Khi nói đến con đường sự nghiệp và công việc chúng ta muốn, thật dễ dàng để cảm thấy như thể chỉ có một vài lựa chọn. Nhưng có rất nhiều loại công việc và vai trò khác nhau ngoài kia, và chúng tôi đang thực hiện sứ mệnh đưa chúng ra ánh sáng và giải thích những gì chúng đòi hỏi. Bạn có thích nói chuyện với những người khác nhau? Bạn có muốn giúp nhiều nhóm khác nhau đạt được mục tiêu của họ không? Nếu bạn trả lời có cho những câu hỏi này, vị trí trợ lý văn phòng (OA) có thể phù hợp với bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích đặc điểm chung và mô tả công việc của một trợ lý văn phòng, mức lương liên quan và sơ yếu lý lịch hoàn hảo cho công việc.
Trợ lý văn phòng là gì?
Trách nhiệm duy nhất của trợ lý văn phòng là đảm bảo rằng văn phòng hoạt động trơn tru và hiệu quả nhất có thể. Nói chung, bạn sẽ làm các công việc hành chính, nhưng nếu nó mang lại lợi ích cho toàn bộ văn phòng, bạn có thể nói bất cứ điều gì.
Do đó, đây là một vị trí mới bắt đầu tuyệt vời cho bất kỳ ai muốn tích lũy kinh nghiệm trong môi trường văn phòng. Bạn sẽ học các kỹ năng trong nhiều lĩnh vực khác nhau—quản trị viên, điều hành, dịch vụ khách hàng, v.v.—và hy vọng rằng bạn sẽ phát triển trong một môi trường có nhịp độ nhanh, đôi khi đầy thách thức. Sau một vài năm kinh nghiệm, bạn sẽ có vị trí thuận lợi để thăng tiến lên các vị trí trợ lý hành chính và trợ lý điều hành.
Trợ lý văn phòng tổng hợp làm gì?
Nhiệm vụ hành chính được thực hiện bởi các trợ lý văn phòng chung trong một tổ chức. Một số trách nhiệm của họ bao gồm trả lời điện thoại, trả lời email, nộp tài liệu và lên lịch các cuộc hẹn. Họ cũng có thể phụ trách bảo trì thiết bị văn phòng và quản lý cung ứng. Các nhiệm vụ tài chính cơ bản mà các chuyên gia này có thể hỗ trợ bao gồm xử lý hóa đơn và báo cáo chi phí.
Một trợ lý văn phòng phải có khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực ngoài việc có kỹ năng giao tiếp và tổ chức tốt. Họ cũng phải có kỹ năng máy tính tốt, chẳng hạn như Microsoft Office, cũng như kinh nghiệm với các công việc hành chính như nhập dữ liệu và lưu trữ hồ sơ. Điều quan trọng nữa là họ phải cộng tác hiệu quả với nhiều bên liên quan, bao gồm giám đốc điều hành, nhân viên và khách hàng.
Công việc trợ lý văn phòng lý tưởng cho ai?
Một người có tính cách xã hội hợp lý là phù hợp nhất với vai trò trợ lý văn phòng tổng hợp. Bởi vì bạn sẽ tiếp xúc với nhiều loại tính cách khác nhau hàng ngày nên bạn phải có khả năng thích nghi nhanh chóng và làm việc với mọi kiểu người. Ngoài mọi người, bạn phải chuẩn bị cho mọi thứ và mọi thứ. Có thể có những công việc vào phút chót, vì vậy bạn phải có khả năng làm việc nhanh chóng mà không bị căng thẳng.
Nếu bạn là người chú trọng đến chi tiết, có tổ chức và thực tế, bạn có nhiều khả năng thành công với vai trò trợ lý văn phòng tổng hợp. Bạn cũng nên háo hức học hỏi, đặc biệt nếu bạn muốn thăng tiến lên vị trí trợ lý hành chính hoặc trợ lý điều hành.
Một ngày điển hình như thế nào đối với một Trợ lý văn phòng?
Một ngày của trợ lý văn phòng không bao giờ giống nhau. Vào buổi sáng, bạn có thể trả lời điện thoại và nhận tin nhắn, trong khi vào buổi chiều, bạn có thể phân loại thư từ, chuẩn bị hóa đơn và thư từ.
Nói chung, loại công việc bạn sẽ nhận sẽ khác nhau tùy thuộc vào công ty thuê bạn và mức độ trách nhiệm mà họ muốn giao cho bạn trong vai trò của bạn. Biết được điều này, chúng ta hãy xem mô tả công việc của một trợ lý văn phòng tổng hợp.
Mô tả công việc Trợ lý văn phòng
Trợ lý văn phòng được đào tạo để thực hiện nhiều nhiệm vụ văn thư và hành chính trong nhiều môi trường văn phòng khác nhau. Họ cũng có thể được biết đến như một trợ lý hành chính, thư ký văn phòng hoặc thư ký. Nói chung, vai trò của họ là hỗ trợ các nhân viên văn phòng khác và xử lý các nhiệm vụ khác nhau cần thiết để giữ cho văn phòng hoạt động trơn tru.
Bản mô tả công việc Trợ lý Văn phòng này bao gồm các phẩm chất, nhiệm vụ và trách nhiệm cần thiết của một trợ lý văn phòng chung và rất dễ điều chỉnh cho tổ chức của bạn khi tuyển dụng cho các vị trí hành chính.
#1. Nhiệm vụ và trách nhiệm của trợ lý văn phòng
Nhiệm vụ và trách nhiệm của họ được liệt kê trong bảng mô tả công việc trợ lý văn phòng như sau:
- Tối ưu hóa các thủ tục bằng cách tổ chức văn phòng và hỗ trợ các cộng sự.
- Sắp xếp và phân phối thông tin liên lạc càng sớm càng tốt.
- Tạo và cập nhật hồ sơ để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của thông tin.
- Các cuộc họp và cuộc hẹn nên được sắp xếp và lên kế hoạch.
- Giám sát mức cung cấp và giải quyết tình trạng thiếu hụt
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến văn phòng và trả lời các yêu cầu hoặc mối quan tâm
- Phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo rằng các chính sách đã thiết lập được tuân thủ.
- Duy trì mối quan hệ đáng tin cậy với các nhà cung cấp, khách hàng và đồng nghiệp.
- Khi cần thiết, thực hiện nhiệm vụ lễ tân.
#2. Kỹ năng trợ lý văn phòng
Như chúng ta đã thấy, trở thành một trợ lý văn phòng đòi hỏi rất nhiều nhiệm vụ. Vì vậy, những năng lực và kỹ năng mềm cần thiết để thành công trong vai trò này là gì? Một số kỹ năng bạn sẽ cần thấm nhuần bao gồm:
Linh hoạt
Là một trợ lý văn phòng, vai trò của bạn tương đối linh hoạt và bao gồm nhiều trách nhiệm. Một OA giỏi là một thành viên trong nhóm có thái độ dám làm, sẵn sàng nhận nhiệm vụ khi chúng phát sinh để hỗ trợ doanh nghiệp.
Là một trợ lý văn phòng chung, bạn sẽ có ít trách nhiệm. Nếu bạn thích một danh sách trách nhiệm cụ thể hơn, đây có thể không phải là vai trò dành cho bạn. Quản lý thời gian là một kỹ năng cần thiết khác cho các trợ lý văn phòng, những người phải sắp xếp khối lượng công việc đa dạng của mình để xử lý các vấn đề trong thời gian thực trong khi vẫn đáp ứng thời hạn cho các dự án nhạy cảm về thời gian.
Kỹ năng giao tiếp xuất sắc.
Chìa khóa thành công với tư cách là một OA là có kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ trong cả ngữ cảnh nói và viết. Bạn là người đầu tiên mà khách hàng hoặc những người tuyển dụng tiềm năng sẽ nhìn thấy khi họ bước vào văn phòng. Khi họ đánh giá liệu công ty có phù hợp với họ hay không, các tương tác của bạn sẽ tạo ra âm thanh. Điều này cũng đúng với mọi giao tiếp qua email hoặc điện thoại.
Là một trợ lý văn phòng, bạn là điểm tiếp xúc và ấn tượng đầu tiên của công ty. Hơn nữa, sử dụng các kỹ năng giao tiếp để xây dựng mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp thiết bị văn phòng có thể giúp công ty của bạn nhận được dịch vụ tốt hơn hoặc thậm chí được giảm giá một hoặc hai lần. Nhà tuyển dụng phải tin tưởng rằng mỗi khi bạn chào khách hoặc trả lời điện thoại, bạn sẽ cư xử một cách chuyên nghiệp.
Để có thể làm việc độc lập.
Khi thuê một trợ lý văn phòng, các giám đốc điều hành tìm kiếm một người không cần giám sát nhiều và thoải mái quản lý lịch trình và khối lượng công việc của chính họ. Các trợ lý văn phòng phải chủ động, phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn và tự mình giải quyết chúng. Sẽ không có ông chủ hay đồng nghiệp nào đánh giá cao việc OA đăng ký để xem liệu họ có thể gọi thêm cà phê hay không khi văn phòng gần hết cà phê!
Các doanh nghiệp muốn một ứng viên chủ động và tự tin giải quyết vấn đề trong điều kiện hạn chế về thời gian và ngân sách. Một trong những khía cạnh quan trọng nhất để trở thành một trợ lý văn phòng thành công là khả năng đa nhiệm. Cuối cùng, bạn ở đó để xóa nhiệm vụ khỏi danh sách việc cần làm của các thành viên khác trong nhóm chứ không phải thêm nhiệm vụ mới bằng cách đặt nhiều câu hỏi!
Định hướng một cách chi tiết.
Bạn sẽ cần các kỹ năng tổ chức đặc biệt với tư cách là một OA. Ngoài việc quản lý lịch trình và danh sách việc cần làm, bạn sẽ cần phải chú ý đến từng chi tiết. Bạn sẽ xử lý nhiều loại tài liệu, từ các bản ghi nhớ nội bộ quan trọng đến thư từ của khách hàng. Chủ nghĩa cầu toàn và kiểm tra kỹ lưỡng công việc của bạn có thể giúp bạn tránh được những sai lầm đáng xấu hổ và có thể phải trả giá đắt.
hiểu biết về công nghệ.
Ngoài các kỹ năng xử lý văn bản và máy tính nói chung, bạn sẽ cần chứng minh kiến thức về các phần mềm quản lý văn phòng khác nhau cho các nhiệm vụ văn thư khác nhau mà bạn sẽ được yêu cầu thực hiện. Các tổ chức có thể sử dụng thay thế cho nhiều chương trình trong bộ Microsoft Office truyền thống khi công nghệ phát triển.
#3. Trình độ học vấn và các bằng cấp khác
Để bắt đầu làm việc trong lĩnh vực này, hầu hết các trợ lý văn phòng chỉ cần bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương. Mặt khác, một số vị trí nâng cao có thể yêu cầu nhiều năm kinh nghiệm làm việc và/hoặc được đào tạo chuyên môn.
Mặc dù thường không bắt buộc, nhưng có một số chương trình cấp chứng chỉ và bằng cấp trực tuyến về quản lý văn phòng dành cho các trợ lý văn phòng muốn thăng tiến lên các vị trí quản lý. Các chương trình cấp bằng khác trong các lĩnh vực hành chính cụ thể, chẳng hạn như chương trình cấp bằng cử nhân về quản trị văn phòng y tế, cũng có sẵn.
Mức lương trung bình của một trợ lý văn phòng
Mức lương của một trợ lý văn phòng có thể khác nhau tùy thuộc vào kinh nghiệm, ngành, quy mô tổ chức và địa lý. Mức lương trung bình theo giờ cho một Trợ lý văn phòng ở Hoa Kỳ là 16.32 đô la một giờ tính đến tháng 2023 năm 12.98. Phần lớn mức lương của Trợ lý văn phòng ở Hoa Kỳ hiện dao động từ 25 đô la (phân vị thứ 18.03) đến 75 đô la (phân vị thứ 5.05). Mức lương trung bình cho Trợ lý văn phòng thay đổi đáng kể (tối đa XNUMX đô la), ngụ ý rằng có thể có nhiều cơ hội thăng tiến và tăng lương dựa trên trình độ kỹ năng, vị trí và số năm kinh nghiệm.
Mẹo để Viết Sơ yếu lý lịch Trợ lý Văn phòng Tốt hơn
Để nhanh chóng thu hút các nhà quản lý tuyển dụng và đảm bảo vị trí trợ lý văn phòng chung, sơ yếu lý lịch của bạn phải nổi bật đồng thời đáp ứng các yêu cầu được nêu trong bản mô tả công việc. Những gợi ý này sẽ hỗ trợ bạn trong việc tạo ra một sơ yếu lý lịch trợ lý văn phòng chung tốt hơn:
#1. Làm nổi bật kỹ năng công nghệ văn phòng của bạn
Trong khi sắp xếp sơ yếu lý lịch trợ lý văn phòng chung của mình, bạn cần làm nổi bật bất kỳ trải nghiệm phần mềm nào bạn có với lập lịch trực tuyến, lập hóa đơn, quản lý dự án và quản lý quan hệ khách hàng. Nhấn mạnh kiến thức của bạn về phần cứng như máy quét, máy photocopy và hệ thống điện thoại. Bằng cách nhấn mạnh kiến thức công nghệ văn phòng của mình, bạn sẽ chứng minh cho người quản lý tuyển dụng rằng bạn mang những kỹ năng phù hợp với công việc và có thể nhanh chóng học hỏi những kỹ năng mới.
#2. Định lượng kinh nghiệm trợ lý văn phòng của bạn
Người quản lý tuyển dụng có thể hiểu rõ hơn về phạm vi và tác động của công việc nếu bạn cung cấp những con số và kết quả cụ thể. Xem liệu bạn có thể bao gồm câu trả lời cho câu hỏi "Bao nhiêu?" Và bao nhiêu?" trong mỗi gạch đầu dòng của phần Kinh nghiệm của bạn. Nếu bạn không biết con số chính xác, ký hiệu dấu ngã () có thể được sử dụng để biểu thị ước tính hoặc trung bình.
#3. Giữ giọng điệu thẳng thắn
Điều quan trọng là sử dụng ngôn ngữ thiết lập và duy trì giọng điệu hay “giọng nói” nhất quán trong hầu hết mọi bài viết thông thường. Quy tắc đó cũng áp dụng cho hồ sơ xin việc, vốn yêu cầu giọng điệu trang trọng nhưng thẳng thắn (trái ngược với giọng điệu giản dị hơn của hồ sơ LinkedIn và giọng điệu háo hức, tự tin của thư xin việc).
Sử dụng các câu đơn giản và mô tả đơn giản về kinh nghiệm của bạn để đạt được tiếng nói thẳng thắn trong sơ yếu lý lịch trợ lý văn phòng chung của bạn. Hãy nhớ lời khuyên này, đặc biệt là khi viết phần Hồ sơ của bạn, bởi vì bạn có thể bị cám dỗ (hoặc tin rằng bạn cần) sử dụng các thuật ngữ “quảng cáo” quá mức như “Xuất sắc” trong khi thuật ngữ trực tiếp, thẳng thắn hơn như “Có kỹ năng” được ưu tiên hơn .
Làm thế nào để sắp xếp sơ yếu lý lịch của bạn với mô tả công việc
Các nhà quản lý tuyển dụng phải sàng lọc một số lượng lớn hồ sơ để tìm một ứng viên đáp ứng yêu cầu của họ. Các công ty xác định những nhu cầu đó thông qua bản mô tả công việc và việc kết hợp các kỹ năng và kinh nghiệm của bạn với những gì được liệt kê trong bản mô tả công việc có thể giúp bạn nổi bật giữa đám đông.
Khi quyết định những gì cần đưa vào sơ yếu lý lịch trợ lý văn phòng chung của bạn, hãy bắt đầu với những yêu cầu quan trọng nhất, thường được liệt kê đầu tiên hoặc được đề cập nhiều lần trong mô tả công việc. Đảm bảo rằng các kỹ năng và thuộc tính mà bạn nêu bật sẽ chứng minh cho người quản lý tuyển dụng thấy bạn có thể đáp ứng các ưu tiên hàng đầu của công ty như thế nào. Sơ yếu lý lịch chung chung thường bị bỏ qua, vì vậy hãy tránh sao chép và dán thay vào đó hãy tập trung vào những thành tích đáng chú ý để thu hút sự chú ý của người quản lý tuyển dụng.
Nhiệm vụ của Trợ lý Văn phòng Trường học là gì?
Là một trợ lý văn phòng trường học, bạn xử lý các công việc văn thư cho bộ phận hành chính của trường. Với vai trò này, bạn có thể thu thập dữ liệu điểm danh, đánh giá lịch trình cho từng sự kiện đặc biệt, cấp thẻ cho khách tham quan, giám sát học sinh và thực hiện các nhiệm vụ khác khi cần.
Ba loại trợ lý văn phòng là gì?
- Hỗ trợ hành chính.
- Nhân viên nhập liệu
- Quản trị viên văn phòng
Bạn cần những kỹ năng gì để trở thành Trợ lý văn phòng?
- Những kỹ năng cần có của một trợ lý văn phòng
- Khả năng giao tiếp bằng lời nói.
- Khả năng giao tiếp bằng văn bản.
- Kiến thức về công nghệ.
- Khả năng tổ chức.
- Khả năng quản lý thời gian.
- Khả năng giải quyết vấn đề.
- Khả năng lập kế hoạch.
- Sự tháo vát.
Trợ lý văn phòng có giống với Lễ tân không?
Trợ lý văn phòng sẽ đánh máy tài liệu, gửi email và fax, lên lịch các cuộc hẹn và hỗ trợ bất kỳ nhiệm vụ nào khác liên quan đến văn phòng được giao cho họ. Về cơ bản, lễ tân văn phòng chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc, trong khi Trợ lý văn phòng chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ văn phòng xuất sắc.
Quản trị viên Office và Trợ lý Office có giống nhau không?
Vai trò của quản trị viên văn phòng gần giống với vai trò của một trợ lý. Sự khác biệt là bạn sẽ có một bộ kỹ năng mạnh mẽ hơn và có thể dễ dàng đảm nhận các trách nhiệm bổ sung. Quản trị viên thường được coi là trái tim đang đập của bất kỳ môi trường văn phòng nào.
Trợ lý văn phòng có giống với Thư ký không?
Một trợ lý hành chính có nhiều trách nhiệm hơn một thư ký. Trợ lý hành chính làm nhiều hơn công việc văn thư. Một trợ lý hành chính, không giống như một thư ký, có quyền đưa ra các quyết định độc lập.
Kết luận
Thật tuyệt vời nếu trở thành một trợ lý văn phòng nghe có vẻ lý tưởng! Bạn sẽ là một phần quan trọng của bất kỳ văn phòng nào, đảm bảo rằng các nhiệm vụ hành chính được hoàn thành nhanh chóng và chính xác. Sử dụng thông tin và lời khuyên được cung cấp ở trên để lợi thế của bạn. Bạn có thể có được sự nghiệp trong mơ của mình theo cách này. Cảm ơn bạn đa bỏ thơi gian ra đọc nhưng điêu nay!
- Làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn ngay bây giờ!!! (Mẹo hữu ích)
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG: Các tùy chọn trả phí và miễn phí tốt nhất vào năm 2023
- DỊCH VỤ TRỢ GIÚP VIRTUAL: Dịch vụ hỗ trợ ảo tốt nhất
- TRỢ LÝ BÁN LẺ: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương & Sơ yếu lý lịch
- TRỢ LÝ ẢO LÀ GÌ: Ý nghĩa Dịch vụ và Mức lương
- QUAN HỆ CÔNG CHÚNG: Ý nghĩa, Ví dụ, Mức lương, Tiếp thị & Tầm quan trọng
- NHÀ PHÂN TÍCH BÀN DỊCH VỤ: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Câu hỏi phỏng vấn & Sơ yếu lý lịch
- TRỢ LÝ QUẢN TRỊ: Ý nghĩa, Công việc họ làm, Mức lương & Yêu cầu
dự án
