Cuối cùng, bạn đã tìm được ứng viên lý tưởng sau khi xem qua hàng tá hồ sơ xin việc và thực hiện nhiều vòng phỏng vấn. Làm thế nào bạn có thể thực hiện bán hàng? Thư mời làm việc đi vào bức tranh vào thời điểm này. Những điều bạn cần biết về cách viết một thư mời làm việc hấp dẫn và mang tính giáo dục, trong đó tóm tắt ngắn gọn những lợi ích mà bạn đang cung cấp và giúp ứng viên bạn chọn tự tin chấp nhận sẽ được trình bày dưới đây. Mẫu thư mời làm việc mẫu có thể tùy chỉnh cũng có sẵn, vì vậy bạn có thể bắt đầu ngay.
Thư chào hàng: Lời mở đầu
Một lá thư chính thức được gửi cho các ứng viên được chọn làm việc được gọi là thư mời làm việc.” Để đảm bảo rằng cả người lao động và người sử dụng lao động đều biết về các điều khoản của công việc, bạn nên có được xác nhận chính thức về một đề nghị. Một lá thư chính thức xác minh thông tin việc làm bao gồm chức danh công việc, tiền lương, phúc lợi, nghỉ phép có lương và cơ cấu quản lý, thường được gửi sau khi một lời mời làm việc được thực hiện qua điện thoại hoặc qua email. Bức thư có thể là một bản sao giấy hữu hình cần được ký tên hoặc nó có thể chỉ là một liên kết trong email cần được ký điện tử. Lời mời làm việc có thể tùy thuộc vào việc người thuê mới đáp ứng các yêu cầu bổ sung, chẳng hạn như hoàn thành thành công kiểm tra lý lịch hoặc tham chiếu hoặc thực hiện kiểm tra ma túy trước khi làm việc.
Bức thư phải được ký và gửi lại để ứng viên chính thức chấp nhận lời mời làm việc. Thư mời làm việc sẽ chứa thông tin cụ thể về vị trí và tổ chức. Nó có thể chứa các chi tiết được yêu cầu bởi luật pháp liên bang, tiểu bang và địa phương, chính sách của công ty, thỏa thuận thương lượng tập thể và hợp đồng lao động. Ngoài ra, ứng viên phải chọn chấp nhận lời mời hay từ chối nếu lời đề nghị không dành cho gói thù lao đã được dự đoán trước.
Thư mời làm việc
Đã đến lúc gửi thư chào hàng cho khách hàng tiềm năng hàng đầu của bạn sau khi đưa ra lời đề nghị ban đầu bằng lời nói với họ. Thư này thường được cung cấp trước các điều kiện như kiểm tra lý lịch nhưng trước khi hợp đồng lao động chính thức được ký kết.
- Thường mở rộng lời đề nghị cho người xin việc
- Tóm tắt các điều khoản và điều kiện chính của ưu đãi
- Cung cấp thông tin về vị trí và nhà tuyển dụng để hỗ trợ ứng viên xác định có chấp nhận lời đề nghị hay không.
Ứng viên sẽ ký vào lá thư và gửi lại cho bạn nếu họ chấp nhận lời đề nghị của bạn. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhận ra là thư mời làm việc không phải lúc nào cũng là một hợp đồng lao động có hiệu lực thi hành chính thức. Đây thường là một tài liệu riêng biệt cung cấp sự bảo vệ pháp lý kỹ lưỡng cho cả hai bên. Trước khi gửi thư mời làm việc của bạn cho một nhân viên tiềm năng, bạn vẫn nên nhờ một chuyên gia pháp lý đánh giá nó.
Khi một nhóm tuyển dụng phát hiện ra khách hàng tiềm năng lý tưởng, họ thường liên hệ với họ để thông báo cho họ về lựa chọn của mình và mở rộng lời mời làm việc. Người quản lý tuyển dụng gọi cho ứng viên được chọn để đưa ra lời mời làm việc bằng lời nói và thông báo cho họ về tình hình. Lời đề nghị cũng có thể được chuyển đến người nộp đơn bằng văn bản hoặc qua email, tùy thuộc vào quy trình và chính sách tuyển dụng của tổ chức. Bất kể lời mời làm việc được thực hiện qua điện thoại hay qua email, nó phải được theo sau bởi một lá thư chính thức xác nhận các điều khoản của lời mời làm việc.
Những gì được bao gồm trong một thư mời?
Một thư mời bao gồm thông tin công việc chính xác, chẳng hạn như ngày bắt đầu, tiền lương, lịch làm việc và lợi ích, cũng như mô tả ngắn gọn về công việc và tổ chức. Vì không có định dạng cố định cho thư xin việc nên bạn có thể sắp xếp lại các phần nếu cần để phù hợp với doanh nghiệp của mình và vị trí bạn đang ứng tuyển.
#1. Logo công ty
Để thể hiện tính chuyên nghiệp và độ tin cậy, hãy sử dụng tiêu đề thư chính thức cho doanh nghiệp của bạn cùng với hình ảnh có độ phân giải cao về logo của công ty bạn. Đây là một kỹ thuật hiệu quả để lôi kéo một nhân viên tiềm năng tiếp tục đọc và xem xét đề nghị của bạn một cách nghiêm túc.
#2. Ngày và chi tiết liên lạc
Bao gồm ngày, tên và họ của ứng viên và địa chỉ của họ ở góc trên cùng bên trái.
#3. Lời chào hoặc Dòng mở đầu
Thân mến, theo sau là họ và tên của ứng viên nên là dòng đầu tiên trong bức thư của bạn. Sử dụng một dòng mở đầu hay, lạc quan, chúc mừng họ và thể hiện sự nhiệt tình khi đề nghị cho họ vị trí đó.
#4. Chi tiết cụ thể về việc làm của bạn
Bắt đầu lá thư của bạn bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về vị trí và lịch trình của công việc. Điều này có thể bao gồm chức danh công việc chính thức, ngày bắt đầu dự kiến, tình trạng việc làm (toàn thời gian hoặc bán thời gian), địa điểm văn phòng, người quản lý hoặc người giám sát và một bản tóm tắt ngắn gọn về nhiệm vụ của vị trí đó. Điều này cung cấp cho người nộp đơn cảm giác về những gì cần dự đoán và làm rõ bất kỳ thông tin nào có thể chưa rõ ràng hoặc bị bỏ sót trong quá trình phỏng vấn.
#5. dự phòng
Bao gồm trong thư rằng vị trí này tùy thuộc vào ứng viên hoàn thành các thủ tục giấy tờ cụ thể hoặc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Kiểm tra lý lịch, kiểm tra ma túy, mẫu I-9, thỏa thuận bảo mật đã ký hoặc kiểm tra tài liệu tham khảo có thể là một phần của các trường hợp dự phòng này.
# 6. Đền bù
Kế hoạch bồi thường bạn đang đề xuất nên được giải thích chi tiết. Cung cấp thông tin chi tiết về mức lương hàng năm hoặc hàng giờ, tần suất thanh toán và các tùy chọn thanh toán được chấp nhận cho ứng viên. Nếu họ ứng tuyển vào vị trí này, bạn cũng có thể thảo luận về vốn chủ sở hữu, tiền thưởng, chế độ hoa hồng, v.v.
#7. Tình trạng tùy ý
Thêm một tuyên bố về tùy ý. Mọi tiểu bang (ngoại trừ Montana) đều là tiểu bang tùy ý, có nghĩa là chủ lao động hoặc nhân viên có thể chấm dứt mối quan hệ bất cứ lúc nào và vì bất kỳ lý do gì. Tham khảo ý kiến luật sư nếu bạn cần hỗ trợ quyết định sử dụng thuật ngữ nào để mô tả trạng thái tùy ý của nhân viên.
# 8. Lợi ích
Phác thảo ngắn gọn những lợi thế chính mà tổ chức của bạn cung cấp để thuyết phục ứng viên chấp nhận lời mời làm việc của bạn. Một cuốn sổ tay dành cho nhân viên hoặc một gói định hướng sẽ là nơi tốt hơn cho thông tin này, vì vậy hãy cố gắng giữ nó ở mức tối thiểu.
#9. Ngày hết hạn
Cân nhắc xem bạn có muốn đưa ngày hết hạn vào thư của mình khi kết thúc hợp đồng hay không. Nếu nhân viên tiềm năng chọn từ chối lời đề nghị của bạn, thời hạn nghiêm ngặt sẽ giúp bạn không bị mất những khách hàng tiềm năng có năng lực khác. Nếu bạn quyết định đặt ra thời hạn, hãy nghĩ đến việc cho phép người nộp đơn ít nhất một tuần để suy nghĩ mọi thứ trước khi quyết định.
# 10. Đóng cửa
Trong phần kết luận của thư mời, bạn nên truyền đạt niềm vui của mình trước triển vọng gia nhập nhóm. Cung cấp một dòng để ứng viên ký tên và ghi ngày tháng vào đề nghị nếu họ muốn chấp nhận và thêm thông tin liên hệ trong trường hợp họ có bất kỳ câu hỏi nào.
#11. từ chối trách nhiệm
Để làm rõ rằng bức thư chỉ mang tính chất cung cấp thông tin và không phải là một hợp đồng hoặc thỏa thuận có hiệu lực pháp lý, hãy nghĩ đến việc kết hợp một tuyên bố từ chối trách nhiệm ngắn gọn. Tránh sử dụng thuật ngữ có sự phân nhánh hợp đồng bằng cách tìm kiếm lời khuyên pháp lý.
Lời khuyên về cách gia hạn lời mời làm việc cho ứng viên
Thoạt nhìn, việc đưa ra lời mời làm việc cho một ứng viên có vẻ đơn giản: bạn soạn thảo lá thư, yêu cầu sự chấp thuận của ban quản lý và gửi cho những nhân viên tiềm năng. Nhưng mỗi quy trình này đều cần có thời gian, công việc, rất nhiều sự hợp tác và thận trọng.
Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn hợp lý hóa thủ tục cung cấp việc làm:
- Bao gồm các chi tiết công việc quan trọng trước khi bạn bắt đầu tuyển dụng
- Tạo một lời mời làm việc qua điện thoại trước.
- Sử dụng ví dụ thư tốt
- Sử dụng các công cụ tuyển dụng, đẩy nhanh quá trình phê duyệt lời mời làm việc
Mẫu thư chào hàng
Có nhiều thư mời làm việc khác nhau mà một công ty hoặc người quản lý tuyển dụng có thể sử dụng, tùy thuộc vào hoàn cảnh. Chúng tôi đã tập hợp tám mẫu thư mời làm việc mẫu để giúp bạn gửi thư mời làm việc đáp ứng nhu cầu của bạn dễ dàng hơn.
#1. Mẫu thư xin việc chung
Mẫu này dành cho bạn nếu bạn muốn có một mẫu thư mời làm việc đơn giản. Khi bạn đã xác định được cá nhân lý tưởng và muốn chính thức mời họ vào một vị trí, bạn có thể sử dụng mẫu email mời làm việc này. Vui lòng thay đổi nó để kết hợp bất kỳ thông tin nào mà bạn tin rằng ứng dụng của mình sẽ muốn biết trước khi đưa ra quyết định.
#2. Mẫu thư xin việc chính thức
Khi một công ty đang cung cấp cho ứng viên hàng đầu việc làm toàn thời gian, họ có thể sử dụng mẫu thư mời làm việc chính thức này. Một email mời làm việc ví dụ và một tài liệu mời làm việc chính thức với các điều khoản tuyển dụng quan trọng nhất được bao gồm trong lời mời làm việc chính thức.
#3. Mẫu thư mời làm việc nội bộ
Các công ty thường xuyên thông báo cho nhân viên hiện tại về các cơ hội việc làm mới. Mặc dù người này đã được tổ chức tuyển dụng, nhưng việc thăng chức vẫn phải được chính thức hóa bằng cách gửi một lời mời làm việc nội bộ cho họ. Để đảm bảo chương trình khuyến mãi phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên, email này nên được gửi sau cuộc trò chuyện ngắn giữa cá nhân và sếp hiện tại của họ.
#4. Mẫu thư mời làm việc không chính thức
Mẫu thư xin việc này cũng chuyên nghiệp không kém nhưng kém sâu hơn so với mẫu thư mời làm việc chính thức của chúng tôi. Nó cũng cho phép khách hàng tiềm năng chấp nhận đề nghị của bạn qua email. Trước khi phát hành thư mời làm việc chính thức, thư điện tử bao gồm những phần quan trọng nhất của thư mời làm việc. Nó thường ít trang trọng hơn. Tất cả tiền lương, danh sách phúc lợi và các bước nhanh chóng tiếp theo đều có thể được đưa vào một bức thư email. Bạn có thể tự do tạo email mời làm việc cho bất kỳ vị trí nào bằng cách sử dụng mẫu này.
#5. Mẫu lời mời làm việc bán thời gian đến toàn thời gian
Bạn đã quyết định thuê một nhân viên bán thời gian toàn thời gian chưa? Sử dụng mẫu này cho một lời mời làm việc và điều chỉnh nó theo thông số kỹ thuật của bạn. Đảm bảo hỏi nhân viên xem họ có quan tâm đến vai trò toàn thời gian hay không trước khi gửi lời mời làm việc. Cuối cùng, gửi cho họ một email hoặc thư phác thảo vai trò mới như một lời mời làm việc.
#6. Mẫu thư mời làm việc bán hàng
nhân viên bán hàng có được thuê không? Điều gì có thể tốt hơn một lời mời làm việc được cá nhân hóa từ việc bán hàng? Mẫu thư cho vị trí bán hàng này bao gồm các khoảng trống cho thông tin của công ty bạn, cũng như các khu vực mà bạn có thể thay đổi giọng điệu và điều kiện làm việc.
#7. Mẫu thư mời làm việc dành cho nhà phát triển
Sử dụng mẫu này nếu bạn đang thuê một nhà phát triển vì mẫu này chứa lời khuyên về cách làm cho email và thư xin việc của bạn nổi bật, cũng như mẫu thư xin việc chính thức dành cho nhà phát triển. Ngoài ra, bạn có thể điều chỉnh các điều kiện công việc hoặc thông điệp bạn gửi cho một nhân viên có thể.
Thư mời làm việc có nghĩa là tôi có việc làm?
Thư đề nghị nêu rõ rằng ứng viên sẽ chỉ được thuê nếu cả hai bên đã ký hợp đồng.
Những gì nên có trong một thư mời?
Thông tin quan trọng như chức danh công việc, ngày bắt đầu, lịch làm việc, địa điểm báo cáo, người giám sát, tiền lương, lợi ích, điều khoản chấm dứt và quy tắc bảo mật phải được đưa vào thư mời làm việc thuyết phục.
Làm thế nào để tôi nhận được thư mời nhập học?
Kết quả sẽ được hiển thị nếu công ty của bạn đã đăng thư mời làm việc của bạn lên trang web của Bộ Lao động.
Tôi có thể bị từ chối sau khi nhận được thư mời nhập học không?
Đúng. Về mặt kỹ thuật, mọi người đều có quyền từ chối lời mời làm việc, kết thúc công việc đã bắt đầu hoặc rút lui khỏi sự chấp nhận bất cứ lúc nào. Phần lớn các bang sử dụng “việc làm tùy ý”, như người ta vẫn biết. Điều này cho thấy rằng không có thỏa thuận pháp lý giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Thư mời có phải là bước cuối cùng không?
Khách hàng tiềm năng hàng đầu của bạn đã được mời làm việc cho doanh nghiệp của bạn trong cuộc phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại gần đây nhất. Họ nhiệt tình chấp nhận lời đề nghị. Giai đoạn thứ ba, cũng giải quyết bất kỳ sự mơ hồ nào liên quan đến các chi tiết như thu nhập, tình trạng miễn trừ, địa điểm và ngày bắt đầu, là viết mọi thứ ra giấy.
Điều gì xảy ra khi bạn chấp nhận thư mời nhập học?
Cảm ơn nhà tuyển dụng về lời đề nghị ở phần đầu của thư chấp nhận. Đề cập đến vai trò và tên công ty là cách tiếp cận lý tưởng.
Điều gì xảy ra sau khi bạn nhận được thư mời nhập học?
Bạn có ba lựa chọn sau khi nhận được lời mời làm việc: chấp nhận ngay bây giờ, từ chối ngay hoặc thương lượng.
Thư mời có giống với hợp đồng không?
Hợp đồng lao động là không chính thức, thiết lập tiền lương và thời hạn làm việc bằng đá ràng buộc về mặt pháp lý, trái ngược với thư mời làm việc, tránh đưa ra những lời hứa về tiền lương hoặc việc làm trong tương lai.
bài viết liên quan
- THƯ VIỆC LÀM: Cách viết, mẫu và những điều không nên làm
- THƯ CỤ THỂ LÀ GÌ: Cách Viết & Hướng dẫn
- ĐỊNH DẠNG THƯ CHÍNH THỨC: Định dạng tốt nhất cho mọi doanh nghiệp là gì
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ CỦA THÍ SINH: Hướng dẫn Quy trình
- THƯ ỦNG HỘ: Cách Viết Thư Ủng Hộ
dự án
