Kiểm tra tham chiếu là thông lệ tiêu chuẩn trong lĩnh vực việc làm và cung cấp cho người sử dụng lao động thông tin hữu ích về nhân viên tiềm năng. Học cách tiến hành kiểm tra tài liệu tham khảo chất lượng cao có thể giúp người quản lý tuyển dụng thuê được những nhân viên xuất sắc. Trước đây, người ta tin rằng nói chuyện trực tiếp với giám sát viên hoặc đồng nghiệp của ứng viên sẽ cung cấp một số mức độ hiểu biết sâu sắc về triển vọng việc làm tiềm năng của bạn. Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều tiến hành kiểm tra tài liệu tham khảo qua điện thoại, thông qua các câu hỏi phỏng vấn và email. Có thể khó chịu khi chơi thẻ điện thoại với một tài liệu tham khảo và thông tin thu được từ những cuộc trao đổi ngắn ngủi như vậy thường không ấn tượng. Vì vậy, chuyển sang giải pháp dựa trên email để kiểm tra tham chiếu không chỉ có thể mang lại nhiều phản hồi hơn mà còn mang lại những thông tin chi tiết tốt hơn, hữu ích hơn về nhân viên tương lai của bạn trong một khoảng thời gian ngắn hơn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện kiểm tra tham chiếu việc làm bằng cách sử dụng mẫu.
Kiểm tra tham chiếu là gì?
Kiểm tra tham chiếu là khi người quản lý tuyển dụng hoặc đại diện nguồn nhân lực (HR) gửi email hoặc gọi điện cho nhà tuyển dụng trước đây của ứng viên để nói về quá trình làm việc của ứng viên. Khi phỏng vấn những nhân viên mới tiềm năng, nhân sự có xu hướng tập trung vào hiệu suất, kinh nghiệm và kỹ năng trong quá khứ của ứng viên vì đây là những dấu hiệu rõ ràng nhất về sự thành công trong tương lai của họ trong vai trò này. Đây thường là một trong những bước cuối cùng của quá trình phỏng vấn trước khi đưa ra lời đề nghị tuyển dụng.
Kiểm tra tham chiếu hoạt động như thế nào?
Nếu một công ty thích thực hiện kiểm tra thông tin tham khảo qua email, người quản lý tuyển dụng có thể gửi các câu hỏi chi tiết đến các nhà tuyển dụng trước đây của ứng viên để xác định xem họ có phù hợp với vị trí hay không. Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến nhất được đề cập trong email kiểm tra tài liệu tham khảo:
- Kinh nghiệm ứng viên Người quản lý tuyển dụng có thể thăm dò các ứng viên bằng các câu hỏi trực tiếp về quá trình làm việc có liên quan của họ. Câu trả lời cho những câu hỏi này có thể làm sáng tỏ tiềm năng thành công của ứng viên trong vị trí đang tuyển dụng.
- Hiệu quả công việc của ứng viên Hồ sơ công việc trước đây của ứng viên thường là tâm điểm trong các email kiểm tra tài liệu tham khảo của các nhà quản lý. Nếu một ứng viên thực hiện bằng hoặc cao hơn kỳ vọng ở các vị trí trước đây, điều này có thể cho biết họ sẽ thể hiện như thế nào ở các vị trí trong tương lai.
- Thái độ của ứng viên Một phẩm chất quan trọng khác mà người quản lý tuyển dụng có thể hỏi là thái độ của ứng viên tiềm năng. Ví dụ: nếu người tham khảo trả lời rằng ứng viên luôn có tâm trạng tốt và là người đóng góp tích cực cho nhóm của họ, điều này có thể cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về thái độ tổng thể của ứng viên.
- Kỹ năng của ứng viên Người quản lý tuyển dụng cũng có thể hỏi về các kỹ năng cụ thể của ứng viên. Điều này có thể cung cấp cho nhà tuyển dụng thông tin về khả năng của ứng viên để thực hiện các nhiệm vụ công việc cần thiết.
Nhà tuyển dụng tìm kiếm điều gì khi kiểm tra người tham khảo?
Nhà tuyển dụng có thể yêu cầu tài liệu tham khảo về hiệu suất, đúng giờ và tinh thần đồng đội của bạn. Lương, thăng chức, kỷ luật và lý do bạn nghỉ việc cũng có thể được hỏi.
Cách kiểm tra tham chiếu email
Để kiểm tra tài liệu tham khảo qua email, hãy làm theo các bước sau:
# 1. Yêu cầu thông tin liên hệ.
Yêu cầu danh sách các tài liệu tham khảo, bao gồm email, mối quan hệ, công ty và vị trí. Ngay cả khi tham chiếu không còn ở vị trí đó, họ vẫn có thể cung cấp email kiểm tra tham chiếu tốt. Đảm bảo rằng ứng viên có tài liệu tham khảo từ nhiều nơi làm việc.
# 2. Tạo một bản nháp thô
Tạo một email kiểm tra tham chiếu với các câu hỏi về ứng viên. Bạn có thể tạo một email duy nhất cho mỗi séc tham chiếu hoặc sử dụng một mẫu chung. Khả năng đặt câu hỏi cụ thể về kiến thức của người tham khảo của ứng viên là một lợi ích của việc viết email cá nhân. Mặt khác, sử dụng mẫu việc làm có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình kiểm tra tài liệu tham khảo.
#3. Chuyển tiếp thư
Để bảo vệ tài liệu của ứng viên và tài liệu tham khảo Giấu tên, bạn nên gửi email cho người nhận kết quả kiểm tra tham chiếu của bạn. Cho phép một vài ngày làm việc để người tham khảo phản hồi. Ngay sau khi họ phản hồi, hãy gửi tin nhắn biết ơn vì phản hồi.
Kiểm tra tài liệu tham khảo có nghĩa là tôi đã nhận được công việc?
Để xác minh tài liệu tham khảo không đảm bảo một lời mời làm việc. Khi đưa ra lựa chọn tuyển dụng, hội đồng sẽ xem xét nhiều thứ hơn là chỉ kiểm tra tham chiếu để xác định người sẽ thuê.
Nhà tuyển dụng không nên làm gì trong quá trình kiểm tra người tham khảo?
Không hỏi tài liệu tham khảo về bất kỳ cơ sở phân biệt đối xử bị cấm nào theo quy chế nhân quyền hiện hành. Nếu bạn không đặt câu hỏi trong đơn xin việc và phỏng vấn, đừng hỏi nó trong khi kiểm tra tài liệu tham khảo.
Mẹo kiểm tra tài liệu tham khảo qua email
Dưới đây là một số mẹo có thể giúp người quản lý kiểm tra tài liệu tham khảo tốt hơn qua email:
# 1. Cung cấp thông tin về ứng viên.
Người quản lý tuyển dụng nên cung cấp thông tin về ứng viên mà họ đang kiểm tra tài liệu tham khảo khi bắt đầu email kiểm tra tài liệu tham khảo. Điều này có thể giúp người tham khảo dễ dàng hơn trong việc xác định ứng viên và cung cấp thông tin về lý lịch và tính cách của ứng viên. Bạn cũng nên nêu rõ ứng viên đã làm việc cho người tham khảo trong bao lâu và họ đã giữ vị trí nào.
# 2. Duy trì đạo đức của bạn
Điều quan trọng là đặt câu hỏi đạo đức về ứng viên khi thực hiện kiểm tra tài liệu tham khảo qua email. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách đặt những câu hỏi tiết lộ khả năng của ứng viên trong việc thực hiện các nhiệm vụ công việc thiết yếu. Sự tương tác tôn trọng giữa người quản lý tuyển dụng, ứng viên và người tham khảo là rất quan trọng để thiết lập niềm tin và đưa ra quyết định tuyển dụng công bằng.
# 3. Đưa ra các nhu cầu cụ thể.
Như một phương tiện để tìm hiểu thêm về một ứng viên tiềm năng, bạn có thể muốn hỏi họ những câu hỏi trực tiếp. Để xác định liệu một ứng viên có khả năng trở thành một nhân viên phù hợp hay không, hãy đặt câu hỏi về bộ kỹ năng, kinh nghiệm và hiệu suất độc đáo của họ. Hơn nữa, tốt nhất bạn nên đặt câu hỏi về những chủ đề liên quan trực tiếp đến vị trí ứng viên đang ứng tuyển. Ví dụ, một người quản lý đang tìm cách lấp đầy vị trí dịch vụ khách hàng sẽ làm tốt việc hỏi về kinh nghiệm của ứng viên khi giao dịch với khách hàng trong các vai trò trước đây.
#4. Ghi chú độ dài.
Giảm độ dài của email bạn sử dụng để kiểm tra tài liệu tham khảo cũng rất quan trọng. Email ngắn hơn có thể cho phép người tham khảo đọc và trả lời email một cách nhanh chóng. Điều này cũng có thể hỗ trợ hiệu quả của quá trình tuyển dụng.
Bạn có thể bị từ chối sau khi kiểm tra tham chiếu không?
Từ chối có thể theo một kiểm tra tham khảo. Một số ước tính cho rằng tỷ lệ ứng viên bị từ chối sau khi kiểm tra người tham khảo là 20%. Các ứng viên cung cấp tài liệu tham khảo sai trong suốt quá trình sàng lọc có nhiều khả năng bị loại.
Mẫu kiểm tra tham chiếu việc làm
Dưới đây là mẫu kiểm tra tham chiếu việc làm cho các email mà người quản lý tuyển dụng có thể sử dụng:
Kính gửi [tên nhà tuyển dụng trước đây]!
Tôi gửi email này để kiểm tra thông tin tham khảo cho [tên ứng viên], người hiện đang phỏng vấn cho [tên vị trí] tại công ty của chúng tôi. [Tên ứng viên] đã đề cập rằng bạn có thể cung cấp một số thông tin chi tiết có giá trị về kinh nghiệm của họ khi làm việc trong tổ chức của bạn và liệt kê bạn như một tài liệu tham khảo có liên quan.
Tôi muốn hỏi cụ thể về các kỹ năng và kinh nghiệm mà [tên ứng viên] đã thể hiện khi làm việc cho tổ chức của bạn. Bạn có tin rằng họ có khả năng thực hiện [nhiệm vụ công việc thiết yếu] không? Hơn nữa, tôi muốn hỏi về thái độ của [tên ứng viên] khi làm việc cho tổ chức của bạn, vì vị trí này yêu cầu các cá nhân phải giữ một tư duy tích cực ngay cả khi bị ép buộc.
Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có thêm bất kỳ suy nghĩ nào về việc [tên ứng viên] có phù hợp với công ty của chúng tôi hay không.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian và cân nhắc trong việc hoàn thành kiểm tra tham khảo này.
Tốt nhất,
[Tên của bạn]
Các câu hỏi cần hỏi khi tiến hành kiểm tra tài liệu tham khảo
# 1. “Ứng viên đã làm việc cho công ty của bạn trong bao lâu?”
Đây là một câu hỏi rất tiết lộ vì nó xác minh tính cởi mở. Khoảng thời gian làm việc cho một chủ nhân trước đây có thể giúp ghép lại một câu chuyện. Bạn có thể muốn giải quyết vấn đề nếu ứng viên chỉ mới làm việc ở đó được hai tháng và người chủ trước của họ xác nhận điều này. Tuy nhiên, nếu ứng viên đã làm việc ở đó trong một thời gian dài, điều này có thể gợi ra những suy nghĩ bổ sung.
# 2. "Bạn sẽ thuê người này quay lại chứ?"
Đây là một câu hỏi tuyệt vời vì nó cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết. Những câu hỏi có / không (đóng) đơn giản này có thể tiết lộ nhiều như những câu hỏi chuyên sâu hơn. Tuy nhiên, họ yêu cầu làm rõ. Vì vậy, trong khi 'có' hoặc 'không' bắt đầu phản hồi, bạn có thể hỏi tại sao để biết thêm thông tin chi tiết.
"Bạn có phân loại ứng viên là đáng tin cậy và đáng tin cậy không?" "Điều gì mang lại cho bạn ấn tượng đó?"
Hiển thị độ tin cậy và độ tin cậy là điều cần thiết ở bất kỳ vị trí nào. Bạn có thể có một bức tranh rõ ràng hơn về các đặc điểm tính cách của ứng viên bằng cách yêu cầu các ví dụ cụ thể về thời điểm họ đã làm và không thể hiện chúng.
#4. "Bạn Xem xét Điểm mạnh và Điểm yếu Chính của Cá nhân là gì?"
Đây có lẽ là điều mà ứng viên được hỏi trực tiếp trong quá trình phỏng vấn. Phần tốt nhất của câu hỏi này khi thu thập tài liệu tham khảo là so sánh chúng với câu trả lời của ứng viên. Nó cũng cung cấp cho bạn một ý tưởng tốt hơn về ứng viên và những gì họ có thể cung cấp cho công ty của bạn từ quan điểm của một người quản lý tuyển dụng.
Một trong những điểm mạnh của ứng viên có thể chỉ là những gì công ty đang tìm kiếm. Tuy nhiên, một lỗ hổng tiềm ẩn nghiêm trọng hơn là nó có quá nhiều rủi ro. Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ nhận được thông tin cần thiết để đưa ra quyết định.
# 5. “Ứng viên cần cải thiện những kỹ năng nào để đạt được tiềm năng đầy đủ của họ?”
Đây là một câu hỏi tuyệt vời vì nó tiết lộ rất nhiều điều về người trả lời. Đầu tiên, bạn được trả lời trực tiếp cho những khiếm khuyết về kỹ năng của họ. Tuy nhiên, bạn cũng có thể xác định liệu đây có phải là một kỹ năng cần thiết cho vai trò hiện tại hay không. Ngoài ra, bạn tìm hiểu về “tiềm năng đầy đủ nhất” của ứng viên và có thể hình dung cách họ sẽ cải thiện công ty của bạn.
# 6. “Thành tích tuyệt vời nhất của cá nhân khi làm việc với bạn là gì?”
Rõ ràng, điều này nhấn mạnh mặt tích cực trong khi giảm thiểu tiêu cực. Nhưng nó ổn. Đây là một câu hỏi tuyệt vời để hỏi nếu bạn cũng hỏi nhiều câu hỏi sâu sắc khác. Bạn có thể tìm hiểu về thành tích chuyên môn lớn nhất của ứng viên bằng cách đặt câu hỏi này. Ví dụ: giả sử bạn đã yêu cầu hai tham chiếu kéo dài trong một khoảng thời gian dài hơn. Nếu có sự thay đổi đáng kể giữa các tài liệu tham khảo trong một khoảng thời gian ngắn, bạn sẽ có một dấu hiệu khá tốt về sự phát triển nghề nghiệp của ứng viên.
Những Câu Hỏi Bạn Không Bao Giờ Nên Hỏi Khi Muốn Kiểm Tra Tài Liệu Tham Khảo.
Yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất là bạn phải tuân theo những gì phù hợp với vị trí mà bạn đang ứng tuyển. Thay vì chỉ đạo bất cứ điều gì cá nhân, tất cả nên xoay quanh nhân vật công việc. Bạn sẽ ổn nếu bạn làm theo các câu hỏi dưới đây.
# 1. "Người nộp đơn có bất kỳ con cái nào không?" "Họ có dự định sinh thêm con không?"
Thực sự là bất hợp pháp nếu hỏi về tình trạng hôn nhân của ứng viên trước khi tuyển dụng họ. Điều này bao gồm việc họ đã kết hôn, ly hôn hay độc thân, cũng như việc họ có (hoặc dự định sinh) con hay không.
Hơn nữa, việc hỏi về nhu cầu chăm sóc trẻ là không phù hợp. Trong trường hợp này, cách tốt nhất để tránh mọi bất hợp pháp là tránh những câu hỏi về các mối quan hệ gia đình và cá nhân, đặc biệt là những câu hỏi liên quan đến trẻ em.
# 2. "Ứng viên có thực hành bất kỳ tôn giáo nào không?" "Họ theo tôn giáo nào?"
Hãy xem xét điều này: tôn giáo của ứng viên có ảnh hưởng đến khả năng làm việc trong vai trò của họ không? Đây, một lần nữa, là bất hợp pháp. Bạn không nên hỏi về tôn giáo, các ngày lễ tôn giáo, hoặc các hoạt động của nhà thờ và các nhà lãnh đạo của họ. Tuy nhiên, bạn có thể hỏi xem lịch trình của ứng viên có mâu thuẫn với số giờ đã quảng cáo cho vị trí hay không.
# 3. "Tuổi của Người nộp đơn là gì?"
Khi nói đến thế giới lao động, việc đặt câu hỏi trực tiếp về tuổi tác thuộc loại “không liên quan”. Bạn không muốn có bất kỳ dấu hiệu phân biệt tuổi tác nào. Nhưng nếu độ tuổi của người nộp đơn là một yếu tố phá vỡ thỏa thuận vì công việc yêu cầu họ phải quản lý hoặc làm việc với rượu, bạn có thể đặt ra câu hỏi, "Bạn có thể cung cấp bằng chứng về tuổi của mình không?"
Bản chất của vai trò trong kịch bản này yêu cầu một độ tuổi cụ thể, vì vậy nó đáp ứng được 'nó có liên quan không?' qui định. Tuy nhiên, bạn vẫn nên tránh hỏi mọi người những câu hỏi thẳng thắn về tuổi tác, dân tộc, quốc tịch, tôn giáo, khuynh hướng tình dục, v.v.
Là tham khảo Kiểm tra bước cuối cùng?
Kiểm tra người tham khảo thường là bước cuối cùng mà người quản lý tuyển dụng hoặc nhà tuyển dụng thực hiện trước khi đưa ra lời mời làm việc cho ứng viên.
Kết luận
Tiến hành kiểm tra tài liệu tham khảo qua điện thoại đã được chứng minh là một trải nghiệm đáng kinh ngạc hơn so với email và thông tin thu thập được từ những cuộc trao đổi ngắn ngủi như vậy thường không ấn tượng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn biết thêm thông tin cụ thể về nhân viên tiềm năng của mình, việc chuyển sang sử dụng email không chỉ có thể mang lại nhiều phản hồi hơn mà còn có những thông tin chi tiết tốt hơn, hữu ích hơn về nhân viên tiềm năng của bạn trong thời gian ngắn hơn. Trong khi làm như vậy, hãy đặt câu hỏi của bạn trực tiếp và đơn giản.
Câu hỏi thường gặp về Kiểm tra Tham chiếu
Kiểm tra tham chiếu được thực hiện như thế nào?
Việc kiểm tra tài liệu tham khảo thường được thực hiện thông qua một cuộc phỏng vấn kéo dài qua điện thoại hoặc thông qua một mẫu email tuyển dụng. Trong quá trình này, nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng có thể dành hàng giờ để kiểm tra các tài liệu tham khảo và dữ liệu.
Kiểm tra tham chiếu có nghĩa là lời mời làm việc không?
Theo Foss, kiểm tra tham chiếu thường ngụ ý rằng người quản lý tuyển dụng sắp mở rộng đề nghị cho một ứng viên và muốn có một xác nhận cuối cùng rằng bạn là người phù hợp với nhóm của họ.
Kiểm tra tham chiếu mất bao lâu?
Kiểm tra tham chiếu của mỗi cá nhân trung bình mất từ ba đến mười ngày làm việc. Nếu bạn là ứng viên hàng đầu, bạn sẽ nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng trong vòng từ ba đến mười ngày. Sẽ mất nhiều thời gian hơn để nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng nếu bạn là lựa chọn thứ hai hoặc thứ ba cho vị trí này.
Bài viết liên quan
- MÔI GIỚI THẾ CHẤP: Cách Tìm Một
- KINH DOANH THỜI TRANG: Ý tưởng, Nghề nghiệp, Tên, Khóa học tốt nhất (+ Mẹo khởi nghiệp)
- HỢP ĐỒNG CHO THUÊ: Biểu mẫu, Mẫu & Thông lệ tốt nhất của Hoa Kỳ (Hướng dẫn Chi tiết)
- Các khoản cho vay tài chính vi mô: Định nghĩa, Tầm quan trọng, Lịch sử, Tổ chức (+ Chi tiết khoản vay và Mẹo)
- LƯU GIỮ HỒ SƠ: Tầm quan trọng của việc lưu giữ hồ sơ đúng cách
dự án
