Bạn có thể tự hỏi liệu có sự khác biệt nào giữa trợ lý điều hành và trợ lý hành chính hay không. Vai trò của trợ lý điều hành tương tự như vai trò của trợ lý hành chính hoặc thư ký ở chỗ mỗi người thực hiện hoặc giám sát các công việc hành chính cho một nhân viên khác. Nếu bạn muốn làm việc trong lĩnh vực quản trị và kinh doanh, bạn có thể trở thành trợ lý điều hành hoặc trợ lý hành chính cho Giám đốc điều hành của một tổ chức. Tuy nhiên, bài viết này sẽ thảo luận về sự khác biệt giữa trợ lý điều hành và trợ lý hành chính, mức lương mà họ có thể kiếm được, cũng như mô tả công việc chiến lược của họ.
Nhiệm vụ chính của Trợ lý điều hành là gì?
Trợ lý điều hành hỗ trợ các giám đốc điều hành mà họ làm việc bằng cách điều phối lịch trình của họ, trả lời và trả lời cuộc gọi, xem xét và trả lời email, nộp và sắp xếp giấy tờ, lưu giữ hồ sơ và ghi chú trong các cuộc họp.
Trợ lý điều hành được gọi là gì bây giờ?
Họ còn được gọi là đối tác kinh doanh hành chính, chuyên gia hỗ trợ cấp cao, trợ lý hành chính cấp cao và trợ lý hành chính trưởng.
Tôi cần những bằng cấp gì để trở thành Trợ lý điều hành?
Những người muốn làm trợ lý điều hành phải nhận được chứng nhận uy tín cao nhất từ IEAA. Đây là cấp độ 5, và nếu bạn vượt qua nó, bạn sẽ được chứng nhận là trợ lý điều hành.
Trợ lý điều hành so với Trợ lý hành chính: Sự khác biệt là gì?
Vậy, dịch vụ của một trợ lý điều hành khác với những dịch vụ của một trợ lý hành chính như thế nào? Nói chung, EA cung cấp hỗ trợ cấp cao. họ đang quản lý dự án các chuyên gia, trong khi trợ lý hành chính giống những người quản lý nhiệm vụ hơn.
EA có thể thực hiện các nhiệm vụ tương tự như các nhiệm vụ được thực hiện bởi AAs. Họ cũng có thể hỗ trợ bạn với các chiến lược cụ thể cho vai trò của họ. EA có thể tự mình xem xét các giải pháp tiềm năng, đề xuất các bước cần thực hiện để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình và đề xuất các công cụ hữu ích.
Khi quyết định giữa trợ lý điều hành và trợ lý hành chính, hãy cân nhắc mục tiêu của bạn để thuê một trợ lý. Bạn có yêu cầu một người có thể chủ động xác định các lĩnh vực để phát triển trong khi đảm nhận một số khối lượng công việc của bạn không? Bạn có muốn hướng mọi người theo hướng của một tầm nhìn cụ thể không?
Cân nhắc chi phí thuê EA hoặc AA. Thuê một trợ lý không phải là chi phí một lần; bạn phải chắc chắn rằng chi phí hàng tháng là đáng giá. Xem xét các chi phí khác ngoài tiền lương bạn trả cho họ. Ví dụ: bạn sẽ cần phải chi tiền cho đăng ký phần mềm để EA của bạn có thể thực hiện công việc của mình một cách chính xác.
Mức lương của Trợ lý điều hành so với Trợ lý hành chính
Tỷ lệ cho trợ lý cá nhân khác nhau. Tại Hoa Kỳ, mức lương của một trợ lý hành chính văn phòng cấp mới bắt đầu ở mức 16 đô la mỗi giờ. Tùy thuộc vào tiểu bang, các trợ lý hành chính lành nghề có thể kiếm được tới $ 20 mỗi giờ.
Ngược lại, mức lương khởi điểm cho một trợ lý điều hành là $ 15– $ 30 mỗi giờ cho các dịch vụ cơ bản, với một số trợ lý tính phí lên đến $ 75 mỗi giờ. Các EA này đã làm việc trong các lĩnh vực như tài chính và phát triển web.
Khi bạn xem xét hỗ trợ ảo từ xa, các tùy chọn của bạn sẽ mở rộng. Nhiều doanh nghiệp tính phí theo giờ cho các dịch vụ trợ lý văn phòng từ xa, trung bình là 38 đô la mỗi giờ. Nó có vẻ là một thỏa thuận tốt, ngoại trừ việc thuê một trợ lý bán thời gian sẽ khiến bạn mất hơn 3,000 đô la mỗi tháng với mức giá này. Các công ty khác cung cấp các gói 449 đô la với các khoản bao gồm hạn chế, chẳng hạn như chỉ 12 giờ làm việc mỗi tháng.
Gói hợp lý nhất của Wing, chỉ có giá 6.24 đô la mỗi giờ, cho phép bạn làm việc 4 giờ mỗi ngày, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, với đảm bảo thời gian phản hồi là 5 phút. Kế hoạch này cho phép bạn tiếp cận với một trợ lý tận tâm, người sẽ hoàn thành các hàng đợi nhiệm vụ và đảm bảo rằng công việc của bạn có chất lượng cao.
Trợ lý điều hành so với Kỹ năng trợ lý hành chính
Một trong những cân nhắc chính của bạn, cùng với chi phí, phải là khả năng tương thích tiềm năng của trợ lý điều hành của bạn với các nhân viên còn lại của bạn. Trợ lý điều hành phải có các kỹ năng phù hợp với nhóm mà họ đang hỗ trợ, nhưng họ cũng phải có các kỹ năng “mềm” cho phép họ thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả hơn. Nhìn chung, tất cả các trợ lý điều hành phải có các kỹ năng sau:
- Quản lý thời gian. Các chủ doanh nghiệp thường có nhiều cam kết, cả trong và ngoài công ty. Một trợ lý phải có thể “quản lý”, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các cuộc họp và dự án, đồng thời tạo ra một lịch trình hiệu quả cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp.
- Nghiên cứu. Người trợ giúp phải có khả năng truy xuất thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và chắt lọc những gì họ tìm thấy thành một định dạng dễ tiêu hóa.
- Quản lý dự án. Một AA hoặc EA phải có khả năng phân chia các nhiệm vụ lớn và phức tạp thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Họ phải chú ý đến từng chi tiết và cập nhật cho các bên liên quan về tình trạng của một kế hoạch hành động.
- Giải quyết vấn đề. Kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả là điều cần thiết đối với trợ lý tại các nơi làm việc hiện nay, vì họ thường phải đưa ra các quyết định quan trọng mà không có đủ thông tin. Họ có thể đề xuất hoặc thực hiện các thay đổi dự án mà không cần sự tham gia của người quản lý.
- Thông tin liên lạc. Cả EA và AA đều phải là những người giao tiếp xuất sắc. Họ phải có khả năng giao tiếp hiệu quả với những người ở nhiều cấp độ thâm niên khác nhau, cũng như liên quan đến họ và truyền đạt các thông tin cập nhật hoặc yêu cầu.
- Đồng cảm. Sự đồng cảm là điều cần thiết cho tất cả các EA và AA. Họ phải hiểu các yêu cầu của sếp hoặc khách hàng và chuyển chúng thành các mục hành động. Cuối cùng, một trợ lý sẽ có thể chuyển bánh răng khi cần thiết. EA và AA cần phải linh hoạt để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của khách hàng doanh nghiệp của họ.
Mô tả công việc chiến lược của Trợ lý điều hành là gì?
Trợ lý điều hành giúp CEO và các giám đốc điều hành cấp cao khác trong các công việc hành chính để họ có thể tập trung lãnh đạo công ty. Họ giữ cho thông tin liên lạc của giám đốc điều hành được tổ chức để thông tin quan trọng nhất có thể dễ dàng truy cập mà không cần phải sắp xếp qua các mục có mức độ ưu tiên thấp. Trong khi cung cấp dịch vụ khách hàng lịch sự và có năng lực, trợ lý điều hành sẽ sàng lọc khách truy cập và đánh giá nhu cầu của họ. Họ quản lý lịch hàng ngày của giám đốc điều hành, bao gồm lên lịch họp, xác nhận cuộc hẹn, viết hành trình và sắp xếp phương tiện đi lại. Trợ lý điều hành cũng chịu trách nhiệm đào tạo các nhân viên hành chính khác về các chính sách của công ty và các phương pháp hay nhất.
Cách viết Mô tả công việc chiến lược cho Trợ lý điều hành
Để thu hút các ứng viên có năng lực cho vị trí Trợ lý điều hành, điều quan trọng trước tiên là cung cấp một cái nhìn tổng quan về công ty và bản thân mô tả công việc. Mô tả ngắn gọn môi trường làm việc, điều gì phân biệt công ty của bạn và tại sao vai trò này lại quan trọng đối với công ty của bạn.
Dưới đây là một ví dụ về Mô tả công việc cho một Trợ lý điều hành
Công ty [tên công ty của bạn] đang tìm kiếm một Trợ lý điều hành có tổ chức tốt để hỗ trợ hai trong số các trưởng bộ phận của chúng tôi. Đây là cơ hội tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ với các giám đốc điều hành cấp cao và đóng góp vào hiệu quả chung của tổ chức chúng tôi.
Công ty [tên công ty] nỗ lực tạo ra một nền văn hóa mà ở đó nhân viên cảm thấy được trân trọng. Chúng tôi rất vui khi có Điểm hạnh phúc trong công việc cao hơn mức trung bình của ngành và xếp hạng tổng thể 4.5 sao trên Trang công ty Indeed. Nếu đây có vẻ là công việc và môi trường làm việc dành cho bạn, hãy ứng tuyển ngay hôm nay!
Dưới đây là một ví dụ khác về mô tả công việc trợ lý điều hành chiến lược để bạn có thể viết một tin tuyển dụng hấp dẫn và hiệu quả cho chính mình. Bản mô tả công việc đầu tiên là một ví dụ hoàn hảo về bản mô tả công việc trợ lý điều hành, bao gồm một danh sách toàn diện các trách nhiệm mà bạn nên nghĩ đến để đưa vào bản mô tả công việc của mình.
Trợ lý điều hành cho Giám đốc pháp lý
Chúng tôi đang tìm một Trợ lý Điều hành để hỗ trợ Giám đốc Pháp lý, người phụ trách Pháp lý, Tuân thủ, Các vấn đề Chính phủ và Nhân sự. Vai trò này sẽ điều phối và quản lý lịch trình của các giám đốc điều hành, chuẩn bị và tổ chức các tài liệu và kế hoạch chiến lược và pháp lý quan trọng, đồng thời trợ giúp cho các cuộc họp của hội đồng quản trị và chuẩn bị các tài liệu của hội đồng quản trị.
Vai trò này là tai mắt của CLO. Nó kết nối các tổ chức, dự án và thông tin kinh doanh quan trọng với CLO. Nó cũng đảm bảo rằng các cuộc họp và tài liệu là hiệu quả và hữu ích, đồng thời nó hoạt động với CLO như một đối tác đáng tin cậy để đáp ứng các ưu tiên pháp lý của doanh nghiệp.
Do tính chất năng động của vai trò này, ứng viên lý tưởng phải có kỹ năng quản lý thời gian đặc biệt cũng như khả năng xác định và dự đoán nhu cầu của CLO. Vai trò phải tương tác liên tục và chuyên nghiệp với một nhóm người đa dạng, bao gồm các thành viên của Nhóm quản lý cấp cao, Ban Giám đốc và các nhà lãnh đạo báo cáo cho CLO.
Để làm tốt công việc này, người đó phải có khả năng xử lý thông tin tài chính, pháp lý, nhân sự và thể chế có độ nhạy cao và bí mật với tính chuyên nghiệp và khả năng phán đoán tốt.
Phần giới thiệu ngắn gọn về vị trí trợ lý điều hành này đóng vai trò như một mô hình tuyệt vời cho mô tả công việc đầy đủ của bạn.
Mẹo để Quyết định Trở thành Trợ lý Hành chính hoặc Điều hành
Nếu bạn đang suy nghĩ về việc theo đuổi một trong hai sự nghiệp này, hãy xem xét những lời khuyên sau:
# 1. Tiếp tục Giáo dục của Bạn hoặc Lấy Chứng chỉ Bổ sung.
Trong khi công việc có thể chỉ yêu cầu bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương, giáo dục và đào tạo bổ sung có thể cho nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn thấy rằng bạn có thể thành công trong vai trò này. Có chứng chỉ về văn bản kinh doanh và các ứng dụng phần mềm có liên quan. Các khóa học và đào tạo bổ sung có thể chuẩn bị cho bạn trách nhiệm của mình với tư cách là một trợ lý điều hành hoặc hành chính, ngoài việc có khả năng gây ấn tượng với nhà tuyển dụng của bạn.
# 2. Có được một số kinh nghiệm làm việc
Có được kinh nghiệm làm việc liên quan có thể giúp bạn tiếp xúc với các nhiệm vụ và trách nhiệm hàng ngày của trợ lý hành chính và điều hành. Điều này có thể giúp bạn xác định vai trò nào phù hợp nhất với mình. Nhà tuyển dụng có thể yêu cầu kinh nghiệm làm việc trước đây nếu bạn muốn trở thành trợ lý điều hành, vì vậy điều này có thể giúp bạn đủ điều kiện cho sự nghiệp tương lai của mình. Bạn cũng có thể làm quen với các thiết bị văn phòng thông thường như chương trình máy tính, máy in và hệ thống điện thoại mà bạn có thể gặp phải ở một trong hai nghề này.
# 3. Thực hiện một Sơ yếu lý lịch có liên quan.
Kiểm tra vị trí bạn đang ứng tuyển và lập danh sách các kỹ năng và trình độ mà nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn yêu cầu. Cân nhắc cập nhật sơ yếu lý lịch của bạn để bao gồm bất kỳ khóa đào tạo, chứng chỉ nào cũng như các kỹ năng cứng và mềm để chứng minh lý do tại sao bạn là ứng viên tốt nhất. Phần về kinh nghiệm làm việc của bạn cũng có thể bao gồm một bản tóm tắt nêu bật bất kỳ trách nhiệm hoặc kỹ năng liên quan nào, chẳng hạn như tổ chức, thể hiện sự sẵn sàng của bạn cho vị trí tương lai của mình.
#4. Thông tin bổ sung cho mô tả công việc
Ngoài ra, thông tin về công ty và ngành của bạn, đặc biệt vì nó liên quan đến vai trò và trách nhiệm của trợ lý điều hành, nên được đưa vào mô tả công việc. Ví dụ: nếu công ty có Giám đốc điều hành và Giám đốc điều hành và trợ lý điều hành sẽ làm việc cho cả hai, hãy đưa thông tin này vào mô tả công việc. Ví dụ: nếu công ty hoạt động trong ngành truyền thông kỹ thuật số, bạn có thể muốn ứng viên có kiến thức làm việc về ngành đó, bao gồm các quy trình, thuật ngữ và các chương trình công nghệ thường được sử dụng.
Cũng có thể có lợi khi bao gồm thông tin về tiền lương. Thật vậy, nếu bạn có nhân viên của Nevada hoặc đang lấp đầy một vị trí từ xa với các ứng viên Nevada, bạn có thể được yêu cầu cung cấp thông tin về mức lương. Bao gồm thông tin về lợi ích công việc, và đừng quên bao gồm thông tin về cơ hội việc làm bình đẳng hoặc bất kỳ thông tin nào khác theo yêu cầu của pháp luật.
Trợ lý điều hành có làm việc vặt cá nhân không?
Trợ lý điều hành của bạn tại nơi làm việc có thể giúp thực hiện một số nhiệm vụ cá nhân. Nhiều Trợ lý kép sắp xếp chuyến du lịch cùng gia đình và mua quà cho Người điều hành của họ.
Kết luận
Bên cạnh những phẩm chất nêu trên, các trợ lý điều hành cũng cần có khả năng lãnh đạo tốt, tận tâm và kết nối. EA có thể đóng vai trò là giám đốc nhân sự, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, và các nhà lãnh đạo công ty thường dựa vào họ để thay mặt họ đưa ra quyết định. Khi lựa chọn giữa việc thuê một trợ lý điều hành và một trợ lý hành chính, ngoài việc suy nghĩ về các kỹ năng “khó” bạn cần, điều quan trọng là phải kiểm tra nhân tài dựa trên các kỹ năng giữa các cá nhân của họ.
Câu hỏi thường gặp về Trợ lý điều hành làm gì?
Một trợ lý điều hành làm gì hàng ngày?
Trợ lý điều hành làm việc trực tiếp với quản lý cấp trên và chịu trách nhiệm về kế toán, ghi sổ, quản lý lịch, quan hệ khách hàng, hệ thống hồ sơ, kế hoạch du lịch, v.v.
Những kỹ năng hàng đầu của một trợ lý điều hành là gì?
Kỹ năng trợ lý điều hành hàng đầu
- Khả năng giao tiếp.
- Khả năng tổ chức. Bất kỳ loại vai trò quản trị nào cũng đòi hỏi kỹ năng tổ chức xuất sắc.
- Quản lý thời gian tốt.
- Khả năng kết nối mạng
- Kiến thức về Công nghệ thông tin.
- Đa nhiệm
- Tính sẵn sàng để học.
- Là một người chơi đồng đội
Giám đốc điều hành tìm kiếm điều gì ở một trợ lý điều hành?
Một trợ lý điều hành cho Giám đốc điều hành của bạn phải đặc biệt trong việc dự đoán nhu cầu và sở thích của giám đốc điều hành. Điều này có nghĩa là họ không thường xuyên phụ thuộc vào sự hướng dẫn của người lãnh đạo cho từng bước nhỏ mà họ phải thực hiện.
Bài viết liên quan
- Trợ lý hành chính ảo: Công việc, Dịch vụ, Công ty, Yêu cầu & Tất cả những gì bạn cần.
- http://VIRTUAL ASSISTANT SERVICES: Best Virtual Assistance Services
- Trợ lý hành chính: Mô tả công việc, kỹ năng và mức lương (Đã cập nhật!)
- DOANH NGHIỆP TRỢ GIÚP VIRTUAL: Hướng dẫn chi tiết về khởi nghiệp năm 2022 (+ Mẹo miễn phí)
dự án
