Một trong những phương pháp giao tiếp bằng văn bản phổ biến nhất, cả trong và ngoài văn phòng, là email. Một thông điệp lịch sự, rõ ràng, ngắn gọn và có thể hành động được gửi đến người nhận trong một email chuyên nghiệp được viết tốt. Có thể mất một số nỗ lực để trở nên thành thạo trong việc viết email tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách viết địa chỉ email xin việc chuyên nghiệp, ai là người viết chuyên nghiệp và giao tiếp email chuyên nghiệp là gì.
Cách Viết Email Chuyên nghiệp
Một email được viết trong một tình huống chuyên nghiệp, chẳng hạn như giữa đồng nghiệp, người quản lý và nhân viên, sinh viên và giáo sư của họ, hoặc người xin việc và người quản lý tuyển dụng, được gọi là email chuyên nghiệp. Email chuyên nghiệp có một thông điệp riêng biệt, hữu ích.
Một email chuyên nghiệp có thể được viết theo nhiều cách khác nhau. Đó có thể là một lá thư cảm ơn, một lá thư xin nghỉ việc gửi đến công ty của bạn, hoặc một lá thư xin việc được gửi cùng với sơ yếu lý lịch xin việc. Dù lý do gửi email là gì, bạn phải viết nó một cách chuyên nghiệp để nâng cao cơ hội thành công.
8 mẹo để tạo một email chuyên nghiệp
Bất kể chủ đề email của bạn là gì, nó có thể được chia thành các phần cơ bản giống nhau. Có thể không phải lúc nào bạn cũng cần sử dụng tất cả các thành phần này, nhưng bạn phải luôn suy nghĩ cẩn thận về từng thành phần.
#1. Hãy chắc chắn rằng dòng chủ đề chứa chủ đề.
Dòng chủ đề email của bạn là điều đầu tiên người nhận của bạn nhìn thấy khi họ mở nó trong hộp thư đến của họ. Dòng chủ đề của email tiếp thị có thể xác định xem người nhận sẽ mở hay xóa nó. Dòng chủ đề của bạn phải ngắn gọn, hấp dẫn và thích hợp.
Trong dòng chủ đề của email của bạn, càng cụ thể càng tốt. Người nhận sẽ biết những gì mong đợi từ email của bạn theo cách này. Người nhận sẽ đánh giá cao dòng tiêu đề ngắn gọn giúp họ đọc và trả lời email của bạn dễ dàng hơn; không cần phải giàu trí tưởng tượng hay clickbait ở đây.
#2. Xưng hô đúng người nhận
Phương pháp tốt nhất để xưng hô với người nhận email doanh nghiệp là "Kính gửi", tên hoặc họ của họ và kính ngữ phù hợp. Nếu bạn không chắc chắn, hãy sử dụng tên hoặc họ và tên của họ làm kính ngữ.
Thay cho “Xin chào” hoặc “Xin chào”, bạn có thể bắt đầu email bằng tên của người nhận. Điều này thường chỉ áp dụng cho những người mà bạn đã có mối quan hệ, chẳng hạn như đồng nghiệp hoặc người quản lý.
#3. Vẫn tập trung
Một email kinh doanh chỉ nên giải quyết một chủ đề. Nó có thể là một câu hỏi, một yêu cầu, một câu trả lời hoặc một lời giải thích. Nội dung của email nên tập trung vào chủ đề này, bất kể nó là gì. Giữ cho email của bạn ngắn gọn, nhưng đừng bỏ qua các chi tiết quan trọng. Viết tắt cho điều này là "chỉ trong chừng mực cần thiết."
#4. Nhớ đăng xuất.
Thêm phần đăng xuất phù hợp và chữ ký của bạn sau khi soạn thảo dòng kết thúc của email, dòng này sẽ bao gồm lời kêu gọi hành động hoặc một nhiệm vụ đang hoạt động. Tất cả các chi tiết mà người nhận có thể yêu cầu để liên hệ với bạn một cách thích hợp, chẳng hạn như chức danh, số điện thoại và phần mở rộng cũng như địa chỉ email của bạn, nên được đưa vào một chữ ký chuyên nghiệp. Mặc dù chúng tôi biết rằng ai đó có thể chỉ cần nhấn trả lời để trả lời, việc cung cấp địa chỉ email của bạn sẽ tránh mọi sự mơ hồ về cách liên hệ với bạn.
# 5. Hiệu đính
Kiểm tra email của bạn để tìm lỗi trước khi gửi. Kiểm tra nhanh để đảm bảo không có lỗi đánh máy, lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp. Lỗi email có thể làm hỏng toàn bộ thư của bạn và khiến bạn có vẻ ngoài thiếu chuyên nghiệp.
#6. Tránh sử dụng giọng điệu bình thường.
Điều này thường đòi hỏi phải tránh sử dụng biểu tượng cảm xúc.
Nên sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp khi viết email. Tránh xa bất kỳ ngôn ngữ nào nghe có vẻ bình thường trong tin nhắn văn bản, bao gồm cả tiếng lóng và từ thông tục. Tương tự như vậy, tránh sử dụng những câu sáo rỗng như “chỉ cần quay lại” trong khi theo dõi.
#7. Chú ý lời nói của bạn
Xin lưu ý rằng bất kỳ ai cũng có thể chuyển tiếp email của bạn cho bất kỳ ai khác. Tương tự như cách mọi người có thể in, chụp màn hình hoặc tải xuống email của bạn. Nếu bạn không muốn ghi lại cuộc trò chuyện bằng văn bản, đừng nói điều đó trong email, vì email là bản ghi cuộc trò chuyện bằng văn bản.
#số 8. Hãy cụ thể trong hướng dẫn của bạn
Đừng bao giờ cho rằng người nhận biết vị trí của một tệp nhất định hoặc các tài liệu tham khảo mà bạn đã sử dụng để sao lưu các lập luận của mình trong một bài luận gần đây. Đảm bảo rằng người nhận của bạn hiểu tất cả những gì bạn nói và cung cấp liên kết khi thích hợp để họ có thể nhanh chóng tìm thấy.
Cách viết một email chuyên nghiệp cho một công việc
Hơn 7 giây (tương đương với thời gian bạn buộc dây giày) quét tin nhắn của bạn.
Trở nên khác biệt là điều cần thiết để thành công. Trở nên chuyên nghiệp là cách tiếp cận tương tự mà bạn phải sử dụng trong tất cả các email tiếp theo cho đơn xin việc; điều này không có nghĩa là cố tỏ ra thông minh hay thái quá.
Điều gì là cần thiết để viết một email chuyên nghiệp cho một công việc?
Trước tiên hãy xác định một email công việc. Nó phục vụ như một phương tiện để trình bày chúng, chứ không phải là một bức thư xin việc hoặc sơ yếu lý lịch.
Nhà tuyển dụng thậm chí sẽ không buồn nghiên cứu sơ yếu lý lịch của bạn hoặc mở thư xin việc của bạn nếu bạn không dành nhiều thời gian cho nó hoặc nếu nó không chính xác. Đừng để đó là bạn, vì nếu họ đang xử lý 250 phản hồi, thì họ đang tích cực tìm kiếm lý do để từ chối đơn đăng ký.
Mặc dù mỗi nhà tuyển dụng có một quy trình đăng ký riêng, nhưng bạn phải luôn bao gồm một vài thành phần rất điển hình, chẳng hạn như:
# 1. Thư xin việc
Thư xin việc của bạn là một thành phần chính thức của quy trình ứng tuyển, nơi bạn xác định chính mình, phác thảo trình độ của mình, giải thích lý do tại sao bạn ứng tuyển vào vị trí đó và thảo luận về giá trị bạn có thể mang lại cho công ty.
Chúng tôi sẽ không hướng dẫn bạn qua quá trình viết thư xin việc. Nhưng hãy bắt đầu với những nguồn tài nguyên trực tuyến tuyệt vời có sẵn.
Thư xin việc của bạn có thể được đính kèm dưới dạng tệp Word hoặc PDF. Sử dụng tệp có thể tải xuống, in và chia sẻ; không sử dụng các dịch vụ đám mây như Google Docs.
#2. CV (sơ yếu lý lịch)
CV của bạn là cơ hội để giới thiệu những thành tích của bạn, kể câu chuyện về sự nghiệp chuyên nghiệp của bạn và cung cấp tổng quan nhanh về các kỹ năng của bạn. Một lần nữa, chúng tôi sẽ không đi vào chi tiết về cách viết một CV hấp dẫn, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng một cấu trúc đơn giản, dễ hiểu.
Tạo một tài liệu có thể tải xuống, in và chia sẻ thay vì cố gắng sử dụng các loại tệp ưa thích.
#3. Mẫu công việc (tùy chọn)
Hiển thị, không nói, như các chuyên gia tư vấn. Bạn có thể làm nổi bật khả năng và thành tích trước đây của mình trong email ứng tuyển. Trong email của mình, bạn có thể liên kết đến trang web hoặc tài khoản mạng xã hội của mình, đính kèm danh mục đầu tư hoặc bao gồm hình ảnh hoặc video.
Dưới đây là một số gợi ý từ chúng tôi: đưa ra các ví dụ và mô tả tác dụng. Ai quan tâm nếu thiết kế poster của bạn đẹp? Nhưng nếu cùng một tấm áp phích tăng doanh số bán hàng lên 50%, thì tình hình đã khác.
Lời khuyên thứ hai là sử dụng một số lượng hạn chế các ví dụ—ba là một con số tuyệt vời. Quá nhiều người dường như vô vọng.
Thứ ba, chỉ phân phối nội dung gốc. Làm rõ vai trò của bạn trong bất kỳ nhóm hoặc tổ chức nào mà bạn đã làm việc cùng. Đừng bao giờ coi sáng tạo của người khác là của mình.
Địa chỉ Email Chuyên nghiệp
Khía cạnh cơ bản nhất của danh tính internet của bạn là địa chỉ email của bạn. Nó cho phép bạn gửi và nhận email với bất kỳ ai, thiết lập tài khoản trên các trang web hoặc ứng dụng di động khác nhau, đăng ký nhận bản tin email từ các nguồn hấp dẫn, chấp nhận thông báo quan trọng, gửi đơn xin việc, v.v.
Bạn cần một địa chỉ email doanh nghiệp, cho dù bạn đang tìm việc, điều hành doanh nghiệp hay mở rộng mạng lưới của mình.
Một địa chỉ email chuyên nghiệp chắc chắn sẽ mang lại ấn tượng tích cực mà không quá nổi bật trên sơ yếu lý lịch hoặc danh thiếp. Mặc dù pháp luật không cấm sử dụng địa chỉ email thời trung học của bạn, nhưng nó gần như chắc chắn sẽ chống lại bạn và khiến bạn trở nên kém hấp dẫn đối với các nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng.
Mẹo để tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp
Mặc dù không khó để tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp, nhưng có một số yếu tố cần lưu ý:
- Giữ cho nó ngắn – Tránh sử dụng một địa chỉ email dài cho thư từ kinh doanh của bạn. Sử dụng phiên bản dễ nhớ hơn, ngắn hơn nếu tên của bạn dài, như trong trường hợp của tôi.
- Làm cho nó dễ phát âm – Đôi khi, bạn có thể cần đọc địa chỉ email của mình cho ai đó, trực tiếp hoặc qua điện thoại, vì vậy bạn nên cố gắng làm cho địa chỉ đó dễ đọc nhất có thể. Không ai có thể hiểu được họ của tôi, vì vậy tôi đã viết tắt nó thành “DRK” trên một trong các tài khoản email của mình.
- Tránh sử dụng dấu hoặc dấu phụ trong địa chỉ email của bạn, ngay cả khi tên đầy đủ của bạn được đánh vần với chúng ở những nơi khác.
Định dạng địa chỉ email chuyên nghiệp
Tất nhiên, [email được bảo vệ] là định dạng truyền thống và được khuyên dùng nhất cho địa chỉ email doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số cách bổ sung để lấy địa chỉ email doanh nghiệp, bao gồm:
- [email được bảo vệ]
- [email được bảo vệ]
- [email được bảo vệ]
- [email được bảo vệ]
- [email được bảo vệ]
- [email được bảo vệ]
Mặc dù dấu chấm hiện được sử dụng thường xuyên hơn, nhưng bạn có thể sử dụng dấu gạch dưới để phân tách các tên. Nếu cần thiết, bạn có thể sử dụng các ký tự số trong địa chỉ email chuyên nghiệp của mình, mặc dù tốt hơn là nên tránh sử dụng chúng. Trên một số trang web, bạn cũng nên thêm tên thành phố, nghề nghiệp hoặc kỹ năng của mình vào địa chỉ email. Đây không phải là điều chúng tôi tán thành và thường không được khuyến khích. Bộ kỹ năng của bạn sẽ phát triển theo thời gian và sự nghiệp chuyên nghiệp của bạn có thể dẫn bạn đến những vị trí khác nhau, do đó, các địa chỉ email như [email được bảo vệ] và [email được bảo vệ] sẽ nhanh chóng trở nên kém hấp dẫn.
Người viết email chuyên nghiệp
Một người chuyên viết các email bóng bẩy và thành công cho nhiều mục tiêu khác nhau được biết đến như một người viết email chuyên nghiệp. Họ có khả năng sửa đổi thông điệp của mình để phù hợp với đối tượng và mục tiêu cụ thể, đồng thời có kỹ năng viết tuyệt vời.
Một người viết email chuyên nghiệp rất thành thạo trong việc sắp xếp email một cách chuyên nghiệp và nhận thức được giá trị của việc giao tiếp ngắn gọn và rõ ràng. Họ hiểu cách truyền đạt thành công quan điểm của mình thông qua việc sử dụng đúng ngữ pháp, dấu câu và giọng điệu.
Người viết email chuyên nghiệp tính đến mục tiêu của email, đối tượng mục tiêu và kết quả dự kiến khi soạn chúng. Vì nhiều lý do, chẳng hạn như đơn xin việc, yêu cầu của công ty, giao tiếp với khách hàng, bán hàng và tiếp thị, dịch vụ khách hàng, v.v., họ có thể viết email.
Mục tiêu của họ là tạo ra những email hấp dẫn, thú vị và có chất lượng cao. Ngoài ra, họ có thể chịu trách nhiệm chỉnh sửa và đọc lại email để đảm bảo chúng không có lỗi và phản ánh chính xác nội dung dự kiến.
Nói chung, một người viết email chuyên nghiệp hỗ trợ mọi người và doanh nghiệp giao tiếp hiệu quả qua email, củng cố hình ảnh chuyên nghiệp của họ và tăng khả năng họ sẽ thành công trong việc đạt được mục tiêu của mình.
Giao tiếp email chuyên nghiệp
Hành động viết và gửi email một cách tôn trọng, ngắn gọn và phù hợp với bối cảnh trang trọng hoặc kinh doanh được gọi là giao tiếp email chuyên nghiệp. Để truyền đạt đúng thông điệp của bạn và duy trì tính chuyên nghiệp, nó đòi hỏi phải sử dụng chính xác ngữ pháp, dấu câu và ngôn ngữ chuyên nghiệp.
Sau đây là một số thuộc tính cần thiết của giao tiếp email chuyên nghiệp:
#1. Ngắn gọn và rõ ràng
Gửi email ngắn gọn, có trọng tâm. Khi giao tiếp, tránh mơ hồ và các chi tiết không liên quan bằng cách sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng.
#2. định dạng phù hợp
Duy trì giọng điệu email chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp bằng cách sử dụng dòng chủ đề rõ ràng, mở đầu, các đoạn thân bài và kết thúc. Làm cho email của bạn hợp lý và dễ đọc bằng cách sử dụng các đoạn văn hoặc dấu đầu dòng khi cần thiết.
#3. Giọng nói kín đáo và lịch sự
Giữ cho giọng điệu trong email của bạn luôn lịch sự và tôn trọng. Để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng, hãy sử dụng những lời chào và lời chào trang trọng như “Dear Mr./Ms.” hoặc “Xin chào [Tên người nhận],” cũng như ngôn ngữ lịch sự.
#4. Từ vựng và ngôn ngữ phù hợp
Sử dụng thuật ngữ chuyên nghiệp phù hợp với doanh nghiệp. Không sử dụng biệt ngữ, tiếng lóng hoặc ngôn ngữ quá bình thường. Hãy nhận biết các biến thể văn hóa và điều chỉnh từ ngữ của bạn theo nhu cầu của người nhận.
#5. Chữ ký và địa chỉ email chuyên nghiệp
Sử dụng một địa chỉ email chính thức có chứa tên của bạn hoặc một biến thể gần giống của nó. Kết thúc email của bạn bằng chữ ký chuyên nghiệp có chứa tên đầy đủ, chức danh công việc (nếu có), thông tin liên hệ và mọi liên kết thích hợp hoặc thông tin bổ sung.
#6. Phản ứng nhanh và phù hợp
Trả lời mọi email càng sớm càng tốt, xác nhận đã nhận và giải quyết mọi câu hỏi hoặc thắc mắc ngay khi chúng phát sinh. Giữ thông tin liên lạc của bạn chuyên nghiệp và tránh sự chậm trễ không cần thiết.
Hãy nhớ rằng tính chuyên nghiệp, sự chú ý đến chi tiết và sự tôn trọng của bạn đối với người khác được phản ánh trong thư điện tử chuyên nghiệp của bạn. Bạn có thể tạo các tương tác email chuyên nghiệp và hiệu quả trong nhiều tình huống kinh doanh khác nhau bằng cách tuân thủ các quy tắc này.
Năm quy tắc nghi thức email là gì?
- Theo đó, địa chỉ người nhận của bạn. Đảm bảo tên người nhận và tiêu đề liên quan được viết đúng chính tả hai lần, ba lần.
- Sử dụng nhận xét mở đầu và kết thúc phù hợp.
- Đặt định dạng thích hợp vào.
- Tránh sử dụng TẤT CẢ CHỮ HOA.
- Hợp nhất các tập tin lớn.
Câu mở đầu hay cho một email là gì?
Chúc một ngày tốt lành, [Tên người nhận] Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe và đang đọc email của tôi. Tôi hy vọng ngày hôm nay của bạn vẫn diễn ra tốt đẹp, [Tên người nhận] Chào [sáng/chiều/tối]. Để giới thiệu tôi là [vai trò công việc của bạn] tại [tên công ty của bạn], tên tôi là [tên của bạn]. Tôi gửi email cho bạn vì [chủ đề email].
Bốn phần cơ bản của một email chuyên nghiệp là gì?
- Dòng chủ đề, được cho là phần quan trọng nhất của email, quyết định liệu nó sẽ được đọc hay bị xóa.
- Lời chào
- Phần giữa
- Kết luận
Tổng kết
Viết một email chiến thắng có thể khó khăn, nhưng nếu bạn sử dụng lời khuyên trong bài viết này như một hướng dẫn, bạn sẽ thành công trên con đường của mình. Mặc dù không phải tất cả các email sẽ được trả lời, nhưng việc theo dõi khách hàng tiềm năng của bạn sẽ làm tăng lợi tức đầu tư của bạn.
Để nổi bật trong hộp thư đến của người nhận, hãy nhớ kiểm tra kỹ từng thành phần trong email doanh nghiệp của bạn, viết ngắn gọn và thêm một số chi tiết cá nhân. Trước khi gửi email của bạn, hãy đọc lại chúng, sau đó đợi từ ba đến năm ngày trước khi gửi bất kỳ thư tiếp theo nào.
Bài viết liên quan
- KÝ TÊN EMAIL VUI VẺ: Hơn 27 lần đăng nhập email vui nhộn nên thử
- EMAIL BÌA THƯ: Mẫu, Định dạng và Cách viết
- Cách thu hồi email trong Outlook (Hướng dẫn chi tiết)
- THÔNG ĐIỆP ĐẾN NGƯỜI QUẢN LÝ TUYỂN DỤNG: Ví dụ và Hướng dẫn Gửi email cho Người quản lý Tuyển dụng
- EMAIL NGOÀI VĂN PHÒNG: Cách tốt nhất để viết một tin nhắn ngoài văn phòng và các ví dụ
dự án
