy trình dễ hiểu hơn đối với các nhà quản lý vận hành. Là nhà cung cấp duy nhất phần mềm BPM mã nguồn mở, bonisoft đã được định vị trong Gartner iBPMS Magic Quadrant.
Lợi ích của quản lý quy trình kinh doanh
Hai lý do chính khiến các doanh nghiệp áp dụng BPM là do cách tiếp cận có hệ thống của nó để quản lý các quy trình kinh doanh, giúp nâng cao cả hiệu quả hoạt động và chất lượng công việc. Một chương trình BPM được triển khai đúng cách có thể giảm thiểu lãng phí, cắt giảm sai sót, tiết kiệm thời gian, nâng cao tính tuân thủ, tăng cường tính linh hoạt, thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật sốvà cuối cùng là hỗ trợ cung cấp cho khách hàng hàng hóa và dịch vụ tốt hơn. BPM cũng có thể là một công cụ quản lý mạnh mẽ vì những lý do được liệt kê dưới đây:
- BPM nhấn mạnh vào việc tiêu chuẩn hóa các quy trình, giúp giảm rủi ro do lỗi của con người.
- Phân tích nhúng cải thiện sự hiểu biết của người quản lý về mức độ hiệu quả của các quy trình và hỗ trợ phát hiện ra các nút thắt cổ chai.
- Các công cụ tự động hóa giúp tăng năng suất đồng thời cho phép người lao động tập trung vào các hoạt động cần sự can thiệp và kiến thức của con người.
- Tất cả những điều đã nói ở trên cung cấp cho nhân viên nhiều thời gian hơn để tìm kiếm các cải tiến quy trình bổ sung và tự động hóa để cải tiến quy trình kinh doanh đang diễn ra.
Những thách thức của quản lý quy trình kinh doanh
Bất kì công ty liên doanh đòi hỏi phải đảo ngược trật tự đã thiết lập đầy khó khăn. Điều này đặc biệt đúng với BPM, trong đó nhiệm vụ khó khăn là cải tiến quy trình liên quan đến nhiều vai trò, hệ thống và phương pháp vận hành. Theo các chuyên gia mà Lawton đã trao đổi, những thách thức sau đây là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của BPM:
- Thiếu sự hỗ trợ và mua vào từ các giám đốc điều hành;
- Mục đích và mục tiêu kinh doanh mơ hồ;
- Không đủ cơ sở xét nghiệm;
- Sự không chắc chắn về công cụ thích hợp cho công việc;
- Các cơ chế ẩn dễ bị hỏng;
- Truy xuất nguồn gốc và khả năng hiển thị quy trình không đầy đủ; Và
- Thỏa thuận và phần thưởng nghiêm ngặt của bên thứ ba.
BPM có phải là một phần của Erp không?
Mặc dù cả hệ thống ERP và hệ thống BPM đều hỗ trợ tự động hóa các hoạt động của công ty, nhưng các mục tiêu đã nêu của chúng là khác nhau. BPM hỗ trợ tự động hóa, quản lý và giám sát các quy trình cụ thể, trái ngược với cách ERP hợp lý hóa các hoạt động của công ty nói chung.
Jira có phải là Công cụ BPM không?
Một trong những công cụ quản lý dự án tuyệt vời nhất dành cho các nhóm phát triển phần mềm là Jira, rất nổi tiếng. Nhiều người có thể không biết rằng nó cũng là một công cụ rất mạnh để quản lý quy trình kinh doanh cơ bản (BPM), bao gồm các quy trình quản lý dự án và nhiệm vụ.
Erp so với BPM là gì?
BPM là một giải pháp tự động hóa và quản lý quy trình kết hợp. ERP là công cụ để lưu trữ tập trung dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. ERP để lại một khoảng trống lớn mà BPM phải lấp đầy bằng quan điểm định hướng quy trình, tích hợp và quản lý của nó.
BPM có phải là CRM không?
BPM là một chiến lược có phương pháp để nâng cao các quy trình của tổ chức sao cho chúng hiệu quả hơn, hiệu quả hơn và đáp ứng với thay đổi. Mặt khác, CRM là một chiến thuật để kiểm soát mọi khía cạnh liên hệ của công ty với khách hàng và khách hàng tương lai.
Bài viết liên quan
- QUẢN LÝ QUY TRÌNH KINH DOANH (BPM): Định nghĩa & Hướng dẫn từng bước
- CÁC CÔNG TY BPO: 25 Công ty BPO Tốt nhất Thế giới 2023
- QUÁ TRÌNH KINH DOANH KHAI THÁC (BPO) là gì: Tổng quan, Ví dụ và Lợi ích
dự án
