Điều phối viên dự án là một phần quan trọng không kém trong nhóm dự án của một công ty, mặc dù thực tế là bạn có thể đã nghe nói về người quản lý dự án. Những chuyên gia này làm việc với người quản lý dự án để đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Có các điều phối viên dự án trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Do đó, chúng tôi sẽ mô tả trong bài đăng này về trách nhiệm, mức lương và sự khác biệt giữa điều phối viên dự án và người quản lý dự án.
Điều phối viên dự án
Điều phối viên dự án có trình độ, còn được gọi là điều phối viên dự án đặc biệt, hỗ trợ người quản lý dự án tập hợp các công cụ, vật liệu và dữ liệu để thực hiện các nhiệm vụ sắp tới. Trách nhiệm chính của họ bao gồm theo dõi tài chính và lịch làm việc, lập kế hoạch và tham dự các cuộc họp cổ đông, đồng thời đảm bảo tất cả các thời hạn của dự án đều được đáp ứng.
Một người quản lý dự án có năng lực sẽ có thể quản lý nhiều nhiệm vụ khác nhau. Họ có thể hợp tác chặt chẽ với các nhà quản lý dự án để phát triển các kế hoạch hành động toàn diện cho các nguồn lực, chi phí và thời hạn của dự án. Các nhiệm vụ phối hợp khác nhau được thực hiện bởi các nhà quản lý dự án bao gồm lập kế hoạch và quản lý rủi ro. Các nhiệm vụ và nghĩa vụ bổ sung cho điều phối viên dự án bao gồm:
- Tham gia các cuộc họp thiết kế dự án khi cần thiết.
- Xem xét các vấn đề có thể xảy ra và khó khăn kỹ thuật trước khi đưa ra giải pháp.
- Xác định mục tiêu của nhóm, lịch trình dự án và thông tin mới.
- Duy trì hiệu quả bằng cách theo dõi các nhiệm vụ đang diễn ra và làm việc với toàn bộ nhóm.
- Với mục đích sắp xếp thông tin liên quan đến dự án, hãy đảm bảo rằng tất cả các tài liệu quan trọng đều được cập nhật, lưu trữ và lưu giữ.
- Để giám sát thư từ dự án, viết và xem xét các bản ghi nhớ, biên bản cuộc họp, email và đề xuất dự án.
- Xác định và thiết lập các yêu cầu, phạm vi và mục tiêu của dự án thông qua giao tiếp với khách hàng.
- Hãy chú ý đến chi tiêu của bạn và cố gắng giảm nó trong khi vẫn nằm trong ngân sách của bạn.
Kỹ năng và trình độ của Điều phối viên dự án
Một tập hợp các khả năng và trình độ tiên quyết cụ thể được yêu cầu đối với các điều phối viên dự án thành công. Phần này của bản mô tả công việc rất quan trọng vì nó thiết lập sự phù hợp của ứng viên để làm điều phối viên dự án. Nếu bạn sở hữu những khả năng và chứng chỉ sau, bạn sẽ dễ dàng có được một điều phối viên dự án tuyệt vời hơn:
- Các kết nối mạnh mẽ có thể được duy trì với sự hỗ trợ của các cá nhân và kĩ năng giao tiếp.
- Kỹ năng lập kế hoạch và đa nhiệm xuất sắc
- Một khả năng tuyệt vời để phân tích và giải quyết vấn đề
- Dẫn dắt một nhóm và thể hiện khả năng lãnh đạo
- Quản lý giấy tờ và phát triển các công cụ quản lý dự án
- Trong khi chịu áp lực, hãy ghi nhớ các chi tiết
- Có khả năng quản lý thời gian thành công và đáp ứng thời hạn
Công việc của một điều phối viên dự án
Các doanh nghiệp sử dụng điều phối viên dự án để quản lý các giai đoạn dự án cụ thể. Họ thường chịu trách nhiệm xử lý nhiều nhiệm vụ liên quan đến việc thực hiện một dự án, bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, điều phối, theo dõi mọi thứ và kiểm soát luồng thông tin từ người quản lý dự án đến các thành viên trong nhóm. Các điều phối viên dự án sẽ giám sát hoạt động của từng bộ phận và thông báo thường xuyên cho người quản lý dự án.
Các cuộc họp thường xuyên với người quản lý dự án, nhân sự và các bên liên quan cũng sẽ được tổ chức bởi các điều phối viên dự án, trong đó họ sẽ tham gia. Họ sẽ chuẩn bị sẵn các tài liệu thuyết trình cho cuộc họp và gửi biên bản cho người quản lý dự án. Các người tổ chức dự án sẽ đảm bảo theo sát các bên được yêu cầu, những người được giao phó các nghĩa vụ này khi có bất kỳ quyết định hoặc mục hành động quan trọng nào được quyết định trong cuộc họp.
Điều phối viên dự án Mô tả công việc
Nếu bạn viết bản mô tả công việc cho điều phối viên dự án ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, bạn sẽ thu hút được những ứng viên đủ tiêu chuẩn. Nói với những nhân viên tương lai rằng họ sẽ đóng vai trò quan trọng như thế nào đối với sự thành công của doanh nghiệp bạn.
Các mục tiêu, trách nhiệm và năng lực được liệt kê trong danh sách gạch đầu dòng phải được tùy chỉnh, đặc biệt đối với vị trí điều phối viên dự án tại tổ chức của bạn. Xem lại các danh sách một cách cẩn thận để đảm bảo rằng không có biệt ngữ thừa và ngôn ngữ dễ hiểu, dễ đọc và rõ ràng. Bây giờ chúng ta sẽ xem Ví dụ về mô tả công việc cho điều phối viên dự án bên dưới.
Minh họa về Mô tả công việc cho Điều phối viên dự án
Chúng tôi rất tự hào về sự phát triển không ngừng của [Công ty X]. Đội ngũ nhân viên quản lý dự án tài năng và tận tụy là động lực chính thúc đẩy việc mở rộng kinh doanh của chúng tôi. Để tiếp tục đóng vai trò là cơ quan hàng đầu về đổi mới, chúng tôi đang tìm kiếm một điều phối viên dự án có trình độ cao. Kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất là bắt buộc, cũng như khả năng lập kế hoạch và giám sát tiến độ vượt trội. Để đảm bảo rằng mục tiêu đổi mới của chúng tôi đang được đáp ứng, điều phối viên dự án cũng sẽ thường xuyên sản xuất và cung cấp các bản cập nhật cho các kênh quản lý thích hợp.
Mục tiêu của vai trò này
- Để đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu của công ty, hãy xác định các yêu cầu, phạm vi và mục tiêu của dự án cùng với khách hàng và người quản lý.
- Tổ chức các nguồn lực bên trong và bên ngoài để đảm bảo các dự án luôn đúng tiến độ, trong ngân sách và trong phạm vi.
- Phân tích sự phát triển của dự án và, nếu cần, thay đổi lịch trình hoặc phạm vi của dự án để có kết quả tốt nhất.
- Tùy thuộc vào kỹ năng và đặc điểm riêng của họ, hãy phân công nhiệm vụ và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm.
- Truyền đạt kiến thức cho những người khác và hỗ trợ các thành viên trong nhóm phát triển bộ kỹ năng của họ.
- Đạt được các mục tiêu của tổ chức trong khi tuân theo các hướng dẫn và thực tiễn tốt nhất
Trách nhiệm
- Đảm bảo rằng một dự án có cấu trúc tốt, tuân thủ lịch trình và đáp ứng các yêu cầu đối với các sản phẩm bàn giao.
- Tạo và duy trì cơ sở dữ liệu hiệu suất dự án theo dõi tiến độ tổng thể và hoàn thành mốc quan trọng.
- Với việc quản lý tài nguyên hiệu quả, hiệu quả của dự án và đầu ra có thể bàn giao sẽ tăng lên.
- Thông báo cho các kênh quản lý có liên quan về rủi ro và kết quả của dự án, đồng thời báo cáo các vấn đề theo kế hoạch làm việc của dự án.
- Hoạt động như một kênh liên lạc giữa các bên bên ngoài và các nhóm trong tập đoàn.
- Tăng cường hợp tác với các nguồn bên ngoài như nhà cung cấp độc lập và các nhà nghiên cứu
Kỹ năng và trình độ cần thiết
- Ba năm kinh nghiệm điều phối dự án trở lên
- Biết cách quản lý nhóm và khách hàng
- Thể hiện thành công khi làm việc với các cấp quản lý khác nhau trong một môi trường chuyên nghiệp
- Kỹ năng viết, thuyết trình và giao tiếp tốt
Mức lương của Điều phối viên dự án
Tại Hoa Kỳ, các nhà quản lý dự án kiếm được thu nhập trung bình là 50,942 đô la và được cho là kiếm được tổng số tiền bồi thường là 53,949 đô la hàng năm. Những số liệu này cho biết trung vị hoặc điểm giữa của các phạm vi theo thuật toán Ước tính Tổng Lương nội bộ của chúng tôi, dựa trên dữ liệu tiền lương do người dùng cung cấp. Mức tăng lương dự kiến là $3,007. Ưu đãi tiền mặt, hoa hồng, tiền boa và chia sẻ lợi nhuận là tất cả các ví dụ về bồi thường bổ sung. Các giá trị "Phạm vi có khả năng xảy ra nhất" cho vai trò này dựa trên dữ liệu hiện có và tất cả các mức lương nằm trong phân vị thứ 25 và 75.
Các công ty trả tiền hàng đầu
Đối với một giám đốc dự án làm việc tại Mỹ. Sau đây là 10 công ty hàng đầu của Mỹ trả lương cho điều phối viên dự án. Google, Meta và VMware chỉ là một vài nhà tuyển dụng.
- Mức lương trung bình của Điều phối viên Dự án TransPerfect là $61,236 / năm
- Điều phối viên Dự án Crown Castle lương $88,465 / năm
- Điều phối viên dự án JLL lương $71,755/ năm
- Điều phối viên dự án Medspace lương $72,799 / năm
- Điều phối viên Dự án Cải thiện Nhà của Lowe$27 / giờ
- CBREĐiều phối viên dự án$68,507 / năm
- Korn FerryĐiều phối viên dự án lương $70,154 / năm
- Tradesmen InternationalĐiều phối viên dự án $70,156 / năm
- Điều phối viên Dự án TEKsystems $39 / giờ
- Điều phối viên Dự án Viễn thông Granite$69,323 / năm
Quản lý dự án vs Điều phối viên dự án
Các nhiệm vụ tương tự được thực hiện bởi điều phối viên và người quản lý dự án, tuy nhiên, người quản lý thường đưa ra hướng dẫn cho điều phối viên. Sau này trong sự nghiệp của họ, sau khi có thêm kinh nghiệm, nhiều điều phối viên dự án thăng tiến lên vị trí quản lý dự án. Cùng với nhau, những người trong hai vai trò này đảm bảo rằng các doanh nghiệp có thể cung cấp công việc chất lượng cao đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách. Người quản lý dự án có thể giao nhiệm vụ cho điều phối viên dự án để hoàn thành, tuy nhiên, nhiều điều phối viên dự án có xu hướng đưa ra phần lớn các quyết định của riêng họ. Khi cần thiết, họ tiếp tục tham khảo ý kiến của người quản lý dự án và những người giám sát khác. Mặc dù có nhiều điểm tương đồng giữa vai trò của người quản lý dự án và điều phối viên, nhưng cũng có nhiều điểm khác biệt.
- Dù công việc và kỹ năng của họ khác nhau nhưng họ đều giúp công ty thực hiện những nhiệm vụ quan trọng. Điều phối viên dự án hỗ trợ Người quản lý dự án với các hoạt động hành chính và dự án cấp thấp hơn. Người quản lý dự án giám sát toàn bộ dự án, từ lập kế hoạch đến kết luận.
- Trách nhiệm chính của điều phối viên dự án là thực hiện các giai đoạn của dự án. Họ làm việc với các nhân viên và quản lý của bộ phận để vượt qua thử thách và hoàn thành nhiệm vụ. Quản lý dự án có thêm kinh nghiệm bắt đầu các dự án. Hầu hết các nhà quản lý dự án bắt đầu với tư cách là điều phối viên.
- Người quản lý dự án lãnh đạo điều phối viên dự án. Họ đảm bảo các dự án đáp ứng tiêu chuẩn CEO và kế toán. Họ thường làm việc như điều phối viên dự án.
- Tất cả các công việc hàng ngày cần thiết để giữ cho dự án hoạt động tốt đều do điều phối viên dự án xử lý. Để đảm bảo rằng mọi người đang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu trên cùng một dòng thời gian, họ phối hợp hành động của các thành viên khác trong nhóm. Mặc dù điều phối viên dự án giám sát những người lao động khác, người quản lý dự án chịu trách nhiệm chính cho sự thành công của dự án.
Nhiệm vụ của Điều phối viên dự án
Nhiệm vụ của điều phối viên dự án bao gồm:
- Đặt một nguồn cung cấp mới và đặt hàng vật liệu
- Theo dõi thông tin tài chính
- Xác định các phương pháp mới để cắt giảm chi phí
- Khám phá từng chi tiết của bất kỳ công việc nào họ đảm nhận
- Theo dõi các thay đổi đối với các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của dự án
- Tổ chức lịch dự án
- Đảm bảo rằng các nhân viên có mặt tại các cuộc họp cần thiết và hoàn thành nhiệm vụ của họ
- Tương tác với đồng nghiệp
- Đào tạo nhân viên mới
- Tạo bài tập cho những người hoặc nhóm dự án cụ thể
- Phối hợp với bộ phận nhân sự để soạn thảo các phiên bản bằng văn bản về quy định trang phục của công ty và các chính sách khác
- Nộp hồ sơ đúng hạn
- Phối hợp sử dụng các nguồn lực, thông tin, hoạt động và thiết bị
- Những loại nhiệm vụ này được thực hiện bởi các điều phối viên dự án để tiết kiệm thời gian của người quản lý dự án cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Nhiệm vụ quản lý dự án
Nhiệm vụ quản lý dự án như sau:
- Thảo luận về các mục tiêu với khách hàng và giám đốc điều hành cấp cao hơn
- Tạo kế hoạch dự án toàn diện
- Chọn vật liệu và tài nguyên cần thiết
- Sử dụng hợp đồng hoặc lao động tạm thời là cần thiết cho các dự án cụ thể
- Quyết định khi nào nhân viên cần làm thêm thời gian để đáp ứng thời hạn
- Hợp tác với các đồng nghiệp và điều phối viên dự án để phối hợp hoạt động của họ
- phân phối nhiệm vụ
- Đánh giá độ chính xác và trình độ năng lực của nhân viên
- Ước tính chi phí dự án
- Thông báo thường xuyên cho sếp
- Tính toán mỗi dự án sẽ mất bao lâu
- Xác định các mối nguy liên quan đến từng dự án mới bằng cách tham khảo ý kiến của các chuyên gia quản lý rủi ro
Các nhà quản lý dự án hiệu quả rất cần thiết trong nhiều ngành công nghiệp. Một nhà sản xuất đồ chơi có thể sử dụng một người quản lý dự án riêng cho từng sản phẩm mới mà họ sản xuất. Để giám sát tất cả các nhiệm vụ liên quan đến tiếp thị, sản xuất và cung cấp đồ chơi mới cho các nhà bán lẻ, mỗi người quản lý dự án có thể có nhiều hơn một điều phối viên dự án.
Làm điều phối viên dự án có khó không?
Không, bạn thực sự yêu cầu bằng cử nhân trong lĩnh vực có liên quan đến ngành mà bạn muốn làm việc. Phần lớn các điều phối viên dự án làm việc ít nhất vài năm với tư cách là thành viên nhóm, phát triển kiến thức và khả năng cần thiết để trở thành quản lý.
Điều phối viên dự án có phải là một công việc tốt không?
Đúng vậy, vai trò công việc này giúp họ tiếp xúc nhiều với nhiều dự án khác nhau và giúp họ xây dựng nhiều khả năng khác nhau vì các tổ chức đôi khi có nhiều loại dự án hoạt động đồng thời. Các chuyên gia thích những nơi làm việc đòi hỏi khắt khe, nhịp độ nhanh nên chọn công việc là điều phối viên dự án.
Bạn cần những phẩm chất gì để trở thành điều phối viên dự án?
Điều phối viên dự án cần có bằng cử nhân kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan. Họ cũng phải am hiểu về công nghệ hiện tại và có kiến thức cơ bản về máy tính. Một điều phối viên dự án nên được đào tạo đầy đủ về quy trình quản lý và phát triển dự án.
Mức lương cao nhất của Điều phối viên dự án là gì?
Điều phối viên dự án ở giữa (57%) kiếm được từ 60,000 đô la đến 81,578 đô la, với 86% hàng đầu kiếm được 127,500 đô la.
Tuổi trung bình của một điều phối viên dự án là gì?
Theo dữ liệu từ Viện quản lý dự án (PMI), người quản lý dự án trung bình thường là 43 tuổi. Điều quan trọng cần lưu ý là điều này có thể khác nhau tùy thuộc vào địa điểm và loại hình tổ chức.
Điều phối viên có phải là một vị trí thấp không?
Trong phần lớn các doanh nghiệp, các vị trí điều phối viên thường là công việc mới bắt đầu. Khi ban quản lý có quá nhiều việc và phải ủy thác một nhiệm vụ đơn giản, một điều phối viên thường là trợ lý của người quản lý sẽ giúp người quản lý. Khi có nghi ngờ, điều phối viên thường phải tham khảo ý kiến của ban quản lý trước khi hành động với tư cách là người điều hành.
Điều phối viên dự án làm việc bao nhiêu giờ?
Theo giai đoạn dự án, giờ làm việc của bạn có thể thay đổi. Đây là những tuần làm việc 45 đến 50 giờ, không phải tuần 40 giờ!
dự án
Bài viết liên quan
