LỄ TÂN LÀ GÌ: Nhiệm vụ, Mức lương, Kỹ năng & Tầm quan trọng

Mục lục Ẩn giấu

lễ tân là gì
1. Nhân viên lễ tân phải có những tố chất gì?
2. Mức lương lễ tân trung bình
Mô tả công việc lễ tân là gì
Kỹ năng Lễ tân
Tầm quan trọng của một lễ tân
Các loại tiếp tân là gì?
Làm thế nào để bạn phỏng vấn một nhân viên lễ tân?
4 nhiệm vụ của nhân viên lễ tân là gì?
Làm thế nào một nhân viên lễ tân có thể đối phó với một khách hàng tức giận?
Lễ tân nên mặc gì?
Hai nhiệm vụ chính của nhân viên lễ tân là gì?
bài viết liên quan
dự án

Nhân viên lễ tân rất cần thiết cho hoạt động của một doanh nghiệp, bất kể quy mô hay ngành nghề. Nhân viên lễ tân, những người chịu trách nhiệm điều hành quầy lễ tân thực sự là bộ mặt của công ty và thúc đẩy đáng kể hiệu quả tại nơi làm việc. Bạn có thể quyết định liệu công việc lễ tân có phải là nghề nghiệp hoàn hảo dành cho mình hay không bằng cách hiểu định nghĩa, phạm vi và khả năng cần thiết để phát triển trong lĩnh vực này. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét định nghĩa của nhân viên lễ tân, các kỹ năng và mô tả công việc cũng như tầm quan trọng của việc có nhân viên lễ tân trong công ty của bạn.

lễ tân là gì

Để quyết định xem trở thành nhân viên lễ tân có phải là lựa chọn công việc phù hợp với bạn hay không, trước tiên bạn phải hiểu công việc của nhân viên lễ tân thực sự là gì. Nhân viên lễ tân giám sát quầy lễ tân của một công ty hoặc tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ hành chính. Đôi khi họ cũng được gọi là trợ lý hành chính hoặc nhân viên văn phòng. Vì họ thường là đầu mối liên hệ đầu tiên của khách truy cập và khách hàng của doanh nghiệp và là đại diện của tổ chức, nên họ chịu trách nhiệm tạo ấn tượng lịch sự ban đầu.

Lễ tân thường được hưởng lợi từ những điều sau đây:

ngày nghỉ
Bảo hiểm y tế
Giảm giá cho nhân viên
Bảo hiểm nha khoa

Nhân viên lễ tân phải có những tố chất gì?

Nếu bạn quan tâm đến việc học cách làm lễ tân, có một số yêu cầu cần tính đến. Chúng khác nhau tùy theo cấp độ vị trí mà bạn đang ứng tuyển. Sau đây là danh sách một số thông số kỹ thuật và thông tin đăng nhập điển hình:

#1. Giáo dục

Số lượng giáo dục cần thiết dựa trên trách nhiệm của công việc. Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông thường được yêu cầu đối với công việc lễ tân đầu vào, trong khi bằng cử nhân quản lý kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan chặt chẽ được ưu tiên cho các vị trí khác.

#2. Tập huấn

Một số doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên lễ tân chương trình đào tạo tại chỗ bao gồm hướng dẫn về các chính sách và thủ tục cụ thể của công ty. Mặc dù công việc này có thể không bắt buộc, nhưng các nhà tuyển dụng thường muốn nhân viên lễ tân tương lai của họ phải có kinh nghiệm làm việc trước đó.

# 3. Chứng chỉ

Trong khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên lễ tân, thông thường một công ty có thể không yêu cầu ứng viên phải có thêm chứng chỉ. Tuy nhiên, việc kiếm được các chứng chỉ chuyên môn, chẳng hạn như Chứng chỉ Hoạt động Văn phòng, xác minh thông tin xác thực của ứng viên, thể hiện cam kết của họ đối với lĩnh vực của họ, thử thách tài năng của họ và mở rộng kiến thức thực tế của họ. Nó cũng cung cấp cơ hội tuyệt vời cho mạng.

Mức lương lễ tân trung bình

Một nhân viên tiếp tân kiếm được trung bình $28,741 mỗi năm. Tùy thuộc vào nền tảng và chuyên môn của bạn, nó khác nhau. Loại hình, quy mô và vị trí của tổ chức đều có tác động đến mức lương. Tuy nhiên, cũng có thể làm việc bán thời gian hoặc làm công việc theo hợp đồng. Tuy nhiên, nhân viên lễ tân thường làm việc toàn thời gian.

Mô tả công việc lễ tân là gì

Nhân viên lễ tân, thường được gọi là lễ tân, chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ văn thư trong môi trường văn phòng để hỗ trợ các hoạt động hàng ngày. Trách nhiệm của họ cũng bao gồm chào đón khách khi họ đến họp với quản lý hoặc nhân viên bán hàng, phân loại và chuyển thư cho nhân viên, trả lời và chuyển các cuộc điện thoại cho nhân viên.

Nhiệm vụ và trách nhiệm của lễ tân

Phần lớn thời gian của lễ tân dành cho việc nhận cuộc gọi. Tuy nhiên, một nhân viên tiếp tân cũng có thể phụ trách:

Sắp xếp các cuộc hẹn cho mọi người trong đội ngũ nhân viên hoặc cho một số cá nhân, chẳng hạn như giám đốc điều hành
Xử lý hóa đơn và hỗ trợ khách hàng hoặc người tiêu dùng với bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến các khoản phí của họ
Sắp xếp hồ sơ thanh toán, khách hàng và khách hàng trong các tệp, v.v.
Hướng dẫn khách đến văn phòng phù hợp
Cung cấp phản hồi nhanh chóng, lịch sự cho từng yêu cầu của khách hàng

Nhân viên lễ tân làm gì trong Mô tả công việc?

Nhân viên lễ tân thường làm việc cho các doanh nghiệp trong nhiều ngành khác nhau, giúp đỡ cả khách hàng và nhân viên. Họ hợp tác chặt chẽ với nhân viên văn phòng để chuẩn bị thư đi, tạo bản sao giấy tờ và gửi fax cho họ cũng như thông báo cho họ về các cuộc gọi đến. Họ phải quản lý các hoạt động văn phòng của mình đồng thời nhận cuộc gọi của khách hàng, trả lời các câu hỏi và hướng dẫn khách đến văn phòng thích hợp. Ngoài ra, mô tả công việc của nhân viên lễ tân cũng có thể phụ trách kiểm kê kho đồ dùng văn phòng và đặt các đơn đặt hàng thích hợp.

Kỹ năng và trình độ của nhân viên lễ tân

Sau đây là những kỹ năng cần thiết để một nhân viên lễ tân thành công ở vị trí của họ:

Kỹ năng giao tiếp, cả bằng lời nói và bằng văn bản, để tương tác rõ ràng với khách hàng, nhà cung cấp và đồng nghiệp
Có khả năng tổ chức tốt để duy trì hồ sơ chính xác và xác định thông tin quan trọng kịp thời
Có khả năng ưu tiên và hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong ngày.
Khả năng trả lời phù hợp và tương tác hiệu quả với những người tiêu dùng đang giận dữ đòi hỏi sự kiên nhẫn và kỹ năng lắng nghe.
Khả năng giao tiếp giữa các cá nhân làm cho trải nghiệm của mọi khách hàng trở nên thú vị, chẳng hạn như lịch sự và nhạy cảm

Điều kiện tiên quyết cho Giáo dục và Đào tạo Lễ tân

Phần lớn nhân viên lễ tân phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED, và một số vị trí sẽ được hưởng lợi từ giáo dục đại học có thể cho phép thay thế kinh nghiệm làm việc. Ứng viên có thể kiếm được chứng chỉ lễ tân từ một số tổ chức và tổ chức cộng đồng để chứng minh trình độ của họ. Để đại diện cho doanh nghiệp của bạn một cách hiệu quả và luôn có thể hướng dẫn khách hàng hoặc khách hàng đến nơi họ cần đến, một nhân viên lễ tân có năng lực phải có sức thu hút và trí tuệ để làm được điều đó.

Yêu cầu kinh nghiệm lễ tân

Nhân viên lễ tân thường được tuyển dụng với tư cách là nhân viên mới vào nghề, điều này cho thấy rằng họ không được có hơn ba năm kinh nghiệm. Mức độ kinh nghiệm và trình độ cần thiết của nhân viên lễ tân làm việc với giám đốc điều hành hoặc trong các công ty lớn hoặc phức tạp có thể cao hơn.

Kỹ năng Lễ tân

Kỹ năng tổ chức và đa nhiệm của nhân viên lễ tân hỗ trợ nhân viên luôn đạt được mục tiêu và duy trì hiệu quả của công ty. Người quản lý tuyển dụng có nhiều khả năng nhận ra bạn là ứng cử viên nặng ký cho công việc khi bạn liệt kê những khả năng tiếp tân được yêu cầu nhiều nhất trong sơ yếu lý lịch của mình. Năm khả năng sau đây thường được yêu cầu cho công việc của nhân viên lễ tân:

# 1. Giao tiếp

Nhân viên lễ tân thường xuyên liên lạc với khách hàng qua điện thoại, email hoặc gặp trực tiếp. Người này giao tiếp với khách hàng, nhân viên và nhiều phòng ban hàng ngày. Nhân viên lễ tân ghi lại tin nhắn và thường đóng vai trò là người liên lạc giữa các bên trong các cuộc trò chuyện. Bất kỳ sai sót nào trong việc chuyển tiếp tin nhắn sẽ gây bất lợi cho danh tiếng của lễ tân và khiến các nhân viên văn phòng khác bối rối. Khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả, cả bằng lời nói và bằng văn bản, là rất quan trọng đối với nhân viên lễ tân vì nó làm tăng năng suất.

# 2. Cơ quan

Một lễ tân nên được tổ chức tốt. Đồng nghiệp, nhà tuyển dụng và bất kỳ ai tương tác với nhân viên văn phòng đều đánh giá cao năng lực này. Các chuyên gia này tổ chức các liên hệ và giấy tờ, đảm bảo phần mềm được cập nhật và xây dựng các hệ thống tệp hiệu quả. Một nhân viên tiếp tân giỏi có thể nhanh chóng truy cập số điện thoại, giấy tờ và các thông tin khác. Mục tiêu của nhân viên tiếp tân là tổ chức không gian làm việc. Ví dụ, các luật sư phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng tổ chức của nhân viên tiếp tân hoặc thư ký pháp lý vì nếu không có họ, họ sẽ phải vật lộn để ghi nhớ lịch hẹn, thông tin liên hệ của khách hàng và ngày ra tòa.

# 3. Đa nhiệm

Khả năng đa nhiệm là điều cần thiết cho nhân viên lễ tân, đặc biệt là ở nơi làm việc bận rộn. Ngoài việc đối phó với bất cứ ai vừa bước qua cửa và có thể quản lý nhiều cuộc điện thoại cùng một lúc, nhân viên lễ tân lành nghề thường giữ các cá nhân. Người ta tin rằng dưới áp lực, một người có thể giữ bình tĩnh trong khi làm tốt. Nhân viên lễ tân thường có rất nhiều việc phải làm trước khi hết ngày. Họ có trách nhiệm ưu tiên những việc quan trọng nhất và dành cho mỗi người một mức độ quan tâm thích hợp.

#4. Kỹ thuật

Nhân viên lễ tân thường xuyên giao tiếp qua email và sử dụng các ứng dụng máy tính. Đối với những chuyên gia này, việc sử dụng thành thạo Microsoft Word và Excel, cũng như máy photocopy và hệ thống điện thoại, thực tế là một yêu cầu bắt buộc. Để khiến bản thân trở nên hấp dẫn hơn đối với nhà tuyển dụng tiềm năng, hãy nhấn mạnh khả năng kỹ thuật và máy tính của bạn. Hãy thử đăng ký một khóa học tại trường cao đẳng cộng đồng gần bạn nếu bạn không có đủ kiến thức cần thiết. Theo kịp các phát triển phần mềm hiện tại và hiểu biết về các công cụ cụ thể được lĩnh vực của bạn sử dụng.

#5. Dịch vụ tiêu dùng

Đầu mối liên hệ ban đầu của khách hàng thường là nhân viên lễ tân. Tương tác của lễ tân với khách hàng đại diện cho toàn bộ doanh nghiệp. Một nhân viên lễ tân khó chịu có thể khiến khách hàng hoặc khách hàng có ý kiến tiêu cực về doanh nghiệp. Đôi khi, hành vi đó có thể dẫn đến một đánh giá tiêu cực. Nhân viên lễ tân phải tử tế, có sức chứa và cẩn thận. Đôi khi tất cả những gì cần làm là một nụ cười toe toét và khả năng đưa ra những phản hồi thích hợp. Để làm hài lòng khách hàng và khuyến khích kinh doanh lặp lại, dịch vụ khách hàng tuyệt vời là điều bắt buộc. Bạn có thể sẽ không hợp tác kinh doanh với nhà bán lẻ quần áo yêu thích của mình nữa nếu nhóm hỗ trợ khách hàng không giải quyết được vấn đề vận chuyển của bạn.

Tầm quan trọng của một lễ tân

Khi khách hàng hoặc khách truy cập gọi đến doanh nghiệp của bạn, họ sẽ có ấn tượng ban đầu từ nhân viên tiếp tân của bạn. Đảm bảo rằng nó là một trong những tuyệt vời! Nhân viên tiếp tân không chỉ là người trả lời điện thoại. Nó thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn và phục vụ như một phần mở rộng của doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là tầm quan trọng của việc có một lễ tân trong công ty của bạn:

#1. Năng suất

Không phụ thuộc vào quy mô công ty của bạn, việc thuê một lễ tân sẽ tăng năng suất của cả bạn và nhân viên của bạn. Nhân viên lễ tân phải có khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên các dự án cho toàn bộ nhóm và truyền tải thông điệp bên cạnh việc quản lý sự gián đoạn liên tục của chuông điện thoại để không có gì lọt qua kẽ hở.

# 2. Chuyên nghiệp

Một nhân viên lễ tân có học thức sẽ am hiểu và có khả năng hiểu các thuật ngữ và quy trình cụ thể của công ty bạn. Tầm quan trọng của nhân viên lễ tân là anh ta cho phép họ nói chuyện với khách hàng, công nhân và những người gọi khác mà không tỏ ra bối rối hoặc không chắc chắn.

#3. Hiệu quả chi phí

Hãy xem xét việc thuê một nhân viên tiếp tân là quá tốn kém. Một trong những chi phí chính của phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ là thuê nhân sự. Tiền lương, phúc lợi, thiết bị và các chi phí liên quan khác có thể tạo thành một khoản chi đáng kể hàng năm. Tùy thuộc vào số lượng cuộc gọi của bạn, bạn có thể muốn nghĩ đến việc sử dụng dịch vụ trả lời trực tiếp, dịch vụ này cho phép bạn tiếp cận với nhân viên lễ tân chuyên nghiệp bên ngoài cơ sở có kiến thức về ngành cụ thể của bạn.

# 4. Cơ quan

Bạn có rất nhiều việc phải làm với tư cách là chủ doanh nghiệp. Thật khó để cân bằng trách nhiệm thường xuyên của bạn và trách nhiệm của một nhân viên tiếp tân. Nhân viên tiếp tân có thể cung cấp cho bạn danh sách tóm tắt có tổ chức về mọi cuộc gặp gỡ mà họ có, ưu tiên các cuộc gọi và ngừng gián đoạn điện thoại.

#5. Những ấn tượng đầu tiên

Nhân viên tiếp tân tại doanh nghiệp của bạn thường xuyên tiếp xúc ban đầu với khách hàng, đó là lý do tại sao họ rất quan trọng. Khi khách hàng gọi đến số doanh nghiệp của bạn, điều đó có thể hơi đáng sợ và có thể ngụ ý rằng hoạt động của bạn có quy mô rất nhỏ nếu bạn tự trả lời điện thoại. Một nhân viên tiếp tân tạo ấn tượng là một cỗ máy được bôi dầu tốt.

Các loại tiếp tân là gì?

Các công việc và nhiệm vụ khác nhau của Front Office

Nhân viên lễ tân tập trung vào nhân sự.
Trợ lý điều hành lễ tân
Nhân viên lễ tân dựa trên dịch vụ khách hàng.
Nhân viên lễ tân tập trung vào du khách. …
Nhân viên Lễ tân Trưởng phòng
Nhân viên tiếp tân với tư cách là người thúc đẩy tinh thần..
Lễ tân vắng mặt.
Nhân viên tiếp thị truyền thông xã hội

Làm thế nào để bạn phỏng vấn một nhân viên lễ tân?

Yêu cầu chung:

Người chủ cũ của bạn sẽ nói gì về bạn?
Tại sao bạn tò mò về kinh doanh của chúng tôi?
Tại sao bạn bị thu hút vào vị trí này?
Nhân viên lễ tân giỏi cần có những phẩm chất gì?
Khía cạnh nào của một công việc văn phòng hấp dẫn bạn?
Lợi thế lớn nhất của bạn khi nói đến công việc văn phòng là gì?

4 nhiệm vụ của nhân viên lễ tân là gì?

Nhiệm vụ và nghĩa vụ của nhân viên lễ tân bao gồm chào đón khách, hỗ trợ họ di chuyển xung quanh văn phòng và cung cấp đồ uống giải khát cho họ trong khi chờ đợi.

Làm thế nào một nhân viên lễ tân có thể đối phó với một khách hàng tức giận?

Cách xử lý những khách hàng giận dữ:

Giữ bình tĩnh.
Sử dụng các kỹ thuật lắng nghe tích cực.
Trình bày lại những gì người tiêu dùng của bạn đã nói.
Họ đã thông báo cho bạn, vì vậy hãy cảm ơn họ vì điều đó.
Các bước bạn sẽ thực hiện để giải quyết vấn đề nên được mô tả.
Quyết định thời gian liên hệ lại với họ nếu cần.
Hãy là chính hãng.

Lễ tân nên mặc gì?

Nhân viên lễ tân chắc chắn nên ăn mặc chuyên nghiệp và giản dị. Chỉ có thể mặc váy với quần legging. Vì nhân viên tiếp tân của chúng tôi đại diện cho công ty, chúng tôi mong đợi họ mang đến một hình ảnh bóng bẩy. Quần legging không phù hợp trong bầu không khí chuyên nghiệp đòi hỏi trang phục chuyên nghiệp này.

Hai nhiệm vụ chính của nhân viên lễ tân là gì?

Phục vụ khách bằng cách chào đón nồng nhiệt và hướng dẫn khi cần thiết. thông báo cho nhân viên về sự xuất hiện của du khách. duy trì hệ thống thông tin liên lạc và an ninh. cung cấp thông tin bằng cách trả lời các câu hỏi hoặc hướng dẫn khách truy cập.